Die Seminarunterlagen des Dettmer-Verlags für Microsoft Project 2007 sind digital und können beliebig oft für die eigenen Kurse eingesetzt werden

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1 Die Seminarunterlagen des Dettmer-Verlags für Microsoft Project 2007 sind digital und können beliebig oft für die eigenen Kurse eingesetzt werden

2 6 Kostenmanagement 6.1 Kostenkontrolle Grundsätzlich kennt Microsoft Project folgende Kostenarten: Kostensatzabhängige Kosten - Dabei handelt es sich um Kosten, die auf der Basis von Kostensätzen, die für eine Ressource angegeben sind und abhängig vom Arbeitsumfang, der von der jeweiligen Ressource bewältigt wird, berechnet werden (z.b. Arbeit in Stunden x Stundensatz in Euro). Kosten pro Einsatz - Darunter sind Kosten zu verstehen, die jedes Mal anfallen, wenn eine Ressource zum Einsatz kommt oder einmal für jeden abgeschlossenen, der der Ressource zugewiesen wurde. Feste Kosten - Das sind Kosten, die nicht für eine Ressource, sondern für einen Vorgang festgelegt werden. Feste Kosten ändern sich nicht und sind unabhängig von dem von einer Ressource für diesen Vorgang aufgewendeten Arbeitsumfang. Wenn z. B. ein Zimmermann kostensatzabhängig arbeitet (Bezahlung auf Stundenbasis) und einen Vorgang in fünf Tagen erledigen soll, der Vorgang aber erst nach sieben Tage abgeschlossen ist, erhält der Zimmermann mehr als geplant. Wurden mit dem Zimmermann aber feste Kosten für seine Arbeit vereinbart, bleiben die Kosten gleich, egal, wie viel Zeit für den Vorgang benötigt wird. Die festen Kosten werden nicht separat als Summe im Sammelvorgang oder Projektsammelvorgang ausgewiesen, sondern automatisch zu den Gesamtkosten addiert. Kostenressourcen - Dabei handelt es sich um eine Kostenart, die es Ihnen ermöglicht, einmalige oder periodisch auftretende Kosten, die zu einem Vorgang gehören, zu akkumulieren. Unter Kostenressourcen können Flugkosten und Unterkunft gebucht werden. Das sind üblicherweise einmalige Kosten pro Vorgang, obgleich es mehrere getrennte Einträge für diese Kostenart im Verlauf des betreffenden Vorgangs geben kann. Budgetressource - Das ist eine Ressource, die auf ein Projekt als Ganzes angewendet wird. Budgetressourcen stellen die maximale Kapazität für ein Projekt hinsichtlich des Verbrauchs an Geld, Arbeits- oder Materialeinheiten dar. Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Projekt nicht seinen Kostenrahmen überschreiten kann. Eine Budgetressource ermöglicht eher einen Vergleich der Planzahlen mit den anfallenden Kosten und damit die Überwachung der Projektkosten. (s. im folgenden unter 6.2 Budgetverfolgung) 60

3 Nachfolgend wird an einem Beispiel die vollständige Abbildung aller Kostenarten dargestellt. Sowohl Personalressourcen, feste Kosten und variable Reisekosten werden berücksichtigt, ausgewertet, gegenübergestellt und grafisch angezeigt. Als erstes werden die Ressourcen für die verschiedenen Ressourcenarten in der Maske Ansicht / Ressourcen Tabelle angelegt. Auswahl erfolgt über die Spalte Art. Für die Kostenressource werden hier keine Kosten eingegeben, da sie für jeden Vorgang unterschiedlich sein können und direkt bei der Zuordnung der Ressourcen erfasst werden (wird in Folge beschrieben). Für die Zuordnung der Ressourcen zu den Vorgängen ist die Ansicht Balkendiagramm/Gantt erforderlich. Über das Icon cenzuordnung aufgerufen. wird die Maske Ressour- Die Zuordnung der Arbeitsressource erfolgt durch Zuweisung der Einheit 100%. Darauf werden die Kosten ausgewiesen, die durch die Zuweisung entstanden sind (Arbeit in Std. x Std. Satz). Die Reisekosten werden dem verursachendem Vorgang (hier Seminarkonzeption) zugewiesen und der Betrag (500 ) in der Spalte Kosten (Maske Ressourcen zuweisen) eingegeben. So können jedem Vorgang Reisekosten in unterschiedlicher Höhe zugewiesen werden. Mit dieser Kostendarstellung können auch weitere Kostenarten mit ähnlicher Kostenzuordnung/-verursachung definiert werden. 61

4 Die Miete der Notebooks wird als Einmalige Kosten = Kosten pro Einsatz (definiert in der Ansicht Ressource / Tabelle) dem Vorgang Schulung Standardsoftware zugeordnet. Dieser Betrag wird später in Summe mit den Ressourcenkosten in einer Summe als Gesamtkosten ausgewiesen. Die Arbeitsressource wird noch einem zweiten Vorgang zugewiesen (Einweisung Buchungssoftware mit 100% für 1 Woche). Über den Menüpunkt Ansicht / Tabelle / Kosten werden die Kosten pro Vorgang dargestellt. Pro Sammelvorgang wird eine Zwischensumme gebildet und wenn über Extras / Optionen der Projektsammelvorgang ausgewählt wurde, sind auch die Summen für das ganze Projekt dargestellt. 62

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6 Über den Menüpunkt Berichte / Grafische Berichte kann nun eine grafische Darstellung der Kostenarten aufgerufen werden. Voraussetzung ist Excel 2003 mit SP2 (für andere Berichte auch Visio Professional 2007). In Excel kann die automatisch generierte Grafik noch mit allen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten formatiert und Datenreihen/Zeiträume ein- oder ausgeblendet werden. 64

