HP Capture and Route (HP CR) Benutzerhandbuch

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1 HP Capture and Route (HP CR) Benutzerhandbuch

2 HP Capture and Route (HP CR) Benutzerhandbuch Edition: November 2016 ii

3 Rechtliche Hinweise Copyright 2016 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Vertrauliche Computer-Software. Für Besitz, Verwendung oder Vervielfältigung der Software ist eine gültige Lizenz von HP erforderlich. In Übereinstimmung mit FAR und werden gewerbliche Computer-Software, Computer-Software-Dokumentation und technische Daten für Handelswaren für die US-Regierung mit der gewerblichen Standardlizenz des Lieferanten lizenziert. Die in dieser Dokumentation enthaltenen Informationen können ohne Vorankündigung geändert werden. Die Garantien für Produkte und Services von HP werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus den in dieser Dokumentation enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Garantie. HP haftet nicht für technische oder redaktionelle Fehler und Auslassungen in dieser Dokumentation. Microsoft, Windows und Windows NT sind in den USA registrierte Marken der Microsoft Corporation. Gedruckt in den USA iii

4 Änderungshistorie Tabelle 1 Änderungen Datum Edition Änderung März Version 1.1 September Version Oktober Version November Version iv

5 Inhalt 1 HP CR Endbenutzeroberfläche Überblick 1-1 Workflow HP CR Clients HP CR Web-Benutzeroberfläche HP CR Legacy-Web-Benutzeroberfläche HP CR Embedded Device Client Dokumentverwaltungserweiterungen HP CR Mobile Client Online-Hilfe... 7 Part I: Arbeiten auf dem Desktop 2 Verwalten von Nachrichten 2-1 Nachrichtenlisten Posteingang Postausgang Verlauf Senden von Nachrichten 3-1 Senden einer Nachricht über die HP CR Web-Benutzeroberfläche Senden einer Nachricht vom HP Gerät Senden einer Nachricht über den HP CR Embedded Device Client Verteiler 4-1 Persönliche Verteiler Erstellen eines persönlichen Verteilers Erstellen eines freigegebenen Verteilers Abonnieren und Verwenden eines freigegebenen Verteilers Öffentliche Verteiler Erstellen eines öffentlichen Verteilers Verwenden von Verteilersammlungen Mobile Reservierungen Empfängereigenschaften, Optionen und Voreinstellungen 5-1 Empfängereigenschaften Menüoptionen Benutzervoreinstellungen Part II: Arbeiten außerhalb des Desktops 6 Laufzettel 6-1 Erstellen eines Laufzettels Scannen an ein Fax oder in einen Ordner 7-1 Verwenden der Geräteoption Fax Verwenden der Option In Ordner scannen Berechtigen von Cloud-Speicher-Ordnern Verwenden der Geräteoption In Ordner scannen v

6 Contents 8 Verwenden der Funktion An mich scannen 8-1 Verwenden der Option An mich scannen auf dem Gerät Meine Dateien 9-1 Überprüfen der Liste Meine Dateien Anzeigen der Dokumente in Meine Dateien als Vorschau Erstellen eines Laufzettels in Meine Dateien Verwenden Ihres Laufzettels Verwenden von Microsoft SharePoint-Erweiterungen 10-1 Verwenden eines Laufzettels mit Microsoft SharePoint Erstellen einer Scan-Reservierung in Microsoft SharePoint Öffnen eines Dokuments in der Web-Benutzeroberfläche Verwenden von Erweiterungen für imanage 11-1 Verwenden eines Laufzettels mit imanage Erstellen eines Laufzettels mithilfe von FileSite Erstellen eines Laufzettels mithilfe von DeskSite Erstellen einer Scan-Reservierung in imanage Erstellen einer Scan-Reservierung mithilfe von FileSite Erstellen einer Scan-Reservierung mithilfe von DeskSite Öffnen eines Dokuments in der Endbenutzeroberfläche Öffnen eines Dokuments mithilfe von FileSite Öffnen eines Dokuments mithilfe von DeskSite Direktes Senden eines Dokuments an den HP CR Server Verwenden des HP CR Mobile Clients 12-1 HP CR Mobile Client Anforderungen Senden eines Verteilers über Ihr Gerät Erstellen einer mobilen Scan-Reservierung Übermittlungsbenachrichtigungen Online-Hilfe vi

7 Abbildungen Abbildung 1-1 Scannen und Verteilen über Ihren PC... 1 Abbildung 1-2 Scannen und Verteilen über das Gerät... 2 Abbildung 1-3 Beispiel für die Startseite der HP CR Web-Benutzeroberfläche... 3 Abbildung 1-4 Beispiel für den Bildschirm Verteiler erstellen der HP CR Web-Benutzeroberfläche... 4 Abbildung 1-5 Anzeigefeld des Geräts... 5 Abbildung 3-1 Scannen und Verteilen über Ihren PC Abbildung 4-1 Scannen und Verteilen über einen Verteiler Abbildung 6-1 Scannen und Weiterleiten eines Dokuments oder mehrerer Dokumente Abbildung 7-1 Verwenden der Option Fax Abbildung 7-2 Verwenden der Option In Ordner scannen Abbildung 8-1 Verwenden der Option An mich scannen Abbildung 9-1 Verarbeitung von Meine Dateien in HP CR Abbildung 10-1 Verwenden eines Laufzettels mit Microsoft SharePoint Abbildung 11-1 Verwenden eines Laufzettels mit imanage vii

8 1 HP CR Endbenutzeroberfläche Überblick HP Capture and Route (HP CR) ist eine Softwareanwendung, die für die Verwendung als integrierte Plattform mit multifunktionalen HP Peripheriegeräten (MFPs) entwickelt wurde. Folgende Aktionen können durchgeführt werden: Erfassen (Scannen) von Papierdokumenten, Sammeln von dokumentbezogenen Metadaten, Überprüfen von Informationen, Komprimieren von Dokumenten und Konvertieren von Dokumenten in digitale Dokumente. Während der Konvertierung verarbeitet das System das Dokument mithilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR) und/oder konvertiert es in verschiedene Formate (DOC, JPG, PDF, RTF, TIF, TXT und XLS). Einige dieser Formate können nach Text durchsucht werden. Übermitteln an festgelegte Ziele und Archivieren resultierender Dokumente in Nachrichten-, Inhaltsverwaltungs- und anderen elektronischen Informationssystemen. Während das Bild nur einmal erfasst werden muss, ermöglicht HP CR eine Vielzahl von Verarbeitungsaufgaben sowie die Übermittlung an mehrere Ziele auf Basis eines einzigen Scans. Zu diesen Zielen gehören Ihr PC, -Verteilerlisten, Faxnummern, Drucker, Microsoft SharePoint oder designierte Cloud-Speicher-Ordner. 1-1 Workflow HP CR bietet ein hohes Maß an Flexibilität. So können Sie beispielsweise Dokumente direkt von Ihrem PC aus scannen und verteilen oder direkt vom HP Gerät aus arbeiten. Abbildung 1-1 Scannen und Verteilen über Ihren PC 1

