Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept

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1 Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept für LIVELINK für egovernment Version der OPEN TEXT GmbH aus München 24. November 2003

2 Inhalt 1 Zusammenfassung Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Zertifizierungsverfahren Kerninformationen über das Unternehmen Kerninformationen über die evaluierte Lösung Gesamteindruck Hauptgruppe 2: IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur AG 4: Objekte und Objekthierarchien AG 5: Elektronischer Aktenplan AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer AG 7: Adressverwaltung AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen AG 10: Verschlagwortung, Verweise AG 11: Barcode Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands AG 12: Elektronischer Aktenbestand AG 13: Scannen und Viewen AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten AG 15: OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge AG 18: Zeichnungsverfahren AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen AG 20: Medien- und Systembruch AG 21: Versionsverwaltung AG 22: Web-Client Hauptgruppe 5: Elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche AG 23: Elektronischer Schreibtisch AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches AG 25: Recherche AG 26: Informations- und Wissensmanagement Hauptgruppe 6: Archivierung und Aussonderung AG 27: Aufbewahrungsfristen AG 28: Weglegesachen AG 29: Aussonderung...41 Seite 2

3 1.10 Hauptgruppe 7: Hilfe, Handbuch, Schulung AG 30: Hilfe- und Erläuterungstexte, Online-Hilfe AG 31: Handbuch und Schulung Hauptgruppe 8: Administration und Parametrisierung AG 32: Integrationstiefe der Administration und Administrationsaufwand AG 33: Abbildung der Aufbauorganisation AG 34: Vertreterregelung AG 35: Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen AG 36: Datenstruktur und Layout der Bildschirmmasken AG 37: Konfiguration der Dokumentennummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens AG 38: Aktenplan AG 39: Verfügungen, Ablagestrukturen und Vorlagen Hauptgruppe 9: Systemtechnische Anforderungen AG 40: Plattformen und Integrationstiefe AG 41: Integration von Fachverfahren AG 42: Übernahme von Alt-Datenbeständen AG 43: Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten AG 44: Skalierbarkeit AG 45: ASP, Mandantenfähigkeit AG 46: Speicherung und Datensicherung...57 Seite 3

4 1 Zusammenfassung 1.1 Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung LIVELINK für egovernment Version der Firma Open Text GmbH aus München zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA -Anforderungskatalogs in der Version 1.2. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA -konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde am ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA -Anforderungskatalogs Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: Vorprüfung durch die KBSt Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA -Anforderungskatalog den er schriftlich beantwortet. Bewertung der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA -Anforderungskatalogs wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 60 %. Die Hauptgruppe 1 System- und Unternehmensdarstellung wird nicht bewertet. Seite 4

5 Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Dem Antragssteller wird ein Präsentationsszenario vorgegeben, durch das die Bewertung der schriftlichen Unterlagen überprüft und ggf. korrigiert wird. Das Präsentationsszenario gibt einen Ausschnitt eines Musterorganigramms sowie definierte Nutzer und Zugriffsrechte vor. Anhand typischer behördlicher Abläufe wird die Lösung praktisch geprüft und bewertet. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen aufkamen, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach dieser erneuten Bewertung in allen Hauptgruppen (mit Ausnahme der Hauptgruppe 1 vgl. oben) mindestens einen Erfüllungsgrad von 60 % aufweisen, werden von der KBSt als DOMEA -konzeptkonform zertifiziert. 1.2 Kerninformationen über das Unternehmen Der Firmensitz von Open Text befindet sich in der Nähe von Toronto, in Waterloo, Kanada. Die Entwicklung für Livelink und Livelink Module findet in mehreren Entwicklungszentren in Kanada, den USA und Europa statt. Open Text ist Inhaber der gewerblichen Schutzrechte für Livelink und der von Open Text entwickelten und/oder vertriebenen Zusatzmodule und Applikationen. Dazu zählt unter anderem die Applikation Livelink für egovernment. Die Open Text GmbH in Deutschland wurde im Januar 1999 gegründet und momentan arbeiten 30 Mitarbeiter am Firmensitz Dreieich und in der Niederlassung München. Die Zahl aller Mitarbeiter beträgt Kerninformationen über die evaluierte Lösung LIVELINK für egovernment ist seit acht Jahren am Markt und aktuell in der Version verfügbar. Das System wurde von Anfang an in einer reinen Internetarchitektur konzipiert und entwickelt. Das bedeutet, dass die volle Funktionalität in einem Standard Web-Browser zur Verfügung steht und alle Anfragen über einen Web- Server abgewickelt werden. Die Metadaten werden in relationalen Datenbanken gehalten, unterstützt werden Produkte der Hersteller ORACLE, SyBASE und Microsoft. LIVELINK für egovernment ist eine Lösung für die speziellen Bedürfnisse von Behörden. Die ergänzenden Module erweitern Livelink um die in der Öffentlichen Ver- Seite 5

6 waltung benötigten Funktionen Schriftgutverwaltung, Elektronische Ablage und Vorgangsbearbeitung. Diese modulare Architektur bietet bei der Entwicklung von komplexer Funktionalität Vorteile und erleichtert im Betrieb die Wartung, ist aber für den Benutzer des Systems völlig transparent. Bei der Erstinstallation werden alle Module gemeinsam installiert. Die Hauptbestandteile sind: Dokumentenmanagement, Suchmaschine, Workflow, Teamunterstützung und Reporting. Die Open Text Corporation ist im Besitz der Quellcodes und Rechte aller Systeme, außer der Scan-Technologie Captiva InputAccel und der Brava Anzeigetechnologie von Informative Graphics. Open Text verfügt jedoch über die Vertriebsrechte an diesen Produkten. 1.4 Gesamteindruck Open Text - LIVELINK für egovernment Version ist eine vollständig webbaserte Lösung, welche die Anforderungen der behördlichen Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung erfüllt. Im Bereich der IT-gestützten Schriftgutverwaltung werden die Anforderungen in einem hohen Maße erfüllt. Die Stärken liegen in den guten funktionalen Eigenschaften und der Anpassungsfähigkeit des Systems. Ergonomisch ungünstig ist, dass für gewisse Funktionen das Modul Livelink-Explorer in Verbindung mit dem Standard- Web-Client eingesetzt werden muss. Der Aufbau des elektronischen Aktenbestandes wird durch Open Text - LIVELINK für egovernment Version durch umfassende Verwaltungsmöglichkeiten und einer guten Integration der Bürowerkzeuge ermöglicht. Der Fokus liegt dabei auf der Integration von Microsoft-Office-Produkten. Im Rahmen der Vorgangsbearbeitung können strukturierte und unstrukturierte Prozesse auf ergonomische Art und Weise gut angelegt und bearbeitet werden. Das System unterstützt den Bearbeiter durch einen benutzerfreundlichen Aufbau der Masken zur Prozessdefinition. Alle durchgeführten Aktionen werden protokolliert. Die Anforderungen an den elektronischen Schreibtisch werden befriedigend erfüllt. Die Recherchemöglichkeiten sind vielfältig und auf Basis einer eigenen Such- und Indexiertechnologie aufgebaut. Ergonomisch ungünstig sind die unterschiedlichen Maskendarstellungen zur Erfassung der Objekte. Seite 6

