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1 4.1 Modulübergreifende Funktion Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit Wiedervorlage White Paper P&I LOGA, 11.0 / V 1, Stand: Seite 1

2 Copyright 2013 P&I AG Alle in diesem White Paper enthaltenen Informationen wurden nach bestem Wissen und mit größter Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Aus diesem Grund sind die im vorliegenden White Paper enthaltenen Texte, Abbildungen und Beispiele mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Infolgedessen übernimmt der Herausgeber weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung für eventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen. Der beschriebene Funktionsumfang steht den Benutzern nur bei entsprechender Lizenzierung zur Verfügung. Dieses White Paper ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses White Papers darf ohne schriftliche Genehmigung der P&I AG in irgendeiner Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Die in diesem White Paper erwähnten Firmen-, Software- und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Marken und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen. Die P&I AG verwendet in dieser Publikation - bezogen auf die geschlechtliche Darstellung aus Gründen der besseren Lesbarkeit den generischen Maskulin. Wiesbaden, den 20. März 2014 White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 2

3 Inhalt 1 Das Unternehmen Leistungsüberblick P&I LOGA Technologische Architektur Funktionsüberblick über die einzelnen Module P&I LOGA Modulübergreifende Funktionen Datenmodell Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit Wiedervorlage Archivierung/elektronische Personalakte Workflows und Vorgänge Multilingualität Internationalität Ebenenmodell Job-Fähigkeit Datenschutz Schnittstellen Auswertungsgenerator Auswertungsgenerator Scout Pro HR-Leitstand P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Allgemeines Berechtigungen Antragsverfahren Mitarbeiterinformation Reisemanagement 33 White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 3

4 4.2.6 Personalkostenplanung Stellen- und Organisationsplan P&I LOGA org.manager Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Personaleinsatzplanung Lohn- und Gehaltsabrechnung Genereller Überblick Einzelabrechnung Rückrechnung Abrechnungsanalyse Lohnkonto Bescheinigungswesen Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) P&I LOGA Navigator Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll Personalkostenplanung Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung Bewerberverwaltung Summary Abschließender Hinweis White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 4

5 1 Das Unternehmen 1 Das Unternehmen P&I entwickelt nicht einfach nur HR-Software. P&I ist mehr. Viel mehr. P&I ist der Inbegriff für IT-Lösungen im Personalwesen. Unser Anspruch als Spezialanbieter für integrierte personalwirtschaftliche Software ist es, der Beste zu sein - was immer der Markt auch fordert. Im Fokus: den wichtigsten Wert der Wirtschaft - das Kernelement allen Erfolgs - optimal zu managen: den Produktionsfaktor Arbeit/Personal. Dabei trägt unsere Strategie des Highly Personalized Service wesentlich zu der über 40-jährigen Erfolgsgeschichte der P&I AG bei. Wir arbeiten mit Partnern, Dienstleistern und Kunden zusammen, die unsere Werte teilen und schaffen so Erfolg. Unserem hohen Qualitätsanspruch ist es zu verdanken, dass mehr als internationale Kunden, Rechenzentren und HR-Service-Anbieter mit unserer leistungsstarken HR-Suite P&I LOGA eine erfolgreiche Personalarbeit realisieren. Unsere hohe Forschungs- und Entwicklungskompetenz sowie das Wissen und die Erfahrung mehrerer zigtausend Anwender machen P&I Lösungen einzigartig. Basierend auf gelebter Kundennähe adaptieren wir wertvolles Wissen und kostbare Prozessintelligenz. Wir spüren kontinuierlich neue wichtige Bedarfe auf und integrieren diese in unsere Software. Innovative Technologie und Qualitätssicherungsmaßnahmen in allen Phasen der Produktentwicklung zertifiziert durch SAS70 Part 1/2 sind die Grundlage für Zukunftsfähigkeit, Sicherheit und Wartbarkeit der P&I Produkte. Wir bieten unseren Kunden einen individuellen Premium-Service mit einer Software, die funktional ausgereift und technologisch State-of-the-Art ist. Kombiniert mit kompetenter, regionaler und persönlicher Beratung sowie der termingerechten Aktualisierung und Software-Pflege erhalten Kunden ein einzigartiges Leistungsvolumen aus einer Hand. Wir unterstützen unsere Kunden, ihr Geschäft mit einem individuellen, hochflexiblen Personalmanagement erfolgreich umzusetzen. Mit einem uniquen Lösungs- und Nutzungsangebot und einem Höchstmaß an Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Sicherheit. P&I ist HR Excellence. Einfach. Wissen. Nutzen. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 5

6 2 Leistungsüberblick P&I LOGA 2 Leistungsüberblick P&I LOGA Die Software P&I LOGA in Verbindung mit dem Mitarbeiter- und Managerportal ist eine umfassende Lösung für alle Aufgaben in der Personalwirtschaft. Basierend auf einem einheitlichen integrierten relationalen Datenmodell stellt sie die Daten für sämtliche Module redundanzfrei bereit. Ein Beispiel: Die einmal in das System eingegebenen Daten über die Dauer einer Krankheit eines Mitarbeiters stehen allen Modulen zeitgleich zur Verfügung: der Zeitwirtschaft zur Ermittlung der Arbeitszeit der Personaleinsatzplanung zur Berücksichtigung der Verfügbarkeit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Überwachung der Lohnfortzahlungsfrist der Seminarverwaltung zur Information über eine Nicht-Teilnahme sowie dem Antrags- und Genehmigungsverfahren für den Fall, dass die Abwesenheit zu einer Verzögerung eines Genehmigungsverfahrens führt. Der Auswertungsgenerator nutzt stets die aktuellen Daten aus allen Bereichen und kann so modulübergreifend Auswertungen generieren. Die einzelnen Hauptmodule von P&I LOGA sind: Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Stellen- und Organisationsplan Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Lohn- und Gehaltsabrechnung Reisekostenabrechnung Personalkostenplanung/Budgetierung Personalentwicklung mit Seminarverwaltung Bewerberverwaltung. Neben klassischer Inhouse-Lösung mit der Installation und dem Betrieb der Software vor Ort stellen zahlreiche Rechenzentren und internationale HR- Serviceanbieter die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Outsourcing-Dienstleistung auf Basis von P&I LOGA zur Verfügung. Als weitere Möglichkeit bietet P&I zum einen technisches oder fachliches Managed Application Service (MAS), zum anderen Application Service Providing (ASP). Über international führende HR- Service Partner kann P&I LOGA im Business Process Outsourcing (BPO) genutzt werden. Egal welches Betreibermodell gewählt wird: Die P&I Lösung unterstützt alle HR-Prozesse mit State-of-the-Art Technologie und Funktionen. Die integrierte HR-Software von P&I leistet einen greifbaren Beitrag zur Nachhaltigkeit in der Personalarbeit. Die Auswirkungen des kurzfristigen Denkens wurden White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 6

7 2 Leistungsüberblick P&I LOGA erkannt; neue Anforderungen bestimmen die Inhalte der Personalarbeit. Hierzu gehören die Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter, die vorausschauende Personalplanung, systematische Personalentwicklung sowie der Umgang mit den Folgen des demografischen Wandels. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 7

8 2 Leistungsüberblick P&I LOGA Das Schaubild verdeutlicht, wie die einzelnen Module miteinander kommunizieren. Die einheitliche redundanzfreie relationale Datenhaltung in der P&I LOGA Datenbank stellt die Basis für das integrative Zusammenspiel der Module dar. Personaldaten und der Stellen-/Organisationsplan als Hauptdatengruppen bilden die Schlüsselrolle und Basis für alle weiteren Module. Diese erhalten die relevanten Informationen über die hierarchische Zuordnung eines Mitarbeiters und sind wesentliche Voraussetzung für das Management-Portal P&I HCM. Dadurch ist sichergestellt, dass der Vorgesetzte nur die Daten der ihm zugeordneten Mitarbeiter sieht. Das Workflow-basierte Antragswesen benötigt diese Informationen für die korrekte Antrags-Weiterleitung. Die dezentrale Personalkostenbudgetierung basiert auf den Ergebnissen der Personalkostenhochrechnung. Dafür müssen die Ergebnisse gemäß der hinterlegten Hierarchie aufbereitet und präsentiert werden. Personalentwicklung/Seminarverwaltung sowie die P&I Bewerberverwaltung benötigen für einen integrierten Ablauf das Anforderungsprofil der Stellen, um Weiterbildungsbedarf bei den Mitarbeitern beziehungsweise den Eignungsgrad von Bewerbern zu ermitteln. Unter Punkt 4. werden die einzelnen Module ausführlicher beschrieben, beginnend mit den modulübergreifenden Funktionen. Bei der Beschreibung der einzelnen Module werden diese nur erwähnt, falls sie in dem jeweiligen Zusammenhang eine herausragende Bedeutung haben. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 8

9 3 Technologische Architektur 4 Funktionsüberblick über die einzelne Module P&I LOGA 4.1 Modulübergreifende Funktionen Datenmodell 3 Technologische Architektur Das nachstehende Schaubild soll einen Einblick in die technologische Architektur des Systems geben: Es gibt zwei technologisch unterschiedliche Einstiege in die Software: Über einen Terminal-Server oder über einen webbasierten Server. Der Einstieg über den Terminal-Server (links oben dargestellt, am Beispiel des Citrix-Terminal-Servers) bietet dem Benutzer den Komfort einer lokalen Client/Server-Anwendung unter Windows - ohne die Installation der Anwendungssoftware am Arbeitsplatz. Diese liegt auf dem darunter liegenden Terminal- Server, sodass lediglich ein WEB Access Client nötig ist. Zwischen Client und Server liegt hier zur Sicherheit die https-verschlüsselung der Daten durch das Citrix Secure Gateway. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 9

10 3 Technologische Architektur 4 Funktionsüberblick über die einzelne Module P&I LOGA 4.1 Modulübergreifende Funktionen Datenmodell Auf dem Terminal-Server, hier dem Citrix-Server, befindet sich die eigentliche Applikation P&I LOGA, die ihrerseits auf die Daten in der relationalen Datenbank zugreift. Diese Zugriffsart ist für den Sachbearbeiter in der Personalabteilung und für den Betreuer der Applikation konzipiert. Der Einstieg über das Webportal ermöglicht Managern, Vorgesetzten und Mitarbeitern den Systemeinstieg, über den sie rollenbasiert die für sie vorgesehenen Funktionen der Software nutzen können. Der Web-Zugriff erfolgt aus dem Internet auf den Web-Server. Für die Verschlüsselung wird auch hier HyperText Transfer Protocol Secure (https) genutzt. Als Spezifikation für die Software-Architektur dient J2EE. P&I nutzt standardmäßig den Web-Server Orion der otris software AG mit dem zugehörigen Content Management System. Der Einsatz von jboss ist ebenfalls möglich. Java Sockets, activex-komponenten sowie Java-Applets werden nicht verwendet. Als Datenbanksysteme können Oracle, SQL-Server oder DB2 eingesetzt werden, sowie als Betriebssystem MS Windows und LINUX. 4 Funktionsüberblick über die einzelnen Module P&I LOGA 4.1 Modulübergreifende Funktionen Datenmodell P&I LOGA basiert auf einem einheitlichen, redundanzfreien und relationalen Datenmodell. Alle Module nutzen dieselben Daten, stets auf den aktuellen Datenbestand zugreifend. Die Datenhaltung erfolgt historisch, um beispielsweise jederzeit eine Lohnabrechnungs-Korrektur in einem beliebig weit zurückliegenden Monat durchzuführen. Alle dazwischen liegenden Monate werden dabei, falls nötig, automatisch korrigiert. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 10

11 4.1 Modulübergreifende Funktion Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit Wiedervorlage Mandanten-, Rechenzentrums- und Servicecenterfähigkeit Das System ist vollständig mandantenfähig, d.h. in einer Installation lassen sich unterschiedliche Mandanten anlegen, um bspw. alle Tochtergesellschaften in einer Installation abzubilden. Eine übergeordnete Organisationseinheit kann dadurch Tabellen anlegen, die für alle Tochtergesellschaften gemeinsam gelten. Andererseits können Systemsteuerungen hinterlegt werden, die ausschließlich für eine der Tochtergesellschaft gelten. Somit ist für die Systembetreuung keine redundante Tabellenpflege erforderlich. Dies ermöglicht den wirtschaftlichen Einsatz des Systems in einem Service-Rechenzentrum. Die Mandantenfähigkeit erlaubt zudem, mit sehr geringem Aufwand Änderungen zu steuern und bietet eine intelligente Suchmöglichkeit, ohne den Mandanten zu wechseln Wiedervorlage P&I LOGA bietet verschiedene Arten von Wiedervorlagen. Für die individuelle Wiedervorlage kann ein Sachbearbeiter aus jeder beliebigen Verarbeitungsmaske heraus, in der er aktuell arbeitet, per Mausklick eine persönliche Wiedervorlage setzen. Dadurch wird sie zum gewünschten Datum erneut aufgerufen. Die generelle Wiedervorlage wird bei der Systemeinrichtung bei bestimmten Feldern definiert. Wird eines dieser Felder gefüllt oder verändert, erhält der hinterlegte Mitarbeiter im festgelegten zeitlichen Abstand die Anzeige dieser Wiedervorlage. So kann der Leiter der Fortbildungsabteilung bei periodisch erforderlichen Seminaren bspw. 11 Monate später den Hinweis erhalten, den Mitarbeiter nun wieder anzumelden. Eine Neuerung stellt die automatische Erinnerung dar. Ähnlich wie bei MS Outlook lassen sich Serien erstellen, um z.b. an ein Jubiläum, einen Stellenanfang oder ein Stellenende zu erinnern. Dies kann völlig zeitunabhängig und in allen Sprachversionen durchgeführt werden. In jedem beliebigen Datumsfeld besteht die Möglichkeit zur Definition des Erinnerungsempfängers sowie dem Zeitpunkt. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 11