9 HP CR Endbenutzeroberfläche Überblick Abbildung 1-2 Scannen und Verteilen über das Gerät Alternativ können Sie eine Verteilerliste und/oder einen Laufzettel auf Ihrem PC erstellen und die Dokumente dann auf dem HP Gerät scannen. 1-2 HP CR Clients Sie können über mehrere Clients auf die HP CR Funktionen zugreifen: HP CR Web-Benutzeroberfläche Mit dieser PC-Anwendung können Sie mühelos Verteiler erstellen, elektronische Dokumente direkt als oder Fax versenden, auf eingehende Dokumente zugreifen und vieles mehr. So können Sie über die intuitive Benutzeroberfläche auf Ihrem PC schnell und einfach auf die HP CR Funktionen zugreifen. HP CR Legacy-Web-Benutzeroberfläche Mit dieser PC-Anwendung erhalten Sie Zugriff auf die Ansicht Administration, einschließlich der Helpdesk-Verwaltungsfunktion, Archiv durchsuchen, Unzulänglichkeiten und Genehmigung. HP CR Embedded Device Client Mit dem Geräte-Client können Sie Papierdokumente scannen. Der HP CR Embedded Device Client bietet Ihnen, je nach Gerätekonfiguration, verschiedene Scan-Optionen. 2

10 HP CR Endbenutzeroberfläche Überblick Dokumentverwaltungserweiterungen: HP CR für Microsoft SharePoint Mit dieser Anwendung können Sie Papierdokumente in SharePoint-Bibliotheken importieren. HP CR konvertiert gescannte Dokumente in ein Format, das die Textsuche unterstützt (PDF oder DOC), und speichert das resultierende Dokument mit vollständigem Profil zusammen mit anderen elektronischen Inhalten in der jeweiligen SharePoint-Bibliothek. HP CR für imanage Mit dieser Anwendung können Sie Papierdokumente in ein imanage-repository importieren. HP CR Mobile Client Mit dieser Anwendung können Sie Dokumente direkt über ein mobiles Gerät oder einen cloudbasierten Speicher erfassen und an beliebige Ziele verteilen. Sie können sie außerdem dazu verwenden, einen mobilen Scan-Reservierungscode zur späteren Verwendung auf einem Multifunktionsdrucker innerhalb oder außerhalb des Unternehmensnetzwerks anzulegen. 1-3 HP CR Web-Benutzeroberfläche Die HP CR Web-Benutzeroberfläche verfügt über einen intuitiven Arbeitsbereich mit Kacheln. Die Web-Benutzeroberfläche zeigt als erstes eine Startseite an, die über Anwendungskacheln und eine Navigationsleiste verfügt. Mithilfe einiger Kacheln können Sie direkt auf bestimmte Anwendungsbildschirme zugreifen, z. B. Verteiler erstellen. Andere Kacheln sind verschachtelt. Beispiel: Je nach Client-Konfiguration werden durch Klicken auf Nachrichten die Kacheln Posteingang, Postausgang und Verlauf angezeigt. Im Konfigurationsknoten des HP CR Serveradministrators können Sie den Zugriff durch Benutzergruppen auf bestimmte Sätze von Anwendungskacheln konfigurieren. Die standardmäßig auf der Startseite angezeigten Kacheln sind unten dargestellt. Abbildung 1-3 Beispiel für die Startseite der HP CR Web-Benutzeroberfläche 3

11 HP CR Endbenutzeroberfläche Überblick Abbildung 1-4 Beispiel für den Bildschirm Verteiler erstellen der HP CR Web-Benutzeroberfläche Mit den über die HP CR Web-Benutzeroberfläche verfügbaren Funktionen haben Sie folgende Möglichkeiten: Überprüfen des Postein- und -ausgangs sowie des Verlaufs der gesendeten Elemente (Nachrichtenlisten, 9) Erstellen eines persönlichen oder öffentlichen Verteilers zum Scannen an einen Drucker, ein Fax, eine -Adresse oder einen Ordner (Verteiler, 14) Erstellen und Senden von Nachrichten an einen Drucker, ein Fax, eine -Adresse oder einen Ordner (Senden von Nachrichten, 11) Erstellen von Laufzetteln (Laufzettel, 23) Festlegen der Nachrichtenoptionen und der allgemeinen Voreinstellungen (Empfängereigenschaften, Optionen und Voreinstellungen, 19) Außerdem bietet die Funktion Meine Dateien (Meine Dateien, 30) einzigartige Optionen. Sie können Dokumente nur für Ihren persönlichen Gebrauch scannen und konvertieren, ohne sie an andere Personen zu senden. Meine Dateien ermöglicht eine problemlose und sichere Dokumentenverwendung sowie das Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Abrufen von Laufzetteln. HINWEIS: Über die HP CR Legacy-Web-Benutzeroberfläche erhalten Sie Zugriff auf die Administrationsfunktion, mit deren Hilfe berechtigte Legacy-Benutzer die Weiterleitung, Kalender, den Helpdesk und vieles mehr verwalten können. 1-4 HP CR Legacy-Web-Benutzeroberfläche Die HP CR Legacy-Web-Benutzeroberfläche (ehemals HP CR Endbenutzeroberfläche) bietet Zugriff auf den Knoten Administration, eine optionale Funktion des HP CR Clients, die von Ihrem Systemadministrator für berechtigte Benutzer konfiguriert werden kann. Angepasste Optionen können bestimmten berechtigten Benutzergruppen zugewiesen werden. HINWEIS: Die Administrationsfunktionen der Legacy-Web-Benutzeroberfläche sind derzeit für die HP CR Web-Benutzeroberfläche nicht verfügbar. Sie können den Zugriff auf die HP CR Legacy-Web- Benutzeroberfläche über den Knoten Konfiguration des HP CR Serveradministrators konfigurieren. 4

12 HP CR Endbenutzeroberfläche Überblick Berechtigte Benutzer der Legacy-Web-Benutzeroberfläche haben folgende Möglichkeiten: Verwendung der Funktion Weiterleitung zum Verwalten der Korrelationen zwischen Faxnummern, Geräten, Zielen und dem Status Anhalten von Dokumenten Verwendung des Kalenders zum Verwalten der Einstellungen für die Anhaltezeit Verwendung des Helpdesks zum Anzeigen von Verarbeitungsdetails und des Verlaufs. Außerdem können die Benutzer Nachrichten und zugehörige Dokumente durchsuchen, abbrechen und erneut senden. Weitere Informationen zum Verwenden der Administrationsfunktion finden Sie im Benutzerhandbuch zur HP CR Legacy-Web-Benutzeroberfläche, das in der HP CR Online-Dokumentation zur Verfügung steht. 1-5 HP CR Embedded Device Client Das HP CR Embedded Device Client-Gerät verfügt über einen Touchscreen, der den Zugriff auf Optionen und die Eingabe von Informationen ermöglicht. Abbildung 1-5 Anzeigefeld des Geräts Das Anzeigefeld des HP Geräts bietet Ihnen, je nach Konfiguration, verschiedene Scan-Optionen: Persönliche Verteiler dienen der Verwendung durch Einzelpersonen. Sie können beispielsweise einen Verteiler zum Senden von Daten an Personen innerhalb Ihres Unternehmens definieren und einen anderen zum Senden von Daten an Personen außerhalb Ihres Unternehmens. (Erstellen eines persönlichen Verteilers, 15) Öffentliche Verteiler werden von einem Systemadministrator für die Verwendung durch Gruppenmitglieder erstellt. So kann beispielsweise ein vordefinierter Verteiler erstellt werden, der von allen Mitgliedern der Gruppe Marketing verwendet werden kann. (Erstellen eines öffentlichen Verteilers, 17) Laufzettel verwenden eine spezielle Seite mit einem Barcode und Verteileranweisungen für Ihr Dokument. (Erstellen eines Laufzettels, 24) Mit der Option An Meine Dateien scannen können Sie eine elektronische Datei schnell und direkt an den Ordner Meine Dateien auf dem HP CR Client weiterleiten. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie Dokumente nur für Ihren persönlichen Gebrauch scannen und konvertieren möchten, ohne sie an andere Personen zu senden. (Erstellen eines Laufzettels in Meine Dateien, 31) Mit der Option Fax können Dokumente problemlos an ein Fax gesendet werden Nachdem eine Faxnummer in das Gerät eingegeben und das Dokument gescannt wurde, wird es von HP CR übermittelt und eine Bestätigung wird ausgestellt. (Verwenden der Geräteoption Fax, 25) Mit der Funktion Faxfreigabe können berechtigte Benutzer Faxe freigeben und Kalender für das Anhalten von Faxen auf Geräten überschreiben, die für den Empfang von eingehenden Faxen konfiguriert sind. (Senden einer Nachricht vom HP Gerät, 13) 5

