Fit für die Zukunft? Ausschreibungsplattform SIMAP Infoveranstaltung Submissionen zwischen Lust und Last FO-Security 21.

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1 Fit für die Zukunft? Ausschreibungsplattform SIMAP Infoveranstaltung Submissionen zwischen Lust und Last FO-Security 21. Oktober 2014 Peter Frei Frei Submissionsberatung Frei Submissionsberatung,

2 Vorstellung P. Frei 1999 bis 2013 Leiter Geschäftsbereich Informatik- und Organisations-Beratung bei der Kantonale Drucksachen- & Materialzentrale Zürich (kdmz): Erfahrung in Submissionsberatung aus mehr als 30 Beschaffungsaufträgen für Organisationen der Verwaltung, für Gemeinden, für Schulen und für Spitäler während den letzten 10 Jahren Geschäftsleiter des Vereins simap.ch seit 2005 simap.ch ist die gemeinsame elektronische Plattform von Bund, Kantonen und Gemeinden im Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens Unterstützung des Vorstands des Vereins, Koordination Weiterentwicklung der Plattform simap.ch Frei Submissionsberatung,

3 Vereinszweck (Art. 2 Statuten simap.ch) 1 Der Vereinszweck besteht darin, ein Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz (simap.ch) einzurichten, zu betreiben und gemäss den Bedürfnissen der Mitglieder weiter zu entwickeln, das es ermöglicht, a) mittels einer Website die Geschäftsbeziehungen zwischen den Vergabestellen, den Anbietern und der Öffentlichkeit herzustellen und zu unterhalten sowie die damit verbundenen Dienstleistungen, wie zum Beispiel Auskünfte, Beratung und Ausbildung, sicherzustellen; b) insbesondere die öffentlichen Ausschreibungen der Vergabestellen, die der Gesetzgebung über das öffentliche Beschaffungswesen unterstehen, zu veröffentlichen und die Angebotsdossiers elektronisch zu verwalten. => Standardisierung, Hinterlegung und Verwaltung von Dokumenten auf simap.ch Frei Submissionsberatung,

4 Heutige Funktionen simap.ch Neu seit 2014 Administration Beschaffungsstellen Ausschreibungstexte erfassen Publikation Ausschreibungen Upload Ausschreibungsunterlagen Formulare Nachweis Eignung Forum für Beantwortung Fragen Anbieter Anbieter Profil mit Hinterlegung von Unterlagen Abonnemente für Information über relevante Ausschreibungen Recherchieren von öff. Ausschreibungen Download Ausschreibungsunterlagen Forum für Fragen stellen Ausfüllung Standardformular Anbieterdaten Kantonale Amtsblätter / TED Uebergabe Publikationsdaten per oder XML Transfer Frei Submissionsberatung,

5 2014 Klärung Strategie betreffend Governance und Finanzen Simap.ch hat eine wichtige Stellung im Beschaffungsmarkt. Um allen zukünftigen Bedürfnissen zu entsprechen und um die Zukunft von simap.ch zu garantieren sind eine professionelle Führung und neue Finanzmodelle nötig. Deshalb erfolgt zur Zeit ein Audit zur Corporate Governance durch eine externe Beratungsfirma. Der Weiterausbau von simap.ch wurde zurückgestellt bis die zukünftige Strategie geklärt ist. Freisubmissionsberatung,

6 Vorteile Eine Plattform Schweiz weit gemeinsame elektronische Plattform von Bund, Kantonen und Gemeinden im Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens gesamtschweizerischen Überblick über die öffentlichen Aufträge Ausschreibungsunterlagen können elektronisch heruntergeladen werden Stabile hochverfügbare Plattform Seit 2014 Ausbau für zuverlässige Anbieterprofile und einheitlichem Standardformular Freisubmissionsberatung,

7 Nachteile Nur offenes und selektives Verfahren unterstützt Elektronische Angebotseingabe fehlt Benutzerfreundlichkeit Usability noch zu verbessern Aufwendiger Prozess zur Realisierung von Anpassungen Kosten für Mitglieder diese müsse noch erhöht werden Frei Submissionsberatung,

8 Einsatz des Standardformulars Die Beschaffungsstelle Wählt, ob das Standardformular eingesetzt wird Trifft eine Auswahl der anzugebenden Daten und Dokumente Kann zusätzliche Daten/Dokumente verlangen kann das Dokument im Projektmanager bereitstellen als Online- Formular, Excel-Datei, PDF-Date Der Anbieter Kann das Standardformular als Excel-Datei ausfüllen oder nutzt das Online-Formular Im Anbieterprofil vorhandene Daten und Dokumente werden ins Online- Formular übernommen Daten im Online-Formular können ergänzt und geändert werden Ausgefülltes Formular steht als ZIP-Datei zum Download bereit, inkl. Standardformular Anbieterprofil als PDF, Standardformular Anbieterdaten als XLS, beizulegende Dokumente Freisubmissionsberatung,

9 Erfassung einer Ausschreibung durch die Beschaffungsstelle auf simap.ch Freisubmissionsberatung,

10 Nutzung Standardformular Freisubmissionsberatung,

11 Vorgabe Teilnahmebedingungen Freisubmissionsberatung,

12 Vorgabe Zusatzinformationen Freisubmissionsberatung,

13 Online ausfüllen Standardformular durch Anbieter gemäss Vorgaben 13

14 Inhalt Standardformular Zusatzinformationen aus Profil Anbieter Zusatzinformationen bieten ein grobes Bild über den Anbieter, z.b. Rechtsform, seit Zahl der Beschäftigten Umsatz Gesamtarbeitsvertrag 14

15 Nutzen Standardformular Fördert die Nutzung von weitgehend einheitlichen Anbieterdaten und Teilnahmebedingungen (Harmonisierung!) - Zusatzinformationen (wie Anzahl Lehrlinge, Umsatz) - Nachweisdokumente (wie Betreibungsregisterauszug) - Teilnahmebedingungen (Bestätigungen) Vereinfacht die Bereitstellung dieser Daten durch die Anbietenden Projektspezifische Anpassungen durch Vergabestellen möglich Online-Bearbeitung mit Datenübernahme aus Anbieterprofil oder Offline-Bearbeitung BPUK und simap.ch empfehlen Kantonen und Gemeinden die Verwendung des Standardformulars Frei Submissionsberatung,