7 6.2 Budget-Verfolgung Ein weiteres nützliches Feature in Project 2007 ist die Ressourceneigenschaft Budget. Man kann zu jedem Ressourcentyp eine Ressource mit der Eigenschaft Budget anlegen. Diese Ressourcen können nur auf Projektsammelvorgangsebene zugewiesen werden. Über diesen Weg ist es möglich, Kosten- oder Stundenbudgets auf Projektebene festzulegen, um sie anschließend mit dem tatsächlichen Verbrauch zu vergleichen. Damit auch Budget-Änderungen dokumentiert werden können, werden Kosten- und Stundenbudgets beim Speichern eines Basisplans ebenfalls abgespeichert. Die Ressource wird mit dem Namen Budgetierte Kosten benannt. Wichtig ist die Kennzeichnung Budget im Fenster Informationen zur Ressource. Dann müssen die Budgetressourcen dem Projektsammelvorgang zugewiesen werden, ansonsten ist die Eingabe des Budgets wie folgt beschrieben, nicht möglich! 65

8 Die Eingabe der Budgets erfolgt in der Ansicht Ressource Einsatz (nur hier möglich). Dafür wurden die Spalten Budget, Kostenbudget und Arbeitsbudget zusätzlich eingefügt. In der Ansicht Balkendiagramm Gantt / Tabelle Kosten muss jetzt noch die Spalte hinzugefügt werden, die das Budget der Kosten enthält. Die Spalte heißt entsprechend Kostenbudget. Dann wird der eben eingetragene Wert in der eingefügten Spalte angezeigt. Nun kann der Projektleiter direkt die Kontrolle über das geplante Budget und die effektiv aufgelaufenen Projektkosten durchführen. Entsprechend ist mit dem Arbeitsbudget zu verfahren. In diesem Beispiel wurde zusätzlich eine Formel aufgebaut, die in einer neuen Spalte mit einem benutzerdefinierten Feld das bereits verbrauchte Budget in % anzeigt. Andere umfangreiche Darstellungen und Berechnungen sind natürlich möglich. Nun kann das geplante Budget direkt auf Projektebene mit den tatsächlich entstandenen Kosten verglichen werden. Weiteren Berechnungen sind kaum Grenzen gesetzt. 66

9 7 Projekt-/Vorgangsansichten Informationen, die in Microsoft Project erfasst werden, können gezielt und nach definierten Kriterien ausgewählt und angezeigt werden. Mit diesen Funktionen ist es möglich, ein laufendes Projekt zu kontrollieren. Die Methoden reichen von einfachen Filterfunktionen, über Gruppierungen bis zur Verwendung von variablen Feldern mit Ampelfunktionen. 7.1 Filterfunktionen Der erste Filter ist vielleicht schon aus Microsoft Excel oder Microsoft Access bekannt: der AutoFilter. Hier sehen Sie die Anwendung des Autofilters am Beispiel des Herausfilterns aller Vorgänge, die in der folgenden Woche beendet werden sollen. Autofilter verwenden 1. Sie befinden sich in der Ansicht Balkendiagramm (Gantt) mit der Tabelle Eingabe. 2. Wählen Sie im Menü Projekt / Filter / AutoFilter, oder klicken Sie auf die Schaltfläche: In den Spaltenköpfen erscheinen Listenfeldzeichen. 3. Öffnen Sie die Liste für die Spalte Ende und wählen nächste Woche aus. 5. Für das Löschen der Filter wählen Sie aus der betreffenden Liste den Eintrag (Alle) aus. Der Kopftitel wird blau als Kennzeichnung für Gefiltert dargestellt. Nur noch Vorgänge, deren Ende für nächste Woche geplant ist, werden angezeigt. Oder schalten Sie den Autofilter über das Menü oder die Schaltfläche aus. Die Autofilter enthalten eine Reihe vorgegebener Kriterien, die lediglich auszuwählen sind. Weitere Filterkriterien können Sie als Anwenderinnen und Anwender selber vorgeben mit: Autofilter benutzerdefiniert. Im folgenden Beispiel werden über einen benutzerdefinierten Autofilter alle Vorgänge ausgewählt, deren Dauer zwischen 1 und 14 Tagen betragen. Autofilter Benutzerdefiniert 1. Der Autofilter ist angeschaltet. Listenfeldzeichen in den Spaltenköpfen sind sichtbar. 2. Wählen Sie aus der Liste der Spalte Dauer den Eintrag (Benutzerdefiniert) aus. 3. Geben Sie in das obere Feld ein Größer und in das Nachbarfeld 1 ein. 67

10 4. In die zweite Zeile geben Sie Kleiner und 14 ein. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Es besteht die Möglichkeit, einen solchen benutzerdefinierten AutoFilter zu speichern. Dieser Filter wird dann in der Liste der Filter im Menü Projekt / Filter und in der Symbolleiste angezeigt. Filterauswahl über die Symbolleiste.1. Sie befinden sich in der Ansicht Balkendiagramm (Gantt). 2. Wählen Sie aus der Liste den Filter Meilensteine aus. Nun werden nur noch die Meilensteine angezeigt. 3. Über die Auswahl Alle Vorgänge wird die Filterfunktion wieder aufgehoben. Einige Filter erfordern noch eine Benutzereingabe, so z. B. Benutzt Ressource... Bei Aufruf dieses Filters erscheint ein Dialogfenster aus dem eine Ressource ausgewählt werden kann. Weitere wichtige und nützliche Filter sind: Abgeschlossene Vorgänge Vorgänge, die aktuell laufen Überschrittener Kostenrahmen (Basisplan muss gespeichert sein!) Kritische Vorgänge Vorgänge zwischen zwei Terminen Überlastete Ressourcen Weitere Filter können in dem Menü Projekt / Filter / Weitere Filter erstellt und geändert werden. 68

11 7.2 Gruppieren Das Gruppieren von Vorgängen oder Ressourcen dient der schnellen Zusammenfassung nach bestimmten Kriterien, wie z.b. Meilenstein und Nicht Meilenstein. In den folgenden Beispielen sind einige Möglichkeiten beschrieben. Gruppierung auswählen 1. Aus einer Vorgangsansicht. z.b. Balkendiagramm (Gantt). 2. Menü Projekt / Gruppieren nach: den Eintrag Kritisch aus. Oder wählen diesen Eintrag aus der Standardsymbolleiste aus. Nun werden die einzelnen Vorgänge in gewählter Gruppierung gruppiert. Auch die Gruppierung nach Meilensteinen ist mit der beschriebenen Filterfunktion möglich, doch sieht man hier noch die Verknüpfung zu den Vorgängern und Nachfolgern. Hier ist die Filterfunktion evtl. besser anzuwenden. Weitere Gruppierungen können Sie auch selber erstellen: Menü Projekt / Gruppieren nach:... / Weitere Gruppen. 69

