1 Erste Schritte. Handbuch. FILIALMANAGER Kassensystem Einzelhandel EASY. CSS-Group Systems Corp

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1 1 Erste Schritte Handbuch FILIALMANAGER Kassensystem Einzelhandel EASY CSS-Group Systems Corp 1

2 2 Erste Schritte Inhaltsverzeichnis ERSTE SCHRITTE... 7 Systemvoraussetzungen... 7 Betriebssysteme... 7 Internet & Mail-Account... 7 Komponenten... 7 Installation... 8 Software lizenzieren... 8 Aktivierung über Internet... 8 Aktivierung über Telefon... 8 (Demo) Buchungsdaten löschen... 9 Manager an mehreren Arbeitsplätzen Vorgehensweise Datenbankpfad in konfig.ini eintragen GLOBALE EINSTELLUNGEN Artikel global ändern > SQL-Direktmanipulation SQL-Direktmanipulation aufrufen SQL Befehle Beispiele für korrekte SQL Befehle Arbeitsoberfläche anpassen / Listeneinstellung Listeneinstellung öffnen: Spalten ein- oder ausblenden FILIALMANAGER EINRICHTUNG Zentrale anlegen / Firmendaten bearbeiten Firmenstammblatt kontoeinstellungen testen Startseite Filialmanager Filialen anlegen Filial- Adresse: für Datenaustausch reservierte -adresse anlegen! konto Einstellungen testen Aktive / Inaktive Filiale Daten einer Filiale ändern Buchungsdaten einer Filiale löschen Filiale löschen Schnellwahltasten Schnellwahltasten belegen Einzeln belegen Belegung aus bestehender Filiale übernehmen Filial-Konfigurationsdatei erstellen

3 3 Erste Schritte KASSENSEITIGE EINRICHTUNG Kassen auf Filialbetrieb stellen Kassen-Konfiguration aus Zentrale übernehmen Stammdaten von Zentrale abrufen DATEN SENDEN / EMPFANGEN Stammdaten an Filiale senden Buchungsdaten von den Filialen abrufen BESTELLUNGEN Bestellung unterbrechen / weiterführen Was ist ein Bestellvorschlag? Bestellung drucken Druckvorschau der Bestellung Vorlage des Bestellformulars anpassen WARENEINGANG Wareneingang auf der Startseite Wareneingang im Modul Artikelstamm Wareneingang im Modul Filialen Wareneingang starten Automatischer Wareneingang aus Bestellung Wareneingang und EAN Eingabe Wareneingang und Artikel-Suche Änderung bereits erfasster Posten Artikelmengen ändern Posten löschen Posten hinzufügen Wareneingang abschließen KASSENABSCHLÜSSE Kassenabschlussliste drucken Vorlage der Kassenabschlussliste anpassen Arbeitsoberfläche anpassen BONJOURNAL Bonjournal drucken Vorlage des Bonjournals anpassen Arbeitsoberfläche anpassen INVENTUR Inventur starten Gezählte Artikel erfassen Menge ändern Inventur verbuchen Inventurliste drucken Aktualisiertes Lager an Filiale senden ARTIKELVERWALTUNG Arbeitsoberfläche anpassen Artikel einzeln anlegen

4 4 Erste Schritte Neue Warengruppe Ähnliche Artikel kopieren Artikel-Listen importieren Vorgehensweise im Überblick Vorgehensweise im Detail Artikel-Listen exportieren Artikelstamm exportieren Das Artikelstammblatt Einträge des Artikelstammblatts Übersicht Einträge des Artikelstammblatts im Detail EAN / Artikelnummer Set-Nummer Warengruppe Bezeichnung Langtext Zusatz 1 bis Menge / Einheit / Verpackungseinheit Übersicht sinnvoller Verkaufs- und Einkaufseinheiten Artikelbilder Steuersatz EK-Preis Buchungskonto VK-Preise Preispflege in Brutto oder Netto Soll-Bestand Pfandberechnung Rabattierbarer Artikel Ja oder Nein Artikel negativ buchen - Leergut, Rabatt 5,- etc Preis beim Kassieren eingeben Artikel ändern Warengruppe ändern Steuersätze global ändern Steuersatz einzelner Artikel ändern Artikel löschen Artikelblock weiterbearbeiten Artikel Suche MITARBEITERVERWALTUNG Mitarbeiter anlegen Mitarbeiterstammblatt Pflichteinträge Übersicht aller Einträge Mitarbeiter-Daten eingeben Mitarbeiter-Benutzergruppe Anmeldenamen vergeben Kennwort vergeben MITARBEITER-RECHTE Systemrechte verwalten

5 5 Erste Schritte Neue Benutzergruppe anlegen Benutzergruppe ändern Übersicht der setzbaren Kassierer-Rechte Kassierer-Kennwort Kassierer-Login mit Personalkarten Wie werden Personalkarten gedruckt DRUCKSACHEN Etiketten drucken Druckvorlage anpassen Elemente entfernen: Neue Elemente hinzufügen: Firmenlogo einfügen Bild-Platzhalter auf das Etikett holen Bild-Platzhalter mit eigenem Logo füllen Größe des Logos anpassen Preisetikett in Netto oder Brutto Neue Etikett Vorlage Vorlagentyp auswählen Projektassistent Druckerwahl Titelzeile und Text-Platzhalter Druck starten Artikel auswählen Druck-Anzahl Überflüssige Artikel aus dem Druckauftrag entfernen Was soll gedruckt werden Übersicht druckbarer Vorlagen Etiketten Datenblätter Werbung / Flyer Preislisten Neue Druckvorlagen Vorlagentyp auswählen Projektassistent Druckerwahl Titelzeile und Text-Platzhalter Layout der Druckvorlage gestalten Platzhalter Zu große Platzhalter Verfügbare Platzhalter Platzhalter löschen Text-Platzhalter Neuen Text-Platzhalter einfügen Text-Platzhalter mit eigenem Text füllen Bild-Platzhalter Neue Bild-Platzhalter einfügen Bild-Platzhalter mit Bilddatei füllen Datensatz entfernen BERICHTE & AUSWERTUNGEN

6 6 Erste Schritte Berichte ausführen Neue Berichte / Auswertungen Berichte importieren DATENSICHERUNG / DATENRÜCKSICHERUNG Datensicherung Vorgehensweise Daten-Rücksicherung Vorgehensweise INDEX

7 7 Erste Schritte Erste Schritte Systemvoraussetzungen Betriebssysteme Microsoft Windows 7 Microsoft Windows XP Windows VISTA Microsoft Windows 2000 Internet & Mail-Account 1. Internet in Zentrale und in den angeschlossenen Filialen 2. Eine -adresse, die ausschließlich für den Datenaustausch reserviert ist für die Zentrale 3. Für jede Filiale eine -adresse, die ausschließlich für den Datenaustausch reserviert ist 4. Je nach zu erwartendem Datenvolumen muss das -postfach über die entsprechende Kapazität verfügen Komponenten Pentium Prozessor mind. 300 MHz 512 MB Arbeitsspeicher VGA Grafikkarte mind. 2 MB Grafikspeicher Bildschirmauflösung mind x 768 Freier Festplattenspeicher 150 MB zzgl. zu erwartendes Datenvolumen der Datenbank Microsoft Internet Explorer ab 5.5 7

8 8 Erste Schritte Installation Nachdem Sie das Filialsystem EASY heruntergeladen haben, starten Sie die Installation mit einem Doppelklick auf die Datei fm_easy_gr.exe. Der Installationsassistent startet und leitet Sie durch den weiteren Installationsverlauf. Software lizenzieren Nach Erwerb der Software können Sie das Programm entweder via Internet oder telefonisch freischalten. Aktivierung über Internet Um die Software über das Internet zu aktivieren starten Sie das Programm und klicken auf Jetzt aktivieren. Tragen Sie nun Ihre erworbene Lizenz unter "Lizenz-Nr" ein und hinterlegen Sie Ihren Namen sowie Ihre Firma. Haben Sie alle Daten hinterlegt klicken Sie auf Fertigstellen Aktivierung über Telefon Geben Sie die erhaltene Lizenz unter "Lizenz-Nr" ein und tragen Sie Ihren Namen sowie Ihre Firma ein, rufen Sie dann unter der angezeigten Telefonnummer an und geben Sie Ihrem Ihren persönlichen Install-Code beim Kundenberater an. 8

9 9 Erste Schritte (Demo) Buchungsdaten löschen Daten die Sie während der Testphase in der Demo-Version eingegeben haben bleiben auch nach der Freischaltung im Programm gespeichert. Sie müssen das Programm nicht erneut installieren. Um mit sauberen Umsätzen zu beginnen löschen Sie die Demo-Buchungsdaten über: Start > (Alle) Programme > CSS Group Systems Corp > Filialsystem EASY > Buchungsdaten löschen Beim Klick auf Buchungsdaten löschen werden alle Buchungen inkl. Kassenabschlüsse, Bonjournal etc. gelöscht, dabei bleiben alle Stammdaten wie Firmendaten der Zentrale und der Filialen, Artikel, Mitarbeiter, Belegung der Schnellwahltasten etc. erhalten. ACHTUNG Dieses Tool löscht alle Buchungsvorgänge, also im laufenden Betrieb nicht ausführen! 9

10 10 Erste Schritte Manager an mehreren Arbeitsplätzen Es ist möglich das Filialsystem EASY an mehreren PCs zu installieren, wenn z.b. 2 Mitarbeiter an zwei getrennten Arbeitsplätzen auf die Filialverwaltung zugreifen sollen. Für jeden Arbeitsplatz ist eine Lizenz des Filialsystems EASY nötig. Der bei der Installation angelegte Ordner Filialsystem EASY enthält u.a. die Datenbank und kann an einen beliebigen Ort im Netzwerk abgelegt werden, so z.b. auf einen Verwaltungs-PC, einen Server oder auf eine externe Festplatte. WO der Ordner Filialsystem EASY mit der Datenbank liegt spielt keine Rolle - wichtig ist lediglich, dass dieser Ort im Netzwerk permanent erreichbar ist. Liegt die Datenbank z.b. auf einem Büro-PC muss dieser PC angeschalten sein, wenn an anderen Arbeitsplätzen gearbeitet werden soll. Um an mehreren PCs zu arbeiten kopieren Sie den Ordner Filialsystem EASY an den gewünschten Ort im Netzwerk und geben ihn mit Lese- und Schreibrechten frei. Ist der Ordner freigegeben, tragen Sie den Freigabepfad in der Datei konfig.ini unter DatabasePath= auf jedem angeschlossenen PC ein. Vorgehensweise Installieren Sie das Filialsystem auf allen PCs, an denen später mit dem Programm gearbeitet werden soll Bei der Installation wird auf jedem PC ein Ordner Filialsystem EASY angelegt. Kopieren Sie diesen Ordner von einem beliebigen PC und speichern Sie den kopierten Ordner am gewünschten Ort im Netzwerk o Bedenken Sie dabei, dass die Filialdatenbank immer verfügbar sein muss. Soll die Datenbank z.b. auf einem bestimmten PC liegen muss dieser auch immer an sein wenn mit dem Filialsystem gearbeitet werden soll. Typische Speicherorte sind z.b: ein bestimmter Arbeitsplatz / PC ein Server eine externe Festplatte Geben Sie den Ordner im Netzwerk mit Lese- und Schreibrechten frei (Rechtsklick auf den Ordner Filialsystem EASY > Freigabe und Sicherheit ) Datenbankpfad an allen angeschlossenen PCs eintragen Öffnen Sie an allen Arbeitsplätzen an denen mit dem Filialsystem EASY gearbeitet werden soll die Datei konfig.ini und tragen Sie unter DatabasePath= den Pfad zum freigegebenen Ordner ein. Wo finde ich die Datei konfig.ini: Datenbankpfad in konfig.ini eintragen >>C:\ > Programme (Progam Files) > CSS Group Systems Corp > Filialsystem EASY > konfig.ini 10

11 11 Globale Einstellungen Globale Einstellungen Artikel global ändern > SQL-Direktmanipulation Über SQL-Direktmanipulation können bestimmte Artikeleigenschaften global, also für alle Artikel geltend gesetzt werden. Stellen Sie z.b. nach einem Artikelimport fest, dass Ihre Artikel nicht rabattierbar gesetzt sind weil der Eintrag in der Importliste ganz einfach fehlte, müssen Sie den Import nicht wiederholen und den Eintrag auch nicht per Hand zu jedem Artikel nachtragen, Sie können die fehlende Information global für alle Artikel geltend über die SQL-Direktmanipulation setzen. Die SQL-Direktmanipulation ist immer in der oben rechts unter Support & Hilfecenter erreichbar, egal in welchem Modul Sie sich gerade befinden. SQL-Direktmanipulation aufrufen >>Rechter oberer Bildschirmrand > Support und Hilfecenter > SQL-Direktmanipulation 11

