7. Sitzung der DBV-Dienstleistungskommission, gemeinsam mit der Konferenz der Zentralkataloge (KZK) am im HBZ Köln

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1 7. Sitzung der DBV-Dienstleistungskommission, gemeinsam mit der Konferenz der Zentralkataloge (KZK) am im HBZ Köln Beginn: Ende: Uhr Uhr Teilnehmer: Herr Dr. Dürr, ZLB Berlin, Publikationen u. Digitalisierung, KZK (Vorsitz) Frau Dr. Fabian, BSB, Ltg. Abt. Handschriften u. Alte Drucke, DLK (Vorsitz) Frau Berghaus-Sprengel, ZLB Berlin; Ltg. IA EDV u. Leihverkehrszentrale, KZK Herr Dr. Gillitzer, BSB, Ltg. Dokumentmanagement, AGV Herr Heise, SB Berlin, ZDB / Sigelstelle, KZK Herr Hilger, BSZ / ZK-BW Stuttgart, KZK Herr Dr. Kostädt, HBZ, Ltg. Gruppe IT-Services / Digitale Bibliothek, AGV und KZK Herr Laßke, UB Halle, Ltg. Abt. Benutzung, KZK Frau Lehnhard-Bruch, Landesbibliothekszentrum, Rhein. LB Koblenz, Ltg. Fernleihe (in Vertretung von H. Seefeldt, DLK) Frau Dr. Mallmann-Biehler, Konstanz Ltg. BSZ, AGV Frau Rautenstrauch, SLUB Dresden, Leihverkehrszentrale Sachsen, KZK Herr Dr. Röndigs, SUB Hamburg, Norddt. Zentralkatalog, KZK Herr Saevecke, UB Frankfurt a. M., Hess. Zentralkatalog, Hebis, AGV und KZK Frau Dr. Schomburg, HBZ, Digitale Bibliothek / digitale Inhalte, DLK Herr Dr. Schwartz, SUB Göttingen, Niedersächsischer Zentralkatalog, KZK Frau Straub, BSB, Dokumentlieferung / Bayer. Leihverkehrszentrale, KZK (Protokoll) Herr Tiedtke, Hamburger Öffentliche Bücherhallen, Ltg. HÖB-Portal, DLK Entschuldigt: Herr Diedrichs, GBV, AGV Frau Kuberek, KOBV, AGV Herr Kuhles, UB Jena, KZK Frau Scholle, DLK Herr Seefeldt, DLK Tagesordnung: TOP 1: TOP 2: TOP 3: TOP 4: Berichte aus den Leihverkehrsregionen 1.1 Sachstandsberichte 1.2 Stand der Umsetzung und Planungen bei der Online-Fernleihe regional bzw. im Rahmen des Verbundsystems verbundübergreifend Stand der konventionellen Fernleihe Steuerung des Leihverkehrs (Zulässigkeitsprüfung vor der verbundübergreifenden Fernleihe) Zulassung zum Leihverkehr: 4.1 Zulassung zur Online-Fernleihe 4.2 Zulassung zur verbundübergreifenden Online-Fernleihe 4.3 Aufhebung des regionalen Leihverkehrs? 1

2 TOP 5: TOP 6: TOP 7: Empfehlungen zur LVO: 5.1 Ablösung der konventionellen Fernleihe durch die Online-Fernleihe 5.2 Kosten 5.3 Steuerungsprinzip 5.4 Änderung der Benutzungsmodalitäten 5.5 Rückversand von Leihscheinen 5.6 Bestellformular 5.7 Versand 5.8 Zulassung der Bibliotheken zum Leihverkehr Kosten im Leihverkehr Sonstiges Begrüßung Frau Dr. Fabian und Herr Dr. Dürr begrüßen zu dieser zweiten gemeinsamen Sitzung der Dienstleistungskommission (DLK) und der Konferenz der Zentralkataloge (KZK) zu Fragen des Leihverkehrs. Wie bereits auf der vergangenen Sitzung sind auch Mitglieder der Verbundsysteme vertreten, die aufgrund der Online-Fernleihe für die Mitarbeit in diesem Kreis unverzichtbar sind. Es wird festgehalten, dass die früheren Organisationseinheiten der Zentralkataloge inzwischen in unterschiedlichen Einheiten aufgegangen sind. Die genaue Bezeichnung der Einheiten, die sich mit dem Leihverkehr befassen, lautet: Bibliotheksservicezentrum Baden-Württemberg / Zentralkatalog Bayerische Leihverkehrszentrale Leihverkehrszentrale Berlin und Brandenburg Hessische Leihverkehrszentrale Niedersächsischer Zentralkatalog Norddeutsche Leihverkehrszentrale