12 7.3 Hervorheben des Zellenhintergrunds Eine schnelle Möglichkeit besondere Informationen kenntlich zu machen, bietet die neue Funktion Hervorheben des Zellenhintergrunds, zu finden unter dem Menüpunkt Format / Textarten. Darüber können z.b. die Vorgänge, die auf dem kritischen Weg liegen, besonders markiert werden. Die zu ändernden Einträge können aus dem Drop-down Menü ausgewählt werden. Dann kann eine Hervorhebung über eine andere Schriftart/stil und/oder - größe erfolgen. Weiterhin können die entsprechenden Zellen mit einer Hintergrundfarbe und/oder einem Hintergrundmuster versehen werden. Zusammen mit einer Formatierung der Balken lässt sich ein individuelles Gantt- Chart mit Anzeige der kritischen Aktivitäten im Tabellen- und Kalenderteil realisieren s. a

13 7.4 In Project hinterlegte Berichtsvorlagen Basisberichte Entgegen ersten Ankündigungen wurden die Standardberichtstypen nicht aus der Version 2007 entfernt und stehen weiterhin als tabellarische Berichte zur Verfügung. Interessanter sind jedoch die grafischen Berichte (Menüpunkt 7.4.2), die komplexe Informationen in Visio oder Excel aufbereiten. Basisberichte werden im Dialogfeld Berichte (Menü Bericht) in sechs Kategorien unterteilt. In den folgenden Abschnitten werden die Berichte der einzelnen Kategorien beschrieben. Alle Berichte in den Kategorien Vorgangsstatus, Kosten und Zuordnungen können geändert werden, indem der Vorgangsfilter geändert oder eine andere Tabelle angewendet wird. Zudem kann die Darstellung des Texts in jedem Basisbericht geändert werden. Kategorie Übersicht Mit den Berichten in der Kategorie Übersicht werden die wichtigsten Informationen zum Projekt angezeigt. Name Projektsammelvorgang Vorgänge höchster Ebene Kritische Vorgänge Beschreibung Mit diesem Übersichtsbericht können Sie eine Übersicht über die Anzahl der Vorgänge und Ressourcen, Projektkosten, Anfangs- und Endtermine sowie über den Gesamtarbeitsaufwand drucken. Mit diesem Übersichtsbericht kann eine Liste mit den Vorgängen höchster Ebene und den Sammelvorgängen, in der der berechnete Anfangsund Endtermin, die Dauer, der abgeschlossene Prozentsatz, die Kosten und die Arbeit angezeigt werden. Es besteht die Möglichkeit, den Inhalt (mit Hilfe von Tabellen und Vorgangsfiltern), den Zeitraum (oder die Einheit) sowie die Details (einschließlich Notizen und Objekte) zu ändern und die Daten in diesem Bericht zu sortieren. Druckt eine Liste der kritischen Vorgänge, in der die geplanten Anfangs- und Endtermine sowie die Vorgänger und Nachfolger für jeden Vorgang angezeigt werden. Sie können den Vorgangsfilter 71

14 ändern oder eine andere Tabelle anwenden, um den in diesem Bericht angezeigten Inhalt zu ändern. Meilensteine Arbeitstage Mit diesem Übersichtsbericht wird eine Liste der nach Anfangstermin sortierten Meilensteine gedruckt. Sie können den Vorgangsfilter ändern o- der eine andere Tabelle anwenden, um den in diesem Bericht angezeigten Inhalt zu ändern. Druckt eine Liste der Arbeitszeiten für jeden Wochentag im Basiskalender. Individuelle Änderungen/Einstellungen am Basiskalender, wie z.b. Feiertage, werden angezeigt. Kategorie Vorgangsstatus Die Berichte in der Kategorie Vorgangsstatus enthalten Informationen zum Status der Vorgänge. Name Nicht angefangene Vorgänge Bald anfangende Vorgänge Vorgänge in Arbeit Abgeschlossene Vorgänge Verspätete Vorgänge Verzögerte Vorgänge Beschreibung Mit diesem Vorgangsstatusbericht können Sie eine Liste der noch nicht angefangenen Vorgänge, ihrer Dauer, Vorgängervorgänge, Anfangsund Endtermine, Ressourcen und Zuordnungen (alle sortiert nach dem Anfangstermin) drucken. Druckt eine Liste der Vorgänge, die in einem angegebenen Zeitraum beginnen. Mit diesem Vorgangsstatusbericht können Sie eine Liste der Vorgänge drucken, die derzeit in Arbeit sind. Dabei werden die Monate angezeigt, in denen die Vorgänge auftreten. Mit diesem Vorgangsstatusbericht können Sie eine Liste der abgeschlossenen Vorgänge drucken. Dabei werden die Monate angezeigt, in denen die Vorgänge auftreten. Mit diesem Vorgangsstatusbericht können Sie eine Liste der Vorgänge drucken, die zu dem angegebenen Termin beginnen sollten. Mit diesem Vorgangsstatusbericht können Sie eine Liste der Vorgänge drucken, deren Ende hinter den ursprünglich vorgesehenen Endtermin verschoben wurde. Kategorie Kosten Mit den Berichten in der Kategorie Kosten werden die tatsächlichen Kosten des Projekts im Vergleich zu den veranschlagten Kosten auf der Projekt-, Vorgangsund Ressourcenebene dargestellt. Name Vorgangskosten Beschreibung Mit diesem Kostenbericht können Sie eine Tabelle drucken, in der die Kosten pro Vorgang und Woche dargestellt werden. Sie können diesen 72