12 12 Globale Einstellungen SQL Befehle Unter SQL-Direktmanipulation sollten keine Versuchstexte, bzw. selbst erstellte SQL Befehle eingegeben werden, es sei denn Sie sind sich darüber im Klaren welche Auswirkungen diese Befehle auf Ihre Datenbank haben. Über SQL-Direktmanipulation vorgenommene Änderungen sind nicht rückgängig zu machen, da es sich hier um einen direkten Datenbankzugriff handelt. WICHTIG Vorher Datensicherung durchführen! Beispiele für korrekte SQL Befehle Was der Befehl bewirkt: SQL Befehl: Alle Artikel rabattierbar setzen update tbartikel set israbatt = -1 Alle Artikel nicht rabattierbar setzen update tbartikel set israbatt = 0 Alle Artikel Lager aktiv setzen update tbartikel set islager = -1 Alle Artikel auf keine Lagerhaltung setzen update tbartikel set islager = 0 Bei allen Artikeln Häkchen Preisangabe beim Kassieren setzen update tbartikel set ispreisangabe = -1 Bei allen Artikeln Häkchen Preisangabe beim Kassieren entfernen update tbartikel set ispreisangabe = 0 Soll-Bestand einer bestimmten Warengruppe auf 0 setzen update tbartikel set SollBestand = 0 WHERE WarenGruppe LIKE '' Zwischen die zwei einzelnen Hochkommas den Namen der Warengruppe eintragen! z.b: Lebensmittel 12

13 13 Globale Einstellungen Arbeitsoberfläche anpassen / Listeneinstellung Über die Listeneinstellung können Sie die Arbeitsoberfläche des Filialsystem EASY anpassen. Hier bestimmen Sie, welche Spalten Sie sehen möchten oder welche besser ausgeblendet werden sollten. Einmal eingerichtet merkt sich das Programm die gewählte Ansicht und empfängt Sie auch beim nächsten Start mit der gewünschten Einstellung. Die Listeneinstellung zieht sich bis auf die Startseite durch alle Module des Filialsystem EASY. Listeneinstellung öffnen: >>Alle Module > Menüleiste > Ansicht oder Bearbeiten > Listeneinstellung 13

14 14 Globale Einstellungen Spalten ein- oder ausblenden Im sich öffnenden Fenster "Listeneinstellung" richten Sie die Ansicht des Filialsystems ein. Links finden Sie alle derzeit nicht angezeigten Spalten, rechts daneben alle derzeit angezeigten Spalten. Durch markieren des gewünschten Eintrags und Klick auf "Einfügen" oder "Entfernen" fügen Sie die Spalten dem sichtbaren oder unsichtbaren Bereich hinzu. Mit den Funktionen "Aufwärts" und "Abwärts" können Sie bestimmen in welcher Reihenfolge die Spalten angezeigt werden: Ganz oben = Erste Spalte / Ganz unten = Letzte Spalte >>Alle Module > Menüleiste > Ansicht oder Bearbeiten > Listeneinstellung 14

15 15 Filialmanager Einrichtung Filialmanager Einrichtung Zentrale anlegen / Firmendaten bearbeiten Starten Sie das Filialsystem EASY mit einem Doppelklick auf das Desktop Icon. Das Programm enthält eine Demo-Datenbank, ändern Sie die Einträge unter Filialen und Firmendaten bearbeiten auf Ihre eigene Firma. Um die Firmendaten der Zentrale zu ändern klicken Sie auf der Startseite auf Firmendaten bearbeiten Bild Firmendaten bearbeiten 15

16 16 Filialmanager Einrichtung Firmenstammblatt Im Firmenstammblatt geben Sie die Daten der Zentrale ein. Diese Angaben erscheinen später auf allen Ausdrucken wie Belegen und Berichten / Auswertungen, Inventurberichten etc. Sie sollten daher mit Sorgfalt hinterlegt werden. Haben Sie die Daten vollständig eingetragen, klicken Sie auf "Speichern". Die hier angelegte -adresse Zentrale wird beim Anlegen von Filialen automatisch in das Filialstammblatt übernommen. Insofern Änderungen im Firmenstammblatt vorgenommen werden, müssen diese Änderungen dann auch an die Filialen gesandt werden, Siehe Stammdaten an Filialen senden Bild Firmenstammblatt der Zentrale 16

17 17 Filialmanager Einrichtung -kontoeinstellungen testen Ihre Angaben zu -adresse und Login bei Ihrem -provider können sie mit einem Klick auf Kontoeinstellungen testen überprüfen. 17

18 18 Filialmanager Einrichtung Startseite Filialmanager Bild Startseite Die Startseite listet oben / Mitte alle aktiven Filialen mit Infos zum Datum des letzten Datenaustauschs auf, rechterhand finden Sie häufig gebrauchte Funktionen und im unteren Bildschirmbereich werden die jeweils in Arbeit befindlichen Bestellungen der Filialen angezeigt. Übersicht der häufig verwendeten Funktionen, die direkt auf der Startseite ausgeführt werden können: Stammdaten an Filialen senden Buchungsdaten der Filialen abrufen Firmendaten (der Zentrale) bearbeiten Systemrechte der Kassierer verwalten Wareneingang für Filiale erfassen Inventur für Filiale erfassen Bestellung für Filiale erfassen Bestellvorschlag drucken Druckvorschau Bestellvorschlag anzeigen Vorlage des Bestellvorschlags anpassen Mit einem Klick auf einen der oberen Punkte gelangen Sie zur Beschreibung der Funktion. 18

19 19 Filialmanager Einrichtung Filialen anlegen Um eine Filiale anzulegen wählen Sie zunächst das Modul Filialen und klicken in der Symbolleiste auf Neue Filiale >>Filialen > Symbolleiste > Neue Filiale Im sich öffnenden Filialstammblatt hinterlegen Sie die Daten der Filiale. Nicht alle Felder müssen ausgefüllt werden. Pflichtfelder sind: Firmenname Straße PLZ Ort Steuernummer oder Ust-ID -adresse der Zentrale (für Datenaustausch reservierte -adresse anlegen) -adresse der Filiale (für Datenaustausch reservierte -adresse anlegen) Benutzername Posteingangsserver Postausgangsserver Unter Angaben für den Kassenbon tragen Sie die Adress- und Steuerdaten der Filiale ein, diese Angaben werden auf Kassenbons gedruckt. Unter Angaben für die Datenübertragung geben Sie die -adresse der Filiale ein, die - Adresse der Zentrale wird automatisch aus den Firmeneinstellungen gezogen. 19

20 20 Filialmanager Einrichtung Filial- Adresse: für Datenaustausch reservierte -adresse anlegen! Niemals, auch nicht zu Testzwecken eine bereits vorhandene -adresse als Filial- -Adresse eintragen! Die Zentrale importiert beim Klick auf Buchungsdaten der Filialen abrufen ALLE vorhandenen Mails und löscht diese im Ursprungs -server. (Wenn Sie eine bereits bestehende Adresse angeben ist dieses -konto dann leer und alle s befinden sich in der Zentrale) Also unbedingt eine neue -adresse einrichten, die wirklich nur für die Kassen-Buchungsdaten der entsprechenden Filiale reserviert ist! Unter -benutzername und Kennwort hinterlegen sie den Namen und das Passwort, mit dem Sie sich bei Ihrem -provider einloggen. Die ServerPorts 25 und 110 sind Standard- Ports und sollten passen. -konto Einstellungen testen Zur Überprüfung der -einstellungen Ihrer Filiale klicken sie im Filialstammblatt auf Kontoeinstellungen testen >>Filialen > Filiale öffnen > Kontoeinstellungen testen 20

21 21 Filialmanager Einrichtung Aktive / Inaktive Filiale Falls diese Filiale beim Klick auf Stammdaten übertragen noch nicht mit Stammdaten versorgt werden soll entfernen Sie das Häkchen unter Diese Filiale ist Aktiv Bei gesetztem Häkchen kann die Filiale mit Stammdaten bestückt werden, die Vorgehensweise erfahren Sie unter Stammdaten an Filialen senden Wie Sie Artikel in Ihr Filalsystem einpflegen erfahren Sie im Kapitel Artikelverwaltung / Artikelanlage Auch im Modul Filialen kann die Arbeitsoberfläche angepasst werden, wie Sie Spalten entfernen oder hinzufügen erfahren Sie unter Arbeitsoberfläche anpassen / Listeneinstellung Daten einer Filiale ändern Wechseln Sie in das Modul Filialen und öffnen Sie das Firmenstammblatt der betreffenden Filiale mit einem Doppelklick auf die Filialnummer. Ändern Sie nun die gewünschten Daten. Die Adress-Angaben erscheinen auf allen Kassenbons, Quittungen, Kassenabschlüssen etc. Bild Filialstammblatt ändern Wenn Sie die Daten der Filiale angepasst haben, klicken Sie auf "Speichern". Wie Sie Artikel in Ihr Filalsystem einpflegen erfahren Sie im Kapitel Artikelverwaltung / Artikelanlage Wie Sie Ihre Filialen Artikel und Stammdaten an Ihre Filialen senden, erfahren Sie unter Stammdaten an Filialen senden 21

22 22 Filialmanager Einrichtung Buchungsdaten einer Filiale löschen Wenn Sie eine Filiale nicht löschen, sondern nur die Umsätze einer Filiale entfernen möchten, schließen Sie das Programm und klicken auf: Windows Start > (Alle) Programme > CSS Group Systems Corp > Filialsystem EASY > Buchungsdaten löschen Wählen Sie dann die Filiale aus deren Buchungsdaten gelöscht werden sollen. WICHTIG Denken Sie in jedem Fall daran zuvor eine Datensicherung zu erstellen! 22

23 23 Filialmanager Einrichtung Filiale löschen Zum Löschen einer Filiale wählen Sie zunächst das Modul Filialen, wählen dort die zu löschende Filiale aus und klicken in der Symbolleiste auf Löschen ACHTUNG Sie sollten diese Option nur wählen, wenn Sie sich wirklich sicher sind, dass Sie diese Filiale tatsächlich löschen wollen. Zur Sicherheit sollten Sie in jedem Fall eine Datensicherung durchführen, damit diese Filiale inklusive Daten bei Bedarf wiederhergestellt werden kann. >>Filialen > Filiale markieren > Symbolleiste > Löschen Bild Filiale löschen Sicherheitsabfrage 23

24 24 Filialmanager Einrichtung Schnellwahltasten An den Kassen der Filialen ist das Kassieren durch Anklicken von Artikel-Button möglich, die den kassieren im direkten Zugriff zur Verfügung stehen. Diese sogenannten Schnellwahltasten können Sie von der Zentrale aus mit Artikeln belegen und diese Belegung dann an Ihre Filialen versenden. Auf 5 Ebenen mit jeweils 20 Schnellwahltasten stehen den Kassierern 100 Artikel im Direktzugriff zur Verfügung. Bild Schnellwahltasten an der Kasse 24

25 25 Filialmanager Einrichtung Schnellwahltasten belegen Die Schnellwahltasten-Belegung erfolgt im Modul Filialen. Sie können die Schnellwahltasten für jede Filiale gesondert programmieren oder die komplette Belegung aus einer bereits vorhandenen Filiale übernehmen, so dass mehrere (oder alle) Filialen über eine identische Schnellwahltastenbelegung verfügen. Einzeln belegen Um eine Schnellwahltaste mit einem Artikel oder Set zu belegen, setzen Sie einen Rechtsklick auf eine leere Schnellwahltaste und wählen ob ein Artikel oder ein Set auf diese Schnellwahltaste gelegt werden soll. Nach der Wahl von Artikel öffnet sich die Artikelsuche, hier können Sie die Artikel auch einscannen. TIPP Artikel aus der Artikelsuche können auch mit Enter oder Doppelklick übernommen werden. Belegung aus bestehender Filiale übernehmen Um die Schnellwahltasten mit einer vorhandenen Konfiguration zu belegen klicken Sie auf Aus anderer Filiale übernehmen. Bild Schnellwahltasten belegen 25

26 26 Filialmanager Einrichtung Filial-Konfigurationsdatei erstellen Wenn Sie eine Filiale angelegt haben, können Sie für diese Filiale eine Konfigurationsdatei erstellen, die dann an der Kasse der Filiale eingespielt wird. Speichern Sie die Konfigurationsdatei z.b. auf einem Stick und nehmen diesen mit in die Filiale um die Konfigurationsdatei einzulesen oder senden Sie sie per an die Filiale. Bild Konfigurationsdatei für Filiale erstellen 26

