Informationsmanagement und Business Intelligence: Business Intelligence Systeme in mittelständischen Unternehmen

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1 Informationsmanagement und Business Intelligence: Business Intelligence Systeme in mittelständischen Unternehmen von Serdar Danis Erstauflage Diplomica Verlag 2014 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 Leseprobe Textprobe: Kapitel 1.1, Warum Business Intelligence: Eine erfolgreiche Unternehmensführung bedarf eines professionellen Workflows des Informationsmanagements, da ein unternehmenspezifisches Ziel darin besteht, möglichst schnelle, günstige und gute Informationen über ein bestimmtes Objekt, einen Nutzer oder aber auch über andere Unternehmen zu bekommen. Daher sind Business-Intelligence-Systeme ein unverzichtbarer Teil eines Unternehmens geworden. Auch Entscheidungsprozesse werden in Business-Intelligence-Systeme eingebunden, sie sind betrieblich, strategisch und auf Geschäftstüchtigkeit ausgerichtet. Business-Intelligence-Systeme versprechen und bieten einen schnellen Zugriff auf Informationen zu einem bestimmten Objekt, das für eine Entscheidung wichtig ist. Vor allem der Real-time- Modus ist hierbei ein wichtiger Bestandteil geworden, um sich an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen zu können. Immer mehr Unternehmen wollen sich ein Business-Intelligence-System anschaffen. Laut BARC (Business Application Research Center)-Studie werden bereits in 49% der mittelständischen Unternehmen solche Systeme genutzt, nahezu 40% planen eine entsprechende Anschaffung. Die Prozesse der Geschäfte und die Abfrage der Einzelinformationen müssen oftmals in Echtzeit (in Tages-, Stunden- oder Minutenabständen) erfolgen. Sekunden- oder minutenschnelle Abfrage und Ablauf gewinnen an immer größerer Bedeutung (Real-time-Modus). Die wichtigste Frage bezüglich eines Business-Intelligence-Systems ist: Warum braucht man Echtzeitauswertung (Real-time-Auswertung)? Oft werden die Informationen aus dem Datenlager, die sog. Data Warehouse, in wöchentlichen oder monatlichen Zyklen aktualisiert. Diese entsprechen oft den Anforderungen für Geschäftsberichte, aber nicht für Tagesauswertungen, Abruf der aktuellen Lieferanten, Kundendaten etc. Abhilfe für die oben genannten Probleme kann der Einsatz eines Business-Intelligence-Systems schaffen. Bevor man jedoch das Projekt für den Einsatz eines Business-Intelligence-Systems startet, sollten verschiedene Kriterien und Anforderungen berücksichtigt werden. Die CIOs stellen für den Einsatz und die Nutzung der Business-Intelligence-Systeme die höchste Priorität dar. 1.2, Pressespiegel zu Business Intelligence (Auswahl): In letzter Zeit wurde viel über Business Intelligence in der Presse und in Fachzeitschriften geschrieben. Vor allem auch in der Werbung wurden Business-Intelligence-Produkte angepriesen (siehe die SAS Institute-Werbung). Zuletzt gab es ein großes Werbeplakat im Hamburger Hauptbahnhof (Stand: Oktober 2007). In diesem Kapitel werden ein paar wichtige Artikel ausgewählt und dokumentiert, um einen Eindruck zu vermitteln, warum der Einsatz der Business-Intelligence-Systeme, gerade für die Unternehmen im Mittelstand wichtig ist.