13 Mit der Option An mich scannen werden Dokumente gescannt und zur weiteren Überprüfung und Weiterleitung an Ihren PC übermittelt. Das Dokument wird von HP CR an Ihre -Adresse (Standardeinstellung) oder einen von Ihrem Systemadministrator definierten Windows-Basisordner gesendet. (Verwenden der Option An mich scannen auf dem Gerät, 28) Mit der Option In Ordner scannen wird das Dokument in einen vom Systemadministrator bestimmten Ordner gescannt. (Verwenden der Option In Ordner scannen, 26) Mit Mobile Reservierungen werden gescannte Dokumente basierend auf dem in das Gerät eingegebenen mobilen Reservierungscode an den Empfänger übermittelt. (Mobile Reservierungen, 18) Für einige Funktionen müssen Sie sich am Gerät authentifizieren (beispielsweise durch eine Anmeldung), entweder aus Sicherheitsgründen, zur Nachverfolgung der Authentifizierung oder um auf Ihre persönlichen Scan-Optionen zugreifen können. 1-6 Dokumentverwaltungserweiterungen HP CR ermöglicht Microsoft SharePoint-Benutzern das Importieren von Papierdokumenten in SharePoint-Bibliotheken. HP CR unterstützt außerdem Benutzererweiterungen in HP imanage. Sie haben folgende Möglichkeiten: Verwenden eines Laufzettels Erstellen einer Scan-Reservierung Öffnen eines Dokuments in der Endbenutzeroberfläche Nach dem Import können Sie die DMS Client-Oberfläche durchsuchen, um Dokumente ausfindig zu machen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Microsoft SharePoint-Erweiterungen (10-32) Verwenden von Erweiterungen für imanage (11-35) 1-7 HP CR Mobile Client Der HP CR Mobile Client stellt für Geschäftsanwender unterwegs flexible, mobile Funktionen für die Dokumenterfassung bereit. Mobile Client-Benutzer können Dokumente direkt über ihr Gerät oder ihren cloudbasierten Speicher erfassen und an ihre gewohnten Ziele verteilen (einschließlich persönlicher, Gruppen- oder voreingestellter Verteiler). HINWEIS: Voreingestellte Verteiler auf dem HP CR Mobile Client können beliebige Verteiler zum Scannen an sich selbst beinhalten (an Meine Dateien oder direkte Weiterleitung an die -Adresse des Benutzers). Benutzer haben außerdem die Möglichkeit, mobile Reservierungen zu erstellen, mit denen ein mobiler Scan-Reservierungscode zur späteren Verwendung auf einem Multifunktionsdrucker innerhalb oder außerhalb des Unternehmensnetzwerks angelegt wird. Das System verwendet den mobilen Scan-Reservierungscode zur ordnungsgemäßen Verteilung der übermittelten Dokumentinformationen. Mithilfe der Dokumentübermittlungsoptionen in Mobile Client können Sie Kennwörter und verfügbare PDF-Dokumentstempel auf Nachrichten und Verteiler anwenden. Mobile Client-Benutzer können die Anwendung außerdem zum Definieren von Alarmen, Empfangen von Benachrichtigungen und Anpassen von Einstellungen verwenden. 6

14 Der HP CR Mobile Client und die mobilen Reservierungen sind nützlich, wenn Sie außerhalb des Büros arbeiten, auf Geschäftsreise sind oder immer dann, wenn Sie Dokumentinformationen in Ihren üblichen Unternehmens-Workflow importieren möchten. Weitere Informationen finden Sie unter HP CR Mobile Client (12-40) Mobile Reservierungen (4-18) 1-8 Online-Hilfe Klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe, um auf die Online-Dokumentation für HP CR zuzugreifen. 7

15 Teil I: Arbeiten auf dem Desktop

16 2 Verwalten von Nachrichten 2-1 Nachrichtenlisten In den Listen Posteingang, Postausgang und Verlauf werden Nachrichten und zugehörige Details angezeigt (wie Absender und Empfänger der Nachricht, Betreff, Datum und Uhrzeit, Status und die Anzahl der übertragenen Seiten). So können Sie eine Liste anzeigen: 1. Starten Sie den HP CR Web-Benutzeroberflächen-Client. 2. Klicken Sie auf Nachrichten. 3. Wählen Sie eine Option aus: Posteingang, Postausgang oder Verlauf. 4. Klicken Sie auf eine Nachricht, um die Details anzuzeigen. Außerdem können Sie Aktionen für ausgewählte Listen durchführen, wie unter Posteingang, Postausgang und Verlauf beschrieben. 2-2 Posteingang Ihr Posteingang kann Folgendes enthalten: Bestätigungen von Fax- oder -Übertragungen, die innerhalb von HP CR gestartet und abgeschlossen wurden Eingehende, an Sie adressierte Faxe und s, die von HP CR empfangen wurden Sie können die folgenden Aktionen für Nachrichten durchführen: In der Menüleiste auf Neu klicken, um eine neue Nachricht zu erstellen und zu senden Auf eine Nachricht klicken, um ihre Abbildung in der Seitenansicht anzuzeigen Auf die Schaltfläche Herunterladen klicken, um die Anlage als Bild zu speichern und ihn anzuzeigen oder an eine neue Nachricht anzuhängen Wählen Sie eine Nachricht aus der Liste aus, indem Sie darauf klicken. Klicken Sie danach in der Menüleiste auf eine der folgenden Optionen: Anlagen weiterleiten Hängen Sie zusätzliche Informationen und/oder Dokumente an, und senden Sie dann die Nachricht. Löschen Löschen Sie die Nachricht. Anlagen drucken Drucken Sie die Dokumente, die an die Nachricht angehängt sind. Als gelesen markieren Kennzeichnen Sie die Nachricht als gelesen. kennzeichnet eine gelesene Nachricht. Als nicht gelesen markieren Kennzeichnen Sie die Nachricht als nicht gelesen. kennzeichnet eine nicht gelesene Nachricht. Klicken Sie in der Spalte Absender auf eine Nachricht, um folgende Aktionen durchzuführen: Nachrichtendetails anzeigen Anlagen weiterleiten, Anlagen drucken oder Löschen, wie oben beschrieben 9