27 27 Kassenseitige Einrichtung Kassenseitige Einrichtung Installieren Sie das Kassensystem Einzelhandel EASY an den Kassen aller Filialen und stellen Sie dabei die Kassen vom Einzelplatzbetrieb auf Filialbetrieb um. Kassen auf Filialbetrieb stellen Nachdem das Kassensystem Einzelhandel EASY an der Kasse installiert wurde, klicken Sie auf das Start Windows-Icon im unteren linken Bildschirmbereich und weiter auf Programme bzw. Alle Programme. Wählen Sie im Ordner CSS Group Corp das Kassensystem Einzelhandel EASY und klicken dort auf Betriebsmodus des Kassensystems einstellen Im sich öffnenden Fenster Betriebsmodus einstellen wählen Sie Filialbetrieb und klicken auf Speichern Start > (Alle) Programme > CSS Group Corp > Kassensystem Einzelhandel EASY > Betriebsmodus des Kassensystems einstellen > Filialbetrieb Bild Betriebsmodus der Kasse auf Filialbetrieb stellen 27

28 28 Kassenseitige Einrichtung Kassen-Konfiguration aus Zentrale übernehmen Die Kasse ist nun auf den Filialbetrieb umgestellt und wird in der automatisch folgenden Routine mit den Einstellungen zur Datenübertragung gefüttert. Sobald Sie auf Filialbetrieb umgestellt haben startet das Kassensystem Einzelhandel EASY, falls Sie noch in der Testphase sind klicken Sie auf Demomodus Das Programm fragt im sich öffnenden Fenster Konfiguration nach der Filial-Konfigurationsdatei, die in der Zentrale für diese Filiale erstellt wurde. Wie Sie Konfigurationsdateien für Ihre Filialen erstellen erfahren sie unter Filial-Konfigurationsdatei erstellen Klicken Sie auf das gelbe Ordnersymbol um die Konfigurationsdatei zu suchen. Haben Sie die Konfigurationsdatei der Filiale gewählt bestätigen Sie mit OK 28

29 29 Kassenseitige Einrichtung Stammdaten von Zentrale abrufen Nachdem die Kasse mit ihrer Konfigurationsdatei gefüttert wurde öffnet sich das Programm und fragt gleich im Anmeldedialog, ob jetzt aktuelle Stammdaten von der Zentrale abgerufen werden sollen. Klicken Sie auf Ja Die Stammdaten werden an die Filiale gesendet. Voraussetzung ist, dass die Stammdaten von der Zentrale bereits an die Filiale gesendet wurden. Erscheint z.b. der Hinweis, dass keine neue Nachricht vorhanden ist, haben Sie die Stammdaten noch nicht von der Zentrale an die Filiale versandt. Wie Sie Stammdaten in der Zentrale an Ihre Filialen senden erfahren Sie unter Stammdaten an Filiale senden 29

30 30 Daten senden / empfangen Daten senden / empfangen Stammdaten an Filiale senden Sobald eine Filiale angelegt ist kann sie per Mausklick mit allen Stammdaten wie Artikelstamm, Belegung der Schnellwahltasten, Mitarbeitern etc. versorgt werden. Voraussetzung ist natürlich, dass diese Stammdaten in der Zentrale eingepflegt wurden. Wie sie diese Stammdaten hinterlegen erfahren sie unter den jeweiligen Kapiteln Filialstammdaten wie Adresse, Steuernummer, -einstellungen Artikelstamm Artikelbilder Mitarbeiter / Kassierer Schnellwahltasten-Belegung Sie können die Stammdaten entweder im Modul Filialen oder von der Startseite aus an Ihre Filialen senden. >>Startseite > Stammdaten an Filiale senden 30

31 31 Daten senden / empfangen >>Modul Filialen > Filiale markieren > Symbolleiste > Stammdaten an Filiale senden Buchungsdaten von den Filialen abrufen Die Zentrale importiert beim Klick auf Buchungsdaten der Filialen abrufen alle vorhandenen s von den -adressen der aktiven Filialen und löscht sie im Ursprungs -server. Geben sie als Filial- Adresse also niemals eine private Adresse an, andernfalls ist Ihr (privates) -konto dann leer und alle s befinden sich in der Zentrale. Zum Abrufen der Filial-Buchungsdaten klicken Sie auf der Startseite auf Buchungsdaten von den Filialen abrufen Das Fenster Datenempfang öffnet sich und Sie sehen den aktuellen Fortschritt der Datenübertragung. Beim Abrufen der Buchungsdaten werden nur aktive Filialen berücksichtigt. Wie Sie Filialen aktiv oder inaktiv setzen erfahren Sie unter Aktive / Inaktive Filiale 31

32 32 Bestellungen Bestellungen Um Bestellungen zu erfassen oder Bestellvorschläge anzuzeigen klicken Sie auf der Startseite des Filialmanagers auf Bestellung für Filiale erfassen und wählen, für welche Filiale bestellt werden soll. >>Startseite > Bestellung für Filiale erfassen > Filiale auswählen Bestellung unterbrechen / weiterführen Eine Bestellung wird vom System erst dann als aktiv erkannt wenn sie ausgedruckt wurde > Klick auf Bestellung Drucken und Abschließen Solange eine Bestellung nicht gedruckt wurde können jederzeit Änderungen an der Bestellung vorgenommen werden, klicken Sie dazu auf der Startseite einfach nochmals auf Bestellungen für Filiale erfassen und wählen Sie die Filiale aus, für die bereits eine Bestellung in Arbeit ist. 32

33 33 Bestellungen Im sich öffnenden Fenster Bestellung können Sie sich Bestellvorschläge mit einem Klick auf Vorschlag erzeugen (A) anzeigen lassen. Natürlich können Artikel auch manuell hinzugefügt werden. Um einen Artikel zu suchen klicken Sie auf Artikel suchen (B) hier kann entweder die EAN des Artikels gescannt oder ein Teil des Artikelnamens eingegeben werden. Möchten Sie Artikel über die Bestellnummer bestellen, geben Sie diese einfach unter Bestell-Nr des Artikels eingeben ein (C) Was ist ein Bestellvorschlag? Sobald Sie im Fenster Bestellungen auf Vorschlag erzeugen klicken, werden Ihnen alle knapp gewordenen Artikel der gewählten Filiale zur Bestellung vorgeschlagen. Der Bestellvorschlag generiert sich aus der Differenz zwischen Soll-Bestand und Ist-Bestand der gewählten Filiale. Soll-Bestand: Wie viel sollte mindestens auf Lager sein Ist-Bestand: Aktueller Lagerbestand Beispiel: In einem Buchladen soll das Buch "Wie erziehe ich meine Frau" aufgrund verstärkter Nachfrage immer mindestens 10 x pro Filiale auf Lager sein. Mann gibt also unter Soll-Bestand bei jeder Filiale 10 Stück ein. Sobald der Ist-Bestand einer Filiale durch Verkäufe auf 9 gesunken ist, wird das Buch beim Klick auf "Bestellvorschlag" zur Bestellung für diese Filiale vorgeschlagen. Bestellvorschlag = IstBestand der Filiale SollBestand der Filiale 33

34 34 Bestellungen Bestellung drucken Eine Bestellung wird vom System erst dann als aktiv erkannt wenn sie ausgedruckt wurde > Klick auf Bestellung Drucken und Abschließen >>Startseite > Filiale oben anklicken > Bestellung Drucken und Abschließen > Drucker auswählen > Starten Druckvorschau der Bestellung Mit einem Klick auf Druckvorschau der Bestellung anzeigen auf der Startseite sehen Sie, wie die Bestellung in gedruckter Form aussehen wird. Vorlage des Bestellformulars anpassen Um das Layout des Bestellformulars anzupassen klicken Sie auf der Startseite auf Vorlage des Bestellvorschlags anpassen. Wie Sie Einträge im Designer ändern erfahren Sie unter Druckvorlage anpassen 34

35 35 Wareneingang Wareneingang Wareneingänge können an drei verschiedenen Stellen erfasst werden: Unter Startseite Unter Artikelstamm Unter Filialen Wareneingang auf der Startseite Wenn Sie einen Wareneingang direkt auf der Startseite erfassen möchten, klicken sie rechts unter Häufig verwendete Aufgaben auf Wareneingang für Filiale erfassen >>Startseite > Wareneingang für Filiale erfassen 35

36 36 Wareneingang Wareneingang im Modul Artikelstamm Zur Wareneingangserfassung im Artikelstamm klicken Sie links auf Artikelstamm und dort in der Symbolleiste auf Wareneingang >>Modul Artikelstamm > Symbolleiste > Wareneingang Wareneingang im Modul Filialen >>Modul Filialen > Symbolleiste > Wareneingang Nach dem Klick auf Wareneingang erfassen öffnet sich das Fenster Wareneingang. Hier können Sie einen Wareneingang entweder automatisch aus einer Bestellung übernehmen oder die EAN der zu erfassenden Artikel scannen bzw. eintippen, oder aber Artikel über die Artikelsuche als Wareneingang hinzufügen. 36

37 37 Wareneingang Wareneingang starten Klicken Sie entweder auf der Startseite oder im Modul Artikelstamm oder im Modul Filialen auf Wareneingang erfassen. Beachten Sie, dass im Modul Filialen der Wareneingang automatisch zu der momentan ausgewählten (markierten) Filiale erfolgt. Beim Wareneingang über die Startseite und beim Wareneingang im Artikelstamm muss die Filiale im ersten Schritt ausgewählt werden. Automatischer Wareneingang aus Bestellung Um einen automatischen Wareneingang aus einer Bestellung zu generieren, klicken sie im Fenster Wareneingang auf Aus Bestellung. Jetzt werden alle Bestellungen der letzten sechs Monate der Filiale angezeigt und Sie können wählen aus welcher Bestellung der Wareneingang generiert werden soll. 37

38 38 Wareneingang Wareneingang und EAN Eingabe >> EAN/Art-Nr scannen oder eingeben > Enter > Anzahl eingeben > Enter (oder Hinzufügen) Wareneingang und Artikel-Suche >> Teil des Artikelnamens eingeben > Enter (oder "Jetzt suchen") > gewünschten Artikel markieren > Enter (oder Übernehmen ) 38

39 39 Wareneingang Änderung bereits erfasster Posten Alle Wareneingänge, egal ob aus einer Bestellung übernommen oder manuell angelegt können während des Eingangs bearbeitet/geändert werden. Änderungsmöglichkeiten sind: Eingangs-Menge erhöhen/senken Position/en löschen Artikelmengen ändern >> Artikel markieren > Doppelklick in "Anz" > gewünschte Anzahl eingeben > Enter oder Klick auf Posten löschen >> zu entfernende Artikel markieren > Entf-Taste (oder Klick auf "Position löschen") 39

40 40 Wareneingang Posten hinzufügen >> EAN/Artikelnummer direkt eingeben oder Artikel suchen Wareneingang abschließen 40

41 41 Kassenabschlüsse Kassenabschlüsse Kassenabschlüsse können getrennt nach Filiale oder auch Filialübergreifend angezeigt werden. Kassenabschlussliste drucken Um sich die Kassenabschlüsse einer bestimmten Filiale anzusehen oder auszudrucken klicken Sie im Modul Kassenabschlüsse auf die auszuwertende Filiale und weiter auf Zeitraum wählen, geben Sie hier den gewünschten Zeitraum an und klicken Sie auf Übernehmen Modul Kassenabschlüsse > Filiale auswählen (oder Klick auf Alle Filialen ) > Zeitraum wählen Nun werden alle Kassenabschlüsse des gewählten Zeitraums der Filiale/n angezeigt. Nach einem Klick auf das Vorschau Symbol (Lupe) in der Symbolleiste wird angezeigt, wie die gedruckte Kassenabschlussliste aussehen wird. Der Klick auf Drucken startet den Druckvorgang. Vorlage der Kassenabschlussliste anpassen Um das Layout des Bestellformulars anzupassen klicken Sie auf der Startseite auf Vorlage des Bestellvorschlags anpassen. Wie Sie Einträge im Designer ändern erfahren Sie unter Druckvorlage anpassen Arbeitsoberfläche anpassen Auch im Modul Kassenabschlüsse kann die Arbeitsoberfläche angepasst werden, wie Sie Spalten entfernen oder hinzufügen erfahren Sie unter Arbeitsoberfläche anpassen / Listeneinstellung 41

42 42 Bonjournal Bonjournal Im Bonjournal können alle Kassenbons inkl. Der auf ihnen enthaltenen Posten getrennt nach Filiale oder Filialübergreifend angezeigt werden. Hier können sowohl ganze Bonjournal-Listen gedruckt, als auch einzelne Kassenbons nachgedruckt werden. Bonjournal drucken Um sich die Kassenbons einer bestimmten Filiale anzusehen oder auszudrucken klicken Sie im Modul Bonjournal auf die auszuwertende Filiale und weiter auf Zeitraum wählen, geben Sie hier den gewünschten Zeitraum an und klicken Sie auf Übernehmen >>Modul Bonjournal > Filiale auswählen (oder Klick auf Alle Filialen ) > Zeitraum wählen Nun werden alle Kassenbons des gewählten Zeitraums der Filiale/n angezeigt. Nach einem Klick auf das Vorschau Symbol (Lupe) in der Symbolleiste wird angezeigt, wie das gedruckte Bonjournal aussehen wird. Der Klick auf Drucken startet den Druckvorgang. Vorlage des Bonjournals anpassen Um das Layout des Bonformulars anzupassen klicken Sie auf der Startseite auf Vorlage des Bestellvorschlags anpassen. Wie Sie Einträge im Designer ändern erfahren Sie unter Druckvorlage anpassen Arbeitsoberfläche anpassen Auch im Modul Bonjournal kann die Arbeitsoberfläche angepasst werden, wie Sie Spalten entfernen oder hinzufügen erfahren Sie unter Arbeitsoberfläche anpassen / Listeneinstellung 42

