Tschüss Aktenschränke. Hallo Zukunft!

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1 rträge, aket für Ve P im s p en p ss-a erantenakt f ie L d Vier Busine n u itarbeiter Kunden-, M Tschüss Aktenschränke. Hallo Zukunft! ta BusinessOptimizer Ihr einfachster Weg zum digitalen Dokumenten-Management.

2 Ist die Zahlungsfrist schon abgelaufen? Wann war die letzte Gehaltserhöhung bei Herrn Meier? Wurde die Reklamation schon bearbeitet? Wie ist die Skonto vereinbarung mit dem Lieferanten? Schnellere Antworten durch effizienteres Dokumenten-Management mit ta BusinessOptimizer. TA BusinessOptimizer CONTRACT MANAGEMENT TA BusinessOptimizer HUMAN RESOURCES TA BusinessOptimizer SALES & DISTRIBUTION TA BusinessOptimizer PROCUREMENT TA BusinessOptimizer umfasst die wichtigsten Felder des Informationsmanagements in Unternehmen in Form von vier komfortablen Apps, die eine zentrale Informationsplattform schaffen und sich ideal ergänzen. 2

3 Die digitale Lieferantenakte nscale smart PM he und organisatorische Anforderungen der vertrieblichen Arbeit mühelos. Das Modul stellt alle relevanten fachlichen Strukturen zur einfachen und effektiven Mitarbei- waltungsort bereit. terverwaltung bereit ob Altersvorsorge, Reisekostenabrechnungen, oder Weiterbildungsnachweis. Sämtliche Daten und Dokumente sind für HR-Mitarbeiter auf Knopfdruck vollständig verfügbar. Arbeiten mit System Die täglich anfallenden Arbeiten im Bereich Einkauf bieten großes Potenzial zur digitalen Unterstützung. h ihre unkomplizierte Nutzung und klare Strukturen; unter finden auf nscale smart PManderem zentralisiert Ihredafür Lieferantenund Bestellungsverwaltung und unterstützt Sie nachhal- nscale smart HR organisiert alle notwendigen Personaldokumente in einem System, ver Informationen revisionssicher und stellt Abläufe als vorgefertigte Prozesse zur Verfügung ertriebs und Consultings zugeschnittene, aufgabenbe zogene Verwen- Lieferanten und zugehörige Bestellungen werden in vorgefertig bei allen fachlichenmasken Kernprozessen. wie zugehörige Projekte verwalten Sie in dieser vorgefertigten Struktur. Zu jedem tig ten digitalen Akten strukturiert und verwaltet. beliebig vieler Projekte möglich. Zur einfachen und effektiven Mitarbeiterverwaltung stellt nscale smart HR sämtliche fach vorgefertigt bereit. Alle Mitarbeiterakten haben einen speziell für den jeweiligen Mitarbe Aktendeckel, der personenbezogene Informationen festhält. Bei der Anlage eines neuen Sie erhalten jederzeit schnell verlässliche Auskünfte, zum Beispiel über die Verfolgung von Vorgängen oder zu Bestellungen. Lieferantenbeziehungen aufzubauen und die Optimierung der Zusamhen Anforderungen von Mitarbeitern und Abteilungen gerecht zu Nachhaltige werden, werden mit Lieferanten keine Herausforderungen mehr. es Projektes in unter schiedlichen Sichtenmenarbeit präsentiert. Die App bietetsind verschiedene ellungen, die alle Kunden oder alle reklamierten Projekte auflisten, diverse SuchJede Lieferantenakte speziell Suche von Kunden und Projekten sowie konsolidierte Ansichten hat voneinen n undfür den jeweiligen Lieferanten indexierten Aktendeckel, der alle relevanten Informationen rund um die Geschäftsbeziehung festhält. Bei der Anlage eines Lieferanten oder einer neuen Bestellung generiert nscale smart PM automatisch entsprechend zugeschnittene Unterordner zur Verwaltung; für die Ablage der Korrespondenz und der Lieferantenkontakte ebenso wie e vorgefertigte Struktur mit eigenen Ablageordnern erweitern. Die jeweili gen Strukturen zur Verwaltung der Bestellungen sowie der Preislisten. Bei Bedarf kann die gegebene konkreten Kunden oder Projekt erlauben es,füreigenständig weitere Unterstrukturen Struktur mit eigenen Ablageordnern erweitert werden. egen. So einfach war die Verwaltung von n sowie Personal-, Kunden- und Lieferantenakten noch nie. riert die App automatisch relevante Unterordner: Ordner für die Ablage