12 4.1 Modulübergreifende Funktionen Archivierung/elektronische Personalakte Workflows und Vorgänge Archivierung/elektronische Personalakte Alle vom System erstellten Dokumente können in das Archivsystem überführt werden. Das Archivsystem speichert zusätzlich auch die Dokumente, die gescannt wurden. So lässt sich pro Mitarbeiter eine elektronische Personalakte aufbauen. Die Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Dieses in P&I LOGA integrierte Archivverfahren hat gegenüber externen Systemen zwei große Vorteile: Einerseits liegt es innerhalb des Datenschutzschirmes des Systems P&I LOGA. Die Berechtigung, auf Dokumente zuzugreifen, wird zentral in P&I LOGA hinterlegt, sodass die doppelte Pflege von Berechtigungen entfällt. Andererseits liegt der Vorteil in der Integration. Aus einer beliebigen P&I LOGA- Personal-Maske heraus ist jederzeit der Zugriff auf die Archive des jeweils in Bearbeitung befindlichen Mitarbeiters möglich. Ein zusätzlicher Aufruf eines externen Archivsystems mit Eingabe der Suchkriterien entfällt Workflows und Vorgänge Im Management- und Mitarbeiterportal P&I HCM werden innerhalb des Antragsund Genehmigungsverfahrens je Antragsart mithilfe eines grafischen Workflowdesigners per Drag- und Drop Workflows definiert. Dabei lassen sich neben Stationen und Entscheidungen auch Aktionen, wie zum Beispiel ein Eintrag in den MS Outlook-Terminkalender, das Generieren einer , das Erstellen von Dokumenten und der Aufruf von externen IT-Diensten im Rahmen des SOAP- Schnittstellen-Standards integrieren. Vorgänge sind individuelle Hilfen zur Verarbeitung von Personalfällen. Beispielsweise führt die Neueinstellung eines Mitarbeiters dazu, dass der Personalsachbearbeiter bestimmte Personalmasken in einer bestimmten Reihenfolge aufrufen und befüllen muss. Diese Masken lassen sich in einem Vorgang Neueinstellung definieren und bei Bedarf abrufen. Jeder Sachbearbeiter kann solche Vorgänge selbstständig und bedarfsorientiert anlegen. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 12

13 4.1 Modulübergreifende Funktionen Multilingualität Internationalität Beispielhafte Darstellung eines Workflows Urlaubsantrag Multilingualität Das System ist multilingual. Alle in Bildschirmmasken und HTML-Seiten enthaltenen Texte sowie alle Ausdrucke lassen sich in beliebig auswählbaren Sprachen darstellen. Die gängigsten europäischen Sprachen werden standardmäßig angeboten. Die Sprachentabelle kann beliebig erweitert werden Internationalität P&I LOGA ist nicht nur multilingual, sondern auch international. Nicht nur die deutschen gesetzlichen und tariflichen Regelungen werden berücksichtigt, sondern auch die der Niederlande, Österreich, Polen, Schweiz, Spanien, der Tschechischen Republik, Ungarn, Slowakei, Slowenien, UK und Kroatien. Weitere Länderversionen sind in Vorbereitung. Mit P&I LOGA können somit die Entgelte und Bezüge der Mitarbeiter in unterschiedlichen Ländern abgerechnet werden. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 13

14 4.1 Modulübergreifende Funktionen Ebenenmodell Job-Fähigkeit Ebenenmodell Die Systemarchitektur erlaubt das Anlegen von Tabellen und Steuerungsparametern auf fünf Ebenen: Installationsebene Länderebene Mandantengruppe Mandant Abrechnungskreis. Diese Ebenen stellen eine Hierarchie dar, die das Anlegen von Tabellen und Steuerungsparametern redundanzfrei ermöglicht. Eine Lohnartensteuerung auf Abrechnungskreisebene gilt für die Abrechnung aller Mitarbeiter dieses Abrechnungskreises. Eine Lohnartensteuerung auf Mandantenebene gilt für alle Mitarbeiter der Abrechnungskreise, die diesem Mandanten zugeordnet sind. P&I LOGA sucht bei der Verarbeitung einer Lohnart die Ebenen von unten nach oben ab, bis die Parameter auf einer der Ebenen identifiziert sind. Die Systembetreuung wählt die Ebene jeweils frei aus, in der eine Tabelle angelegt wird. Neben dem hierarchischen Ebenen-Konzept besteht zusätzlich die Möglichkeit, bestimmte Fachgruppen (z.b. Fehlzeiten oder Kostenstellen) auf einer Fachgruppenebene zu definieren Job-Fähigkeit Das System ist job-fähig, um dadurch einzelne Arbeitsschritte, wie sie zum Beispiel im Rahmen einer monatlichen Gehaltsabrechnung notwendig sind, beliebig zu einem Job zusammenzufassen. Bei großen Arbeitsschritten können die zu verarbeitenden Daten aufgeteilt werden, um die Rechnerauslastung zu optimieren. So ist es möglich, verschiedene Kerne zu definieren, wobei je Kern zwei Prozesse parallel laufen können (Capacity on Demand). White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 14

15 4.1 Modulübergreifende Funktionen Datenschutz Datenschutz Eine wesentliche Funktionalität in einer personalwirtschaftlichen Software ist der Datenschutz. Alle Zugriffe werden geprüft und protokolliert und die Berechtigungen jedes einzelnen Benutzers durch ein spezielles Modul (DS-Admin) gesteuert. Neben der Zugriffsregelung, wer zum Aufruf welcher Maske oder HTML-Seite berechtigt ist, lässt sich damit auch festlegen, wer in einer Maske oder HTML-Seite welche Daten sehen darf. So ist ein Personalleiter i.d.r. zur Einsicht aller Daten berechtigt. Ein Personalsachbearbeiter hingegen hat lediglich Zugriff auf die Informationen über die Tarifangestellten. Und ein Vorgesetzter kann nur auf die ihm gemäß der im System hinterlegten Organisationsstruktur zugeordneten Mitarbeiter zugreifen. Der Mitarbeiter selbst hat im Mitarbeiterportal einzig und allein nur das Zugriffsrecht auf seine eigenen Daten. Die Datenschutzregeln sind in zwei Kategorien unterteilt: Zugriffskontrolle und Datensteuerung zur Festlegung, welche Funktionalitäten der Anwender ausführen und welche Daten er bearbeiten darf. Die Zugriffskontrolle bestimmt die Anwendungen und die Teile bzw. Funktionen einer Anwendung, auf die der Nutzer zugreifen darf. Beginnend bei der Anwendungsebene (Darf der Anwender die Funktion starten?), erstreckt sich die Konfiguration über die Anwendungsmenüs (Welche Menüfunktion darf gesehen werden?) und endet bei der individuellen Maskenebene (Welche Maske darf angezeigt werden?). Die Datensteuerung bestimmt die Daten, die ein Nutzer innerhalb der Anwendung verarbeiten darf. Zum Beispiel darf Anwender X die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter mit Tarifgehalt sehen, allerdings nicht die der außertariflichen Angestellten. Die Datensteuerung beginnt bei der Firmen- und Abrechnungskreisebene (Welche Abrechnungskreise dürfen verarbeitet werden?), über die Mitarbeiterebene (Einsicht in welche Mitarbeitergruppen?) bis zur individuellen Datenfeldebene (Welche Felder für welche Mitarbeiter?). P&I verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Damit erhalten Anwender in Abhängigkeit ihrer Rolle entsprechende Einsicht- und Nutzungsrechte für P&I LOGA. Die Definition der rollenbasierten Berechtigungen erfolgt im Modul DS-Admin per Drag und Drop. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 15

16 4.1 Modulübergreifende Funktionen Datenschutz Rollenzuordnung in DS Admin: Im linken Maskenmenü werden die definierten Rollen angezeigt. Durch die entsprechende Auswahl einer Rolle lässt sich auf der rechten Seite die berechtigte Person zuordnen: Bei der Definition des Benutzerprofils unterscheidet das System zwischen drei Benutzertypen: - Datenschutzadministrator - Systembetreuer - Anwender. Die Verwaltung der Berechtigungen erfolgt im Modul DS-Admin und daher außerhalb der eigentlichen Software P&I LOGA. Dies hat, besonders in größeren IT-Strukturen und HR-Service-Rechenzentren den Vorteil, dass die Verwalter die Daten, für die sie Zugriffsberechtigungen erteilen, selbst nicht sehen können. Die Berechtigung, Datenzugriffsrechte zu vergeben, ist vererbbar. Dadurch ist es möglich, den Personalchef einer Zweigniederlassung zu berechtigen, die Daten seines Filialteams zu sehen und zu verändern. Alternativ kann er auch den Zugriff den Sachbearbeitern dieser Niederlassung erlauben oder ggf. einschränken. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 16

17 4.1 Modulübergreifende Funktionen Datenschutz Schnittstellen Zur Definition der Zugriffsrechte kann auf vorhandene Directories zurückgreifen. Die Einbindung von MS Active Directory, LDAP, Open LDAP etc. ist möglich. P&I LOGA nutzt das Schnittstellenformat LDIF. P&I LOGA unterstützt Single-Sign-On-Verfahren. Die Definitionen sind datenbankunabhängig und beziehen sich auf Masken, Daten, Reports aus dem P&I LOGA Reportgenerator und Standardlisten Schnittstellen P&I LOGA ist in die bestehende Software-Landschaft der Kunden leicht integrierbar. Die Kontierungsmerkmale der einzelnen Personalaufwandskonten in der Finanzbuchhaltung werden in P&I LOGA hinterlegt. Es existieren Schnittstellen zu über 200 unterschiedlichen Finanzbuchhaltungssystemen, u.a. SAP. Ein flexibler Datensatzaufbau für weitere nachgelagerte Systeme wird über den integrierten Reportgenerator realisiert. Eine standardisierte Import-Schnittstelle steht zur Verfügung, über die Daten aus unterschiedlichen Vorsystemen übernommen werden können. Solche Vorsysteme sind beispielsweise individuelle Lohnscheinbewertungen (Vorbrutto), Daten aus der Betriebsdatenerfassung (BDE), Zeitwirtschaftssysteme, falls der Kunde nicht das integrierte Modul in P&I LOGA nutzt, Tanksysteme, Kantinenabrechnungssysteme etc. Eine weitere Möglichkeit der Integration ist die in P&I LOGA vorhandene SOAP- Schnittstelle. Diese funktioniert bidirektional. Aus P&I LOGA heraus können über Webservices gleichermaßen Dienste anderer Software-Produkte aufgerufen werden,. Dies ist auch umgekehrt möglich. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 17

18 4.1 Modulübergreifende Funktionen Auswertungsgenerator Auswertungsgenerator Die zentrale Datenbank von P&I LOGA beinhaltet die Daten aller Module redundanzfrei und historisch. Der integrierte Auswertungsgenerator selektiert alle Daten in der Datenbank für frei definierte Auswertungen und kombiniert die Daten aus den unterschiedlichen Modulen. Die historische Datenhaltung ermöglicht Auswertungen zu vorgegebenen Stichtagen. Gegenüber einem allgemeinen Report-Modul hat der Auswertungsgenerator zwei wesentliche Vorteile: Zum einen ist die Auswertungsdefinition deutlich einfacher, da die Bestimmung von Feldern direkt über die Auswahl der Namen im Datenbank-Dictionary erfolgt. Zum anderen existiert zwischen der Abfrage und der Datenbank der integrierte Datenschutz, sodass lediglich Datenbankabfragen gemäß der definierten Rollenberechtigungen möglich sind. P&I LOGA liefert standardmäßige, vordefinierte Auswertungen zur Auswahl und bietet die Möglichkeit zur Filterung anhand einschränkender Kriterien sowie einer Stichtagsangabe. Auswertungsgenerator: Nach Auswahl einer Auswertung aus der Liste im linken Explorerbaum erscheint im rechten Maskenbereich die Definition mit Reitern für weitere Detailangaben. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 18

19 4.1 Modulübergreifende Funktionen Auswertungsgenerator Im Reiter Aktionen lässt sich bspw. die Treffermenge bereits vor dem Auswertungsstart anzeigen:. Neben der einzelnen Auflistung von Datensätzen gibt es die statistische Auswertung. Hierbei wird lediglich die Anzahl aufgelistet, ohne die einzelnen Datensätze anzuzeigen. Beispiel einer statistischen Auswertung: Anzahl der Mitarbeiter in den einzelnen Ländern White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 19

20 4.1 Modulübergreifende Funktionen Auswertungsgenerator Auswertungsgenerator Scout Pro Als Mischung aus Einzelauflistung und statistischer Auswertung ermöglichen Drill-Down-Abfragen, von einer verdichteten Treffermenge durch Doppelklick tiefer in die Details hineinzubohren. Als anschauliches Beispiel wird nachfolgend eine Abfrage Anzahl Mitarbeiter pro Kostenstelle sowie Mitarbeiter pro Kostenstelle (Personalnummer und Name der Mitarbeiter pro Kostenstelle) erstellt. Über die Drill-Down-Verknüpfung kann der Manager die Auswertung Anzahl Mitarbeiter pro Kostenstelle am Arbeitsplatz starten. Durch Auswahl einer bestimmten Kostenstelle erscheint die detaillierte Liste mit allen zugehörigen Mitarbeitern. Auswahl des Anzeigeformates bei der Definition der Auswertung: Auswertungsgenerator Scout Pro Als Ergänzung zum Auswertungsgenerator verfügt P&I LOGA über Scout Pro. Als zusätzliches Feature bietet sie alle Vorteile des Auswertungsgenerators, allerdings mit einer deutlich leichteren Handhabung bei der Definition einfacher Auswertungen. Ohne weitreichende Kenntnisse des Auswertungsgenerators sowie der Datenbankstruktur lassen sich Auswertungen und Reports erstellen. Diese können beispielsweise direkt aus den Personaldaten, den Reisekosten oder dem Bewerbermanagement in P&I LOGA definiert und generiert werden. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 20

