Asset.Desk Inventarisierung IT Asset Management

Transkript

1 Security.Desk Schnittstellenüberwachung Heinzelmann User HelpDesk Asset.Desk Inventarisierung IT Asset Management Install.Desk Softwareverteilung Install.Desk OSIS Betriebssystemverteilung FCS -

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3 Ihr Ziel ist: die volle Kontrolle all Ihrer Verträge? sämtliche Verträge und Assets in einem System zu verwalten, z.b. Kauf-, Leasing-, Wartungs- und Lizenzverträge? alle Vertragsmerkmale strukturiert und übersichtlich zu speichern und zu bearbeiten? eine schnelle und einfache Zuordnung Ihrer Assets (Mobiliar, Hardware, Software) zu den entsprechenden Verträgen und die Darstellung von Vertragsrelationen? die wichtigen Fristen und Vertragspflichten stets im Blick zu haben und somit Ihr Risiko von Vertragsbrüchen und Fristüberschreitungen zu verringern? ab der Erfassung über die Erstellung und Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung unterstützt zu werden? die Arbeit für alle beteiligten Abteilungen gleichzeitig zu vereinfachen? das Sparen von Zeit und Geld?

4 Vertragsmanagement mit Asset.Desk 01 Ein System Sämtliche Verträge in einem System. Vorgegebene Vertragsgruppen wie Kauf, Leasing, Lizenz, Wartung, Abonnement können beliebig erweitert werden 02 Keine Beschränkung Durch die Anlage eigener Vertragsgruppen und Verknüpfung beliebiger Assets mit Verträgen lässt sich das Vertragsmanagement beliebig erweitern und individuell nutzen, z.b. auch für Mobilfunkverträge 07 Änderungshistorie Die Änderungshistorie zu den Verträgen zeigt, wer wann welche Vertragsdaten geändert hat (Revisionssicherheit). 04 Berechtigungskonzept Verträge können von ganzen Anwendergruppen oder nur speziell berechtigten Personen gesehen und bearbeitet werden (z.b. nach Standort, Abteilung, Kostenstelle oder Vertragstyp) 05 Vertragsrelationen Durch Verknüpfungsmöglichkeiten von Verträgen wird die Abbildung von Rahmenverträgen oder die Kennzeichnung von z.b. Abhängigkeiten von Leasingverträgen und Mietscheinen, ermöglicht 03 Liquiditätsplanung / Cash-Flow Das System ermittelt auf Basis der hinterlegten Zahlungspläne automatisch den zu erwartenden Cash- Flow für die kommenden Monate. Sie sind bestens informiert darüber, welche Zahlbeträge auf Sie zukommen 08 Wiedervorlage und Kalender Sie verpassen keinen Vertragstermin mehr durch die Anzeige sämtlicher Termine im Kalender und die Wiedervorlage 06 Workflow Jeder Vertrag erhält einen Status, beginnend mit "Entwurf", so dass der Workflow für Verträge abgebildet werden kann

5 Wiedervorlage und Kalender Die Wiedervorlagefunktion erinnert Sie an wichtige Termine und Deadlines Ablauf Kündigungsfrist Ablauf Vertrag Wiedervorlage bei unbegrenzten Verträgen Ablauf Garantie Personalisierte Wiedervorlage: die Erinnerung für diesen Vertrag erhalten nur die im Vertragsdialog hinterlegten zuständigen Mitarbeiter Verschiedenste Filtermöglichkeiten: z.b. können über eine Klickbox auch die schon gelesenen Einträge nochmals angezeigt werden Aus der Wiedervorlageliste kann direkt in den Vertragsdialog verzweigt werden, um einen einzelnen Vertrag zu bearbeiten Druckbar und exportierbar Optional kann auch eine Reminder- an alle Vertragsmanager oder selektiv nur an die zuständigen Bearbeiter gesendet werden.

6 Der Vertragsdialog Vertragsdaten Interne Nummer, Vertragsnummer, Vertragsgruppe, Vertragsart, Bezeichnung des Vertrags, Vertragspartner, Risikoklasse, Gesamtbetrag und Zahlbetrag, Kostenstelle und Buchungskreis, Status des Vertrags Laufzeit Vertragsdauer definiert oder unbegrenzt möglich Manuelle oder automatische Verlängerung Wiedervorlage (allgemein oder personalisiert) Zahlungsplan Beliebige Zahlungspläne und Perioden definierbar Sonstiges Erfassung weiterer Daten wie SLA-Reaktionszeit, Buchungsnummer oder Bemerkung Benutzerdefinierte Felder, Dokumente / Links zum DMS sowie Vertragsrelationen

7 Der Vertragsdialog Zuständigkeit Ein oder mehrere Mitarbeiter als zuständig markierbar Individuelle Reihenfolge der Zuständigen definierbar

8 Der Vertragsdialog Garantie Automatische Ermittlung des Garantieendes und der Wiedervorlage zum Garantieablauf

9 NEU: Zahlungsplan Zahlungsplan Mit dem Zahlungsplan geben Sie pro Vertrag detailliert vor, welche einmaligen und / oder regelmäßigen Zahlungen geleistet werden müssen. Umgekehrt legen Sie hier für ausgehende Verträge fest, welche Einnahmen Sie erhalten. Es lassen sich immer auch Staffeln abbilden, also z.b. jährlich erhöhte Zahlungen. Unterschiedliche Eingabemöglichkeiten: - Zahlweise: "Einmalig", "Monatlich", "Quartal", "Halbjährlich" und "Jährlich" - 1. Zahlung: Erster Zahlungstermin pro Zeitraum, z.b. am 1., 15., oder Letzten des Monats - Gültigkeit einer Position: über Felder von oder bis

10 NEU: Kalenderansicht Grafische Kalenderansicht Ergänzt die bisherige Wiedervorlage in Listenform Zeigt alle Termine an, die Sie für die Wiedervorlage freigegeben haben Unterschiedliche Anzeigemöglichkeiten (Heute, Woche und Monat) Nach Terminen im Kalender kann über Volltext explizit gesucht werden Mit der Blätterfunktion kann von Termin zu Termin gesprungen werden Doppelklick auf den Termin direkte Verzweigung zum Vertrag

11 NEU: Liquiditätsplanung/Cashflow Liquiditätsplanung/Cashflow Aufgrund des Zahlungsplans werden vom System die zu erwartenden Kosten und Erträge ermittelt Grafischer Verlauf des Cashflow wird über die Monate dargestellt Zukünftige Gesamtkosten Liste der fälligen Zahlungen und Erlöse pro Vertrag zum jeweils angeklickten Monat: - Spalten können sortiert werden - Aus der Liste kann in den Vertrag verzweigt werden Sie sind immer bestens informiert, welche Zahlungbeträge wann auf Sie zukommen, und können sich entsprechend finanziell vorbereiten

12 NEU: grafische Auswertung Die grafische Auswertung ermöglicht einen schnellen Überblick über alle wichtigen Vertragskennzahlen Für die grafischen Auswertungen gibt es unterschiedliche Selektionen Biespiele: Erlöse nach Kostenstelle oder Kosten nach Partner, Verteilung der Kosten nach Vertragsgruppe oder Partner Filter für eine Einschränkung des Gültigkeitszeitraums der Verträge Checkbox für die Umschaltung von absoluten Zahlen auf Prozentwerte Export-Option der Grafiken in verschiedene Formate (pdf und jpg)

13 Auslaufende Verträge

14 LIVE DEMO