17 Verwalten von Nachrichten 2-3 Postausgang Im Postausgang wird eine Liste der Jobs angezeigt, die derzeit vom HP CR Server verarbeitet werden. Sie haben folgende Möglichkeiten: In der Menüleiste auf Neu klicken, um eine neue Nachricht zu erstellen und zu senden In einem ausgewählten Job auf Abbrechen klicken, um die Verarbeitung abzubrechen Anlagen aus dem Postausgang herunterladen (nachdem die Zusammenstellung des Dokuments auf dem Server abgeschlossen ist). 2-4 Verlauf In Verlauf wird eine Liste mit den abgeschlossenen Jobs angezeigt. Sie haben folgende Möglichkeiten: In der Menüleiste auf Neu klicken, um eine neue Nachricht zu erstellen und zu senden Auf eine Nachricht klicken, um ihre Abbildung in der Seitenansicht anzuzeigen Auf die Schaltfläche Herunterladen klicken, um die Anlage als Bild zu speichern und ihn anzuzeigen oder an eine neue Nachricht anzuhängen Wählen Sie eine Nachricht aus der Liste aus, indem Sie darauf klicken. Klicken Sie danach in der Menüleiste auf eine der folgenden Optionen: Anlagen weiterleiten Hängen Sie zusätzliche Informationen und/oder Dokumente an, und senden Sie dann die Nachricht. Löschen Löschen Sie die Nachricht. Anlagen drucken Drucken Sie die Dokumente, die an die Nachricht angehängt sind. Klicken Sie in der Spalte Ziel auf eine Nachricht, um folgende Aktionen durchzuführen: Nachrichtendetails anzeigen Anlagen weiterleiten, Anlagen drucken oder Löschen, wie oben beschrieben 10

18 3 Senden von Nachrichten Sie können eine Nachricht von folgenden Geräten senden: Von Ihrem PC aus, siehe Senden einer Nachricht über die HP CR Web-Benutzeroberfläche (11) Vom HP Gerät aus, siehe Senden einer Nachricht vom HP Gerät (13) 3-1 Senden einer Nachricht über die HP CR Web-Benutzeroberfläche Das Senden einer Nachricht direkt von HP CR Web-Benutzeroberfläche aus wird auch als direktes Scannen bezeichnet. Sie können eine Nachricht mit oder ohne Anlagen an einen Ordner, einen Drucker, ein Fax oder eine -Adresse senden. Abbildung 3-1 Scannen und Verteilen über Ihren PC 1. Rufen Sie die HP CR Web-Benutzeroberfläche auf. 2. Klicken Sie auf die Kachel Verteiler erstellen. 3. Klicken Sie am Ende des Felds Ziele auf +, und wählen Sie ein Ziel aus. HINWEIS: Welche Optionen für das Ziel verfügbar sind, ist davon abhängig, wie die HP CR Web-Benutzeroberfläche im HP CR Serveradministrator konfiguriert ist. 4. Der Popup-Bildschirm Empfängereigenschaften wird angezeigt. Durch Ihre Zielauswahl wird bestimmt, welche Art von Empfängerinformationen erforderlich sind: Ordner Legen Sie ordnerspezifische Details fest: Wählen Sie einen vorhandenen Ordner (mit Berechtigung) aus, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner, um einen neuen Ordner zu erstellen. (Geben Sie den neuen Ordnernamen in das Popup-Feld Neuer virtueller Ordner ein, und klicken Sie auf OK. Der neue Ordner wird in der Liste Ordner auswählen angezeigt.) Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen, können Sie in dem ausgewählten Ordner auch einen Unterordner erstellen. 11

19 Senden von Nachrichten Markieren Sie den Ordner, und geben Sie einen Dateinamen ein. Wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion aus, ob diese Datei neu erstellt werden soll, eine vorhandene Datei überschreiben soll oder an eine vorhandene Datei angehängt werden soll. Auf der Registerkarte Erweitert können Sie außerdem wählen, ob Sie die PDF-Datei verschlüsseln oder einen Dokumentstempel oder ein Lesezeichen auf sie anwenden möchten. Drucker Geben Sie den Druckernamen oder die Drucker-IP in das Feld Drucker ein. Fax Geben Sie die Zielfaxnummer in das Feld Fax ein. Geben Sie die -Adresse in das Feld ein. 5. Optional können Sie das Dateiformat ändern, in dem Ihre Anlage übermittelt wird. Folgende Standardeinstellungen für das Dateiformat sind bei Übermitteln als verfügbar: Ordner Als Format wird automatisch PDF eingestellt, Sie können jedoch ein anderes Format aus der Dropdown-Liste auswählen. Drucker Als Format wird automatisch PDF eingestellt (bevorzugtes Druckformat). Fax Als Format wird automatisch TIFF eingestellt (erforderliches Faxformat). Als Format wird automatisch PDF eingestellt. Sie können jedoch ein anderes Format aus der Dropdown-Liste auswählen. Wählen Sie ein Format aus der Dropdown-Liste Übermitteln als aus. HINWEIS: Wenn Sie die Formate DOC, RTF oder TXT auswählen, werden Bilddateien von HP CR konvertiert, sodass sie bearbeitet und durchsucht werden können PDF-Bild und -Text sowie PDF-Text können ebenfalls durchsucht werden. PDF-Bildformate können nicht durchsucht werden. Optionen mit den Buchstaben OCR weisen darauf hin, dass das System eine optische Zeichenerkennung durchführt. HP CR liest dabei den Scan und legt fest, wie Buchstaben und Zeichen in Text übersetzt werden. Handgeschriebene Texte werden zwar nicht erkannt, bleiben aber als Bild im Dokument erhalten. 6. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert, um einen Stempel oder eine Priorität festzulegen, den Verteiler zu verschlüsseln, ein Lesezeichen auf eine PDF-Datei anzuwenden oder Bestätigungen hinzuzufügen. 7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. 8. Zusätzlich zum Scannen von Papierdokumenten können Sie elektronische Dateien an den Verteiler anhängen. Klicken Sie am Ende des Felds Anlagen auf +, um zu den gewünschten Anlagen zu navigieren und sie hinzuzufügen. 9. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff für den Verteiler ein. Faxempfänger sehen diesen Text auf dem Deckblatt, das sie von HP CR empfangen. -Empfänger sehen diesen Text in der Betreffzeile der -Nachricht, die sie erhalten. 10. Geben Sie im Feld Kommentare einen Begleittext für das Dokument ein. Faxempfänger sehen diesen Text auf dem Deckblatt, das sie von HP CR empfangen. -Empfänger sehen diesen Text im Textbereich der -Nachricht, die sie erhalten. 11. Klicken Sie auf Senden, damit das System Ihre Nachricht zur Verarbeitung an den Server sendet. Um zu prüfen, ob die Nachricht übermittelt wurde, können Sie die Web-Benutzeroberfläche in der Rolle des Empfängers aufrufen, die Kachel Posteingang auswählen und nachsehen, ob die Nachricht dort vorhanden ist. Durch Klicken auf eine Nachricht können Sie die zugehörigen Details im Bildschirm Vorschau anzeigen. Klicken Sie auf Vorschau, um auszuwählen, ob das Dokument angekoppelt im Bildschirm oder entkoppelt in einem separaten Bildschirm angezeigt werden soll. 12