21 4.1 Modulübergreifende Funktionen Auswertungsgenerator Scout Pro P&I LOGA Scout Pro löst tabellarisch-strukturierte Excel-Reports ab und ermöglicht die grafische, übersichtliche Darstellung von Auswertungsergebnissen. Zur Auswertungsdefinition lassen sich Felder für Abfragen direkt in den Masken selektieren und einer Abfrage zuordnen. Definition einer Auswertung aus einer geöffneten Maske in Scout Pro: Aufruf über das Maskenmenü Extras. Alle Felder beinhalten eine zusätzliche Schaltfläche zur Festlegung der gewünschten Felder als Auswertungskriterien: Ist die Auswahl komplett, werden Feld-Attribute erfasst und die Abfrage ausgeführt. Nach Prüfung des Ergebnisses im Vorschau-Bereich kann die Abfrage gegebenenfalls korrigiert und so oft wiederholt werden, bis das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Nach Auswahl der Felder sind Abfrage- und Feld-Definitionen einzeln pro Feld bestimmbar. Auswertungen lassen sich übersichtlich sortieren. Dazu können beliebig viele Felder innerhalb einer Auswertung als Sortierfeld definiert werden. Jedem Sortierfeld wird sowohl ein Rang als auch die Festlegung, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll, zugeordnet. Neben den Selektionskriterien gibt es weiterhin die Möglichkeit, vordefinierte Filter für wiederkehrende Einschränkungen hinzuzufügen. So lassen sich beispielsweise Personen mit aktuell gültigen Arbeitsverträgen oder bestimmte Bewerber auswählen, die vorab definierte Kriterien (z.b. Alter, Geschlecht) erfüllen müssen. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 21

22 4.1 Modulübergreifende Funktionen Auswertungsgenerator Scout Pro Vordefinierte Standardfilter, die in P&I LOGA mitgeliefert werden: Selektionsergebnis: erfolgt entweder tabellarisch oder in grafischer Form: Nachname Ott Casanova Jung Farine Ganz Roost Roos Inglese Nestler Rasche White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 22

23 4.1 Modulübergreifende Funktionen Auswertungsgenerator Scout Pro HR-Leitstand Grafisches Selektionsergebnis: Auswahl zwischen Balken-, Torten-, oder Liniendiagrammen HR-Leitstand Der P&I Personalleitstand ist ein leistungsstarkes Business Intelligence (BI)-Tool zur Beobachtung, Entscheidungsfindung und dem direkten Handeln mit P&I LOGA. Damit lassen sich wichtige Kennzahlen schnell, präzise und vor allem dezentral abrufen und grafisch übersichtlich darstellen. Mit möglichst wenigen Kennzahlen ein möglichst umfassendes Bild zeigen, das eine schnelle Interpretation im Kontext ermöglicht. Führen wird einfacher und gleichzeitig fundierter möglich. Der HR-Leitstand erlaubt einen einheitlichen und zentralen Überblick über das Unternehmen aus personalwirtschaftlicher Sicht. Die gemischte Darstellung operativer Daten und Analysen ermöglicht über die integrierte P&I Software neben dem ganzheitlichen Durchblick einen nahtlosen Übergang von strategischen Fragstellungen zu opera- White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 23

24 4.1 Modulübergreifende Funktionen HR-Leitstand tiven Handlungen sowie den direkten Anstoß von Aktivitäten aus strategischer Sicht. Nachfolgende Beispiele geben einen Einblick in die Möglichkeiten des integrierten Systems mit dem Vorteil, dass die Daten aus allen P&I LOGA Modulen für die aktuellste Kennzahlenbildung herangezogen werden können. Der P&I HR-Leitstand wird mit einer Standardkonfiguration geliefert, die auf Teilmodellen von Organisationen und Prozessen beruht. Kennzahlen sowie das Design können nach eigenen Wünschen und Anforderungen angepasst werden: Sowohl die Bezeichnung der Reiter (hier: Personal, Fachkräfteentwicklung, Einsatzplanung, Benchmarking, Monatsabschluss oder Zeitwirtschaft ) als auch die Bezeichnung und farbliche Darstellung der Betrachtungs-Perspektiven (in unserem Falle Kosten, Menge, Zeit) sind flexibel definierbar. Die Darstellungsform der Grafiken lässt sich einfach durch einen Selektionsbutton (grüner Kreis) ändern. Zur Auswahl stehen Flächen-, Balken-, Säulen-, Linien-, Torten- oder Punktdiagramme. Auch die Anordnung der Fenster lässt sich von jedem Nutzer selbst einstellen. Beispielhafte Darstellung des HR-Leitstandes aus der Sicht der Personalverwaltung: White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 24

25 4.1 Modulübergreifende Funktionen HR-Leitstand Kontextabhängige Listen im rechten Bereich ermöglichen eine Detail View zur tieferen Analyse mittels Drill-Down-Prinzip. Durch Verzweigen von der Detailebene auf die entsprechende HCM-Maske ist es möglich, direkte operative Aktivitäten durchzuführen und z.b. im Falle mangelnder Qualifikationen den entsprechenden Mitarbeiter über das Mitarbeiterportal HCM umgehend für die passende Schulung anzumelden. Analyse der Personalentwicklung: White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 25

26 4.1 Modulübergreifende Funktionen HR-Leitstand Auswertung im Bereich Einsatzplanung: Hier helfen Analysen der eingeplanten, aber dennoch abwesenden, sowie der anwesenden und abwesenden Mitarbeiter dem Planer, den Personaleinsatz zu optimieren. Muster, Max Bode, Ulrich Muster, Max Bode, Ulrich Meier, Hans Müller, Erika Meier, Hans Müller, Erika Schmidt, Ernst Schmidt, Ernst Das Add-On Expertensuche bietet die Möglichkeit zur komfortablen Suche nach geeigneten Mitarbeitern bzw. Bewerbern für eine freie Stelle. Aus dem HR- Leitstand heraus wird die Expertensuche gestartet. Zur Auswahl steht die Suche im vorhandenen Mitarbeiter- oder Bewerberpool oder in beiden Gruppen. Im linken Navigationsmenü lassen sich alle geforderten Qualifikationen/Merkmale für diese Stelle zusammenstellen. Wird der P&I LOGA Stellenplan verwendet, kann aus dem dort hinterlegten Stellenprofil ebenfalls selektiert werden. Alle geforderten Stellenmerkmale übernimmt die Expertensuche dadurch automatisch als Suchkriterium. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 26

27 4.1 Modulübergreifende Funktionen HR-Leitstand Das nachfolgende Beispiel zeigt die Kriterien für die Position SachbearbeiterIn : Die Person muss angestellt sein, gute Deutsch-Kenntnisse sowie eine kaufmännische Ausbildung haben und über Word-Kenntnisse verfügen: Das geforderte Stellenprofil wird anschließend auf der rechten Seite in einer Grafik anschaulich visualisiert, indem ein Vieleck die Merkmale anzeigt. Alle nötigen Qualifikationen können unterschiedlich gewichtet werden, wodurch sich die Eckpunkte der Netzgrafik verschieben. Je nach Variation der Gewichtung entstehen unterschiedliche Suchergebnisse. Das Ergebnis der Expertensuche wird grafisch dargestellt: Alle auf die Suche passenden Mitarbeiter werden sortiert nach dem Grad der Übereinstimmung angezeigt. Im unteren Bereich der Ergebnisliste erfolgt die tabellarische Darstellung des Ergebnisses, absteigend nach erreichter Punktzahl. Durch Anklicken eines Ergebnisses öffnet sich eine neue Maske, die eine tiefere Detailsicht bietet. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 27

28 4.2. P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Allgemeines 4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Allgemeines P&I HCM (Human Capital Management) ist die Portalsoftware innerhalb von P&I LOGA und leistet einen wichtigen Beitrag für die webbasierte, dezentrale Personalarbeit. Durch die ortsunabhängige und vor allem dezentrale Nutzung unterstützt das Portal essenzielle Personalprozesse wie das Antrags- /Genehmigungsverfahren, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklung, Personalcontrolling sowie Bewerberverwaltung. Die Software basiert auf dem integrierten P&I LOGA-Datenmodell mit allen verfügbaren Daten dieser umfassenden HR- Lösung. Das P&I HCM Mitarbeiterportal ist so konzipiert, dass alle Mitarbeiter einer Organisation einen rollenbasierten Zugriff besitzen. Dabei stehen die Ziele Effizienz, Transparenz und Integration im Vordergrund: Effizienz wird durch Funktionalitäten wie Mitarbeiter-Self-Service erreicht. Die Mitarbeiter beantragen z.b. ihren Urlaub, der nach Genehmigung durch den Vorgesetzten allen P&I LOGA Modulen zeitgleich zur Verfügung steht: Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Seminarverwaltung und Lohnabrechnung können diese Daten sofort verarbeiten. Transparenz ist vor allem für den Vorgesetzten wichtig, wenn er im Manager-Self- Service bspw. einen Überblick über die Personalkosten seiner Mitarbeiter bekommt, um für das folgende Geschäftsjahr die Budgets aufzustellen. Integration wird besonders deutlich anhand des Auswertungsgenerators, denn dieser greift für Reports auf Daten aller Module zu. Die Inhalte und Services in P&I HCM werden in öffentlichen und geschützten Bereichen zur Verfügung gestellt. Das rollenbasierte Berechtigungskonzept regelt den Zugriff und moderne Datenschutztechnologien garantieren maximale Sicherheit. Das integrierbare Single-Sign-On-Verfahren stellt eine einfache Benutzerführung sowie die komfortable Rechte- und Benutzerverwaltung sicher. P&I HCM ist als offenes System konzipiert, sodass unterschiedliche Anwendungen der Kunden in die webbasierte Oberfläche integriert werden können. Die offene Internetarchitektur unterstützt zudem die unterschiedlichsten Anwendungsserver- Plattformen und Datenbanken. Der Datenaustausch wird über diverse Schnittstellen (z.b. XML oder SOAP) sichergestellt. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 28

29 4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Berechtigungen Antragsverfahren Berechtigungen Die Benutzer des Portals erhalten Berechtigungen für die Nutzung bestimmter Prozesse. Existieren für einen Mitarbeiter mehrere Rollen, kann er diese bei der Anmeldung entsprechend auswählen bzw. ändern. Die frei definierbaren Rollen sind üblicherweise Vorgesetzter, Mitarbeiter, aber auch Planer und Zeitbeauftragter. Auch Bewerber können über die Rolle des externen Bewerbers integriert werden. Auswahl einer Rolle: Mitterbach Angestellte Antragsverfahren Eine zentrale Funktion in P&I HCM ist das Antragsverfahren. Beschaffungsanträge aller Art, Anträge auf Urlaub, für Dienstreisen, für Seminarteilnahmen sowie die Korrektur maschinell erfasster Zeitdaten sind nur einige Beispiele dafür. Ein Antrag wird über einen vordefinierten Workflow an die entsprechende Stelle weitergereicht. Dazu muss für jede Antragsart ein solcher Workflow mithilfe des integrierten Workflow-Designers definiert werden. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 29

30 4.2. P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Antragsverfahren Beispiel eines Workflows Urlaubsantrag : Über das Workflow-Icon wird der detaillierte Prozess in einer separaten Maske dargestellt. Die Gestaltung eines Workflows erfolgt über Drag und Drop. Einzelnen Stationen können dabei nicht nur weitere Verzweigungskriterien hinzugefügt werden. Weiterhin besteht auch Möglichkeit, an bestimmten Stellen Dokumente zu generieren und einzubinden oder über die SOAP-Schnittstelle verschiedene Programme (Dienste), die der Kunde außerhalb der P&I Software bereitstellt, aufzurufen. MS Outlook lässt sich ebenfalls einbinden, um auf diese Weise Kalendereinträge zu generieren sowie s zu senden. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 30

31 4.2. P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Antragsverfahren Während der Antragserfassung (hier: Urlaubsantrag - Die Urlaubstage sind blau hinterlegt) kann sich der Mitarbeiter parallel durch Einblendung des persönlichen Fehlzeitenkalenders einen Überblick über seine Fehlzeiten verschaffen: Ein wichtiges Beispiel ist in diesem Zusammenhang der Antrag auf Neueinstellung eines Mitarbeiters. Ein Geschäftsstellenleiter oder Filialleiter in einer dezentralen Einheit (z.b. bei Organisationen mit verteilten Standorten, Gebäudereinigungsunternehmen sowie in der Systemgastronomie) kann solche Prozesse selbstständig durchführen. Die zentrale Personalarbeit genehmigt im Prozessablauf beispielsweise nur, ob eingestellt werden darf sowie die Höhe des Gehaltes. Alles Weitere erledigt der örtliche Leiter prozessgesteuert und dezentral vor Ort. Der Arbeitsvertrag wird nach der Grunddaten-Erfassung durch den Standortleiter automatisch vom System generiert. Lohnsteuerkarte und sonstige Personalunterlagen verbleiben in der Filiale. So entfällt das Versenden von Personalakten, da sie dezentral und digital in der elektronischen Personalakte von P&I LOGA geführt werden. Die zentrale Personalabteilung prüft ggf. noch einmal die Eingaben und gibt anschließend den Personalfall für die Lohnabrechnung frei. Durch diese Prozesssteuerung sind Fehler weitestgehend ausgeschlossen. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 31

