Lions-Hilfsdienste für Kinder Symposienprogramm. Richtlinien der Rechnungsprüfung

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1 Lions-Hilfsdienste für Kinder Symposienprogramm Richtlinien der Rechnungsprüfung Das vom Vorstand genehmigtes Symposienprogramm Lions-Hilfsdienste für Kinder erstattet im begrenzten Umfang die Kosten für die Organisation von Distrikt- oder Multidistrikt-Symposien bzw. Konferenzen zum Thema Gesundheits- und Bildungsprojekte für bedürftige Kinder. Kostenerstattung Lions Clubs International stellt jedes Jahr, in welchem das Programm stattfindet, Kostenunterstützung in Höhe von bis zu US$ zur Verfügung. Lions Clubs International gewährt in jedem Geschäftsjahr für jedes konstitutionelle Gebiet sowie für das Kontinentalgebiet Afrika maximal einen Zuschuss in Höhe von US-Dollar. Berechtigung Der Antrag muss von einem Distrikt oder einem Multi-Distrikt eingereicht werden. Der Distriktantrag muss vom Distrikt-Governor unterzeichnet werden und der Multi- Distriktantrag muss vom Governorratsvorsitzenden unterzeichnet werden. Anträge einzelner Clubs werden abgelehnt. Ein Distrikt bzw. Multidistrikt, kann nur alle drei Jahre Kostenunterstützung für ein Symposium erhalten. Distrikte und Multidistrikte, die bisher noch keine Förderung im Rahmen des Symposienprogramms Lions-Hilfsdienste für Kinder erhalten haben, werden bevorzugt. Um für finanzielle Unterstützung in Frage zu kommen muss vor Beginn des Symposiums von Lions Clubs International die Genehmigung zur Durchführung eines Symposiums eingeholt werden. Die Bewerbung muss den Kriterien den Abrechnungsregeln für das Programm entsprechen. Der Distrikt bzw. Multi-Distrikt muss einen vollberechtigten Status bei Lions Clubs International haben. LSC-18 GE 7/2013 rev Seite 1 von 5

2 Antragsverfahren Anträge müssen ab 1. Juli des Geschäftsjahres, in dem das Symposium stattfinden wird, eingereicht werden. Anträge können entweder per , per Fax oder auf dem Postweg an Lions Clubs International, Health & Children's Services Department, geschickt werden. Hinweis: Anträge können nur dann per eingereicht werden, wenn der gesamte Antrag eingescannt wurde und die Originalunterschriften enthält. Die Vergabe der Fördermittel erfolgt in der Reihenfolge der Antragseingänge. Die Anträge werden berücksichtigt, und Distrikte und Multidistrikte erhalten eine Bestätigung von der Abteilung Health and Children's Services innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt des Antrags. Sollten am 1. März des jeweiligen Geschäftsjahres noch Fördermittel zur Verfügung stehen,: werden Anträge von allen Distrikten oder Multi-Distrikten in Erwägung gezogen, die im laufenden Geschäftsjahr noch keine Fördermittel für die Organisation eines Symposiums erhalten haben, berücksichtigt; werden Anträge von allen Distrikten oder Multidistrikten, die Fördermittel für Lions-Hilfsdienste für Kinder Symposien erhalten haben, berücksichtigt; darf ein konstitutionelles Gebiet oder der afrikanische Kontinent Kostenunterstützung für mehr als ein Symposium im selben Geschäftsjahr beantragen. BERICHTERSTATTUNG UND KOSTENERSTATTUNGSVERFAHREN 1. Anträge auf Kostenrückerstattung müssen Folgendes beinhalten: Abschlussbericht Zuschüsse für das Symposienprogramm Lions-Hilfsdienste für Kinder Der Abrechnung sind gescannte- oder Originalbelege mit Einzelpostenauflistung beizufügen. 2. In Fällen, in denen eine Kostenrückerstattung ersucht wird, müssen alle Ausgaben anhand des Spesenabrechnungsformulars für das Symposium "Lions-Hilfsdienste für Kinder" bei der Abteilung Health & Children s Services eingereicht werden. Der internationale Hauptsitz erstattet nur die Kosten derjenigen Spesenabrechnungen, die die erforderlichen Unterschriften tragen. Das vom Distrikt eingereichte Spesenabrechnungsformular muss vom Distrikt-Governor unterschrieben sein. Das vom Multi-Distrikt eingereichte Spesenabrechnungsformular muss vom Governorratsvorsitzenden unterschrieben sein. Unterstützungsberechtigte Kosten, die von LCI geprüft und genehmigt wurden, werden maximal bis zu US-Dollar erstattet. 3. Zulässige Ausgaben bestehen aus Mietkosten, audiovisuelle Ausstattung, Verpflegung und Getränke während des Symposiums, Werbung und Reklame, Bürozubehör und Druckkosten (Einladungen, Plakate, Broschüren). (Belege mit Einzelposten müssen dem Spesenabrechnungsformular beiliegen). Die folgenden Ausgaben für Gastredner sind ebenfalls zugelassen: LSC-18 GE 7/2013 rev Seite 2 von 5