7 Die Archivierung und Aussonderung wird hervorragend auf Basis des Konzeptes zur Aussonderung elektronischer Akten (KBSt Band 40) abgebildet. Alle Phasen des Aussonderungsprozesses werden überzeugend umgesetzt. Die Funktionalitäten im Bereich der Administration und Parametrisierung sind befriedigend. Für die Verwaltung der Zugriffsrechte und profile stehen komplexe Verwaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Nutzung des Systems an verteilten Standorten wird nicht hinreichend unterstützt. Die systemtechnischen Anforderungen werden von Open Text - LIVELINK für egovernment Version befriedigend erfüllt. Das System orientiert sich an modernen Technologien und Industriestandards. Bei der Integration von Softwareprodukten liegt der Fokus auf Microsoftprodukten, wobei in einigen Bereichen auch Alternativen eingesetzt werden können. Seite 7

8 Prüfergebnis Übersicht: Erfüllungsgrad der Anforderungen der einzelnen Hauptgruppen HG 2 IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur : HG 3 Aufbau des elektronischen Aktenbestands : HG 4 Vorgangsbearbeitung : in vollem Umfang in vollem Umfang in vollem Umfang HG 5 El. Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche : befriedigend HG 6 Archivierung und Aussonderung : HG 7 Hilfe, Handbuch, Schulung : HG 8 Administration und Parametrisierung : HG 9 Systemtechnische Anforderungen : hervorragend in vollem Umfang befriedigend befriedigend Die Hauptgruppe 1 ist nicht Bestandteil der Prüfung. Seite 8

9 1.5 Hauptgruppe 2: IT-gestützte Schriftgutverwaltung/Registratur Ziele der IT-gestützten Schriftgutverwaltung/Registratur sind der Nachweis von Schriftgut und das Erfassen aller geforderten Metainformationen sowie die Unterstützung der Wiedervorlage und Recherche. In dieser ersten Stufe werden die Objekte der Vorgangsbearbeitung lediglich mit ihren Metainformationen erfasst und verwaltet. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 4: Objekte und Objekthierarchien Die Anforderungsgruppe prüft die Eigenschaften der in der Lösung angebotenen Objekte der Schriftgutverwaltung (Akte, Vorgang, Dokument und ggf. andere) und die Möglichkeiten der Verknüpfung dieser Objekte zu Objektstrukturen. Die Verwaltung von Papierakten, Hybridakten und elektronischen Akten wird von Open Text - LIVELINK für egovernment Version in vollem Umfang unterstützt. Die Objekthierarchie kann bis auf 9 Ebenen untergliedert werden. Die Metadaten können als editierbare Vorbelegung aus übergeordneten Objekten übernommen werden, zusätzlich kann die Übernahme für einzelne Metadatenfelder definiert und die Bearbeitung arbeitsteilig vorgenommen werden. Wichtige Vorgänge können explizit gekennzeichnet werden. Die Masken der Metadatenfelder für die verschiedenen Objekte sind ergonomisch gut und für alle Objekte strukturell gleich aufgebaut. Die hierarchische Untergliederung der Objektstruktur lässt sich gut im mitgelieferten Modul Livelink-Explorer erkennen. Bei Verwendung des Web-Clients (Standard- Client), ist die Objektstruktur nicht auf einen Blick zu erkennen. Die Navigation in der Objektstruktur (über- bzw. untergeordnete Hierarchieebenen) erfolgt ergonomisch ungünstig über mehrere Masken. Das Anlegen eines Objektes aus einem Container- Objekt heraus wird unterstützt. Da es sich bei dem zertifizierten Produkt um einen Web-Client handelt, ist die Zuordnung eines Objektes mit Hilfe von Drag & Drop nur über den Livelink-Explorer möglich. Seite 9

10 Abbildung 1: Standard-Ansicht im Browser (Web-Client) Abbildung 2: Ansicht im Livelink-Explorer Seite 10

11 1.5.2 AG 5: Elektronischer Aktenplan Die Anforderungsgruppe befasst sich mit der Darstellung und Nutzung eines elektronischen Aktenplanes innerhalb des vorgestellten Systems. Die Nutzbarkeit von Teilaktenplänen sowie eine mögliche hierarchieübergreifende Suche werden als Kernanforderungen überprüft. Die Integration eines Aktenplanes mit der dazugehörigen hierarchischen Struktur ist ergonomisch gut gelöst. Eine parallele Verwendung von Teilaktenplänen wird allerdings nicht unterstützt. Die Darstellung der Aktenplaneinträge wird durch das Aktenplankennzeichen und eine textuelle Beschreibung gewährleistet. Eine Suche nach diesen Kriterien ist möglich. Abbildung 3: Aktenplanübersicht Seite 11

12 1.5.3 AG 6: Geschäftszeichen, Vorgangskennzeichen, Dokumentnummer Die Bildung von eindeutigen Kennzeichen der Objekte spielt in der behördlichen Schriftgutverwaltung eine zentrale Rolle. Die Anforderungsgruppe prüft die Möglichkeiten der Abbildung von diesen Kennzeichen (z. B. Aktenzeichenbildung). Die Bildung von einheitlichen Kennzeichen für alle Objekte entspricht den Anforderungen für die Bildung von Geschäftszeichen und ist überzeugend realisiert. Jede Akte wird eindeutig mit einem Geschäftszeichen identifiziert und entspricht dem vorgegebenen Aufbau (Kürzel der aktenführenden Organisationseinheit, Aktenplankennzeichen, feste und freie Ableitungen, laufende Nummer der Sachakte, Sondersachaktenzeichen). Jeder Vorgang kann mit einem Vorgangskennzeichen versehen werden, welches durch das Geschäftszeichen und eine laufende Nummer des Vorgangs definiert wird. Jedes Dokument kann eindeutig anhand einer Dokumentnummer, bestehend aus einer laufenden Nummer und einer Zeitkomponente, identifiziert werden. Eine beliebige Reihenfolge der Komponenten der Dokumentnummer (zuerst laufende Nummer, dann Zeitkomponente) ist nicht darstellbar. In Open Text - LIVELINK für egovernment Version kann bei der Parametrisierung der Dokumentnummer nicht die laufende Komponente an den Anfang gestellt werden (Systemeinschränkung), der sonstige Aufbau ist beliebig parametrisierbar. Auch alle übrigen definierbaren Objekte können mit einem unifizierenden Kennzeichen versehen werden. Die Vergabe der Kennzeichen kann automatisch erfolgen oder manuell editiert werden. Bei der manuellen Eingabe erfolgt eine Plausibilitätsabfrage. Seite 12