15 Bericht bearbeiten und den Zeitraum ändern. Kostenrahmen Mit diesem Kostenbericht können Sie eine Liste der Vorgänge drucken, in der die Soll-Kosten für jeden Vorgang und die Abweichung zwischen Soll-Kosten und aktuellen Kosten angezeigt werden. Vorgangskostenrahmen überschritten Ressourcenkostenrahmen überschritten Kostenanalyse Mit diesem Kostenbericht können Sie eine Liste der Vorgänge drucken, deren Kosten die geplanten Kosten übersteigen. Mit diesem Kostenbericht können Sie eine Liste der Ressourcen drucken, deren Kosten die geplanten Kosten übersteigen. Mit diesem Kostenbericht können Sie eine Liste der Vorgänge mit geplanten Werten, Ertragswerten, tatsächlichen Kosten und Abweichungen drucken, die auf dem Kostenbudget der ausgeführten Arbeit und den tatsächlichen Kosten der ausgeführten Arbeit basieren. Durch diesen Bericht erhalten Sie einen Überblick darüber, wie nah die Vorgänge am Projektbudget liegen. 73

16 Kategorie Zuordnungen Die Berichte in der Kategorie Zuordnungen enthalten Informationen zu den Ressourcen und den entsprechenden Vorgangszuordnungen des Projekts. Name Wer-macht-was Wer-macht-was-wann Vorgangszuordnungen Überlastete Ressourcen Beschreibung Mit diesem Zuordnungsbericht können Sie eine Liste der Ressourcen drucken, in der die den Ressourcen zugeordneten Vorgänge, die für jeden Vorgang geplante Arbeit, die Anfangs- und Endtermine und die Ressourcendetails angezeigt werden. Sie können diesen Bericht bearbeiten und Details aufnehmen (z. B. Notizen und Objekte). Mit diesem Zuordnungsbericht können Sie eine Liste der Ressourcen drucken, in der die zugeordneten Vorgänge und die für jeden Vorgang geplante Tagesarbeit aufgeführt werden. Mit diesem Zuordnungsbericht können Sie eine Liste der Vorgänge mit der Dauer, den Anfangsund Endterminen und den Vorgängern drucken. Diese Angaben sind nach Wochen für eine angegebene Ressource aufgeschlüsselt. Mit diesem Zuordnungsbericht können Sie eine Liste der überlasteten Ressourcen und den entsprechenden Vorgängen drucken. Kategorie Arbeitsauslastung Mithilfe der Berichte in der Kategorie Arbeitsauslastung können Sie das Arbeitsvolumen der Ressourcen für Ihr Projekt pro Woche nachvollziehen. Name Arbeitsauslastung nach Vorgängen Arbeitsauslastung nach Ressourcen Beschreibung Mit diesem Arbeitsauslastungsbericht können Sie eine Liste mit den Vorgängen und den zugeordneten Ressourcen sowie dem geplanten Arbeitsvolumen pro Woche drucken. Mit diesem Arbeitsauslastungsbericht können Sie eine Liste mit den Ressourcen und den entsprechenden Vorgängen sowie dem geplanten Arbeitsvolumen pro Woche drucken. 74

17 Benutzerdefinierte Berichte Die Berichte in der Kategorie Benutzerdefiniert dienen als Grundlage für die Entwicklung von eigenen benutzerdefinierten Berichten. Sie können die benutzerdefinierten Berichte bearbeiten oder neue benutzerdefinierte Berichte erstellen, die Ihren Anforderungen für Berichte entsprechen. Name Arbeitsauslastung nach Ressourcen (Material oder Arbeit) Basiskalender Vorgang Ressource (Material, Arbeit oder beides) Kreuztabelle Beschreibung Mit diesem benutzerdefinierten Bericht können Sie eine Ressourcenliste drucken, in der die Vorgänge aufgeführt werden, denen die einzelnen Ressourcen zugeordnet sind, sowie das geplante Arbeitsvolumen pro Woche. Sie können die in diesem Bericht angezeigten Daten sowie den Zeitraum ändern. Sie können den Vorgangs- o- der den Ressourcenfilter ändern, um den angezeigten Inhalt zu ändern. Mit diesem benutzerdefinierten Bericht können Sie eine Tabelle drucken, in der die Arbeitstage, Arbeitsstunden und die arbeitsfreien Zeiten für alle Basiskalender in Ihrem Projekt angezeigt werden. Mit diesem benutzerdefinierten Bericht können Sie einen benutzerdefinierten Bericht drucken, der Vorgangsinformationen enthält. Sie können Tabellen, Vorgangsfilter und andere Elemente verwenden, um einen benutzerdefinierten Vorgangsbericht zu erstellen. Mit diesem benutzerdefinierten Bericht können Sie einen benutzerdefinierten Bericht drucken, der Ressourceninformationen enthält. Sie können Tabellen, Ressourcenfilter und andere Elemente verwenden, um einen benutzerdefinierten Ressourcenbericht zu erstellen. Mit diesem benutzerdefinierten Bericht können Sie einen benutzerdefinierten tabellarischen Bericht mit Vorgangs- und Ressourceninformationen in den Zeilen und mit Zeiteinheiten in den Spalten drucken. Sie können Vorgangs- oder Ressourcenfilter und andere Elemente verwenden, um einen benutzerdefinierten Kreuztabellenbericht zu erstellen. Für diese Art von Informationen können Sie auch die Ansichten Vorgang: Einsatz und Ressource: Einsatz verwenden. 75

18 7.4.2 Grafische Berichtsvorlagen Die neuen grafischen Berichtsvorlagen werden im Dialogfeld Grafische Berichte - Bericht erstellen (Menü Bericht) in sechs Kategorien unterteilt. In den folgenden Abschnitten werden die grafischen Berichte der einzelnen Kategorien vorgestellt. Damit alle Berichtsvorlagen genutzt werden können, müssen die Programme Microsoft Excel Version 2003 mit SP2 und Microsoft Visio Professional Version 2007 installiert sein! Ein Beispiel für einen grafischen Bericht mit einer Kostenauswertung steht unter 6.1 Kostenkontrolle. Kategorie Vorgang: Einsatz Name Art Beschreibung Cashflowbericht Excel Mit diesem Bericht können Sie ein Balkendiagramm mit Werten für Kosten und kumulierte Kosten über einen bestimmten Zeitraum anzeigen. Bericht zum Ertragswert über einen Zeitraum Excel Mit diesem Bericht können Sie ein Diagramm anzeigen, in dem die tatsächlichen Kosten der ausgeführten Arbeiten (IK, Ist-Kosten), der geplante Wert (die veranschlagten Kosten der ausgeführ- 76

