Erste Schritte in StudIP für Lehrende

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1 Erste Schritte in StudIP für Lehrende E-Learning-Koordination Handbuch für Dozenten und Lehrbeauftragte der Hochschule Trier

2 Inhaltsverzeichnis 1 Was ist StudIP? Aufbau von Stud.IP: Rollen und Rechte Zugang zu Stud.IP Probleme beim Login Fehlermeldung beim Login Passwort vergessen Voraussetzung: aktivierte Cookies und Javascript Erste Schritte nach dem Einloggen Startbildschirm Kopfzeile Metanavigation und Positionsanzeige Oft benötigte Links Systemweite News und Umfragen, persönliche Termine Aufbau von Stud.IP: Einrichtungen, Studienbereiche, Studiengänge, Veranstaltungen Vervollständigen der Angaben auf Ihrem Profil Administration von Lehrveranstaltungen Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen Vorbedingungen Neue Veranstaltung anlegen Schritt 1: Grunddaten eingeben Schritt 2: Dozenten, Studienbereiche und Zugangsberechtigung auswählen Schritt 3: Termine festlegen Schritt 4: Raumbelegung Schritt 5: Regelung der Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung Schritt 6: Anlegen der Veranstaltung Veranstaltungen kopieren Mehrere Veranstaltungen gleichzeitig kopieren Veranstaltung für Dozenten/innen vorbereiten

3 Inhaltsverzeichnis III Vorbedingungen: Lehrveranstaltung vorbereiten Vorbereitete Veranstaltung bearbeiten Funktionsumfang der Veranstaltung anpassen Sichtbarkeit der Veranstaltung ändern Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung Kontingente auf Studiengänge aufteilen Platzvergabe durch Losverfahren Platzvergabe durch Reihenfolge der Anmeldung Veranstaltung sperren Gemeinsame Anmeldeverfahren für eine Gruppe von Veranstaltungen Vorläufig eingetragene Teilnehmer zur Veranstaltung zulassen Teilnehmer manuell zur Veranstaltung hinzufügen TeilnehmerInnen-Liste ausdrucken Kommunikation und Kooperation Ankündigungen und Benachrichtigungen Mails versenden Ankündigungen Sprechstunden Sprechstundenverwaltung online Termine vereinbaren Foren Nutzung des Forums für organisatorische Fragen Anlegen eines Forums Automatische Benachrichtigungen bei neuen Forumsbeiträgen Online-Sprechstunde per Chat Gruppenarbeit Arbeitsgruppen anlegen und verwalten Geschlossene Dateibereiche für Arbeitsgruppen Projekt- und Gremienarbeit Nutzung eines Wikis Anlegen eines Wikis Arbeiten mit dem Wiki in Stud.IP Materialien zum Download bereitstellen Einfache Bereitstellung ohne Zuordnung zum Ablaufplan Bereitstellung für bestimmte Termine im Ablaufplan Hochladen einer Ordnerstruktur/mehrerer Dateien als Zip-Archiv Berechtigungen für Dateiordner Veröffentlichen einer Übungsaufgabe Bereitstellung von Dokumenten durch Studierende

4 Inhaltsverzeichnis IV 7 Terminkalender und Stundenplan Terminkalender Veranstaltungstermine im Terminkalender anzeigen Terminkalender mit externen Programmen abonnieren Stundenplan Evaluation von Lehrveranstaltungen Vereinheitlichte Veranstaltungsevaluation für einen Fachbereich Eine Evaluation erstellen Die Evaluationsverwaltung Evaluation einer Einzelveranstaltung Direktes Feedback über Cliqr Integrierte Literaturrecherche Literaturlisten anlegen und bearbeiten Literatur suchen und zu Listen hinzufügen Materialien online präsentieren Lernmodule und Online-Tests mit ILIAS Voreinstellungen Lernmodule/Tests erstellen und bearbeiten Lernmodulbereich in der Veranstaltung aktivieren Lernmodule/Tests einer Veranstaltung hinzufügen Hintergrundinformationen für Interessierte Bekannte Probleme Lernmodulerstellung mit ELISA Erstellung von Lernmodulen mit ELISA Stud.IP-seitige Einrichtung von ELISA

5 1 Was ist StudIP? Stud.IP (Studienbegleitender Internetsupport von Präsenzlehre) ist ein internetgestütztes Lehr-/Lernportal zur Unterstützung von Lehrveranstaltungen. Sie können von jedem PC mit Internetverbindung und auf dem ein beliebiger Browser installiert ist (Firefox, Chrome, Internet Explorer, Safari u.a.) auf Stud.IP zugreifen. Die Lernplattform (auch Lernmanagementsystem/Learning Management System oder LMS), die als Open-Source Projekt entwickelt wird, dient in erster Linie der Organisation und Unterstützung der Präsenzlehre und erlaubt es, ˆ ˆ ˆ ˆ Lehrveranstaltungen abzubilden, administrative Abläufe zu vereinfachen, Studierenden Ankündigungen, Dateien und sonstige Informationen auf komfortable Weise zur Verfügung zu stellen sowie Kommunikations- und Kooperationsprozesse zu unterstützen. Weitere Informationen sowie Beispiel-Szenarien zur Nutzung von Stud.IP finden Sie auf sowie unter studip.de. Zur Nutzung der Plattform beachten Sie bitte die Nutzungsbedingungen des RFT. Manche Bildschirmabbildungen in dieser Anleitung können von den realen Darstellungen abweichen, da die Plattform ständig weiterentwickelt wird. 1.1 Aufbau von Stud.IP: Rollen und Rechte Alle Anwender/innen in Stud.IP sind einer Rolle (auch Status genannt) zugeordnet. Von dieser Rolle hängen die Berechtigungen ab, innerhalb der Plattform bestimmte Aktionen durchzuführen; z.b. dürfen Studierende keine eigenen Lehrveranstaltungen im System anlegen. Die folgende Grafik zeigt Ihnen die verschiedenen Rechtestufen in Stud.IP.

6 1.1 Aufbau von Stud.IP: Rollen und Rechte 2 Abb Rechtevergabe in StudIP Hier finden Sie einen kurzen Überblick, wie der Zugang zu den Rechtestufen geregelt ist und welche Aktionen mit einem bestimmten Status durchgeführt werden können. ˆ ˆ ˆ ˆ Autor/innen: Zugang: Autor/innen sind alle Studierenden, wenn Sie sich in Stud.IP angemeldet haben Aktionen: Autor/innen können Veranstaltungen belegen, Dokumente in diesen Veranstaltungen hoch- und runterladen, Forenbeiträge einstellen, Nachrichten verschicken Tutor/innen: Zugang: Tutoren müssen nach dem Anmelden in Stud.IP von Administrator/in im System als Tutor/in eingetragen werden; können dann vom Dozenten im Rahmen einer Veranstaltung als Tutor/in benannt werden oder vom Administrator/in gleich in dieser Veranstaltung als Tutor/in gesetzt werden. Aktionen: Tutor/innen können Veranstaltungen verwalten wie Dozent/innen, aber keine neuen Veranstaltungen anlegen Dozent/innen: Zugang: Lehrende besitzen in der Regel bereits automatisch den Status Dozent/in. Andernfalls müssen sie nach dem Anmelden in Stud.IP von Administrator/in im System als Dozent/in eingetragen werden Aktionen: Lehrveranstaltungen anlegen und einrichten, Anmeldeverfahren einrichten und verwalten, Ablaufpläne erstellen, Unterlagen einstellen, Literatur bekanntgeben, Lernprozesse über Mail, Chat, Foren begleiten gehören zu einer Einrichtung (z.b. Fachbereich) und können dort ebenfalls Informationen einstellen Administrator/innen: Zugang: müssen nach dem Anmelden in Stud.IP von Root-Administrator/in im System als Admin eingetragen werden

7 1.1 Aufbau von Stud.IP: Rollen und Rechte 3 ˆ Aktionen: administrieren die Fachebene, d.h. stellen Fachinformationen ein, legen fachweite Vorlagen an, richten Veranstaltungen ein, unterstützen Lehrende im Umgang mit Stud.IP und leisten einfachen technischen Support Root-Administrator/innen: Zugang: lediglich Angehörige des E-Learning-Supportteams und Mitarbeiter des r/ft Aktionen: unterstützen alle Lehrenden, Fachadministrator/innen und Studierenden im Umgang mit der Plattform und leisten technischen Support; administrieren und erweitern die Plattform; koordinieren die Wünsche und Interessen der Fächer, bieten Einführungen & Schulungen an

8 2 Zugang zu Stud.IP Unter erhalten Sie Zugang zur Plattform. Als Angehörige/r der Hochschule Trier und des Umwelt-Campus Birkenfeld können Sie sich direkt mit Ihrem vom Rechenzentrum erhaltenen Benutzernamen und Passwort anmelden. Klicken Sie dazu auf Login für registrierte NutzerInnen. (siehe auch: Abbildung ). Abb StudIP-Startseite

9 2.1 Probleme beim Login 5 Abb Anmeldung (Login) WICHTIG: Nach der Anmeldung in Stud.IP sind Sie als Lehrender in der Regel bereits mit den Rechten für Dozentinnen und Dozenten ausgestattet. Sie sind aber noch keiner Einrichtung (Fachbereich o.ä.) zugeordnet. Dies führt dazu, dass Sie noch keine Lehrveranstaltungen anlegen können.. Siehe auch: Administration von Lehrveranstaltungen 4 Um einer Einrichtung zugeordnet zu werden, kontaktieren Sie bitte entweder Ihren Fachadministrator (wenn vorhanden) oder den zentralen Support. Kontaktdaten finden Sie im Stud.IP-Impressum 2.1 Probleme beim Login Fehlermeldung beim Login Falls bei Ihrem Login Probleme auftreten oder etwas fehlschlägt, wird eine der folgenden Fehlermeldungen ausgegeben: Bei der Anmeldung trat ein Fehler auf: LDAP plugin: Anmeldung von uid=xxx,ou=people, dc=unix,dc=fhtrier,dc=de fehlgeschlagen. LDAP Fehler: Invalid credentials (#49) Dieser Username existiert nicht! Ursache: Sie haben Ihren Benutzernamen falsch eingegeben. Lösung: Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort nochmals ein und achten Sie auf die korrekte Schreibweise. Bei der Anmeldung trat ein Fehler auf: LDAP plugin: Anmeldung von uid=xxx,ou=people, dc=unix,dc=fhtrier,dc=de fehlgeschlagen.

10 2.1 Probleme beim Login 6 LDAP Fehler: Invalid credentials (#49) Das Passwort ist falsch! Ursache: Das eingegebene Passwort passt nicht zum angegebenen Benutzernamen. Lösung: Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort nochmals ein. Achten Sie auch hier auf die korrekte Schreibweise. Tritt der Fehler auch nach mehrmaligem Probieren immer noch auf, wenden Sie sich an eine/n im Stud.IP-Impressum aufgeführte/n AdministratorIn. Siehe auch: Passwort vergessen Bei der Anmeldung trat ein Fehler auf: LDAP plugin: Anonymer Bind fehlgeschlagen. LDAP Fehler: Can t contact LDAP server (#81) Das Passwort ist falsch! Ursache: Der zur LDAP-Authentisierungs-Server ist zurzeit nicht verfügbar. Lösung: Versuchen Sie die Anmeldung zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal Passwort vergessen Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich an Ihr Rechenzentrum Voraussetzung: aktivierte Cookies und Javascript Für die Arbeit mit Stud.IP ist es notwendig, dass Sie in Ihrem Browser Cookies aktiviert haben. Die Cookies werden benötigt, um Sie bei der Navigation im Lernsystem wiederzuerkennen. Beim Logout aus Stud.IP werden diese Cookies wieder gelöscht. Sollten Cookies in Ihrem Browser deaktiviert sein, werden Sie bei der Anmeldung darauf hingewiesen. Wie Sie Cookies im von Ihnen verwendeten Browser aktivieren, entnehmen Sie im Zweifelsfall der Hilfefunktion des Browsers. Die Aktivierung von JavaScript ist mittlerweile für die Bedienung der Lernplattform erforderlich, daher ist von der Benutzung von Tools wie NoScript im Zusammenhang mit StudIP abzuraten.