32 4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Mitarbeiterinformation Mitarbeiterinformation Neben der Abbildung von personalwirtschaftlichen Prozessen ist die Information ein weiterer Funktionsschwerpunkt. Einzelne Mitarbeiter können sich jederzeit über ihre persönlichen Daten informieren. Dazu gehört u.a. die monatliche Verdienstabrechnung. Sie kann als PDF-Dokument im Portal angesehen und bei Bedarf ausgedruckt werden. Vorgesetzte erhalten in P&I HCM alle verfügbaren Informationen über ihre Mitarbeiter (u.a. Personalstammdaten, Personalentwicklung sowie die Personalkosten zur Budgetierung). Mitarbeiterinformation aus der Sicht des Vorgesetzten: Auswahl einer Person im linken Maskenbereich Meier Jeder Kunde bestimmt selbst, in welche personalwirtschaftlichen Prozesse der Vorgesetzte eingebunden werden soll. Mit dieser Dezentralisierung der Personalarbeit wird die Personalabteilung erheblich von administrativen Routinetätigkeiten entlastet. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 32

33 4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Reisemanagement Reisemanagement Mit P&I HCM lassen sich alle betrieblichen Regelungen für Dienstreisen in das Antrags- und Genehmigungsverfahren und der bereits erwähnten Workflow- Steuerung integrieren. Auf diese Weise können beliebige Rollen (u.a. für den Reisenden, den Vorgesetzten, die Reisestelle, das Personalbüro oder die Finanzbuchhaltung) in die einzelnen Antragsstufen eingebaut werden. Diverse Kriterien können dabei den Verlauf bestimmen, z. B. ob es sich um eine Aus- oder Inlands-, eine Seminar- oder Dienstreise und eine Flug- oder Bahnreise handelt. Vertreterregelungen und nach Hierarchiestufe abgestufte Reiserichtlinien lassen sich automatisiert abbilden. Überdies ermöglicht P&I HCM in Verbindung mit der P&I LOGA Reisekostenabrechnung folgende Funktionen: Abbildung aller einkommensteuerrechtlichen Regelwerke für Inlandsund Auslandsreisen mit automatischer Generierung von Pauschalen Abbildung innerbetrieblicher Reisekostenrichtlinien automatische Ermittlung steuerpflichtiger Anteile und deren Bereitstellung für die Lohnabrechnung automatische Generierung von Nachweisen für Werbungskosten Hinterlegung aller Kontierungsmerkmale für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung wahlweise Auszahlung über die Lohnabrechnung oder über die Finanzbuchhaltung einfache Eingabe, Abrechnung und Erstattung von Reisekosten durch automatische Generierung der Pauschalen, der steuerpflichtigen Anteile und der Auszahlungen umfangreiche Reporting-, Simulations- und Analysemöglichkeiten, wie z.b. über das Reiseverhalten des Personals. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 33

34 4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Reisemanagement Personalkostenplanung Erfassung eines Reiseantrages: Anzeige der vorläufigen Reisekostenabrechnung nach Abschluss der Dateneingabe: Personalkostenplanung Da P&I HCM auf der P&I LOGA Datenbasis aufbaut, stehen alle Daten der Lohnund Gehaltsabrechnung sowie die aktuellen Stellenplandaten modulübergreifend zur Verfügung. P&I HCM bietet damit Führungskräften innerhalb des Management-Self-Services die Möglichkeit, exakte und detaillierte Personalkostenhochrechnungen für ihren Verantwortungsbereich zu erstellen. Je nach Hierarchie und Berechtigung kann die Führungskraft hierbei Planungsdaten für einzelne Mitarbeiter generieren, indem sie aus einer Vielzahl von Voreinstellungen auswählt, u.a.: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 34

35 4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Personalkostenplanung Planungszeitraum Datenbasis (nur Soll-, nur Ist-, oder Soll- und Ist-Daten) Hochrechnungen mit unterschiedlichen Varianten (z. B. Gehaltserhöhungen mit verschiedenen Prozentsätzen) Vergleich unterschiedlicher Varianten grafische bzw. wahlfreie Darstellungsmöglichkeiten. Für Gehaltsgespräche stehen dem Manager zudem umfangreiche Simulationsmöglichkeiten zur Auswahl. So lässt sich bspw. simulieren, wie sich die Gewährung eines Dienstwagens oder einer Gehaltserhöhung auf das Budget auswirkt. Zudem können Gehaltsänderungen und Bonusleistungen nicht nur simuliert, sondern im Rahmen des Antragsverfahrens angestoßen werden. Für größere Organisationen bzw. Organisationseinheiten ist zusätzlich die Top- Down-Budgetierung eine interessante Planungsvariante. Hierbei unterstützt das System die Möglichkeit zur Verteilung eines bestimmten Betrags oder Prozentsatzes von der Gehaltssumme einer Organisationseinheit über die gesamte Einheit. So sieht die Führungskraft auf Knopfdruck die Auswirkung dieser Erhöhung auf den einzelnen Mitarbeiter. Sie kann ggf. dazu berechtigt werden, die vom System automatisch vorgenommene gleichmäßige Verteilung zu modifizieren. Bei der Veränderung von Anteilen einzelner Mitarbeiter behält sie stets im Blick, inwieweit der Gesamtbetrag dem vorgegebenen Betrag noch entspricht. Beispiel für eine Soll-Kostendarstellung aus Kostenstellensicht: Koch Koch Koch White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 35

36 4.2 P&I HCM Personalmanagement mit Mitarbeiterportal Personalkostenplanung 4.3 Stellen- und Organisationsplan Detaillierte Kosten eines ausgewählten Mitarbeiters zur besseren Analyse der Gesamtkosten: Koch 4.3 Stellen- und Organisationsplan Ein Stellen- und Organisationsplan ist wesentliche Voraussetzung für die tägliche Personalarbeit. In P&I LOGA ist dieses Modul von zentraler Bedeutung für weitere Module: So kann z. B. ein Vorgesetzter in P&I HCM lediglich die Daten der ihm unterstellten Mitarbeiter einsehen. Im Bereich Personalkostenplanung werden neben den direkten Kosten auch die der unbesetzten Stellen berücksichtigt. Die P&I LOGA Personalentwicklung prüft den potenziellen Weiterbildungsbedarf eines Stelleninhabers durch Vergleich der vorhandenen Mitarbeiterfähigkeiten mit dem Anforderungsprofil der Stelle. In der Bewerberverwaltung werden Qualifikationen der Bewerber mit den Soll-Anforderungen der Stelle abgeglichen. Der P&I LOGA Stellenplan enthält neben der kompletten Aufstellung aller freien und besetzten Stellen die exakten Beschreibungen der Aufgabenstellung und -verteilung, die Kompetenzabgrenzung sowie sämtliche Handlungsbeziehungen, aus denen sich die Organisationsstrukturen sowie deren Aufbau ergeben. Neben der öffentlichen Verwaltung benötigen auch immer mehr Unternehmen Unterstützung bei der Abbildung der gesamten Organisationsgliederung. Es reicht mitunter aus, lediglich die Organisationseinheiten festzulegen oder für die Stellen innerhalb dieser Organisationseinheiten eine Sammelstelle zu definieren, White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 36

37 4.3 Stellen- und Organisationsplan die mit beliebig vielen Personen besetzt werden kann (Stellenumfang/Besetzungsumfang größer 1). Anzeige des Stellenplans in P&I HCM: Jeder Vorgesetzte hat Einsicht in den ihm zugeteilten Stellenplan mit den jeweils zugeordneten Stellen im linken Explorerbaum, inklusive Umfang und Besetzung: Meier Das Beispiel zeigt die Stelle Teamleiter aus der Stellengruppe AT-Angestellte mit ihrer Besetzung (148) auf der nächsten Stufe sowie dem Besetzungsumfang 1,000. Eine weitere Stufe tiefer zeigt den Mitarbeiter als Stelleninhaber im vorgegebenen Umfang, oder bei einem Stellenumfang größer 1 - alle Mitarbeiter, die diese Stelle im vorgegebenen Umfang besetzen. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 37

38 4.3 Stellen- und Organisationsplan Sicht Organisation: Im Beispiel alle Stellen aus der Organisationseinheit Team Meier : Meier Meier Der zentrale Aufbau und die Pflege des Stellen- und Organisationsplans erfolgt durch die zuständigen Sachbearbeiter durch Auswahl der Sicht (Organisationssicht, Stellensicht, Kostenstellesicht etc.) in der Client/Server-Oberfläche. Ein Explorerbaum im linken Abschnitt der Maske kann durch Auswahl der Elemente über Organisationseinheit, Stellenart, Besetzung bis zum Stelleninhaber ausgeklappt werden. Detailinformationen zu den einzelnen Elementen erscheinen im rechten Maskenfeld. Im Fenster rechts unten ist die Historie des Mitarbeiters aufgelistet, welche Stellen er bisher in welchem Zeitraum und in welchem Umfang besetzt hat. Organisationssicht: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 38

39 4.3 Stellen- und Organisationsplan Ein Kontextmenü der rechten Maustaste bietet in jeder Sicht unterschiedliche Bearbeitungsfunktionen an. Kontextmenü der möglichen Bearbeitungsfunktion auf der Ebene Organisation: auf der Ebene Organisationseinheit: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 39

40 4.3 Stellen- und Organisationsplan auf der Ebene Stellenbesetzung: auf der Ebene Mitarbeiter: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 40

41 4.3 Stellen- und Organisationsplan P&I LOGA org.manager Alle Darstellungen des Stellen- und Organisationsplans sind stichtagsbezogen. Das in der Maske standardmäßig eingeblendete Datum ist das jeweils aktuelle, das jedoch bedarfsgerecht verändert werden kann. Alle Daten sind auch hier historisch gespeichert, sodass die Stellen-, Besetzungs- und die Historie des Mitarbeiters in Bezug auf seine bisher von ihm besetzten Stellen jederzeit sichtbar sind P&I LOGA org.manager Komplexe Organigramme lassen sich mit dem P&I LOGA org.manager voll automatisiert erstellen und visuell aufbereiten. Zudem sind in die Organigrammstruktur alle relevevanten Daten, wie z. B. Qualifikationen oder Einsatzorte, integrierbar mit der Möglichkeit für individuelle Anpassungen. Zu den Vorteilen von P&I LOGA org.manager gehört neben der optisch ansprechenden und durchgehenden grafischen Organigramm-Aufbereitung auch die Ausstattung des Stellenplans mit Foto und -Funktion. Leistungsfähige Suchfunktionen wie Mitarbeiter-, Freitext- oder Abteilungssuche sowie komfortable und variable Layout- und Druckfunktionen runden das Produkt ab. So lassen sich unterschiedliche Darstellungsarten mit verschiedenen Informationen für jeden Bedarf gestalten. Das Besondere an P&I LOGA org.manager: Die Ausgabe ist direkt als HTML möglich. Zudem stehen frei skalierbare ODBC-, CSV- und LDAP-Schnittstellen zur Verfügung, sodass sich fast jede Datenquelle nutzen lässt. Die Zugriffsschutzfunktion bietet zusammen mit dem org.manager eine kontextund zugriffsregelbasierte Anzeige von Organigrammen und Organigramminformationen im Intra- oder Internet. Dabei wird für jeden Benutzer, der auf die Organigrammausgabe zugreift, eine eigene Sicht aufbereitet, die alle den Benutzer betreffenden Rechte und Sperrungen berücksichtigt. Damit können z. B. auf der Grundlage eines konvertierten Datenbestandes unterschiedliche Sichten für verschiedene Benutzergruppen realisiert werden. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 41

42 4.3 Stellen- und Organisationsplan P&I LOGA org.manager Beispielhaftes Organigramm im org.manager: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 42

43 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Ein weiterer Bestandteil von P&I LOGA ist eine vollumfängliche Zeitwirtschaftskomponente mit klassischer elektronischer Anwesenheitszeiterfassung und -bewertung inklusive der Möglichkeit von Negativerfassung, Zutrittskontrolle und Personaleinsatzplanung. Wesentliche Vorteile im Vergleich zu einer über Schnittstellen angeschlossenen externen Software ergeben sich aus der Einmalerfassung der Personaldaten sowie der Arbeitszeitmodelle. So wird z.b. eine erfasste Fehlzeit automatisch in den Ist-Zeiten, bei der Personaleinsatzplanung, der Seminarverwaltung und insbesondere auch bei der Ermittlung der Lohnfortzahlungsfristen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Dieses Kapitel zeigt nur einige der Funktionalitäten und Masken, die zur Pflege der Zeitdaten eines Mitarbeiters zur Verfügung stehen. Alle unter 4.1 aufgeführten modulübergreifenden Funktionalitäten finden auch in der P&I LOGA Zeitwirtschaft Anwendung. So kann der umfassende Auswertungsgenerator bei modulübergreifenden Analysen alle Zeitkonten eines Mitarbeiters mit einbeziehen. Dabei werden Standardauswertungen, wie z. B. Abwesenheitslisten, Listen über Krankenstände, Tageslisten und Zeitprotokolle ausgeliefert. Beispiel für eine Krankenliste-Stunden : White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 43