19 Kategorie Ressource: Einsatz Name Art Beschreibung ten Arbeiten) sowie der Ertragswert (die veranschlagten Kosten der ausgeführten Arbeiten) über einen bestimmten Zeitraum dargestellt werden. Cashflowbericht Visio In diesem Bericht werden ursprünglich geplante Arbeit und Kosten mit geplanter Arbeit und geplanten Kosten verglichen. Mit Indikatoren wird angezeigt, wann die ursprünglich geplante Arbeit die geplante Arbeit übersteigt und wann die ursprünglich geplanten Kosten die geplanten Kosten übersteigen. Bericht zur Ressourcenverfügbarkeit Bericht mit Zusammenfassung der Ressourcenkosten Bericht zur Verfügbarkeit der Arbeit von Ressourcen Bericht mit Zusammenfassung der Arbeit von Ressourcen Visio Excel Excel Excel Mit diesem Bericht können Sie ein Diagramm anzeigen, in dem die Arbeit und die Restverfügbarkeit der Ressourcen des Projekts dargestellt werden, gegliedert nach Ressourcenart (Arbeit, Material und Kosten). Neben den überlasteten Ressourcen wird ein rotes Kennzeichen angezeigt. Mit diesem Bericht können Sie ein Kreisdiagramm anzeigen, in dem die Aufteilung der Ressourcenkosten unter den drei Ressourcenarten Kosten, Material und Arbeit veranschaulicht wird. Mit diesem Bericht können Sie ein Balkendiagramm anzeigen, in dem die Gesamtkapazität, Arbeit und verbleibende Verfügbarkeit für Arbeitsressourcen über einen bestimmten Zeitraum veranschaulicht wird. Mit diesem Bericht können Sie ein Balkendiagramm anzeigen, in dem die Gesamtkapazität der Ressourcen, die Arbeit, die verbleibende Verfügbarkeit sowie die tatsächliche Arbeit in Arbeitseinheiten veranschaulicht werden. Kategorie Zuordnungseinsatz Name Art Beschreibung Bericht zu geplanten Kosten Excel Mit diesem Bericht können Sie ein Balkendiagramm anzeigen, in 77

20 dem die geplanten Kosten, die ursprünglich geplanten Kosten und die tatsächlichen Kosten zu dem Projekt für mehrere Vorgänge veranschaulicht werden. Basisbericht Visio Mit diesem Bericht können Sie ein Diagramm Ihres Projekts anzeigen, das nach Quartal und dann nach Vorgang aufgeschlüsselt ist. In diesem Bericht werden ursprünglich geplante Arbeit und Kosten mit geplanter Arbeit und geplanten Kosten verglichen. Mit Indikatoren wird angezeigt, wann die ursprünglich geplante Arbeit die geplante Arbeit übersteigt und wann die ursprünglich geplanten Kosten die geplanten Kosten übersteigen. Bericht zur geplanten Arbeit Excel Mit diesem Bericht können Sie ein Balkendiagramm anzeigen, in dem die geplante Arbeit, die ursprünglich geplante Arbeit und die tatsächliche Arbeit zu dem Projekt für mehrere Vorgänge veranschaulicht werden. Bericht zum Kostenbudget Excel Mit diesem Bericht können Sie ein Balkendiagramm anzeigen, in dem das Kostenbudget, die geplanten Kosten, die ursprünglich geplanten Kosten sowie die tatsächlichen Kosten über einen bestimmten Zeitraum veranschaulicht werden. Bericht zum Arbeitsbudget Excel Mit diesem Bericht können Sie ein Balkendiagramm anzeigen, in dem das Arbeitsbudget, die geplante Arbeit, die ursprünglich geplante Arbeit sowie die tatsächliche Arbeit über einen bestimmten Zeitraum veranschaulicht werden. Kategorien Vorgangszusammenfassung, Ressourcenzusammenfassung und Zuordnungszusammenfassung Kategorie Art Beschreibung Vorgangszusammenfassung Statusbericht zu kritischen Vorgängen Visio Mit diesem Bericht können Sie ein Diagramm anzeigen, in dem die Arbeit und die verbleibende Arbeit für kritische sowie nicht kritische Vorgänge veranschaulicht werden. Mit dem Datenbalken wird der prozentuale Anteil der abgeschlossenen Arbeit angegeben. Vorgangszusammenfas- Visio Mit diesem Bericht können Sie ein 78

21 sung Bericht zum Vorgangsstatus Ressourcenzusammenfassung Bericht zur verbleibenden Arbeit für Ressourcen Zuordnungszusammenfassung Bericht zum Ressourcenstatus Excel Visio Diagramm der Arbeit und des prozentualen Anteils der abgeschlossenen Arbeit für die Vorgänge in Ihrem Projekt anzeigen. Dabei wird mit Symbolen angegeben, wann die geplante Arbeit die Arbeit übersteigt, wann die geplante Arbeit der Arbeit entspricht und wann die Arbeit die geplante Arbeit übersteigt. Mit dem Datenbalken wird der prozentuale Anteil der abgeschlossenen Arbeit angegeben. Mit diesem Bericht können Sie ein Balkendiagramm mit verbleibender Arbeit und tatsächlicher Arbeit für die einzelnen Arbeitsressourcen anzeigen. Diese Angaben erfolgen in Arbeitseinheiten. Mit diesem Bericht können Sie ein Diagramm der Arbeit und der Kostenwerte für die einzelnen Ressourcen Ihres Projekts anzeigen. Der prozentuale Anteil der abgeschlossenen Arbeit wird durch die Schattierung in den einzelnen Feldern des Diagramms angezeigt. Die Schattierung wird dunkler, je näher der Abschluss der zugeordneten Arbeit für die Ressource rückt. 79

