sycat IMS GmbH Business Process Management Software

Transkript

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2 Business Process Management Software Prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem Von der Prosatextbeschreibung zur Prozessvisualisierung einfach und transparent 2

3 Business Process Management Software und Beratung aus einer Hand 3 Software und Beratung Business Process Management

4 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Defizite aktueller QM-Systeme (DIN EN ISO ) QM/PM ist nicht in allen Unterbereichen etabliert Akzeptanz der QM-Abteilung nicht durchgängig positiv QM/PM wird meist nicht in die Optimierungs,- und IT - Projekte involviert Oft wird die Philosophie der Prozessorientierung nicht durchgängig verstanden und umgesetzt QM-Handbuch meist sehr klassisch nach Kapiteln aufgebaut Prozessbeschreibung oft noch Flussdiagramme oder Fließtexte Zu wenig Integration der Prozessverantwortlichen in Prozess-Redesign, Design, Bewertung, Steuerung 4

5 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Erste Frage: Für wen ist das Qualitätsmanagementsystem prozessorientiert oder funktionsorientiert????????? 5

6 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Erste Frage: Für wen ist das Qualitätsmanagementsystem prozessorientiert oder funktionsorientiert oder on Demand? Unternehmen Mitarbeiter? QM Handbuch? QM Handbuch oder Auditor? QMB 6

7 Qualitätsmanagement Etabliert oder ausgesondert im Gesamtunternehmen PRODUKTION VERWALTUNG QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT 4 5 7

8 Organisation Potenziale und Defizite Defizite aktueller Organisationsstruktur Eingeschränkte Nutzung von Software zur Prozessmodellierung mit unterschiedlichen Ansätzen zu Gestaltungskonventionen Oft nur als Mal-Tool l in der Anwendung Das Potenzial von Software für Prozessmanagement wird nicht ausreichend genutzt Prozessanalysen und Bewertung auf Zeiten und Kosten wird nicht standardisiert durchgeführt Kein Standard bei der Beschreibung von Prozessen und Abläufen Fehlende Akzeptanz des Qualitätsmanagementsystems (nur Pflichtdoku für den TÜV) Geringe Akzeptanz der Belegschaft aufgrund unzureichender Transparenz der Zusammenhänge Viel zu viel Prosatext im QM-Handbuch, wird von zu wenig Mitarbeitern gelesen 8

9 Dritte Frage: Was ist wichtig für den Aufbau eines integrierten und prozessorientierten QM-Systems? Oft verwendete Struktur des QM Systems QM Handbuch Qualitätsmanagement Word document QM Handbuch IT-Anwenderhandbuch sycat Document Manager Anwender/Mitarbeiter/ interne Kunde Flowchart Arbeitsanweisungen im Lotus Notes Flussdiagramm 9

10 VISION BPM PRODUKTION VERWALTUNG QMB PROZESSMODELLIERUNG LAGER BPM DISTRIBUTION TÜV AUDIT / ZERTIFIKAT

11 Ansatz Neugestaltung meiner QM-Dokumentation ti Arbeitsanweisungen im Lotus Notes Prosatext (VA;AA;Ablaufdiagramme;etc.) Von der klassischen Verfahrensanweisung zur Prozessvisualisierung 11