11 3 Erste Schritte nach dem Einloggen 3.1 Startbildschirm Nach der erfolgreichen Anmeldung gelangen Sie zu Ihrer persönlichen Startseite in Stud.IP. Auf dieser Startseite sehen Sie folgendes: Abb Anmeldung (Login)

12 3.1 Startbildschirm 8 Der Aufbau der Startseite hängt von Ihrem Status in StudIP bzw. Ihrer Rolle im System ab: Als Lehrende/r haben Sie mehr Optionen als ein/e Studierende/r, aber weniger als ein/e Administrator/in. 1. die Kopfzeile 2. die Metanavigation und die aktuelle Positionsanzeige 3. oft benötigte Links 4. systemweite News und Umfragen sowie persönliche Termine Kopfzeile Die Kopfzeile am oberen Bildschirmrand ist die zentrale Navigation in Stud.IP. Mit ihr können Sie jederzeit die Hauptfunktionen des Systems erreichen. Sie besteht aus den folgenden Symbolen: (Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Grafik fahren, erscheint bei längerer Verweildauer ein Kästchen (Tooltip) mit einer kurzen Erklärung.)

13 3.1 Startbildschirm 9 Mit diesem Symbol kommen Sie von jeder beliebigen Seite im System zu Ihrer persönlichen Startseite zurück. Hier sehen Sie Ihre Seminare und Vorlesungen. Sie können sich außerdem über weitere Veranstaltungen informieren sowie sie gegebenenfalls abonnieren. Das interne Nachrichtensystem von Stud.IP. Hier können Sie anderen Nutzer/innen Nachrichten schreiben und Ihr Adressbuch verwalten. Der Planer gibt Ihnen einen Überblick über Ihren Stundenplan und Terminkalender. Über dieses Symbol erreichen Sie Ihr persönliches Profil und Ihre persönlichen Daten. Hier können Sie nach Lehrveranstaltungen, Personen, Einrichtungen, Literatur oder Ressourcen suchen. Hier können Sie Lernmodule, Evaluationen, Umfragen und Literaturlisten anlegen und verwalten. Hier rufen Sie die aktuellen Mensa-Speisepläne ab. Es stehen Ihnen die Speisepläne des Studierendenwerks sowie der Campus Company (Umwelt-Campus Birkenfeld) zur Verfügung. Schreiben Sie hier eine kurze Notiz als persönliche Erinnerung oder rufen Sie Ihre bereits verfassten Notizen ab.

14 3.1 Startbildschirm Metanavigation und Positionsanzeige Aktuelle Seite Im Feld links unter der zentralen Navigation können Sie ablesen, wo Sie sich aktuell im System befinden. Suche Die Suche erlaubt es Ihnen, nach Veranstaltungen, Einrichtungen und Personen, Literatur und Ressourcen (z.b. Räume), die dem System bekannt sind, zu suchen. Im Archiv finden Sie gegebenenfalls Veranstaltungen vergangener Semester, sofern sie archiviert wurden. Einstellungen Unter diesem Eintrag haben Sie umfangreiche Möglichkeiten, Stud.IP Ihren persönlichen Bedürfnissen anzupassen. Dazu gehören unter anderem Einstellungen für das Nachrichten- und Forensystem, Ansichten Ihres Terminkalenders und Optionen für automatische Benachrichtigungen bei neu erstellten oder geänderten Inhalten. Hilfe Durch diesen Link gelangen Sie zum Hilfe-Wiki, das individuell an das Stud.IP- System der Hochschule Trier angepasst ist. Die Hilfe ist in den meisten Fällen kontextsensitiv, das bedeutet, ganz gleich, wo Sie sich im System aufhalten, wird die Hilfe Ihnen Antworten auf Fragen geben, die sich im Umgang mit Stud.IP in der aktuellen Nutzungssituation stellen können. Impressum Hier finden Sie eine Liste aller Administratoren und Ansprechpartner, falls Sie Probleme oder Fragen zu Stud.IP haben. Logout Über den Logout verlassen Sie Stud.IP. Melden Sie sich immer über diesen Link ab, da ansonsten unter Umständen andere Benutzer an Ihrem Rechner unter Ihrem Namen das System nutzen könnten Oft benötigte Links Im Bereich unterhalb der Navigation finden Sie Links zu oft benötigten Seiten.

15 3.1 Startbildschirm 11 ˆ ˆ ˆ ˆ ˆ ˆ ˆ ˆ Meine Veranstaltungen: Übersichtsseite, die Ihre gesamten abonnierten Veranstaltungen auflistet (also die Veranstaltungen, die Sie dieses Semester belegen oder durchführen]. Auf dieser Seite sehen Sie, ob es neue Informationen seit Ihrem letzten Login gibt; Sie können außerdem Veranstaltungen besuchen. Zum Anlegen von Veranstaltungen lesen Sie bitte das Kapitel Administration von Lehrveranstaltungen. Nachrichten: Hier finden Sie Ihren Posteingang und können neue Nachrichten verfassen. Community: Hier sehen Sie, wer gerade online ist und können Ihre Kontakte verwalten. Darüber hinaus können Sie Studiengruppen suchen oder anlegen; über den Chat haben Sie eine schnelle und unbürokratische Möglichkeit, mit Studierenden oder Kollegen in Kontakt zu treten. Mein Profil: Hier können Sie Ihre Kontaktdaten erweitern und Sprechstundentermine angeben. Mein Planer: Hier erhalten Sie Zugriff auf Ihren Terminkalender und Ihren Wochenarbeitsplan. An dieser Stelle können Sie den Terminkalender auch für externe Programme wie ical, Google Calendar oder Outlook verfügbar machen. Tools: Stud.IP bietet Ihnen verschiedene Werkzeuge. Unter anderem um Ankündigungen, Literaturlisten oder einfache Umfragen zu erstellen. Suchen: Suche von Veranstaltungen, Personen, Einrichtungen, Lernmodulen, Literatur, Ressourcen oder archivierten Veranstaltungen. Hilfe: Aufruf des Hilfe-Wikis Die Links zu diesen Seiten sind auch in der Kopfleiste vertreten Systemweite News und Umfragen, persönliche Termine In diesem Bereich der Startseite (4 in Abbildung 3.1) werden Ihre Termine der nächsten Zeit angezeigt. Das können Termine von abonnierten Veranstaltungen oder auch von Ihnen selbst angelegte Termine wie Sprechstunden sein. Neben Ihren Terminen finden Sie systemweite News, die den laufenden Betrieb von Stud.IP betreffen, also etwa neue Features, Ausfallzeiten des Systems zu Pflegezwecken etc. Auch systemweite Umfragen können auf der Startseite auftauchen. Klicken Sie auf den roten Pfeil, um den ganzen Text der News, der Umfrage oder des Termins zu lesen.

16 3.2 Aufbau von Stud.IP: Einrichtungen, Studienbereiche, Studiengänge, Veranstaltungen Aufbau von Stud.IP: Einrichtungen, Studienbereiche, Studiengänge, Veranstaltungen In Stud.IP soll eine möglichst realitätsnahe Abbildung der Hochschulstrukturen erfolgen. Im Kern zielt die Plattform auf die Unterstützung von Lehrveranstaltungen. Diese stehen in Relation zu Einrichtungen, Studienbereichen und Studiengängen. Unter Einrichtungen sind Organisationseinheiten zu verstehen: Fachbereiche, Lehrstühle, Institute, Gremien u.a. lassen sich als Einrichtungen in Stud.IP repräsentieren. Einrichtungen werden von Ihrem Fachadministrator oder dem Zentralsupport angelegt. Als Lehrende/r sind sie zwingend mindestens einer Einrichtung zugeordnet. Legen Sie als Dozent eine Veranstaltung an, so wird diese standardmäßig Ihrer Heimateinrichtung zugeordnet. Studienbereiche dienen der Gliederung der Vorlesungsangebote im zentralen Vorlesungsverzeichnis. Was Studienbereiche sind, kann fachbereichsspezifisch festgelegt sein. So können Studienbereiche in Stud.IP den realen Studiengängen der Hochschule entsprechen oder auch Fachrichtungen bezeichnen. Es hängt davon ab, wie Veranstaltungen in Ihrem Bereich gegliedert sind. Die Studienbereiche werden von Ihrem Fachadmin-istrator oder dem Zentralsupport angelegt. Wenn Sie Veranstaltungen anlegen, ordnen Sie sie mindestens einem Studienbereich zu. Ein letztes wichtiges Element sind die Studiengänge. Sie werden an zwei Stellen relevant: 1) Studierende sind Studiengängen zugeordnet. 2) Der Zugang zu Lehrveranstaltungen kann nach Studiengängen beschränkt werden. Studiengänge und Studienbereiche sind nicht miteinander verknüpft. Abb Studienstrukturen in Stud.IP, ausgehend von Rollen

17 3.3 Vervollständigen der Angaben auf Ihrem Profil Vervollständigen der Angaben auf Ihrem Profil Damit andere Nutzer wissen, mit wem sie es zu tun haben, sollten Sie auf Ihrem persönlichen Profil Angaben zu Ihrer Person machen und gegebenenfalls auch ein Foto von sich hochladen. Unter Nutzerdaten Einrichtungsdaten können Sie beispielsweise Ihren Raum und Ihre Sprechzeiten angeben.

18 4 Administration von Lehrveranstaltungen 4.1 Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen Vorbedingungen Um Veranstaltungen anlegen zu können, müssen Sie zunächst die folgenden Voraussetzungen erfüllen: 1. Sie müssen in Stud.IP den Status Dozent haben. Diesen Status bekommen Sie im Normalfall als Lehrende/r automatisch. Sollte auf Ihrer Startseite bei Stud.IP der Link Verwaltung von Veranstaltungen nicht angezeigt werden, müssen Sie sich an die/den Administrator/in wenden, damit Ihnen Dozentenrechte gewährt werden. 2. Sie müssen als Mitarbeiter einer Einrichtung zugeordnet sein. Sind Sie noch keiner Einrichtung zugeordnet worden, müssen Sie sich ebenfalls an den/die Administrator/in wenden. Kontaktdaten finden Sie im Stud.IP-Impressum Neue Veranstaltung anlegen Nachdem Sie sich in Stud.IP eingeloggt haben, klicken Sie unter Veranstaltungen auf den Reiter Neue Veranstaltung anlegen. Sie können nun wählen, ob Sie eine Lehrveranstaltung (Lehre), eine Gruppe für Projektarbeiten (Organisation) oder ein lehrveranstaltungsübergreifendes Angebot erstellen wollen. Klicken Sie auf Lehre, um eine neue Lehrveranstaltung (Vorlesung, Übung, Seminar) einzurichten. Falls die Veranstaltung bereits in einem früheren Semester über Stud.IP stattgefunden hat, müssen Sie sie nicht neu anlegen, sondern können sie auch für das neue Semester kopieren (siehe auch: Veranstaltungen kopieren 4.2). Der Veranstaltungs-Assistent begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang. Geben Sie als erstes Name, Nummer, Einrichtung, Semester etc. Ihrer Veranstaltung ein.