22 7.5 Benutzerdefinierte Felder In den benutzerdefinierten Feldern (früher auch variable Felder) können Informationen oder Ergebnisse von Berechnungen von Anwenderinnen und Anwendern gespeichert werden, für die Project eigentlich keine Felder vorgesehen hatte. Insgesamt stehen folgende Felder zur Verfügung: (Zur Vollständigkeit sind auch die Enterprise-Felder aufgeführt, die nur in Verbindung mit dem Project-Server relevant sind) Microsoft Project Anfang1-10 Attribut1-20 Datum1-10 Dauer1-10 Ende1-10 Gliederungscode1-10 Kosten1-10 Text1-30 Zahl1-20 Microsoft Project-Server Enterprise-Attribut1-20 Enterprise-Datum1-30 Enterprise-Dauer1-10 Enterprise-Kosten1-10 Enterprise-Projekt Attribut1-20 Enterprise-Projekt Datum1-30 Enterprise-Projekt Dauer1-10 Enterprise-Projekt Gliederungscode1-30 Enterprise-Projekt Kosten1-10 Enterprise-Projekt Text1-40 Enterprise-Projekt Zahl1-40 Enterprise-Ressource Gliederungscode1-29 Enterprise-Text1-40 Enterprise-Vorgang Gliederungscode1-30 Enterprise-Zahl1-40 Für die Felder können Wertelisten hinterlegt werden, damit z.b. bei einem Textfeld aus einer vorgefertigten Liste ausgewählt werden kann. Die Zahl- oder Kostenfelder eignen sich hervorragend für Berechnungen. Das Ergebnis kann auch als Symbol ausgegeben werden, damit sind Ampelfunktionen oder KPI (Key Performance Indicator) möglich. Als Beispiel soll die von MS-Project ausgewiesene Arbeit in Stunden, umgerechnet werden in Tage. Variables Feld Zahl1 nutzen. 1. Wählen Sie das Menü Extras / Benutzerdefinierte Felder / Felder anpassen aus. 3. Wählen Sie rechts im Drop-down den Feldtyp Zahl aus und dann das Feld Zahl1 (falls nicht schon mit anderen Berechnungen belegt). 80

23 4. Als erstes wird das Feld von Zahl2 umbenannt in Arbeit in Tagen. Dann geben Sie obenstehende Formel ein und bestätigen Sie mit OK. Damit Berechnungen auch auf Sammelvorgänge wirken, ist die Funktion Formel verwenden zu aktivieren. Die nachfolgende Meldung, dass alle Werte aus dem Feld Arbeit in Tagen (Zahl1) überschrieben werden, bestätigen Sie ebenfalls mit OK. Die Arbeit wird durch 480 geteilt, da MS-Project intern die Arbeit in Minuten speichert und nur in der Anzeige in Stunden umrechnet. 60 Min. x 8 (Std.) = 480 (1 Tag) 81

24 8 Projektkontrolle/-überwachung Zu den Aufgaben des Projektmanagers beim Überwachen eines Projektes gehören: Den Fortschritt des Projekts überwachen Aktuelle Informationen zum Projekt eingeben Soll/Ist-Vergleiche erstellen und daraus Änderungen im Projekt und deren Auswirkung zu analysieren 8.1 Basisplan festlegen Als erste Aktion sollte mit der Funktion Extras / Überwachung / Basisplan festlegen der aktuelle Terminplan als Referenzplan für einen Soll/Ist-Vergleich abgespeichert werden. Dies ist Voraussetzung um in laufenden Projekten einen Vergleich mit der ursprünglichen Planung zu erhalten Soll festhalten (Basisplan festlegen) Basisplan über das Menü speichern 1. Menü Extras / Überwachung / Basisplan festlegen. 82

25 2. Belassen Sie die Standardeinstellung, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Beim Ablegen der Sollwerte speichert Microsoft Project u. a. die Feldinhalte aus den Feldern Anfang, Ende und Dauer in die Felder Geplanter Anfang, Geplantes Ende und Geplante Dauer. Anfang Kopie der Feldinhalte Geplanter Anfang Ende Geplantes Ende Dauer Geplante Dauer Weiterhin werden als Referenz gespeichert: Geplante Arbeit Geplante Dauer Geplante Fälligkeit von Fixkosten Geplante Fixkosten Geplanter Anfang Geplanter Anfang des Lieferumfangs Geplantes Arbeitsbudget Geplantes Ende Geplantes Ende des Lieferumfangs Geplantes Kostenbudget Insgesamt können bis zu 10 Basispläne abgespeichert werden, um eine Kontrolle über einen längeren Zeitraum zu ermöglichen Plan- und Ist-Werte tabellarisch vergleichen Die Auswirkung vom Speichern des Basisplans wird sichtbar, wenn z.b. in der Ansicht Balkendiagramm (Gantt) die Tabelle Abweichung aufgerufen wird. Die Felder Geplanter Anfang und Geplantes Ende sind vor dem Speichern des Basisplans mit den Buchstaben NV (= Nicht verfügbar) gefüllt. 83

26 Nach Festlegung des Basisplans stehen dort erst einmal die gleichen Werte wie in Anfang und Ende, da ja noch keine Abweichungen erfolgt sind. Bei den Verschiebungen eines Vorgangs zeigt die Tabelle sofort die Abweichungen an. In der Tabelle unten verlängert sich der Vorgang Auswahl der DV um 4 Tage auf 8 Tage. Beim Anfang führt dies nicht zu einer Abweichung, aber natürlich aufgrund der längeren Dauer beim Ende. Die Spalte Abw. Ende zeigt demnach auch 4 Tage an. Da dieser Vorgang ein kritischer Vorgang ist, wirkt sich die Abweichung bis zum Projektende aus Plan- und Ist-Werte grafisch vergleichen Die Soll- und Ist-Werte werden in der Ansicht Balkendiagramm: Überwachung grafisch aufbereitet dargestellt. Die grauen Balken zeigen den Soll-Plan, die blauen Balken den Ist-Wert des nicht kritischen Pfades und die roten Balken den Ist-Wert des kritischen Pfades. Bei diesem Beispiel ist zu erkennen, dass der Vorgang in Zeile 3 länger dauert als geplant und daher später enden wird. Dadurch bedingt werden die nächsten Vorgänge auch verspätet beginnen und verspätet enden, incl. der Meilensteine. Diese Balkendarstellung kann auch über Format Balkenarten individuell gestaltet werden. 84

