Einsatz des E-Postbriefs bei der Stadt Bonn. 08./ Ministerialkongress 1

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2 01 Agenda Agenda: Gründe für die Einführung in Bonn organisatorische und technische Anforderungen Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Projektablauf Fazit und künftige Herausforderungen 08./ Ministerialkongress 2

3 02 Gründe für den Einsatz in Bonn Langfristig: Einsparpotential und Prozessoptimierung Geändertes Kommunikationsverhalten der letzten Jahre Verschlüsselte Übermittlung personenbezogener Daten Hybridversand ermöglicht vollständige Erreichbarkeit Standortnähe zur Deutschen Post Regionalinitiative der Deutschen Post in Köln/Bonn Innovationsfreudige Verwaltung Vorbereitung auch auf D 08./ Ministerialkongress 3

4 03.1 organisatorische und technische Anforderungen Organisatorische Anforderungen: Im ersten Schritt sollten bestehende Arbeitsprozesse nicht gravierend verändert werden Die Arbeitsabläufe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten transparent sein Nutzenanlässe des E-Postbrief für Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung mussten identifiziert werden Die rechtliche Seite musste beleuchtet werden 08./ Ministerialkongress 4

5 03.2 organisatorische und technische Anforderungen Technische Anforderungen: Einbindung in komplexe infrastruktur mit Filtersystemen Nutzung aus bestehendem client (Outlook) Unterscheidungsmöglichkeit von normaler und E- Postbrief ohne tiefere Kenntnisse möglich Geringer Installationsaufwand Geringer Administrationsaufwand 08./ Ministerialkongress 5

6 03.3 organisatorische und technische Anforderungen Konsequenzen Aufteilung des Projekts in Postein- und Postausgang Posteingang als einfacheres Projekt sollte die technische Machbarkeit und die Inanspruchnahme durch die Bürgerinnen und Bürger nachweisen Erst in einem zweiten Schritt soll der Postausgang mit einhergehender Prozessoptimierung pilotiert werden 08./ Ministerialkongress 6

7 04.1 Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Posteingang: Für allgemeine Anfragen: Für spezielle Nutzenanlässe wurden weitere Adressen eingerichtet, die direkt beim jeweiligen Fachbereich bearbeitet werden: Bewohnerparken Gewerbean-, -ab- und ummeldung Antrag auf Sondernutzung Ausnahmegenehmigung Umweltzone Interesse relativ groß, Nutzung im hohen zweistelligen Bereich seit Mitte April bis Ende August Im direkten Vergleich zur qualifizierten Signatur wesentlich größere Nutzung (1-2 seit 2004) 08./ Ministerialkongress 7

8 04.2 Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Postausgang: Einsparpotentiale vor allem bei Massensendungen und möglichst großer elektronischer Erreichbarkeit Prozessoptimierung bei Integration in die Fachverfahren Erster Einsatz soll bei den Grundbesitzabgabenbescheiden 2012 erfolgen (ca Bescheide) Nutzung des hybriden und elektronischen Versandes Adressqualifizierung (Abgleich ob elektronisch erreichbar) soll zunächst durch die Post erfolgen 08./ Ministerialkongress 8

9 04.3 Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Problemstellung und Lösungsmöglichkeiten: Zu diskutierende Möglichkeiten bei bestehenden Schriftformerfordernissen Zusätzliches Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur Doppelter Versand (schriftlich und elektronisch) Mittelfristige Lösung: Anerkennung E-Postbrief/D in möglichst vielen Bereichen durch egovernment Gesetz möglich? 08./ Ministerialkongress 9

10 04.4 Einsatzszenarien Posteingang und Postausgang Problemstellung und Lösungsmöglichkeiten: Zu diskutierende Möglichkeiten zur Zugangseröffnung pragmatischer Ansatz: Verzicht auf Zugangseröffnung und erneute Zustellung auf klassischem Weg bei Bestreitung des Zugangs Anschreiben aller Bescheidempfänger m.d.b. um allgemeine Zugangseröffnung Anregung: Zugangsproblematik sollte bei Aufrechterhaltung zentral geregelt werden. Evtl. möglich bereits bei Registrierung? 08./ Ministerialkongress 10

11 05 Projektablauf Zeitlicher Ablauf: Erste Gespräche Sommer / Herbst 2010 Erster Technikworkshop Ende November 2010 Angebot und Vertragsunterlagen Anfang Dezember 2010 Entscheidung durch Oberbürgermeister Ende Dezember 2010 Februar 2011 Vertragsunterzeichnung Start E-Postbrief im Posteingang Seit Mai 2011 Gespräche zu Projekt im Postausgang 08./ Ministerialkongress 11

12 06 Fazit und künftige Herausforderungen Fazit: Anbindung technisch kein großer Eingriff Aufwand zur Anbindung und zum Betrieb sehr gering Wichtig ist die organisatorische Einbindung in die Arbeitsabläufe Herausforderungen: Massensendungen Zentrale Speicherung von E-Postadressen und Nutzung aus verschiedenen Verfahren Klärung derzeit noch bestehender rechtlicher Probleme D Akkreditierung 08./ Ministerialkongress 12

13 07 Fragen und Anregungen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wolfgang Fuchs Personal- und Organisationsdezernent Stadt Bonn 08./ Ministerialkongress 13