43 43 Inventur Inventur Wurde in einer Ihrer Filialen eine Inventur durchgeführt, müssen die Lagerbestände dieser Filiale im Filialsystem aktualisiert werden. Inventur starten Um die Lagerbestände einer Filiale nach einer erfolgten Lagerzählung / Inventur zu aktualisieren klicken Sie auf der Startseite auf Inventur für Filiale erfassen. Im sich öffnenden Fenster Filiale wählen Sie die Filiale aus, für die die Lagerbestände aktualisiert werden sollen. Bild Filiale auswählen 43

44 44 Inventur Gezählte Artikel erfassen Nach dem Klick auf Inventur für Filiale erfassen öffnet sich das Fenster Inventurdaten, hier tragen Sie die in der Filiale gezählten Artikel ein. Dabei können Sie entweder die Artikel-EAN von der Inventurliste der Filiale scannen oder Artikel über die Artikelsuche hinzufügen. Haben Sie die gezählte Menge eingegeben klicken Sie auf Hinzufügen um den Artikel in die Inventur zu übernehmen. Bild Inventur erfassen Menge ändern Sollten Sie sich bei der Eingabe der gezählten Menge vertan haben können Sie das jederzeit durch einen Doppelklick im Feld Gezählt korrigieren (Doppelklick auf Gezählt > korrekten Wert eintragen) Inventur verbuchen Haben Sie alle gezählten Artikel eingegeben klicken Sie auf Inventur verbuchen, die Lagerbestände werden nun aktualisiert. Verbuchte Inventuren lassen sich jederzeit mit einem Klick auf Abgeschlossene Inventuren anzeigen, jedoch nicht ändern. 44

45 45 Inventur Inventurliste drucken Um die Inventurliste auszudrucken klicken Sie im Fenster Inventurdaten auf Drucken Inventurliste einrichten Zum Ändern des Layouts der Inventurliste klicken Sie im Fenster Inventurdaten auf Seite einrichten. Aktualisiertes Lager an Filiale senden Beim nächsten Senden von Stammdaten wird das aktualisierte Lager an die Filiale übertragen, um Stammdaten an Ihre Filialen zu senden wählen Sie auf der Startseite Stammdaten an Filialen senden. 45

46 46 Artikelverwaltung Artikelverwaltung Im Modul Artikelstamm verwalten Sie Ihre Artikeldaten, Warengruppen, Preise sowie das Verhalten der Artikel beim Kassieren etc. Im linken Bildschirmteil sind alle Warengruppen aufgelistet. Klicken Sie eine Warengruppe an, sehen Sie im mittleren Bildschirmteil die dieser Warengruppe zugehörige Artikelliste. Wenn Sie doppelt auf eine EAN in der Artikelliste klicken, öffnet sich das Artikelstammblatt des betreffenden Artikels. Das Artikelstammblatt enthält alle Daten des Artikels. Insofern ein Artikelbild hinterlegt ist, wird es links unten zum jeweils markierten Artikel angezeigt. Rechts neben "Artikelbild" werden Optionen zum jeweils markierten Artikel wie "Druckaufträge", "Lieferanten" und "Seriennummern" angezeigt. Bild Artikelverwaltung / Artikelstamm Arbeitsoberfläche anpassen Auch im Modul Artikelstamm kann die Arbeitsoberfläche angepasst werden, wie Sie Spalten entfernen oder hinzufügen erfahren Sie unter Arbeitsoberfläche anpassen / Listeneinstellung 46

47 47 Artikelverwaltung Artikel einzeln anlegen Um einen Artikel anzulegen klicken Sie in der Symbolleiste des Moduls Artikelstamm auf "Neu" Wie Sie ganze Artikellisten einlesen / importieren erfahren Sie unter Artikellisten importieren Im sich öffnenden Artikelstammblatt geben Sie die Daten des Artikels ein. Bild Artikelstammblatt Eine Übersicht aller Eingabefelder finden Sie unter "Artikelstammblatt" Möchten Sie die Einträge eines bereits angelegten Artikels ändern, setzen Sie einen doppelklick auf die EAN- bzw. Artikelnummer, das Artikelstammblatt wird geöffnet. 47

48 48 Artikelverwaltung Neue Warengruppe Eine neue Warengruppe kann einfach im Artikelstammblatt unter "Warengruppe" eingetragen werden. Jede neu eingetragene Warengruppe wird automatisch angelegt und nach Speichern des Artikels in der Artikelverwaltung auf der linken Bildschirmfläche unter Warengruppen angezeigt. Genauso gut können neue Warengruppen auch in Artikellisten enthalten sein, nach dem Importieren der Liste sind alle neuen Warengruppen angelegt (evtl. auf Aktualisieren klicken wenn die neuen Warengruppen nicht sogleich angezeigt werden) Das zu neuen Warengruppen gesagte gilt gleichermaßen auch für neue Einheiten oder Verpackungseinheiten sowie Steuersätze und ähnliche Eingabefelder. Bild Neue Warengruppe anlegen 48

49 49 Artikelverwaltung Ähnliche Artikel kopieren Wenn Sie mehrere ähnliche Artikel anlegen möchten, können Sie einen bereits bestehenden Artikel durch kopieren vervielfältigen. Setzen Sie dazu einen Rechtsklick auf den gewünschten Artikel und wählen Sie "Artikel kopieren" Bild Artikel kopieren 49

50 50 Artikelverwaltung Artikel-Listen importieren Statt jeden Artikel einzeln per Hand anzulegen ist es wesentlicher einfacher (und schneller) eine Artikelliste zu importieren. Eine Artikelliste können Sie sich entweder selbst erstellen oder bei Ihrem Lieferanten um Zusendung einer Artikelliste im Excel oder CSV-Format bitten. Wenn Sie die Artikelliste selbst erstellen möchten, exportieren Sie zunächst die Demo-Artikel und füllen diese Liste dann mit eigenen Artikeln. Wie Sie Artikel exportieren erfahren Sie unter: Artikel exportieren Artikeldaten wie EAN / Artikelnummern, Artikelnamen, Zusatz-Infos, Preise etc. können aus Excel- Listen eingelesen werden. Bei der Ersterfassung werden die Artikel angelegt, später kann das Einlesen von Artikeldaten auch für Aktualisierungen, z.b. bei Preisänderungen, verwendet werden. Vorgehensweise im Überblick Modul Artikelstamm > Menüleiste "Datei" > Importieren (CSV Format) Klick auf das Ordnersymbol > Import-Datei auswählen > "Weiter" Vorschau der Importdatei > "Weiter" Zuweisungsdialog: Links unter "Zielfeld" sind alle Felder des Artikelstammblatts aufgelistet, unter "Importfeld" finden Sie alle Spalten Ihrer Import-Liste. Weisen Sie die Spalten einander sinnvoll entsprechend zu. Vorschau des Imports - Korrigieren Sie bei Bedarf fehlende Einträge durch setzen eines Doppelklicks in das gewünschte Feld und tragen Sie den korrekten Wert ein. Beantworten Sie die Frage, ob die importierten Artikel mit Netto- oder Brutto-Preisen vorliegen und bestimmen Sie, welche Angaben bei evtl. bereits vorhandenen Artikeln aktualisiert werden sollen 50

51 51 Artikelverwaltung Vorgehensweise im Detail 1.) Import starten >>Artikelstamm > Menüleiste > Datei > Importieren (CSV Format) 2.) Import-Datei auswählen Klick auf das Ordnersymbol zum Suchen der Import-Artikelliste > Weiter 51

52 52 Artikelverwaltung 4.) Vorschau Vorschau der Importdatei > "Weiter" 5.) Felder (Spalten) zuweisen Zuweisungsdialog: Links unter "Zielfeld" sind alle Felder des Artikelstammblatts aufgelistet, unter "Importfeld" finden Sie alle Spalten Ihrer Import-Liste. Weisen Sie nun die Spalten einander sinnvoll entsprechend zu: 5.1) Import-Feld-Liste öffnen mit Klick auf 5.2) Passende Spalte auswählen: EAN Code >> die Spalte Ihrer Import-Liste, in der sich die Artikelnummern befinden Set-Nr >> zuweisen falls in der Import-Liste vorhanden Warengruppe >> die Spalte Ihrer Import-Liste, in der sich die Warengruppen befinden Bild Spalten zuweisen 52

53 53 Artikelverwaltung 6.) Vorschau Vorschau des Imports - Korrigieren Sie bei Bedarf fehlende Einträge durch setzen eines Doppelklicks in das gewünschte Feld und tragen Sie den korrekten Wert ein. 7.) Netto / Brutto angeben EK Brutto oder Netto? Sind die EK-Preise in der Import-Liste in Brutto hinterlegt, setzen Sie hier das Häkchen unter "EK- Preise sind Brutto-Werte". Sind die EK-Preise in der Import-Liste in Netto hinterlegt, setzen Sie das Häkchen nicht. VK Brutto oder Netto? Sind die VK-Preise in der Import-Liste in Brutto hinterlegt, setzen Sie hier das Häkchen unter "VK- Preise sind Brutto-Werte". Sind die VK-Preise in der Import-Liste in Netto hinterlegt, setzen Sie das Häkchen nicht Netto = Preis ohne Mehrwertsteuer / Ust Brutto = Preis mit Mehrwertsteuer / Ust 53

54 54 Artikelverwaltung 8.) Aktualisierung vorhandener Artikel Falls sich in der Import-Liste bereits angelegte Artikel befinden, können Sie hier bestimmen, ob die VK-Preise, der Pfand und die Lagerbestände mit den Werten aus der Import-Liste aktualisiert werden sollen. Wenn Sie Häkchen setzen, werden Ihre bereits angelegten Artikel mit den Einträgen der Import-Liste überschrieben. Setzen Sie kein Häkchen, werden die Artikel in der Datenbank nur hinsichtlich etwaiger Namensänderungen, Änderung der Warengruppe geändert. Bild Artikelimport Fertigstellen 54

55 55 Artikelverwaltung Artikel-Listen exportieren Um Ihre Artikel zu exportieren, wählen Sie zunächst die zu exportierende Warengruppe oder markieren Sie die zu exportierenden Artikel (von - bis) und klicken in der Menüleiste auf "Datei" > "Speichern unter". Wenn Sie mehrere Artikel markiert haben, erscheint die Frage, ob nur die selektierten Artikel gespeichert werden sollen: Klicken Sie auf "Ja" um nur die markierten Artikel zu speichern Klicken Sie auf "Nein" um alle Artikel der gewählten Warengruppe zu speichern Artikelstamm exportieren Modul Artikelstamm > zu exportierende Artikel markieren > Datei > Speichern unter Bild Artikel exportieren 55

56 56 Artikelverwaltung Das Artikelstammblatt Das Artikelstammblatt enthält alle Daten des Artikels. Hier werden neben Artikelnummer, Warengruppe, Bezeichnung und Artikel-Zusatztexten auch die Verkaufs- und Verpackungseinheiten sowie Pfandwerte, Artikelbilder und das Verhalten des Artikels im Kassenbetrieb hinterlegt. Bild Artikelstammblatt Einträge des Artikelstammblatts Übersicht Bezeichnung EAN / Artikelnummer Set-Nr Menge Einheit VE Warengruppe Bezeichnung Langtext Zusatz1 - Zusatz3 Artikelbild VK Preis 1 bis 3 Beschreibung Artikelnummer bzw. EAN-Nummer eingeben oder Nummer vorschlagen lassen mit Klick auf die drei Punkte... Fasst verschiedene Artikel zu einer Gruppe zusammen, die dann im Kassenbetrieb aufgerufen werden kann Verkaufs- und Bestellgrundeinheit des Artikels (z.b. 1 Stück oder 100 g oder 1 kg Geben Sie hier eine Warengruppe ein oder WG auswählen mit Klick auf den kleinen Pfeil Namen des Artikels eingeben Beschreibungen, Hinweise oder sonstige freie Zusatz- Texte Freie Zusatz-Texte zum Artikel wie Farben oder Größen etc. Artikelbild hinterlegen mit Klick auf das Ordnersymbol "Durchsuchen" 3 verschiedene VK-Preise für 3 verschiedene Kundengruppen hinterlegbar 56

