VdKKasse - Handbuch. OC-Anwendungsentwicklung und Datenbanken Berlin, Stresemannstr. 30 Paul-Singer-Haus. (Stand )

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1 OC-Anwendungsentwicklung und Datenbanken Berlin, Stresemannstr. 30 Paul-Singer-Haus Im Auftrag des Sozialverband VdK Nordrhein-Westfalen e.v. VdKKasse - Handbuch (Stand ) Herausgeber Office Consult GmbH Stresemannstraße 30 D Berlin

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Die Installation des Programmes... 4 Systemvoraussetzungen Der erste Start Die Menüstruktur Kontenverwaltung... 9 Unterkonto anlegen Kassenbuchfunktionen Buchung erfassen Erfasste Buchung bearbeiten Erfasste Datensätze buchen Stapelbuchung (alle erfassten Buchungssätze) Einzelne Datensätze buchen Gebucht Standardbuchungen und Standardsplittbuchungen Die Berichte Das Buchungsjournal Die Bestandskonten-Übersicht Die Bestandskonten mit Salden Übersicht der Einnahme-/Ausgabekonten Zuwendungen Anfangsbestandskorrekturbericht Die Adressverwaltung Die Projektverwaltung Office Consult Dokumentation Seite 2 von 23

3 9. Der Jahresabschluss Datensicherung Update, Deinstallation, Neuinstallation von VdKKasse Automatisches Update Manuelles Programm Update Deinstallation Office Consult Dokumentation Seite 3 von 23

4 1. Die Installation des Programmes Systemvoraussetzungen Mindestens Windows XP (Service Pack 2) mit.net Framework 3.5 und WindowsInstaller. (nur installieren, wenn das System dies explizit fordert) Die Installation des Programmes erfolgt durch die standardisierte Installationsroutine von Microsoft. 1. Doppelklick auf die Setup.msi Datei 2. Via Klick auf Ausführen die Installation starten 1. Sind bestimmte Sicherheitskomponenten des verwendeten Betriebssystems eingestellt, wird eine Microsoft-Sicherheitswarnung ausgegeben. Dann via Klick auf "Ausführen" fortsetzen. 2. Als Installationspfad wird C:\Office Consult GmbH\VdKKasse vorgeschlagen. Mit Klick auf "Weiter" wird die Installation ausgeführt. Office Consult Dokumentation Seite 4 von 23

5 3. Das Fenster schließen. Programmverknüpfungen auf dem Desktop und im Startmenü werden automatisch angelegt. 2. Der erste Start Das Programm kann über den Desktop oder über das Startmenü gestartet werden. Dann muss ein Passwort vergeben werden. Zum Anlegen eines neuen Mandanten auf "Neuer Mandant" klicken. Office Consult Dokumentation Seite 5 von 23

6 Nachfolgend alle Felder mit * ausfüllen und den Ihnen mitgeteilten Freischaltcode eingeben. Nachträgliche Korrekturen sind nur bedingt möglich. Bitte alle Eingaben vor dem endgültigen Speichern genau prüfen. Office Consult Dokumentation Seite 6 von 23

7 Mit Doppelklick auf den Mandanten oder Klick auf den Button "Öffnen" den neu angelegten Mandanten öffnen. Office Consult Dokumentation Seite 7 von 23

8 3. Die Menüstruktur Sämtliche Funktionen werden über das Menü abgerufen. Unter dem Punkt "Kassenbuchfunktionen" sind alle Module zusammengefasst, die für das Erfassen und Verwalten von Buchungen notwendig sind. Die Ausgabe und Auswertung von Buchungen, eingegebenen Zuwendungen sowie die Darstellung der Kontostände werden über den Punkt "Berichte" aufgerufen. Nach dem über den Bericht der "vorläufige Jahresabschlussbericht" geprüft wurde. Kann über den Punkt Jahresabschluss das Buchungsjahr geschlossen werden. Anfangsbestände und Unterkonten werden unterhalb des Punktes "Kontenverwaltung" angelegt und bearbeitet. Unter der "Adressverwaltung" können Personendaten eingepflegt und verwaltet werden. Buchungen können bestimmten Projekten zugeordnet werden. Diese werden unter "Projektverwaltung" angelegt. Office Consult Dokumentation Seite 8 von 23

9 4. Kontenverwaltung Nach der Erstinstallation werden die Kontostände einmalig manuell eingegeben. 1. Menü "Kontenverwaltung" -> "Bestandskonten" mit Doppelklick öffnen 2. Doppelklick auf das entsprechende Konto 3. Anfangsbestand eintragen 4. Speichern Unterkonto anlegen 1. Menü "Kontenverwaltung" -> "Bestandskonten" mit Doppelklick öffnen 2. Hauptkonto auswählen Office Consult Dokumentation Seite 9 von 23