12 Transparenz ist der Schlüssel für ein lebendes QM- System Vorgang Bestellung Lieferschein Lieferant Wareneingang Buchung im Wareneingang EDV-System AQUA Ware auf dem Bereitstellplatz zurückhalten In Sonderfällen manuelle Buchung in der WE-Prüfstelle Prüfplan erstellen evtl. mit FAX- Bestätigung Info an Dispo/ Terminwesen Nein Prüfausnahme Mehrkosten 1 Zeichnun g, AE, Fertigung skonzept? Prozess- FMEA Kundenvorgaben Vorgabedokumente Vorläufige Festlegung der Arbeitsvorgänge, Ermittlung kritischer Arbeitsvorgänge zur Entscheidung ob eine Prozess-FMEA erforderlich ist oder nicht. Überprüfung der Materialverfügbarkeit am Markt. Wird eine Prozess-FMEA erstellt ist das Ergebnis bei der Prüfplanung zu berücksichtigen und die Durchführung mit A-Hinweis im Arbeitsplan zu dokumentieren. Arbeitsanweisung AA PE35 Einsatz der System-FMEA-Prozess. Lieferart und Verpackung sind mit dem Kunden abzustimmen und in den Arbeitsplan aufzunehmen. 2 Püf Prüfvorschrift hift AQUA Sperren Sperrlager Entsperren Externe Prüfung (Labor) 2 Ja 4 Ja Prüfplan vorhanden? Ja Ja Externe Prüfung? Nein Prüfung nach Dokumentation Teile i.o? Nein 3 Nein Nein 1 Ja Verschrottung? Ja Teile verwendbar? Nein Ja 2 Information an den Lieferanten und Abklärung Nein Nacharbeit? Ja intern? Nein intern? Logistik Arbeitspla n Arb eits p Dispositio n/ Kunde Erstmuster- Prüfung? BEMI- Prozesspl anung Im AVO1 des Arbeitsplanes ist der Hinweis Serienfreigabe NEIN einzugeben. Die Prüfmerkmale werden bei Bedarf ergänzt und im Arbeitsplan fixiert. Das Formblatt Freigabe zur Serienproduktion ist auszufüllen. Der gültige Arbeitsplan, die gültige Zeichnung, eine wenn erforderlich gültige AE sowie eine Arbeitsunterweisung von der Konstruktion oder der Prozessplanung und das ausgefüllte Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind an die Disposition weiterzuleiten. Enthält der Arbeitsplan ein BEMI so informiert die BEMI-Beschaffung die Prozessplanung über die BEMI-Freigabe. Ist das BEMI i.o. sind die Arbeitspläne wie folgt zu kopieren: Arbeitsplan S1 auf Arbeitsplan S5 Arbeitsplan S9 auf Arbeitsplan S1 Der Arbeitsplan S9 ist zu löschen. Wird ein archivierter Arbeitsplan neu oder ein Arbeits-plan für Alternativfertigung aufgegeben ist dieser von der Disposition der Prozessplanung zur Durchsicht vorzulegen. Ist der Arbeitsplan noch gültig und die Freigabe zur Serienproduktion vorhanden werden die Teile nach diesem Arbeitsplan gefertigt. Ist eine Änderung des Arbeitsplanes erforderlich ist der Hinweis im AVO1 auf Serienfreigabe NEIN zu ändern. Der geänderte Arbeitsplan muss die Freigabe zur Serienproduktion durchlaufen. Im Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind die zu prüfenden AVO festzulegen. Führt die Prozessplanung eine Indexänderung durch ist der Hinweis im AVO1 auf Serienfreigabe NEIN zu ändern. Der geänderte Arbeitsplan muss die Freigabe zur Serienproduktion durchlaufen. Im Formblatt Freigabe zur Serienproduktion sind die zu prüfenden AVO festzulegen. Abstempeln Lieferschein Prüfplan Rückmeldung in AQUA Ja Freigabe Mengenprüfung Wareneingang Einlagerung oder Anliefern an Kostenstelle Nein Ja Anliefern Versand oder Selbstabholung veranlassen Schrottbehälter Nacharbeitsauftrag Nacharbeit Produktio n Fo AQUA-Historie Mängelrüge

13 BPM und QM Schlüssel- und Erfolgsfaktoren Schlüsselfunktion für Verständnis, Akzeptanz und Anwendung Übersichtlichkeit Visualisierung (wenig Prosa ) Darstellung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen Nutzerorientierte ti t Detaillierungsgrade Darstellung von Schnittstellen Darstellung von Ressourcen und Hilfsmittelnitt l 13

14 Organisations Prozess Darstellung 14

15 Prozessarten und Prozessmodell Prozessarten und Prozessmodellentwicklung Führungsprozesse Strategie KVP Reklamationsmanagement / Kundenmanagement Personalmanagement IMS Interne Audits Controlling Kunde Kernprozesse Kunde Wartung / Instandhaltung Dokumenten- Lenkung und Verwaltung EDV Finanzbuchhaltung Unterstützungsprozesse 15