57 57 Artikelverwaltung Häkchen setzen/entfernen Lagerhaltung aktivieren Artikel kann rabattiert werden Artikel negativ buchen Preisangabe beim Kassieren erforderlich Ist das Häkchen gesetzt, wird der Lagerbestand für diesen Artikel bei Verkauf und Wareneingang automatisch aktualisiert Ist das Häkchen gesetzt, können für Artikel Rabatte beim kassieren oder auf Rechnungen vergeben werden. Ist das Häkchen nicht gesetzt, greifen Rabatte nicht. bestimmen, ob der Artikel beim Kassieren vom Kassenbon abgezogen, also mit negativem Betrag gebucht werden soll. Ist das Häkchen gesetzt, öffnet sich beim Kassieren ein Fenster in dem der Preis manuell eingeben werden kann Preise & Lager Steuersatz EK Netto Buchungskonto VK Preis1 bis 3 Tragen Sie hier den Steuersatz des Artikels ein Der durchschnittliche EK-Preis errechnet sich automatisch aus den hinterlegten EK-Preisen der verschiedenen Lieferanten dieses Artikels Geben Sie bei Bedarf an, welches Buchungskonto für diesen Artikel hinterlegt werden soll 3 verschiedene VK-Preise zum Bestücken der Filialen mit unterschiedlichen Artikelpreisen Soll Bestand Geben Sie ein, wieviel immer mindestens von diesem Artikel auf Lager sein sollte Pfandwerte Pfandberechnung aktivieren Bezeichnung Steuersatz Pfandpreis Buchungskonto Ist dieses Häkchen gesetzt, wird der eingetragene Pfand beim Verkauf des Artikels automatisch mitgebucht Tragen Sie hier ein, welche Bezeichnung auf Kassenbon und Rechnungen erscheinen soll Tragen Sie den Steuersatz ein, mit dem der Pfand gebucht werden soll. Beim Verkauf an Endkunden ist der Pfandsteuersatz derzeit 0,00 % Geben Sie den Preis ein, der beim Verkauf des Artikels automatisch als Pfand erhoben werden soll. Geben Sie bei Bedarf an, welches Buchungskonto für den Pfand hinterlegt werden soll 57

58 58 Artikelverwaltung Einträge des Artikelstammblatts im Detail EAN / Artikelnummer Unter EAN / Artikel-Nr können Sie entweder eine eigene Artikelnummer eingeben oder sich die nächste freie Nummer mit einem Klick auf die 3 Punkte vorschlagen lassen. Die Artikelnummer muss eindeutig sein, es ist nicht möglich eine Artikelnummer doppelt zu vergeben. TIPP Lieferanten-Barcode verwenden Wenn Ihre Artikel bereits mit einem Barcode (z.b. vom Lieferanten) versehen sind, können Sie diesen als Artikelnummer verwenden. Scannen Sie dazu den Barcode des Artikels, wenn der Cursor im Feld EAN / Artikel-Nr blinkt und geben Sie dann die weiteren Artikeldaten wie Bezeichnung, Warengruppe etc. ein. Set-Nummer Die Set-Nummer ist ein vielseitiges Werkzeug, das sowohl in der Modebranche (1 Kleid in verschiedenen Größen und Farben) als auch im Schuhhandel (1 Paar Schuhe in verschiedenen Größen) bis hin zum Getränkehandel (Cola als Flasche oder als Kasten) Anwendung findet. Die Set-Nummer Nummer fasst beliebige Artikel zu einer Gruppe zusammen. Beim Kassieren geben Sie nur die Set-Nummer ein und Ihnen wird die ganze Artikelgruppe angezeigt. Set-Nummer in der Modebranche Fassen Sie z.b. alle Kleider oder alle Artikel einer bestimmten Marke unter einer PLU zusammen Artikelnummer Bezeichnung Farbe Größe Set- Nummer Kleid blau Kleid blau Kleid grün M Kleid grün L 70 Beim Kassieren buchen Sie nur die Set-Nummer 70 und es wird die ganze Artikelgruppe angezeigt. Sie können wählen, welches Kleid tatsächlich kassiert werden soll... das blaue in der 38 oder das grüne in der L Set-Nummer im Schuhhandel Fassen Sie z.b. einen Turnschuh mit allen Größen unter einer PLU zusammen Artikelnummer Bezeichnung Größe Set- Nummer Turnschuh Racer Turnschuh Racer Turnschuh Racer Beim Kassieren buchen Sie nur die Set-Nummer 70 und es wird die ganze Artikelgruppe angezeigt. Sie können wählen, welcher Schuh tatsächlich kassiert werden soll... Racer in 39, Racer in 40 oder Racer in 41 58

59 59 Artikelverwaltung Set-Nummer im Getränkehandel Artikelnummer Bezeichnung Einheit Set- Nummer Afri-Cola 20x0,5 Kasten Afri-Cola 0,5 Flasche 1 Beim Kassieren buchen Sie nur die Set-Nummer 70 und es wird die ganze Artikelgruppe angezeigt. Sie können wählen, was tatsächlich kassiert werden soll... die Flasche oder der Kasten Warengruppe Die Warengruppe kann frei eingegeben werden. Das Programm "merkt" sich jede eingegebene Warengruppe, sie kann später aus der Warengruppenliste ausgewählt werden. (Klick auf schwarzen Pfeil am Zeilenende) Bezeichnung Geben Sie im Artikelstammblatt unter "Bezeichnung" einen Namen für den Artikel ein. Langtext Im Langtext können Sie längere Beschreibungen, Hinweise oder sonstige freie Texte hinterlegen. Der Langtext kann bei Bedarf auf Kassenbons, Rechnungen, Lieferscheinen etc. ausgedruckt werden. Zusatz 1 bis 3 Im Zusatz 1, Zusatz 2 und Zusatz 3 können Sie z.b. Farben, Größen, Matereial u.ä. hinterlegen. Diese Zusatzfelder können bei Bedarf auf Kassenbons, Etiketten, Rechnungen, Lieferscheinen etc. ausgedruckt werden. 59

60 60 Artikelverwaltung Menge / Einheit / Verpackungseinheit Hier geben Sie an wie der Artikel verkauft und wie er bestellt wird. Unter Menge und Einheit geben Sie ein, wie Sie den Artikel verkaufen, unter Verpackungseinheit geben Sie ein, wie Sie den Artikel bestellen. Menge / Einheit: Wie wird der Artikel verkauft Verpackungseinheit: Wie wird der Artikel beim Lieferanten bestellt Beispiel: Stückweiser Verkauf Wird ein Artikel stückweise für 2,99 verkauft und auch stückweise zu 1,19 eingekauft, legen Sie den Artikel folgendermaßen an: Beim Kassieren können dann z.b. "5 x" für 5 Stück eingegeben werden. Der Preis berechnet sich automatisch: 5 x 2,99 = 14,95 60

61 61 Artikelverwaltung Beispiel: Lose Ware Wird ein Artikel kiloweise für 5,99 verkauft und wird als Stiege mit 10 kg zu 28,00 eingekauft, legen Sie den Artikel folgendermaßen an: Beim Kassieren können dann z.b. "0,5 x" für ein halbes Kilo oder "1,5 x" für 1 1/2 kg eingegeben werden. Der Preis berechnet sich Hintergrund automatisch. (0,5 x 5,99) 61

62 62 Artikelverwaltung Übersicht sinnvoller Verkaufs- und Einkaufseinheiten Artikel Branchen verschiedener Menge VK Grund- Menge Einheit Wie wird der Artikel verkauft Verpackungs einheit Wie wird der Artikel bestellt und geliefert a Inhalt einer Verpackung s-einheit, z.b. Bücher, Spielzeug, Handy... 1 Stück Stück 1 Stück Joghurt, Frischkäse... 1 Stück Palette 20 Stück Butter 1 Stück Karton 30 Stück Kerzen, Feuerzeuge... Schrauben, 1 Stück Kiste 100 Stück Getränke Kästen 1 Kasten Kasten 1 Kasten Getränke Flaschen 1 Fl Kasten 12 Fl Stoffe, Gardinen (Preis pro Laufmeter) Video-, Auto-, Skiverleih (Verleih pro Tag) Sonnenstudio, Maschinenverleih (pro Stunde) 1 lfm Rolle 100 lfm 1 Tag Tag 1 Tag 1 Std Std 1 Std Tintenshop (Preis pro Liter) 1 l Patrone 10 l Gemüse, Obst (Preis pro kg) 1 kg Stiege 50 kg Gemüse, Obst (Preis pro 100 Gramm) 100 g Stiege 2000 g Blumen (Preis pro Rose) 1 Stück Bund 20 Stück Papier (Preis pro Blatt) 1 Blatt Packung 500 Blatt Zigaretten (Preis pro Schachtel/Stück) Dienstleistungen (Reparatur, Personenschutz) 1 Stück Stange 10 Stück 1 Std Std 1 Std 62

63 63 Artikelverwaltung Artikelbilder Zu jedem Artikel kann ein Artikelbild hinterlegt werden. Breite x Höhe max. 270px x 220px Artikelbild hinzufügen Das Hinzufügen eines Artikelbildes ist an 2 verschiedenen Stellen möglich: Über die Artikelliste Direkt im Artikelstammblatt Artikelbild über die Artikelliste hinzufügen Markieren Sie den Artikel, der mit einem Artikelbild versehen werden soll mit einem einfachen Klick (Artikel wird farbig hinterlegt) Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Artikelbild" und wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Ort aus, an dem sich das Bild befindet. Übernehmen Sie das Bild mit einem Doppelklick. >>Modul Artikelstamm > Artikel in der Artikelliste markieren > Artikelbild > Bild wählen > Übernehmen mit Doppelklick Artikelbild im Artikelstammblatt hinzufügen Klicken Sie im Artikelstammblatt unter "Artikelbild" auf das Ordnersymbol. Wählen Sie den Ort aus, an dem das gewünschte Bild gespeichert ist und übernehmen Sie es mit einem Doppelklick. >>Artikelstammblatt > Artikelbild > Klick auf > Bild auswählen 63

64 64 Artikelverwaltung Steuersatz Tragen Sie hier den Steuersatz des Artikels ein. Es können beliebige Steuersätze verwendet werden: 7 %, 19 %, 21%, 7,6%, 0% etc. Sollen bestimmte Artikel mehrwertsteuerfei verkauft werden, geben Sie entsprechend "0" ein. EK-Preis Im Feld EK Netto hinterlegen Sie den Einkaufspreis des Artikels als Netto-Wert. (ohne Ust) Der Einkaufspreis bezieht sich immer auf die unter VE / Menge festgelegte Liefereinheit. Wird Stückweise bestellt, muss der EK für ein Stück hinterlegt werden. Wird z.b. als Stiege, Palette, Stange etc. bestellt, muss der EK für diese Verpackungseinheit hinterlegt werden. Buchungskonto Im Feld Buchungskonto kann bei Bedarf das Buchungskonto bzw. die Kostenstelle des Artikels eingetragen werden. Diese Angaben können bei Auswertungen und Berichten genutzt werden. Sprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater inwieweit die Hinterlegung eines Buchungskontos Sinn macht, oder ob diese Angabe vernachlässigt werden können. VK-Preise 1-3 Bei Bedarf können Sie drei verschiedene VK-Preise hinterlegen, die sie Ihren Filialen zuordnen können. Filiale A verkauft z.b. einen bestimmten Artikel für 2,99, in Filiale B möchten Sie denselben Artikel aber für 2,50 anbieten. Wenn Sie nicht mit 3 verschiedenen Artikelpreisen arbeiten möchten, ist es völlig ausreichend, nur den VK1 einzugeben, VK2 und VK3 können auf "0,00 " belassen werden. 64

65 65 Artikelverwaltung Preispflege in Brutto oder Netto Haben Sie auf der Startseite des Filialsystems unter Programmeinstellungen die VK Preiseingabe in Brutto gewählt, geben Sie hier die Brutto VK Preise des Artikels ein, der Netto-VK wird automatisch berechnet. (Und umgekehrt) Soll-Bestand Unter Soll-Bestand geben Sie ein, wie viel Stück des Artikels immer mindestens pro Filiale auf Lager vorrätig sein sollten. Der tatsächliche Artikel-(Ist)Bestand jeder Filiale wird im Modul Artikelstamm zu jedem Artikel im unteren Bildschirmbereich angezeigt. Nach der Erstellung einer Filiale kann der komplette Artikelstamm an diese Filiale gesendet werden. Wie viele Artikel davon tatsächlich vor Ort auf Lager sind wird über eine Anfangsinventur erfasst. Später wird der Lagerbestand der Filialen durch Verkäufe und Wareneingänge automatisch aktualisiert, insofern die Lagerhaltung für diesen Artikel aktiviert ist. (Häkchen setzen im Artikelstammblatt unter Lagerhaltung aktivieren) Pfandberechnung Pfandberechnung aktivieren Bezeichnung Steuersatz Pfandpreis Buchungskonto Ist dieses Häkchen gesetzt, wird der eingetragene Pfand beim Verkauf des Artikels automatisch mitgebucht Tragen Sie hier ein, welche Bezeichnung auf Kassenbon und Rechnungen erscheinen soll Tragen Sie den Steuersatz ein, mit dem der Pfand gebucht werden soll. Beim Verkauf an Endkunden ist der Pfandsteuersatz derzeit 0,00 % Geben Sie den Preis ein, der beim Verkauf des Artikels automatisch als Pfand erhoben werden soll. Geben Sie bei Bedarf an, welches Buchungskonto für den Pfand hinterlegt werden soll 65