der Altersvorsorg sowie Strukturen zur Verwaltung von Urkunden und Bescheinigungen. Zum Leistungsum darüber hinaus fachbezogene Übersichten und Masken (z. B. Suchmasken: Dokumenten zur individuellen Mitarbeitersuche), eine Terminverwaltung für jeden Mitarbeiter sowie ei Personalkalender. Durch den systematischen Aufbau und das Arbeiten in klaren Strukturen ist mit nscale sm ein effektives Personalmanagement möglich, vor allem lässt sich eine Reduzierung von V wänden erwirken. Eine Umlaufmappe starten oder Dokumente auf Wiedervorlage setze per Mausklick. Ebenso einfach lassen sich Personalakten aufrufen, Standardabläufe zügig Geschäftsprozesse direkt aus der Dokumentenansicht starten. Die App bietet verschiedene Listenansichten von Darstellungen, die alle Bestellungen eines Lieferanten auflisten bis hin zu konsolidierenden Ansichten, die alle offenen und reklamierten Bestellungen der Lieferanten zeigen. Der Ausschnitt ze nes Mitarbeiters Felder für das Pe von Adress- und berufliche Grupp men bis hin zu w Abrechnung (Kon ammblatt smart SD es Der Ausschnitt zeigt die Maske einer mit nscale smart PM verwalteten Personalakte beiin einem TA BusinessStammblatt eines Kundenprojekts nscale smart HR organisiert alle notwendigen Personaldokumente System. Bestellung. Optimizer Human Resources: Alle bei TA BusinessOptimizer Sales & relevanten PersonalmanagementDistribution: Projektnummer, AnMaske einer Bestellung bei TA BusinessOptimizer Procurement: Von Status einer Bestellung Themen sind in einem System sprechpartner und Vertriebskontakte der Kreditorennummer bis zu den Liefer- und Zahlungsbedingungen Bestellung können neben der Bestellnummer oder dem zusammengefasst. sind auf einen BlickJeder sichtbar. ist alles sofort ersichtlich. -datum bis zu vier Kriterien zugeordnet werden, die den Status eines Auftrags eindeutig beschreiben (Bezahlt, Geliefert, Erledigt, Reklamationen). Fertige Listen zeigen daraufhin zum Beispiel alle offenen oder reklamierten Lieferungen an. Bestellungen können somit entsprechend bearbeitet und nachvollzogen werden. Klare Aussagen zum Stand einer Bestellung sind jederzeit möglich. Ferner ist bei Fragen zu einem Auftrag auf einen Blick eindeutig zu erkennen, in Status sich dieser befindet. Komplexe undwelchem individuelle Lösungen werden für mittelständische oder auch kleine Unternehmen und nutzen Informationen bedarfsbezogen Weitere Vorteile für Sie: Abteilungen schnell kosten- undinressourcenintensiv, Kombination mit nscale smart SD erweitert sich die Lösung zuà einerüberschaubare vollständigen Debitoren- und Kosten Kreditorenverwaltung. Jede Bestellung kann optional mit einer Projektnummer verstichwortet werden, wenn alle Informationen orts- und zeitunabhängig à Bessere zuauskunftsund Handlungsfähigkeit, wodurch ermöglicht wird, konkrete Projektnummern mit einer Lieferantenbestellung verknüpfen. Dies führt zu direkten Beziehungen der Objekte beider Apps. verfügbar sein sollen. Das muss aber nicht sein! da Dokumente schneller gefunden werden Entscheidend ist, dass die wichtigsten, täglich an- à Sofort einsetzbar durch schnelle Installation fallenden Verwaltungsaufgaben zeitsparend bewältigt dieser Out-of-the-Box-Lösung mit vor- werden können und genau das bietet Ihnen definiertem Funktionsumfang ta BusinessOptimizer. à Einfache Umstellung von analog auf digital à Intuitive Benutzerführung Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die vier Apps von TA BusinessOptimizer detailliert vor. à Unternehmensweiter Zugriff auf wichtige Daten à Auf Wunsch individuell erweiterbar Direkt am MFP ansteuern? Kein Problem mit TA BusinessConnect. Ein echter Effizienz-Turbo: Sparen Sie noch mehr Zeit und steuern Sie die Apps direkt von Ihrem MFP-System aus an. Die optionale HyPASTM-Schnittstelle ta BusinessConnect macht s möglich! Sie können einscannen und einfach direkt in den Akten ablegen und ausdrucken. 3

