Anleitung zum Ausfüllen des Formulars

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1 Informationen zur Auskunftspflicht und zum Ausfüllen des Auskunftsformulars für Veranstalter von landesweit / regional / lokal verbreitetem privatem Rundfunk mit Sitz in NRW Stand: 16. November 2010 Die Datenschutzbeauftragte der LfM überwacht bei den Veranstaltern von Rundfunkprogrammen die Einhaltung der Datenschutzvorschriften des Landesmediengesetzes Nordrhein-Westfalen (LMG NRW), des Rundfunkstaatsvertrags der Länder (RStV), des Telemediengesetzes (TMG) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bezüglich des Schutzes personenbezogener Daten. Sie unterstützt außerdem die nach 48 Satz 1 LMG zu bestellenden und der LfM zu benennenden Datenschutzbeauftragten der Veranstalter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben ( 49 Abs. 2 Satz 2 LMG NRW). Jeder Veranstalter von landesweit verbreiteten Rundfunkprogrammen mit Sitz in Nordrhein-Westfalen ( 1 Abs. 1 LMG i. V. m. 46 ff LMG i. V. m. 47 Abs. 1 RStV i. V. m. 12 Abs. 3 Telemediengesetz, TMG, 12 Abs. 3 TMG) i. V. m. dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der im Rahmen seiner Betätigung personenbezogene Daten verarbeitet, hat eine nach 48 Satz 2 LMG i. V. m. 4 f BDSG geeignete Person zum Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen und der LfM deren Namen mitzuteilen ( 48 Satz 1 LMG). Damit die Datenschutzbeauftragte der LfM die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und hierbei insbesondere die Verfahren automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten bei den Rundfunkveranstaltern in Nordrhein-Westfalen überwachen kann, sind ihr von Seiten der Veranstalter Auskünfte über die nach 4 Abs. 2 BDSG ohnehin zu führenden Verfahrensverzeichnisse zu erteilen. Diese Verzeichnisse dienen zusätzlich dem Datenschutzbeauftragten vor Ort zur Erleichterung seiner Aufgaben und auch Externen zur Einsicht, vgl. 4g Abs. 2 BDSG. Personenbezogene Daten im Sinne des 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person (Betroffener), die vom Veranstalter des Rundfunkprogramms im Rahmen seiner Betätigung nach dem LMG NRW verarbeitet werden. Gem. 3 Abs. 4 BDSG bedeutet das Verarbeiten von Daten das Speichern, Verändern, Übermitteln, Sperren und Löschen personenbezogener Daten, das im Gesetzestext näher erläutert wird. Automatisiert ist die Verarbeitung dieser Daten gem. 3 Abs. 2 Satz 1 BDSG, wenn die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen erfolgt. Unter einem Verfahren automatisierter Verarbeitung ist ein Ablauf von Verarbeitungsschritten zu verstehen, mit denen eine oder mehrere verbundene Zweckbestimmung(en) realisiert werden soll(en). Gegenstand eines Verfahren ist gemäß der zugrunde liegenden EG-Richtlinie, die insoweit durch 4d BDSG in nationales Recht umgesetzt wird, eine "Verarbeitung oder eine Mehrzahl von Verarbeitungen zur Realisierung einer oder mehrerer verbundener Zweckbestimmungen". Entscheidend ist die gemeinsame Zweckbestimmung. Eine Verarbeitung in diesem Sinne kann also durchaus eine Vielzahl von Datenverarbeitungsdateien umfassen. Auch eine regelmäßige Speicherung ohne weitere Schritte kann ein verfahren sein, wenn damit eine Zweckbestimmung realisiert wird. Diese Auskünfte sind vom Veranstalter eines Rundfunkprogramms auf Anforderung durch die Datenschutzbeauftragte der LfM unverzüglich mitzuteilen. Sie ist überdies gem. 51 Abs. 2 Satz 1 LMG befugt, in die ohnehin bei dem Veranstalter zu führende Übersicht über die in 4e Satz 1 BDSG genannten Angaben, in die gespeicherten personenbezogenen Daten und die Datenverarbeitungsprogramme Einsicht zu nehmen. Die Veranstalter werden gebeten, die in dem nachstehenden Formular einzutragenden Auskünfte zu erteilen. Hierbei handelt es sich um Pflichtangaben, die von Gesetzes wegen mitzuteilen sind und die auch anlassunabhängig erhoben werden können. Das Formular steht auf der Homepage der LfM unter zum Download bereit. Die vollständigen Texte der zitierten Rechtsnormen sind im Internet zu finden unter