19 4.1 Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen 15 Abb Startbildschirm des Assistenten zum Anlegen einer Veranstaltung Gibt es eine maximale Teilnehmerzahl für Ihre Veranstaltung, können Sie ein geeignetes Teilnahmeverfahren (Losverfahren oder nach Reihenfolge der Anmeldung) festlegen (siehe auch: Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung 4.5). In den folgenden Screenshots sind die einzelnen Schritte zum Anlegen einer Lehrveranstaltung dargestellt Schritt 1: Grunddaten eingeben Geben Sie die Grundinformationen zu Ihrer Veranstaltung an. Felder, die mit einem roten Sternchen markiert sind, müssen unbedingt ausgefüllt werden, da die Veranstaltung sonst nicht angelegt werden kann. Wenn Sie nähere Informationen zu den einzelnen Feldern wünschen, klicken Sie auf die Info-Schaltflächen. Die Vergabe von Plätzen kann entweder unbeschränkt, per Los oder nach der Reihenfolge der Anmeldungen erfolgen. Näheres zu den Teilnehmerbeschränkungen erfahren Sie unter Schritt 5: Regelung der Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung Sie können ebenfalls festlegen, ob sich die Studierenden direkt oder vorläufig in die Veranstaltung eintragen können. Bei einem vorläufigen Eintrag entscheiden Sie als Dozent/Dozentin bzw. Fachadministration über den endgültigen Eintrag.

20 4.1 Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen 16 Abb Anlegen von Veranstaltungen, 1. Schritt Beachten Sie: Wenn Sie ein Verfahren zur Beschränkung der Teilnehmer einrichten möchten, so müssen Sie dies hier angeben! Dies gilt auch dafür, wenn eine Veranstaltung ausschließlich von Studierenden eines Studiengangs besucht werden soll. Die Details legen Sie in Schritt 5 (siehe auch: Schritt 5: Regelung der Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung 4.1.7) fest. Beachten Sie ebenfalls, dass Sie ein einmal gewähltes Teilnahmeverfahren (Los oder chronologisch) nicht mehr selbst ändern können. Wenden Sie sich in diesem Fall an die Fachadministration bzw. die E-Learning-Koordination. Achten Sie darauf, dass Sie die Veranstaltung der richtigen Einrichtung zuordnen. Unter beteiligte Einrichtungen können Sie weitere Einrichtungen angeben, in deren Vorlesungsverzeichnis die Veranstaltung erscheinen soll. Haben Sie Ihre Eingaben gemacht, klicken Sie auf die Schaltfläche weiter >> Schritt 2: Dozenten, Studienbereiche und Zugangsberechtigung auswählen Standardmäßig werden Sie automatisch als Dozent für die von Ihnen angelegte Veranstaltung eingetragen. Sie können jedoch weitere Dozent/innen für die

21 4.1 Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen 17 Veranstaltung bestimmen. Geben Sie dazu im Feld DozentIn hinzufügen den Namen/Benutzernamen (oder einen Teil davon) ein und klicken Sie auf die Lupe. Abb Anlegen einer Veranstaltung, 2. Schritt Dozent/in auswählen Es erscheint eine Liste mit Treffern zum eingegebenen Suchbegriff. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus, und klicken Sie auf den gelben Doppelpfeil links neben dem Suchfeld. Der entsprechende Eintrag wird übernommen. Die Person ist nun als Dozent/in für die Veranstaltung eingetragen. Entsprechend verfahren Sie, wenn eine Tutorin/ein Tutor für die Veranstaltung eingetragen werden soll. Beachten Sie: Dozent/innen und Tutor/innen müssen 1) den Status Dozent / Tutor besitzen und 2) der Einrichtung zugeordnet sein, für die Sie die Veranstaltung erstellen. Beides kann von Fachadministratoren oder dem Zentralsupport vorgenommen werden, sofern die Studierenden nicht bereits über Tutorenstatus verfügt. Kontaktdaten finden Sie im Stud.IP-Impressum Weiter unten auf der Seite wählen Sie die zuzuordnenden Studienbereiche aus. Studienbereiche untergliedern das Gesamtangebot an Veranstaltungen. Was Studienbereiche sind, kann fachbereichsspezifisch festgelegt sein. So können Studienbereiche in Stud.IP den Studiengängen entsprechen oder auch Fachrichtungen bezeichnen. Die Studienbereiche werden von Ihrem Fachadministrator oder dem Zentralsupport angelegt. Sie müssen die Veranstaltung per Klick auf die Pfeile mindestens einem Studienbereich zuordnen, damit sie im Vorlesungsverzeichnis auffindbar ist. Wird die Veranstaltung für mehrere Studienbereiche/ Studiengänge angeboten, wiederholen Sie den Vorgang entsprechend.

22 4.1 Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen 18 Abb Anlegen einer Veranstaltung, 2. Schritt: Studienbereiche wählen Standardmäßig werden nur Studienbereiche angezeigt, die der Einrichtung zugeordnet sind, welche Sie auf der vorigen Seite angegeben haben. Um weitere Bereiche angezeigt zu bekommen, geben Sie im Suchfeld darüber einen Studienbereich (besser: einen Teil davon, z.b. wirt ) ein, und klicken Sie auf die Lupe. Die gefundenen Studienbereiche werden im Feld Suchergebnisse zusätzlich angezeigt. Zuunterst auf der Seite können Sie festlegen, wer Zugriff auf Ihre Veranstaltung haben soll. Dabei können Sie zwischen Schreib- und Lesezugriff differenzieren. Der Zugang zu einer Veranstaltung kann für jedermann frei zugänglich sein, d.h. auch für externe Besucher ohne Stud.IP-Nutzerkonto nur für in Stud.IP angemeldete Studierende möglich sein oder nur mit einem Passwort möglich sein Wählen Sie die Passwortoption, so können Sie dieses im letzten Schritt der Veranstaltungseinrichtung festlegen. Dieses Passwort können Sie den Studierenden in Ihrer Präsenzveranstaltung mitteilen. Haben Sie Ihre Eingaben gemacht, klicken Sie auf die Schaltfläche weiter >> Schritt 3: Termine festlegen Im dritten Schritt legen Sie die Termine fest, zu denen Ihre Veranstaltung stattfindet. Wenn die Veranstaltung mehrmals pro Woche stattfindet, klicken Sie auf die Schaltfläche Feld hinzufügen und geben weitere Wochentermine an. Die hier gemachten Angaben werden automatisch in einen Ablaufplan der Veranstaltung überführt. Haben Sie Ihre Eingaben gemacht, klicken Sie auf die Schaltfläche weiter >>.

23 4.1 Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen 19 Abb Anlegen einer Veranstaltung, 3. Schritt Schritt 4: Raumbelegung Im vierten Schritt benennen Sie die Räumlichkeiten, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Wird in Ihrem Fachbereich die Raumverwaltung über Stud.IP abgewickelt, so können Sie die Räume hier buchen. Wählen Sie dafür einen Raum aus der Liste an verfügbaren Räumen aus. Anderenfalls geben Sie unten unter freie Angaben zu Räumen einfach den Raum an, in dem Ihre Veranstaltung stattfindet. Haben Sie Ihre Eingaben gemacht, klicken Sie auf die Schaltfläche weiter >>. Abb Anlegen einer Veranstaltung, 4. Schritt Schritt 5: Regelung der Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung In Schritt 1 haben Sie angegeben, ob Sie eine Teilnahmebeschränkung für Ihre Veranstaltung wünschen oder nicht. Wenn ja, können Sie nun festlegen, ab wann sich welche Studierende in Ihre Veranstaltung eintragen können. Die Definition eines Zeitfensters ist besonders nützlich, wenn die Vergabe der Plätze nach der

24 4.1 Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen 20 Reihenfolge der Anmeldungen erfolgen soll. Auch einen Anmeldeschluss können Sie bestimmen. Gibt es für die Veranstaltung eine maximale Teilnehmerzahl, setzen Sie hier die genauen Bedingungen für die Vergabe der Plätze fest. Zusätzlich können Sie den Studierenden weitere Informationen über die Veranstaltung (Voraussetzungen, Leistungsnachweis, Workload etc.) geben. Abb Anlegen einer Veranstaltung, 5. Schritt bei unbegrenzter Teilnehmerzahl Platzvergabe per Losverfahren Wenn Sie die Teilnehmer per Los ermitteln möchten, geben Sie wie oben beschrieben einen Anmeldezeitraum an und definieren Sie gegebenenfalls Kontingente für Studiengänge (siehe unten). Zusätzlich legen Sie einen Lostermin fest. An diesem Termin werden die Studierenden, die sich angemeldet haben, per Zufallsauswahl den freien Plätzen zugeordnet. Bei Angabe mehrerer Studiengänge erfolgt die Vergabe entsprechend der angegebenen Kontingente. Melden sich weniger Studierende eines Studiengangs an als im Kontingent vorgesehen, werden die restlichen Plätze wieder unter den restlichen Personen auf der Anmeldeliste verlost.

25 4.1 Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen 21 Abb Anlegen einer Veranstaltung, 5. Schritt bei unbegrenzter Teilnehmerzahl Kontingente auf Studiengänge aufteilen Wenn Sie die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung beschränken, können Sie festlegen, wie viele Studierende pro Studiengang zugelassen werden. Über das Auswahlfeld und einen Klick auf hinzufügen können Sie Studiengänge aufnehmen (siehe auch: Abbildung 13). Die Angabe der Kontingente erfolgt in Prozent. Die tatsächlichen Plätze errechnen sich aus der eingegebenen Teilnehmerzahl. Wenn Sie keine eigenen Prozentangaben machen, werden die Kontingente zu gleichen Teilen vergeben. Beachten Sie auch, dass es ein Kontingent für alle anderen Studiengänge gibt. Das System nutzt dieses Kontingent, um die Prozentangaben auf 100% auszugleichen. Beachten Sie: Wenn Sie eine Kontingentierung nach Studiengängen vornehmen, so müssen sich Studierende in Ihrem Profil diesem Studiengang zugeordnet haben, um sich anmelden zu können. Die Studierenden werden in allen Hilfematerialien auf diesen Umstand hingewiesen. Platzvergabe durch Reihenfolge der Anmeldung Wenn Sie sich für die Variante der Platzvergabe in der Reihenfolge der Anmeldung entschieden haben, werden Studierende automatisch angemeldet (first come first serve). Sie müssen zudem ein Enddatum für die Kontingentierung angeben: Nach diesem Termin rücken Studierende aus Studiengängen nach, deren Kontingent bereits voll ist. Es werden auch in diesem Fall keine Studierenden zugelassen, die keinen passenden Studiengang belegen; es sei denn, Sie haben ein Kontingent für alle anderen Studiengänge übrig gelassen.

26 4.2 Veranstaltungen kopieren Schritt 6: Anlegen der Veranstaltung Der Veranstaltungsassistent hat nun alle Informationen zum Anlegen der Veranstaltung gesammelt. Um die Veranstaltung endgültig anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche anlegen. Sie können jederzeit Änderungen an Ihren Veranstaltungen vornehmen (siehe auch: Vorbereitete Veranstaltung bearbeiten 4.4). Abb Anlegen einer Veranstaltung, 6. Schritt TIPP: Heben Sie zunächst die Sichtbarkeit der Veranstaltung auf, bis Sie die Daten vollständig eingetragen haben. So gehen Sie sicher, dass sich noch keine Studierenden in Ihre Veranstaltung eintragen, so lange Sie noch nicht über die Zugangsberechtigung entschieden haben (siehe auch: Sichtbarkeit der Veranstaltung ändern 4.4.2). 4.2 Veranstaltungen kopieren Hat eine Veranstaltung bereits in einem früheren Semester über Stud.IP stattgefunden, können Sie diese kopieren und müssen nicht alle Veranstaltungsinformationen neu eingeben. Nach dem Einloggen wählen Sie auf der persönlichen Startseite Veranstaltungen und dann die entsprechende Veranstaltung. Dort klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung und dann in der rechten Navigation auf Veranstaltung kopieren. Ändern Sie gegebenenfalls die Grunddaten zur Veranstaltung. Als Semester wird automatisch das aktuelle Semester eingetragen. Wenn die Veranstaltung erst im kommenden Semester stattfinden soll, ändern Sie den Eintrag entsprechend. Klicken Sie auf die Schaltfläche weiter. Auf den nächsten Seiten können Sie, wenn dies nötig ist, die Dozentin/den Dozenten der Veranstaltung ändern. Das Vorgehen hierzu ist unter Schritt 2: Dozenten, Studienbereiche und Zugangsberechtigung auswählen beschrieben. Gleiches gilt für den Studienbereich, die Raumbelegung und das Anmeldeverfahren.

