Personalarbeit im Mittelstand:

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1 Christian Scholz Personalarbeit im Mittelstand: Wie sieht sie aus? Befunde aus dem BestPersAward 2003 Saarbrücken 2004

2 2 Projekt Arbeitgeber, die durch die Stimmigkeit von Strategie, Vision, Unternehmenskultur und Personalarbeit ihre Mitarbeiter motivieren können, sehen sich loyalen Mitarbeitern gegenüber, die sich auch in Krisenzeiten engagieren und damit entscheidend zum Unternehmenserfolg beitragen. Gute Personalarbeit kann also nur von einem guten Arbeitgeber geleistet werden! Der Mittelstand steht bei der Personalarbeit vor einem Dilemma: Auf der einen Seite hat der Mittelstand Probleme bei der Personalarbeit, da er kapazitätsmäßig meist schlechter ausgestattet ist, seltener über professionelle Personalmanager verfügt und zudem ein Imageproblem am Arbeitsmarkt hat. Auf der anderen Seite hat der Mittelstand ein höheres Flexibilitätspotenzial, kann also in der Personalarbeit innovative Lösungen und attraktive Modelle finden. Diese beiden Aspekte führen dazu, dass es gerade im Mittelstand teilweise herausragende Personalarbeit gibt, aber auch eklatante und existenzgefährdende Lücken. Der mittelständische Unternehmer braucht daher 1. umfassende Informationen, wie sein Unternehmen bei zentralen Personalaktivitäten abschneidet, wo auszubauende Stärken und bedrohliche Schwächen liegen; 2. an konkreten Beispielen orientierte Hinweise dazu, wie er seine Personalarbeit entsprechend verbessern kann, und 3. eine breite Plattform, um sich mit seinen Stärken auf dem Arbeitsmarkt zu zeigen. Aus diesem Zusammenhang ergab sich die Idee zum BestPersAward, der zum ersten Mal im Jahre 2003 durchgeführt wurde. Insgesamt haben sich 24 Unternehmen an diesem Wettbewerb beteiligt, dessen Charakteristikum zum einen die umfassende Bewertung der Personalarbeit der Unternehmen ist. Neben einem Fachbeirat, zu dem wichtige Vertreter unterschiedlichster Gruppen gehören, war es vor allem die Jury aus Andreas de Maiziere (Vorstand Commerzbank) Monika M. Rösler (Vorstand PPM AG) Prof. Dr. Christian Scholz (Universität Saarbrücken) Prof. Dr. Rolf Wunderer (Universität St. Gallen) Dr. Peter Hartz (Arbeitsdirektor Volkswagen AG), die es sich zur Aufgabe gemacht hat, den Sieger zu küren. Zum anderen ist es ein besonderes Merkmal vom BestPersAward, dass die Aufnahme in die Siegerlisten nicht an Zahlungen gekoppelt wurde. Die wissenschaftliche Auswertung erfolgte durch Prof. Scholz (Universität des Saarlandes). Der nachfolgende Kurzbericht ist ein Ausschnitt aus der Ergebnispräsentation, die am 3. Dezember 2004 im Commerzbank-Tower in Frankfurt stattfand. Hinweis: Diese Studie ist nicht repräsentativ für alle mittelständischen Unternehmen. Als BestPractice-Studie zeigt sie auf, was generell möglich und worauf zu achten ist.

3 3 Gesamtergebnis Im BestPersAward wurden insgesamt zehn Kategorien über einen umfangreichen Fragebogen analysiert. Für die nachfolgende Darstellung gilt dabei: Die Zahlen drücken die erreichten Punkte pro Kategorie aus. Für die zehn Einzelkategorien konnten maximal jeweils 10 Punkte erreicht werden. Die Gesamtpunktezahl addiert sich aus den Werten für die Einzelkategorien. Die Einzelkategorien sind sortiert nach dem Mittelwert über alle Unternehmen. Gesamtergebnis 50,6 von 100 Personalbeschaffung Kommunikation Entlohnung Strategie&Vision Personalentwicklung Computerisierung Work-Life-Balance Personalführung Innovation Personaleinsatz 6,3 von 10 6,0 von 10 5,8 von 10 5,7 von 10 5,6 von 10 5,4 von 10 4,2 von 10 4,2 von 10 3,8 von 10 3,6 von 10 Es ist unmittelbar ersichtlich, dass die Personalbeschaffung relativ gut abschneidet. Hier hat es offenbar inzwischen eine weitgehende Standardisierung der Prozesse gegeben, deren Einhaltung gerade bei geringem Beschaffungsvolumen tendenziell leicht fällt. Niedrigere Werte gibt es dagegen bei der Work-Life-Balance, der Personalführung, der Innovation und beim Personaleinsatz. Hierbei ist das Ergebnis bei Innovation als weniger problematisch einzustufen, da es gerade im Personalmanagement nicht permanent neue Ideen einzuführen gilt. In den anderen drei Fällen ist aber Nachdenken angesagt.