20 3-2 Senden einer Nachricht vom HP Gerät Senden von Nachrichten Senden einer Nachricht über den HP CR Embedded Device Client In den folgenden Abschnitten erhalten Sie Informationen zur Verwendung der im HP CR Embedded Device Client verfügbaren Optionen zum Senden von Nachrichten, siehe: Laufzettel Persönliche Verteiler Öffentliche Verteiler Fax Fax-Version An mich scannen In Ordner scannen An 'Meine Dateien' scannen Mobile Reservierung Zum Verteiler scannen Zum Ziel scannen 13

21 4 Verteiler Ein Verteiler ist eine definierte Gruppe bestehend aus einem oder mehreren Empfängern und zugeordneten Weiterleitungsregeln. Durch das Erstellen eines Verteilers ist es nicht mehr erforderlich, Empfänger jedes Mal manuell einzugeben, wenn Sie ein Dokument an eine Gruppe versenden möchten. Folgende Verteiler stehen zur Verfügung: Persönliche Verteiler (15), (bezeichnet als Meine Verteiler ), die Sie für Ihre individuellen Anforderungen erstellen können. Sie können beispielsweise einen Verteiler zum Senden von Daten an Personen innerhalb Ihres Unternehmens definieren und einen anderen zum Senden von Daten an Personen außerhalb Ihres Unternehmens. Sie können auch persönliche Verteiler in freigegebene Verteiler konvertieren, um sie für Abonnenten freizugeben. Öffentliche Verteiler (17), die ein Systemadministrator für die Verwendung durch eine Gruppe erstellt. So kann beispielsweise ein vordefinierter Verteiler erstellt werden, der von allen Mitgliedern der Gruppe Marketing verwendet werden kann. Sie können auch Verteilersammlungen verwenden. Dies sind Sammlungen öffentlicher Verteiler, die ein Systemadministrator für die Verwendung durch bestimmte Benutzer- oder Gerätegruppen erstellt. Mobile Reservierungen (18), Verteiler, die vom HP CR Mobile Client erstellt wurden und vom System anhand von mobilen Scan-Reservierungscodes identifiziert werden. Verteiler stehen im Anzeigefeld des HP CR Embedded Device Clients zur Verfügung. Für persönliche Verteiler ist eine Authentifizierung erforderlich. Standardmäßig ist dies für persönliche Verteiler nicht erforderlich. Mit nur einer Berührung können Sie HP CR anweisen, ein Dokument in einem Format Ihrer Wahl an die Empfänger zu senden. Abbildung 4-1 Scannen und Verteilen über einen Verteiler 14

22 Verteiler 4-1 Persönliche Verteiler Erstellen eines persönlichen Verteilers 1. Rufen Sie die HP CR Web-Benutzeroberfläche auf. 2. Klicken Sie bei Meine Verteiler auf > Verteiler. 3. Klicken Sie in der Menüleiste auf Neu. 4. Legen Sie den Empfängertyp fest. Wählen Sie im Abschnitt Ziele einen Typ und ein Format aus: Ordner Wählen Sie das Format der Datei aus, die Sie an den Ordner senden möchten. Drucker Als Format wird automatisch PDF eingestellt (bevorzugtes Druckformat). Fax Als Format wird automatisch TIFF eingestellt (bevorzugtes Faxformat). Wählen Sie das Format der Datei aus, die Sie per senden möchten. HINWEIS: Wenn Sie die Formate DOC, RTF oder TXT auswählen, werden Bilddateien von HP CR konvertiert, sodass sie bearbeitet und durchsucht werden können. PDF-Bild und -Text sowie PDF-Text können ebenfalls durchsucht werden. PDF-Bildformate können nicht durchsucht werden. Optionen mit den Buchstaben OCR weisen darauf hin, dass das System eine optische Zeichenerkennung durchführt. HP CR liest dabei den Scan und legt fest, wie Buchstaben und Zeichen in Text übersetzt werden. Handgeschriebene Texte werden zwar nicht erkannt, bleiben aber als Bild im Dokument erhalten. 5. Machen Sie nähere Angaben zum Empfängertyp: Ordner Wählen Sie einen Zielordner aus. Drucker Wählen Sie eine Ziel-IP-Adresse aus. Fax Geben Sie die Zielfaxnummer in das Feld Fax ein. Geben Sie die -Adresse in das Feld ein. HINWEIS: Um die Empfängerinformationen zu ändern, klicken Sie in der Liste auf das Empfängerziel, und geben Sie die Änderungen ein. Um einen Empfänger aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das x rechts neben dem Empfängerziel. 6. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 5, um Empfänger zum Verteiler hinzuzufügen. 7. Sie können auch das Kontrollkästchen -Kopie an... markieren, um sich selbst eine Kopie der Nachricht zu schicken. 8. Zusätzlich zum Scannen von Papierdokumenten können Sie HP CR anweisen, der Übermittlung elektronische Dateien anzufügen. a Klicken Sie auf Anlagen. b Klicken Sie auf Durchsuchen, wählen Sie eine Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen. c Klicken Sie auf Öffnen, um die Datei zur Liste hinzuzufügen. d Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Dateien, die Sie senden möchten. e Nachdem alle gewählten Dateien hinzugefügt wurden, wählen Sie OK aus. HINWEIS: Um eine Datei aus der Liste zu löschen, klicken Sie auf das x neben der Datei oder betätigen Sie die Rücktaste auf Ihrer Tastatur. 15

23 9. Geben Sie im Feld Betreff einen Betreff für den Verteiler ein. Faxempfänger sehen diesen Text auf dem Deckblatt, das sie von HP CR empfangen. -Empfänger sehen diesen Text in der Betreffzeile der -Nachricht, die sie erhalten. 10. Geben Sie im Feld Kommentare einen Begleittext für das Dokument ein. Faxempfänger sehen diesen Text auf dem Deckblatt, das sie von HP CR empfangen. -Empfänger sehen diesen Text im Textbereich der , die sie erhalten. 11. Klicken Sie in der Menüleiste auf Speichern, um den Verteiler zu speichern. 12. Eine Nachricht wird angezeigt, die Sie auffordert, einen Namen für den Verteiler einzugeben, sodass er zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet oder geändert werden kann. Der Verteilertitel wird auf dem Anzeigefeld des HP Geräts angezeigt. Geben Sie einen passenden Namen ein, sodass Sie wissen, welche Kontakte und Formate der Verteiler enthält. Klicken Sie auf OK. Sie können eine Nachricht mit einem persönlichen Verteiler wie folgt senden: Verteiler Mit HP Client, indem Sie zusätzlichen Text und/oder Anlagen hinzufügen und auf Senden klicken. Mit der Option Persönliche Verteiler eines HP Geräts Erstellen eines freigegebenen Verteilers 1. Rufen Sie die HP CR Web-Benutzeroberfläche auf. 2. Schließen Sie das Erstellen eines persönlichen Verteilers (15) ab, speichern und benennen Sie den Verteiler jedoch noch nicht (die letzten zwei Schritte des Verfahrens). 3. Klicken Sie in der Menüleiste auf Optionen. Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt. 4. Wählen Sie auf der Registerkarte Verteiler die Option Als öffentlich veröffentlichen aus. 5. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Optionen zu schließen. 6. Klicken Sie in der Menüleiste auf Speichern, um den Verteiler zu speichern. 7. Eine Nachricht wird angezeigt, die Sie auffordert, einen Namen für den Verteiler einzugeben, sodass er zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwendet oder geändert werden kann. Der Verteilertitel wird auf dem Anzeigefeld des HP Geräts angezeigt. Geben Sie einen passenden Namen ein, sodass Sie wissen, welche Kontakte und Formate der Verteiler enthält. Klicken Sie auf OK. Sobald Sie einen freigegebenen Verteiler erstellt haben, kann er von anderen Benutzern abonniert werden (Abonnieren und Verwenden eines freigegebenen Verteilers, 16) Abonnieren und Verwenden eines freigegebenen Verteilers Sie können einen Verteiler abonnieren, der von einem anderen Benutzer erstellt und veröffentlicht wurde. 1. Rufen Sie die HP CR Web-Benutzeroberfläche auf. 2. Klicken Sie auf Voreinstellungen. 3. Klicken Sie im Abschnitt Abonnierte Verteiler auf Neu, um freigegebene Verteiler auszuwählen, die Sie abonnieren und verwenden möchten. Sie können die öffentlichen Verteiler mehrerer Benutzer abonnieren. 4. Fügen Sie Ihre -Adresse hinzu, und klicken Sie auf OK. 16