66 66 Artikelverwaltung Lagerhaltung - Ja oder Nein Bestimmen Sie hier, ob für diesen Artikel Lager geführt werden soll. Ist diese Funktion aktiv, können Bestellvorschläge erstellt werden. Wenn Sie für den Artikel Lager führen möchten, setzen Sie das Häkchen unter "Lagerhaltung aktivieren". Soll kein Lager geführt werden, lassen Sie das Häkchen weg. Häkchen gesetzt: Lagerbestand wird automatisch aktualisiert (bei Wareneingang, Verkauf, Rücknahme etc.) Bestellvorschläge können erstellt werden Häkchen nicht gesetzt: keine Aktualisierung des Lagerbestands Bestellvorschläge können nicht erstellt werden Den Lagerbestand nicht anzuzeigen macht z.b. Sinn bei Dienstleistungen die nach Stunden berechnet werden. (Irgendwann hätte man im Bestand z.b. "- 10 Stunden") Rabattierbarer Artikel Ja oder Nein Wenn beim Kassieren Rabatt auf diesen Artikel gegeben werden darf, setzen Sie das Häkchen unter "Artikel kann rabattiert werden". Soll der Artikel nicht rabattiert werden dürfen, entfernen Sie das Häkchen. Häkchen gesetzt: Ermöglicht Rabatt zum Artikel beim Kassieren Häkchen nicht gesetzt: Wird der Artikel im Kassenbetrieb gebucht kann er nicht rabattiert werden Das Häkchen nicht zu setzen ist für Artikel mit festem Standardpreis (z.b. Zigaretten) sinnvoll oder wenn der Artikel so knapp kalkuliert wurde, dass Rabatt unmöglich ist TIPP Alle Artikel als rabattierbar kennzeichnen: Soll jeder Artikel im Kassenbetrieb rabattierbar sein, können Sie dies für alle Artikel global über die SQL-Direktmanipulation festlegen 66

67 67 Artikelverwaltung Artikel negativ buchen - Leergut, Rabatt 5,- etc. Hier haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob der Artikel beim Kassieren vom Kassenbon abgezogen, also mit negativem Betrag gebucht wird. Soll ser Betrag vom Bon abgezogen werden, setzen Sie das Häkchen unter " Artikel negativ buchen". Soll der Artikel ganz normal verkauft werden, setzen Sie das Häkchen nicht. Häkchen gesetzt: Betrag wird von Bon abgezogen Häkchen nicht gesetzt: Artikel wird ganz normal berechnet Beispiel Leergut Verschiedene Artikel "Leergut" anlegen: Artikel "Leergut / 0,30" mit VK=0,30 Artikel "Leergut / 0,50" mit VK=0,50 etc. Das Häkchen " Artikel negativ buchen" wird bei allen Leergut-Artikeln gesetzt. Bringt ein Kunde 10 Flaschen zu 30 Cent, gibt der Kassierer "10 x" ein und klickt einfach auf "Leergut / 0,30" - Automatisch werden vom Kassenbon 3,00 abgezogen, bzw. zur Herausgabe angezeigt (wenn nur Leergut gebucht wurde) Steuersatz von Leergut / Pfand Derzeit (Jahr 2010) können sich die Steuersätze von Leergut und Pfand hinsichtlich der Austauschart unterscheiden: Zwischen Großhändler und Getränkehändler wird für Leergut und Pfand meist Mwst. berechnet Zwischen Getränkehändler und Endverbraucher wird für Leergut und Pfand meist keine Mwst. berechnet Tragen Sie den gewünschten Steuersatz im Artikelstammblatt unter "Steuersatz" ein. (Z.B. 0,00 % oder 19,00 %) Preis beim Kassieren eingeben Ändert sich der Preis für einen Artikel häufig oder steht gar kein Preis fest, können Sie das Häkchen unter "Preiseingabe beim Kassieren erforderlich" setzen. Beim Kassieren öffnet sich dann ein Fenster zur Preis-Abfrage. Häkchen gesetzt: Preis-Abfrage Fenster öffnet sich beim Kassieren Häkchen nicht gesetzt: Hinterlegter VK wird gebucht 67

68 68 Artikelverwaltung Artikel ändern Um eine bereits angelegten Artikel zu ändern, wechseln Sie in das Modul Artikel und öffnen den zu ändernden Artikel mit einem Doppelklick auf die EAN-Nummer. Im sich öffnenden Artikelstammblatt können Sie die Daten des Artikels aktualisieren. Eine Übersicht aller Felder des Artikelstammblatts finden Sie unter Artikelstammblatt Einige Änderungen lassen sich auch auf ganze Artikelgruppen anwenden. So können mehrere Artikel auf einmal in eine andere Warengruppe verschoben werden, Steuersätze lassen sich global ändern, Artikel können als Block gelöscht werden. Beispiele: Warengruppe ändern Steuersätze ändern Artikel löschen SQL-Direktmanipulation 68

69 69 Artikelverwaltung Warengruppe ändern Markieren Sie im Modul Artikel alle Artikel die in eine bestimmte Warengruppe verschoben werden sollen, setzen Sie einen Rechtsklick auf die markierte Gruppe und klicken Sie auf "In Warengruppe verschieben" Wählen Sie nun die neue Warengruppe aus und klicken Sie auf "OK" >>Modul Artikelstamm > die Artikel markieren > Rechtsklick > "In Warengruppe verschieben" > Warengruppe wählen > "OK"... Warengruppe auswählen und "OK" 69

70 70 Artikelverwaltung Steuersätze global ändern Insofern uns wieder einmal eine Steuerreform ereilt können die neuen Steuersätze (wie auch immer die sich gestalten wir alle hoffen wohl vollkommen haltloser Weise auf eine Zahl zwischen 0 und 3 ) an dieser Stelle angepasst werden. >> Modul Artikelstamm > Menüleiste > Extras > "Steuersätze ändern / verwalten" Alten Steuersatz auswählen und unter "Ändern in" den neuen Steuersatz eingeben. Durch Setzen oder Nicht-Setzen eines Häkchens können Sie bestimmen, ob die Brutto-Preise beibehalten oder geändert werden sollen. 70

71 71 Artikelverwaltung Steuersatz einzelner Artikel ändern Artikelstammblatt öffnen und Steuersatz manuell ändern, speichern. 71

72 72 Artikelverwaltung Artikel löschen Artikel (einzeln oder mehrere) markieren > Rechtsklick > "Artikel löschen" (Sicherheitsabfrage bestätigen) Sicherheitsabfrage, ob der/die ausgewählte/n Artikel wirklich gelöscht werden sollen bestätigen 72

73 73 Artikelverwaltung Artikelblock weiterbearbeiten Sie können verschiedene Artikel als Block zum Weiterverarbeiten markieren, um z.b. Etiketten oder Artikellisten für alle ausgewählten Artikel zu drucken, die ausgewählten Artikel zu löschen oder die ausgewählten Artikel in eine andere Warengruppe zu verschieben. Zum markieren von Artikeln nutzen Sie die aus Excel bekannten Funktionen "markieren von / bis" oder "einzeln markieren" Artikel von / bis markieren Ersten Artikel anklicken, linke Maustaste gedrückt halten und nach unten ziehen - der Artikelblock ist markiert 73

74 74 Artikelverwaltung Einzelne Artikel markieren Ersten Artikel anklicken, "Strg"-Taste gedrückt halten und alle weiteren gewünschten Artikel mit der linken Maustaste anklicken 74

75 75 Artikelverwaltung Artikel Suche Zur Artikelsuche klicken Sie in der Symbolleiste der Artikelverwaltung auf "Suchen" und geben im sich öffnenden Fenster "Suchen" einen Teil des gesuchten Artikelnamens ein. >>Modul Artikelstamm > Symbolleiste "Suchen" > Suchbegriff eingeben > Enter... Suchbegriff eingeben > Enter (oder Klick auf "Jetzt suchen") Übernehmen mit Doppelklick auf den gewünschten Artikel (oder ENTER wenn nur ein Artikel in der Liste steht) 75

76 76 Mitarbeiterverwaltung Mitarbeiterverwaltung In der Mitarbeiterverwaltung können Sie nicht nur Personaldaten hinterlegen, sondern Ihren Mitarbeitern durch das Hinzufügen zu einer Benutzergruppe auch bestimmte Rechte erteilen oder verweigern. Im mittleren Bildschirmteil werden alle angelegten Mitarbeiter in Form einer Mitarbeiterliste aufgeführt. Im unteren Bildschirmteil haben Sie die Möglichkeit Mitarbeiterkarten oder Personallisten oder beliebige andere Drucksachen zu Ihren Mitarbeitern zu erstellen. Bild Mitarbeiterverwaltung Auch im Modul Mitarbeiter kann die Arbeitsoberfläche angepasst werden, wie Sie Spalten entfernen oder hinzufügen erfahren Sie unter Arbeitsoberfläche anpassen / Listeneinstellung 76

77 77 Mitarbeiterverwaltung Mitarbeiter anlegen Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste der Mitarbeiterverwaltung auf Neu >>Modul Mitarbeiter > Symbolleiste > Neu Mitarbeiterstammblatt Im Mitarbeiterstammblatt hinterlegen Sie alle wichtigen Informationen zum Mitarbeiter. Neben den Adress- und Telefondaten kann auch die Adresse oder ein Mitarbeiterbild hinterlegt werden. Wenn Sie einem Mitarbeiter den Zugriff auf die Kassensoftware verwehren möchten, setzen Sie ein Häkchen unter "Dieser Mitarbeiter ist gesperrt Jeder Mitarbeiter kann einer bestimmten Benutzergruppe zugewiesen werden. Der Mitarbeiter erhält alle Rechte der gewählten Benutzergruppe. Die einzelnen Benutzergruppen sind frei definierbar, es können sowohl neue Benutzergruppen angelegt als auch bestehende Benutzergruppen hinsichtlich Ihrer Rechte geändert werden. WICHTIG Haben Sie Mitarbeiter zu Benutzergruppen hinzugefügt, sollten Sie unbedingt ein Kennwort hinterlegen mit dem sich der Mitarbeiter dann an der Kasse anmeldet. Pflichteinträge Mitarbeiter-Nr Anrede und Name Anmeldename Benutzergruppe Bild Mitarbeiterstammblatt 77

78 78 Mitarbeiterverwaltung Übersicht aller Einträge Titel Beschreibung Mitarbeiter-Nr. Anrede Vorname / Name Straße PLZ / Ort Mitarbeiternummer manuell eingeben oder vorschlagen lassen (Klick auf ) Anrede des Mitarbeiters manuell eingeben oder auswählen (Klick auf ) Vornamen und Namen des Mitarbeiters eingeben Straßennamen eingeben Postleitzahl und Ort eingeben Land Land eingeben oder auswählen (Klick auf ) Geburtstag Geburtstag des Mitarbeiters eingeben (für Geburtstagsliste oder Erinnerungen) Telefon Telefonnummer eingeben Mobil Mitarbeiterbild Stammfiliale Benutzergruppe Anmeldename Kennwort Handy-Nummer eingeben Adresse eingeben Mitarbeiterbild hinterlegen mit Klick auf > Ort wählen > Bild mit Doppelklick übernehmen auswählen welcher Filiale der Mitarbeiter zugeordnet ist (eine bestimmte Filiale oder allen Filialen) Definiert die Rechte des Mitarbeiters Wird auf Kassenbon gedruckt Damit meldet sich der Mitarbeiter an der Kasse an 1. Mitarbeiter-Daten eingeben Geben Sie die Daten des Mitarbeiters im Mitarbeiterstammblatt ein. Möchten Sie die Einträge eines bereits angelegten Mitarbeiters ändern, öffnen Sie das Mitarbeiterstammblatt mit eine Doppelklick auf die Mitarbeiter-Nr (oder Mitarbeiter markieren und Klick auf Öffnen in der Symbolleiste) Das Mitarbeiterstammblatt wird geöffnet und Sie können Ihre Änderungen vornehmen. 2. Mitarbeiter-Benutzergruppe Im Mitarbeiterstammblatt wählen Sie unter "Benutzergruppe" die für den Mitarbeiter in Frage kommende Benutzer- bzw. Rechtegruppe aus. Welche Rechte die jeweils ausgewählte Benutzergruppe beinhaltet sehen Sie im Mitarbeiterstammblatt unter "zugewiesene Rechte" WICHTIG Benutzergruppen werden auf der Startseite unter Systemrechte der Kassierer definiert 78