27 8.1.4 Basisplan korrigieren / löschen Wenn die Soll-Werte zu früh gespeichert wurden und sich eine Planungsänderung ergeben hat, kann der Basisplan korrigiert bzw. gelöscht werden. Basisplan löschen 1. Menü Extras / Überwachung / Basisplan löschen 2. Wählen Sie den Basisplan aus, den Sie löschen möchten, sowie die gewünschte Option Gesamtes Projekt oder ausgewählte Vorgänge und klicken dann auf die Schaltfläche OK 3. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den gespeicherten Basisplan zu überschreiben. D.h. der aktuelle Plan wird wieder als Basisplan gespeichert nachdem ein Hinweisschirm mit OK bestätigt wurde. 85

28 8.1.5 Zwischenpläne speichern Neben dem Basisplan können in Microsoft Project auch Zwischenpläne gespeichert werden. Allerdings werden bei diesen Zwischenplänen nicht so viele Informationen gespeichert, wie dies beim Basisplan der Fall ist, nämlich nur noch: Anfang Ende Ein Zwischenplan enthält also nur noch die Informationen über den zeitlichen Verlauf des Projekts, aber nicht mehr die Kosten oder die Arbeit. 1. Menü Extras / Überwachung / Basisplan festlegen 2. Wählen Sie die Option Zwischenplan festlegen aus. 3. Wählen Sie in dem Feld Nach die Felder aus, in die die aktuellen Werte Anfang und Ende kopiert werden sollen und klicken auf die Schaltfläche OK. Damit sind die aktuellen Werte in die neuen Felder AnfangX/EndeX kopiert worden und stehen für eine spätere Analyse zur Verfügung. In Microsoft Project sind 10 Felder für die Zwischenpläne reserviert. 86

29 8.2 Projektfortschreibung Nachdem das Projekt gespeichert wurde sind Soll/Ist-Vergleiche möglich, und im Projektverlauf erfolgen jetzt die Aktualisierungen. Der Fortschritt in Microsoft Project wird über die geleistete Arbeit eingegeben. Entweder in Stunden oder in % (Prozent). Dafür eignet sich die Ansicht Tabelle-Arbeit. Durch den gespeicherten Basisplan (Spalte Geplant) können Abweichungen direkt erkannt werden. In der Spalte Aktuell werden die geleisteten Arbeitsstunden eingetragen oder alternativ der Fertigstellungsgrad in %, der dann wiederum in Stunden umgerechnet wird. Die Eingabe von 50% + 25% führen zu einer Fertigstellung von 6,4 Stunden bzw. 40 Stunden. Im Projektsammelvorgang wirkt sich die Fertigstellung auf den gesamten Projektaufwand mit 9 % aus. Gleichzeitig wird im Balkendiagramm eine schwarze Fortschrittslinie eingezeichnet, die den Fortschritt grafisch darstellt. Die Erfassung des Projektfortschritts wird erleichtert durch die Verwendung der Symbolleiste Überwachen. Symbolleiste Überwachen aufrufen 1. Menü Ansicht / Symbolleisten / Überwachen Über die Schaltflächen mit den Prozentangaben besteht die Möglichkeit, den Fortschritt eines Vorgangs anzugeben. Bei der Auswahl 100% abgeschlossen erscheint in der Indikatorenspalte ein Haken. Wenn alle Vorgänge in der Vergangenheit planmäßig abgelaufen sind, werden diese Vorgänge markiert, und der Fortschritt kann über die Schaltfläche Aktualisieren wie berechnet automatisch festgehalten werden. Wenn etwas nicht so abläuft wie geplant, können über das Dialogfenster Vorgang aktualisieren in der Symbolleiste Überwachen die aktuellen und abweichenden Daten erfasst werden. 87

30 Vorgang aktualisieren 1. Anklicken des Symbols Oder Menü Extras / Überwachung / Vorgänge aktualisieren 2. Geben Sie nun die Ihnen bekannten Daten ein. Beachten Sie: Wenn bei Aktuell das Endedatum eingegeben wird, ist der Vorgang automatisch auch erledigt. Für das Anfangsdatum wird der berechnete Termin eingesetzt. Wenn das tatsächliche (aktuelle) Anfangsdatum ein anderes ist, muss auch dieses Datum erfasst werden. 88

31 8.3 Überwachungsinformationen auswerten Über das Icon aus der Symbolleiste Überwachung oder Menü Extras / Überwachung / Fortschrittslinien kann eine Fortschrittslinie eingeblendet werden, die grafisch den Projektfortschritt anzeigt. Für ein ausgewähltes Datum verbindet Microsoft Project die in Arbeit befindlichen Vorgänge. Die nach links zeigenden Spitzen zeigen dabei die Arbeiten, die gegenüber dem Terminplan zurück sind, und die nach rechts zeigenden Spitzen Arbeiten, die im Terminplan voraus sind. Fortschrittslinie für das aktuelle Datum.1. Sie sehen die Balkendiagrammansicht. 2. Wählen Sie Menü Extras / Überwachung / Fortschrittslinien. z.b. Balkendiagramm: Überwachung. 3. Wählen Sie in dem Feld Aktuelle Fortschrittslinie anzeigen zum die Option Aktuellen Datum aus. 4 Alternativ zur Eingabe des Datums kann die Fortschrittslinie über das Icon mit der Maus auf das gewünschte Datum gezogen werden. Eine senkrechte Linie wird an die Stelle des aktuellen Datums eingesetzt. Die Fortschrittslinie, gesetzt auf das aktuelle Datum = , zeigt durch die Ausschläge nach links zwei Vorgänge an, die noch nicht zu 100% erledigt sind. Gerade in großen Projekten mit vielen Vorgängen kann man sich so schnell einen ersten Überblick zu verspäteten Vorgängen anzeigen lassen. Die Fortschrittslinie kann über das o. a. Menü formatiert, geändert oder gelöscht werden. 89