4 4 Strategie & Vision Hauptansatzpunkt für eine erfolgreiche Personalarbeit ist eine klar formulierte und in seiner Konsequenz aussagefähige Personalstrategie. Wie viele Unternehmen besitzen eine ausformulierte Personalstrategie? 13% ansatzweise 21% weitgehend 66% ja... und wie gut ist diese? 21% sehr schlecht 33% schlecht 38% gut 8% sehr gut Anders als noch vor einigen Jahren, wo die meisten (vor allem kleineren Unternehmen) klar die Sinnhaftigkeit einer Personalstrategie verleugneten, hatten diesmal alle Unternehmen eine zumindest ansatzweise formulierte Personalstrategie. Trotzdem: Analysiert man die vorgelegten Strategien im Detail, so sind 54% als unzureichend einzustufen, weil sie teilweise gravierende Defizite aufwiesen.

5 5 Personalbeschaffung (1) Zentral für die Personalbeschaffung ist die angemessene Wahl von Beschaffungsweg beziehungsweise Beschaffungsmethode. Oberes Management 71% Headhunter 29% Mitarbeiter-Empfehlungen Führungskräfte 83% Eigene Webseite 75% Mitarbeiter-Empfehlungen Sonstige Mitarbeiter 100% Mitarbeiter Empfehlungen 83% Online-Jobbörsen Drei Ergebnisse sind hervorzuheben: Die eigene Webseite als zentrale Plattform für das Personalmarketing wird immer wichtiger. Auch und gerade für den Mittelstand gibt es immer weniger Gründe, auf die Jobbörsen im Internet zurückzugreifen. Dem internationalen Trend folgend nimmt zu Recht die Bedeutung von Mitarbeiter-Empfehlungen zu. Die Unternehmen haben ein klares Bild, welche Mitarbeiter sie auf welchem Weg beschaffen. Das obere Management über Headhunter, Führungskräfte überwiegend über die eigene Personalwebseite und die sonstigen Mitarbeiter dominierend über Empfehlungen. Alle diese Entwicklungen sind positiv einzustufen.

6 6 Personalbeschaffung (2) Gerade wegen der zunehmenden Bedeutung der eigenen Personal-Website wurde diese (wenn vorhanden) mit Hilfe der CUBE-Formel ( analysiert. C ontent als angemessener Inhalt, U sability als absolute Bedienungssicherheit, B randing als unternehmensspezifische Einmaligkeit und E motion als Positionierung durch Gefühlsbotschaften. Content Usability Branding Emotion 27% sehr schlecht 27% schlecht 27% gut 18% sehr gut 5% sehr schlecht 55% schlecht 23% gut 18% sehr gut 9% sehr schlecht 32% schlecht 41% gut 18% sehr gut 23% sehr schlecht 36% schlecht 36% gut 5% sehr gut Positiv: Generell hat sich vieles in den letzten Jahren verbessert, vor allem im Aspekt Branding. Negativ: Noch immer gibt es eine ganze Reihe von Unternehmen, die teilweise gefährliche Schwachstellen in ihrer Personalwebsite aufweisen. Unverständlich: die oft handwerklichen Defizite bei der Usability. Dieser Befund ist noch dramatischer einzustufen, wenn man bedenkt, dass sich beim BestPersAward eher eine Positivauswahl an Unternehmen beteiligt.