2 Anleitung zum Ausfüllen des Formulars Angaben zur verantwortlichen Stelle ( 4e Satz 1 Nr. 1 3 BDSG): Verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag vornehmen lässt ( 3 Abs. 7 BDSG). Angaben zu Telefon, Telefax, und Internet sind freiwillig. Angaben zu dem im Inland ansässigen Vertreter einer außerhalb der Europäischen Union oder der Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR: Island, Norwegen und Lichtenstein) gelegenen verantwortlichen Stelle sind nach 1 Abs. 5 Satz 3 BDSG notwendig. Verantwortlicher der Datenverarbeitung ist, wer für die Einhaltung des Datenschutzrechts im Rahmen der automatisierten Datenverarbeitung verantwortlich ist. Für die Stellen, die trotz der Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten der Meldepflicht unterliegen, ist die Benennung des DSB sinnvoll, da dieser nach 4f Abs. 5 Satz 2 BDSG auch der Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger ist. Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung ( 4e Satz 1 Nr. 4 8 BDSG): 3. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder nutzung ( 4e Satz 1 Nr. 4 BDSG) Z. B. Datenverarbeitung zum Zweck der Übermittlung (Adresshandel, Erteilung von Wirtschaftsauskünften), Datenverarbeitung zum Zweck der anonymisierten Übermittlung (Marktund Meinungsforschung) 4. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien ( 4e Satz 1 Nr. 5 BDSG) Als betroffene Personengruppen kommen z. B. Hörer, Zuschauer, Kunden, Community-Mitglieder, Besteller in Betracht. Mit Daten sind hier Datenfeldbezeichnungen gemeint. Die Datenkategorien müssen so konkret beschrieben werden, dass für jede Kategorie deutlich wird, was über den Betroffenen gespeichert wird. Datenfeldinhalte dürfen nicht verwendet werden, weil dies dem Sinn des Datenschutzes zuwider liefe. Es können auch je Personengruppe mehrere Kategorien genannt werden. Hier soll insbesondere ersichtlich werden, ob es sich um Daten nach 3 Abs. 9 BDSG handelt, also besondere Arten personenbezogener Daten wie Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben erhoben werden. Beispiele: Kundendaten ist zu allgemein; Anschriften ist zu ungenau; Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt usw. ist ausreichend; Corneliusstr., 40217, Düsseldorf ist unzulässig, weil Datenfeldinhalt. Regelmäßig können auch IT-Nutzungsdaten anfallen. 5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können ( 4e Satz 1 Nr. 6 BDSG) Empfänger ist jede Person oder Stelle, die Daten erhält, z. B. Vertragspartner, Kunden, Behörden, Auftragsdatenverarbeiter nach 11 BDSG wie Call-Center, Datenvernichter etc. ( 3 Abs. 8 BDSG). Als Empfänger kommen auch Nutzer innerhalb der verantwortlichen Stelle in Betracht. 6. Regelfristen für die Löschung der Daten ( 4e Satz 1 Nr. 7 BDSG) Die Festlegung von Regelfristen für die Löschung hat die verantwortliche Stelle, ggf. bei der Bestimmung der Verarbeitungszwecke, zu treffen. Hier ist der Zeitraum anzugeben, nach dessen Ablauf die Daten gelöscht werden. Es wird darauf hingewiesen, dass nach 35 Abs. 2 Nr. 4 BDSG eine Überprüfung spätestens vier Jahre nach Einspeicherung erforderlich ist. Es gibt auch gesetzliche gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen. Entfällt das die Verarbeitung (die Speicherung) rechtfertigende Verarbeitungsinteresse, sind die Daten regelmäßig zu löschen, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen stehen dem entgegen.

