Teil 1 Registrierung für die Nutzung eines BZSt-Verfahrens

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1 Version: 1.2 Kommunikationshandbuch Teil 1 Registrierung für die Nutzung eines BZSt-Verfahrens

2 Inhaltsverzeichnis 0 INFORMATIONEN ZUM VORLIEGENDEN DOKUMENT ZWECK DES DOKUMENTS ÄNDERUNGSHISTORIE ANMELDUNG BEIM BZST REGISTRIERUNG IM BZSTONLINE-PORTAL REGISTRIERUNGSARTEN ANTRAG AUF REGISTRIERUNG ALS DATENÜBERMITTLER ZUM BZST MIT DER REGISTRIERUNG BEGINNEN PRÜFUNG DER SYSTEMVORAUSSETZUNGEN PERSÖNLICHE DATEN ERFASSEN KONTO BESTÄTIGEN ZUGANG AKTIVIEREN ZERTIFIKAT ERZEUGEN ERSTMALIGES LOGIN FREISCHALTUNG DES ELMA-ZUGANGES ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS GLOSSAR REFERENZDOKUMENTE Seite 2 -

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Mitteilung der BZSt-Nummer per Post... 9 Abbildung 2: Mitteilung des BZSt-Geheimnisses per Abbildung 3: Registrierung beginnen Abbildung 4: Auswahl der Registrierungsart Abbildung 5: Registrierungsprozess starten Abbildung 6: Prüfung der Systemvoraussetzungen I Abbildung 7: Prüfung der Systemvoraussetzungen II Abbildung 8: Fortsetzen der Registrierung Abbildung 9: Zur Erfassung der persönlichen Daten Abbildung 10: Eingabemaske zur Erfassung der persönlichen Daten, BZSt-Nummer und BZSt Geheimnis Abbildung 11: Überprüfung der erfassten Angaben Abbildung 12: Bestätigungs Abbildung 13: mit Ihrer Aktivierungs-ID Abbildung 14: Brief mit Ihrem Aktivierungs-Code Abbildung 15: Schritt 2: Aktivierung und erstmaliges Login Abbildung 16: Eingabe Aktivierungs-ID und Aktivierungs-Code Abbildung 17: Aktivierung des ELSTER-Zertifikats Abbildung 18: Navigationsbereich Dienste Abbildung 19: Auswahlseite der ELMA5-Dienste Abbildung 20: Eingabedialogfenster Antrag auf Freischaltung zur Teilnahme am ELMA5-Verfahren Seite 3 -

4 0 Informationen zum vorliegenden Dokument Verfahrensbezeichnung Dokumententitel Verantwortlicher Autor CRS Kommunikationshandbuch Teil 1 Registrierung Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) CRS Bereich Erstellt am Zuletzt geändert am In Bearbeitung / Entwurf Bearbeitungszustand Vorgelegt X Fertiggestellt 0.1 Zweck des Dokuments Um Daten an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermitteln zu können, sind verschiedene Registrierungsschritte durchzuführen. Diese sind für die jeweiligen Verfahren (CRS, FATCA, KIStA etc.) in den verfahrensspezifischen Kommunikationshandbüchern beschrieben. Das CRS Kommunikationshandbuch ist in verschiedene Teile untergliedert. Dieses Dokument beschreibt die einzelnen Registrierungsschritte, die zu durchlaufen sind, um CRS-Daten an das BZSt übermitteln zu können. In diesem Dokument werden die für alle Nutzer geltenden allgemeinen Informationen zur elektronischen Datenübermittlung sowie die Schritte des Authentifizierungsprozesses beschrieben. Im Kapitel 0 werden allgemeine Hinweise zu diesem Dokument gegeben. Die Anmeldung für das gewählte Fachverfahren wird im Kapitel 1 besprochen. Das in diesem Teil beschriebene Vorgehen ist für die Teilnahme an einem neuen Verfahren zwingend durchzuführen. Es folgt die Registrierung im BZStOnline-Portal in Kapitel 2 mit einer kurzen Beschreibung des BZStOnline-Portals, den Registrierungsarten in Kapitel 2.1 und einer Darstellung der - Seite 4 -

