1 Hanse Orga / AutoBank

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1 1 Hanse Orga / AutoBank Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application der Hanse Orga AG ermöglicht optimierte Zuordnungsquoten in der Verarbeitung von Zahlungsinformationen aus Kontoauszügen, Avisen und Lockboxen. Die in SAP integrierte und zertifizierte Software kombiniert die Vorteile einer Standardlösung mit einer höheren Flexibilität: Anwender können Funktionen passgenau auf ihre unternehmensspezifischen Anforderungen ausrichten und aktualisieren. Durch kontinuierliche Anpassungen der Software an neue Herausforderungen, z. B. SEPA, ist die FinanceSuite immer aktuell. 1.1 Herausforderungen in der Verarbeitung von Zahlungsinformationen Bei der Verarbeitung von Zahlungsinformationen aus Kontoauszügen, Avisen und Lockboxen erfordern vor allem Sonderfälle wie unvollständige Zahlungsinformationen, Abzüge und Sammelzahlungen einen manuellen Aufwand, um sie eindeutig zuordnen zu können. Zudem enthalten Kontoauszüge einiger Länder oftmals unstrukturierte Informationen im Verwendungszweck, die sich mit den üblichen Anwendungen kaum automatisch zuweisen lassen.

2 1.2 Spezielle Funktionen sorgen für hohe Zuordnungsquoten - auch bei Sonderfällen Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application wurde extra für den Zweck entwickelt, um auch in schwierigen Fällen eine automatisierte Verarbeitung zu unterstützen. Die wenigen verbleibenden, manuell zu bearbeitenden Posten stehen direkt in einer Nachbearbeitung zur Verfügung. Dank übersichtlichem Layout und unterstützenden Funktionen ist die Postenklärung schnell und einfach. Durch das Zusammenspiel der Funktionen können Unternehmen ihre Trefferquoten deutlich steigern und eine tagfertige Buchhaltung selbst bei wachsendem Geschäftsvolumen realisieren. Nachfolgend werden Ihnen die in Abbildung 1.1 dargestellten spezialisierten Funktionen der Software näher beschrieben. Abb. 1.1: Prozesse mit AutoBank

3 1.3 Regelwerk Neben den von SAP akzeptierten Formaten können über eigene Konvertierungstools auch weitere Formate von Kontoauszügen, Avisen und Lockboxen standardisiert verarbeitet werden. Für die Verarbeitung der Zahlungspositionen bietet AutoBank ein umfassendes Regelwerk, das Sie flexibel und ohne IT-Unterstützung einstellen können: Grobfilter Per Grobfilter werden Zahlungsströme strukturiert und mit Buchungsregeln verknüpft. Durch diese (Vor-)Strukturierung lassen sich unnötige Verarbeitungsschritte vermeiden, die Zeit kosten und zu Fehlbuchungen führen können. Eine Zahlungsposition wird über mehrere Buchungsregeln in einer festgelegten Reihenfolge verarbeitet. Dabei können beliebig viele Buchungsregeln mit einer Zahlungsposition verknüpft und so unterschiedlichste Buchungsversuche durchgeführt werden, bis die korrekte Buchung gefunden ist Feinfilter Zusätzlich können Sie Feinfilter definieren, die alle Informationen aus der Zahlungsposition nutzen, um den entsprechenden Offenen Posten (OP) zu identifizieren. Pro Buchungsregel können gleich mehrere Feinfilter und für die Feinfilter wiederum mehrere Suchmuster hinterlegt werden. Mit den Feinfiltern werden beispielsweise Sonderzeichen oder Intervalle bei Rechnungsnummern sowie Aufzählungen aufgelöst und Daten ergänzt bzw. ersetzt, sodass sie korrekt zugeordnet und gebucht werden.

4 1.3.3 Individuelle Buchungsregeln Die Fachabteilung kann individuelle Buchungsregeln festlegen und diese zentral pflegen. Die Pflege kann dabei auch direkt im Produktivsystem vorgenommen werden. Eine zeitraubende Pflege über das Customizing und das Transportwesen wird so vermieden. Die Buchungsregeln für Ausgleichsbuchungen und Akonto- Buchungen können durch weitreichende Parametrierungen generalisiert werden. Dadurch verringert sich der Pflegeaufwand weiter Stammdaten-Wizards Stammdaten-Wizards helfen dem Anwender, das Regelwerk von AutoBank einfach und sicher zu erstellen und zu pflegen. Schritt für Schritt können Sie hier die Konfiguration der Software erweitern. Die Stammdaten-Wizards können direkt aus der Nachbearbeitung oder aus einem speziellen Datenpool heraus angesprochen werden. So ist eine dezentrale oder auch zentrale Betreuung und Pflege des Regelwerks sichergestellt Optimierte Nachbearbeitung Für die Sonderfälle, die selbst über die vielfältigen Filter und Buchungsregeln nicht automatisch zugeordnet werden können, gibt es eine manuelle Nachbearbeitung. Hier hat der Anwender Zugriff auf eine Vielzahl von Funktionen und Hilfsmitteln, um die manuelle Klärung von Zahlungspositionen (siehe Beispiel Nachbearbeitung für Kontoauszüge in Abbildung 1.2) schnell und sicher durchzuführen. Dazu gehören u. a:

5 Buchungsvorschläge auf Basis der Buchungsregeln, Zugriff auf alle OP mit vielfältigen Suchmöglichkeiten, ein integrierter Klärungsworkflow, Integration des SAP Dispute Managements, Dokumentenverlinkung. Abb. 1.2: Nachbearbeitung für Kontoauszüge in einer Buchungsmaske Anbindung an SAP-Nebenbücher Damit alle Daten zentral im führenden SAP -FI-System gepflegt und eingesehen werden können, ist AutoBank direkt an die SAP - Nebenbücher wie IS-U, FS-CD, IS-H, IS-M, IS-MAM angebunden. So haben Sie die Möglichkeit, sowohl die Zahlungsinformationen

