Volltextsuche im Archiv mit Windows-Index-Service

Transkript

1 Volltextsuche im Archiv mit Windows-Index-Service Erklärung Der Unterschied zur normalen Volltextsuche liegt darin, dass durch das Betriebssystem die Volltextsuche nicht erst bei Anfrage durch BMDNTCS vorgenommen wird, sondern bereits bei jeder Neuanlage bzw. Änderung eines Dokumentes im Hintergrund der Beschlagwortungskatalog aufgebaut wird. Damit bringt die Volltextsuche in beiden Varianten zwar dasselbe Ergebnis, mit Indexservice allerdings erheblich schneller Achtung: Da die automatische Erstellung des Beschlagwortungskataloges im Hintergrund am Server nur dann durchgeführt wird, wenn ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, kann es sein, daß neu eingescannte Dokumente nicht sofort über Volltextsuche gefunden werden können, sondern erst nach einigen Sekunden/Minuten. 6 Schritte bis zur schnellen Suche im NTCS 1) Installation des Indexservice am Server 2) Installation der Indexfilter am Server 3) Start des Service am Server (wenn nötig) 4) BMDService.ini 5) Einstellungen und Inbetriebnahme in NTCS 6) Konfiguration der ignorierten Wörter 1. Schritt: Installieren des Indexservice am Server a) Unter Systemsteuerung / Software / Windowskomponenten muss der Indexdienst einmal installiert werden (falls noch nicht vorhanden)

2 b) Es muss kontrolliert werden, ob auf das Laufwerk auf dem die Dokumente abgelegt werden, auch indiziert werden kann. c) Unter der Systemsteuerung / Verwaltung / Computerverwaltung kann der Indexdienst verwaltet werden. Dort kann das Verzeichnis System entfernt werden (wird nicht benötigt). Der Indexdienst muss vorher gestoppt werden, damit das möglich ist (und kann hier auch neu gestartet werden siehe Schritt 3)

3 d) Ebenfalls unter der Systemsteuerung / Verwaltung / Computerverwaltung muss bis auf weiteres unter <Indexdienst> <Eigenschaften> die Checkbox Dateien mit unbekannter Erweiterungen indizieren markiert werden, damit z.b. die von BMD erzeugten PCL-Dateien indiziert und gefunden werden können

4 2. Schritt: Installieren der Indexfilter am Server (mittels Office-CD!) Für das Durchsuchen bestimmter Dokumente muss darauf geachtet werden, dass sog. Indexfilter (IFILTER) notwendig sind, um deren Inhalte als Text zu erkennen. Indexfilter sind Softwarekomponenten, die die Struktur eines bestimmten Dokumenttyps, wie Microsoft Word- oder HTML-Dokumente, interpretieren. Der Indexdienst extrahiert den Text und die Eigenschaftswerte aller katalogisierten Dokumente mittels eines Filters und sendet sie an die Indizierungsroutine. Der Windows Indexdienst verfügt nach Installation von Office über Filter für: - Dokumente aus Microsoft Office-Anwendungen - HTML-Dokumente - Textdokumente - Internet-Mail- und -Nachrichtendokumente - Tif-Dokumente - Sonstige Dokumente sind abhängig von der Einstellung laut Punkt 1d dieser Dokumentation ACHTUNG: Outlook-Dateien (.msg) sind ein Sonderfall. Diese werden von Office erst ab Office 2007 unterstützt. Für ältere Office-Versionen müssen i-filter von Drittanbietern ( gekauft werden. Filter für Dokumente, die von anderen Anwendungen erstellt werden, erhalten Sie möglicherweise beim jeweiligen Softwarehersteller. Wenden Sie sich an den Softwarehersteller, um Informationen zu Filtern zu erhalten. Befolgen Sie zur Installation des Filters die Herstellerhinweise. Einen kostenlosen IFILTER für Pdf-Dateien finden sie unter

5 3. Schritt: Start des Service am Server (wenn nötig) Unter <Systemsteuerung> <Verwaltung> <Computerverwaltung> müssen sie unter <Dienste und Anwendungen> auf <Indexdienst stehen>, um ihn zu starten oder zu stoppen

6 4. Schritt: BMDService.ini Diese Datei muß im BMD-Programmverzeichnis angelegt werden und enthält den Pfad, in dem der Indexservice die Suchinformationen ablegt den sogen. Katalog. Der Eintrag in der Ini-Datei hat folgendes Format (wobei C:\BMDIdxCatalogs für ihren tatsächlichen Pfad steht) [BMDSERVICE] IdxCatalogBasePath=C:\BMDIdxCatalogs Achtung, Sollte dieser Eintrag geändert werden, muß der Dienst BMDNtcsSvc am Server neu gestartet werden. 5. Schritt: Einstellungen und Inbetriebnahme in NTCS a) Parametereinstellungen Stammdaten> <Einstellungen> <Allgemeine Büroparameter> <BMD-Archiv) Parameter <Speicherparameter> <Speicherung über Server> muß aktiviert werden Parameter <Speicherparameter> <Volltextsuche über Indexservice> muß aktiviert werden Im Parameter <Speicherparameter> <User> muß ein Benutzer hinterlegt werden, der Schreibrechte auf alle Pfade besitzt, die in der Dokumentenverwaltung verwendet werden Im Parameter <Speicherparameter> <Passwort> muß das Passwort für o.a. Benutzer hinterlegt werden Bei der Änderung der Parameter User und Passwort kann es zu Problem beim Erstellen der Indizes kommen, da dort diese Werte nicht automatisch verändert werden. Dh bei einer User- oder Passwortänderung muss diese auch direkt am Service nachgetragen werden. b) Registrierung der Dokumentenverzeichnisse am Indexserver Ausführen von <Funktionen> <Suchkataloge aktualisieren> in den Archivstammdaten. Diese Funktion steht nur zur Verfügung wenn o.a. Parameter gesetzt wurden. Diese Funktion registriert neue Pfade im BMD-Katalog; nicht mehr bestehende Pfade werden aus dem Katalog gelöscht, bestehende Pfade bleiben unverändert. 6. Konfiguration der ignorierten Wörter Bestimmte Wörter und deren Beugungen, Mehrzahlen usw. oder einzelne Buchstaben werden von der Indexsuche ausgeschlossen, da für die schnelle Suche durch den Indexservice eine eigene Datenbank aufgebaut wird und das Ignorieren sinnloser Wörter erhebliche Auswirkungen auf Dateigröße und Performance dieser Datenbank hat. Die Liste der ignorierten Wörter liegt in den sprachenspezifischen Dateien noise.* im system32- Verzeichnis. z.b. noise.deu für deutschsprachig.