44 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Das Auswertungsergebnis als PDF-Datei: Im Mitarbeiter- und Führungskräfteportal P&I HCM sind die Zeitdaten genauso integriert wie alle anderen Daten von P&I LOGA. Soweit die Zeiterfassung nicht über elektronische Zeiterfassungsgeräte erfolgt, werden Anwesenheiten und ggf. Tätigkeitsarten von den Mitarbeitern oder Vorgesetzten erfasst. Bei elektronischer Zeiterfassung können auch im Portal nachträglich Korrekturen vorgenommen werden. P&I HCM beinhaltet die verschiedenen Zeitkonten jedes Mitarbeiters und informiert den Vorgesetzten mittels Ampelkonto über Mehrarbeitszeiten. Über das Portal kann der Vorgesetzte Mehrarbeiten genehmigen und zur Auszahlung freigeben. Eine Statuskontrolle informiert ihn über die aktuelle Anwesenheitssituation. Zeitenübersicht eines Mitarbeiters: Meier Koch, Hans White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 44

45 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Schichtenübersicht: Meier Fehlzeitenübersicht eines Mitarbeiters: Überblick über alle Mitarbeiter ohne Kommt-Buchung: Meier White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 45

46 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Kontenübersicht eines Mitarbeiters: Ergebnis einer Buchungsprüfung: Der ausgewählte Fehlerfall erscheint im oberen Maskenbereich zur Bearbeitung. Ulrich Ulrich Bode Bode Koch, Hans Koch, Hans Koch, Hans Hex, Martin Bode, Ulrich Bode, Ulrich Bereich Koch Hans Bereich Koch Bereich Koch Abt Bode Abt Ulrich Bode Abt Bode Abt Bode Abt Bode White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 46

47 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Die nachstehenden Masken zeigen die P&I LOGA Zeitwirtschaft in der Client/Server-Oberfläche. Diese Sicht steht dem Zeitbeauftragten in der zentralen Personalabteilung für seine tägliche Arbeit zur Verfügung. Zuordnung der zeitwirtschaftlich relevanten Stammdaten zu einem Mitarbeiter: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 47

48 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Entsprechend der Definition des Arbeitszeitmodells eines Mitarbeiters werden die Anwesenheitszeiten ermittelt und den frei definierbaren Arbeitszeitkonten zugeordnet sowie Zuschläge errechnet. Eine Besonderheit ist die automatische Berechnung von Wechselschichtzulagen: Schichtmodelle erkennt P&I LOGA bei einer Kommt-Buchung automatisch. Fehler in der Zeiterfassung und bewertung, die erst nach Monatsabschluss korrigiert werden, führen direkt zur Rückrechnung im Folgemonat. Die Rückrechnungstiefe (d.h. die Anzahl der Monate, die nachträglich korrigiert werden müssen) ist dabei beliebig groß. Monatsübersicht für einen Mitarbeiter: Über den Button Kalendertag (roter Kreis) können alle Details des ausgewählten Tages aufgerufen werden, die für die Tagesbewertung wichtig sind. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 48

49 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Die Statusabfrage informiert jederzeit über aktuell Anwesende, Abwesende, Fehlende sowie alle Kommt-Buchungen. Mit der Notfallübersicht lässt sich im Notfall sofort überblicken, welche Personen noch im Gebäude sind: Buchungsprüfung als Übersicht aller Mitarbeiter, deren Zeitbuchung im definierten Zeitraum einen logischen Fehler aufweist. Im Beispiel fehlt am eine Geht-Buchung: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 49

50 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Per Doppelklick auf die Fehlermeldung öffnet sich der Buchungstag zur weiteren Bearbeitung: Fehlzeitenkalender eines Mitarbeiters: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 50

51 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Fehlzeiten lassen sich erfassen durch Markierung des Zeitraums: Über die rechte Maustaste erscheint die Fehlzeitenerfassungsmaske mit dem zuvor markierten Zeitraum, für den lediglich die Art der Fehlzeit ausgewählt werden muss: Sobald die Fehlzeit gespeichert wurde, zeigt der Kalender diese an: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 51

52 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Die Leistungsstärke und der große Komfort von P&I LOGA werden durch folgendes Beispiel deutlich: Nach Eingabe der Fehlzeit Dienstreise im Umfang von 5 Tagen wird diese im Krankheitsfall des Mitarbeiters nach 3 Tagen vom System automatisch beendet und durch 5 Tage Krankheit im Fehlzeitenkalender ersetzt. Stellt sich nun heraus, dass die Eingabe Krankheit fehlerhaft war und diese erst nach 4 Tagen Dienstreise einsetzte, ist es ausreichend, die Fehlzeit Krankheit einen Tag später beginnen zu lassen. Das System verlängert automatisch die Dienstreise um einen Tag, weil die Information über die ursprüngliche Reisedauer weiterhin vorhanden ist. Möglichkeiten der Zeiterfassung Die Erfassung von Anwesenheitszeiten kann zum einen über das Mitarbeiterportal P&I HCM durch die Mitarbeiter selbst oder über den Vorgesetzten erfolgen. In der Praxis werden üblicherweise elektronische Zeiterfassungsgeräte eingesetzt. Die P&I AG bietet ihren Kunden auch dafür eine eigene Lösung an, ihr mit dem if-award ausgezeichnetes Zeiterfassungsgerät NT54X. Auch Geräte anderer Hersteller können angeschlossen werden, und zwar über eine standardisierte Schnittstelle, ohne die bestehende Gerätelandschaft auszutauschen. Eine weitere Möglichkeit bietet P&I LOGA mit der Telefonzeiterfassung. Dabei genügt es, eine bestimmte Telefonnummer anzurufen. Die empfangende Telefonanlage registriert die aktuelle Zeit des Mitarbeiters, von dessen Telefon der Anruf erfolgt. Zusätzlich lässt sich die Abfrage eines PINs einbauen, um bspw. verschiedene Mitarbeiter zu identifizieren, die sich über ein gemeinsames Telefon anmelden. Nach der PIN-Eingabe startet der Dialog mit dem Zeitwirtschaftssystem zur Abfrage von Zeitinformationen über eine Menüauswahl. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 52

53 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Definition der Zeitmodelle Für die Bewertung der Zeiten ist es erforderlich, Arbeitszeitmodelle, Schichtpläne, Pausenregelungen etc. zu definieren. Diese Steuerungsinformationen werden in der Tabellensteuerung von P&I LOGA konfiguriert, mit bereits über standardmäßig mitgelieferten Zeitmodellen (u.a. feste/flexible Arbeitszeit, Gleitzeit und Schichtmodelle). Auswahl der Steuerungstabellen im linken Explorerbaum zur Definition der Zeitmodelle (im Beispiel die Tabellensteuerung für die Pausenregelung): White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 53

54 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Auf Basis der Zeitdefinitionen werden die Tagesmodelle, Schichten etc. definiert. Die nachfolgende Maske gibt einen Einblick in die Möglichkeiten von P&I LOGA: Ganz wesentlich ist die freie Definition von Arbeitszeitkonten. Durch die individuelle Zuordnung der Zeiten zu unterschiedlichen Konten erhält die Organisation nicht nur Einblick, welche Zeitarten in welchem Umfang angefallen sind, sondern auch die weitere Behandlung der unterschiedlichen Zeitkonten wird damit sichergestellt. Den einzelnen Konten werden, soweit sie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant sind, entsprechende Lohnarten zugeordnet, sodass die Bewertung der Zeiten wunschgemäß erfolgen kann. Die Behandlung von Mehrarbeitszeiten erfolgt in der Regel nicht automatisch. Über das Managementportal P&I HCM kann der zuständige Vorgesetzte die Auszahlung beantragen. Über ein Genehmigungsverfahren wird diese anschließend in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernommen. Die Projekterfassung unterstützt die Zuordnung der Zeiten zu bestimmten Projekten oder Aufträgen. Diese Funktionalität wird insbesondere von Unternehmen aus dem Facility Management zur Ermittlung der Kosten je Objekt eingesetzt. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 54

55 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft Das Verfahren DOPPelte Buchführung In Konten (DOPPIK) erfordert speziell im öffentlichen Dienst eine erhöhte Transparenz der Personalkosten. Organisationen müssen nicht nur die Kosten auf Mitarbeiter-, sondern auch auf Kostenstellen-, Kostenträger- sowie Projektebene analysieren und aufbereiten. Die notwendigen Daten erhalten die Verwaltungen in diesem speziellen Fall bequem über die P&I LOGA Zeitwirtschaft Projektzeiterfassung. Die Projektzeiterfassung ist für alle Branchen nutzbar und bietet die Aufteilung der Arbeitszeiten nach Kriterien wie Projekt, Auftrag, Tätigkeit, Kostenstelle oder Kostenträger. Auch Dienstleistungsunternehmen, wie z.b. Gebäudereiniger, setzen ihr Personal in unterschiedlichen Objekten ein und müssen daher ihre Personalkosten auf die entsprechenden Objekte aufsplitten. Für Mitarbeiter, deren Arbeitszeit prozentual aufgeteilt werden kann, gibt es die Möglichkeit der Planung von Projektzeiten. Für diese Beschäftigten wird die Arbeitszeit zentral geplant, um anschließend Projektzeiten durch die Zeitabrechnung zu generieren. Der Mitarbeiter, Vorgesetzte und/oder Zeitbeauftragte kann diese im Dialog sehen und bei Bedarf verändern. Zudem können aus den erfassten Projektzeiten optional auch Zeitbuchungen für die Zeitabrechnung generiert werden. Mit der Besucherverwaltung erfasst die P&I LOGA Zeitwirtschaft Gäste und erstellt für die gewünschte Dauer einen Besucherausweis. Mit diesem können Besucher auch Zeitdaten erfassen. Die Zutrittskontrolle ist wesentlicher Bestandteil der P&I LOGA Zeitwirtschaft. Damit sind Zutrittsberechtigte befugt, innerhalb bestimmter Zeitintervalle bestimmte Türen zu öffnen. Die Türöffner werden von P&I zur Verfügung gestellt. Alternativ können auch andere handelsübliche Geräte über eine standardisierte Schnittstelle genutzt werden. Busleser BL6X: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 55

56 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Während unter Zeitwirtschaft die Erfassung und Bewertung von Zeiten im Vordergrund standen, geht es bei der Personaleinsatzplanung in erster Linie um den planerischen Ansatz, den Blick in die Zukunft. Dabei wird zwischen Schichtplanung (Dienstplan schichtbasiert) und Tagesplanung (Dienstplan tagesbasiert) unterschieden. Bei der Schichtplanung geht es um die Abbildung unterschiedlicher ggf. rollierender Schichtmodelle, die sich nach einer bestimmten Anzahl von Wochen wiederholen. Bei der Tagesplanung geht es um die Abdeckung eines Personalbedarfes in unterschiedlichen Zeitintervallen eines Tages. In beiden Fällen steht die Bedarfsabdeckung im Vordergrund. Dieser Bedarf an Mitarbeitern mit unterschiedlichen Qualifikationen ist entweder gesetzlich vorgeschrieben, ergibt sich aus Kennzahlen wie z. B. Umsatz (Systemgastronomie) oder der Anzahl von Anrufen (Call-Center). Beide Arten von Planungen sind im Portal P&I HCM integriert, da die Aufstellung und Bearbeitung von Dienstplänen in der Regel dezentral von den Vorgesetzten vorgenommen wird. Insbesondere in dezentralen Standorten (Filialen) oder auch in großen Organisationen ist die Möglichkeit der dezentralen Dienstplangestaltung im Vorgesetzten-Portal sehr wichtig. Bedarfsmodell zur Erfassung von erforderlichen Qualifikationen je Schicht in der schichtbasierten Dienstplanung: Hans Koch Koch Hans, Koch Koc h White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 56

57 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Fehlzeiten werden bei der Schichtplanung ebenso berücksichtigt. Dabei können bestimmte regelmäßig wiederkehrende Fehlzeiten, wie zum Beispiel Berufsschulzeiten, automatisch generiert werden. Eine Besonderheit des Systems stellt die Personal-Ausleihe dar. Ein Mitarbeiter kann für ein bestimmtes Zeitintervall an eine andere Organisationseinheit ausgeliehen werden. Infolgedessen hat der Vorgesetzte der ausleihenden Einheit in diesem Zeitintervall das Recht, diesen Mitarbeiter einzuteilen. Er ist aber beispielsweise nicht berechtigt, Urlaub zu genehmigen. Koch Hans,Koch Koc h Häufig werden auch Schichten zwischen Mitarbeitern getauscht. Dazu steht im System eine Tauschbörse zur Verfügung. Mitarbeiter tragen im Mitarbeiterportal den Tauschwunsch ein. Tauschwillige Kollegen geben die Bereitschaft bekannt und der Vorgesetzte genehmigt schließlich einen Tausch, soweit arbeitszeitrechtliche Bestimmungen dadurch nicht verletzt werden. Dieses Verfahren wird als Antragsverfahren mit entsprechender Workflow-Definition im System hinterlegt. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 57

58 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Im schichtbasierten Dienstplan werden die Schichten - ggf. gemäß der rollierenden Regeln - ausgerollt. Detailansicht eines Mitarbeiters durch Markierung des Namens: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 58

