Externe Rechnungsprüfung in der KISCloud. Anleitung. KIS-REDIG: Digitales Freizeichnen

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1 Externe Rechnungsprüfung in der KISCloud Anleitung KIS-REDIG: Digitales Freizeichnen 1

2 1. Allgemeines Die externe Rechnungsprüfung in der KISCLOUD ermöglicht dem Anwender, die Aufgabe einer Rechnungsprüfung einem Benutzer zu übertragen, ohne dass dieser Benutzer Zugang zur KIS Datenbank benötigt. Er braucht lediglich - ein Benutzerkonto für die Anmeldung an der KISCLOUD ReDigApp, - eine aktuelle JAVA Anwendung und - einen Internet-Zugang, um die Rechnung bearbeiten zu können. Die Übertragung von der KIS Datenbank zur Datenbank der KISCLOUD und zurück erfolgt durch einen automatischen Synchronisationsprozess. Der Benutzer erhält für jede zugewiesene Aufgabe automatisch eine mit einem Link zur Anmeldung an der KISCLOUD - ReDigApp. Nachdem die Rechnung bearbeitet wurde, werden die Daten automatisch in die KIS Datenbank zurückgesendet, die Aufgabe kann in KIS weiter bearbeitet werden. 2

3 2.1 Externe Rechnungsprüfung in KISCLOUD Aufgabe zur Rechnungsprüfung erstellen (Dieser Schritt wird vom Sachbearbeiter der Verwaltung durchgeführt) - Übertragen der Aufgabe mit Aufgabenart Rechnung prüfen KISCLOUD an einen Benutzer mit KISCLOUD Zugang. - wird angezeigt, mit <Senden> wird die an die externe Stelle (an Obgm. oder Obgo.) versendet Aufruf der KISCLOUD ReDigApp - Der/Die Ortsbürgermeister/in oder ein Vertreter erhält eine mit Link für den Aufruf der KISCLOUD - ReDigApp. - Falls Sie keine -Adresse angegeben haben, müssen Sie an einem KISCloud PC, der an beiden Standorten der Verwaltung, zur Verfügung steht - sich an der App anmelden um nachzusehen, ob eine Rechnung eingegangen ist. ** Es wird künftig keine Rechnung, zur Bestätigung, in Papierform an Sie versendet! ** (Wenn Sie selbst Rechnungen erhalten, können Sie diese - wir bisher bestätigen und an die Verwaltung übergeben) 3

4 2.2 Eingehende in Ihrem -Postfach (Outlook, Telekom, Web, Quix usw.) Ankommender KISCloud- Link, dieser muss angeklickt werden um die KISCloud ReDigApp aufzurufen. 4

5 2.2.1 Bestätigen des Dialogs der JAVA-Anwendung Nur beim erstmaligen Aufruf! Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitswarnung 5

6 2.3 Anmeldedialog der KISCloud - ReDigApp Es blendet sich der Anmeldedialog ein: (Ihre Zugangsdaten haben Sie von der Verwaltung erhalten.) -Adresse und Initial-Passwort eintragen, Passwortänderung und mit <Anmelden> bestätigen. Wir haben für alle Obgm. und Obgo. eine einheitliche -Adresse angelegt, die auch gleichzeitig der Benutzername für Anmeldung an der App ist. Damit ermöglichen wir eine Vereinfachung bei Änderungen und Wechsel einer Funktion in Ihrer Gemeinde. Bsp.: ( s die an diese Adressen gesendet werden, werden automatisch weitergeleitet an die angegebene private -Adresse). 6

7 2.4 Rechnung bearbeiten in der ReDigApp - Die Auflistung der unbearbeiteten Rechnungen erfolgt in der Tabelle Neu (1). - Die Aufbewahrungsdauer für hochgeladene Rechnungen beträgt 6 Wochen ab Übertragungszeitpunkt. 7

8 2.4 Rechnung bearbeiten in der ReDigApp (2) Bearbeiten der Rechnung, z.b. Setzen von Stempeln. (1) Markieren der Rechnung zur Anzeige rechts daneben. (4) Speichern der Rechnung ohne die Aufgabe zu erledigen. (5) Klick auf Briefsymbol speichert die Rechnung und erledigt die Aufgabe. (3) Herunterladen der Rechnung auf den lokalen Rechner. 8

9 2.4.1 Menüleiste in der ReDigApp Seitenvorschau Vergrößern (+) Verkleinern (-) Hand (damit können Sie etwas markieren) Textfeld (damit können Sie Bemerkungen hinzufügen) Linie (fügt eine Linie hinzu) Herunterladen Löschen (hinzugefügtes Element löschen) Speichern Drucken Ansicht 90 nach links oder rechts drehen Stift (damit können Sie etwas schreiben) Kommentar (damit können Sie ein Kommentar hinzufügen) Stempel (fügt einen Stempel hinzu) Leere Seite einfügen Speichern und erledigen Aktualisieren Folgende Stempel stehen zur Verfügung 9

10 2.5 Rechnung erledigt und zurück an Absender Rechnung wechselt von Tabelle Neu in Tabelle Erledigt Schließen der Anwendung, meldet den Benutzer automatisch ab. Die Rechnung wird automatisch zum Absender der Aufgabe nach KIS ReDig übertragen und erhält den Status KISCLOUD Rechnung geprüft. 10

11 3. Passwort vergessen Bei der Anmeldemaske können Sie ein neues Passwort anfordern: Klicken Sie auf: Passwort vergessen 11

12 3. Passwort vergessen Bitte füllen Sie im folgenden Dialogfenster die Attributfelder aus: Eingabe Ihres Anmeldenamens Mit Senden wird die Passwortänderun g sofort übernommen. Eingabe des Sicherheitscodes Ein Passwortanforderung wurde an die angegebene -Adresse geschickt Hinweis: Die Gültigkeit des Links für den Aufruf der Passwortänderung verfällt nach einmaligem Aufruf. 12

13 4. Ansprechpartner Bei Problemen können Sie sich jederzeit an unser EDV-Team wenden: Pfleger Michael Armbrust Daniela 06382/ oder / Bei Hilfestellung oder Problemen an einem KISCloud-PC wenden Sie sich an: Standort Lauterecken: (Zimmer U06 - Kopierraum) Jung Nicole Keller Wolfgang 06382/ / Standort Wolfstein: (Zimmer 100) Dick Carolin 06382/

14 5. Homepage Auf unserer lw.de/vg_lauterecken_wolfstein/verwaltung/informationen%20aus%20der%20verwaltung/kiscloud%20- %20ReDigApp/ finden Sie immer die aktuellste Anleitung: 14

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