32 8.4 PERT-Analyse durchführen Eine weitere Möglichkeit, auf verschiedene Projektgeschehnisse einzugehen, ist das 3-Zeiten Schätzverfahren, das in Microsoft Project unter dem Punkt PERT- Analyse (Was-wäre-Wenn-Szenarien) angeboten wird. Bei dieser Methode werden die verschiedenen Projektaktivitäten über 3 Faktoren gewichtet und bewertet. Jeder Vorgang wird zeitlich geschätzt mit einem Wert für den bestmöglichsten Verlauf -> optimistischster Wert, einem Wert für die wahrscheinlichste Dauer und ein Wert für den ungünstigsten Verlauf -> pessimistischster Wert. Diese Werte werden gewichtet, wobei die Gewichtungsfaktoren selbst bestimmt werden und immer durch 6 teilbar sein müssen. So wird gewährleistet, dass negative wie positive Zeitschätzungen mit in die Vorgangsdauer einfließen. Für die einzelnen Dauern kann ein extra Balken abgebildet werden. Durch die Eingabe der verschiedenen Werte (Schätzungen) berechnet Project die Dauer als Mittelwert als Daten neu. Die Werte können ebenfalls als entsprechende Balkendiagramme angezeigt werden. 90

33 Inhaltsverzeichnis VORWORT WAS IST NEU IN MS-PROJECT 2007? DIE ARBEITSWEISE VON MICROSOFT PROJECT DAS DATENMODELL VON MICROSOFT PROJECT SYSTEMARCHITEKTUR MICROSOFT PROJECT INFORMATIONSFLUSS UND PROJEKTBETEILIGTE BILDSCHIRMAUFBAU / ANSICHTEN VON MICROSOFT PROJECT MEHRFACH RÜCKGÄNGIG AKTIONEN ANLAGE EINES VORHABENS / PROJEKTES PROJEKTBERATER PROJEKTINFO PROJEKTEIGENSCHAFTEN PROJEKTVORGÄNGE ERFASSEN VON VORGÄNGEN VORGANGSDAUER ERMITTELN VORGANGSNOTIZEN HINZUFÜGEN VORGÄNGE LÖSCHEN, KOPIEREN, VERSCHIEBEN HYPERLINK EINFÜGEN VORGANG UNTERBRECHEN VORGÄNGE STRUKTURIEREN VERKNÜPFUNGEN VON VORGÄNGEN VORGANGSEINSCHRÄNKUNGEN STICHTAG FESTLEGEN EINSCHRÄNKUNGSART FESTLEGEN VERKNÜPFUNGEN ANALYSIEREN KRITISCHER WEG / PFAD PUFFERZEITEN ÄNDERUNGSHERVORHEBUNG VORGANGSTREIBER MEILENSTEIN FESTLEGEN MEILENSTEIN (AUTOMATISCH ERZEUGEN) MEILENSTEIN (MANUELL DEFINIEREN) PERIODISCHER VORGANG RESSOURCENMANAGEMENT RESSOURCENEINSATZ PLANEN PROJEKTBEZOGEN RESSOURCEN ERFASSEN UND VERWALTEN RESSOURCEN VORGÄNGEN ZUORDNEN VORGANGSARTEN KAPAZITÄTSPLANUNG KAPAZITÄTSABGLEICH ANALYSE DER ÜBERLASTUNG FUNKTION KAPAZITÄTSABGLEICH MANUELLER ABGLEICH

34 6 KOSTENMANAGEMENT KOSTENKONTROLLE BUDGET-VERFOLGUNG PROJEKT-/VORGANGSANSICHTEN FILTERFUNKTIONEN GRUPPIEREN HERVORHEBEN DES ZELLENHINTERGRUNDS IN PROJECT HINTERLEGTE BERICHTSVORLAGEN BASISBERICHTE GRAFISCHE BERICHTSVORLAGEN BENUTZERDEFINIERTE FELDER PROJEKTKONTROLLE/-ÜBERWACHUNG BASISPLAN FESTLEGEN SOLL FESTHALTEN (BASISPLAN FESTLEGEN) PLAN- UND IST-WERTE TABELLARISCH VERGLEICHEN PLAN- UND IST-WERTE GRAFISCH VERGLEICHEN BASISPLAN KORRIGIEREN / LÖSCHEN ZWISCHENPLÄNE SPEICHERN PROJEKTFORTSCHREIBUNG ÜBERWACHUNGSINFORMATIONEN AUSWERTEN PERT-ANALYSE DURCHFÜHREN BENUTZERDEFINIERTE ANSICHTEN / TABELLEN ANSICHT AUSWÄHLEN TABELLE ERSTELLEN ANSICHT ERSTELLEN ANSICHTSKOMBINATION ZUSAMMENWIRKEN VON MS PROJECT UND MS-OFFICE ZUSAMMENSPIEL MIT EXCEL AUSTAUSCH ÜBER DIE ZWISCHENABLAGE DYNAMIK BEIM EINFÜGEN MS PROJECT -DATEN NACH EXCEL EXPORTIEREN EXPORT NACH WORD DIE ZWISCHENABLAGE PRÄSENTIEREN MIT POWERPOINT EXPORT IM TEXTFORMAT OFFICE-ASSISTENT ANHANG GRUNDEINSTELLUNGEN (EMPFOHLEN) STANDARDISIERUNG IN DER ARBEIT MIT MS PROJECT STANDARDS BEI DER NAMENSGEBUNG STANDARDS FÜR SAMMELVORGÄNGE STANDARDS FÜR MEILENSTEINE STANDARDS FÜR VORGÄNGE TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN MICROSOFT OFFICE PROJECT GLOSSAR