79 79 Mitarbeiterverwaltung Bild Benutzergruppe zuweisen 3. Anmeldenamen vergeben Der im Mitarbeiterstammblatt hinterlegte Anmeldename erscheint auf allen Kassenbons 4. Kennwort vergeben Unter "Kennwort" kann ein numerisches Kennwort vergeben werden. Ist ein Kennwort hinterlegt, muss sich der betreffende Mitarbeiter stets mit diesem Kennwort an der Kasse anmelden. Sobald Kennwörter hinterlegt sind kann jederzeit nachvollzogen werden wer wann für welchen Beleg verantwortlich war wer wann was kassiert hat usw. Melden sich hingegen alle Mitarbeiter ohne Kennwort an ist es nicht unwahrscheinlich, dass sich z.b. Herr Meyer auf Frau Müller anmeldet Ohne hinterlegte Kennwörter ist ein Nachweis der Verantwortlichkeit also nicht gegeben. 79

80 80 Mitarbeiter-Rechte Mitarbeiter-Rechte Im Filialsystem EASY können verschiedene Benutzer- bzw. Rechtegruppen erstellt werden, die über jeweils sehr differenzierte Rechte verfügen können. Neuen Kassierern / Mitarbeitern müssen Sie dann nicht mühsam jedes einzelne Recht zuweisen oder entziehen, sondern weisen ihm im Mitarbeiterstammblatt einfach die gewünschte Benutzergruppe zu. Siehe Mitarbeiterstammblatt / Benutzergruppe Systemrechte verwalten Um die Rechte einer bestehenden Benutzergruppe zu ändern oder eine neue Benutzergruppe anzulegen klicken Sie auf der Startseite auf Systemrechte der Kassierer verwalten >>Startseite > Systemrechte der Kassierer verwalten Bild Benutzergruppen ändern 80

81 81 Mitarbeiter-Rechte Neue Benutzergruppe anlegen Zur Anlage einer neuen Benutzergruppe klicken Sie auf neue Gruppe, vergeben einen Gruppennamen und setzen Rechte durch anklicken der gewünschten Systemrechte. >>Startseite > Systemrechte der Kassierer verwalten > Neue Gruppe Bild Neue Benutzergruppe Benutzergruppe ändern Zum Ändern einer bereits bestehenden Gruppe wählen Sie die Benutzergruppe aus und setzen oder entfernen die Häkchen unter den entsprechenden Systemrechten. >>Startseite > Systemrechte der Kassierer verwalten > Neue Gruppe Bild Benutzergruppe ändern 81

82 82 Mitarbeiter-Rechte Übersicht der setzbaren Kassierer-Rechte Nachfolgend eine Übersicht aller definierbaren Rechte am Beispiel der Benutzergruppe "Administratoren", diese Benutzergruppe erhält automatisch alle Rechte, somit sind auch alle Häkchen gesetzt. Bild Übersicht aller setzbaren Systemrechte Kassierer-Kennwort Natürlich nutzt die beste Rechtevergabe wenig, wenn sich die Kassierer nicht mit Ihrem Account und den damit verbundenen Rechten an der Kasse anmelden. Daher ist es wichtig für jeden Kassierer ein persönliches Kennwort im Mitarbeiterstammblatt zu hinterlegen, so dass ein Anmelden an der Kasse mit falschem Account unmöglich gemacht wird. 82

83 83 Mitarbeiter-Rechte Kassierer-Login mit Personalkarten Wenn mehrere Kassierer an einer Kasse arbeiten, kann die Kasse so eingestellt werden, dass sich die Kassierer automatisch nach jedem Kassiervorgang anmelden müssen. Dabei können sich die Mitarbeiter durch scannen von Personalkarten schnell und einfach an der Kasse abwechseln. Der automatische Benutzerwechsel wird vor Ort an der jeweiligen Kasse im Kassensystem Einzelhandel EASY unter Funktionen > Einstellungen und Programmeinstellungen definiert. Wie werden Personalkarten gedruckt Markieren Sie zunächst alle Mitarbeiter für die eine Personalkarte gedruckt werden soll und klicken Sie dann in der Symbolleiste auf "In den Druckauftrag". Alternativ können Sie auch einen Rechtsklick auf die markierten Mitarbeiter setzen und "Drucken (In den Druckauftrag)" wählen. Die markierten Mitarbeiter werden nun an den Druckauftrag im unteren Bildschirmbereich übergeben. Um den Druck zu starten klicken Sie in der Fußleiste auf "Drucken", wählen im sich öffnenden Fenster "Personalkarte.lbl" und klicken auf "Drucken" Zur Änderung des Layouts der Personalkarte klicken Sie auf Vorlage bearbeiten Mehr dazu im Kapitel Druckvorlage anpassen 83

84 84 Drucksachen Drucksachen Etiketten drucken Um Etiketten zu drucken müssen die gewünschten Artikel in den Druckauftrag übernommen werden. Im Druckauftrag (unten) legen Sie fest, in welcher Anzahl die Etiketten gedruckt werden, ebenso lassen sich überflüssige Druckaufträge löschen und Druckvorlagen wählen. Um den Druckauftrag zu öffnen klicken Sie im Funktionsblock auf "Druckauftrag". Rechtsklick auf Artikel und "Drucken" Klick auf "Drucken" im Druckauftrag (evtl. Druckauftrag öffnen, wenn Sie sich noch in Lieferanten oder Seriennummern befinden Vorlage wählen (Label!) Drucker wählen und Klick auf Starten 1) Rechtsklick auf Artikel und "Drucken" 84

85 85 Drucksachen 2 und 3) Klick auf "Drucken" im Druckauftrag, dann Vorlage wählen 4) Drucker wählen und Klick auf "Starten" 85

86 86 Drucksachen Druckvorlage anpassen Wählen Sie die zu ändernde Druckvorlage aus und klicken Sie auf "Vorlage bearbeiten" Elemente entfernen: Das zu entfernende Element (z.b. das Logo) anklicken und die "Entfern"-Taste drücken Neue Elemente hinzufügen: Element (z.b. "Warenruppe") in der Variablenliste (Bereich unter dem Etikett) mit der linken Maustaste anklicken, festhalten und auf das Etikett ziehen 86

87 87 Drucksachen Firmenlogo einfügen 1. Bild-Platzhalter auf das Etikett holen 1.1. Symbol "Zeichnungen" anklicken 1.2. Maus an freier Etikett-Stelle ansetzen > Rahmen ziehen Klicken Sie mit der linken Maustaste kurz auf das Symbol für Zeichnungen (es ändert sich noch nichts) Gehen Sie nun auf einen freien Platz auf dem Etikett, halten Sie am gewünschten Platz die linke Maustaste gedrückt und bewegen (ziehen) Sie die Maus kurz in eine beliebige Richtung. Es erscheint ein gepunkteter Rand, der den Rahmen für das Logo bildet. 87

88 88 Drucksachen 2. Bild-Platzhalter mit eigenem Logo füllen 2.1. Bild-Platzhalter anklicken/markieren (erscheint nun grau umrandet) 2.2. Klick auf "Dateiname" > Eigenes Bild auswählen Markieren Sie den Bild-Platzhalter und klicken Sie unter "Eigenschaften" (links unten) auf "Dateiname". Am Zeilenende erscheint das Ordnersymbol. Mit einem Klick auf dieses Ordnersymbol öffnet sich ein Fenster, wählen Sie nun die auf Ihrem PC gespeicherter Bilddatei aus. 88

89 89 Drucksachen 3. Größe des Logos anpassen Die Größe des Logos können Sie durch anklicken des Rahmens und zusammenschieben oder auseinanderziehen verändern: 89

90 90 Drucksachen Preisetikett in Netto oder Brutto Zum Ändern der dem VK zugrunde liegenden Formel klicken Sie in der Etikett-Vorschau doppelt auf den Preis, im Fenster "Absatz-Eigenschaften" klicken Sie doppelt auf den linken blauen Balken der die Formel für den VK enthält. Im sich öffnenden Fenster "Text bearbeiten" entfernen Sie die alte Formel und fügen die neue Formel an selber Stelle ein. Formel für den Druck von Brutto-Preisen LocCurrL$(VKPreis1 * (Steuersatz / ),"") Formel für den Druck von Netto-Preisen LocCurrL$(VKPreis1,"") 90

91 91 Drucksachen Neue Etikett Vorlage Um eine neue Druckvorlage zu erstellen klicken Sie im rechten unteren Bildschirmbereich auf "Druckauftrag"(1) und im sich öffnenden Druckauftrag auf "Drucken"(2) Es werden alle verfügbaren Druckvorlagen angezeigt, mit einem Klick auf "Neue Vorlage"(3) können Sie beliebige neue Druckvorlagen erstellen. Klick auf "Neue Vorlage" 91

92 92 Drucksachen Vorlagentyp auswählen Wählen Sie den gewünschten Vorlagentyp aus. Für Etiketten klicken Sie auf "LABEL". Projektassistent Der Projektassistent führt Sie durch den weiteren Verlauf, klicken Sie auf "Weiter". 92

93 93 Drucksachen Druckerwahl Wählen Sie aus, ob der gleiche Drucker für alle Seiten verwendet werden soll, oder ob die erste Seite von einem anderen Drucker gedruckt werden sollte. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus. 93

94 94 Drucksachen Titelzeile und Text-Platzhalter Bestimmen Sie, ob eine Titelzeile erzeugt werden soll und wie viele Text-Platzhalter auf der Seite erscheinen sollen. Text-Platzhalter können auch jederzeit später eingefügt oder gelöscht werden. Wie Sie diese neu erstellte Vorlage anpassen bzw. bearbeiten erfahren Sie im Kapitel "Drucksachen" unter Druckvorlage anpassen 94

95 95 Drucksachen Druck starten Sie können die verschiedensten Drucksachen zu Ihren Artikeln generieren. So können Sie z.b. mühelos Etiketten, Artikellisten oder selbst erstellte Kataloge per Knopfdruck für beliebige frei wählbare Artikel oder drucken Artikel auswählen Wählen Sie zunächst die Artikel aus, für die eine Drucksache erstellt werden soll. Natürlich können jederzeit weitere Artikel zum Druckauftrag hinzugefügt werden. >>Die gewünschten Artikel markieren > Rechtsklick > "Drucken (In den Druckauftrag)" Im unteren Bildschirmbereich unter "Druckauftrag" sehen Sie alle Artikel, die derzeit zum Druck beliebiger Drucksachen bereitstehen. Sollte anstelle des Druckauftrags das Filiallager angezeigt werden, schalten Sie die Ansicht mit einem Klick auf Druckauftrag am rechten Bildschirmrand um. 95

96 96 Drucksachen Druck-Anzahl Wenn Sie Etiketten drucken möchten, können Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare je Artikel unter "Anzahl ändern" festlegen. Klicken Sie dazu doppelt in die angezeigte Anzahl und geben Sie die Menge der zu druckenden Etiketten für diesen Artikel ein. Überflüssige Artikel aus dem Druckauftrag entfernen Ein Klick auf "Position löschen" löscht den markierten Artikel aus dem Druckauftrag. Der Klick auf "Alle löschen" löscht alle Artikel dieses Druckauftrags. 96

97 97 Drucksachen Was soll gedruckt werden Nach dem Klick auf "Drucken" können Sie wählen, ob Sie mit den Artikeln des Druckauftrags Etiketten, Artikellisten oder andere Drucksachen drucken möchten. Wählen Sie die gewünschte Druckvorlage aus. Bei Bedarf können an diese Stelle neue Druckvorlagen erstellt oder vorhandene Druckvorlagen angepasst werden. 97

98 98 Drucksachen Übersicht druckbarer Vorlagen Jede Information die im Filialsystem EASY gespeichert ist kann in beliebiger Form ausgedruckt werden. So können Sie mit Ihren Artikeldaten z.b. Etiketten, Artikellisten, Werbeflyer, Kataloge u.ä. erstellen. Nachfolgend ein kurzer Ausschnitt der mit dem Filialsystem EASY realisierbaren Druckaufgaben. Etiketten Etiketten können in beliebiger Größe, mit oder ohne Bild und mit allen verfügbaren Artikelinformationen gedruckt werden. Bestimmen Sie selbst, was Ihre Etiketten enthalten sollen. Möchten Sie verschiedene Etiketten z.b. Etiketten für Ihre Artikel aber auch Etiketten für Ihre Regale drucken erstellen Sie mit wenigen Handgriffen Ihre neue Etikettvorlage. Datenblätter Auch Datenblätter können genau wie Etiketten und alle anderen Vorlagen mit beliebigen Inhalten gefüllt werden. Egal ob Sie nur den Langtext ausgeben oder auch noch den letzten Artikelzusatz auf Ihren Datenblättern sehen möchten, mit dem integrierten Designer holen Sie alle benötigten Infos mit wenigen Mausklicks an Ort und Stelle. 98