5 notwendigen Schritte bis zur erstmaligen Aktivierung des Zugangs in Kapitel 2.7. Die Erzeugung des Zertifikates ist Bestandteil von Kapitel 2.8 und der erstmalige Login (Anmeldung am BZStOnline-Portal) folgt in Kapitel 2.9. Abschließend wird in Kapitel 3 die Freischaltung des ELMA-Zugangs für die Massendatenschnittstelle dargestellt. 0.2 Änderungshistorie Version XML- Schema- Version Datum Änderung Initiale Erstellung Fertigstellung Titelblatt: Anpassung 0.1: Hinweis auf Vorläufigkeit entfernt 1: Hinweis auf Vorläufigkeit entfernt 2.2: Abbildung 1 aktualisiert Bereinigung von Tippfehlern Redaktionelle Anpassungen - Seite 5 -

6 1 Anmeldung beim BZSt Das Kommunikationshandbuch, Teil 1, gibt einen Überblick über das derzeit aktuelle Registrierungsverfahren im BZSTOnline-Portal. Bevor Daten elektronisch an das BZSt übermittelt werden können, ist eine Anmeldung beim zuständigen Fachbereich im BZSt erforderlich. Verwenden Sie hierzu bitte das Formular Anmeldung des Datensenders zur elektronischen Übermittlung von Daten im CRS- Verfahren welches ebenfalls auf der BZSt Internetseite zur Verfügung steht. Nach Betätigung des Senden -Buttons werden Ihre Angaben an die adresse des CRS-Fachbereiches versendet. Die Anmeldung beim BZSt muss unabhängig davon erfolgen, ob die meldende Stelle bereits Daten über das ElsterOnline-Portal (EOP) bzw. BZStOnline-Portal (BOP) übermittelt. Mit dieser Anmeldung teilen Sie dem Fachbereich mit, dass Sie Daten übermitteln wollen, welche Schnittstelle für die Datenübermittlung (BOP-Formular und/oder ELMA- Massendatenschnittstelle) gewählt wird. Sofern Sie bisher noch keine Daten an das BZSt übermittelt haben, wird hiermit gleichzeitig der Versand der für den Registrierungsprozess notwendigen Legitimationsdaten (BZSt-Nummer und BZSt-Geheimnis) angestoßen. Die Rückmeldung zu Ihrer Anmeldung erfolgt per . 2 Registrierung im BZStOnline-Portal Das BZStOnline-Portal ist eine webbasierte Dienstleistungsplattform, die zum Datenaustausch zwischen den Datenübermittlern bzw. deren Dienstleistern und dem BZSt verwendet wird. Sie erreichen Sie unter Um überhaupt am elektronischen Datenaustausch teilnehmen zu können, wird neben der BZSt -Anmeldung (vgl. Kapitel 1) eine gültige Registrierung im BZStOnline-Portal oder ElsterOnline- Portal vorausgesetzt. Hinweise: - Seite 6 -