16 Erstellung eines nutzenorientierten Ebenenmodells Unterprozesszuordnung: Bestellabwicklung Fachabteilung Prozessschnittstellen: 1 Bedarfsmeldung erstellen 2 Lieferant bekannt? JA FA NEIN Bedarfsmeldung Lieferantennamen Einkauf 3 Lieferantenauswahl 6 Auslösung der Bestellung EK 5 Angebotsauswertung Produktionsplanung Angebotsanforderung Lieferantenangebot Lieferant 4 Ausarbeitung des Angebotes LF Fertigwarenabwicklung Fertigwarenabwicklung Lieferantenauswahl Einkauf 2.Eben ne 1 Lieferantenliste auswerten Lieferantenliste 2 Lieferant auswählen 3 Auswahl OK? Lieferantendaten JA 4 Lieferant zuordnen EK Zentraleinkauf ZEK Auftrags- Auftrags- abwicklung b i Vorabprüfungen Vorabprüfungen NEIN 16

17 Prozesstransparenz schafft Möglichkeiten zur Optimierung Unzureichende Information Doppelarbeit Unnötige Schnittstellen Papierablagen Lieferant a1 3 Preisverhandlung //-abstimmung -abstimmung durchführen durchführen a2 7 Bestellung Bestellung bearbeiten bearbeiten // bestätigen bestätigen a3 11 klären klären a4 20 klären klären a5 26 neue neue Terminzusage Terminzusage geben geben LF Preis Preis Bestätigung Bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Bestätigung Bestätigung Auftragsabwicklung Auftrags- Mahnung Mahnung Termin Termin JA NEIN Disposition b1 8 Überprüfen der der Bestätigung b2 9 Bestätigung in in Ordnung? NEIN b3 10 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen b4 12 Bestätigung eingeben b5 14 Bestätigung Bestätigung gemäß gemäß Bestellung? Bestellung? b6 18 Grunddaten im im System System ändern ändern Lieferstatus b7 22 b8lieferstatus 23 überprüfen Bestätigung überprüfenbezgl. nichtgelieferte eingeben bezgl. Teile nichtgelieferte Teile b9 25 LF LF mahnen mahnen b10 27 LF-Termine eingeben b11 28 Termin Termin kritisch? kritisch? Dispo JA NEIN JA JA Anfrage Anfrage Bestellung Bestellung DFÜ DFÜ Info Info bestätigung bestätigung Klärung Klärung Bestätigung Bestätigung Liste Liste bestätigte bestätigte Liste Liste Info Info NEIN Einkauf c1 1 Dispo-Liste drucken drucken c2 2 Preise Preise im im System System verfügbar? verfügbar? Lieferantenauswahl durchführen n. n. c3 4 billigstem Angebot Angebot c4 5 Preise Preise u. u. Daten Daten ins ins System System einpflegen Bestellungen c5 6 eingeben ins ins System System & Kontrolldruck erstellen erstellen c6 13 Kenntnisnahme c7 17 Geänderte Bestätigung akzeptieren? NEIN c8 19 Klärung mit mit LF LF durchführen c9 21 weiterleiten c10 24 Liste Liste überprüfen u. u. bestätigen c11 29 Kenntnisnahme c12 32 weiterleiten EK JA Auftragsabwick lung klung NEIN Arbeitsvorbereitung d1 30 Termin Termin akzeptabel? JA d2 31 Auftrag verschieben AV Medienbruch Zuständigkeit nicht definiert Unzureichende Prüfungen EDV- Probleme 17