27 4.3 Veranstaltung für Dozenten/innen vorbereiten 23 Abb Kopieren einer ausgewählten Veranstaltung Um die neue Veranstaltung nun endgültig anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche anlegen. TIPP: Um die in der früheren Veranstaltung hochgeladenen Dateien nicht noch einmal hochladen zu müssen, können Sie diese kopieren Mehrere Veranstaltungen gleichzeitig kopieren Wenn Sie jedes Semester die gleiche Veranstaltung halten, können Sie mit dem Werkzeug Multicopy mehrere Veranstaltungen gleichzeitig kopieren. Lehrende haben keinen Zugriff auf diese Funktion. Wenden Sie sich bitte an Ihre/n Fachadministrator/in oder den zentralen Support, damit diese für Sie den Kopiervorgang durchführen. Als Fachadministrator/in klicken Sie auf der Startseite auf Multicopy. Wählen Sie Semester, Ober- und Unterkategorie aus. Markieren Sie in der Liste der nun angezeigten Veranstaltungen diejenigen, die Sie kopieren möchten. Geben Sie nun noch an, für welches Semester die Kopien erstellt werden sollen. Klicken Sie auf Kopieren. Ändern Sie nun gegebenenfalls die Grunddaten zu den Veranstaltungen. 4.3 Veranstaltung für Dozenten/innen vorbereiten Je nach Systemkonfiguration können die nachfolgenden Schritte nur ab der Rolle Dozent, Administrator oder Root-Administrator ausgeführt werden Vorbedingungen: 1. Um Veranstaltungen für andere Personen einzurichten, müssen Sie den Status Dozent oder Admin besitzen. 2. Sie müssen der Einrichtung (Fachbereich o.ä.) zugeordnet sein, zu der die Veranstaltung gehört.

28 4.4 Vorbereitete Veranstaltung bearbeiten Um die Veranstaltung den Lehrenden namentlich zuzuordnen, müssen diese in Stud.IP angemeldet sein und den Status Dozent/in besitzen. Als Admin können Sie diese Zuordnungen vornehmen Lehrveranstaltung vorbereiten Die Umsetzung erfolgt im Wesentlichen wie oben bei Anlegen und Einrichten von Lehrveranstaltungen 4.1 beschrieben. Sie unterscheidet sich jedoch in einigen Punkten: Im zweiten Schritt sind Sie als Dozent/in vorgewählt. Nutzen Sie die Suchfunktion, um weitere Dozenten hinzuzufügen. Geben Sie den Namen/Benutzernamen oder einen Teil davon ein und klicken Sie auf die Lupe. Wählen Sie nun einen Eintrag aus der Liste der angezeigten Treffer aus und klicken Sie auf die gelben Pfeile, um die Person zuzuordnen. Sie können später als Dozent aus der Veranstaltung gelöscht werden. 4.4 Vorbereitete Veranstaltung bearbeiten Klicken Sie nach der Anmeldung in Stud.IP auf Veranstaltungen. Nun erscheint eine Liste mit allen Veranstaltungen, an denen Sie als Lehrende/r beteiligt sind. Klicken Sie rechts neben der gewünschten Veranstaltung auf die Rädchen Veranstaltung administrieren. Wählen Sie nun oben im Menü aus, welchen Bereich der Veranstaltung Sie bearbeiten wollen (Grunddaten, Zeiten/Räume, Zugangsberechtigungen...) Grunddaten: Hier können Sie die Basisangaben zur Veranstaltung bearbeiten (Titel, Beschreibung, Workload etc.). Zusätzlich können Sie auch weitere Lehrende oder Tutor/innen hinzufügen. Studienbereiche: Desweiteren kann die Veranstaltung zusätzlichen Studienbereichen zugeordnet werden. Studienbereiche sind nicht mehr als Gliederungspunkte im Vorlesungsverzeichnis, können also zum Beispiel einer Fachrichtung, einem Studiengang, einer Modulgruppe, einem Fachsemester u.a. entsprechen. Zeiten/Räume: Legen Sie hier fest, wann, wo und in welchem Turnus die Veranstaltung stattfindet. Raumanfragen: Verwalten Sie Raumanfragen zu Veranstaltungszeiten. Zugangsberechtigungen: Richten Sie Auswahlverfahren oder ein Passwort ein. Zusatzangaben: Hier können Sie Vorlagen zur Erhebung weiterer Angaben von Ihren Teilnehmern auswählen. Ankündigungen: Erstellen Sie Ankündigungen oder bearbeiten Sie bestehende Ankündigungen. Umfragen/Tests: Erstellen und bearbeiten Sie einfache Umfragen und Tests. Evaluationen: Richten Sie fragenbogenbasierte Umfragen und Evaluationen ein.

29 4.5 Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung Funktionsumfang der Veranstaltung anpassen Eine Stud.IP-Veranstaltung beinhaltet neben den Grunddaten wie Titel, Beschreibung und Ortsangabe weitere Einzelbereiche, die über so genannte Plugins/Module (in der neuen Stud.IP Version auch Inhaltselemente genannt) verwaltet werden. Diese erscheinen innerhalb der Veranstaltung als eigene Seiten, die über Reiter dargestellt werden. Jedes Modul kann ein- und ausgeschaltet werden. Klicken Sie dazu auf der Übersichtsseite der Veranstaltung auf +. Standardmäßig besitzt eine Stud.IP-Veranstaltung folgende Module wie Teilnehmer/innen, Ablaufplan, Dateiordner, Dateiordnerberechtigungen, Forum und Literaturlisten. Zusätzlich stehen zur Verfügung: Informationsseite, Lernmodule, Wiki, Elisa-Plugin, ETraining-Link, etc.. Abb Funktionsumfang anpassen Sichtbarkeit der Veranstaltung ändern Wählen Sie recht in der Verwaltung der Veranstaltung Sichtbarkeit. Entfernen oder setzen Sie das Häkchen für Sichtbarkeit. Klicken Sie auf zuweisen. 4.5 Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung Kontingente auf Studiengänge aufteilen Beschränken Sie die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung, können Sie festlegen, wie viele Studierende pro Studiengang zugelassen werden. Über das Auswahlfeld und einen Klick auf hinzufügen können Sie Studiengänge aufnehmen. Die Angabe der Kontingente erfolgt in Prozent. Die tatsächlichen Plätze errechnen sich aus der eingegebenen Teilnehmerzahl. Wenn Sie keine eigenen Prozentangaben machen, werden die Kontingente zu gleichen Teilen vergeben. Beachten Sie auch, dass es ein Kontingent für alle anderen Studiengänge gibt. Das System nutzt dieses Kontingent, um die Prozentangaben auf 100 % auszugleichen.

30 4.5 Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung 26 Abb Funktionsumfang anpassen Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Kontingentierung nach Studiengängen vornehmen, so müssen sich Studierende in Ihrem Profil diesem Studiengang zugeordnet haben, um sich anmelden zu können. Die Studierenden werden in allen Hilfematerialien auf diesen Umstand hingewiesen Platzvergabe durch Losverfahren Wenn Sie die Teilnehmer durch Los ermitteln möchten, geben Sie wie oben beschrieben einen Anmeldezeitraum an und definieren gegebenenfalls Kontingente für Studiengänge. Zusätzlich legen Sie einen Lostermin fest. An diesem Termin werden Studierende, die sich angemeldet haben, per Zufallsverfahren den freien Plätzen zugeordnet. Bei Angabe mehrerer Studiengänge erfolgt die Vergabe entsprechend der angegebenen Kontingente. Melden sich weniger Studierende eines Studiengangs an als im Kontingent vorgesehen, werden die restlichen Plätze wieder unter den verbliebenen Personen auf der Anmeldeliste verlost.

31 4.5 Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung 27 Abb Anmeldung durch Losverfahren Platzvergabe durch Reihenfolge der Anmeldung Wenn Sie sich für die Variante der Platzvergabe in der Reihenfolge der Anmeldung entschieden haben, werden Studierende automatisch angemeldet (first come first serve). Sie müssen zudem ein Enddatum für die Kontingentierung angeben: Nach diesem Termin rücken Studierende aus Studiengängen nach, deren Kontingent bereits voll ist. Es werden auch in diesem Fall keine Studierenden zugelassen, die keinen passenden Studiengang belegen, es sei denn, Sie haben ein Kontingent für alle anderen Studiengänge übrig gelassen. Abb Chronologisches Anmeldeverfahren Veranstaltung sperren Sie können weitere Anmeldungen zu einer Veranstaltung verhindern, indem Sie diese sperren. Haben Sie kein Anmeldeverfahren für Ihre Veranstaltung gewählt (Los oder chronologisch), haben Sie so die Möglichkeit, trotzdem die Anzahl der Anmeldungen zu regulieren. Sie können unabhängig von Ihren angegebenen Anmeldefristen bestimmen, wann eine Veranstaltung keine Teilnehmer mehr aufnehmen kann. Wählen Sie dazu aus den Anmeldeverfahren gesperrt aus.

32 4.5 Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung 28 Klicken Sie auf übernehmen, um Ihre Änderungen zu speichern. Bestehende Teilnehmer- und Wartelisteneinträge bleiben bei einem Wechsel von keins auf gesperrt unberührt. Abb Chronologisches Anmeldeverfahren Gemeinsame Anmeldeverfahren für eine Gruppe von Veranstaltungen Sie möchten den Studierenden für eine Gruppe von Veranstaltungen das Eintragen in nur einer Veranstaltung dieser Gruppe ermöglichen (z.b. bei Sprachkursen)? Dafür haben Sie die Option, die entsprechenden Veranstaltungen zu gruppieren. Dabei können Anmeldezeitpunkt und Teilnehmerzahlen für alle Veranstaltungen der Gruppe angeglichen werden. Nutzer aus Wartelisten anderer Veranstaltungen innerhalb einer Gruppe können in eine Veranstaltung übernommen werden, um so ein gleichmäßiges Auffüllen der gruppierten Kurse zu erreichen. Die Funktion zum automatischen Nachrücken aus der Warteliste ist für jede Veranstaltung deaktivierbar, um ein manuelles Auffüllen der Kurse zu ermöglichen. Tragen Sie Teilnehmer/innen manuell in eine Veranstaltung ein, können Sie diese einem bestimmten Kontingent zuweisen (zum manuellen Eintrag siehe auch: Teilnehmer manuell zur Veranstaltung hinzufügen 4.5.7). Diese werden dann auch bei der maximalen Teilnehmerzahl berücksichtigt. Die Gruppierung von Veranstaltungen kann nur durch einen Administrator erfolgen. Möchten Sie diese Option nutzen, so wenden Sie sich als Dozent/in bitte an Ihren Fachbereichsadministrator oder an Als Fachbereichsadministrator wählen Sie eine der Veranstaltungen aus, die Sie gruppieren möchten. Unter Administration der Veranstaltung wählen Sie den Reiter Tools. Klicken Sie nun auf laufende Anmeldeverfahren. Suchen Sie die zu gruppierenden Veranstaltungen, indem Sie Einrichtung, Semester und ggf. Anmeldeverfahren auswählen oder den Präfix der Veranstaltungen eingeben. Nun markieren Sie das Kästchen vor den Veranstaltungen, die Sie gruppieren möchten und betätigen die Schaltfläche gruppieren.