99 99 Drucksachen Werbung / Flyer Weshalb sollten Sie den Druck von Flyern nur Ihrer Druckerei überlassen - Versenden Sie Ihre Flyer doch einfach per oder legen Sie sie im Geschäft aus... Auch hier gilt: Jedes Bild, jeder Hintergrund und jeder Text ist frei wählbar, Ihren Ideen sind keine Grenzen gesetzt. Preislisten Egal ob Sie eine Preisliste mit dem normalen VK-Preis oder Preislisten für bestimmte Filialen, Preislisten mit Bild oder Preislisten mit EK-Preisen drucken möchten - wählen Sie einfach die benötigte Vorlage aus und sollte sie noch nicht vorhanden sein, erstellen Sie Ihre eigene Vorlage mit Hilfe des integrierten Designers. 99

100 100 Drucksachen Neue Druckvorlagen Um eine neue Druckvorlage zu erstellen klicken Sie im rechten unteren Bildschirmbereich auf "Druckauftrag"(1) und im sich öffnenden Druckauftrag auf "Drucken"(2) Es werden alle verfügbaren Druckvorlagen angezeigt, mit einem Klick auf "Neue Vorlage"(3) können Sie beliebige neue Druckvorlagen erstellen. Klick auf "Neue Vorlage" 100

101 101 Drucksachen Vorlagentyp auswählen Wählen Sie den gewünschten Vorlagentyp aus. Für Etiketten klicken Sie auf "LABEL", für Anschreiben auf "CARD" und für Listen, Speisekarten und Kataloge auf "REPORT" Projektassistent Der Projektassistent führt Sie durch den weiteren Verlauf, klicken Sie auf "Weiter". 101

102 102 Drucksachen Druckerwahl Wählen Sie aus, ob der gleiche Drucker für alle Seiten verwendet werden soll, oder ob die erste Seite von einem anderen Drucker gedruckt werden sollte. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus. 102

103 103 Drucksachen Titelzeile und Text-Platzhalter Bestimmen Sie, ob eine Titelzeile erzeugt werden soll und wie viele Text-Platzhalter auf der Seite erscheinen sollen. Text-Platzhalter können auch jederzeit später eingefügt oder gelöscht werden. Wie Sie diese neu erstellte Vorlage anpassen bzw. bearbeiten erfahren Sie unter Druckvorlagen anpassen 103

104 104 Drucksachen Layout der Druckvorlage gestalten Platzhalter Jeder Druckvorlage können beliebige Texte, Bilder und Formeln hinzugefügt werden. Dazu werden Platzhalter verwendet, die später mit eigenem Inhalt gefüllt werden können. Am linken Bildschirmrand sind alle verfügbaren Platzhalter als Symbol abgebildet. Wenn Sie einen Platzhalter verwenden möchten, klicken Sie ihn mit der linken Maustaste kurz an (wirklich nur kurz anklicken und wieder loslassen) dann ziehen Sie den Platzhalter an der gewünschten Stelle des Blattes mit gedrückter linker Maustaste auf. Möchten Sie Ihrer Vorlage also z.b. einen Text hinzufügen, klicken Sie kurz auf das Symbol für "Text", lassen die Maus-Taste wieder los und gehen auf das Blatt um dort den Platzhalter mit gedrückter linker Maustaste auf die gewünschte Größe aufzuziehen. Platzhalter-Symbol mit linker Maustaste kurz anklicken und Maustaste wieder loslassen An gewünschter Stelle des Blattes die linke Maustaste drücken und gedrückt halten, dabei Maus nach rechts unten ziehen und loslassen wenn der Platzhalter in etwa die gewünschte Größe erreicht hat. Zu große Platzhalter Bevor Sie neue Platzhalter einfügen, verkleinern Sie evtl. vorhandene Platzhalter zuerst auf die gewünschte Größe, so dass die einzelnen Platzhalter gut auf das Blatt passen. Wird ein Platzhalter angeklickt erscheint er grau umrandet. Dieser Rand darf nie aus dem Blatt herausragen. Ist der Platzhalter zu groß muss er entsprechend kleiner gezogen werden, sonst kommt es beim Druck zu unerwünschten Seitenumbrüchen oder Leerzeilen. 104

105 105 Drucksachen Verfügbare Platzhalter Auf der linken Seite des Designers sehen Sie alle verfügbaren Platzhalter als Symbol. Um einen dieser Platzhalter zu verwenden klicken Sie ihn kurz mit der linken Maustaste an und ziehen den Platzhalter mit gedrückter linker Maustaste auf dem Blatt bis zur gewünschten Größe auf. Im nachfolgenden Beispiel wurden alle verfügbaren Platzhalter untereinander auf das Vorschau-Blatt gebracht. Im Designer sieht man unter "Objekte" immer alle Platzhalter, die man bisher in der Druckvorlage verwendet hat. 105

106 106 Drucksachen Platzhalter löschen Um einen Platzhalter zu löschen markieren Sie den zu entfernenden Platzhalter und drücken die "Entf"-Taste oder Rechtsklick auf den Platzhalter und Klick auf "Löschen" Text-Platzhalter Sie können jeder Druckvorlage (Etiketten, Listen, Kundenanschreiben etc.) eigene Texte hinzufügen. Verwenden Sie dafür Platzhalter, die später mit eigenem Inhalt gefüllt werden können. Bevor Sie neue Text-Platzhalter einfügen, verkleinern Sie evtl. vorhandene Platzhalter auf die gewünschte Größe, so dass dem neuen Platzhalter genügend Raum auf der Vorlage zur Verfügung steht. Nicht benötigte Platzhalter löschen Sie durch kurzes anklicken - der Rahmen erscheint - und Drücken der "Entf"-Taste. Neuen Text-Platzhalter einfügen Um einen neuen Text-Platzhalter einzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste kurz auf das Symbol "Formatierter Text". Setzen Sie die Maus dann dort auf, wo der Text in etwa stehen soll und ziehen Sie den Platzhalter mit gedrückter linker Maustaste bis zur gewünschten Größe auf. 106

107 107 Drucksachen Text-Platzhalter mit eigenem Text füllen Um einen Text-Platzhalter mit eigenem Inhalt zu füllen klicken Sie doppelt in den Platzhalter und tragen den Text im sich öffnenden Fenster ein. Bild-Platzhalter Sie können jeder Druckvorlage (Etiketten, Listen, Kundenanschreiben etc.) Bilder hinzufügen. Verwenden Sie dafür Bild-Platzhalter, die später mit der entsprechenden Bild-Datei gefüllt werden. Bevor Sie neue Platzhalter einfügen, verkleinern Sie evtl. vorhandene Platzhalter auf die gewünschte Größe, so dass dem neuen Platzhalter genügend Raum auf der Vorlage zur Verfügung steht. Nicht benötigte Platzhalter löschen Sie durch kurzes anklicken (der Rahmen erscheint) und Drücken der "Entf"-Taste. 107

108 108 Drucksachen Neue Bild-Platzhalter einfügen Um einen neuen Bild-Platzhalter einzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste kurz auf das Symbol "Zeichnung". Setzen Sie die Maus dann dort auf, wohin das Bild in etwa soll und ziehen Sie den Platzhalter mit gedrückter linker Maustaste bis zur gewünschten Größe auf. 108

109 109 Drucksachen Bild-Platzhalter mit Bilddatei füllen Um einen Bild-Platzhalter mit einer Bilddatei zu füllen markieren Sie den Bild-Platzhalter auf der Blatt- Vorschau und klicken im linken unteren Bildschirmbereich unter "Eigenschaften" auf "Dateiname". Mit einem Klick auf das erscheinende Ordnersymbol können Sie die gewünschte Bilddatei suchen. 109

110 110 Drucksachen Datensatz entfernen Um einen Datensatz zu entfernen markieren Sie den zu entfernenden Eintrag in der Etikettvorschau und drücken die "Entf"-Taste oder setzen einen Rechtsklick in den zu entfernenden Datensatz und wählen "Löschen" 110

111 111 Berichte & Auswertungen Berichte & Auswertungen Im Modul Berichte können Sie die Daten ihrer Filialen auswerten. Das Berichtswesen ist offen, d.h. alle Daten die im Filialsystem und angeschlossenen Filialen hinterlegt sind oder produziert werden (wie z.b. Umsätze) sind auch auswertbar. So z.b: Umsätze bestimmter Zeiträume Warengruppenumsätze Lagerberichte Wareneingangsübersichten Detailliertes Kassenbuch Zusammengefasstes Kassenbuch Artikellisten Mitarbeiterlisten Mitarbeiterumsätze Gewinnübersichten Kaufzeiten etc. Berichte ausführen In der Liste aller Abfragen auf der linken Bildschirmseite wählen Sie die gewünschte Abfrage aus und klicken in der Menüleiste auf Ausführen um den Bericht zu starten. >>Modul Berichte > Bericht markieren > Symbolleiste "Bericht ausführen" 111

112 112 Berichte & Auswertungen Im mittleren Bildschirmteil sehen Sie das Berichts-Ergebnis in Form einer Tabelle. WICHTIG Diese Tabelle enthält nur die Rohdaten des Berichts! Die endgültige (gedruckte) Form können Sie sich als Vorschau mit einem Klick auf die Lupe in der Symbolleiste ansehen und bei Bedarf ausdrucken. Auf jeden einzelnen Bericht wird nicht näher eingegangen, deren Anzeige ist bei Ausführung selbsterklärend. 112

113 113 Berichte & Auswertungen Neue Berichte / Auswertungen Neue Berichte und Auswertungen können ganz unkompliziert importiert werden, Sie geben bei einem dafür zertifizierten Fachhändler an, wie der neue Bericht aussehen soll, also welche Daten ausgegeben werden sollen und der Bericht wird für Sie programmiert. Was ein neuer Bericht kostet erfragen Sie beim Fachhändler oder online unter Da das Berichtswesen offen ist, können neue Berichte auch selbst erstellt werden, Voraussetzung hierfür sind neben SQL-Kenntnissen ein gewisses kaufmännisches Verständnis (in welchem Bericht sollten z.b. Einlagen und Entnahmen ausgegliedert sein u.ä.) und natürlich Einsicht in die Datenbankstruktur. Die Datenbankstruktur liefern wir Ihnen gerne kostenfrei auf Anfrage, ganz unkompliziert per . Um das Thema SQL vorwegzunehmen: Immer wieder werden wir gefragt, wie man SQL denn geschwind selbst lernen kann. Sicher ist SQL mit dem nötigen Zeit- und Energieeinsatz lernbar, es gibt dazu Regelwerke in schier unglaublicher Anzahl, jedoch sollten Sie sich das besser wie höhere Mathematik auf Russisch vorstellen. Ein Mitarbeiter bemerkte dazu einmal sehr treffend entweder man hat kein Hobby & kein zu Hause und lernt SQL oder man macht es beruflich. Berichte importieren Um neue Berichte i Ihre Kassensoftware zu importieren klicken Sie in der Menüleiste auf "Datei" und "Importieren". Wählen Sie nun den zu importierenden Bericht aus. Neue Berichte werden generell als zip-datei versandt und auch genauso importiert, die Berichte müssen nicht entpackt werden. 113

114 114 Datensicherung / Datenrücksicherung Datensicherung / Datenrücksicherung Datensicherung WICHTIG Legen Sie Ihre Datensicherungen in einem eigenen Ordner ab. Erstellen Sie dazu bei der ersten Datensicherung durch Klick auf das gelbe Ordnersymbol einen neuen Ordner. Dieser Ordner darf NICHT im Ordner Filialsystem EASY des Filialsystems liegen da sonst die Backups jedes Mal mitgesichert würden. Vorgehensweise Sie werden regelmäßig beim Beenden des Programms zum Sichern Ihrer Daten aufgefordert, um die Datensicherung zu starten klicken Sie im beim Beenden des Programms automatisch erscheinenden Fenster Sicherung auf Sicherung starten Daten-Rücksicherung Mit einem Backup können die kompletten Daten des Filialsystems inkl. aller Filialen wieder hergestellt werden, Voraussetzung für eine erfolgreiche Datenwiederherstellung sind natürlich regelmäßige Datensicherungen. Vorgehensweise Erstellen Sie zunächst eine Datensicherung wie oben beschrieben und beenden Sie daraufhin das Filialsystem EASY. Klicken Sie nun auf Start / Windows-Icon ganz links unten auf Ihrem Bildschirm: >>Start > (Alle) Programme > CSS Group Systems Corp > Filialsystem EASY > Datenrücksicherung starten WICHTIG Die Funktion "Wiederherstellen" überschreibt die Datenbank des Filialsystems mit den im Backup gespeicherten Daten, bevor Sie eine Datenrücksicherung durchführen sollten Sie also unbedingt ein aktuelles Backup erstellen. 114