Hochschulbibliothekszentrum Nordrhein-Westfalen / Leihverkehrszentrale Leihverkehrszentrale Sachsen Universitäts- u. Landesbibliothek Sachsen-Anhalt / Leihverkehrszentrale Thüringische Universitäts- u. Landesbibliothek / Leihverkehrszentrale Frau Dr. Mallmann-Biehler weist darauf hin, dass diese jährliche Sitzung zu Fragen des Leihverkehrs ein wichtiges Korrelat zu den Sitzungen des subito-vereins darstellen kann. TOP 1: Berichte aus den Leihverkehrsregionen Aus den Leihverkehrsregionen Sachsen-Anhalt und Thüringen liegen keine schriftlichen Berichte vor, die jedoch nachgereicht werden sollen. Zu den vorliegenden Berichten aus Baden- Württemberg, Bayern, Berlin-Brandenburg, Nordrhein-Westfalen,, Hessen, Niedersachsen,, Norddeutschland, Sachsen und der Abt. Überregionale Bibliographische Dienste (ZDB) der Staatsbibliothek zu Berlin erfolgt eine kurze mündliche Aussprache. Im Wesentlichen werden neuere Entwicklungen im Bereich der verbundübergreifenden Online-Fernleihe, die allgemein im Aufbau und Test ist, nachgetragen. Die vollständigen Berichte werden auf den Seiten von Forum Benutzung der Dienstleistungskommission veröffentlicht. Auffällig ist, dass die Berichte von Bayern und HBZ im Bereich der wechselseitigen verbundübergreifenden Fernleihe für das gleiche Verfahren unterschiedliche Zahlen melden. Das liegt an den unterschiedlichen 2

3 Zählmethoden bei Mehrfachbestellungen. Für die Verrechnung spielt diese Divergenz keine Rolle, da nur positiv erledigte Bestellungen verrechnet werden. Herr Heise, ZDB, weist anlässlich seines Berichts erneut auf die Bedeutung der Bibliotheksdatei der ZDB hin, die in MAB-Adress zur Verfügung gestellt wird und für die verbundübergreifende Fernleihe verwendet werden könnte.. Diskutiert wird auch die Rolle des neu aufbereiteten ZDB-OPAC für die Fernleihe. Es stellt sich heraus, dass der OPAC hier keine Rolle spielt. Sofern die ZDB nicht in Gänze in einem Verbundsystem vorgehalten wird, ist es vielmehr der Z Zugriff, der für die Online-Fernleihe von Bedeutung ist. Für Fernleihzwecke wird der ZDB-OPAC eher für Bibliotheken außerhalb der Verbünde verwendet. TOP 2: Stand der konventionellen Fernleihe In zwei großen Bereichen dominiert noch die konventionelle Fernleihe: einmal für so genannte Blankobestellungen, d.h. wenn in einem Verbund (oder über die verbundübergreifende Fernleihe) kein Nachweis für ein gewünschtes Dokument gefunden wurde. Hierunter fallen zumeist auch solche Bestellungen, für die Signaturen aus Imagekatalogen ermittelt werden können. Der zweite große Bereich ist die Bestellung von Aufsatzkopien. Hier ist zum Teil die verbundinterne, in jedem Fall die verbundübergreifende Online-Fernleihe noch nicht realisiert. Allgemein wird stets dann auf die konventionelle Fernleihe zurückgegriffen, wenn die Online-Fernleihe nicht greift, etwa auch von Bibliotheken, die nicht zur Online-Fernleihe zugelassen sind. Nur in wenigen Fällen wird trotz der Möglichkeit der Online-Bestellung auf die konventionelle Fernleihe zurückgegriffen, vor allem um Vormerkungen durchzuführen oder Sondergenehmigungen für gewisse Dokumente (zumeist Kopien bei Altbestand) zu erhalten. Auch für den so genannten "kleinen Grenzverkehr", d.h. für Fernleihe zwischen zwei benachbarten Bibliotheken aus unterschiedlichen Verbundsystemen, die die