10 3. Bezeichnung und Anfangsbestand eingeben 4. Erfassen Das Bearbeiten von Einnahme-/Ausgabekonten erfolgt analog. 5. Kassenbuchfunktionen Buchung erfassen Buchungen werden zunächst erfasst. Datensätze können als Einzelbuchung oder Splittbuchung erfasst werden. Die Suche nach einzelnen Datensätzen erfolgt über das Registerblatt Suchen. Das Fenster Buchung erfassen ist in zwei Bereiche gegliedert. Office Consult Dokumentation Seite 10 von 23

11 Der obere Bereich ist das Erfassungsfenster. Hier werden die Buchungssätze eingegeben. Die Eingabe mit Erfassen bestätigen oder Verwerfen. Ebenso kann der erfasste Datensatz als Standard festgelegt werden. Im unteren Bereich werden die erfassten Buchungen in einer Tabelle angezeigt. Eine Sortierung der Datensätze ist durch Klick auf die graue Spaltenkopfzeile möglich. Bei Erfassung einer Zuwendung erfolgt automatisch die Aufforderung zur Auswahl (oder Neueingabe) des Namens und der Adresse des/der Zuwendenden. Nach der Adressauswahl erscheint im Buchungstext automatisch der Name der zuwendenden Person (des Unternehmens). Der Buchungstext kann auch manuell eingegeben werden Erfasste Buchung bearbeiten Erfasste Datensätze sind noch nicht gebucht! Sie können jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden. Eine Stornierung ist hier nicht erforderlich. Zur Bearbeitung den Datensatz mit Doppelklick öffnen. In dem Bearbeitungsfenster können die Daten nun geändert, gelöscht oder einzeln gebucht werden. Office Consult Dokumentation Seite 11 von 23

12 Über den Button Schließen wird das Bearbeitungsfenster geschlossen. Die eingegebenen Änderungen können gespeichert oder der Bearbeitungsvorgang ohne Speichern abgebrochen werden Erfasste Datensätze buchen Das Programm bietet folgende Optionen an: Stapelbuchung (alle erfassten Buchungssätze) Im Fenster Buchung erfassen über den Button Alle buchen, oder beim Schließen des Fensters Buchung erfassen. Einzelne Datensätze buchen Im Fenster Datensatz bearbeiten kann der einzelne Datensatz gebucht werden. 5.2 Gebucht Hierunter sind alle gebuchten Datensätze gespeichert und abrufbar. Office Consult Dokumentation Seite 12 von 23

13 Die hier angezeigten Datensätze können mit Ausnahme des Buchungstextes nicht mehr verändert, sondern lediglich storniert werden. Wurde noch keine Spendenquittung erstellt, dann kann auch der Quittungsempfänger noch geändert werden. Der obere Bereich ist eine Suchmaske. Darüber können einzelne Buchungen gesucht werden. Stornierungen erfolgen im Bearbeitungsfenster (Datensatz mit Doppelklick öffnen). Mit der Stornierung erfolgt automatisch die Stornobuchung. Gleichzeitig wird eine Korrekturbuchung vorgeschlagen. Die angezeigte Korrekturbuchung kann bearbeitet und angelegt (gebucht) oder verworfen werden. 5.3 Standardbuchungen und Standardsplittbuchungen Standard- oder Standardsplittbuchungen werden angelegt für regelmäßig wiederkehrende Buchungen, z.b. Mandatsträgerbeiträge. Office Consult Dokumentation Seite 13 von 23

14 Die Anlage erfolgt entweder über Buchungen erfassen oder über Standardbuchungen. Unter Standardbuchungen erfolgt auch die Verwaltung. Ein angelegter Standard kann wiederholt gebucht, geändert oder gelöscht werden, indem der bestehende Standard mit Doppelklick geöffnet wird. In dem Fenster Standard bearbeiten kann der Standard nun gebucht werden. Es ist lediglich die Eingabe des Buchungsdatums erforderlich. Vorgenommene Änderungen des Standards werden über den Button Schließen im Bearbeitungsfenster gespeichert oder verworfen. Office Consult Dokumentation Seite 14 von 23

15 6. Die Berichte VdKKasse bietet die formatierte Ausgabe zahlreicher Berichte und Auswertungen. Beispielhaft werden im Folgenden einige dieser Berichte erläutert. WICHTIG: In den Berichten werden nur tatsächlich gebuchte Datensätze berücksichtigt! 6.1 Das Buchungsjournal Eine umfangreiche Auswertung der Buchungssätze ist durch die Verwendung verschiedener Filter möglich. Die Auswertung kann als Excel- und als PDF- Datei gespeichert/exportiert und ausgedruckt werden. 6.2 Die Bestandskonten-Übersicht In dem Bericht "Bestandskonten-Übersicht" werden sämtliche rechenschaftsberichtsrelevante Konten ausgegeben. Office Consult Dokumentation Seite 15 von 23