59 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Zur Darstellung des Einsatzplanes stehen je nach Bedarf zahlreiche Optionen zur Auswahl: Zeitraum: Die variable Auswahl der Intervalle reicht von einem kompletten Monat über ganze sowie angebrochene Wochen bis hin zu frei definierbaren eigenen Perioden, um möglichst fließende Monatsübergänge zu realisieren. Zeilenanzeige: Die optionale Komprimierung auf eine Zeile erhöht die Transparenz und Übersichtlichkeit, insbesondere bei sehr großem Personalbestand. Anzahl der Planungseinheiten: Der Personalplaner kann frei entscheiden, wie viele seiner Planungseinheiten angezeigt werden sollen. Mit einer parallelen Planung lassen sich schnell Ersatzkräfte finden, die über die Funktion Ausleihe bei einer anderen Einheit entliehen werden. Personaleinteilung: Auch Mitarbeiter aus verschiedenen Planungseinheiten können innerhalb einer Ansicht bequem bearbeitet werden. Schichtdefinition mit Kürzeln: Der Anwender kann die benötigten Schichtzeiten beliebig definieren und bezeichnen, sowie mit individuellen Kürzeln versehen. Im unteren Bereich des Dienstplanes wird in einem Reiter der exakt benötigte Bedarf je Planungseinheit und -zeitraum abgebildet. Der weitere Reiter Meldungen beinhaltet dazu alle Warnhinweise, die bspw. bei Überschreiten der zulässigen Arbeitszeit sowie der Verletzung anderer Gesetze/Regelungen (Jugendschutz, Mutterschutz etc.), automatisch erscheinen. Per Doppelklick gelangt der Planer in Sekundenschnelle direkt zu der Ursache der Fehlermeldung im Einsatzplan und kann entsprechende Maßnahmen ergreifen. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 59

60 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Bei der tagesbasierten Dienstplangestaltung muss zunächst der Bedarf je vorgegebenem Zeitintervall ermittelt werden. Dabei können Kriterien wie Öffnungszeiten oder evtl. Extrazeiten (Einsatzzeiten für Vor-/Nachbereitung, Anlieferung sowie Lagerarbeit) hinterlegt werden. Der tägliche Mitarbeiterbedarf wird i.d.r. umsatzabhängig nach Qualifikationen kalkuliert: Für minutengenaue Intervalle wird die benötigte Personalmenge für alle Abteilungen hinterlegt. Die Zeitspannen lassen sich dabei beliebig verändern. In Einzelhandelsfilialen kann dies bedeuten, dass bspw. im Verkauf morgens zwei, abends jedoch fünf Kräfte benötigt werden. Individuell notwendiger Bedarf pro Organisationseinheit Verkauf : Das Beispiel erfasst den Personalbedarf je Organisationseinheit in Abhängigkeit vom Umsatz sowie den täglichen Öffnungszeiten. In der nachstehenden Maske wird nun die Verfügbarkeit je Mitarbeiter hinterlegt. Dies ist bei Aushilfskräften mit Arbeitsverträgen ohne feste Arbeitszeiten eine Voraussetzung für die automatische Errechnung eines Dienstplanes: Koch Schmitt White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 60

61 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Maske zur Erfassung der Qualifikationen/Fähigkeiten der Mitarbeiter: Hierbei wird unterschieden, in welchem Maße die Anforderungen je Qualifikation/Fähigkeit erfüllt sind: Für die automatische Berechnung des Dienstplanes ist die Einhaltung bestimmter Regeln wichtig. Diese Regeln werden standardmäßig mit der P&I PEP unterstützt, können aber individuell an Kundenanfordernisse angepasst und erweitert werden. Daneben sind alle Richtlinien flexibel auf den LOGA-Ebenen steuerbar, bspw. auf Mandanten-, Länder- oder Personengruppenebene. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 61

62 4.4 Zeitwirtschaft mit Personaleinsatzplanung Personaleinsatzplanung Integrierte Standardregeln: Beispiel: tagesbasierter Dienstplan einer Einzelhandelsfiliale, inklusive Bedarfsanzeige sowie Pausenzeiten Nach der automatischen Errechnung des Dienstplanes kann dieser manuell überarbeitet werden. Einen besonderen Mehrwert der tagesbasierten Einsatzplanung stellt das Geo- Tagging dar. Per Scout-Abfrage können alle Mitarbeiter gefiltert werden, die regional am nächsten zu der jeweiligen Arbeitsstätte wohnen und dadurch schnell zur Verfügung stehen. Mit dieser Option ist die zeitnahe und flexible Reaktion auf kurzfristig auftretende Gegebenheiten, wie z.b. eine plötzliche Krankheit, möglich und erleichtert die entsprechend rasche Umplanung. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 62

63 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Genereller Überblick 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Genereller Überblick Die Lohn- und Gehaltsabrechnung, kurz Payroll genannt, ist das Herzstück von P&I LOGA. Dieses Modul bezieht seine Daten aus vielen anderen Modulen von P&I LOGA. So fließen bspw. die Zeitwirtschaftsdaten mit ein, falls sie zur Bruttolohnermittlung benötigt werden. Die zur Bezahlung freigegebenen Mehrarbeiten führen zur Auszahlung. Bezahlte Krankheitszeiten werden im Hinblick auf den Ablauf des Lohnfortzahlungszeitraums geprüft. Gestattete Reisekosten können über die Payroll ausgezahlt werden. Zudem werden die Reisespesen, die als geldwerte Vorteile versteuert werden müssen, in der monatlichen Lohnsteuerberechnung berücksichtigt. Zusätzlich zu den Daten anderer P&I LOGA Module fließen mitunter auch Daten aus anderen Vorsystemen des Anwenders in die Payroll, wie z.b. komplexe Vorbruttosysteme aus der produzierenden Wirtschaft mit Stückakkord. Für diese Datenübernahmen bietet P&I LOGA eine standardisierte Datenimportschnittstelle. Nach Durchführung der monatlichen Abrechnung werden die Daten an die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung weitergeleitet. Kontierungsmerkmale der unterschiedlichen, frei definierbaren Personalkostenarten werden dabei in P&I LOGA hinterlegt, um sicherzustellen, dass die Datensätze in der jeweiligen Finanzbuchhaltung korrekt verbucht werden. Mehr als 200 verschiedene Finanzbuchhaltungssysteme wurden bisher an P&I LOGA angebunden. Besonders häufig wird die Finanzbuchhaltung der SAP integriert. Die dafür erforderlichen ABAPs werden von P&I zur Verfügung gestellt. Die standardisierten Schnittstellen DEÜV, IKS (Krankenkassen-Kommunikation), Banken-Clearing (DTAUS, DTAZV, SEPA), Datenübermittlung ELSTER, Datenübermittlung ELENA etc. werden automatisch bedient. Elektronische Meldungen von Entgeltersatzleistungen sind mit P&I LOGA professionell umsetzbar. Die vertraulichen Mitarbeiterdaten werden gemäß den allerhöchsten Datenschutzstandards sicher an die Sozialversicherer übertragen. Ob automatisch oder manuell erzeugte Bescheinigungen, P&I LOGA bietet Transparenz aller Datensätze und ermöglicht schnelle und reibungslose digitale Meldungen. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 63

64 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Genereller Überblick Die Ergebnisse der monatlichen Payroll werden auch in der P&I LOGA Personalkostenplanung genutzt. Dieses Modul verwendet die Rechenwerke zur Hochrechnung der Personalkosten für zukünftige Perioden mit entsprechenden Veränderungen bestimmter Parameter (Beitragsbemessungsgrenzen, Tarife, etc.). Alle für die korrekte Durchführung der Brutto- und Nettoberechnung erforderlichen Informationen und Regeln sind in den Lohnartentabellen hinterlegt. Bei der Definition der einzelnen Lohnarten können die komplexesten Tatbestände abgebildet werden, wie zum Beispiel die Generierung von Folgelohnarten, Ermittlung von Durchschnitten, Vergleichsrechnungen, Zulagen- und Zuschlagsermittlung, Behandlung von aufzehrbaren Zulagen etc. Der Tarifvertrag über das Entgelt- Rahmenabkommen ERA-TV der Metall- und Elektroindustrie ist ebenfalls abbildbar. Einzelne Definitionen der Steuerungstabellen und Tarife lassen sich beliebig auf den P&I LOGA Ebenen anlegen: Installationsebene Länderebene (Deutschland, Österreich, Schweiz, Spanien, Slowakei etc.) Mandantengruppenebene Mandantenebene Abrechnungskreisebene. Die Vielzahl der Ebenen ist erforderlich, wenn das System für große international tätige Kunden oder in Rechenzentren eingesetzt wird. Im Normalfall wird eine Installation auf drei Ebenen genutzt: Installation Mandant Abrechnungskreis. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 64

65 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Genereller Überblick Eine Lohnartensteuerung auf Mandantenebene gilt demnach für alle Mitarbeiter der Abrechnungskreise, die diesem Mandanten zugeordnet sind. Üblicherweise werden Tarife auf Mandantenebene hinterlegt, da unterschiedliche Mandanten verschiedene Tarife haben können. Beitragsbemessungsgrenzen werden auf der Installationsebene hinterlegt, sofern alle Mandanten in Deutschland ansässig sind. Besonderheiten, die nur bei einem Abrechnungskreis (z. B. außertarifliche Mitarbeiter) vorkommen, werden auch bei diesem hinterlegt. Das System sucht nun bei der Verarbeitung einer Lohnart die Ebenen von unten nach oben ab, bis es die entsprechenden Parameter auf einer der Ebenen gefunden hat. Dieses Verfahren erleichtert die Arbeit der Systembetreuung, da keine Tabellen und Tarife doppelt oder mehrfach gepflegt werden müssen. Wesentlicher Bestandteil der Abrechnung ist zum einen die Pfändungsrechnung (Unterscheidung zwischen Unterhalts- und Sachpfändung sowie Abtretung, Aufrechnung und Verbraucherinsolvenz), zum anderen die Abbildung der jeweiligen Altersteilzeitregelungen, Krankengeld- und Mutterschaftszuschussberechnung sowie die Kurzarbeitergeldabrechnung. Die monatliche Verdienstabrechnung für einzelne Mitarbeiter kann archiviert, ausgedruckt und anschließend verteilt werden. Alternativ dazu kann sich jeder Mitarbeiter mit Zugang zum Mitarbeiterportal seine persönliche Abrechnung in P&I HCM ansehen und auf Wunsch ausdrucken. Leiter dezentraler Einheiten haben die Möglichkeit, die Gehaltstabrechnungen ihrer Mitarbeiter dezentral auszudrucken und zu verteilen. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 65

66 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Genereller Überblick Beispiel einer Verdienstabrechnung (pdf-format): Elke Bachmann White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 66

67 4.5. Lohn- und Gehaltsabrechnung Einzelabrechnung Einzelabrechnung Ein Lohnsachbearbeiter kann jeden Mitarbeiter, gemäß seiner Zugriffsrechte, jederzeit einzeln abrechnen. Diese Abrechnung ist identisch mit der Gesamtabrechnung aller Mitarbeiter zum jeweiligen Stichtag. Zudem lassen sich Änderungen vornehmen und die Abrechnung beliebig oft wiederholen. Dabei werden die Daten in der Datenbank jedes Mal durch die aktuellen ersetzt. Erst nach Durchlauf und Freigabe der Gesamtabrechnung sind die Ergebnisse durch eine erneute Wiederholung der Abrechnung nicht mehr änderbar. Nachträgliche Änderungen sind dann nur noch über Vormonatskorrekturen (Rückrechnungen) möglich. Einzelabrechnungen sind somit keine Probeabrechnungen, sondern echte Abrechnungen, die am Ende schließlich abgeschlossen werden. Es ist auch möglich, in einem kleinen Abrechnungskreis, wie z. B. beim Vorstand oder bei der Geschäftsführung, je Mitglied eine Einzelabrechnung zu starten. Am Ende des Monats wird daher keine Gesamtabrechnung mehr benötigt. Das nachfolgende Bild zeigt die Personalstammdatenmaske. Im Kontextmenü wird die Abrechnung gestartet: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 67

68 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Rückrechnung Rückrechnung Jede Veränderung von Personalstamm- oder Bewegungsdaten eines Mitarbeiters mit einem Gültig-ab-Datum, das in einem Zeitraum vor der letzten abgeschlossenen monatlichen Gesamtabrechnung liegt, führt automatisch zu einer Neuberechnung der Monatsabrechnung, in dem das Gültig-ab-Datum liegt. Diese Neuberechnung wird in dem Augenblick ausgelöst, in dem die Abrechnung für den Mitarbeiter für den aktuellen Monat gestartet wird. Dabei ist es unerheblich, ob die Abrechnung als Einzelabrechnung oder im Rahmen der Gesamtabrechnung erfolgt. Die Abrechnung des von der rückwirkenden Korrektur betroffenen Monats wird vollständig mit den aktualisierten Daten neu durchgeführt, es werden die Differenzen zur ursprünglichen Abrechnung je Lohnart ermittelt. Die Differenz zum Auszahlungsbetrag wird in die Abrechnung des aktuellen Monats übernommen, wobei der Änderungszeitpunkt nicht unbedingt den Vormonat betreffen muss. Aufgrund der historischen Datenhaltung in P&I LOGA kann der Korrekturmonat beliebig weit in der Vergangenheit liegen. In diesem Fall werden alle Monate zwischen dem Korrekturmonat und dem aktuellen Monat neu aufgerollt. Eventuelle Auszahlungsdifferenzen in den einzelnen dazwischen liegenden Monaten werden ebenfalls in der Verdienstabrechnung des aktuellen Monats nachgewiesen. Zur Sicherstellung der Transparenz beim Mitarbeiter wird je korrigiertem Monat eine Verdienstabrechnung erstellt, die in der Spalte Jahreswerte die Differenz zur ursprünglichen Abrechnung ausweist. Der Anstoß für eine Rückrechnung muss nicht immer durch rückwirkende Veränderungen persönlicher Daten erfolgen. Eine rückwirkende Veränderung von Tabelleneinträgen, wie zum Beispiel die Veränderung einer Tariftabelle, führt gleichermaßen zu einer Rückrechnung, jedoch nur bei denjenigen Mitarbeitern, die von dieser Veränderung betroffen sind. Das System sucht diese automatisch heraus und setzt bei ihnen den Hinweis, dass sie bei der nächsten Abrechnung eine Rückrechnung erhalten. Natürlich kann auch eine generelle Rückrechnung für alle Mitarbeiter gestartet werden. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 68