13 1.5.4 AG 7: Adressverwaltung In der Anforderungsgruppe wird ermittelt, in welchem Zusammenhang das Adressverzeichnis in der Anwendung genutzt werden kann. Ebenso soll der Antragsteller Auskunft über Integrations- und Synchronisationsmöglichkeiten mit externen Adressverzeichnissen geben. Neben einer Minimalforderung an Aufbau und Inhalt eines Adressfeldes werden Funktionalitäten wie die Zuordnung von Adressen zu Verteilern und das Anlegen von individuellen Verzeichnissen geprüft. Die Unterstützung der Adressverwaltung ist innerhalb von Open Text - LIVELINK für egovernment Version befriedigend umgesetzt. Im Standardlieferumfang ist kein Adressverzeichnis enthalten. Es existiert das optionale Modul Livelink Directory Services, welches die Anbindung an einen externen Directory Service, z. B. Sun ONE Directory Server 5.1, Microsoft Exchange Server 5.5, Windows 2000 Active Directory, über das Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) und den NT LAN Manager (NTLM) unterstützt. Der geforderte Mindestmetadatensatz sowie die beliebige Erweiterung der Datenfelder wird unterstützt. Eine behördenspezifische Einschränkung von Datenfeldern ist nicht möglich. Das Adressverzeichnis kann als allgemeines oder als Einsendeverzeichnis benutzt werden. Im Rahmen der Erfassung der Metainformationen kann das Adressverzeichnis aufgerufen werden. Der Einsender/Adressat kann in diesem Zusammenhang aus der hierarchischen Struktur des Adressverzeichnisses ausgewählt werden, um die Metainformationen zu übernehmen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, den Adressaten zu suchen und anschließend einzutragen. Es können beliebige Verteilerlisten erstellt werden. Es wird ein Adressverzeichnis an zentraler Stelle bereitgestellt. Alle angelegten Adressverzeichnisse oder Verteilerlisten werden über Verknüpfungen zum zentralen Adressverzeichnis realisiert. Der Zugriff wird über die jeweiligen Berechtigungen der Nutzer definiert. Ein eigenes persönliches Adressbuch kann somit über das Hilfsmittel einer Verknüpfung zum zentralen Adressbuch, generiert werden. Es können keine Adressen ausschließlich in einem eigenen Adressbuch gespeichert werden. Seite 13

14 Abbildung 4: Anlegen einer Verteilerliste AG 8: Löschen, Umstrukturieren des Aktenbestands und Umschreiben Fälschlich im Vorgangsbearbeitungssystem angelegten Objekte müssen kontrolliert gelöscht werden können. Darüber hinaus machen insbesondere organisatorische Änderungen einer Behörde die Umbenennung u. U. großer Teile des Aktenbestands notwendig. Die Möglichkeiten werden geprüft. Das Löschen, Umstrukturieren und Umschreiben des Aktenbestandes wird im vollem Umfang erfüllt. Das gut aufgebaute Berechtigungssystem von Open Text - LIVELINK für egovernment Version ermöglicht es, die organisatorischen und rechtlichen Anforderungen einer Behörde in diesem Punkt abzubilden. Private, noch nicht weitergeleitete Objekte, können vom Nutzer direkt gelöscht werden. Bereits weitergeleitete Objekte sowie öffentliche Eingänge können zwar gelöscht werden, werden aber in einen Papierkorb abgelegt, um dann über das 4-Augen Prinzip endgültig gelöscht zu werden. Die Objekte, die sich im Papierkorb befinden, können nur durch Personen recherchiert bzw. gelöscht werden, die dieses Sonderrecht besitzen (z. B. Registrator). Die protokollierte Abgabe von Objekten und Objektmengen wird von Open Text - LI- VELINK für egovernment Version unterstützt. Die gleichzeitige Umstrukturierung von mehreren Objekten ist ergonomisch umständlich gestaltet, weil eine Sammelmappe erstellt werden muss, in welche anschließend die zu übergebenden Objekte einzeln per Mausklick ausgewählt und übernommen werden müssen. Ein Wechsel der Zuständigkeit kann mit Hilfe der Funktion Abgeben/Umschreiben definiert werden. Seite 14

15 Eine Umschreibung kann über das Rechtesystem ablagebezogen vorgenommen werden. Container-Objekte können dabei einzeln oder global umgeschrieben werden. In diesem Zusammenhang werden alle untergeordneten Objekte automatisch mit umgeschrieben. Wird eine Akte umgeschrieben, wird das bisherige Geschäftszeichen in das Feld Alt-Geschäftszeichen der Metadaten zur Akte historisierend eingetragen. Es können einzelne Objekte und Objektmengen mit allen untergeordneten Objekten, Primär-, Meta-, Bearbeitungs- und Protokollinformationen exportiert und bei der Empfängerbehörde importiert werden. Als Austauschformate werden die Originalformate der Dokumente (z.b. TIFF, TXT, Office-Format) und XML für die Metadaten verwendet. Die Datenbestände können nach einem Im- bzw. Export physikalisch wie logisch reorganisiert werden AG 9: Manueller Verbleibsnachweis und Wiedervorlagen Das Produkt soll einen bestimmten Mindestdatensatz als Verbleibsnachweis erfassen und führen können. Weiterhin werden Wiedervorlagefunktionalitäten überprüft. Eine besondere Bedeutung haben die verschiedenen Erfassungsmöglichkeiten für einen Wiedervorlagetermin. Der Verbleib kann in Open Text - LIVELINK für egovernment Version für alle Objekte nachgewiesen werden. Die Eingabe des Verbleibs kann als Freitext manuell eingegeben werden oder systemgestützt, durch die Hinterlegung der Aufbauorganisation mit Organisationseinheiten und Mitarbeitern, erfolgen. Die Verbleibsnachweise werden historisiert und können über eine Abfrage in einer Listendarstellung abgerufen werden. Wird für ein Objekt, das untergeordnete Objekte enthält, wie Akte oder Vorgang, ein Verbleib nachgewiesen, wird dieser an alle vorhandenen untergeordneten Objekte vererbt. Wiedervorlagen können für alle Objekte mit den geforderten Angaben definiert werden. Wiedervorlagefristen werden von Open Text - LIVELINK für egovernment Version in das entsprechende Wiedervorlagedatum umgerechnet. Es erfolgt kein Warnhinweis bei Feiertagen, arbeitsfreie Tage können vom Administrator blockiert werden. Seite 15