24 Die von Ihnen abonnierten Verteiler werden unter Abonnierte Verteiler auf der Kachel Verteiler der HP CR Web-Benutzeroberfläche aufgeführt. Sie können eine Nachricht mit einem freigegebenen Verteiler wie folgt senden: Verteiler Mit HP Client, indem Sie zusätzlichen Text und/oder Anlagen hinzufügen und auf Senden klicken. Mit der Option Persönliche Verteiler eines HP Geräts. 4-2 Öffentliche Verteiler Erstellen eines öffentlichen Verteilers Öffentliche Verteiler werden von Ihrem Systemadministrator erstellt. Wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie Fragen haben Verwenden von Verteilersammlungen Verteilersammlungen (diese werden unter der Kachel Verteiler angezeigt) können von Ihrem Systemadministrator bestimmten Benutzergruppen zugewiesen werden. Stellen Sie sicher, dass die Anwendung Verteilersammlungen in dem jeweiligen Profil der Web-Benutzeroberfläche im Serveradministrator enthalten ist. Sie können einen in einer Verteilersammlung vorhandenen Verteiler nicht bearbeiten, jedoch einen Verteiler modifizieren und mit Speichern unter einen neuen Verteiler generieren. So können Sie einen in einer Verteilersammlung vorhandenen Verteiler modifizieren und als neuen Verteiler speichern: 1. Rufen Sie die HP CR Web-Benutzeroberfläche auf. 2. Klicken Sie auf Verteiler > Verteilersammlungen. 3. Wählen Sie die zu ändernde Liste der Verteilersammlungen aus. Gruppen aktivierter Verteiler innerhalb der ausgewählten Sammlung werden als Liste angezeigt. 4. Wählen Sie den Verteiler aus, von dem Sie eine modifizierte Version erstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. 5. Bearbeiten Sie die Informationen zu den Empfängern nach Bedarf, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. 6. Fügen Sie etwaige Anlagen hinzu, und klicken Sie auf Speichern unter. 7. Klicken Sie auf Meine Verteiler in der Kachel Verteiler, um Ihren neuen persönlichen Verteiler anzuzeigen. Er wird dort angezeigt, weil Sie den mit einer Sammlung verknüpften, vorhandenen öffentlichen Verteiler nicht modifizieren können. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen hingegen werden als neuer persönlicher Verteiler gespeichert. 17

25 4-3 Mobile Reservierungen Mobile Reservierungen sind für Verteiler bestimmt, die vom HP CR Mobile Client erstellt wurden. Der mobile Client stellt für Benutzer unterwegs flexible, mobile Funktionen für die Dokumenterfassung bereit. Mobile Client-Benutzer können Dokumente direkt über ihr Gerät oder ihren cloudbasierten Speicher erfassen und an ihre gewohnten Ziele verteilen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, mobile Reservierungen zu erstellen, mit denen ein mobiler Scan-Reservierungscode zur späteren Verwendung auf einem Multifunktionsdrucker innerhalb oder außerhalb des Unternehmensnetzwerks angelegt wird. Das System verwendet den mobilen Scan-Reservierungscode zur ordnungsgemäßen Verteilung der übermittelten Dokumentinformationen. Dies ist nützlich, wenn Sie außerhalb des Büros arbeiten, auf Geschäftsreise sind oder immer dann, wenn Sie Dokumentinformationen in Ihren üblichen Unternehmens-Workflow importieren möchten. 18

26 5 Empfängereigenschaften, Optionen und Voreinstellungen Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen oder einen neuen oder bereits vorhandenen Verteiler verwenden möchten, bietet die HP CR Web-Benutzeroberfläche Optionen zur Steuerung der Weiterleitung und Formatierung des Dokuments. Diese Optionen können auf Empfängerebene, Nachrichtenebene oder auf Benutzerebene in Form von Voreinstellungen festgelegt werden. HINWEIS: Nicht alle Optionen sind für jede HP CR Funktion verfügbar. Empfängereigenschaften (5-19) Menüoptionen (5-20) Benutzervoreinstellungen (5-21) 5-1 Empfängereigenschaften Sie können die Empfängereigenschaften festlegen, wenn Sie ein Ziel zu einem Verteiler hinzufügen. Geben Sie auf der Registerkarte Ziel je nach Situation die folgenden Informationen ein: Geben Sie einen Namen, eine Firma, eine geschäftliche Telefonnummer und eine Ziel- -Adresse ein. Adresstyp Wählen Sie als Adresstyp An, Cc oder Bcc aus. Dateiname Geben Sie den Namen einer Datei ein, die Sie an Ihre Sendung anhängen möchten. Übermitteln als Wählen Sie den endgültigen Formattyp aus. Fax Geben Sie einen Namen, eine Firma, eine geschäftliche Telefonnummer und eine Ziel-Faxnummer ein. Deckblatt Legen Sie fest, ob ein Deckblatt verwendet werden soll, und wählen Sie ggf. einen Stil aus einer gespeicherten Liste aus. Zugangscode Geben Sie einen Zugangscode ein (z. B. 9, um eine externe Faxnummer anzuwählen), fordern Sie vor der Übermittlung eine Vorschau an, legen Sie fest, dass das Fax nur an ein sicheres Faxziel gesendet werden darf, oder halten Sie das Fax vor dem Senden an, um eine Vorschau anzuzeigen. Drucker Geben Sie die IP-Adresse eines Druckerziels ein. Kopien Geben Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare ein. Ordner Wählen Sie einen lokalen oder cloudbasierten Ordnerspeicherort aus (wurde vom Systemadministrator eingerichtet). HINWEIS: Für FileShare und SharePoint gibt es keine Registerkarte Ziel. 19