18 Potentiale zur Prozessoptimierung sichtbar machen Zielsetzungen Standards einführen Änderungshäufigkeit reduzieren Informationsverfügbarkeit sicherstellen Doppelarbeit verhindern Störungen reduzieren To do: Eindeutige Definition von Umsetzungsmaßnahmen Festlegen von Verantwortlichen Definition von Überwachungsmaßnahmen Prozessverantwortlichen definieren Optim mierung vereinfachen (simplifizieren) Beschleunigung eliminieren parallelisieren Out-Sourcing (Auslagern) Wartezeit abbauen zusammenfassen Schnittstellen reduzieren 18

19 Vom IST- zum SOLL-Prozess VOR der Analyse NACH der Analyse Komplex Zeitintensiv - Kostenintensiv Anforderungskonform Schnell - Wirtschaftlich 19

20 Ein Bezugssystem für alle Anforderungen nutzen Gemeinsame Prozesse für sämtliche Abteilungen und Aufgabenstellungen Kontinuierliche Verbesserungen (KVP) Optimierung von Zeiten, Kosten, Qualität Umweltmanagementsysteme, z.b. nach ISO Berücksichtigung des Arbeitsschutzes Gemeinsames Prozessbild Prozess-FMEA durchführen Entwicklung eines Workflows Durchführung von Prozess-Audits Normkonforme QM-System-Einführung 20

21 Planung und Durchführung von Prozessaudit`s Anforderungen Integration im Prozess QM ITIL IMS AS, UM RM Wirtschaftliche Anforderung QM = Qualitätsmanagement ITIL = IT Infrastructure Library RM = Risikomanagement AS = Arbeitssicherheit UM = Umweltmanagement IMS = Integriertes Managementsystem 21

22 sycat Software für Business Process Management Produktportfolio p 22

23 Auszug aktueller Referenzen Auszug unserer internationalen Referenzkunden 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! k Haben Sie Fragen? 24

25 Der Prozess als Bezugssystem Darstellung für alle relevanten Vorgabedokumentationen Normative Anforderungen integrieren (9001) Schnittstellen t und Wechselbeziehungen der Prozessbeteiligten Aufbau einer Wissensdatenbank sycat DM Zuordnung von Vorgabedokumenten (AA; VA; Formulare; etc) Bestimmung geeigneter Prozesskennzahlen Einarbeitung neuer Mitarbeiter anhand der Prozesse ITIL- Anforderungen UM-Anforderunge Klare Zuordnung der Prozessbeteiligten, und Verantwortlichen Überprüfung der verwendeten DV-System-Unterstützung 25

26 Weltweiter Einsatz von sycat Software 26

27 QM Einführung AgiloTEC 27

28 Business Process Management 10 Bausteine zum erfolgreichen Prozessmanagement Bausteinkonzept von sycat IMS Prozessmanagement einfach und nachhaltig BAUSTEIN» 7 «BAUSTEIN» 2 «BAUSTEIN» 5 «Institutionalisierung KVP Mentalität BAUSTEIN» 1 «Definition Gestaltung BAUSTEIN» 4 «Normative Anforderungen BAUSTEIN» 8 «Philosophie Rahmenbedingungen BAUSTEIN» 3 «Publikation Management BAUSTEIN» 6 «Kennzahlen Controlling BAUSTEIN»10«Funktionen Rollenkonzept 10 praxiserprobte Bausteine IST Analyse, gezielte Weiterentwicklung und Erfolgsmessung im Prozessmanagement Management Handbuch BAUSTEIN» 9 «Überprüfung Aktualisierung i Reifegradbewertung Fortschritt PROCESS EXCELLENCE IST REIFEGRADBEWERTUNG SOLL 28

29 Qualitätsmanagement Dokumentenmanagement Portal 29

30 Geschäftsprozessmanagement Was kann GPM bewirken? Mehr als nur nur Qualität Erfolg Motivierte Mitarbeiter Reduzierung der Papierflut Grundlage für Prozessaudits Leichte Pflege Aktualität des Systems Grundlage für weitere Anwendungen (Workflow) Systematisches Maßnahmen-Monitoring mit Archivierung Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern durch Partizipation Höhere Transparenz / klare Festlegung von Verantwortlichkeiten Optimierte i t Prozesse: geringere Kosten, Zeiten, Fehler und Risiken ik 30