16 1.5.7 AG 10: Verschlagwortung, Verweise Die Möglichkeiten zur Vergabe von Schlagwörtern sowie die Flexibilität der Schlagwortkataloge wird geprüft. Darüber hinaus ist es notwendig, zwischen Objekten Verweise anlegen zu können. Die Schlagworte können in einem oder mehreren zentralen Schlagwortkatalogen verwaltet werden. Berechtigte Benutzer können den Katalog erweitern, wobei die Anzahl zu vergebender Schlagworte für ein Objekt unbegrenzt ist. Es steht in Open Text - LIVELINK für egovernment Version kein verwaltungsspezifischer Schlagwortkatalog zur Verfügung, es besteht aber die Möglichkeit, über XML existierende Kataloge zu ex- und importieren. Über den hierarchisch aufgebauten Schlagwortkatalog kann zu den entsprechenden Objekten navigiert werden. Auch die Suche von Objekten aus dem Schlagwortkatalog heraus ist möglich. Vom gefundenen Schlagwort aus können alle Objekte, welche diesem über eine Referenz zugewiesen wurden, erreicht werden. Das Anlegen von Verweisen ist zwischen allen Objekten möglich. Aus den Verweisen können die Objekte unmittelbar aufgerufen werden. Die Erstellung eines Verweises und dessen Löschung kann durch einen Benutzer manuell erfolgen, sofern er die erforderlichen Berechtigungen für das Objekt besitzt. Seite 16

17 Abbildung 5: Schlagwortkatalog AG 11: Barcode In einem Barcode sollen ausgewählte Metainformationen von Dokumenten erfasst und übertragen werden können. Hierdurch unterstützte Funktionalitäten wie Verbleibsnachweis und Zuordnung werden ebenso überprüft wie die unterstützten Hardwaresysteme. Die Bildung des Barcodes (Strichcode mit der alphanumerischen Übersetzung ) und der Druck auf Barcode-Label bzw. direkt auf dem jeweiligen Objekt werden vom System bereitgestellt, sofern der eingesetzte Drucker MS Windows Truetype-Schriften unterstützt. Die Dokumentnummer, das Vorgangskennzeichen, das Geschäftszeichen und die unifizierenden Kennzeichen anderer Objekte (Mappe, Band, Teilakte, Vorgangshefte etc.) können als Barcode ausgedruckt werden. Auf Papiereingängen aufgebrachte Barcodes können zur Standortverfolgung und zum Indizieren der Dokumente z. B. beim Stapelscannen genutzt werden. Die Zuordnung von Metadaten und Primärinformationen über den Barcode kann durch einen entsprechenden Capture Flow im Scannsystem eingerichtet werden. Seite 17

18 Der Barcode wird mit einem Truetype-Font ausgegeben, somit werden alle MS Windows-Drucker unterstützt. Als Barcode-Leser können alle Geräte, die eine Tastatureingabe simulieren, eingesetzt werden. Seite 18

19 1.6 Hauptgruppe 3: Aufbau des elektronischen Aktenbestands Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung zu stellen. Scannen und Viewen sind zentrale Teile der Prozesskette und ergonomisch und leistungsfähig umzusetzen. Weitere wichtige Funktionalitäten sind die effiziente Integration von Vorlagen und das automatisierte Einfügen von Metadaten. Ebenso sind die Möglichkeiten der OCR-Wandlung und verfügbare Konvertierungsmöglichkeiten darzustellen. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 12: Elektronischer Aktenbestand Für die Verwaltung elektronischer Dokumente sind Funktionen zum Erstellen, Viewen, Import, Export, Check out/check in und Replikation zur Verfügung zu stellen. In Open Text - LIVELINK für egovernment Version können elektronische Dokumente beliebiger Formate sowie Papierdokumente verwaltet und mit ihren Metadaten beschrieben werden. Elektronische Dokumente können in Open Text - LIVELINK für egovernment Version erzeugt werden. Um beispielsweise ein Ausgangsschreiben zu erzeugen, wird am gewünschten Ablageort des Objektes ein neues, leeres Dokument angelegt und dies mit einer Vorlage im System verknüpft. Danach können die Metainformationen eingegeben werden. Im nächsten Schritt kann das Schreiben zur Bearbeitung geöffnet werden. Nach Abschluss der Bearbeitung wird das Dokument am angegebenen Ort, z. B. innerhalb einer Akte oder eines Vorgangs, gespeichert. Auch ein Import elektronischer Dokumente ist möglich, dabei muss ergonomisch verbesserungswürdig der Dokumenttyp manuell nachgetragen werden. Zur Ablage von s aus MS Outlook oder Lotus Notes im Vorgangsbearbeitungssystem dient der Livelink-Explorer. Dieser erweitert Outlook oder Lotus Notes um Funktionen zur Ablage von s in Open Text - LIVELINK für egovernment Version Dazu wird in die MS-Outlook oder Lotus Notes Posteingangordnerliste ein neuer Ordner namens Livelink eingefügt, der die gesamte Ordnerstruktur abbildet. Dieser erlaubt es dem Benutzer, s per Drag & Drop aus dem Posteingang in einen beliebigen Ordner, für den diese Person Zugriffsrechte hat, zu kopieren oder Seite 19

20 zu verschieben. Es können sowohl der Mailtext allein, als auch der Mailtext mit seinen Anhängen abgelegt werden. Werden Mailtext und Anhang zusammen abgelegt, kann festgelegt werden, ob dies in Form eines oder zweier Objekte geschieht. Der Betreff eines -Einganges oder der Titel eines Anhangs wird im System automatisch als Name für das Objekt übernommen. Der Zeitpunkt der Speicherung des Objektes und der Name des Nutzers werden ebenfalls als Metainformationen erfasst. Weitere Metainformationen, wie etwa Einsender oder Briefdatum, können im Anschluss an die Ablage lediglich manuell eingegeben werden. Nach Beendigung der Arbeit im Bürokommunikationswerkzeug (z. B. Textverarbeitung, -System) kann der Nutzer dieses wahlweise aktiv lassen oder schließen. Elektronische Dokumente können vom Bearbeiter aus dem System exportiert, g t und gefaxt werden. Ergonomisch ungünstig ist, dass beim Export von s die Metadaten nicht exportiert werden können, d.h. diese müssen beim Import in ein anderes System manuell erfasst werden. Eine Check-out-/Check-in-Funktion für die mobile Vorgangsbearbeitung wird von Open Text - LIVELINK für egovernment Version zur Verfügung gestellt. Mit der Funktion Check-out stehen dem Benutzer Objekte auch dann zur Bearbeitung zur Verfügung, wenn er zum Zeitpunkt der Bearbeitung nicht mit dem Vorgangsbearbeitungssystem verbunden ist. Für andere Bearbeiter ist das Objekt dann gesperrt. Verbindet sich der Nutzer wieder mit dem System (Check-in), wird automatisch eine neue Version des bereffenden Objekts erstellt. Als Web-basiertes System sieht Open Text - LIVELINK für egovernment Version keine Datenreplikation zur Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten vor. Alle Daten werden zentral gespeichert und können von jedem beliebigen Standort mit Web-Zugriff aufgerufen werden. Das System bietet keinen Offline-Client mit voller Funktionalität an. Im Offline-Betrieb können lediglich ausgecheckte Objekte bearbeitet und später wieder eingecheckt werden. Alle anderen Funktionalitäten des Systems werden nur mit konstanter Netzverbindung zur Verfügung gestellt. Seite 20