4 ta BusinessOptimizer Contract Management Sämtliche und Fristen einfach und effektiv verwalten. Einkauf, Vertrieb und Controlling haben fachspezifische Anforderungen ta BusinessOptimizer Contract Die Lösung lautet: Management bündelt diese für Sie! Sämtliche Doku- TA BusinessOptimizer Contract Management mente, Informationen und Anlagen sind dabei in à Infos zu Ver tragspartner und -laufzeit sowie übersichtlichen, digitalen Vertragsakten organisiert. Anlage von fachspezifischen Unterordnern à Einfache Übernahme von n Überblick bei der Vielzahl von n verloren? durch definierte Scanvorgänge Zeitpunkt verpasst für Kündigungen bzw. à Digitale Dokumente werden per Drag & neue Vertragsverhandlungen, um Konditionen Drop digitalen Akten zugewiesen zu optimieren? à Ablage von s und Anhängen Einzelne Anlagen und Nebenabsprachen werden à Anzeige der gesamten Vertragshistorie manchmal vergessen? per Mausklick Mal eben eine Vertragshistorie einsehen so schnell geht das nicht? Korrespondenz Vertragsunterlagen VERTRAG Versionierung Monitoring Pflege von Vertragsakten 4

5 ta BusinessOptimizer Human Resources Alle Personaldokumente übersichtlich in einem System. Bewerbungen Gehalt Urkunden & Bescheinigungen MITARBEITER Altersvorsorge + - Beurteilung Abwesenheit Weiterbildung Mitarbeiterverwaltung auf effiziente Art: Mit ta BusinessOptimizer Human Resources haben Sie Die Lösung lautet: alle wesent lichen Informationen des Personalmanage- TA BusinessOptimizer Human Resources ments mühelos im Blick. Sämtliche relevanten Daten à Automatische Anlage von Unterordnern, und Dokumente werden auf Knopfdruck angezeigt. z. B. zu Weiterbildungen, Krankentagen, Sozialversicherung Zu viel Verwaltungsaufwand im Personalwesen? Ganz schön aufwendig, sensible Mitarbeiterdaten sicher aufzubewahren und Zugriffsrechte klar zu definieren? für Feedback-Gespräche werden schon à Verwaltung von Personaldokumenten mit klarer Rollenverwaltung à Fachbezogene Übersichten und Masken, z. B. übergreifender Personalkalender, Terminübersicht und Krankmeldungen mal versäumt? Beim Thema Weiterbildung fehlt der Überblick pro Mitarbeiter? 5

6 ta BusinessOptimizer Sales & Distribution Schnell handlungsfähig dank digitaler Kundenakten. Schnelle Reaktionen sind für Mitarbeiter mit Kundenkontakt extrem wichtig. Zugriffe auf digitale, kunden- Die Lösung lautet: bezogene Daten und Dokumente müssen deshalb TA BusinessOptimizer Sales & Distribution möglichst einfach sein und der manuelle Aufwand à Mehrere Listenansichten verfügbar, die für muss auf ein Minimum reduziert werden. ta BusinessOptimizer Sales & Distribution bietet Ihnen dafür einen sicheren, zentralen Ablage- und Verwaltungsort. verschiedene Abteilungen von Interesse sind à Pro Kunde und Projekt können weitere Unterordner angelegt werden à Mehr Transparenz durch eine konsequente Anfragen bleiben manchmal länger liegen? 360-Grad-Kundenansicht Ein Rückruf bei einem wichtigen Kunden wird einfach vergessen? Probleme bei Projekten bleiben oft im Verborgenen und keiner kümmert sich? Der Erfahrungsschatz von Kollegen wird irgendwie nie bei vergleichbaren Themen genutzt? à Kundeninformationen liegen mal hier, mal da? KUNDEN PROJEKTE Belege Korrespondenz Dokumentation Korrespondenz Interne Dokumente 6

