Basiskomponente und Leitprojekt

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1 XML-basierten Archivlösung zur Übernahme und Verfügbarmachung elektronischer Daten und Dokumente Basiskomponente und Leitprojekt 1

2 Dresden 2002 Beobachtung: Das Domea von der Behörde nicht als Organisationskonzept gesehen wurde. (Domea - zertifiziert könnte auch heißen es wird schon alles klappen ) elektronische Akten sollen die ungenügende Organisation der SGV ersetzen Ausschreibungen waren ungenügend organisatorisch untersetzt (Fachkonzepte) Persönliche Schlussfolgerung: Im Denken der IT-Beauftragten fehlen Standardweisheiten der SGV Es muss auf ein Zusammenwirken von Org.-und IT- Referaten gedrungen werden Über Aus- und Fortbildung muss die gegenwärtige Entwicklung (E-Government) Eingang in das tgl. archivarische Berufsdenken findend. 2

3 Dresden 2002 Für die Nutzung der DMS im Land Brandenburg wurde deshalb empfohlen: Zuerst die SGV zu regeln mit strukturierten Vorgängen ( Fallaktenserien) zu beginnen Bei der Workflow-Auswahl möglichst Vorgänge zu wählen, die nach 4 Abs. 6 BbgArchivG aus der Anbietungspflicht zu nehmen sind. Workflows mit unstrukturierten allgemeinen Akten der ministeriellen Ebene erst einbeziehen, wenn Ergebnisse der Modellarchivierung Weblasa (Vorraussetzungen/Finanzierung etc.) vorliegen. 3

4 Projektidee Feststellung: Betrieb von DMS verschiedener Hersteller in den Landesbehörden Problem: Archivierbarkeit der elektronischen Akten Entwicklung einer produktunabhängigen Schnittstelle zu einem geeigneten Archivsystem Abbildung des Workflows der Aussonderung, Bewertung und Übernahme Nutzen: Einsparung von Entwicklungskosten für spezif. Schnittstellen, Setzen eines Landesstandards Basis: Domeakonzept und XML 4

5 Projektverlauf April 2007 Aufbau sserver Centera ( möglich,fortsetzung der Entwicklung mit weiteren Module ) System-Validierung 2006 Domeaschnittstellentest Sommer 2006 seit Frühjahr 2006 Partner H & T Greenline GmbH (Entwicklung) und EMC² Speicher Beginn der Projektentwicklung Mitte 2005 ARGE bis Frühjahr2006 Masterplan 2004/Basiskomponente, Leitprojekt Förderanträge. ½ über Fördermittel ½ Softwarelizenzen Hälftige Finanzierung der Projekte Nutzen: Land: Nutzen:Microsoft: Lösung für Pflichtaufgabe (nachnutzbar für alle Archive) Entwicklungssoftware / Dot-Net-Technik rechtzeitige Vorgabe für alle Landesbehörden bei Einführung DMS (Kostenersparnis) E-Governmentwettbewerb 2003: BLHA- Projektidee: Produktneutrale Schnittstelle Behörden-DMS -Archiv-Speicher Bbg Archivgesetz: Pflicht zur Langzeitarchivierung archivwürdiger elektronischer Unterlagen 5

6 Gemeinsame Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes Brandenburg (GGO) III. Kapitel Geschäftsablauf 6 Elektronische Geschäftsprozesse, Einsatz der Informationsund Kommunikationstechnik (1) In den Arbeitsabläufen sind elektronische Verfahren soweit wie möglich zu nutzen. (2) Die Ministerien schaffen die Voraussetzungen, um Informationen in elektronischer Form bereit zu stellen, ressortübergreifend auszutauschen und zu nutzen. (3) Um die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen den Ministerien zu verbessern, wird ein ressortübergreifendes, elektronisches Kommunikations- und Informationsnetz betrieben. (4) Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein. Näheres zur Dokumenten- und Aktenverwaltung regelt die Registraturrichtlinie (Anlage 1). 6