33 4.5 Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung 29 Abb Gruppierung von Veranstaltungen Bitte beachten Sie: Es können nur Veranstaltungen gruppiert werden, die das gleiche Anmeldeverfahren nutzen. Achten Sie darauf bereits beim Anlegen der Veranstaltungen. Sie können nun der Gruppe einen Namen geben, den Typ der Gruppe, Startund Enddatum der Anmeldungen sowie Ende der Kontingentierung bzw. ein Losdatum und die maximale Teilnehmerzahl für die gruppierten Veranstaltungen angleichen. Abb Gruppierte Veranstaltungen bearbeiten

34 4.5 Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung Vorläufig eingetragene Teilnehmer zur Veranstaltung zulassen In der Veranstaltung wählen Sie den Reiter TeilnehmerInnen. Hier sehen Sie eine Liste der vorläufig akzeptierten Teilnehmer/innen. Durch Klick auf die Pfeile akzeptieren Sie die Teilnehmer/innen oder lehnen Sie ab. Um mehrere Teilnehmer/innen gleichzeitig zu akzeptieren oder zu entfernen, markieren Sie das Kästchen hinter den entsprechenden Teilnehmer/innen und betätigen die Schaltfläche eintragen bzw. entfernen Abb Gruppierte Veranstaltungen bearbeiten Teilnehmer manuell zur Veranstaltung hinzufügen Unter dem Menüpunkt TeilnehmerInnen haben Sie als Dozent/in die Möglichkeit, Studierende in die Veranstaltung einzutragen. Tragen Sie dazu deren Namen in das Feld unter der Teilnehmerliste ein, und betätigen Sie die Schaltfläche Suche starten. Wählen Sie die gesuchte Person aus der angezeigten Liste aus. Gehört diese Veranstaltung zu einer Gruppe (siehe auch: Gemeinsame Anmeldeverfahren für eine Gruppe von Veranstaltungen 4.5.5), können Sie nun noch das Kontingent auswählen, dem die Person zugeordnet werden soll. Klicken Sie auf eintragen TeilnehmerInnen-Liste ausdrucken Es besteht die Möglichkeit, die TeilnehmerInnen-Liste in ein Format zu exportieren, das Sie ausdrucken oder in Excel weiterverarbeiten können. Dafür finden Sie am Ende der Liste der TeilnehmerInnen, die bei Auswahl des Menüpunktes

35 4.5 Automatisiertes Anmeldeverfahren und Teilnehmerverwaltung 31 TeilnehmerInnen angezeigt wird, die Überschrift TeilnehmerInnen exportieren. Wählen Sie zwischen RTF- und CSV-Dateiformat. Die entsprechende Datei steht nun zum Download bereit. Mit Microsoft Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm lassen sich RTF-Dateien öffnen, ausdrucken und weiterverarbeiten; CSV-Dateien mit Microsoft Excel.

36 5 Kommunikation und Kooperation 5.1 Ankündigungen und Benachrichtigungen Wenn Sie die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung über bestimmte Einzelheiten, die den Kurs betreffen, informieren möchten, eignet sich am besten eine Benachrichtigung per Mail. In Ihrer Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit, eine Nachricht an alle Veranstaltungsteilnehmer zu versenden (siehe unten). Eine weitere Möglichkeit, alle Teilnehmer anzusprechen, besteht in der Verfassung eines News-Beitrags (siehe unten). Dieser erscheint dann im News-Bereich der Veranstaltung. Sollten Sie Ankündigungen habe, deren Beantwortung nicht unbedingt zeitnah geschehen muss, können Sie auch das Forum einer Veranstaltung nutzen (siehe auch: Nutzung des Forums für organisatorische Fragen 5.3.1) Mails versenden Das interne Nachrichtensystem von Stud.IP sollte nicht mit s verwechselt werden (trotz der Bezeichnung Mail ), die Sie beispielsweise über das Webmail- Interface der Hochschule versenden. Die erstellten Nachrichten werden Stud.IPintern verschickt, wobei als Standardeinstellung die Weiterleitung an die bei der Anmeldung angegebene -Adresse aktiviert ist.

37 5.1 Ankündigungen und Benachrichtigungen 33 Abb Nachricht verfassen, Empfänger suchen Unter Nachrichten > Neue Nachricht schreiben können Sie Nachrichten an einzelne oder Gruppen von Teilnehmer/innen versenden. Die Empfänger Ihrer Nachricht finden Sie über die Personensuche oder Ihr persönliches Adressbuch. Nachrichten an alle VeranstaltungsteilnehmerInnen versenden Sie, indem Sie in der Veranstaltung auf TeilnehmerInnen klicken. Dort wählen Sie den Unterpunkt Funktionen/Gruppen. Klicken Sie links oben auf Mail an alle Teilnehmer senden oder rechts unten auf Um eine Mail an alle TeilnehmerInnen der Veranstaltung zu senden, klicken Sie hier. Verfassen Sie nun Ihre Nachricht und klicken Sie auf Abschicken. Abb Nachricht an alle TeilnehmerInnen versenden Nachrichten an bestimmte Teilnehmer/innen einer Veranstaltung schreiben Sie, indem Sie in der gewählten Veranstaltung unter dem Menüpunkt TeilnehmerInnen auf das Brief-Symbol hinter dem gewünschten Teilnehmer klicken.

38 5.1 Ankündigungen und Benachrichtigungen 34 Abb Nachrichten an bestimmte TeilnehmerInnen versenden Da das Login in Stud.IP über die zentrale Authentifizierung der Hochschule erfolgt, ist für alle NutzerInnen automatisch die Hochschule -Adresse eingetragen und kann auch nicht geändert werden. Sie sollten die TeilnehmerInnen Ihrer Stud.IP-Veranstaltungen also darauf hinweisen, dass sie regelmässig ihr -Konto der Hochschule abrufen Ankündigungen Neben dem Forum und dem Nachrichtensystem besteht in Stud.IP auch die Möglichkeit, den Teilnehmer/innen Ihrer Veranstaltung Nachrichten als News zu übermitteln, die auf der Veranstaltungsseite erscheinen. Klicken Sie dazu in der Übersicht der gewählten Veranstaltung im Ankündigungsbereich- Bereich auf die Zahnräder rechts. Abb Ankündigungen erstellen

39 5.2 Sprechstunden 35 Erstellen Sie eine neue Ankündigung. Legen Sie fest, in welchen Bereichen diese angezeigt werden soll. Neben der aktuellen Veranstaltung können Sie auch andere Bereiche auswählen, auf die Sie Zugriff haben. Sie können für die Ankündigungen auch einen RSS-Feed aktivieren. Beachten Sie dabei, dass die Ankündigungen auch ausserhalb von Stud.IP für jedermann lesbar sind! Beachten Sie weiterhin, dass manche Sonderzeichen nicht im Titel der Ankündigungen vorkommen dürfen. Sie können die Ankündigungen auch in andere Webseiten integrieren. Nutzen Sie dazu den RSS-Feed oder die externe Seiten - Schnittstelle. 5.2 Sprechstunden Sprechstundenverwaltung online Die Sprechstundenverwaltung über Stud.IP erspart viel Zettelwirtschaft. Arbeitsschritte wie Terminlistenerstellung, Koordination von per und per Aushang eingehenden Terminanfragen, Nachtragung von Absagen u.a. werden stark vereinfacht und vom System automatisiert bearbeitet. Abb Sprechstunden-Terminübersicht Die automatische Eintragungen in den persönlichen Terminkalendern verbunden mit der automatischen Anzeige aktueller Termine auf der persönlichen Startseite erfüllt zudem eine Erinnerungsfunktion. Sprechstundentermine anlegen Um Sprechstundentermine anzulegen, navigieren Sie zu Ihrem persönlichen Profil und wählen den Reiter Sprechstunden. Klicken Sie dann auf Termine anlegen. Geben Sie nun an, für welchen Zeitraum Sie Termine anlegen möchten. Sprechstunden werden in Blöcken angelegt. Ein Sprechstundenblock besteht aus einer Menge aufeinander folgender Sprechstundentermine. Sie definieren z.b. einen Block von 11.00h bis 13.00h und legen fest, dass ein Einzeltermin 20 Minuten dauert. Das System legt dann im von Ihnen angegebenen Zeitraum

40 5.2 Sprechstunden 36 automatisch entsprechende Einzeltermine an. Sie können Termine für einen bestimmten Tag anlegen, indem Sie bei Beginn und Ende das gleiche Datum angeben. Falls Sie aber Sprechstunden in festen Intervallen anbieten möchten, z.b. alle 2 Wochen dienstags von 11.00h bis 13.00h, so müssen Sie nicht jeden Sprechstundenblock einzeln anlegen. Definieren Sie einfach den Zeitraum entsprechend (z.b. Beginn: Ende: ) und wählen das gewünschte Intervall aus (z.b. 14-tägig). Die Raumangabe können Sie frei eingeben. Wenn Sie bereits in Ihrem Profil Raumangaben gemacht haben, stehen diese hier zur Auswahl. Abb Sprechstundentermine anlegen Termine vereinbaren Auf Ihrer Profilseite wird eine Liste mit den angebotenen Termine angezeigt. Studierende können sich dort unter Angabe eines Besprechungsgrunds für freie Termine an- oder abmelden. (Die Namen bereits eingetragener Personen sind für Studierende nicht sichtbar.) Bei Bedarf können Studierende auch über von Ihnen angebotene Veranstaltungen auf Ihre Profilseite und dann zu Ihren Sprechstundenterminen gelangen. Sie können auch selber Termine für Studierende buchen. Klicken Sie in der Terminliste rechts auf +, dann geben Sie den Namen der Person und ggfs. einen Besprechungsgrund ein. Über jede An- bzw. Abmeldung erhalten sowohl der/die Studierende/r als auch Lehrende/r automatisch eine Benachrichtigung per . Vereinbarte Termine werden außerdem automatisch in den persönlichen Terminkalendern des Lehrenden und der Studierenden eingetragen. Diese Termine erscheinen nach dem Login auf der persönlichen Startseite von Stud.IP. Darüber hinaus können Sie Ihren Terminkalender auch mit Outlook u.ä. synchronisieren.

41 5.3 Foren Foren Nutzung des Forums für organisatorische Fragen Ein Forum eignet sich, um Fragen von Studierenden zum Veranstaltungsablauf, zu Klausuren und speziellen Themen zu beantworten. Die übrigen Kursteilnehmer können die Antworten einsehen und haben somit den gleichen Informationsstand. Wiederkehrende Fragen brauchen Sie so nur einmal zu beantworten. Es besteht auch die Möglichkeit, schon vor Beginn einer Lehrveranstaltung Referatsthemen über ein Forum bekannt zu geben. Studierende können sich online zu Referatsthemen melden und auch eigene Themen vorschlagen. Ein Forum kann natürlich auch dazu dienen, eine Diskussion fortzuführen, die während einer Veranstaltung nicht zum Abschluss gebracht werden konnte. Online-Sprechstunden im Forum können sehr effektiv sein, da hier an zentraler Stelle alle relevanten Personen über gemeinsame Fragen kommunizieren können (z.b. Als Hilfsmittel ist in der Klausur das offizielle Skript erlaubt. Darf ich dort Anmerkungen hineinschreiben? ). Die Studierenden können sich auch untereinander helfen, wenn es z.b. um Fragen der Prüfungsordnung geht, die über die einzelne Lehrveranstaltung hinausgehen Anlegen eines Forums Wählen Sie in Meine Veranstaltungen die betreffende Veranstaltung aus und klicken Sie auf den Reiter Forum Im Forum der Veranstaltung klicken Sie auf den Unterpunkt neues Thema anlegen. Geben Sie einen Titel und einen entsprechenden Text ein, z.b. Fragen zur Klausur als Überschrift und im Textfeld Bitte stellen Sie hier Ihre Fragen zum Ablauf der Klausur. Wählen Sie einen aussagekräftigen Titel für Ihren Beitrag, damit er für andere leicht einzuordnen ist. Bevor Sie eine Frage einstellen, prüfen Sie, ob diese nicht bereits beantwortet wurde. Nutzen Sie dazu auch die Suchfunktion. Klicken Sie auf abschicken, um das Thema anzulegen. Das Thema erscheint nun als neuer Themenordner im Forum. Studierende können dazu neue Beiträge / Antworten erstellen.