7 ta BusinessOptimizer Procurement Alle Lieferanten- und Bestellvorgänge auf Mausklick. Preislisten Korrespondenz LIEFERANT BESTELLUNGEN Bewertungen Belege Produkt informationen Korrespondenz Gerade der Bereich Einkauf kann in mittelständischen Unternehmen durch digitales Dokumenten- Die Lösung lautet: Management wirkungsvoll unterstützt werden. TA BusinessOptimizer Procurement Mit ta BusinessOptimizer Procurement können Sie à Anlage von Unterordnern, z. B. für die Ihre gesamte Lieferanten- und Bestellungsverwaltung strukturieren und zentralisieren. Archivierung der gesamten Korrespondenz à Verschiedene Listenansichten verfügbar, z. B. alle offenen bzw. reklamierten Bestellungen Unvollständige Infos zu Lieferanten? Die eigene tadellose Zahlungsmoral kann durch fehlende Transparenz nicht in bessere Konditionen à Schneller Status-Überblick durch vier klare Kriterien-Zuordnungen pro Bestellung (Bezahlt, Geliefert, Erledigt, Reklamation) umgewandelt werden? Schnelle Reaktionen auf Markterfordernisse sind manchmal durch Lieferengpässe nicht möglich? Im Problemfall existiert keine archivierte Korrespondenz mit dem Lieferanten? Informationen zu Lieferanten werden nicht an einem zentralen Ort gebündelt? 7

8 Sie möchten die Apps individuell erweitern? Dann passen Sie sie doch einfach an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Prozesse an. Mit dem TA BusinessOptimizer Workflow stehen Ihnen dafür weitere zahlreiche Funktionen zur Verfügung: Effizientere Dokumenten-Steuerung Benutzersynchronisation Schnell und einfach: Konfigurieren und mit Ihrem Active Directory Initiieren von Workflows für Freigaben, Kenntnisnahme und Aufgaben Alles auf einen Blick: Durchlaufzeiten von Dokumenten werden kürzer und DokumentenProzesse transparenter. Besserer Workflow: Wiederkehrende Dokumenten-Prozesse einfach abspeichern Alle im Boot: Dank LDAP-Anbindung Benutzer automatisch im ta BusinessOptimizer Workflow anlegen und einfach auswählen z. B. für Freigabe-prozesse Single Sign-on: Nach der Anmeldung am Rechner ist keine weitere Anmeldung für ta Business Optimizer Workflow notwendig. Klare Zuständigkeiten: Immer genau wissen, wer was macht Cleveres Vorlagenmanagement Alles da: Dank Vorlagen und Textbausteinen Stammdatenabgleich mit Ihrem ERP-System MS-Word-Dokumente direkt mit ta Business Läuft von selbst: Kundenordner automatisch mit Optimizer Workflow erstellen und bearbeiten dem ERP-System erstellen und synchronisieren Praktisch: Neue Kunden müssen nur einmal im führenden System angelegt werden. Sie sehen: Von kleinen bis großen Erweiterungen ist alles möglich sprechen Sie uns gern an. Anbindung an Ihr ERP-System Einfacher Zugriff: Ausgehende Dokumente automatisch in den ta BusinessOptimizer Workflow importieren Nichts geht verloren: Damit haben Sie sowohl alle eingehenden als auch ausgehenden Dokumente zentral gespeichert. 8

9 Alles läuft leichter. Mit ta Triumph-Adler. Unser Angebot: Wir entwickeln für Unternehmen Prozesslösungen rund um Dokumente, Informationen und IT. Basierend auf unserem Kerngeschäft, dem Document Business, entwickeln wir unser Portfolio kontinuierlich weiter und sind mit mobilen Lösungen und Cloud-Services gleichzeitig Wegbereiter für flexible, mobile Arbeitsplätze. Effiziente Abläufe sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Wir beraten Sie, wie Sie bei Ihren Workflows Zeit und Geld sparen können, und unterstützen Sie bei der Umsetzung mit professionellen Hard- und Software-Lösungen. Ihre ta Triumph-Adler Niederlassung Telefon: Telefax: /2017 ta Triumph-Adler GmbH Ohechaussee 235 D Norderstedt