7 Rahmenrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in der Landesverwaltung Brandenburg (Registraturrichtlinie - RegR) 1Sicherstellung der Transparenz des Verwaltungshandelns Die Geschäftstätigkeit der Verwaltung folgt dem Grundsatz der Schriftlichkeit. Sie besteht im Erstellen, Versenden, Empfangen und Registrieren von Dokumenten (Aktenbildung) und wird durch die Aktenführung unterstützt. Die Aktenführung sichert ein nachvollziehbares transparentes Verwaltungshandeln und ist Voraussetzung für eine sachgerechte. 2 Zweck und Gegenstand (1) Die Rahmenrichtlinie für das Registrieren, Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in der Landesverwaltung (RegR) regelt auf der Grundlage der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Ministerien des Landes Brandenburg (GGO) das sachgerechte und wirtschaftliche Bearbeiten von Geschäftsvorfällen und das Verwalten von Schriftgut. (2) Soweit nichts anderes bestimmt ist, gelten die Regelungen sowohl für die elektronische als auch für die papiergebundene Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung. 7

8 Rahmenrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in der Landesverwaltung Brandenburg (Registraturrichtlinie - RegR) 7 Bearbeitung und Aktenführung (2) Das aus der Bearbeitung entstehende Schriftgut muss vollständig, authentisch und übersichtlich sein... (3) Bei papiergebundener Aktenführung sind aktenrelevante elektronisch empfangene, erstellte oder versandte Dokumente auszudrucken. Die Ausdrucke sind zusammen mit den Geschäftsablauf- und Bearbeitungsvermerken zu den Akten zu nehmen (4) Bei elektronischer Vorgangsbearbeitung ist sicherzustellen, dass die Dokumente, der Laufweg und die Aufzeichnungen aus der Bearbeitung (z. B. Geschäftsablaufmerke, Verfügungen, Aktenvermerke, Zeichnungen, Mitzeichnungen, Kenntnisnahmen) in Protokoll- und Bearbeitungsinformationen nachgewiesen und der elektronischen Akte zugeordnet werden. (5)Bei elektronischer Aktenführung sind aktenrelevante Dokumente schreibgeschützt zu speichern. Als schreibgeschützt wird verstanden, dass ein elektronisches Dokument nicht mit geringerer Energie und geringerem Aufwand zu verändern wäre, als das für die Verfälschung eines Papierdokumentes erforderlich wäre (Wahrung des Sicherheitsstandards). 8

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10 Landestest XDomea 10

11 Landestest XDomea 11

12 Landestest XDomea 12

13 Prinzipielle Funktionsweise Objekt (hier: XDomea-Datensatz) wird generiert und zum Applikationsserver (hier: XML- Archivschnittstelle ) geschickt CA LAN CA Content Addressing: Applikationserver sendet Objekt über IP Netzwerk zur Centera Content Adresse wird in Datenbank zur weiteren Referenzierung gespeichert CENTERA.PPT CA Calc = 3C08JM40C8AMMe0N8ATEJHC2DQN CENTERA.DOC CA Calc = 4PJGVL39UEK7ReDN9JM0A2HR3U6 13

14 Warum Centera als System zur Langzeitarchivierung in Archiven? skalierbar redundant einfach zu verwalten preiswert Applikationsneutral Sicher durch Verwendung von Content-Adressen: (Adresse ist einzigartig, Adresse wird aus dem Inhalt selber generiert, Sie verändert sich nie, Adresse ist lokationsunabhängig, Identische Objekte werden nur einmal gespeichert ) 14

15 E-Government = VBS+Archivschnittstelle Projektentwicklung Archivschnittstelle Projekt VBS (Domea, Viskompakt) Projektbetrieb Archivschnittstelle 15