3 Die wichtigsten Kriterien für den Einsatz der Business-Intelligence-Systeme sind Real-time-Modus sowie Qualität und Haltbarkeit der Daten. Auf der Internet-Fachwebseite Silicon.de wurde darüber berichtet, dass die Business- Intelligence-Branche recht sicher ist. Die Software-Anbieter preisen relativ große Möglichkeiten an, wie z.b.: Demokratisierung der Information, Analyse in Echtzeit oder BI auf Knopfdruck. Vor allem der Anbieter von SAS Institute wirbt mit derartigen Mottos. Der BI ist ein Wachstumsmarkt, obwohl die IT-Budgets oft gekürzt werden. In den vergangenen Zeiten verursachten vor allem die verschiedenen Quellen und Formate der Daten größere Probleme. Hinzu kommt, dass neben den firmeneigenen Datenquellen zusätzlich die Systeme von Partnern angeschlossen werden. Dadurch entstehen größere Probleme, die manchmal die Analysen von Informationen sogar unmöglich machen. Laut Marktbeobachter der Gartner Group sagten 14 % der befragten Unternehmen dennoch aus, dass sie in den kommenden Jahren mehr als US-Dollar für die Bereitstellung und Auswertung von Informationen ausgeben wollen. 40 Prozent der befragten Unternehmen steht ein Budget von mehr als US-Dollar zur Verfügung. Ein wichtiger Aspekt, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Anschaffung eines Business- Intelligence-Systems, denn diese ist nicht billig und bereits die Anschaffung und Bereitstellung von Informationen ist immerhin ein kostspieliges Verfahren für das Unternehmen. Hinsichtlich der Aktualität von Daten ist vor allem für die Unternehmen sehr wichtig, dass sie die Daten möglichst im Real-time-Modus erhalten. Heutzutage können sich Unternehmen nicht leisten, Entscheidungen auf Basis von veralteten Daten zu treffen. Leider hat jedes dritte Unternehmen nicht diese Möglichkeit, sich Informationen in Echtzeit über die Softwaresysteme zu beschaffen [2006]. Und nur zwei Prozent der befragten Unternehmen nutzen die Business- Intelligence-Software, die eine Selbstauswertung der Daten ermöglicht und ohne Verzögerung Vorschläge herausgibt. Diese Zahlen ergab die Business-Intelligence-Studie bima von Steria Mummert Consulting, welche voraussagt, dass bei einem Einsatz von Business-Intelligence der Geschäftserfolg durch Informationen steigt. Rohdaten würden zu wertvollen Informationen. Daher bedürfe es einer schnellen und realitätsnahen Auswertung derselben. 2, Definition von Business Intelligence: Business Intelligence kann man folgendermaßen umreißen: Es bezeichnet den Prozess, d[er] Sammlung, Auswertung und Darstellung aller in einem Unternehmen vorhandenen Geschäftsdaten (Zimmermann, M., 2007). Business Intelligence führt zu einem Vorteil im Wettbewerb durch Informationen. Der Begriff BI erlebte in den letzten zwei Jahren einen Aufschwung. Er beschreibt die Software, die für die Aufbereitung und Analyse der Daten von Unternehmen genutzt wird. Natürlich die entsprechenden technischen Details, Prozesse und Abläufe nicht ganz neu. Hinter ihnen verbergen sich Bezeichnungen wie z.b.: Reporting-System, Data-Warehouse, Balanced- Scorecard, Management-Informations-Systeme (MIS) etc. Vor allem die ersten beiden Abläufe gehören zur Datenanalyse. Die Werkzeuge für die Analyse, Auswertung und Bereitstellung der Daten sind und werden in Zukunft stärker nachgefragt. Denn durch die Flut von Informationen