21 1.6.2 AG 13: Scannen und Viewen Die Einzelschritte beim Scannen und Erfassen sind näher zu beschreiben. Der Antragsteller erteilt Auskunft über Nachscanverfahren, unterstützte Formate und Trennmöglichkeiten. Für den Viewer sind Funktionen für Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten zu beschreiben. Sowohl das bedarfsbezogene Scannen einzelner Seiten als auch ein Scan-Massengeschäft werden von Open Text - LIVELINK für egovernment Version unterstützt. Gescannte Dokumente werden in allen geforderten Formaten gespeichert und Multipage-TIFF wird unterstützt. Fehlende Seiten oder Seiten unzureichender Qualität können erneut gescannt werden. Die entsprechende Seite wird in das gescannte Dokument eingefügt und ersetzt die ursprüngliche Seite. Zum Trennen mehrseitiger Dokumente können ein leeres Trennblatt, Barcode oder Patchcode eingesetzt werden. Das gescannte Dokument kann über einen Viewer (BRAVA der Fa. Informative Graphics) angezeigt werden. Alle Funktionen zum Anzeigen (z. B. Rotieren, Zoomen, Blättern, Scrollen und Thumb Nails) werden bereitgestellt. Die zum Bearbeiten von Dokumenten geforderten Funktionen wie Textmarker, Unterstreichen, Stempel, Notizzettel etc. werden unterstützt. Stempeleinträge können zentral administriert und benutzerbezogen eingerichtet werden und unterliegen definierten Zugriffsrechten. Darüber hinaus werden noch einige nützliche Funktionen wie Textmarker, Korrekturmarken, Radieren etc. zur Verfügung gestellt. Beim bedarfsbezogenen Scannen von Altbeständen kann das Image den bereits im System gespeicherten Metainformationen zugeordnet werden. Eine automatische Verteilung gescannter Dokumente kann mit Hilfe einer Formularerkennung und einer anschließenden inhaltlichen Auswertung (Barcode, Dokumenttyp, OCR) erfolgen. Auf Basis der ausgelesenen Merkmale ist behördenspezifisch eine Verteilung möglich (z. B. Weiterleitung aller Akten die mit der Ziffernfolge 123- beginnen, an Person X). Seite 21

22 Ein schnelles Sichten von Eingangspost (direktes anwählen und anzeigen des folgenden Dokumentes) wird nicht gewährleistet. Es muss stets zwischen zwei Masken navigiert und das nächste zu sichtende Dokument explizit ausgewählt werden AG 14: Integration von Vorlagen und automatisches Einfügen von Metadaten Das Vorgangsbearbeitungssystem verwaltet verschiedene Dokumentenvorlagen (Briefbögen, Fax u. ä.). Die im System erfassten Metadaten sollen selektiv in die Dokumente eingefügt werden können. In Open Text - LIVELINK für egovernment Version können beliebige Vorlagenordner erstellt werden. Diese können im zentralen behördenweiten Arbeitsbereich oder bei den Organisationseinheiten erstellt werden. Darüber hinaus kann jeder Benutzer auch einen persönlichen Vorlagenordner erstellen. Für die zentral bereitgestellten sowie die persönlichen Vorlagenordner können die Zugriffrechte definiert werden. Beim Erstellen eines Dokuments (Textverarbeitungs-Dokument, Kalkulationstabelle, Präsentationsgrafik) wählt der Benutzer eine Dokumentvorlage, die dann mit der entsprechenden Anwendung (Word/Excel/Powerpoint) geöffnet wird. Die Metadaten aus übergeordneten Objekten können dabei automatisch übernommen werden. Darüber hinaus können mit wenig Anpassungsaufwand beliebige Daten in das Dokument übernommen werden. Auch ein Barcode kann eingefügt werden. Beim Öffnen eines Dokuments zum Bearbeiten werden die eingebetteten Metadaten automatisch aktualisiert. Eine Änderung der im System gespeicherten Metadaten durch Änderung der entsprechenden benutzerdefinierten Eigenschaften im Dokument (wechselseitiger Abgleich) ist nicht möglich. Alle geforderten Benutzerdaten und Adressfelder können in Dokumente eingefügt werden. In diesem Zusammenhang können Adresseinträge wahlweise als Adressverteiler oder als Serienbrief eingemischt werden. Seite 22

23 Abbildung 6: Übernahme von Metadatenfeldern AG 15: OCR-Wandlung und Umwandlung in das TIFF-Format Im Zuge der OCR Wandlung werden (gescannte) Image-Dokumente oder definierte Bereiche in Textdokumente gewandelt. Hierzu sind systemtechnische Automatismen, Arbeitsschritte und die verfügbaren Konvertierungsmöglichkeiten zu erläutern. In Open Text - LIVELINK für egovernment Version können NCI-Dokumente automatisch während des Scanvorgangs oder nachträglich benutzerbezogen OCR gewandelt werden. Weiterhin können in Imagevorlagen Bereiche definiert werden, welche beim Scannen des Dokuments automatisch OCR-gewandelt und in definierte Metadatenfelder eingefügt werden. Die Speicherung der Dokumente kann als unveränderbares Image (NCI) und als CI-Dokument erfolgen. In der Präsentation der DOMEA -Zertifizierung wurde das Scanning-Werkzeug InputAccel von Captiva eingesetzt. Open Text hat nach eigenen Angaben Schnittstellen zu mehreren Lösungen realisiert (Anbieter von Scan-Lösungen können bei Open Text eine Zertifizierung erlangen), welche alternativ eingesetzt werden können. Seite 23