16 Es erfolgt eine Saldierung. 6.3 Die Bestandskonten mit Salden Für das ausgewählte Konto wird pro Buchung der Saldo ausgegeben. Office Consult Dokumentation Seite 16 von 23

17 6.4 Übersicht der Einnahme-/Ausgabekonten Hier kann nach einzelnen Konten gefiltert werden. Office Consult Dokumentation Seite 17 von 23

18 6.5 Zuwendungen Die manuelle Erzeugung von Zuwendungslisten ist jederzeit möglich. WICHTIG: Zuwendungslisten werden bei der Erstellung des Rechenschaftsberichtes automatisch mit erzeugt / ausgegeben. 6.6 Anfangsbestandskorrekturbericht Der Bericht Anfangsbestandskorrekturen weist die erzeugten Korrekturbuchungssätze aus. Die Korrekturbuchungen haben keine Auswirkungen auf das Vorjahr und die aktuelle Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Der abgeschlossene Rechenschaftsbericht wird NICHT verändert. Office Consult Dokumentation Seite 18 von 23

19 WICHTIG: Wird zu Beginn eines neuen Buchungsjahres (Folgejahr) der aus dem Vorjahr ermittelte Anfangsbestand eines Bestandskontos geändert, dann wird automatisch ein Korrekturbuchungssatz angelegt. Der Bericht wird als Anlage zum Rechenschaftsbericht automatisch erstellt. 7. Die Adressverwaltung Das Adressmodul der VdKKasse ermöglicht die manuelle Eingabe von Spenderadressen. Es ist keine Adressverwaltung im herkömmlichen Sinne. 8. Die Projektverwaltung Unter Projekte können Veranstaltungen sowie alle damit zusammenhängenden Ausgaben und Einnahmen zusammengefasst werden. Sie haben informativen Charakter und erleichtern die Übersicht der Kosten (Einnahmen und Ausgaben) einzelner Aktionen oder Veranstaltungen. Zunächst wir ein Projekt angelegt. Office Consult Dokumentation Seite 19 von 23

20 Anschließend können Buchungen dem Projekt zugeordnet werden. Das Projektjournal listet dann alle projektbezogenen Buchungen auf. Office Consult Dokumentation Seite 20 von 23

21 9. Der Jahresabschluss Mit der Erstellung des Jahresabschlusses wird das Buchungsjahr abgeschlossen und das neue Buchungsjahr angelegt. Danach ist weder eine weitere Erfassung noch eine Änderung vorhandener Buchungen für das abgeschlossene Buchungsjahr möglich. Erläuternde Berichte werden automatisch an den fertigen Rechenschaftsbericht angehängt (solche Zusatzberichte sind u.a. Zuwendungslisten). 10. Datensicherung Die Datenbanksicherung kann und sollte unmittelbar bei jedem Verlassen des Programmes durchgeführt werden. Office Consult Dokumentation Seite 21 von 23

22 Hierzu wird bei Frage "Sicherung erstellen" mit einem Klick auf "Ja" das Sicherungsmenü geöffnet. Dort kann dann der entsprechende Sicherungspfad gewählt werden. 11. Update, Deinstallation, Neuinstallation von VdKKasse Automatisches Update Das Programm sucht nach dem Start automatisch nach verfügbaren Updates, die einfach via Klick auf "Updates starten" eingespielt werden. Manuelles Programm Update Vor jedem Update bitte die Datenbank sichern! Programm starten und Datenbank Sicherung wählen. Datensicherung anlegen, Programm deinstallieren (siehe Deinstallation). Die Daten bleiben dabei erhalten. Setup.msi aufrufen und Programm neu installieren. Programm starten. Sollten die Daten nicht übernommen worden sein, dann über Datenbank Sicherung die vorher angelegte Sicherung zurückspielen. Office Consult Dokumentation Seite 22 von 23

23 Deinstallation Die Programmdeinstallation erfolgt - bei WINDOWS XP über: Start/Einstellungen/Systemsteuerung/Software/Kassenbuch - bei WINDOWS 7 über: Start/Systemsteuerung/Programme und Funktionen/Kassenbuch Bitte beachten: Bei der Deinstallation wird nur die Programmroutine gelöscht! Die angelegten Daten bleiben immer erhalten! Sollen alle Daten entfernt werden, dann muss nach erfolgter Deinstallation der Ordner Office Consult GmbH unter Arbeitsplatz/C: komplett gelöscht werden. Anschließend kann das Programm auch mit einer leeren Datenbank komplett neu installiert werden. Office Consult Dokumentation Seite 23 von 23

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