16 Übersicht über Gesamtapplikation Abgebende Abgebende Stellen Abgebende Stellen Stellen 1- n esign., elektron. Dokumente und deren Metadaten 1 - k k. ead- Gateway Formattranzf. XML/EDI u.w. k Zwischenspeicher (Dateisystem) Für alle abgegebenen Dokumente u. zugeh. Originalen Benutzer- Systeme extern esign., elektron. Dokumente und deren Metadaten Interoper. esign. Bearbeitung. Erzeugung der Benutzer- Schnittstellen (Webfrontends) Webservice Webservice Metadaten Webservice Dokumente Kommunikation und Geschäftslogik MS SQL-Server 2005 SQL-Server Indexe (TopicMaps) u. Metadaten (originale Metadaten als auch archivspezifische) = To do Benutzer- Systeme intern Administrationssystem s intern Archivspeicher EMC 2 - CENTERA (Langzeitsystem) für archivwürdige Dokumente u. Meta- Daten (GoBS- u. GDPdU- zertifiziert) 16

17 Übersicht über Gesamtapplikation Abgebende Abgebende Stellen Abgebende Stellen Stellen 1- n esign., elektron. Dokumente und deren Metadaten 1 - k k. ead- Gateway Formattranzf. XML/EDI u.w. k Zwischenspeicher (Dateisystem) Für alle abgegebenen Dokumente u. zugeh. Originalen Benutzer- Systeme extern esign., elektron. Dokumente und deren Metadaten Interoper. esign. Bearbeitung. Erzeugung der Benutzer- Schnittstellen (Webfrontends) Webservice Webservice Metadaten Webservice Dokumente Kommuni- Kation und Geschäftslogik MS SQL-Server 2005 SQL-Server Indexe (TopicMaps) u. Metadaten (originale Metadaten als auch archivspezifische) = To do Benutzer- Systeme intern Administrationssystem s intern Archivspeicher EMC 2 - CENTERA (Langzeitsystem) für archivwürdige Dokumente u. Meta- Daten (GoBS- u. GDPdU- zertifiziert) 17

18 Module der Archivschnittstelle A. Bewertung 18

19 Module der Archivschnittstelle B. 19

20 Module der Archivschnittstelle C. Recherche 20

21 Rechercheergebis 21

22 Übersicht über Gesamtapplikation Abgebende Abgebende Stellen Abgebende Stellen Stellen 1- n esign., elektron. Dokumente und deren Metadaten 1 - k k. ead- Gateway Formattranzf. XML/EDI u.w. k Zwischenspeicher (Dateisystem) Für alle abgegebenen Dokumente u. zugeh. Originalen Benutzer- Systeme extern esign., elekton. Dokumente und deren Metadaten Interoper. esign. Bearbeitung. Erzeugung der Benutzer- Schnittstellen (Webfrontends) Webservice Webservice Metadaten Webservice Dokumente Kommuni- Kation und Geschäftslogik MS SQL-Server 2005 SQL-Server Indexe (TopicMaps) u. Metadaten (originale Metadaten als auch archivspezifische) = To do Benutzer- Systeme intern Administrationssystem s intern Archivspeicher EMC 2 - CENTERA (Langzeitsystem) für archivwürdige Dokumente u. Meta- Daten (GoBS- u. GDPdU- zertifiziert) 22

23 Eingesetzte Software für das Projekt / bzw. den Betrieb XML-Archivschnittstelle.NET-Applikation, entwickelt mit MS Visual Studio 2005 Zwischenspeicher / Recherche Caching / Aufbereitung für Retrieval über MS SQL-Server 2005 Kommunikation zwischen Behörden und Archiv (perspektivisch) über MS BizTalk Server Momentan wird die Übergabe des XDomea-Datensatzes im Land Brandenburg validiert, die Übergabe erfolgt z.zt. über bzw. Datenträger 23

24 Projektentwicklung: Brandenburgisches Landeshauptarchiv: Projektleiter Herr Homberg H & T Greenline GmbH Unterstützung durch: EMC 2 Microsoft 24

25 Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit! 25