Klare Sache. Foto: fult / Quelle: PHOTOCASE. Daten- und Dokumenten:organisation

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1 Klare Sache. Foto: fult / Quelle: PHOTOCASE Daten- und Dokumenten:organisation

2 Gerade sich wandelnde Strukturen versprechen Gewinne. Dieter H. Vogel (*1941), dt. Topmanager Wenn man eine Sache mit Klarheit zu behandeln vermag, ist man auch zu vielen anderen Dingen tauglich. Johann Wolfgang von Goethe Um klar zu sehen, genügt ein Wechsel der Blickrichtung. Antoine de Saint-Exupéry Wege entstehen dadurch, dass man sie geht. Franz Kafka ( ), tschech. Schriftsteller Doch dann plötzlich wird eine große Klarheit herrschen. Nostradamus Überblick struktur Mehr Zeit. Weniger Kosten. Mehr Qualität. Weniger Risiko. Und so funktioniert s Foto: view7 / Quelle: PHOTOCASE

3 Klare Sache. topfacts Foto: knallgrün / Quelle: PHOTOCASE Foto: brianh / Quelle: PHOTOCASE Alle geschäftlichen Prozesse beruhen auf Kommunikation auf dem geregelten Fluss von Informationen. Anfragen und Angebote, Rechnungen und Mahnungen, s und Protokolle: All diese Informationen bilden die Grundlage Ihrer Geschäftsprozesse. Daten und Dokumente müssen allzeit geordnet und griffbereit organisiert sein. Früher gab es für diese Daten nur ein Medium: das Papier. Eine klare Sache, die jedoch einen wesentlichen Nachteil mit sich bringt: Die wichtigen Informationen lagern in Eingangskörben, Unterschriftenmappen und Ordnern. Sie sind überall verteilt, oft doppelt und dreifach kopiert und in verschiedenen Akten abgelegt. Nur selten findet man sie dort, wo man sie gerade braucht. Alle Unterlagen für einen bestimmten Vorgang zusammen zu suchen bedeutet Wege, Zeit und Kosten. Früher gab es keine Alternative zum Papier. Heute nutzen wir elektronische Kommunikationsmittel mit dem Ergebnis, nun zwei unterschiedliche Medien verwalten zu müssen. Wie können wir von modernen Suchfunktionen oder einer effizienten und platzsparenden Speicherung der Daten profitieren, wenn nach wie vor viele der Daten nur auf dem Papier vorhanden oder in elektronischer Form an verschiedenen Stellen gespeichert sind? Plötzlich gehen wir wieder einen Schritt rückwärts und beginnen, elektronische Belege und s zu drucken, um Sie wie gewohnt verwalten zu können. SUCHEN Foto: pixx / Quelle: PHOTOCASE Geht man stattdessen den anderen Weg und überträgt das alte Medium Papier in das neue Medium einer zentralen Datenbank, dann lassen sich die modernen Strukturen und Werkzeuge besser nutzen. Die Verwaltung von Informationen, Daten und Vorgängen wird wieder das, was es einmal war: eine klare Sache.

4 Mehr Zeit. Zeit ist Geld. Das ist zwar eine Binsenweisheit, aber sie ist wahr. Denn Arbeitszeit muss bezahlt werden. Das gilt auch für die Zeiten, welche für umständliches Suchen, Kopieren, Verteilen und Transportieren von Belegen verschwendet werden. 1 Auf einen Blick: Foto: JockScott / Quelle: PHOTOCASE Die Suche nach den Belegen für einen bestimmten Vorgang bedeutet beim Papierablagesystem die Suche nach dem Ordner, die Suche im Ordner, das Kopieren der Dokumente und die langen Wege, die zurückgelegt werden müssen. Das alles kostet viel Zeit. Foto: giftgruen / Quelle: PHOTOCASE Leichte Suche nach Datum, Projekt, Vorgang oder Freitext Nie wieder Postbote spielen Schnelles Finden statt langem Suchen Kurze Bearbeitungszeiten Schnelle Einarbeitung der Mitarbeiter Nie wieder Ablage! Datenzugriff jederzeit möglich von überall ten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation topfact.de nd Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ct.de okumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation entenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de norganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ct.de nisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ion Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de aten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation act.de und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation In einer Datenbank sind Belege durch Querverweise miteinander verbunden und den entsprechenden Geschäftsvorgängen zugeordnet. Das Finden von Dokumenten erledigt sich innerhalb weniger Mausklicks fast wie von selbst und von jedem Arbeitsplatz aus. Das Beste daran: das Ergebnis kann an beliebig viele Mitarbeiter weitergeleitet werden, ohne erneut kopiert werden zu müssen. Unliebsame Geschäftsvorgänge wie beispielsweise die Ablage erfolgen automatisch an den richtigen Ort und mit den passenden Verweisen. Selbst die Einarbeitung der Mitarbeiter spart Zeit: durch die verständliche Steuerung und die selbsterklärende Handhabung der Arbeitsmittel. Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten ten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation topfact.de nd Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganis ct.de ww okumentenorganisation Daten- und Dokumentenorg entenorganisation Daten- und Dokument.topfact.de norganisation Daten- und Doku ct.de ww nisation Daten- und ion Daten.top