3 Rednerkosten: Kosten für geleistete Dienste. Hinweis: Kopie der Rechnung und Kopie der Zahlung müssen vorliegen. Falls diese Unterlagen nicht vorliegen, werden keine Ausgaben rückerstattet. Rednerhonorar/-geschenk: Kann gegeben werden, wenn der Redner nicht für seine Dienste bezahlt wird. Die Kosten dürfen 100 US-Dollar nicht übersteigen. (Zahlungsnachweis muss vorgelegt werden). Beförderung des Redners: Lions Clubs International übernimmt die Kosten für die Beförderung zum Symposium. Beförderungskosten zu Land schließt gefahrene Kilometer (zu 0,25 US-Dollar pro Kilometer) und die tatsächlichen Kosten für Zug, Bus, etc. ein. Die relevante Beförderung per lokales Taxi ist ebenfalls zugelassen. Flugreisen: Die Rückerstattung von Flugkosten wird nur für den Hauptredner, bei Symposien mit über 250 Teilnehmern aus mehreren Distrikten, in Erwägung gezogen. Lions Clubs International muss Anträge auf Rückerstattung von Flugkosten vorab genehmigen und ein solcher Antrag muss als separater Punkt im Symposiumsantrag und dem Budget ausgewiesen sein. Flugkosten dürfen die Kosten für ein direktes Hin- und Rückflugticket (pro Redner), ohne Zwischenlandungen, nicht überschreiten. Hinweis: Das originale Flugticket (keine Kopie), sowie ein Zahlungsnachweis (entwerteter Scheck, Kreditkartenbeleg, etc.) muss vorliegen. Falls diese Unterlagen nicht vorliegen, werden keine Flugkosten rückerstattet. Unterbringung von Rednern: Kosten werden für ein normales Hotelzimmer zum Preis für eine Person zurückerstattet. Verpflegung von Rednern: Die Kosten für Verpflegung (falls zutreffend) bei der Ankunft zum Symposium und vor der Abreise. Trinkgelder für Redner: Trinkgelder in Höhe von nicht mehr als 1.00 US-Dollar für jedes Stück Gepäck oder 10% der Taxikosten. 4. Nicht zulässige Ausgaben bestehen aus persönlichen Ausgaben, alkoholischen Getränken, Krankenversicherung, Rednernebenkosten wie Cocktails, Telefon, Wäscherei, Filme, Reiseversicherung, etc. alle Ausgaben, die nicht wie unten aufgeführt, entsprechend dokumentiert werden und Kosten, die das vorgesehene Budget überschreiten. Erklärung zum LCI-Krankenversicherungsschutz: Lions Clubs International bietet seinen Mitgliedern keine Krankenversicherung an, unabhängig davon, ob sie geschäftlich für Lions tätig sind oder nicht. Bei privaten oder Reisen in Lions Angelegenheiten wird daher dringend empfohlen sicherzustellen, dass Sie über ausreichend Krankenversicherungsschutz verfügen. Bei vielen Krankenversicherungen besteht außerhalb ihres Heimatlandes keine Deckung für die Versicherten, und manchmal nicht einmal außerhalb des eigenen Ortes, Bundeslandes oder der jeweiligen Region. Dies trifft vor allem auf die Medicare Krankenversicherung in den USA zu, die nur in den USA wirksam ist, und eventuell auch auf viele von der Regierung gesponserte und individuelle Krankenversicherungen zu. LSC-18 GE 7/2013 rev Seite 3 von 5

4 Es handelt sich hierbei um eine persönliche Angelegenheit, die individuell abweicht. Erkundigen Sie sich daher genau über Ihre eigene, und die Situation von Familienmitgliedern und Freunden. 5. Übermäßige Ausgaben die das vorgesehene Budget überschreiten, werden von der jeweiligen Person und nicht von Lions Clubs International. 6. Tragen Sie alle Ausgaben auf dem Lions-Dienste für Kinder Symposiumsprogramm Spesenformular ein und legen Sie alle Originalbelege bei. Kreditkartenbelege können nicht angenommen werden. (Anträge können nur dann per eingereicht werden, wenn der gesamte Antrag eingescannt wurde und die Originalunterschriften enthält.) 7. Senden Sie innerhalb von 60 Tagen nach Beendigung des Symposiums und vor dem 30. Juni des Geschäftsjahres in welchem das Symposium stattfand, das Spesenabrechnungsformular und den Abschlussbericht an die Abteilung "Health and Children's Services" im internationalen Hauptsitz von Lions Clubs International. Wenn die erforderlichen Unterlagen (Spesenformular, Belege und Abschlussbericht) mehr als 60 Tage nach dem Seminar oder nach dem 30. Juni des Geschäftsjahres, in welchem das Symposium stattgefunden hat, eingehen, werden Anträge auf Kostenerstattung nicht erstattet. 8. Führen Sie bitte den Betrag jedes Postens in der verwendeten Landeswährung an. Die Kostenrückerstattung erfolgt, falls von der Vereinigung unterstützt, in der örtlichen Währung; oder in US-Dollar, basierend auf dem wöchentlichen Wechselkurs zum Zeitpunkt der Ausgaben. 9. Der Rückerstattungsbetrag wird dem Governorratsvorsitzenden (Multidistrikt) oder dem Distrikt-Governor (Distrikt) ausgestellt. Länder, in denen Bankgeschäfte hauptsächlich elektronisch abgewickelt werden, erhalten ihre Kostenerstattung per Überweisung. Fragen bezüglich der Rückerstattung der Kosten sollten an die folgende Abteilung gerichtet werden: Health & Children s Services Department Lions Clubs International 300 West 22 nd Street Oak Brook IL USA Tel: +1 (630) Fax: +1 (630) children@lionsclubs.org LSC-18 GE 7/2013 rev Seite 4 von 5

5 LSC-18 GE 7/2013 rev Seite 5 von 5

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