Fortbildung Virtueller Stundenplan. für die Schulverwaltung Serienbriefe und Änderungen mehrerer Schülerdaten

Transkript

1 Fortbildung Virtueller Stundenplan für die Schulverwaltung Serienbriefe und Änderungen mehrerer Schülerdaten 1

2 Inhalt Fortbildung Vorgehensweise vorhandene Vorlage ändern Vorlage auswählen in Meine Vorlagen kopieren Vorlage dort bearbeiten mit der Vorlage drucken ggf. dem Administrator oder anderen mailen Empfangen der geänderten Vorlage 2

3 Inhalt Fortbildung Änderungen an mehreren Bewerbern/Schülern Sortieren der Bewerberdaten Auswählen der Bewerber Einsetzen von Texten in bestimmte Felder Ändern einzelner Felder übernehmen der geänderten Daten 3

4 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe Beispiel: Zusage für Bewerber Schülerdialog öffnen Bewerber einschalten 4

5 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe Klasse mit den Bewerbern suchen 5

6 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe zu ändernde Vorlage auswählen 6

7 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe mit rechter Maustaste klicken 7

8 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe die kopierte Vorlage auswählen 8

9 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe Meine Vorlagen auswählen 9

10 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe Umbenennen und duplizieren von Vorlagen 10

11 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe mit rechter Maustaste klicken 11

12 MS-Word Serienbrieffunktionen Virtueller Stundenplan liefert Hauptdokument (Vorlage) und Datenquelle an MS-Word Datenquelle enthält die Seriendruckfelder mit den Schülerdaten und bis zu 6 frei definierbare Eingabefelder Schülerdaten.xls in Dokumente\Briefe 12

13 MS-Word Serienbrieffunktionen Reiter Sendungen->Vorschau Ergebnisse Hinweis: Bilder (Logos, Unterschrift SL) erscheinen oft erst beim eigentlichen Druck korrekt 13

14 MS-Word Serienbrieffunktionen Markieren der Seriendruckfelder: Sendungen -> Seriendruckfelder hervorheben 14

15 MS-Word Serienbrieffunktionen Vorschau der einzelnen Briefe: Vorschau Ergebnisse: EIN Datensatz-Navigator 15

16 MS-Word Serienbrieffunktionen Einfügen von Seriendruckfeldern Sendungen -> Seriendruckfelder einfügen Seriendruckfelder sind gruppiert nach Schülerdaten, Elterndaten, Betriebsdaten, Schuldaten, Eingabefeldern 16

17 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe Die Vorlage wie gewünscht ändern Speichern + Beenden (oder Beenden + Speichern) Rückkehr zum Virtuellen Stundenplan Doppelklick auf die geänderte Vorlage zum Drucken Hauptdokument und Datenquelle werden zusammengefügt und ergeben Serienbriefe 17

18 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe mit rechter Maustaste klicken 18

19 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe maximal 6 Eingabefelder Name = Name des Seriendruckfeldes (stehen am Ende der Liste) 19

20 Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe mit rechter Maustaste klicken 20

21 MS-Word Serienbrieffunktionen Einfügen von Werten aus den Eingabefeldern Sendungen -> Seriendruckfelder einfügen die 6 Eingabefelder sind ganz am Ende der verfügbaren Felder 21

22 MS-Word Serienbrieffunktionen Abfragen z.b. Teilzeit / Vollzeit 22

23 MS-Word Serienbrieffunktionen Umschalten zwischen dem aktuellen Wert und der Feldfunktion mit Taste ALT F9 ALT + F9 z.b. zum Beheben von Tippfehlern Hinweis: falls die geschweiften Klammern versehentlich gelöscht wurden, mit der Taste Strg F9 erzeugen (die normalen Klammern funktioniert nicht!) 23

24 Verschicken der bearbeiteten Vorlagen mit rechter Maustaste klicken 24

25 Empfangen von Vorlagen mit rechter Maustaste klicken in das dann geöffnete Fenster die Vorlage aus der Mail speichern 25

26 Hinweis: bei Eingabefeldern gleichnamige.ini-datei mit verschicken 26

27 Änderungen an mehreren Schülern Bearbeiten des Status der Bewerbung (Absage Zusage etc.) 27

28 Änderungen an mehreren Schülern Sortieren der Bewerber durch Klick in die Überschrift Schüler markieren (klicken und ziehen) oder einzeln 28

29 Änderungen an mehreren Schülern bei Text 5 neuen Text auswählen z.b. Zusage 29

30 Änderungen an mehreren Schülern Taste bei selektierten SuS einsetzen Hinweis: Text kann auch direkt eingegeben werden 30

31 Änderungen an mehreren Schülern Taste geänderte Datensätze übernehmen 31

32 Änderungen an mehreren Schülern Bewerber -> Schüler ändern Schüler auswählen (sortieren z.b. nach Text6) 32

33 Änderungen an mehreren Schülern Ändern von Ausbildungsende, -start etc. nach gleicher Vorgehensweise 33

34 Änderungen an mehreren Schülern Export nach Excel (z.b. zum Drucken) 34

35 Filtern von Schülerdaten beim Drucken Weitere Bedingungen für den Filter einstellen 35