PGP Benutzerhandbuch

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1 Tobias Wagner Linz, OÖ Gesundheits- und Spitals AG GesundheitsInformatik Netzwerk- und Sicherheitsinfrastruktur Krankenhausstr Linz Telefon: Alle Rechte, insbesonder das Recht der Vervielfältigung, Verbreitung oder Verwertung bleiben der Oö Gesundheitsund Spitals-AG vorbehalten DVR

2 Inhalt Management Summary... 3 Allgemeine Beschreibung der Lösung... 3 Welche Aktivitäten muss der externe Empfänger ergreifen?... 4 Der externe Empfänger erhält folgendes Mail:... 4 Zugang zum Web Interface:... 5 Erste Anmeldung am Web Interface:... 5 Ändern des Initialpasswortes:... 6 Optionen für das Senden und Empfangen der Nachrichten:... 7 Senden von E Mails über das Web Interface:... 8 Einstellungen:... 9 Einstellen des Zugangsart zur E Mailverschlüsselung:... 9 Einstellen eines S/MIME Zertifikates: Passwort ändern: Kontakt: Hotline: E Mail: Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 2/12

3 Management Summary Zur Erhöhung der Sicherheit des Übertragungsmediums hat man bei der gespag eine Mailverschlüsselungs- bzw. ein Mailsignatursystem eingeführt. Damit können vertrauliche Nachrichten verschlüsselt zu externen Empfängern übertragen werden. Nachrichten mit dem Bedarf eines erhöhten Integritätsnachweises können signiert werden. Die Lösung wurde so konzeptioniert, dass am Client keine zusätzliche Hardware und Software installiert werden muss. Damit ist es auch nicht notwendig, die Endbenutzer in neue Programmteile einzuschulen. Dieses Dokument fasst die wenigen Details zusammen, deren Kenntnis für die sichere Übertragung von Mailnachrichten von innen nach außen Voraussetzung ist. Es richtet sich an jene Benutzer, welche in einem Dienstverhältnis mit der gespag stehen und die internen IT-Systeme nutzen. Allgemeine Beschreibung der Lösung Die selektive Absicherung schutzbedürftiger Nachrichten wird im Gatewaybereich zwischen dem internen Mailsystem und externen Mailsystemen vorgenommen. Bei der Signatur wird für den Endbenutzer auf dem Sicherheitsgateway ein Zertifikat generiert und das entsprechende Mail mittels S/Mime signiert. Da dafür kein Zertifikat der Empfängerseite vonnöten ist, kann dieser Vorgang sehr einfach durchgeführt werden. Das Zertifikatsmanagement ist vollständig automatisiert, so dass sich der Benutzer nicht darum kümmern muß. Komplizierter schaut die Absicherung von Mailnachrichten durch Verschlüsselung aus. Für eine S/MIME oder PGP basierte Verschlüsselung bedarf es nämlich der Kenntnis eines gültigen Zertifikates des Empfängers. Die meisten Teilnehmer am Kommunikationssystem haben allerdings kein gültiges Zertifikat in Verwendung, so dass in den meisten Fällen eine gültige Verschlüsselung auf Basis dieser Verschlüsselungsformate nicht erfolgen kann. Daher zielt das Verschlüsselungssystem in diesen Fällen darauf ab, diese Nachrichten nicht an den Empfänger zu übertragen, sondern in einer Webmailbox zwischenzuspeichern. Der Empfänger erhält lediglich eine Nachricht mit einem Weblink, der direkt zu dieser Webmailbox führt. Nach dem initialen Austausch des Kennwortes kann der externe Empfänger dann jederzeit an Nachrichten über diesen sicheren Kanal übertragen. Sollte er in Besitz eines gültigen Zertifikats sein, dann kann er den öffentlichen Teil dieses Zertifikats in der Mailbox einspielen. Ab diesem Zeitpunkt wird die Nachricht dann je nach Wunsch des externen Empfängers per S/MIME oder PGP verschlüsselt. Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 3/12

4 Welche Aktivitäten muss der externe Empfänger ergreifen? Der externe Empfänger erhält folgendes Mail: Wenn der Empfänger auf diesen Link klickt, kommt er direkt zum Web Interface der gespag. Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 4/12

5 Zugang zum Web Interface: Wenn der externe Benutzer auf den Weblink klickt, bekommt er eine Warnung, da das SSL Zertifikat aus der gespag internen PKI stammt und diesem Zertifikat daher zunächst noch nicht vertraut wird. Wenn er auf Laden dieser Website fortsetzen klickt, erscheint folgende Seite. Erste Anmeldung am Web Interface: Als Adresse muss die eigene Adresse vom externen Empfänger eingegeben werden. Das Passwort wird per Telefon vom internen Benutzer an den externen Empfänger mitgeteilt. Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 5/12

6 Nachdem der externe Benutzer das telefonisch übermittelte Kennwort eingegeben hat, kann er das Passwort ändern. Ändern des Initialpasswortes: Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 6/12

7 Optionen für das Senden und Empfangen der Nachrichten: Hier kann die Art des Nachrichtenempfangs eingestellt werden. Wenn sie über kein eigenes S/MIME Zertifikat verfügen wählen sie den PGP Universal Web Messenger. Diese Einstellung kann jederzeit nachträglich in den Einstellungen geändert werden. Nun können sie die im Web Messenger lesen Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 7/12

8 Senden von s über das Web Interface: Durch das Klicken auf die entsprechenden Schaltknöpfe direkt aus der Webmailbox antworten. Von diesem Web Interface Keys.gespag.at aus ist es möglich an alle gültigen gespag-nutzer zu schicken. An gespag externe Empfängeradressen kann grundsätzlich kein gesendet werden. Wenn sie dennoch an eine externe Empfängeradresse senden, wird ihnen folgende Fehler Meldung angezeigt. Die verschlüsselte kommunikation zwischen 2 externen adressen, kann nur dann erfolgen, wenn beide externe empfänger als Empfänger eines s von einem gespag-nutzer gelistet waren. Attachments können natürlich mitgeschickt werden. Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 8/12

9 Der interne Benutzer empfängt dann umgehend das Antwortmail Einstellungen: In der oberen rechten Ecke sind drei Schaltflächen. Drücken sie auf Einstellungen Einstellen des Zugangsart zur verschlüsselung: Hier können sie Wählen ob sie den PGP Universal Web Messenger oder PGP Desktop oder S/MIME verwenden wollen. Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 9/12

10 Einstellen eines S/MIME Zertifikates: Hier können sie die Schlüsseldatei bzw. das S/MIME Zertifikat importieren. Unter Passwort müssen sie ein das Passwort eingeben, falls die Datei mit einem Passwort geschützt ist. Danach Fortfahren klicken. Hier können sie das Unternehmenszertifikat der gespag herunterladen. Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 10/12

11 Weiter wird auch noch das Installieren des Unternehmenszertifikates in Outlook und Outlook Express erklärt. Weiters wird ihnen noch eine Übersicht über ihre Einstellungen angezeigt. Passwort ändern: Wählen sie im Fenster der Einstellungen Mein Passwort ändern. Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 11/12

12 Kontakt: Bei Fragen oder Problemen wenden sie sich bitte an die Abteilung Netzwerk- und Sicherheitsinfrastruktur. Hotline: Oö. Gesundheits- und Spitals- AG, Gesundheitsinformatik, Krankenhausstraße 26-30, 4020 Linz, 12/12

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