6 für das SAP -FI als auch für die SAP -Nebenbücher zentral zu verarbeiten. Damit werden Prozessbrüche vermieden und eine zentrale Archivierung wie auch Recherche über alle Zahlungspositionen und Buchungen möglich (s. Kapitel 1.2.7) Performance Cockpit Das Performance Cockpit bietet Ihnen einen Überblick über den Status der Verarbeitungsprozesse. Performance-Ampeln zeigen an, welche Prozessschritte schon erledigt sind (grün), welche beobachtet werden sollten (gelb) und wo aktuell Handlungsbedarf besteht (rot). Über Drill-Down-Funktionen kann von der Übersicht bis in die Kontenebene verzweigt werden. Von jeder Ebene ist ein Absprung in die Nachbearbeitung möglich. Historische Auswertungen der Zuordnungsquoten nach definierbaren Auswertungszeiträumen sowie (eine Auswertung) nach Kreditor/Debitor werden über das Performance Cockpit erleichtert Selbstlernende Tabellen Bei der Kontoauszugsverarbeitung werden die Absenderbankverbindungen der Zahlenden automatisch gespeichert und stehen zur Stammdatenpflege, automatischen Buchung und Nachbearbeitung bereit. Gibt der Debitor auch bei nachfolgenden Zahlungen unvollständige Informationen an, so kann der Rechnungsbetrag dank gespeicherter Bankverbindung zugeordnet werden. Sind bei Zahlungsinformationen in Kontoauszügen, Avisen oder Lockboxen keine konkreten Angaben über die gezahlten Rechnungen bzw. Angaben zum Zahlenden nur im Verwendungszweck zu finden, dann hilft die Umsetzungstabelle weiter. Mit der Umsetzungstabelle werden alle Verwendungszweckinformationen automatisch mit einer Liste der Zahler abgeglichen und anschließend

7 in Debitoren- oder Kreditorennummern konvertiert. So wird eine automatische Abstimmung der OP bzw. eine Akonto-Buchung trotz ursprünglich unvollständiger Informationen möglich Recherche Die ergänzende Recherchefunktion bietet umfangreiche Abfragemöglichkeiten sowohl über Zahlungsinformationen als auch zu konkreten Buchungen. Dabei können zusätzlich Abfragefelder variabel eingestellt werden. Die Recherchefunktion ist mit der Nachbearbeitung verknüpft, sodass Ergebnisse in die Nachbearbeitung übergeben werden können Klärungsworkflow und Dispute Management Über den integrierten Klärungsworkflow können die Daten uneindeutiger Zahlungen per SAP -Kurznachricht oder an Mitarbeiter versandt werden. Diese können den Klärungsprozess durch Nachfassen beim Kunden unterstützen oder über einen Link in der Nachricht den Zahlungseingang selbst bearbeiten. Ein Dispute- Monitor erlaubt die Analyse aller bisher gestellten Klärungsanfragen. Zudem ist das SAP Dispute Management in den Prozess der Nachbearbeitung integriert Dokumentenverlinkung Dateien und/oder Bilder können automatisiert mit Lockboxen, Avisen und Kontoauszügen verknüpft werden. Damit haben Sie in der Nachbearbeitung Zugriff auf alle notwendigen Informationen, die zur Klärung der jeweiligen unklaren Positionen nützlich sind.

8 Übergreifende Prozessintegration Unterschiedliche Prozessschritte werden miteinander kombiniert und integriert. Beispielsweise kann aus der Zahlungsinformation im Kontoauszug das zugehörige Avis identifiziert und verknüpft werden. Die Erstellung der Buchungen sowohl des Zahlungseingangs als auch der Avisinformationen kann dann automatisiert, ohne manuellen Eingriff erfolgen. Über einen Avismonitor wird der Verarbeitungsstatus kontrolliert. 1.4 Zusammenfassung Die FinanceSuite AutoBank Automatic Cash Application ist ein SAP -Add-on, das durch gezielte Funktionen die Zuordnung und Buchung von Zahlungsinformationen optimiert. Durch die Integration in SAP haben Anwender alle wichtigen Informationen zentral im Blick, Medienbrüche werden vermieden und die Datenverwaltung wird stark vereinfacht. AutoBank steht für Straight-Through- Processing (STP), d. h. für eine durchgängige digitale Datenverarbeitung. Außerdem bietet AutoBank tagfertige Buchhaltung und Mehrwert durch spezielle Funktionen. 1.5 Kontakt Die Hanse Orga AG ist ein führendes Software- und Beratungshaus für das Finanz- und Rechnungswesen. Das Unternehmen ist offizieller SAP Software Solution and Technology Partner. Die branchenübergreifenden Softwarelösungen sind direkt in ABAP programmiert und von SAP zertifiziert. Seit Gründung der Firma 1984 wurden über Projekte bei über 500 Kunden weltweit

9 erfolgreich umgesetzt. Zu den Schwerpunkten der Softwareentwicklung gehören die Bereiche Zahlungsinformationsverarbeitung, Liquiditätsplanung, Cash Management, Treasury, Zahlungsverkehr und Bankenkommunikation (Payment Factory) sowie electronic Bank Account Management. Darüber hinaus bietet die Hanse Orga AG ein umfassendes Consulting von der Strategieentwicklung, über die Implementierung bis zu aktuellen Projekten wie SEPA. Ansprechpartner: Stephan Benkendorf, Vorstand Tel:

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