69 4.5. Lohn- und Gehaltsabrechnung Abrechnungsanalyse Abrechnungsanalyse Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern ist ein äußerst komplexer Prozess. Lohnsteuerermittlung, Vermögensbildung, DEÜV-Meldung, Zeitwirtschaftsabrechnung, Krankengeldbescheinigung - dies sind nur einige der vielen Punkte, die in das Gesamtergebnis einer Personalabrechnung einfließen. P&I LOGA Analyse verdeutlicht, wie sich die einzelnen Beträge zusammensetzen und sorgt für eine schnelle, transparente und klar verständliche Aufbereitung der Ergebnisse ein wichtiges Informations-Werkzeug, um Abrechnungsprozesse einzelfallbezogen einfach und Schritt für Schritt rückwärts zu analysieren. Aufruf und Start der Erweiterten Abrechnungsanalyse über das Kontextmenü: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 69

70 4.5. Lohn- und Gehaltsabrechnung Abrechnungsanalyse Das System rechnet ab und speichert alle Zwischenergebnisse in einem Protokoll, welches aus unterschiedlichen Sichten betrachtet werden kann: Experte (P&I Berater), Sachbearbeiter und Systemadministrator: Auf dem voreingestellten Informationslevel Sachbearbeiter wird anschaulich und verständlich dargestellt, wie das System die einzelnen Lohnarten errechnet hat, z.b. bei einem bestimmten Tarif oder einer Sonderzahlung, für eine vertiefte Einsicht in komplexe Tarifwerke und gesetzliche Sachverhalte: Analyseergebnis: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 70

71 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Abrechnungsanalyse Auf der linken Seite des Dokumentes befindet sich der Navigationsbaum, mit dem der Anwender bequem durch das Dokument geführt wird. Durch Anklicken eines Themas werden die entsprechenden Details dazu auf der rechten Seite angezeigt. Jede Lohnart wird strukturiert aufbereitet und in ihren Steuerungen erklärt. Aufruf via Navigation über Verdienstabrechnung: Die alternative Möglichkeit der Analyse über den selektiven Abrechnungsdialog im Kontextmenü jeder Personendatenmaske: Dabei wird eine besondere Form der pdf-druckaufbereitung aktiviert. Die zu analysierenden Sachverhalte (in der Regel Lohnarten) sind direkt in der Verdienstabrechnung über Links (roter Kreis) zu erreichen. Die gewünschten Informationen erscheinen anschließend in einem separaten Browser-Fenster. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 71

72 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Lohnkonto Lohnkonto Das System bietet zahlreiche Standardauswertungen an und ermöglicht zudem individuell definierbare Analysen mit dem modulübergreifenden Auswertungsgenerator. Auf vielfachen Kundenwunsch steht auch ein Lohnkonto zur Verfügung, das auf Knopfdruck schnell den Überblick über die wesentlichen Eckdaten der Lohnabrechnung in einem Kalenderjahr bietet: White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 72

73 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Bescheinigungswesen Bescheinigungswesen Eine wesentliche Vereinfachung der Personalarbeit wird mit dem automatisierten Bescheinigungswesen erreicht. Im System ist eine Reihe von Bescheinigungen hinterlegt, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften einheitlich im Aufbau sind. P&I LOGA Online-Hilfe aller verfügbaren Bescheinigungen: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 73

74 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Bescheinigungswesen Die Generierung einer Bescheinigung ist je nach Gestaltung der Arbeitsprozesse auf unterschiedliche Weise möglich. Möglichkeit zum Anlegen einer Bescheinigung über das Kontextmenü einer Personalverwaltungsmaske. Aufruf der Auswahlmaske: Diese Maske ermöglicht die Erstellung aller im System hinterlegten Standardauswertungen. Im Beispiel wird die Arbeitsbescheinigung 312 SGB aus der Gruppe Bescheinigungen gewählt. Das System generiert anschließend diese Bescheinigung für den ausgewählten Mitarbeiter. Auszug aus der gewählten Bescheinigung: White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 74

75 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) Die Präventionsvorschrift des 84 Abs. 2 SGB IX verpflichtet alle Arbeitgeber zum betrieblichen bzw. behördlichen Eingliederungsmanagement (BEM), wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres mehr als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines BEM gibt, fordert der Gesetzgeber die Anwendung im jeweiligen Einzelfall. Mehrere Gerichte (unter anderem Bundesarbeitsgericht - Urteil vom Aktenzeichen 2 AZR 400/08) urteilten bereits, dass eine krankheitsbedingte Kündigung ohne vorheriges BEM als unverhältnismäßig und sozialwidrig gilt. Die P&I AG hat in intensiver Zusammenarbeit mit ausgesuchten eigenständigen Kunden bzw. kommunalen Dienstleistungsunternehmen sowie einem internen Expertenkreis das Modul P&I LOGA Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) entwickelt. Insgesamt wurden somit direkt und indirekt die Belange von mehr als 500 öffentlichen Arbeitgebern bei der Erstellung des Lastenheftes berücksichtigt. Neben der vollständigen und lückenlosen Falldokumentation bietet das Modul die automatische Ermittlung aller für BEM-Maßnahmen in Frage kommenden Mitarbeiter sowie die Möglichkeit fundierter Auswertungen und Analysen. Einer maximalen Verfahrens-, Berechtigungs- und Zugriffssicherheit wurde ebenso größte Aufmerksamkeit geschenkt. Es erfüllt alle Anforderungen, die durch Rechtsprechung inzwischen an Arbeitgeber in arbeitsrechtlichen Personalangelegenheiten gestellt werden. Fehlzeitenermittlung Für die Identifikation der in Frage kommenden Arbeitnehmer erstellt P&I LOGA automatisch eine Liste mit verschiedenen Sortierungsoptionen, wie bspw. nach Name, Organisationseinheit oder Kostenstelle. Folgende Details werden dabei von P&I LOGA maschinell ermittelt und können alternativ manuell eingegeben bzw. ergänzt werden: Grund (bspw. automatische Ermittlung, Meldung durch den Betriebsrat, etc.) Zeitpunkt/-rahmen interne/externe Maßnahme Ziel und Status der einzelnen Maßnahmen beteiligte Institutionen/Personen White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 75

76 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) Kosten und Budget. Für jeden BEM-Vorgang lassen sich alle relevanten Details zu den beteiligten Stellen sowie den genauen Kosten und Förderungsbeträgen eingeben. Dabei bietet P&I LOGA in den vorbelegten Feldern auch hier lediglich Beispiele an, die anwenderspezifisch ergänzt werden können. Für ein übersichtliches Gesundheitsmanagement sind unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten möglich. So lassen sich mit dem Auswertungsgenerator Scout bspw. die Gesamtkosten aller BEM-Vorgänge untersuchen. Auch alle Einrichtungen und Ämter, die an den Vorgängen beteiligt sind, können für fundierte Statistiken aufgelistet werden. BEM-Maske eines ausgewählten Mitarbeiters: Alle Details können manuell bearbeitet werden. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 76

77 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung P&I LOGA Navigator P&I LOGA Navigator Das P&I LOGA Modul Navigator bietet eine komfortable Unterstützung bei der monatlichen Abrechnung der Mitarbeiter, da die Abarbeitung einer manuellen Checkliste entfällt. Ein übersichtlicher Ablaufplan gestaltet den gesamten Abrechnungslauf mit allen erforderlichen Schritten transparenter für den Sachbearbeiter und zeigt alle notwendigen Aktionen an. Dadurch kann kein Step übersprungen werden, nachdem er erledigt ist. Der Navigator wird direkt aus P&I LOGA Menü heraus gestartet und bietet eine Übersicht je Mandant und Abrechnungskreis sowie nach einzelnen fachlichen Arbeitsschritten: White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 77

78 4.5 Lohn- und Gehaltsabrechnung P&I LOGA Navigator Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll 4.6 Personalkostenplanung Die Komplettsicht des Navigators listet alle relevanten Aktionen auf und dient der schnellen Statusübersicht. Durch Doppelklick auf eine beliebige Aktion erfolgt der selektive Start der Auswertung. Hierbei werden alle erforderlichen Aktionen für jeden Abrechnungslauf angezeigt inklusive einer aktuellen Statusübersicht. Eine Ampelfunktion zeigt an, in welchem Status sich diese Funktion gerade befindet, also ob sie bereits bearbeitet wurde oder noch Fehler enthält. Dabei unterscheidet das System zwischen 4 Statusfarben: Grau: Aktion wurde nicht durchgeführt Rot: Aktion wurde fehlerhaft durchgeführt Gelb: Aktion wurde mit Warnungen durchgeführt Grün: Aktion wurde erfolgreich durchgeführt Vorteile im Überblick: transparenter & übersichtlicher Ablaufplan Zusammenfassung aller einzelnen Vorgänge eines Abrechnungslaufes zu Aktionen automatische Listenbearbeitung Minimierung der Fehlerquote Statusübersicht mit Ampelfunktion hoher Benutzerkomfort Weitere Funktionalitäten der P&I LOGA Payroll An dieser Stelle soll darauf verzichtet werden, einen weiteren Einblick in dieses mächtige Instrument der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu geben. Erwähnt werden sollten jedoch an dieser Stelle noch die Tarifautomatik, Netto-Brutto- Hochrechnung, Fehlzeitenüberwachung, Baulohn und Kurzarbeitergeldabrechnung. 4.6 Personalkostenplanung Die Personalkostenplanung (Budgetierung) unterstützt die Organisation bei der Aufstellung des Budgets für Personalkosten. Da viele Unternehmen die Kostenplanung als Top-Down-Verfahren oder Bottom-Up-Verfahren organisiert haben, wird auch die dezentrale Personalkostenplanung auf Vorgesetztenebene unterstützt. Der Vorgesetzte kann entweder Vorschläge einreichen, die ggf. am Ende des Gesamt-Planungsprozesses genehmigt werden, oder er erhält ein Budget zur Aufteilung der Personalkosten seiner Organisationseinheit auf Mitarbeiterebene. P&I LOGA unterstützt beide Planungsvarianten. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 78

79 4.6. Personalkostenplanung Sowohl die Lohn- und Gehaltsabrechnung als auch der Stellenplan werden in P&I LOGA berücksichtigt. Deshalb empfiehlt es sich, für eine exakte Personalkostenplanung das Modul Stellen-/Organisationsplan zu aktivieren, um diesem alle Mitarbeiter zuzuordnen. Basis für die Budgetierung ist die Personalkostenhochrechnung. Der gesamte vorhandene Personalbestand wird für den Planungszeitraum hochgerechnet, indem mit den aktuellen Mitarbeiterdaten für alle Monate des Planungszeitraums eine Lohn- und Gehaltsabrechnung durchgeführt wird. Tariflich festgelegte, automatische Stufensteigerungen sind dabei genauso berücksichtigt wie Ein- und Austrittsdaten. Zudem lassen sich Veränderungsparameter (z.b. Prozentsätze für eine Lohnerhöhung ab einem bestimmten Zeitpunkt, voraussichtliche Beitragsbemessungsgrenzen im neuen Kalenderjahr etc.) einstellen. Damit können unterschiedliche Planungsvarianten erzeugt werden, um diese zielgerichtet miteinander zu vergleichen. Falls die Besetzung freier Stellen innerhalb des Planungszeitraumes vorgesehen ist, werden diese Kosten zusätzlich zu den aktuellen Personalkosten kalkuliert, durch Hinzufügen einer Referenzperson als Berechnungsgrundlage. Mit dem P&I Kostenplanung Analysetool stellt P&I ein Add-on zu Personalkostenplanung bereit, das Abweichungen zwischen der Personalkostenplanung und den Abrechnungswerten, aber auch zwischen verschiedenen Hochrechnungsvarianten erleichtert. Auf Lohnartenbasis werden Abweichungen zwischen Hochrechnung und Abrechnung in monatlicher Betrachtung durchgeführt. Hierbei wird die Einzel-Lohnarten-Datei (ELAD) mit der Plan-Einzel-Lohnarten-Datei (ELADP) verglichen. P&I bietet hier drei verschiedene Möglichkeiten der Analyse: 1. Soll/Ist für einen gleichen Monat 2. Soll-Variante 1/Soll-Variante 2 für den gleichen Monat 3. Soll-Variante 1/Soll-Variante 1 zweier verschiedener Monate. Aus den Informationen aus ELADP/ELAD und der Analyse-Basistabelle können die Differenzen und die von P&I definierten rund 15 Abweichungsgründe ermittelt werden. Die Differenzanalyse kann direkt aus dem neuen Explorer für Mandanten, Abrechnungskreise, Kostenstellen, Kostenträger oder Organisationseinheiten gestartet werden. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 79

80 4.6 Personalkostenplanung Ergebnisse einer Planungsvariante pro Organisationseinheit in P&I HCM (Beispiel der Personalkosten für das Team Koch): Team Koch Kosten einer Stelle aus dem Team Koch, die mit 50% besetzt ist: Team Koch Bereich Koch White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 80

81 4.6 Personalkostenplanung Das Mitarbeiter- und Vorgesetzten-Portal bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, das Planungsszenario zu verändern und unterschiedlichste Planungsalternativen aufzustellen. Bei einer zentralen Planung geschieht dies in der Regel durch den Sachbearbeiter in der Client/Server Ansicht. Gesamtkosten eines Unternehmens mit etwa 230 Mitarbeitern in der Organisationssicht, mit dem Gesamtunternehmen im linken Explorerbaum: Bereich Koch Kosten einer ausgewählten Organisationseinheit (im Beispiel der Bereich ADMIN): Bereich Koch White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 81