7 7 Personalentwicklung Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital und das entscheidende Potenzial des Unternehmens! Jeder, der diesen Satz unterschreibt, muss sich auch dem Thema der Personalentwicklung verschreiben. Gerade weil der Umfang an Personalentwicklung in konjunkturell schwachen Phasen abnimmt, interessieren die Felder, wo tatsächlich (noch) Personalentwicklungsmaßnahmen angeboten werden. Welche Personalentwicklungsmaßnahmen werden für Führungskräfte angeboten? Leistungsbeurteilung Kommunikationsfähigkeit Führungsverhalten Konfliktlösungstechniken Teambildung Projektmanagement Zeitmanagement Verkaufstraining Fremdsprachen Qualitätsmanagement Systemdenken Individuelle Stressbewältigung Visionäres Management Interkulturelle Weiterbildung Fitnessprogramme 92% 92% 92% 83% 83% 75% 71% 67% 62% 58% 46% 46% 42% 38% 33% Die umfassende Existenz von Personalentwicklung bei Kommunikation, Führung und Konfliktlösung signalisiert einen Bedarf, nicht aber unbedingt angemessene Maßnahmen. Gerade im Mittelstand besteht die Gefahr des autoritären Führungsstils und des unkritischen Umganges mit der eigenen Führungskultur. Die starke Ausprägung bei Leistungsbeurteilung und Konfliktlösungstechnik entspringt der aktuellen Arbeitssituation in den Unternehmen mit zunehmender Betonung von internem Wettbewerb.

8 8 Personaleinsatz Die Frage, die sich hier stellt: Wie kann man Arbeit so organisieren, dass sie flexibel den Marktgesichtspunkten gerecht wird, auf der anderen Seite aber auch flexibel den Mitarbeiterbedürfnissen und es so zu einem atmenden Unternehmen kommt? Welche Methoden des Personaleinsatzes werden angewendet? Flexible Arbeitszeit Gruppenarbeit Selbststeuernde Teams Virtuelle Büros Teilzeitarbeit Lernstatt Qualitätszirkel Job Rotation Job Sharing 75% 20% 17% 13% 12% 7% 4% 3% 1% Wenn man die Verteilung der Ansätze auf die Mitarbeiter herunterbricht, sieht man umfangreiches Entwicklungspotenzial und zwar sowohl im Hinblick auf die Unternehmensziele als auch im Hinblick auf die Wünsche der Mitarbeiter.

9 9 Entlohnung Neben der Verteilung auf die einzelnen Lohnbestandteile ist vor allem der Anteil an variabler Entlohnung für ein leistungsorientiertes Unternehmen wichtig. Wieviel Prozent des Gehalts ist tatsächlich variabel? Oberes Management Führungskräfte Sonstige Mitarbeiter 29% 16% 15% Insgesamt gibt es hier Nachholbedarf, zumindest gemessen an dem, was die variable Vergütung sein sollte und sein könnte. Sicherlich machen hier auch Großunternehmen nicht zwingend mehr nur darf das kein Grund zum Zurücklehnen sein.

10 10 Computerisierung Natürlich braucht ein (mittelständisches) Unternehmen nicht ein komplettes und bis ins Detail ausgefeiltes Computersystem. Mit den heutigen am Markt angebotenen oder auch selbstentwickelten Systemen lässt sich viel erreichen. Interessant sind aber die Felder, auf denen eine Computerisierung der Personalarbeit praktiziert wird. Wofür werden umfassend Computersysteme benutzt? Arbeitszeitverwaltung Bewerberverwaltung Kontrolle von Fehlzeiten Mitarbeiterprofil Personalentwicklung Personalcontrolling Wissensmanagement Persönliche Fähigkeitsprofile Vorschlagswesen Stellenbewertung Elektronische Personalakten Personaleinsatz Leistungsbeurteilung Teamsteuerung 71% 67% 63% 38% 33% 33% 29% 28% 25% 25% 25% 21% 17% 0% Vieles wurde (elegant) mit Access oder Excel gelöst; es muss nicht immer ein vollintegriertes Gesamtsystem sein. Defizite gibt es vor allem in den Bereichen Personaleinsatz, Leistungsbewertung und Teamsteuerung. Trotzdem: Es muss nicht alles EDV-technisch abgedeckt werden. So braucht nicht jedes Unternehmen elektronische Personalakten.

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