24 1.7 Hauptgruppe 4: Vorgangsbearbeitung Beim stufenweisen Vorgehen erfolgt in der dritten Stufe auch das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von Schriftgut im Geschäftsgang ausschließlich systemunterstützt. Die Hauptgruppe dient der Überprüfung der Möglichkeiten zur Abbildung von behördlichen Geschäftsprozessen sowie der gängigen Verfügungen im Rahmen des behördlichen Geschäftsgangs. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden in vollem Umfang erfüllt AG 16: Definition des Laufwegs für unstrukturierte Vorgänge Insbesondere die ministerielle Arbeit ist geprägt durch nicht vorhersagbare, ad hoc zu definierende Laufwege (unstrukturierte Prozesse). In dieser Anforderungsgruppe stehen die Anforderungen für die Laufwegsdefinition solcher Vorgänge im Mittelpunkt. Ein Laufweg kann in Open Text - LIVELINK für egovernment Version für alle Objekte definiert werden. Die Bearbeitungsschritte können parallel und/oder sequentiell angeordnet werden. Zu den Bearbeitungsschritten und/oder Bearbeitungsstationen können Termine und Fristen gesetzt werden. Werden diese überschritten, erhält der aktuelle Bearbeiter und optional der Federführende über das Livelink-Benachrichtigungs-System einen Hinweis; der Benutzer kann auch per benachrichtigt werden. Beliebig viele vordefinierte Laufwege können zur Wiederverwendung gespeichert werden. Ergonomisch ungünstig ist, dass Laufwege prinzipiell redundant gespeichert werden sie werden im Vorgang selbst und nach Bearbeitung auf dem Schreibtisch des Schlusszeichners abgelegt der Informationsgehalt der Protokolle jedoch unterschiedlich ist. Die Weiterleitung eines übergeordneten Objekts umfasst alle darin enthaltenen untergeordneten Objekte. Alle geforderten Bearbeitungsstationen (Bearbeiter, Organisationseinheiten und Rollen) können definiert werden. Die Benutzer können anhand ihres Vor- oder Nachnamens, der Benutzerkennung oder über eine Gruppe gesucht werden. Alternativ kann der Bearbeiter auch anhand der Aufbauorganisation ausgewählt werden. Zahlreiche Verfügungen sind bereits im Standard von Open Text - LIVELINK für egovernment Version enthalten, darüber hinaus können beliebige weitere Ver- Seite 24

25 fügungen und ihre Eigenschaften - insbesondere die Reaktionsmöglichkeiten bei Zeichnungsschritten - von einem Administrator definiert werden. Objekte können als Kopie oder als Original weitergeleitet werden. Bei der Weiterleitung einer Kopie des Objektes, wird dies durch den Zusatz (Kopie) zum Namen angezeigt. Bearbeitungsschritte, die in der Zukunft liegen, können ausschließlich vom Federführenden geändert oder gelöscht werden. Der aktuelle Bearbeiter kann zusätzliche Bearbeitungsschritte (z. B. im Rahmen eines Untermitzeichnungsverfahrens), Geschäftsgangvermerke und Notizen/Hinweise einfügen. Die Geschäftsgangvermerke können nicht verändert oder gelöscht werden. Wiedervorzulegende Objekte werden systemintern und für den Benutzer nicht sichtbar abgelegt. Um darauf vor dem Erreichen des Wiedervorlagetermins zuzugreifen, muss der Bearbeiter seinen Workflow-Status aufrufen. Hier werden alle laufenden Prozesse angezeigt und er kann die Bearbeitung eines Objektes vorzeitig aufnehmen. Abbildung 7: Anlegen einer Verfügung Seite 25

26 1.7.2 AG 17: Definition des Laufwegs für strukturierte Vorgänge Für die Bearbeitungsunterstützung sind die Definitionsmöglichkeiten unterschiedlicher Laufwege und die Spezifikationsmöglichkeiten angesteuerter Bearbeitungsstationen darzustellen. Weitere Kriterien sind die grafische Darstellbarkeit von Prozessen, die Integrationsmöglichkeiten von Unterprozessen und Programmen sowie die Protokollierung von Änderungen im Prozessmodell. In Open Text - LIVELINK für egovernment Version wird die Bearbeitung strukturierter Vorgänge über die Definition von Prozessen unterstützt. Dabei können die Abläufe sequentiell und parallel angeordnet sein. Parallele Verzweigungen, Synchronisationen, Alternativen, asynchrone Zusammenführungen und Bedingungen werden ebenso unterstützt. Für die Modellierung von Arbeitsprozessen steht ein grafisches Werkzeug zur Verfügung, bei dem verschiedene Bearbeitungsschritte (Bearbeiter, Entscheidung, Meilenstein, Auswertung, Unterprozess) durch Drag & Drop zweidimensional platziert und untereinander in der gewünschten Reihenfolge verbunden werden können. Prozessmodelle externer Anbieter können derzeit nicht importiert werden. Innerhalb eines Prozesses können auch Unterprozesse, Funktionen und Client-Server-Programme integriert werden. Änderungen im Prozessmodell werden protokolliert und versioniert. Vorgenommene Änderungen haben keine Auswirkungen auf bereits initiierte Prozesse. Die Bedienoberfläche zum Bearbeiten strukturierter Vorgänge und die Darstellung der Protokoll- und Bearbeitungsinformationen sind identisch mit der von unstrukturierten Vorgängen. Die Metadaten können nicht In Abhängigkeit vom Vorgangstyp erweitert werden. Seite 26

27 Abbildung 8: Modellierung von Arbeitsprozessen AG 18: Zeichnungsverfahren Die Mit- und Schlusszeichnung von Vorgängen unterliegt vorgegebenen Regeln, die sich u. a. aus der GGO ergeben. Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Realisierung von Mit- und Schlusszeichnung im System. Open Text - LIVELINK für egovernment Version unterscheidet im Rahmen des Zeichnungsverfahrens zwischen Mit- und Schlusszeichnung. Sollen die Dokumente eines Vorgangs einzeln gezeichnet werden, muss bei jedem Dokument ein eigener Laufweg zur Zeichnung definiert und initiiert werden. Dies ist unergonomisch. Die geforderten Reaktionsmöglichkeiten innerhalb des Zeichnungsverfahrens werden bereit gestellt, zusätzlich können weitere durch einen Administrator generiert werden. Nach der Ablehnung einer Mitzeichnung kann wahlweise durch den Benutzer das Mitzeichnungsverfahren abgebrochen werden oder an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Der Initiator und jeder Prozessbeteiligte, der als Manager (spe- Seite 27

28 zifische Rolle) eingetragen ist, kann einen Prozess anhalten. Eine Benachrichtigung der Beteiligten des Mitzeichnungsverfahrens erfolgt nicht. Die Mit- und Schlusszeichnung kann ohne Angabe eines Passworts, mit Login- Passwort, einem separatem Zeichnungspasswort, der digitalen Signatur oder mittels Chipkarte erfolgen. Abbildung 9: Mitzeichnungsverfahren AG 19: Bearbeitungs- und Protokollinformationen Zu den Anforderungen zählen die Protokollierung der Erstellung von Objekten, des Laufwegs mit zugehörigen Angaben und der Ausführung bestimmter Funktionen. Um Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollen Anzeigen durch den Benutzer konfigurierbar sein. Das Erstellen von Objekten wird manipulationssicher, automatisch mit Datum und Bearbeitername protokolliert. Zusätzlich können viele weitere objektbezogene Ereignisse wie bspw. Kopieren, Verschieben, Umbenennen, etc. protokolliert werden. Die Protokollierung dieser Ereignisse kann vom Administrator individuell für jedes Objekt eingestellt werden (nach Objekttyp, Ereignistyp, benutzer- und zeitraumbezogen). Eine Tabellarische Darstellung der Protokollinformationen ist möglich. Wie bereits in AG 16 erwähnt, wird eine redundante Speicherung des Laufwegs (Protokollinformationen) vorgenommen, der Informationsgehalt ist jedoch unterschiedlich. In der tägli- Seite 28