27 Empfängereigenschaften, Optionen und Voreinstellungen Geben Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden optionalen Informationen ein: Stempel: Wenden Sie auf jeder Seite der übermittelten Datei eine Stempel an. Diese Option ist nur für Ausgabedateien vom Typ PDF verfügbar. Priorität: Wählen Sie Normal, Gering oder Hoch aus, um die Priorität der zu sendenden Nachricht festzulegen. Nicht übermitteln vor: Geben Sie das Datum ein, an dem die Nachricht übermittelt werden soll. Verschlüsseln: Legen Sie ein Kennwort fest, das auf das endgültige übermittelte Dokument angewendet werden soll. Diese Option ist nur für Ausgabedateien vom Typ PDF verfügbar. Einzelne Dokumente mit Lesezeichen kennzeichnen mittels: Geben Sie ein elektronisches Lesezeichen ein. Bestätigungen: Wählen Sie entweder Fehler oder Fehler oder Erfolg aus. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. 5-2 Menüoptionen Im Bildschirm Nachricht oder Verteiler können Sie die folgenden Optionen festlegen. Geben Sie auf der Registerkarte Verteiler je nach Situation die folgenden Informationen ein: Laufzettel Wählen Sie als Stil Einfach oder Standard aus. Ein Standardstil enthält beispielsweise Firmeninformationen und/oder einen Haftungsausschluss. Ablaufdatum Geben Sie an, ob der Verteiler abläuft und falls ja, wann: Nie Für den Verteiler gibt es kein Ablaufdatum. An bestimmtem Datum Geben Sie das Datum ein, an dem der Verteiler abläuft. (Klicken Sie in das Textfeld, und wählen Sie ein Datum aus dem Popup-Kalender aus.) Läuft ab Geben Sie ein, nach wie vielen Tagen/Wochen/Monaten/Jahren nach dem Erstellungsdatum/Änderungsdatum/Datum der letzten Verwendung der Verteiler abläuft. Als öffentlich veröffentlichen Veröffentlichen Sie den Verteiler so, dass er auch anderen Benutzern zur Verfügung steht und von ihnen abonniert werden kann. Laufzettel in übermitteltem Dokument beibehalten Übermitteln Sie den Laufzettel zusammen mit dem Dokument. Normalerweise wird der Laufzettel nicht übermittelt. Einmalige Verwendung Geben Sie an, dass die Nachricht oder der Verteiler nur für die einmalige Verwendung vorgesehen ist. Oben in der Geräteliste anzeigen Der Verteiler wird innerhalb einer Liste platziert. Geben Sie auf der Registerkarte Eingabeaufforderungen an, dass Sie bei der Ausführung einer Aufgabe in HP CR eine benutzerdefinierte Aufforderung vom System zur Eingabe bestimmter Daten erhalten möchten, z. B. einer Mandantenreferenz oder eines Aktenzeichens im Falle einer Rechtsabteilung oder Anwaltskanzlei. Wählen Sie auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Optionen benutzerdefinierte Optionen aus, die Ihr Administrator möglicherweise für die Verwendung von HP CR in Ihrem Unternehmen erstellt und konfiguriert hat. Auf der Registerkarte Scan-Einstellungen können Sie Scan-Einstellungen auswählen, die auf den Verteiler angewendet werden sollen. 20

28 5-3 Benutzervoreinstellungen Empfängereigenschaften, Optionen und Voreinstellungen Sie können allgemeine Voreinstellungen für die Verwendung mit dem HP CR Client festlegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Voreinstellungen, um die Einstellungen aufzurufen. Sämtliche Voreinstellungen sind optional. (Die verfügbaren Kacheln können je nach Konfiguration des HP CR Servers variieren.) Assistenten Geben Sie die -Adressen der Personen ein, die Ihre Faxe ebenfalls anzeigen können. Stellvertreter Geben Sie die Benutzer an, die in der Lage sein sollen, in Ihrem Namen Nachrichten zu verwalten und/oder zu senden. Klicken Sie auf + Neu, um die jeweiligen -Adressen einzugeben. Sie können mehrere Stellvertreter eingeben. Abonnierte Verteiler Fügen Sie die -Adressen von Benutzern hinzu, um auf deren öffentliche Verteiler zuzugreifen. Klicken Sie auf + Neu, um freigegebene Verteiler auszuwählen, die Sie abonnieren und verwenden möchten. Sie können mehrere Verteiler abonnieren. HINWEIS: Ein Benutzer kann Verteiler durch die Kennzeichnung Öffentlich für andere Benutzer freigeben. (Erstellen eines freigegebenen Verteilers, 16) Autorisierungen Richten Sie eine Autorisierung ein, damit der HP CR Server Informationen in den Cloud-Speicher und aus dem Cloud-Speicher übermitteln kann. Wählen Sie den gewünschten Cloud-Speicher-Ordnertyp aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. CloudStorage fordert Sie auf, die entsprechenden Anmeldeinformationen einzugeben. Verteiler mit Meine Dateien erstellen Geben Sie einen Dokumentnamen ein, und wählen Sie ein Dateiformat für die Übermittlung aus. Lesezeichenseite erstellen Geben Sie einen Lesezeichentext ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Lesezeichenseite erstellen. Eine Lesezeichenseite wird erstellt. Optionen Geben Sie die Adresse eines Netzwerkdruckers ein. Auf diese kann mittels einer Regel auf dem Server zum Senden eingehender Faxe an diesen Drucker verwiesen werden. 21

29 Teil II: Arbeiten außerhalb des Desktops

30 6 Laufzettel Ein HP CR Laufzettel ist eine spezielle Seite mit einem Barcode, der die Verteileranweisungen für Ihr Dokument enthält. Sie können einen Laufzettel mithilfe der HP CR Web-Benutzeroberfläche erstellen und Folgendes festlegen: Personen, die das Dokument empfangen sollen Den zu verwendenden Kommunikationskanal (Fax, , Ordner oder Drucker) Optionale Formatkonvertierungen für jeden Empfänger Mithilfe eines Laufzettels sind zu scannende Dokumente einfach zu identifizieren. Der Laufzettel übernimmt somit eine ähnliche Funktion wie das herkömmliche Faxdeckblatt. Sie können Laufzettel für Standardaufgaben und für sich wiederholende Aufgaben wiederverwenden. Das Verwenden eines Laufzettels ermöglicht Ihnen Folgendes: Scannen und Weiterleiten von mehreren Dokumenten gleichzeitig. Laufzettel trennen Dokumente, die gemeinsam in einem Stapel in die Dokumentenzufuhr gelegt werden. So hat jeder Dokumentensatz seine eigenen Weiterleitungsregeln. Gleichzeitiges Senden von gescannten Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten in verschiedenen Formaten in einer Übertragung. Wenn Sie ein Papierdokument an einen Empfänger per und an einen anderen per Fax senden möchten, ist nur ein Laufzettel mit Anweisungen für beide Ziele erforderlich. Abbildung 6-1 Scannen und Weiterleiten eines Dokuments oder mehrerer Dokumente 23