5 Foto: Dino5.0 / Quelle: PHOTOCASE (Geldschein) Auf einen Blick: Nicht nur Zeit spart Geld Macht Papier überflüssig Amortisation per Mausklick Weg mit den Ordnern! Vermeidet Mahngebühren ten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation topfact.de nd Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ct.de okumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation entenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de norganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ct.de nisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ion Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de aten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation act.de und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Effiziente Skontonutzung Weniger Kosten. Foto: kallejipp / Quelle: PHOTOCASE pfact.de ntenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ct.de norganisation Daten- und Dokumentenorganisation ten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation act.de und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation de d Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation okumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de mentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Kein Archiv mehr notwendig schafft Platz im Büro e anisation Daten- und Dokumentenorganisation ww.topfact.de isation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de ion Daten- und Dokumentenorganisation Geld lässt sich nicht nur sparen, indem man Zeit einspart, sondern auch dadurch, dass man es gar nicht erst ausgibt. Weniger Papier zu bedrucken und intern zu verschicken bedeutet auch, dass man weniger Papier einkaufen muss. Gleiches gilt für die Ordner. Die elektronische Verwaltung von Daten in einer Datenbank bedeutet langfristig, dass Sie weder Ordner teuer entsorgen, noch dass Sie Dokumente auf Papier vernichten müssen. Das spart wiederum Zeit und Kosten. Aber auch Platz kostet Geld. Mehr Raum durch effizientere Nutzung zu haben, bedeutet nicht nur eine Kostenersparnis, sondern auch eine Verbesserung der Lebensqualität Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus warnt Sie das System rechtzeitig, wenn ein Zahlungstermin fällig ist. Damit vermeiden Sie eventuelle Mahngebühren und können auch den Termin für den Skontoabzug nicht mehr übersehen. Durch die vielfältigen Möglichkeiten, Ihre Kosten zu senken, rechnet sich unser Datenbanksystem schnell und amortisiert sich per Mausklick. 2

6 Foto: luxuz::. / Quelle: PHOTOCASE Auf einen Blick: Klare Strukturen und präzise Abläufe Leichte Weiterverarbeitung von Belegen Einfaches Arbeitsmittel aber mit Komfort Vergleich von Dokumenten in mehreren Fenstern Gleicher Wissensstand für alle Mitarbeiter Unterstützt das Qualitätsmanagement Mehr Qualität. Foto: anghy / Quelle: PHOTOCASE Verbessert das Klima drinnen und draußen ww.topfact.de ten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation fact.de d Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation t.de okumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation mentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation w.topfact.de ntenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Geld und Zeit zu sparen ist immer ein erstrebenswertes Ziel, gerade in einem Unternehmen. Nur die Qualität darf auf keinen Fall darunter leiden. Noch besser ist es, wenn ein neues, kosten- und zeitsparendes System die Qualität zusätzlich verbessert. Grundlage hoher Qualität sind klare Strukturen in der Organisation und präzise, klar definierte Abläufe der betrieblichen Vorgänge. Einfachheit in der Handhabung und hoher Bedienkomfort bei der Weiterverarbeitung von Belegen reduzieren Fehler und ermöglichen ein effizientes Arbeiten. So können zum Beispiel Dokumente in verschiedenen Fenstern geöffnet und dadurch leicht miteinander verglichen werden. Jeder Mitarbeiter hat an jedem Arbeitsplatz einen umfassenden Überblick. Diesen können Sie durch die Berechtigungen steuern, welche Sie individuell vergeben. Eine räumliche Entfernung spielt keine Rolle mehr: Der Zugriff kann auch über das Netzwerk oder über das Internet erfolgen. Natürlich werden nicht nur das Qualitätsmanagement und die entsprechenden Normen unterstützt Sie tun auch etwas für die Umwelt: weniger Papier bedeutet auch weniger CO 2. 3