31 31

32 BPM und QM Dokumentenmanagement Portal Darstellung der Infrastruktur sycat Document Manager Portal Arbeitsplatz 1 DMS, Portalpublikationen Arbeitsplatz 2 Arbeitsplatz 3 Arbeitsplatz 4 32

33 Prozess-Dokumentation in sycat am Beispiel Datenbankgestützte Dokumentation (Software SYCAT) Verfügbar in Papierformat (Handbuch) oder über HTML Prozess-Grafik Prozess-Ablaufbeschreibung 33

34 Prozessdarstellung mit sycat Aufbau- organisation Ablauforganisation Schnittstellen- definition Ab Arbeitsorganisation 34

35 Business Process Management Process Management Tools für integriertes Business- und Prozessmanagement 35

36 INNOVATIONSPREIS-IT 2013 BEST OF BPM Business Process Management 36

37 Business Process Management Unternehmensdaten Kernkompetenzen Organisationsberatung t Software für Business Process Management (BPM) Managementsystemberatung Anwendungen zur Prozessautomatisierung Historie 1985 Dr. Binner Unternehmensberatung 1988 Vorstellung des Prototyps sycat Prozessmanagement zur CeBIT als erster Anbieter am Markt 1994 Gründung von Dr. Binner CIM-House GmbH 1998 Umbenennung des Unternehmensauftrittes in Dr. Binner Consulting & Software 2005 Gründung der PROF. BINNER AKADEMIE 2006 Neugründung von binner IMS GmbH Intelligent Management Solutions 2012 Umfirmierung in sycat IMS GmbH und Neugründung von prowert Consulting GmbH 37

38 Zentrale Koordination mit interaktiven Schnittstellen Integriertes Prozessmanagementsystem PMS = Integriertes Prozessmanagementsystem QMS = Qualitäts- managementsystem ASM DIN EN ISO 9001_2008 UWM = Umweltmanagementsystem QMS PMS UWM ISO ASM = Arbeitssicherheitsmanagementsystem ITS ITS = IT-Sicherheitsmanagementsystem 38

39 Anforderungen und Zielsetzungen Strategische Anforderungen Wirtschaftliche Anforderungen Prozessmanagement Qualitätsmanagement Qualitätssicherung IT Risikomanagement, Umweltmanagement, Arbeitsschutz 39

40 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems QM nach alter Fassung und nach neuer Fassung: Elemente,- und Normorientierung zur Prozessorientierung in ein IMS UM QMS Qualitätsmanagement- t system Umweltmanagementsystem PMS Integriertes Prozessmanagementsystem ITS IT Sicherheitssystem 40

41 Von der Funktions- zur Prozessorientierung Funktionsorientierung Bereichsdenken Teiloptimum Viele Schnittstellen Hoher Koordinierungsaufwand Prozessorientierung Bereichsübergreifendes Denken Gesamtoptimum Wenige Schnittstellen Schnellere Abläufe 41

42 Prozessarten und Prozessmodell Prozessarten und Prozessmodellentwicklung Führungsprozesse Strategie KVP Reklamationsmanagement / Kundenmanagement Personalmanagement IMS Interne Audits Controlling Kunde Kernprozesse Kunde Wartung / Instandhaltung Dokumenten- Lenkung und Verwaltung EDV Finanzbuchhaltung Unterstützungsprozesse 42

43 Geschäftsprozessmanagement Gemeinsame Prozesse für sämtliche Abteilungen und Aufgabenstellungen Kontinuierliche Verbesserungen (KVP) Optimierung von Zeiten, Kosten, Qualität Umweltmanagementsysteme, z.b. nach ISO Berücksichtigung des Arbeitsschutzes Gemeinsames Prozessbild Prozess-FMEA durchführen Entwicklung eines Workflows Durchführung von Prozess-Audits Normkonforme QM-System-Einführung 43