82 4.6 Personalkostenplanung Die Hochrechnungsergebnisse können durch Bearbeitung der persönlichen Daten verändert werden (z.b. Reduzierung der wöchentlichen Arbeitszeit). Um nicht alle Mitarbeiter erneut hochrechnen zu müssen, kann eine einzelne Hochrechnung durchgeführt werden. Kosten einer ausgewählten Mitarbeiterin mit Kontextmenü zur Einzelhochrechnung: Eine weitere Hochrechnungsmethode stellt der Schätzlauf dar. Dabei wird ein fester Monat als Referenzwert für die übrigen Monate herangezogen. Das vereinfacht das Verfahren, zumal das Ergebnis einer exakten Hochrechnung den tatsächlichen Kosten nicht unbedingt näher kommen muss. Ungeplante Fluktuation, längere Krankheiten, Mutterschutz etc. können auch bei den exaktesten und aufwendigsten Planungsmethoden nicht vorhergesehen werden. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 82

83 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung Das Modul ist mit allen Funktionalitäten und Daten von P&I LOGA/HCM verknüpft, sodass Weiterbildungsmaßnahmen effizient und professionell gesteuert werden können. Neben der klassischen Seminarverwaltung, also dem Katalog aller angebotenen Seminare, beinhaltet es die gesamte Organisation mit Referenten-, Raum- und Hilfsmittelplanung, den Anmeldeprozess und die Durchführung der Seminare sowie die abschließende Beurteilung. Sowohl Personalstamm- als auch Stellenplandaten sind in die Seminarverwaltung integriert. Aus dem im Organisations- und Stellenplan hinterlegten Anforderungsprofil mit allen notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten ergeben sich ggf. bei einem Abgleich mit den vorhandenen Fähigkeiten im Mitarbeiterprofil Defizite und somit ein Personalentwicklungsbedarf. Passend dazu wird ein Seminarangebot erstellt mit exakter Definition der erforderlichen Qualifikation oder Fähigkeit, die nach erfolgreicher Teilnahme erlangt wird. So entsteht eine Liste aller Seminare, die eventuelle Defizite ausgleichen können. Qualifikationsprofil im P&I LOGA Stellenplan: Nach Auswahl einer Stelle werden durch rechten Mausklick die Qualifikationen angezeigt, die vom Stelleninhaber erwartet werden. Dabei werden Qualifikationsgruppe, Qualifikationsart, Wert und Gewichtung dargestellt. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 83

84 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung Ein Profilabgleich zwischen Mitarbeiterprofil und Stellenanforderungsprofil ermittelt im Beispiel eine Gesamteignung von 61 %: Im Rahmen der Aufstellung des konkreten Seminarangebotes für die kommende Planungsperiode kann neben der Art des Seminars auch die Häufigkeit der Veranstaltung geplant werden: Anlegen eines Seminars in P&I LOGA mit detaillierten Daten: White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 84

85 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung Weitere Angabemöglichkeit zur Organisation der Weiterbildung (Beispiel: Veranstalter): Anmeldungsübersicht für ein ausgewähltes Seminar mit der Möglichkeit zur Erstellung von Serienbriefen (z.b. für die Anmeldungs- /Teilnahmebestätigung): White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 85

86 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung Mit diesem Seminarkatalog kann ein Vorgesetzter im Management-Portal P&I HCM seine Mitarbeiter gezielt für die jeweiligen Termine anmelden und gleichzeitig das Schulungsbudget überwachen. Über den individuell gestaltbaren Workflow wird diese Anmeldung ggf. zur Genehmigung durch die Seminarorganisation geleitet, die die Anmeldebestätigung anschließend als automatisch erzeugte Mail an den Teilnehmer sendet. Seminarkatalog im Mitarbeiterportal HCM: Hans Koch Koch Auswahl der Mitarbeiter durch den Vorgesetzten: White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 86

87 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung Alternativ dazu können sich Mitarbeiter auch selbstständig über das Mitarbeiter- Portal P&I HCM anmelden. Der hinterlegte Workflow läuft dabei üblicherweise über den Vorgesetzten. Im Rahmen dieses Self-Services erfolgt optional auch die abschließende Beurteilung der Weiterbildung durch den Teilnehmer. Anmelde- und Teilnehmerlisten werden vom System automatisch generiert, sodass die zuständige Abteilung jederzeit einen Überblick über den Anmeldestatus der Mitarbeiter oder vorhandene Wartelisten hat. Aus diesen Anmeldelisten können komfortabel Serienbriefe bzw. Serien- s erstellt und versendet werden, die dabei automatisch in das P&I LOGA-Verzeichnis übernommen werden. Übersicht aller angemeldeten Mitarbeiter: Meier Neben der Beurteilung einer Weiterbildungsmaßnahme werden zudem auch die erworbenen Qualifikationen automatisch in das Mitarbeiterprofil übertragen und stehen dem Vorgesetzten zur Verfügung. Nach erfolgreichem Schulungsbesuch kann der Seminarleiter oder der Vorgesetze die erworbenen Kenntnisse des Teilnehmers beurteilen und somit das Mitarbeiterprofil aktualisieren. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 87

88 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung Beispiel: Der Stelleninhaber besteht das Seminar mit 75 %: Hans, Peter, storniert Nach automatischer Übernahme dieses Ergebnisses in das Qualifikationsprofil des Mitarbeiters sind die im Seminar D1 erworbenen Fähigkeiten in den Personalstammdaten ab Januar 2011 hinterlegt: White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 88

89 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung P&I LOGA Auszubildendenverwaltung Die Administration von Ausbildungsberufen und -jahrgängen ist eine komplexe und zeitintensive Aufgabe. Es gilt, neben der Dauer auch Inhalt, betriebliche Auslastungen und Kapazitäten sowie kurzfristig notwendige Änderungen zu koordinieren, damit die Voraussetzungen für reibungslose Unternehmens- und erfolgreiche Ausbildungsabläufe stimmen. Die Auszubildendenverwaltung ist in das P&I LOGA Personalmanagement implementiert und unterstützt Unternehmen dabei, ihre eigenen Auszubildenden im Sinne einer Ausbildungskontrolle zu erfassen und zu verwalten. Das System vereinfacht und verkürzt die Planung, liefert stets aktuelle Informationen und schafft Transparenz. Im P&I LOGA Personalstamm werden alle wesentlichen Daten im Ausbildungsvertrag hinterlegt. Durch die Integration des Moduls in die P&I LOGA-Umgebung ist es möglich, genaue Daten der Auszubildenden wie u.a. Vertrags- und Gehaltsdaten Probezeitdaten Laufbahndaten (z.b. schulischer Abschluss, Vortätigkeiten) Daten zur arbeitsmedizinischen Untersuchung geforderte Qualifikationen und Abgleich gegen die persönlichen Werte zu verwalten und bequem über den P&I LOGA Auswertungsgenerator gemeinsam auszuwerten. In modular aufgebauten Ausbildungsplänen werden unterschiedliche Ausbildungsstrukturen mit zeitlichem Ablauf sowie variabler Zuordnung festgelegt. Der genaue Ablauf der Lehre ist dabei gegliedert nach den individuell definierbaren Ausbildungsblöcken Berufsschule und Praxis. In der Definition des Ausbildungsrahmenplans besteht die Möglichkeit einer ersten Typisierung. Hier können beispielsweise die Schlüssel der Ausbildungsberufe aus den Merkmalen zur Berufsbildungsstatistik des Statistischen Bundesamtes zugeordnet sein: White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 89

90 4.7 Personalentwicklung mit Seminar- und Auszubildendenverwaltung Typisierung und Definition eines Ausbildungsberufes: Bei der automatischen Generierung des Ausbildungsrahmenplans werden alle definierten und relevanten Daten berücksichtigt. Das System ordnet alle definierten Blöcke über die gesamte Ausbildungsdauer in ihrer zeitlichen Abfolge an. Auf dieser Grundlage erstellt P&I LOGA pro Lehrling einen Ausbildungskalender. Als Tages-, Monats- oder Jahresansicht bietet er eine klare Übersicht aller Termine zur beruflichen und schulischen Ausbildung inklusive Ausbildungsort, Ansprechpartner, Abteilung und relevanten Kontaktdaten. Sowohl Monats- als auch Jahreskalender können ausgedruckt werden. Jährlicher Ausbildungskalender: Pro Auszubildendem wird ein Kalender erstellt, der manuell über das Kontextmenü bearbeitet werden kann: Zur übersichtlicheren Darstellung sind die unterschiedlichen Blöcke farblich differenziert (rot = Berufsschule, grün = Praxis) sowie alle gesetzlichen Feiertage (z.b. Tag der dt. Einheit DeuE ) automatisch berücksichtigt. Einzelne Abschnitte, wie Organisationseinheit oder Betriebsstätte, lassen sich ebenfalls manuell bearbeiten und Termine bequem hinzufügen. White Paper P&I LOGA, 11.6 / V 1, Stand: Seite 90

91 4.8 Bewerberverwaltung 4.8 Bewerberverwaltung Auch die Bewerberverwaltung basiert in P&I LOGA auf dem zentralen Organisations-/Stellenplan. Mit dem progressiven Bewerbermanagement von P&I ist es möglich, den gesamten Prozess der Rekrutierung - angefangen bei der Stellenausschreibung bis hin zum Bewerbungsgespräch - elektronisch zu gestalten. Zudem unterstützt das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal HCM den gesamten Prozess durch Self-Service und grafische Workflow-Steuerung. Dabei stehen Effizienz und Sicherheit im Vordergrund. Für die Besetzung einer freien Stelle (intern und/oder extern) ist es zunächst erforderlich, das Anforderungsprofil in Bezug auf geforderte Qualifikationen und Fähigkeiten zu definieren, um den automatisierten Abgleich der Bewerberqualifikation mit dem Stellenprofil zu nutzen. Auch hier wird, wie bereits in Punkt 4.7, die essentielle Rolle des P&I LOGA Stellenplans deutlich. Nach Festlegung des Anforderungsprofils erfolgt die Ausschreibung, optional intern im Mitarbeiterportal P&I HCM, extern auf der Homepage des Unternehmens, über Jobbörsen oder klassisch in Printmedien. Die eigentliche Verwaltung aller eingehenden Bewerbungen wird durch das System unterstützt. Wir empfehlen dazu, ausschließlich elektronische Bewerbungen zuzulassen. Interne Bewerbungen treffen über das Mitarbeiterportal P&I HCM ein. Die Profile der Mitarbeiter sind bereits im System hinterlegt, können aber durch den Bewerber noch ergänzt werden. Externe Bewerbungen sollten über ein Bewerberportal auf der Homepage der Organisation eingehen. Sowohl für die interne als auch externe Bewerbung ermöglicht ein Formular die Eingabe der Qualifikationen und Fähigkeiten durch die Bewerber. Der große Vorteil der Online-Bewerbung (e- Cruitment) liegt im eingesparten Arbeits- und Zeitaufwand, da die Erfassung der Grunddaten nicht vom Personal, sondern vom Bewerber erfolgt. Für die weitere Verarbeitung der vom Bewerber erfassten Daten gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen lassen sich die erfassten Daten direkt in die P&I LOGA Datenbank übertragen, wie es bspw. der Anwender Deutsches Krebsforschungszentrum Heidelberg (DKFZ) nutzt. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 91

92 4.8 Bewerberverwaltung Beispiel für die individuelle Gestaltung des Eingabeformulars: Online- Bewerbung beim DKFZ: Aus dem Aufbau wird erkennbar, dass es sich hierbei um die Original-Maske von P&I HCM handelt. Zum anderen bietet das P&I Bewerbermanagement die Möglichkeit der Generierung einer XML-Datei aus der individuellen Bewerbungsseite im Unternehmensportal, um diese nach Sichtung durch die Personalabteilung in P&I LOGA einzulesen. Beispiele dafür sind die Firmen Dr. Johannes Heidenhain, Traunreuth und Veolia. Beispiel: Online-Bewerbungsmaske von VEOLIA - aus den erfassten Daten wird eine XML-Datei erzeugt, die anschließend in P&I LOGA eingelesen wird. White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 92

93 4.8 Bewerberverwaltung Auch Bewerbungen bei Monster.de, Stepstone, Stellenanzeigen.de und Jobscout werden über standardisierte XML-Dateien in P&I LOGA eingelesen. Bewerberdaten werden als normale Personaldaten in der Datenbank von P&I LOGA abgelegt. Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses erhalten die eingestellten Bewerber lediglich einen Arbeitsvertrag im System, sodass Personaldaten nicht zweimal erfasst werden müssen. Daten der abgelehnten Bewerber können auf Wunsch im System gelöscht werden. Ein automatischer Profilabgleich zwischen Anforderungsprofil der Stelle und Mitarbeiterprofil führt zu einer Rankingliste als Entscheidungsgrundlage, welcher Bewerber zu Gesprächen eingeladen wird und welcher weitere Unterlagen nachreichen soll. Die erfassten Bewerberdaten können mit dem Anforderungsprofil abgeglichen werden: Das Beispiel zeigt die Einzelvergleiche je Kriterium und die Gesamtbewertung (hier 46 %). Assistent Koch, freigegeben White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 93

94 4.8 Bewerberverwaltung Die Anforderungen sind dem Profil der Stelle im P&I LOGA Stellenplan entnommen: Bereich Koch Abt. Busch Abt. Feld Team Meier Rankingliste der Bewerber: Assistent Koch, freigegeben White Paper P&I LOGA, 12.0 / V 1, Stand: Seite 94

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