LVO nach wie vor zulässt, muss in Einzelfällen auf konventionelle Fernleihe zurückgegriffen werden, weil die verbundübergreifende Fernleihe noch nicht funktioniert oder in diesen Fällen auch nicht funktionieren würde, da zuerst Bestände des eigenen Verbunds angegangen würden. Es wird festgehalten, dass dieses Beibehalten der konventionellen Fernleihe sicher nicht im Sinn der LVO ist. Zwischen solchen Bibliotheken sollen bilaterale Möglichkeiten gefunden werden, etwa durch Einzelzulassung zur Online-Fernleihe bei der Partnerbibliothek oder deren Verbundsystem. Bei begründeten Abweichungen vom vorgesehenen Vorgehen der Online-Fernleihe sollte ein entsprechender Grund auf dem Leihschein vermerkt werden, sofern dies nicht ohnehin offensichtlich ist. Fälle, in denen konventionelle Fernleihe durchgeführt wird, obwohl auch Online-Bestellungen über die Verbundsysteme möglich gewesen wären, sollten abgelehnt werden, sofern sie rechtzeitig erkannt werden. Grundsätzlich wird angestrebt, durch die Integration von Blankobestellungen in die verbundinterne und verbundübergreifende Fernleihe die Zahl der Leihscheine noch stärker zu reduzieren. Die verbundübergreifende Kopienbestellung wird zwischen HBZ und GBV erprobt. Ein Verzicht auf die Entwicklung dieser Verfahren zugunsten einer allgemeinen Bestellung von Aufsatzkopien über den subito library service wird nicht verfolgt. TOP 3: Steuerung des Leihverkehrs Es wird festgehalten, dass die Festlegung des Leitwegs Sache des jeweiligen Verbundsystems ist. Es existieren unterschiedliche Verfahren, Leitwegdefinition durch die nehmende Bibliothek, Auslastungsalgorithmen etc. Bei der verbundübergreifenden Fernleihe ist das Verfahren des je gebenden Verbundes zu akzeptieren, d.h. eine verbundübergreifende Festlegung des 3

4 Leitwegalgorithmus ist nicht vorgesehen, was vor allem bei dem "kleinen Grenzverkehr" problematisch sein kann. Kontrovers diskutiert wird die Weitergabe von Bestellungen in einen anderen Verbund. Dieses Verfahren soll zunächst versuchsweise vollständig automatisiert werden. Dadurch werden vermutlich mehr Bestellungen in ein anderes Verbundsystem übergeleitet als nach LVO eigentlich zulässig wären, was zu einer gewissen Mehrbelastung bei den Geberbibliotheken führt. Andererseits wird so aufwändiges manuelles Nachprüfen eingespart und die Fernleihe für den Benutzer um diesen Faktor beschleunigt. Durch den finanziellen Ausgleich zwischen zwischen Nehmer- und Geberbibliotheken wird ein Mehraufwand in gewissem Umfang kompensiert. Für dieses Verfahren, das bedingt durch die Nutzung automatisierter Verfahren über die LVO hinausgeht, wird ein Testzeitraum von einem Jahr ab dieser Sitzung vorgeschlagen. Für die gebende Bibliothek heißt das, dass eine Online-Bestellung aus einem anderen Verbund nicht auf ihre Notwendigkeit zu hinterfragen ist. Sie kann kommen, weil in dem anderen Verbund kein verfügbares Medium existiert oder kein Nachweis gefunden wurde. Durch dieses großzügige Bedienen können aber auch eigene Bestellungen ohne erneutes Überprüfen in einen anderen Verbund weitergereicht werden. TOP 4: Zulassung zum Leihverkehr: Im März waren 1128 Bibliotheken zur überregionalen Fernleihe zugelassen, 212 mehr als im Vorjahr. Die meisten Neuzulassungen erfolgten in Nordrhein-Westfalen (106), Niedersachsen (78) und Thüringen (19) und sind auf die Abschaffung des regionalen Leihverkehrs zurückzuführen. Generell gilt, dass durch die Verfahren der Online-Fernleihe die Unterscheidung in regionalen und überregionalen Leihverkehr hinfällig wurde. Es gibt eigentlich nur noch einen deutschen Leihverkehr. Die eigentliche "Hürde" ist die Zulassung einer Bibliothek zur Verbund-Onlinefernleihe. Sowie sie dazu zugelassen ist, ist nicht einzusehen, warum sie in Sonderfällen nicht auch verbundübergreifende Fernleihe durchführen dürfte. Die Zulassung öffentlicher Bibliotheken wird in den unterschiedlichen Regionen unterschiedlich gehandhabt. Oft sind auch Bestände der öffentlichen Bibliotheken im jeweiligen Verbundkatalog nachgewiesen und die Bibliotheken nehmen aktiv und passiv am Leihverkehr teil. In anderen Regionen nehmen sie nur passiv teil. Unterschiedlich ist auch die Zahl der zugelassenen Bibliotheken, was angesichts der vergleichbaren Bibliothekslandschaft in den einzelnen Ländern auffällig ist. In Bayern stünden z.b. über 200 öffentliche Bibliotheken und ca. 500 kirchliche Bibliotheken zur Zulassung für den überregionalen Leihverkehr an. Die Sigelstelle müsste für alle Sigel vergeben. Bei der Zulassung all dieser Bibliotheken ergibt sich in einigen Systemen ein hoher Aufwand, da die Adressen bei den einzelnen Geberbibliotheken individuell eingetragen werden müssen. Aufgrund der Diskussion wird folgendes festgehalten: Grundsätzlich sind alle diese Bibliotheken zum Leihverkehr zuzulassen, wenn eine entsprechende Notwendigkeit besteht. Diese ist zunächst abzufragen. Die Verbundsysteme, die den Einzeleintrag der nehmenden Bibliotheken bei jeder Geberbibliothek benötigen, prüfen, auf welche Weise dies durch automatisierte Datenübernahme bewerkstelligt werden kann. Die Verbundsysteme, die eine größere Zahl öffentlicher und kirchlicher Bibliotheken für die verbundinterne Fernleihe zugelassen haben, prüfen, wie sie die Adressen an die Sigelstelle in Berlin weiterleiten könnten und welche weiteren Verfahren in Frage kämen, um nur im Bedarfsfall der verbundübergreifenden Fernleihe die Zulassung zum Leihverkehr sukzessive zu erwirken. Wichtige Grundvoraussetzungen für die Zulassung bleiben die in der LVO genannten Kriterien. Bei der Nachbarschaft einer leistungsfähigen Bibliothek soll zunächst die Kooperation mit dieser etwa durch Einrichtung einer entsprechenden Benutzerkennung auch im Hinblick auf die Optimierung der Transportwege verfolgt werden. Die kleinere Bibliothek könnte dann als korporativer Benutzer der größeren geführt werden. 4

5 TOP 5: Empfehlungen zur LVO: Das aus der letzten Sitzung entwickelte Papier wird überarbeitet und im Licht der Ergebnisse der Diskussionen der heutigen Sitzung revidiert. Die auch sprachlich überarbeitete Fassung wird dann allen Teilnehmern zur Verbesserung zugesandt. Sie wird im Bibliotheksdienst veröffentlicht. Grundsätzlich wird betont, dass diese Empfehlungen nötig sind, um den Konsens zwischen den an der Online-Fernleihe teilnehmenden Bibliotheken aufrecht zu erhalten. Gerade angesichts der im Einzelnen ungewohnten Verfahren ist es wichtig, die Bibliotheken auf gleiche Verfahren zu verpflichten, um nicht Einzeldiskussionen zu den immer gleichen Themen mit unterschiedlichen Ergebnissen zu haben. Im Einzelnen wurde festgelegt: Der Vorspann ist anders zu fassen. Die Empfehlungen sollen besser auf ihre Zielgruppe, die LV-Bibliotheken, hin formuliert werden. Der Passus Kommerzielle Nutzer von Bibliotheken dürfen die Fernleihe nicht in Anspruch nehmen, sondern müssen entgeltpflichtige Direktlieferdienste nutzen soll entfernt werden. Durch die Vergabe einer speziellen Benutzergruppe soll die Möglichkeit zur Fernleihe unterbunden werden. und "Zum Leihverkehr zugelassene Firmenbibliotheken sollen überprüft und ggf. aus der Leihverkehrsliste gestrichen werden" wird nicht aufgenommen. Wohl soll dies die Praxis der zulassenden Stellen beeinflussen. TOP 6: Kosten im Leihverkehr Anders als noch in der letzten Sitzung wird das grundsätzliche Einverständnis mit Kosten in der Fernleihe auf 5.- Euro reduziert. Der Betrag darf allerdings erhöht werden. Die Benutzer sind darauf hinzuweisen, dass Kosten dieser Art nur für Kopienversand entstehen. Eine Kopienbestellung, auf der keine Kostenübernahmeerklärung angegeben ist, darf von der gebenden Bibliothek sofort zurückgesandt werden. TOP 7: Sonstiges Aufgrund der veränderten Situation im Leihverkehr gewinnen Sitzungen zwischen den bibliothekarischen Experten für den Leihverkehr einer Region, in der Regel Vertreter der Leihverkehrszentralen, und den für die Online-Fernleihe zuständigen Vertretern der Verbundsysteme an Wichtigkeit. Ein entsprechendes Gremium muss also weiterhin existieren. Die KZK als bisheriges Gremium der Leihverkehrszentralen und Zentralkataloge sollte also in diesem Sinn um Mitglieder erweitert und aufgrund des neuen Zuschnitts ihrer Aufgaben umbenannt werden, da die ursprünglich namensgebende Aufgaben im Umfeld der Nachweisführung durch (konventionelle) Zentralkataloge gegenüber der Funktion der Leihverkehrszentrale stark an Bedeutung verloren hat Die AG Fernleihe der AG Verbundsysteme soll zwar in diesem Gremium vertreten sein, es kann jedoch nicht durch diese ersetzt werden, da sie vor allem die technische Entwicklung der Fernleihe verfolgt. Die Erarbeitung inhaltlicher Vorgaben in diesem gemeinsamen Gremium ist unbedingt nötig und kann nicht in allen Fällen durch Vertreter der Verbundzentralen abgedeckt werden. Das enge Zusammenwirken mit der Dienstleistungskommission ist unbedingt erstrebenswert, nicht zuletzt weil dadurch auch der Konnex mit dem öffentlichen Bibliothekswesen gegeben ist. Ob das neue Gremium eine Arbeitsgruppe der AG Verbundsysteme oder der DLK oder ein selbständiges Gremium wie die KZK sein soll, konnte aus zeitlichen Gründen nicht ausdiskutiert werden. Es wurde festgestellt, dass die jährliche gemeinsame Sitzung von DLK, der bislang in der KZK zusammengeschlossenen Leihverkehrzentralen und 5

6 Vertretern der Verbünde sich bewährt hat und in jedem Fall fortgesetzt werden soll. Nach Rücksprache mit Herrn Diedrichs, dem Vorsitzenden der AG Verbundsysteme, soll die Frage sowie der Name des neuen Gremiums (Vorschlag: AG Leihverkehr) schriftlich weiterverfolgt werden. Herr Dr. Dürr, langjähriger Vorsitzender der KZK, gibt aufgrund seiner anderen dienstlichen Verpflichtungen in der ZLB die Leitung der Leihverkehrszentrale ab und wird daher in dem neuen Gremium nicht mehr vertreten sein. Ihm gilt für seinen großen Einsatz um Fernleihe, Leihverkehr und für die KZK unser aller Dank und Hochachtung. 6