29 chen Arbeitspraxis kann dies dazu führen, dass zur Einsichtnahme einer Information zwischen den Protokollen hin und her geschaltet werden muss. Abbildung 10: Laufwegsprotokoll AG 20: Medien- und Systembruch Die Einführung einer IT-gestützten Vorgangsbearbeitung verläuft i. d. R. sukzessive innerhalb einer Behörde. Damit ist die Notwendigkeit gegeben, Organisationseinheiten, die nicht mit dem System arbeiten, sowie ggf. Extern, geregelt und nachvollziehbar in die Prozesse einbeziehen zu können. Objekte können für die Dauer eines Medienbruchvorganges gesperrt werden. Der Medienbruch wird in Open Text - LIVELINK für egovernment Version über den Umweg einer Vertretung realisiert. Durch den Vertreter muss dann eine explizite Sperrung des Objektes vorgenommen werden, um den Prozess anzustoßen. Dies ist ergonomisch ungünstig, da ein weiterer Nutzer miteinbezogen werden muss. Die Metainformationen der Akten und Vorgänge können als Vorgangs- bzw. Aktenvorblätter ausgedruckt werden. Alle Dokumente einer Akte bzw. eines Vorgangs können durch Markierung der Akte bzw. des Vorgangs ausgedruckt werden. Eine Selektion der einzelnen Dokumente ist nicht erforderlich. Die Zusammenfassung von Seite 29

30 Dokumenten verschiedener Vorgänge zu einem gemeinsamen Medienbruchvorgang wird nicht unterstützt. Die erforderlichen Primär-, Meta- und Bearbeitungsinformationen können als separate Dokumente für den mit Papier arbeitenden Nutzer ausgedruckt werden. Die Weiterleitung des Medienbruchsvorgangs kann auf Papier, Fax oder per erfolgen. Ein durch den Medienbruch gesperrtes Objekt kann zur Bearbeitung durch den Vertreter wieder freigegeben werden. Während des Medienbruchs erfolgte Zeichnungsvermerke und Kenntnisnahmen können in das System nachträglich manuell übernommen werden. Hierzu muss bspw. der Registrator bei der Rückübernahme des Medienbruchvorgangs die Workflowschritte der papiergebunden arbeitenden Bearbeiter im System nachvollziehen. Der geforderte Übergabesatz von Metadaten, um die behördenübergreifende elektronische Weiterleitung und Registrierung von Dokumenten zu vereinfachen, wird von Open Text - LIVELINK für egovernment Version nicht unterstützt. Es existiert keine im System integrierte XML-Export- oder Importfunktion für Metainformationen AG 21: Versionsverwaltung Die Anforderungsgruppe beinhaltet die Verfolgbarkeit und Nachweisführung von Änderungen an Dokumenten. Hierzu soll durch den Antragsteller das jeweilige Konzept der Versionsverwaltung erläutert werden. Betroffen sind neben Änderungen im Dokument auch die zugehörigen Metadaten. Bewertet wird zusätzlich die Ergonomie der Versionsverwaltung. In Open Text - LIVELINK für egovernment Version wird bei jeder Änderung an einem Dokument grundsätzlich eine neue Version hinzugefügt. Dies erfolgt ebenso, wenn der Bearbeiter wechselt. Ergänzend können auch manuell neue Versionen hinzugefügt werden. Wird eine neue Version angelegt, werden die Versionsnummer, das Erstellungsdatum der Version und der Name des Erstellers der Version gespeichert. Vorangegangene Versionen werden gegen Änderungen geschützt. Ein Versionsvergleich von Dokumenten wird vom System standardmäßig nicht unterstützt. Eine Versionierung von Metadaten ist nur optional und nur im Zusammen- Seite 30

31 hang mit der Versionierung von Primärinformationen möglich, was unergonomisch ist AG 22: Web-Client Insbesondere zur schrittweisen Einführung der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung kommt dem Recherchezugriff auf den elektronischen Aktenbestand über Web-Technologie eine besondere Bedeutung zu. Der Funktionsumfang des Web-Clients wird in dieser Anforderungsgruppe überprüft. Open Text - LIVELINK für egovernment Version ist vollständig webbasiert. Der Benutzer benötigt lediglich einen Web-Browser, weitere Client-Software-Intallationen sind nicht notwendig. Zusätzlich kann der Livelink Explorer genutzt werden. Dieser wird durch die Installation von Add-Ins zum MS-Windows-Explorer generiert. Prinzipiell verfügt der Web-Client über die volle Funktionalität. Für einige Eigenschaften, wie bspw. das Verschieben von Objekten per Drag & Drop wird allerdings der Livelink Explorer benötigt. Open Text - LIVELINK für egovernment Version stellt keine explizite Funktionalität zur Informationsbereitstellung im Internet (z.b. CMS-Komponente) zur Verfügung. Da das System komplett webbasiert aufgebaut ist, können aber grundsätzlich alle gespeicherten Informationen auch im Internet publiziert werden, vorausgesetzt geeignete Sicherungsmaßnahmen werden getroffen. In Open Text - LIVELINK für egovernment Version erfolgt die Anmeldung am System standardmäßig über eine Login-Maske. Abgefragt werden Benutzernamen und Kennwort. Alternativ kann die Anmeldung über das Systempasswort (z. B. Windows-Anmeldung) über Single-Sign-On erfolgen. Die Komplexität des Kennwortes (Mindestanzahl an Zeichen, Sonderzeichen etc.) kann vom Administrator nach den Anforderungen der Behörde festgelegt werden. Fingerabdruck-Scanner und Chipkartenleser können zur Erreichung einer höheren Sicherheitsstufe integriert werden. Die Umsetzung einer Antragstellung im Internet wird in der Standversion nicht angeboten. Durch die zusätzliche Beschaffung des Moduls Livelink-Forms, kann diese Funktionalität gewährleistet werden. Seite 31

32 Die digitale Signatur kann in Open Text - LIVELINK für egovernment Version integriert werden. Ein Alternativmechanismus für externe Nutzer mit Kennwort und eingeschränktem Zugriff auf Daten wird nicht angeboten. Seite 32