42 5.3 Foren 38 Abb Neuen Themenordner erstellen Bitte beachten Sie: Dozent/innen und Studierende haben im Forum verschiedene Rechte: Nur Dozent/innen und Tutor/innen können Themenordner anlegen. Studierende können alle Beiträge lesen und auf Beiträge antworten, aber keine neuen Themenordner anlegen. Versuchen Sie also das Forum vorab zu strukturieren, indem Sie zu den zu erwartenden Themenbereichen bereits Themenordner anlegen Automatische Benachrichtigungen bei neuen Forumsbeiträgen Sie sollten sich als Dozent/in in diesem Fall unbedingt automatisch über neue Forumsbeiträge der Studierenden informieren lassen. Die entsprechende Einstellung erfolgt über die Seite Meine Veranstaltungen. Am Fuß des Menüs auf der rechten Seite finden Sie die Option Benachrichtigung über neue Inhalte anpassen. Sie sehen nun eine Liste Ihrer Veranstaltungen und können per Klick in die Checkboxen die Inhaltstypen wählen, über die Sie per benachrichtigt werden möchten. Wenn Sie die Maus über die Symbole halten, wird deren Bezeichnung eingeblendet. Benachrichtigungen werden zweimal täglich verschickt.

43 5.3 Foren 39 Abb Automatische Benachrichtigung einrichten Online-Sprechstunde per Chat Online-Sprechstunden im Chat bieten sich insbesondere an, wenn Sie mit Gruppen von Personen über Distanz kommunizieren möchten, da hier die Telefonie (Konferenzschaltung o.ä.) an ihre Grenzen stößt. In der Regel ist der Chat besser als das Forum dazu geeignet, schnell über Entscheidungen abzustimmen. In Stud.IP gibt es private und öffentliche Chaträume. Jeder Benutzer hat einen eigenen Chatraum, so wie jede Veranstaltung einen Chatraum haben kann, wenn das entsprechende Modul aktiviert ist. Ihren privaten Chatraum, sowie den globalen Stud.IP-Chat erreichen Sie über Community Chat. Die Veranstaltungs-Chaträume finden Sie unter der jeweiligen Veranstaltung. Für private Chaträume benötigt man eine Einladung des jeweiligen Inhabers des Chatraumes. In die öffentlichen Chaträume gelangt man ohne vorherige Einladung. Nutzer, die zeitgleich wie Sie online sind, können Sie zum Chat einladen. Für die Online-Sprechstunde nutzen Sie am besten den Chatraum der Veranstaltung. Diesen können alle Veranstaltungsmitglieder ohne Ihre Einladung betreten. Falls der Chat für die Veranstaltung noch nicht aktiviert wurde, navigieren Sie zur Veranstaltung und schalten Sie unter dem Reiter + das Modul für den Chat an. Auf der Übersichtsseite der Veranstaltung finden Sie am Seitenende den Zugang zum Chatraum. Klicken Sie auf betreten. Der Chat öffnet sich in einem neuen Fenster. Schreiben Sie Ihre Nachrichten in das Message -Textfeld unten. Durch Betätigen der Return-Taste Ihrer Tatstatur oder durch Klick auf absenden wird Ihre Nachricht für die übrigen Teilnehmer sichtbar.

44 5.4 Gruppenarbeit 40 Abb Chatraum Tipp: Bei einem Chat mit mehreren Teilnehmern sollten Sie sich auf gemeinsame Chatregeln einigen (Zeichen für Wortmeldungen, Ende des Beitrags etc.). Hier macht außerdem eine Moderation Sinn, die den Teilnehmern das Wort erteilt. 5.4 Gruppenarbeit Falls erforderlich, können die Teilnehmer einer Veranstaltung in verschiedenen Gruppen organisiert werden. Die zu einer Gruppe gehörenden Teilnehmer können per Systemmail kontaktiert werden und erhalten, falls vom Dozent so eingerichtet, einen eigenen Dateibereich Arbeitsgruppen anlegen und verwalten In der ausgewählten Veranstaltung wählen Sie TeilnehmerInnen > Funktionen/Gruppen verwalten. Wählen Sie in der erscheinenden Eingabemaske einen Namen aus der Vorlage. Klicken Sie auf die gelben Pfeile, um einen vorgegebenen Namen zu übernehmen. Alternativ können Sie in das Feld Gruppenname einen eigenen Namen für die Gruppe eingeben. Geben Sie bei der Gruppengröße die gewünschte Mitgliederanzahl ein. Setzen Sie ein Häkchen bei Selbsteintrag, wenn sich die Mitglieder selbstständig in die Gruppe eintragen dürfen (siehe auch: Abbildung ). Andernfalls müssen Sie der Gruppe die Teilnehmer zuweisen (siehe unten).

45 5.4 Gruppenarbeit 41 Abb Gruppe anlegen Markieren Sie Dateiordner, wenn Sie einen nur für diese Gruppe zugänglichen Dateibereich anlegen möchten (weitere Details dazu unter Geschlossene Dateibereiche für Arbeitsgruppen 5.4.2). Dieser wird automatisch generiert. Sie finden ihn im Dateibereich Ihrer Veranstaltung. Durch Betätigen der Schaltfläche eintragen wird die Gruppe angelegt. In der folgenden Eingabemaske können Sie der Gruppe noch gegebenenfalls Personen hinzufügen. Wählen Sie aus der Liste links vorhandene Teilnehmer der Veranstaltung oder nutzen Sie die freie Personensuche. Durch Klick auf die gelben Pfeile neben der jeweiligen Gruppe werden die ausgewählten Teilnehmer dieser Gruppe hinzugefügt. Zum nachträglichen Ändern von Gruppeneigenschaften (Name, Größe, etc.), bzw. zum Löschen einer Gruppe klicken Sie auf die Gruppe bearbeiten - Symbole hinter den Gruppennamen. Auf der rechten Seite finden Sie Optionen, um den Veranstaltungsteilnehmern den Selbsteintritt in alle oder in nur eine der angelegten Gruppen zu erlauben (siehe auch: Abbildung ). Möchten Sie den Selbsteintrag in alle Gruppen erlauben, markieren Sie das Kästchen Selbsteintrag in allen Gruppen. Sollen sich Studierende nur einer Gruppe zuordnen können, markieren Sie das Feld Selbsteintrag nur in einer Gruppe erlauben. Für zugewiesene Gruppenmitglieder ist das Austragen und Beitreten zu einer anderen Gruppe weiterhin möglich, solange Sie die Selbsteintragung nicht wieder abschalten. Alternativ können Sie den Selbsteintrag für jede Gruppe einzeln nach dem Navigieren über das Gruppe bearbeiten -Symbol hinter dem Gruppennamen einstellen. Abb Selbsteintragung für Gruppen verwalten

46 5.4 Gruppenarbeit 42 Unter TeilnehmerInnen > Funktionen / Gruppen können Sie die angelegten Gruppen sehen und Nachrichten an die verschiedenen Gruppenmitglieder versenden (siehe auch: 5.1) Geschlossene Dateibereiche für Arbeitsgruppen Wenn Sie Dateien nur für Mitglieder einer bestimmten Gruppe verfügbar machen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten. Markieren Sie beim Anlegen einer Arbeitsgruppe wie oben beschrieben das Feld Dateiordner, um automatisch einen Dateiordner für die jeweilige Gruppe anzulegen (siehe auch: Abbildung ). Einen Gruppenordner können Sie nachträglich anlegen, indem Sie in der ausgewählten Veranstaltung den Reiter Dateien und im Auswahlmenü den Eintrag Dateiordner der Gruppe: Name Ihrer Gruppe wählen (siehe auch: Ab- bildung ). Ein Klick auf die Schaltfläche neuer Ordner erzeugt den gewünschten Gruppenordner. Abb Automatisches Anlegen eines Gruppendateiordners In beiden Fällen wird im Dateibereich ein Gruppenordner angelegt. Der standardmäßig generierte Titel des Ordners entspricht dem Gruppennamen, kann aber anschließend auch geändert werden. Nur Mitglieder der entsprechenden Gruppe sehen den Gruppenordner im Dateibereich der Veranstaltung. Dozenten/innen und Tutoren/innen erhalten vollständigen Zugriff auf die Bearbeitung dieses Ordners. Dateiordnerberechtigungen, wie die Einrichtung von Schreibrechten für Studierende, können Sie weiterhin an Ihren Bedarf anpassen (siehe auch: Berechtigungen für Dateiordner 6.4 und Abbildung ). Abb Gruppendateiordner manuell anlegen

47 5.4 Gruppenarbeit 43 Abb Dateiordner für Gruppe Projekt- und Gremienarbeit Für das von Lehrveranstaltungen unabhängige Arbeiten in Projekten oder Gremien können Sie ebenfalls Veranstaltungen in Stud.IP anlegen. Befolgen Sie einfach die Anleitung zum Anlegen von Veranstaltungen. Achten Sie jedoch im ersten Schritt unbedingt darauf, beim Anlegen den Typ Organisation oder Community zu wählen. Wenn Sie die Veranstaltung als Lehrveranstaltung anlegen, wird diese gegebenenfalls im öffentlichen Vorlesungsverzeichnis aufgeführt! Abb Dateiordner für Gruppe Damit verantwortliche Studierende selbständig alle Funktionen innerhalb der Veranstaltung nutzen können, müssen sie gegebenenfalls zum Tutor ernannt

48 5.5 Nutzung eines Wikis 44 werden. Diese Hochstufung kann in der Regel nur der E-Learning-Support vornehmen. Senden Sie eine Mail mit Namen der Veranstaltung und der/des Studierenden an 5.5 Nutzung eines Wikis In einem Wiki können kollaborativ Texte erstellt werden. Ein Wiki basiert auf zwei zentralen Prinzipien: Jeder kann jeden Text verändern und Strukturen entstehen durch Verlinkung. Gemeinsam kann mit diesem Werkzeug ein Text oder ein Netz von Texten aufgebaut werden. Bekanntestes Beispiel für ein Wiki ist Wikipedia. Ein Wiki kann z.b. von einer Gruppe von Studierenden zum Erarbeiten einer Gliederung für ein Referat eingesetzt werden, zur Erstellung eines Glossars oder als Zusammenfassung einer Vorlesung. Abb Wiki bearbeiten Anlegen eines Wikis Falls bisher kein Wiki für Ihre Veranstaltung angelegt wurde, wählen Sie auf der Startseite Meine Veranstaltungen, dann die betreffende Veranstaltung und aktivieren Sie unter dem Reiter + das Wiki-Web-Modul. Navigieren Sie nun über den Reiter Wiki zu Ihrem neuen Wiki. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Startseite des Wikis an Ihre Ziele und Bedürfnisse anzupassen Arbeiten mit dem Wiki in Stud.IP Schreiben Sie einen einleitenden Text. Worte, die vorne und in der Mitte groß geschrieben werden, erzeugen Verlinkungen zu neuen Seiten (Beispiel: OnlineEditor, SchreibMaschine, VorLesung etc.). Das System erkennt die Schreibweise und legt entsprechend neue Seiten im Wiki an. Noch nicht angelegte Seiten

49 5.5 Nutzung eines Wikis 45 erkennen Sie am Fragezeichen hinter dem Link. Über die Navigation oben können Sie sich Neue Seiten oder Alle Seiten anschauen. Diese werden in Form einer Liste dargestellt. Nach dem Aufruf einer Seite sehen Sie am rechten Seitenrand die Versionierung und können sich entsprechende Änderungen anzeigen lassen. Abb Liste aller Seiten eines Wikis Beachten Sie auch die besonderen Formatierungsmöglichkeiten für Ihren Text. Zu deren Übersicht gelangen Sie während der Bearbeitung einer Seite über einen Link im grauen Infokasten rechts. Abb Suche im Wiki Über die Suchfunktion im rechten Kasten können Sie das Wiki nach Begriffen durchsuchen (siehe auch: Abbildung ). Als Ergebnis werden alle Seiten und Texte angezeigt, die den gesuchten Begriff enthalten (siehe auch: Abbildung ).