44 Erstellung eines nutzenorientierten Ebenenmodells Unterprozesszuordnung: Bestellabwicklung Fachabteilung Prozessschnittstellen: 1 Bedarfsmeldung erstellen 2 Lieferant bekannt? JA FA NEIN Bedarfsmeldung Lieferantennamen Einkauf 3 Lieferantenauswahl 6 Auslösung der Bestellung EK 5 Angebotsauswertung Produktionsplanung Angebotsanforderung Lieferantenangebot Lieferant 4 Ausarbeitung des Angebotes LF Fertigwarenabwicklung Fertigwarenabwicklung Lieferantenauswahl Einkauf 2.Eben ne 1 Lieferantenliste auswerten Lieferantenliste 2 Lieferant auswählen 3 Auswahl OK? Lieferantendaten JA 4 Lieferant zuordnen EK Zentraleinkauf ZEK Auftrags- Auftrags- abwicklung b i Vorabprüfungen Vorabprüfungen NEIN 44

45 Von der Funktions- zur Prozessorientierung Funktionsorientierung: Bereichsdenken Teiloptimum viele Schnittstellen hoher Koordinierungsaufwand Prozessorientierung: bereichsübergreifendes Denken Gesamtoptimum wenige Schnittstellen schnellere Abläufe 45

46 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Zweite Frage: Prozessorientiert ja oder nein und was bedeutet es? QM QM????!!!!????!!!!

47 QMS versus PMS RESTRUKTURIERUNGSPROZESS QUALITÄTSMANAGEMENT (aktuell) prozessorientiertes QMH Prozessvisualisierung mit Unterstützung von datenbankorientierten Werkzeugen Prozessmodellierung wird als zentrale Dienstleistung für andere Bereiche zur Verfügung gestellt, d.h. der QMB: erstellt, ändert und pflegt die Dokumentation (Prozesse, VA, AA, etc.) FRAGE: Wer ist bei Ihnen fürs Prozessmanagement im Unternehmen zuständig? ANTWORT: Nur das Qualitätsmanagement INTEGRIERTES PROZESSMANAGEMENTSYSTEM Zentrale Überwachung des PMS QM verantwortlich für strukturelle Rahmenbedingungen normative Anforderungen Qualifizierung der PV Ermittlung des Schulungsbedarfs Methoden und Vorgehensmodell Dezentrale Prozessmodellierung, d.h. es obliegt im Verantwortungsbereich der PV wie zum Beispiel: Prozessdesign, -analyse und -optimierung Soll-Prozessentwicklung und Freigabe durch PV gesteuert QM interne Betreuung für alle OE QM als Coach mit Methodenkompetenz 47

48 Qualitätsmanagement von der klassischen Dokumentation / Verwaltung zum Portal QM Dokumentation Handbuch QM Portal Dokumentenmanagement System QM Hauptablage File Server Ablage Verwaltung Objekte Dokumente Anweisungen Ablage ohne Bezug, subjektiv Ablage ohne Bezug, subjektiv Ablage ohne Bezug, subjektiv QM Defizite Hoher Aufwand bei Auffindbarkeit Keine zentrale Datenhaltung Geringe Transparenz Keine Revisionsüberwachung H h ll Pfl f d Vorteile Stets aktuelle und verbindliche Ablage Schnelle Auffindbarkeit, hohe Transparenz Prozesse und Dokumenten in Wechselbeziehung Userspezifische Darstellung von Inhalten G t Üb i htli hk it d B di b k it Hoher manueller Pflegeaufwand Gute Übersichtlichkeit und Bedienbarkeit 48

49 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems Mögliche Soll Struktur für ein zentrales IMS Geschäftsprozessmodellierung und -optimierung DMS, Portalpublikationen Workflowmanagement 49

50 Qualitätsmanagement Analyse und Bewertung des aktuellen QM-Systems QM nach alter Fassung und nach neuer Fassung: Elemente,- und Normorientierung DIN EN ISO ISO abteilungsbezogenen Dokumente und Verfahrensabläufe Kapitelorientierter Aufbau des QM- Systems Auditierung meist nach Abteilung EK,AV,VT, etc.. Separates QM, UM, AS,. QM Handbuch UM Handbuch 50