33 1.8 Hauptgruppe 5: Elektronischer Schreibtisch, Ablagestruktur und Recherche Der elektronische Schreibtisch stellt die Schnittstelle zum Benutzer dar. So sind insbesondere eine benutzerdefinierte, speicherbare Konfiguration sowie strukturierbare Ablagen wichtig. Zur Suche innerhalb definierbarer Bereiche sind komplexe, individualisierte Recherchemöglichkeiten bereitzustellen. Das Vorgangsbearbeitungssystem soll die Rolle eines Enablers für ein Informations- und Wissensmanagement übernehmen. Das zugrundeliegende Lösungskonzept soll vom Antragsteller dargestellt werden. Die Anforderungen der Hauptgruppe wurden befriedigend erfüllt AG 23: Elektronischer Schreibtisch Der Antragsteller hat nachzuweisen, dass eine Konfigurierbarkeit der Anzeige der Metadaten der Objekte durch den Bearbeiter möglich ist. Weiterhin werden die Persistenz der benutzerspezifischen Konfiguration und Kriterien bzgl. der Benutzerfreundlichkeit abgefragt. Dem Nutzer stehen zwei Ordner zur Verfügung: der Ablageordner sowie der Livelink-Ordner. Letzterer entspricht dem persönlichen Schreibtisch. Die Darstellung der Funktionen auf der Oberfläche weichen stark von bekannten Merkmalen und Strukturen aus MS-Windows bzw. -Office ab. Alle wesentlichen Funktionen stehen in der Standard Web-Oberfläche zur Verfügung. Die Metadaten zu den Objekten werden jeweils in unterschiedlichen Maskendarstellungen angezeigt, was ergonomisch nicht günstig ist und dazu führen kann, dass der Nutzer nicht sofort erkennt, auf welcher Ebene der Objekthierarchie er sich gerade befindet. Die benutzerspezifischen Einstellungen des elektronischen Schreibtisches können arbeitsplatzunabhängig gespeichert werden. Ergonomisch ungünstig ist, dass die Spaltenbreiten nur im Ablageordner und nicht im Livelink-Ordner angepasst werden können. Auf Dokumentebene kann innerhalb des Vorgangs das Hauptdokument besonders gekennzeichnet werden. Auf neu eingegangene Objekte wird der Benutzer durch administrierbare Icons besonders hingewiesen. Der Benutzer kann sich neben der Anzeige der Dokumente eines Vorgangs auch alle Dokumente innerhalb der Akte Seite 33

34 chronologisch ohne Berücksichtigung des Vorgangszusammenhangs anzeigen lassen. Zusätzlich zur Web-Oberfläche (Ablageordner und Livelink-Ordner) bietet Open Text - LIVELINK für egovernment Version noch den Livelink Explorer an. Er entspricht dem MS-Windows Explorer erweitert mit Add-Ons. Mit dem Livelink Explorer wird die Objekthierarchie gut ersichtlich. Für einige Funktionen wie bspw. dem Verschieben von Objekten per Drag & Drop oder die explizite Ablage einer -Anlage, muss der Livelink Explorer eingesetzt werden AG 24: Ablagestrukturen des elektronischen Schreibtisches Über die ohnehin vorgegebene Ablagestruktur in Akte, Vorgang, Dokument werden in dieser Anforderungsgruppe die Möglichkeiten zur Definition weitere z. B. persönlicher Ablagen oder Projektgruppenablagen geprüft. Mit dem Objekt Ablageordner können Ablagen in allen Arbeitsbereichen (z.b. behördenweit, persönlich oder projektbezogen), unterhalb von Organisationseinheiten und in allen Standard-Ordnern angelegt werden. Dadurch kann jede hierarchische Überund Unterordnung (unbegrenzt) entsprechend den Anforderungen und der vorgegebenen Struktur der Behörde abgebildet werden. Die Rechteverwaltung wird in Open Text - LIVELINK für egovernment Version durch Ablagen definiert. Somit können Gruppenablagen für bestimmte Nutzer wie auch allgemeine Ablagen (z. B. schwarzes Brett) angelegt werden. Objekte können als Original, Referenz und Kopie abgelegt werden. Eine Kopie stellt ein eigenständiges Objekt dar. Beim Erstellen einer Kopie erfolgt eine automatische Kennzeichnung, dass es sich um eine Kopie handelt (mit Link zum Original). Eine Referenz kann mit einem so genannten Alias angelegt werden, dabei wird ein neues Objekt erstellt, das eine Verknüpfung oder Referenz zum Originalobjekt darstellt. Eine Kopie verfügt somit im Gegensatz zur Referenz über einen eigenen Metadatensatz. Seite 34

35 Abbildung 11: Ablageordner Livelink-Explorer Abbildung 12: Ablageordner Web-Client Seite 35

36 1.8.3 AG 25: Recherche Recherchemöglichkeiten umfassen die Suche nach Metadaten, Verbleib, Verfügungen/Bearbeitungsschritten oder Wiedervorlagen. Eine Volltextsuche und das zugehörige Suchverfahren mit seinen Funktionalitäten sind darzustellen. Dies betrifft Suchkriterien bei Eingabe in eine Suchmaske und die Definition des Suchbereiches ebenso wie die Möglichkeit der späteren Einengung einer Treffermenge und der persönlichen Konfiguration der Anzeige des Suchergebnisses. Überprüft wird an dieser Stelle der direkte Aufruf eines Objektes aus der Treffermenge sowie die Möglichkeit der Definition von Standardauswertungen. In Open Text - LIVELINK für egovernment Version wird eine eigen entwickelte Such- und Indizier-Technologie eingesetzt. Die strukturierte Recherche kann nach allen Metadaten der registrierten Objekte, nach dem aktuellen Verbleib des Objekts (aktuelle Bearbeitungsstation) und nach Objekten mit einer bestimmten Verfügung bzw. einem Bearbeitungsschritt durchgeführt werden. Weiterhin kann eine Abfrage in natürlicher Abfragesprache in Form einer Frage oder eines (bzw. mehrerer) Zeilentextes, nach einem bestimmten Bereich (z. B. nur die aktuellen Versionen der Objekte), nach XML-Typen und Schlagwörtern gesucht werden. Im Zusammenhang mit der Suche nach Wiedervorlagen kann nach einem bestimmten Datum und Zeitraum, einem bestimmten Bearbeiter, Wiedervorlagetyp (Datum/Frist/Serie), Serientyp (Tag/Woche/Monat/Jahr), Serienbeginn, Serienende, Status und Bemerkung (Wiedervorlagegrund) recherchiert werden. Die Objekte können direkt aus der Trefferliste aufgerufen werden. Einander über- und untergeordnete Objekte können unmittelbar ohne Recherche aus dem aktuellen Objekt aufgerufen werden. In den Primär- und Metainformationen kann eine Volltextsuche durchgeführt werden. Diese unterstützt einfache Zeichenkettensuche, Indexverfahren, Stoppwortlisten (bei Einsatz der natürlichen Abfragesprache), fehlertolerante Suche (durch phonetische Suche) und Ähnlichkeitssuche. Die Verwendung eines Thesaurus ist nicht möglich. Die Treffer werden mit Textumgebung angezeigt und im angezeigten Textausschnitt hervorgehoben. Eine sequentielle Verknüpfung einer Volltextrecherche mit einer Suche in den Metainformationen ist möglich. Das Suchergebnis wird als Trefferquote und als Trefferliste dargestellt. Es ist nicht möglich, eine erneute Suche ausschließlich in der Treffermenge vorzunehmen. Die Suche erfolgt immer über den gesamten Datenbestand. Seite 36