50 5.5 Nutzung eines Wikis 46 Abb Wiki: Darstellung der Suchergebnisse

51 6 Materialien zum Download bereitstellen 6.1 Einfache Bereitstellung ohne Zuordnung zum Ablaufplan Navigieren Sie zur gewünschten Veranstaltung und wählen Sie den Reiter Dateien. Wählen Sie einen vorhandenen Ordner oder erzeugen Sie einen neuen Ordner an, indem Sie einen Titel in das Eingabefeld eingeben und die Schaltfläche neuer Ordner betätigen. Abb Ordner anlegen Öffnen Sie den gewünschten Ordner, in den Sie Dateien hochladen möchten. Sie können nun eine Datei von Ihrem Rechner hochladen oder auf eine Datei aus dem Internet verlinken. Datei hochladen: Klicken Sie auf Durchsuchen. Wählen Sie im neuen Fenster per Doppelklick die Datei auf Ihrem Rechner aus. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für das Dokument ein. Klicken Sie auf absenden, um den Vorgang abzuschließen.

52 6.2 Bereitstellung für bestimmte Termine im Ablaufplan 48 Abb Datei hochladen Datei verlinken: Kopieren Sie den Pfad zur Datei in das Eingabefeld. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für das Dokument ein. Klicken Sie auf absenden um den Vorgang abzuschließen. 6.2 Bereitstellung für bestimmte Termine im Ablaufplan Sie können Dateiordner auch direkt zu den Veranstaltungsterminen einer Veranstaltung erzeugen. Diese werden über den Ablaufplan einer Veranstaltung angelegt. Der Ordner ist danach wie üblich im Bereich Dateien zu finden. Der Vorteil dieser Methode: Lädt man Dateien in einen über den Ablaufplan angelegten Ordner (oder einen Ordner aus dem Auswahlfeld), erscheint im Ablaufplan ein kleines Disketten-Symbol neben dem betreffenden Termin (siehe auch: Abbildung 46: Dateien im Ablaufplan 6.4). Dies zeigt an, dass Dokumente zu diesem Termin existieren. Ein Klick darauf führt zum entsprechenden Ordner im Bereich Dateien. Um über den Ablaufplan einen Ordner zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor: Rufen Sie in der Veranstaltung den Reiter Ablaufplan auf und navigieren zu Ablaufplan bearbeiten. Nun erscheint eine Liste mit allen Terminen der Veranstaltung. Öffnen Sie Terminoptionen durch Klick auf das Dreieck am Zeilenanfang und wählen Sie nun Dateiordner anlegen und dann übernehmen.

53 6.2 Bereitstellung für bestimmte Termine im Ablaufplan 49 Abb Dateiordner im Ablaufplan Im Bereich Dateien befindet sich nun ein Ordner, der mit dem Termin bezeichnet ist. Den Titel können Sie dort über die Funktion bearbeiten beliebig ändern. Falls Sie die Termine erst anlegen müssen, so finden Sie im Menü rechts die entsprechenden Funktionen: neuen Termin anlegen für Einzeltermine und Zeiten für turnusmäßige Termine. Abb Dateien im Ablaufplan Hinweis zur Dateigröße: Als normaler Veranstaltungsteilnehmer dürfen Sie Dateien mit maximal 30 MB hochladen. Für Administrator/innen, Dozent/innen oder Tutor/innen gilt eine Größenbeschränkung von 100 MB pro Datei. Hinweis zu Dateitypen: Aus Sicherheitsgründen können nur Dateitypen hochgeladen werden, die von der Systemadministration explizit erlaubt wurden. Wir haben alle gängigen Typen freigeschaltet. Sollten Sie dennoch eine Fehlermeldung erhalten, dass der Dateityp nicht erlaubt ist, so wenden Sie sich bitte an den Support. Sie können sich auch behelfen, indem Sie die Datei als Zip-Archiv verpackt hochladen.

54 6.5 Veröffentlichen einer Übungsaufgabe Hochladen einer Ordnerstruktur/mehrerer Dateien als Zip-Archiv Es ist möglich, mehrere Dateien auf einmal hochzuladen. Sind diese in einer Ordnerstruktur abgelegt, wird auch diese in Stud.IP übertragen. Dazu müssen Sie die Dateien und Ordner vorher auf Ihrem Rechner mit einem Zip-Programm packen. Wenn Sie Ordnerstrukturen verwenden, achten Sie bei der Erstellung des Zip-Archivs auf die Option Pfadnamen der Dateien speichern o.ä. Klicken Sie im Dateiordner auf ZIP hochladen und wählen Sie die Datei auf Ihrem Rechner aus. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für das Dokument ein. Klicken Sie auf absenden, um den Vorgang abzuschließen. Das Archiv wird nun automatisch entpackt. 6.4 Berechtigungen für Dateiordner Haben Sie für Ihre Veranstaltung das Modul Dateiordnerberechtigungen angeschaltet, können Sie im Dateibereich steuern, ob einfache Teilnehmer / Studierende einen Ordner überhaupt sehen können (x) Dokumente herunterladen dürfen (r) ein Dokument hochladen dürfen (w) selbst Ordner erstellen dürfen (f) Öffnen Sie dazu einfach den Dateiordner, klicken Sie auf bearbeiten und aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Optionen. Abb Dateiordnerberechtigungen 6.5 Veröffentlichen einer Übungsaufgabe Sie haben in Stud.IP nur die Möglichkeit, den Dateibereich zur Bereitstellung von Übungsaufgaben zu benutzen. Erstellen Sie dort einfach einen entsprechen-

55 6.6 Bereitstellung von Dokumenten durch Studierende 51 den Ordner, in den Sie Ihre Übungsaufgaben hochladen (siehe auch: Materialien zum Download bereitstellen 6). Durch die Änderung der Zugriffsrechte können Sie Studierenden das Hochladen von z.b. Hausarbeiten erlauben (siehe unten). 6.6 Bereitstellung von Dokumenten durch Studierende Ordner im Dokumentenbereich einer Veranstaltung können mit Berechtigungen (erstellen, editieren, lesen, löschen) versehen werden. Die Einschränkungen gelten für normale Teilnehmer/innen. Diesen kann je nach Rechtevergabe der Zugriff auf Ordner und die darin enthaltenen Dateien entzogen werden. Jede Veranstaltung sollte bereits über einen vorbereiteten Ordner für Hausarbeiten verfügen, in den Teilnehmer/innen eigene Dateien hochladen, diese Dateien aber nicht mehr nachträglich ändern oder löschen können. Bei Veranstaltungen, die neu angelegt werden, ist diese Funktion standardmäßig eingeschaltet. Für existierende Veranstaltungen kann es notwendig sein, sie gegebenenfalls einzuschalten. Falls in Ihrem Dateibereich nicht automatisch ein Ordner Hausarbeiten zu finden ist, müssen Sie das entsprechende Modul einschalten: Wählen Sie Veranstaltung. Klicken Sie auf den Reiter +. Schalten Sie Dateiordnerberechtigungen auf an. Für die Übung können Sie die Rechte eines Ordners wie Hausarbeiten oder Arbeitsergebnisse so festlegen, dass Teilnehmer/innen eigene Dateien hochladen, aber Dateien anderer nicht herunterladen können. Navigieren Sie dazu zum entsprechenden Ordner. Klicken Sie auf bearbeiten. Setzen Sie das Häkchen bei w - Schreiben und x - Sichtbarkeit. Entfernen Sie das Häkchen bei r - Lesen. Speichern Sie die Änderung mit übernehmen.

56 7 Terminkalender und Stundenplan 7.1 Terminkalender Den Terminkalender erreichen Sie u.a. über die persönliche Startseite > Mein Planer. Sie können zwischen einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht wählen. Der Terminkalender in Stud.IP ist auch mit Ihrem Terminkalender in Outlook etc. synchronisierbar. In den Terminkalender können Sie Ihre persönlichen Termine eintragen, sich aber auch die Termine Ihrer in Stud.IP angelegten Veranstaltungen anzeigen lassen Veranstaltungstermine im Terminkalender anzeigen Wählen Sie den Link Veranstaltungstermine in der Terminkalenderansicht. Sie erhalten eine Liste der von Ihnen in Stud.IP abonnierten Veranstaltungen. Markieren Sie das Kästchen hinter den Veranstaltungen, die Sie im Terminkalender anzeigen lassen möchten. Klicken Sie dann auf auswählen. Abb Veranstaltungstermine anzeigen lassen

57 7.2 Stundenplan Terminkalender mit externen Programmen abonnieren Sie können sich Ihren Kalender in externen Programmen (Thunderbird, ical, usw.) anzeigen lassen. Abb ical Feed neuer Screenshot muss her Unter Planer > Terminkalender > Export/Sync > Export als ical-feed finden Sie die gewünschte Option. Nach dem Aktivieren werden für Sie Links zu Ihrem persönlichen Terminkalender generiert, die Sie in Ihren Programmen für das Abonnement verwenden können. Stud.IP aktualisiert diese Informationen etwa alle 15 Minuten. 7.2 Stundenplan Der Stundenplan zeigt Ihnen alle regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen an, die Sie abonniert haben. Zusätzlich können Sie auch Veranstaltungen eintragen, an denen Sie nicht direkt teilnehmen. Dazu finden Sie auf der Übersichtsseite von Veranstaltungen im grauen Infoblock rechts die Option Nur im Stundenplan vormerken. Abb Fremde Veranstaltungen anzeigen lassen

58 8 Evaluation von Lehrveranstaltungen 8.1 Vereinheitlichte Veranstaltungsevaluation für einen Fachbereich Eine Vorlage kann entweder als Kopie oder als Einhang in mehreren Kontexten verwendet werden. Die beiden Varianten unterscheiden sich in den Möglichkeiten der Datenerfassung und ihrer automatisierten Auswertung. Wird ein Fragebogen kopiert, so werden die Daten in einem eigenen Datensatz für jede Kopie ausgewertet, das bedeutet, eine kumulierte Auswertung aller Evaluationen, die diesen Fragebogen verwenden, ist nicht automatisiert möglich. Dafür können die Kopien je nach Verwendungszusammenhang abgeändert werden. Wird ein Fragebogen als Einhang wiederverwendet, so werden alle mit den Aushängen erhobenen Daten in einem Pool gesammelt. Dies ermöglicht eine gesammelte Auswertung aller Fragebögen. Allerdings sind dann die Daten z.b. aus einer einzelnen Vorlesung nicht mehr erkennbar. Als Einhang muss der Fragebogen so wie er vorgegeben ist, verwendet werden Eine Evaluation erstellen Navigieren Sie zur Verwaltung der Einrichtung oder Veranstaltung, für die Sie eine Evaluation erstellen möchten. Dort wählen Sie den Menüpunkt Verwaltung > Evaluationen. Über die Option Eine neue Evaluationsvorlage erstellen erstellen Sie eine neue Evaluation und editieren diese direkt, definieren also Fragen und Antwortmöglichkeiten (Items) und gliedern diese.