3 7. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten ( 4e Satz 1 Nr. 8 BDSG) 4e Nr. 8 BDSG fordert die Angabe der geplanten Übermittlungen in Drittstaaten (Nicht-EU- Länder und Nicht-EWR-Länder). Nur bei der Erstmeldung zum Verzeichnis sind auch bereits bestehende Übermittlungen zu melden. Bei Änderungsmitteilungen wegen neu geplanter Übermittlungen in Drittstaaten brauchen bereits bestehende Übermittlungen nicht gemeldet zu werden. Angaben sind bereits dann zu machen, wenn es mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit zu einer Übermittlung in Drittstatten kommen wird. Nicht erforderlich ist, dass die näheren Umstände der Übermittlung bereits feststehen, d. h. die geplante Übermittlung schon im Detail konkretisiert ist. 8. Getroffene technisch-organisatorische Maßnahmen ( 4e Satz 1 Nr. 9 i. V. m. 9 BDSG) Öffentliche und nicht-öffentliche Stellen, die selbst oder im Auftrag personenbezogene Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, haben die technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die erforderlich sind, um die Ausführung der Vorschriften dieses Gesetzes, insbesondere die in der Anlage zu diesem Gesetz genannten Anforderungen, zu gewährleisten. Erforderlich sind Maßnahmen nur, wenn ihr Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck steht. Diese Verpflichtung steht in engem Zusammenhang mit den schon im Interesse der Daten verarbeitenden Stelle gebotenen Maßnahmen der Datensicherung. Z.B. Konfigurationsübersicht, Netzwerkstruktur, Betriebs- und Anwendungssoftware, spezielle Sicherungssoftware usw. Die vollständigen Texte der zitierten Rechtsnormen sind unter folgender URL zu finden: 2

4 Formular für ein Verfahrensverzeichnis für die Veranstalter landesweiten / regionalen / lokalen Rundfunks, von Campusradios und Einrichtungsrundfunk in NRW Stand: 16. November 2010 Das Verzeichnis ist bitte ausgefüllt und in Papierform mit Datum von dem oder der Verantwortlichen unterzeichnet an die LfM zurückzusenden. Gegebenenfalls sind bitte ergänzende Seiten beizufügen. Angaben zur verantwortlichen Stelle ( 4e Satz 1 Nr. 1 3 BDSG) 1. Name der verantwortlichen Stelle mit postalischer und adresse sowie Internet-URL 2.1 Leiter (Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer etc.) und Stellvertreter der verantwortlichen Stelle mit postalischer und adresse 2.2 Leiter der Datenverarbeitung der verarbeitenden Stelle und Stellvertreter mit postalischer und adresse 2.3 Datenschutzbeauftragter mit postalischer und adresse Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung ( 4e Satz 1 Nr. 4 8 BDSG): Es sind bitte für jedes Verfahren automatisierter Verarbeitung komplette Angaben zu machen. Ergänzen Sie die Listen gegebenenfalls. 3. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung 3.1 Verfahren A 3.2 Verfahren B 3.3 Verfahren C 3.4 Verfahren D 3.5 Verfahren E

5 4. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien Personengruppe 4.1 Verfahren A 4.2 Verfahren B 4.3 Verfahren C 4.4 Verfahren D 4.5 Verfahren E 5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können Empfänger 5.1 Verfahren A 5.2 Verfahren B 5.3 Verfahren C 5.4 Verfahren D 5.5 Verfahren E 2

6 6. Regelfristen für die Löschung der Daten Regelfrist 6.1 Verfahren A 6.2 Verfahren B 6.3 Verfahren C 6.4 Verfahren D 6.5 Verfahren E 7. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten Geplant: ja nein Zweck 7.1 Verfahren A Länder/Länderkategorie 7.2 Verfahren B 7.3 Verfahren C 7.4 Verfahren D 7.5 Verfahren E Die verantwortliche Stelle ist gem. 4e Satz 2 BDSG überdies verpflichtet, Änderungen der o. g. Angaben mitzuteilen sowie den Zeitpunkt des Eintritts der Änderung, gleichgültig, ob eine Verarbeitung neu aufgenommen oder beendet werden soll. 3

7 8. Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen nach 4e Satz 1 Nr. 9 BDSG 8.1 Verfahren A 8.2 Verfahren B 8.3 Verfahren C 8.4 Verfahren D 8.5 Verfahren E 9. Sonstiges/Anmerkungen/Hinweise: Ort und Datum Unterschrift Name in Blockbuchstaben 4

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