4 sehen die Unternehmen sich gezwungen, die Auswertung und Analyse der speziellen und professionellen Business-Intelligence-Software zu überlassen. Durch globales Wirtschaftswachstum, vor allem Fusionen, Zusammenschlüsse der Unternehmen, Übernahmen, Expansionen etc. werden die Informationen erst recht mehr und mehr unüberschaubar. Um den Überblick behalten zu können, brauchen die Entscheider strukturierte und gut aufbereitete Daten. Vor allem die Usability der Oberfläche und Geschwindigkeit der Abfragen von Informationen sind wichtige Eigenschaften für die Entscheider. Einige Experten vermuten, dass die eben genannten Eigenschaften der Intelligenz -Software gar vom Erfolg eines Unternehmens abhängen. Nicht nur die großen Unternehmen nutzen bereits die Business-Intelligence-Systeme, auch immer mehr mittelständische Unternehmen planen den Einsatz von Business-Intelligence-Systemen. Experten rechnen damit, dass der Einsatz von Business-Intelligence-Systemen einem Vorteil im Wettbewerb dient. Wichtig ist auch, dass die Entscheider eine Möglichkeit bekommen, sich von überall her Zugriff auf die Daten der Unternehmen zu verschaffen. Business Intelligence wird als die entscheidungsorientierte Sammlung und Aufbereitung von Daten zur Darstellung der Informationen, die in Verbindung mit den Unternehmen stehen, verstanden. Es sorgt für eine Berichterstattung im Real-time-Modus über Ablauf und Ergebnisse der Geschäftsprozesse. Die Analyse von Daten über Kunden, Lieferanten und interne Vorgänge, die Planung und Vorhersagungen (Forecasting) sind nicht mehr Hauptbestandteil des operativen Geschehens. Sie werden zu Quellen für die entscheidenden Wettbewerbsvorteile und damit einem wichtigen Bestandteil des Unternehmens. In einer Call-Center-Agentur z.b. müssen oft parallel zu den Anfragen der Kunden auch bestimmte Informationen bearbeitet oder eine zeitgleiche Analyse der Kunden (Kreditrahmen etc.) vorgenommen werden. Business Intelligence berücksichtigt Aspekte der Integration von Strategien, Prozessen und Technologien. Daraus ergibt sich schließlich die Verteilung der ungleichartigen Unternehmens-, Markt- und Wettbewerberdaten damit die Erfolge von Wissen über Status, Potentiale und Perspektive erzeugt werden. Business Intelligence ist ein ganzheitlicher Ansatz der Unternehmenssteuerung. Im deutschsprachigen Raum ist der Begriff Business Intelligence noch relativ unbekannt, weshalb er einer ausführlichen Erklärung bedarf. Die dazu notwendigen Begriffe werden im folgenden Abschnitt kurz aufgelistet. Business Intelligence ist eine relativ junge Applikation, die in Unternehmen für ein besseres Workflow des Informationsflusses eingesetzt wird. Dabei spielen Begriffe wie Geschäftsanalysen etc. eine Rolle, welche im Folgenden näher erläutert werden sollen. 2.1, Erklärung zu Business Intelligence: Business Intelligence, abgekürzt mit BI, ist ein englischer Begriff und wird mit: Geschäftsanalyse, geschäftliche Nachforschung, geschäftliche Erkenntnisse übersetzt. Einigen Autoren verstehen BI auch als Geschäftsintelligenz, allerdings wird dieser Begriff eher selten gebraucht. Im deutschen Sprachraum hat sich das englische Wort Business Intelligence

5 durchgesetzt. Anfang bis Mitte der 1990er-Jahre wurde der Begriff BI populär. Er bezeichnet Systeme und Prozesse der systematischen Analyse (intelligence) des internen Unternehmens und deren Umfeldbeobachtung (Competitive Intelligence). Ziel ist die Gewinnung von Erkenntnissen, die in Hinsicht auf die Unternehmensziele bessere operative, taktische oder strategische Entscheidungen ermöglichen. Zur Auswertung von Daten des eigenen Unternehmens und/oder zur Einspielung externer Daten (Mitbewerber) sowie für die Informationsbeschaffung hinsichtlich neuer Entwicklungen des Marktes werden bestimmte analytische Konzepte und EDV-Systeme (CRM etc.) genutzt. Dabei bietet Business Intelligence überwiegend Werkzeuge für die Sammlung, Speicherung, Aufbereitung und Darstellung der mengenmäßig großen Daten, die für interne Zwecke, insbesondere für die Entscheidungen wichtig sind. Ebenso soll Business Intelligence zur höheren Qualität der Daten beisteuern. Anhand der gewonnenen Erkenntnisse können die Unternehmen ihre: - Geschäftsabläufe, Kunden- und Lieferantenbeziehungen profitabler machen. - Kosten senken. - Risiken minimieren. - Werteschöpfung vergrößern etc. Der Begriff BI wird häufig in der Wirtschaftsinformatik, aber auch in der Betriebswirtschaftslehre, seit Kurzem ebenso im Wissensmanagement, Informationsmanagement und Dokumentationswesen angewandt. Der englische Begriff Intelligence wird nicht mit Intelligenz übersetzt, sondern meint die Erkenntnisse aus dem Sammeln und Aufbereiten einschlägiger Informationen (vgl. den amerikanischen Geheimdienst CIA (Central Intelligence Agency). Das Wort Business bedeutet hier Geschäft. BI ist also die Gesamtheit aller unternehmensinternen und -externen wirtschaftlichen Subjekte und Vorgänge, die für das eigene Unternehmen relevant sind.

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