59 8.1 Vereinheitlichte Veranstaltungsevaluation für einen Fachbereich 55 Abb neue Evaluation anlegen Gliederungsblöcke und Frageblöcke Evaluationen in Stud.IP bestehen aus Gruppierungsblöcken und Frageblöcken. Gruppierungsblöcke sind als Gliederungspunkte zu verstehen, die weitere Gliederungspunkte oder einen bzw. mehrere Frageblöcke beinhalten. Frageblöcke fassen mehrere Fragen zusammen, die exakt dieselbe Antwortvorlage (Skala) verwenden. Wenn also zwei Fragen unterschiedliche Kategorien verwenden (z.b. hoch-niedrig und nie-immer), dann können Sie diese Fragen nicht in einem Block zusammenfassen. Ausnahme: Sie verwenden keine Skalen, sondern definieren alle Antwortmöglichkeiten zu jeder Frage frei. Abb Gruppierungsblock Fragen erstellen und Antworten definieren Fragen werden innerhalb eines Fragenblocks erstellt. Ein Fragenblock wird durch einen Klick auf die Schaltfläche erstellen erzeugt. Sie können direkt

60 8.1 Vereinheitlichte Veranstaltungsevaluation für einen Fachbereich 56 eine Vorlage wählen oder diese im nächsten Schritt zuweisen. Ein neu erstellter Frageblock erscheint mit dem Titel Neuer Fragenblock in der Gliederung. Klicken Sie darauf. Sie können nun einen Titel und eine Beschreibung angeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche übernehmen. Hinweis: Wenn Sie keinen Titel möchten, löschen Sie den automatischen Text Neuer Fragenblock. Legen Sie die Eigenschaften fest: Handelt es sich um eine Pflichtfrage oder nicht? Soll eine Antwortvorlage verwendet werden? Hinweis: Wenn Sie keine Vorlage verwenden, können Sie keine Skalen nutzen, sondern nur freie Antwortmöglichkeiten definieren! Abb Fragenblöcke erstellen Fragen erstellen Sie unten links mit der Schaltfläche hinzufügen. Es erscheint nun ein Eingabefeld für den Fragetext. Klicken Sie auf übernehmen zum Abspeichern der Frage. Hinweis: Nutzen Sie regelmäßig die Funktion Vorschau der Evaluation im Menü rechts!

61 8.1 Vereinheitlichte Veranstaltungsevaluation für einen Fachbereich 57 Abb Vorschau der Evaluation Neue Antwortvorlagen erstellen Im rechten Bereich des Bildschirms finden Sie in einem Menü bereits verschiedene, systemweit verfügbare Vorlagen. Sie können neue Vorlage erstellen (Icon neben Typenbezeichnung) oder eine bestehende zur Bearbeitung auswählen (Icon neben Auswahlfeld), die dann als Ihre persönliche Vorlage abgespeichert wird. Je nach Skalenniveau müssen Sie unterschiedliche Angaben machen: Bei Polskalen geben Sie Anfangs- und Endpunkt der Skala, sowie die Zahl der Abstufungen an, bei Likert-Skalen definieren Sie jede einzelne Kategorie/Antwortmöglichkeit (z.b. Schulnoten), ebenso wie bei Multiple Choice. Wenn Sie auf übernehmen klicken, steht Ihnen die Vorlage links im Auswahlmenü zur Verfügung und kann Ihrem Fragenblock zugeordnet werden Die Evaluationsverwaltung Evaluationen zuordnen und aktivieren Navigieren Sie zur Verwaltung der Einrichtung oder Veranstaltung, für die Sie eine Evaluation einstellen möchten. Dort wählen Sie den Menüpunkt Evaluationen. Nun können Sie öffentliche Evaluationsvorlagen suchen oder auf Ihre eigenen zugreifen. Eigene Evaluationsvorlagen können Sie per Klick auf das Dreieck am Anfang der Zeile zur Zuordnung öffnen. Ein Klick auf das Lupen-Icon öffnet eine Vorschau der Evaluation. Nach dem Öffnen der Evaluation können Sie die Start- und Endzeit festlegen. Die Evaluation wird dementsprechend aktiviert. Die Zuordnung zu Bereichen hängt von Ihrem Status ab. Als Administrator/in einer Einrichtung können Sie eine Evaluation in alle Unterbereiche der Einrichtung, alle Vorlesungen usw. einstellen. Zum Unterschied zwischen kopieren und einhängen siehe die Vorbemerkung oben. Klicken Sie auf übernehmen, um Ihre Angaben zu speichern.

62 8.3 Direktes Feedback über Cliqr 58 Evaluationen auswerten Zur Auswertung müssen Sie am Fuß der Seite zur Evaluationsverwaltung im Auswahlfeld Evaluationen aus dem Bereich den entsprechenden Bereich wählen oder einen Suchbegriff eingeben. Anschließend werden Ihnen noch nicht gestartete, laufende und bereits beendete Evaluationen aufgelistet. Die Schaltfläche Exportieren liefert eine Datei mit den ausgewerteten Daten im Excel-kompatiblen CSV-Format. Zur Ausgabe als PDF oder in HTML beachten Sie bitte den nächsten Punkt: Die Schaltfläche Auswertung liefert Ihnen zunächst eine tabellarische und grafische Auswertung (Balkendiagramm). Die Auswertung können Sie konfigurieren: Rechts oben befinden sich die Funktionen PDF-Export und Druck- Ansicht für unterschiedliche Ausgabeformate. Per Klick auf den grauen Doppelpfeil können Sie die Art der Auswertung festlegen (welche Elemente werden angezeigt, welche Grafiktypen verwendet). 8.2 Evaluation einer Einzelveranstaltung Jeder Dozent kann in Stud.IP eigene Evaluationsbögen zu Veranstaltungen erstellen. Navigieren Sie zur Administration der Veranstaltung. Dort finden Sie den Menüpunkt Evaluationen. Hier finden Sie als obersten Punkt die Option Eine neue Evaluationsvorlage erstellen. 8.3 Direktes Feedback über Cliqr Seit kurzem besteht in Stud.IP die Möglichkeit, über Cliqr direkt in einer Veranstaltung Feedback zu bekommen. Cliqr ist ein Classroom-Response-System, mit dem Sie direkt in Ihrer Vorlesung/Veranstaltung Studierende anonym Fragen beantworten lassen können (z.b. ist der Mond a) eckig b) rund c) oval ), die sofort statistisch ausgewertet werden. Sie erhalten somit ein direktes Feedback zu Ihrer Veranstaltung (Haben alle das Gehörte verstanden?) bzw. die Studierenden erhalten ein direktes Feedback zu ihrem Lernstand. Voraussetzung ist, dass die Studierenden ein mobiles internetfähiges Endgerät in der Veranstaltung dabei haben und in Stud.IP eingeloggt sind. Alternativ kann den Studierenden auch ein Kurz-Link zugeschickt werden. Wenn Sie Cliqrïn Ihrer Veranstaltung benutzen möchten, so können Sie dies in Ihrer Veranstaltung unter + = Cliqr an aktivieren. Eine genaue Beschreibung finden Sie unter Beispiel der TU Clausthal, inhaltlich identisch.

63 9 Integrierte Literaturrecherche Literaturlisten bieten den Vorteil, dass Sie diese Informationen bequem online verwalten und per Knopfdruck direkt in Ihre Lehrveranstaltungen einbinden können. Listen können in mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden. Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen sind gegenüber Ausdrucken kein Problem. Eine Liste kann aus verschiedenen Katalogen zusammengesucht und um eigene Einträge erweitert werden. Über Literaturlisten, die in Veranstaltungen eingestellt wurden, gelangen Sie per Klick zum passenden Eintrag im Bibliothekskatalog. Dort erkennen Sie den Ausleihstatus, können Vormerkungen tätigen etc.. Auch Studierende selbst können die Recherche über Stud.IP benutzen, um Literatur zu recherchieren. Von Lehrenden in Veranstaltungen eingestellte Listen können die Studierenden als Ausgangsbasis für die eigene Recherche kopieren und dann selbständig erweitern. 9.1 Nach dem Login navigieren Sie zu Tools, dann zu Literatur. Nun befinden Sie sich in der Literaturverwaltung. Die Literaturverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Literatur zu recherchieren und eigene Literaturlisten zusammenzustellen. Eine erste Anlaufstelle dafür ist die Infobox auf der rechten Seite. Klicken Sie rechts auf Literatur suchen, um in angebundenen Katalogen zu suchen oder auf Neue Literatur anlegen, um selbst Titel anzulegen. Sie haben die Möglichkeit in den öffentlichen Literaturlisten, die in Stud.IP angelegt wurden, sowie in angeschlossenen Bibliotheks- und Regionalkatalogen nach Literatur zu suchen (siehe unten). In diesem Fall wird ein Link in das externe Bibliothekssystem gespeichert, damit Nachweisinformationen oder Entleihbarkeit einfach zu überprüfen sind. Referenzen auf die Quellen können in Listen organisiert werden. Für jeden Nutzenden gibt es diese Möglichkeit, ein solches Repository existiert aber auch für jede Veranstaltung oder Einrichtung. Wird eine solche Liste auf sichtbar geschaltet, wird eine entsprechend formatierte Liste ausgegeben, entweder auf der

64 9.2 Literaturlisten anlegen und bearbeiten 60 persönlichen Homepage oder im Bereich Literatur einer Veranstaltung / Einrichtung. Alle sichtbaren Listen können in den persönlichen Literaturbereich kopiert werden. Abb Neue Literaturliste erstellen 9.2 Literaturlisten anlegen und bearbeiten Um eine neue Literaturliste anzulegen, klicken Sie auf den Pfeil neben Ihrem Namen. Klicken Sie auf neue Literaturliste. In dem neuen Feld können Sie nun einen Titel für die Liste vergeben. Gehen Sie nun rechts auf Neue Literatur angeben. Geben Sie Autorennamen, Titel und Veröffentlichungsort- und Jahr an. Unter Eintrag in diese Literaturliste wählen Sie die entsprechende Liste aus und drücken auf speichern. Nun können Sie noch entscheiden, ob nur Sie die Literaturliste sehen oder auch andere Besucher Ihres Profils: klicken Sie hierzu auf das Augensymbol neben der Liste.

65 9.3 Literatur suchen und zu Listen hinzufügen 61 Abb Literaturliste speichern und nach Literatur suchen 9.3 Literatur suchen und zu Listen hinzufügen Benutzen Sie die Suchmaske, um zunächst den Katalog auszuwählen, der durchsucht werden soll. Es stehen die Kataloge der Hochschule Trier) sowie der Katalog der Universitätsbibliothek Trier. Beachten Sie: Es wird nur in dem gewählten Katalog gesucht! Wählen Sie dann ein Suchfeld aus (z.b. Titelstichwort oder Autorenname, geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf suchen. Bitte geben Sie pro Suchbegriff-Feld nur einen Suchbegriff ein! Mit der Schaltfläche hinzufügen können Sie weitere Suchfelder hinzufügen, die sich dann mit und/oder verknüpfen lassen. Wurde zu Ihrem Suchbegriff etwas gefunden, bekommen Sie die Ergebnisse in einer Trefferliste dargestellt. Im Treffereintrag finden Sie auch immer einen externen Link zum jeweiligen Bibliothekskatalog, wo Sie den Ausleihstatus einsehen, Vormerkungen u.a. tätigen können. Mit einem Klick auf in Merkliste wird die Literatur zu Ihrer Merkliste in der Infobox am rechten Bildschirmrand hinzugefügt.

66 9.3 Literatur suchen und zu Listen hinzufügen 62 Abb Literatur suchen und in Merkliste aufnehmen Um die gefundene Quelle in eine bestehende Literaturliste einzufügen, klicken Sie auf Literaturliste bearbeiten in der Infobox rechts. Sie sehen nun wieder die von Ihnen angelegten Listen. Unter Ihrer Merkliste gibt es nun zusätzlich noch ein Auswahlmenü zum Aufklappen. Markieren Sie nun einen oder mehrere Einträge von Ihrer Merkliste und wählen Sie aus dem Menü darunter eine Literaturliste aus, in welche Sie die Literatur einfügen möchten. Klicken Sie dann auf ok. Abb Literatur aus Merkliste in Literaturliste übernehmen