7 Weniger Risiko. Ein wesentlicher Bestandteil der Qualität ist die Sicherheit. Damit ist nicht nur die Sicherheit der Daten gemeint, sondern auch die Rechtssicherheit der Abläufe. Klare Regeln, verbindliche und verlässliche Prozessabläufe und hohe Transparenz minimieren Risiken und schaffen so Schutz vor unerwarteten Problemen. 4 Foto: raperonzolo. / Quelle: PHOTOCASE Auf einen Blick: Sicherheit durch Transparenz Sicherer Zugriff auf wichtige Daten und Dokumente Klare Regeln und verbindliche Abläufe Relevante Details sind sofort sichtbar Warnung bei Engpässen und Problemen rganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation t.de isation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ww.topfact.de n Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation opfact.de en- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation t.de Foto: landolt / Quelle: PHOTOCASE Unerledigte Aufgaben werden sofort angezeigt nd Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation okumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation topfact.de entenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ct.de organisation Daten- und Dokumentenorganisation nisation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de on Daten- und Dokumentenorganisation Rechtssicherheit beim Archivieren Alle wichtigen Details sind sofort sichtbar und vergleichbar. Egal ob Verbindlichkeiten, Kundenbestellungen oder die Personalakten Ihrer Mitarbeiter ab sofort wird nichts mehr verlegt oder vergessen. Bei Engpässen oder sonstigen Problemen erfolgt eine Warnung und Sie können sofort reagieren. Unerledigte Aufgaben werden angezeigt nichts Wichtiges geht mehr unter. Das System denkt mit. Natürlich folgt auch die automatische Archivierung den gesetzlichen Regeln und bietet damit die geforderte Rechtssicherheit. ten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation topfact.de nd Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation ct.de okumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation entenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation.topfact.de norganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisa ct.de nisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorg ww ion Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokument.topfact.de aten- und Dokumentenorganisation Daten- und Doku act.de und Dokumentenorganisation Daten- und

8 1 I Zeit Und so funktioniert s 5 Foto: krockenmitte / Quelle: PHOTOCASE 2 I Kosten 4 I Sicherheit 3 I Qualität Alle relevanten Papierdokumente werden eingescannt und zusammen mit den bereits digital vorliegenden Medien wie s in einem Dokumetenpool gespeichert, der über eine zentrale Datenbank gesteuert wird. Dieser Dokumentenpool enthält alle geschäftsrelevanten Dokumente und Vereinbarungen Ihres Unternehmens und ist die Grundlage für das topfact Prozess und Ressourcen Management (PRM). Das PRM ist die zentrale Informationsquelle für Sie und Ihre Mitarbeiter. Der Zugriff auf die digitalen Dokumente ist über individuelle Berechtigungsstufen gegliedert. Alle Informationen sind nur einmal vorhanden, aber durch beliebig viele Zuordnungsbegriffe sortiert und kategorisiert und daher leicht wieder zu finden. Sollte das nicht ausreichen, ist natürlich auch eine Volltextsuche möglich: Ein Wort aus dem Inhalt genügt und Sie finden das passende Dokument. Natürlich sind auch die offenen und erledigten Aufgaben integriert. Mit einem Klick können Sie sich über den Stand der Dinge informieren. Eine klare Sache. 1 I Zeit 2 I Kosten 3 I Qualität 4 I Sicherheit Die Zeit ist reif für Verbesserungen! Moderne Technik ermöglicht die Einhaltung hoher Qualitätsstandards bei reduzierten Kosten und spart Zeit, ohne auf Sicherheit zu verzichten. Nicht nur Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter profitieren davon, sondern auch Ihre Kunden. Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumen Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dok Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- un w Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorganis ww Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokumentenorg Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Dokument Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und Doku ww Daten- und Dokumentenorganisation Daten- und

9 Alles klar? Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen. Aristoteles ( v. Chr.), gr. Philosoph Foto: codswollop / Quelle: PHOTOCASE pro effectus gmbh Unternehmensberatung für Daten- und Dokumentenorganisation Franz-Kriechbaum-Straße 2 D Bad Endorf +49 (0) / vertrieb@topfact.de Daten- und Dokumenten:organisation