31 Laufzettel 6-1 Erstellen eines Laufzettels 1. Öffnen Sie den HP CR Web-Benutzeroberflächen-Client. 2. Sie können einen Laufzettel basierend auf einem Verteiler erstellen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen durch: Öffnen Sie einen vorhandenen Verteiler (wählen Sie einen Verteiler aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften). Erstellen Sie einen neuen Verteiler. (Erstellen eines persönlichen Verteilers, 15) 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Menü auf Laufzettel. Der standardmäßige PDF-Reader wird gestartet und zeigt eine Kopie des Laufzettels an, der dem Verteiler zugeordnet ist. 4. Drucken Sie den Laufzettel. 5. Klicken Sie auf Schließen, um zum Bildschirm Verteiler zurückzukehren. 6. Wählen Sie auf dem HP Gerät die Option Laufzettel aus, und scannen Sie den Laufzettel und die relevanten Dokumente. TIPP: Wenn Sie einen Laufzettel für eine Verteilergruppe erstellen, an die Sie häufig Dokumente senden, legen Sie den Laufzettel ab, und verwenden Sie ihn je nach Bedarf wieder. 24

32 7 Scannen an ein Fax oder in einen Ordner 7-1 Verwenden der Geräteoption Fax Wenn Sie eine Faxnummer eingeben und Ihr Dokument mit der Option Fax einscannen, übermittelt das Gerät das Dokument an den HP CR Server, der das Fax an die jeweiligen Empfänger sendet. Standardmäßig werden Fax-Scans in schwarz-weiß ausgeführt, da Dokumente per Fax nicht in Farbe übermittelt werden können. Abbildung 7-1 Verwenden der Option Fax 1. Stellen Sie Ihr Dokument zusammen und gehen Sie zum Gerät. 2. Drücken Sie Fax. (Wenn diese Option nicht sichtbar ist, suchen Sie sie mithilfe der Bildlaufleiste.) 3. Drücken Sie das Textfeld Faxnummer, und geben Sie die Empfängerfaxnummer in das Tastenfeld ein, das daraufhin angezeigt wird. Drücken Sie OK, um das Tastenfeld zu schließen. HINWEIS: Wenn Sie keine Faxnummer eingeben, wird eine Fehlermeldung angezeigt. 4. Um fortzufahren, ohne ein Deckblatt hinzuzufügen, stellen Sie sicher, dass die Option Deckblatt hinzufügen NICHT ausgewählt ist (sofern die Option angezeigt wird). Drücken Sie danach Weiter. Fahren Sie mit Schritt 5 fort. So fügen Sie ein Deckblatt mithilfe von HP OXPd 1.4 hinzu: a Drücken Sie das Textfeld Deckblatt hinzufügen. b Wählen Sie Ja und OK aus, um zum Bildschirm Fax zurückzukehren. c Drücken Sie Weiter, um den Bildschirm Deckblatt anzuzeigen. d e Geben Sie die Informationen in die Textfelder Betreff, Absendername und Empfängername ein. Drücken Sie hierfür das Textfeld, verwenden Sie das Tastenfeld, und drücken Sie OK, um das Tastenfeld zu schließen. Drücken Sie Weiter, um den Bildschirm Fax anzuzeigen. 25

33 Scannen an ein Fax oder in einen Ordner So fügen Sie ein Deckblatt mithilfe von HP OXPd 1.6 hinzu: a Drücken Sie das Textfeld Deckblatt hinzufügen. b Geben Sie die Informationen in die Textfelder Absendername, Empfängername und Betreff ein. c Drücken Sie Weiter. 5. Legen Sie das Dokument in die Dokumentenzufuhr oder auf das Vorlagenglas. (Verwenden Sie das Vorlagenglas nur zum Einscannen einer einzelnen Seite.) 6. Drücken Sie optional Optionen oder Weitere Optionen, um die Scan-Einstellungen (z. B. Parameter zur Steuerung der Weiterleitung und Formatierung des Dokuments) zu ändern. 7. Drücken Sie, Start oder Scannen, um mit dem Scannen zu beginnen. Eine Fortschrittsanzeige wird angezeigt. 8. Warten Sie, bis der Job abgeschlossen ist. (Oder drücken Sie Abbrechen oder Job abbrechen, um den Scan abzubrechen.) Wenn die Übertragung abgeschlossen ist, zeigt eine Nachricht den Job-Status an. 9. Um ein weiteres Dokument mit derselben Fax-Option zu scannen, drücken Sie Zurück. Falls die Option Fertig verfügbar ist, können Sie durch Drücken auf diese Option zum Bildschirm Fax zurückkehren. Um die Sitzung zu beenden und zum HP CR Hauptmenü zurückzukehren, drücken Sie, OK oder Beenden. 7-2 Verwenden der Option In Ordner scannen Mit der Option In Ordner scannen wird das Dokument vom HP CR Server an einen vom Systemadministrator festgelegten Ordner gesendet. Bei diesen Ordnern kann es sich um Ziele vom Typ Cloud-Speicher (z. B. Dropbox), Network Folder Share (NFS) oder File Transfer Protocol (FTP) handeln. Abbildung 7-2 Verwenden der Option In Ordner scannen 26

34 7-2-1 Berechtigen von Cloud-Speicher-Ordnern Falls Sie als Ordnerziel einen Cloud-Speicher (Dropbox) definiert haben, müssen Sie eine Berechtigung einrichten, damit das System Zugriff auf den Cloud-Speicher-Ordner erhält. So können Sie Berechtigungen für Cloud-Speicher-Ordner einrichten: 1. Wählen Sie im HP CR Client die Option Voreinstellungen aus. 2. Wählen Sie im Abschnitt Berechtigungen den Ordner Dropbox aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. 3. Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein, und gewähren Sie CloudStorage Zugriff auf alle Dateien und Ordner im Cloud-Speicher Ihrer Wahl. 4. Die Einstellungen werden auf Ihre Voreinstellungen angewendet Verwenden der Geräteoption In Ordner scannen 1. Stellen Sie Ihr Dokument zusammen und gehen Sie zum Gerät. 2. Legen Sie das Dokument in die Dokumentenzufuhr oder auf das Vorlagenglas. (Verwenden Sie das Vorlagenglas nur zum Einscannen einer einzelnen Seite.) 3. Drücken Sie In Ordner scannen. (Wenn diese Option nicht sichtbar ist, suchen Sie sie mithilfe der Bildlaufleiste.) Ihr(e) Ordner wird/werden auf dem Anzeigefeld des Geräts angezeigt. 4. Wählen Sie den Ordner aus, an den Sie Ihr Dokument senden möchten, oder wählen Sie Erstellen aus, um einen neuen Zielordner zu erstellen. Wenn Direkt scannen aktiviert ist, beginnt der Scanvorgang. Fahren Sie mit Schritt 7 fort. Wenn Direkt scannen NICHT aktiviert ist (Standardeinstellung), wird die Nachricht Bereit zum Scannen angezeigt. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 5. Drücken Sie, falls gewünscht, auf Weitere Optionen, um die Scan-Einstellungen (z. B. Parameter zur Steuerung der Weiterleitung und Formatierung des Dokuments) zu ändern. 6. Drücken Sie Start, um mit dem Scannen zu beginnen. Eine Fortschrittsleiste wird angezeigt. 7. Warten Sie, bis der Job abgeschlossen ist. (Drücken Sie alternativ auf Job abbrechen, um den Scan-Job abzubrechen.) Wenn die Übertragung abgeschlossen ist, zeigt eine Nachricht den Job-Status an. 8. Um ein weiteres Dokument an denselben Netzwerkordner zu scannen, drücken Sie Mehr scannen. Um die Sitzung zu beenden und zum HP CR Hauptmenü zurückzukehren, drücken Sie Startseite, das rote X (Pro-Geräte) oder auf die Schaltfläche Fertig. 27