7 (1) Eine Registrierung ist nicht erforderlich, wenn Sie schon in Zusammenhang mit einem anderen Fachverfahren eine Registrierung im BZStOnline-Portal mit einer BZSt-Nummer durchgeführt haben und im Besitz eines gültigen Logins (gleich BOP-Zertifikat) zum BZStOnline-Portal sind. Bitte beachten Sie aber die Hinweise zur Nutzung der ELMA-Schnittstelle. (2) Eine Registrierung ist auch nicht erforderlich, wenn Sie schon eine Registrierung im ElsterOnline-Portal, z. B. im Rahmen der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale oder der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung, durchgeführt haben und im Besitz eines gültigen Logins (gleich EOP-Zertifikat) zum ElsterOnline-Portal sind. Mit diesem Zertifikat ist auch die Nutzung des BZStOnline-Portals möglich. Die Nutzung der Schnittstelle zur Massendatenübermittlung ist mit einem Zertifikat des ElsterOnline-Portals jedoch nicht möglich, beachten Sie daher die Hinweise zur Nutzung der ELMA-Schnittstelle. Sofern Sie wie oben beschrieben - im Besitz eines gültigen Logins zum BZStOnline-Portal sind, können Sie direkt die Formulare zur Datenübermittlung nutzen. 2.1 Registrierungsarten Hinweise zur Art und Ausprägung der verschiedenen Zertifikate (ElsterBasis, ElsterPlus oder ElsterSpezial) werden im BZStOnline-Portal aufgeführt. Die Nutzung der Schnittstelle zur Massendatenübermittlung ist nur mit einem Software-Zertifikat möglich. 2.2 Antrag auf Registrierung als Datenübermittler zum BZSt Sollten Sie für den Datenaustausch mit dem BZSt ein neues Zertifikat benötigen, beachten Sie bitte, dass der Registrierungsprozess einige Zeit in Anspruch nehmen kann und daher rechtzeitig angestoßen werden sollte. Bevor mit dem Registrierungsprozess begonnen werden kann, müssen Sie als Unternehmensverantwortlicher dem BZSt mitteilen, dass Sie die Absicht haben, das BZStOnline-Portal für den Datenaustausch zu nutzen (siehe Kapitel1). - Seite 7 -

8 Nach erfolgter Antragsprüfung 1 erhalten Sie vom BZSt per Post ihre persönliche BZSt-Nummer (siehe Abbildung 1: Mitteilung der BZSt-Nummer per Post) zugesendet. Zeitgleich erhalten Sie eine (siehe Abbildung 2: Mitteilung des BZSt-Geheimnisses per ) mit dem BZSt-Geheimnis an die im Anmeldungsformular angegebene adresse. Erst wenn Sie beide Teile Ihre BZSt-Nummer und das BZSt-Geheimnis - erhalten haben, können Sie mit der Registrierung beginnen. Beachten Sie dabei, dass der Mailversand schneller als der Postversand erfolgt und bewahren Sie die sicher auf. Die BZSt-Nummer und das BZSt-Geheimnis sind von Ihnen aufzubewahren und können ggf. zur Einrichtung von bis zu 20 weiteren personalisierten Konten verwendet werden. 1 Die Bearbeitung bedingt eine manuelle Prüfung. Die Zustellung per Post und kann daher ggf. einige Tage in Anspruch nehmen. - Seite 8 -

9 Brief mit der BZSt Nummer Abbildung 1: Mitteilung der BZSt-Nummer per Post - Seite 9 -

10 mit dem BZSt Geheimnis Abbildung 2: Mitteilung des BZSt-Geheimnisses per - Seite 10 -

11 2.3 Mit der Registrierung beginnen Nach Erhalt der BZSt-Nummer und des BZSt-Geheimnisses können Sie mit der Registrierung im BZStOnline-Portal beginnen. Hinweis: Hierbei ist zu beachten, dass für die Nutzung der ELMA-Massendatenschnittstelle ausschließlich ein BOP-Zertifikat der Registrierungsart ELSTERBasis genutzt werden kann. Im nachfolgenden Beispiel (siehe Abbildung 3: Registrierung beginnen) wird daher der Prozess unter Verwendung von Java 2 in Verbindung mit einem ELSTERBasis-Zertifikat dargestellt. Über die Schaltfläche Zur Registrierung auf der BOP-Startseite gelangen Sie zur Auswahl der Registrierungsart. Abbildung 3: Registrierung beginnen 2 Die Nutzung OHNE Java ist mit Einschränkungen bei der Versendung von ELMA Massendaten und der Abholung von ELMA Protokollen verbunden. - Seite 11 -

12 Wählen Sie die gewünschte Registrierungsart zum Start des Registrierungsprozesses aus. In diesem Beispiel wird die Registrierungsart ELSTERBasis mit Java ausgewählt. Abbildung 4: Auswahl der Registrierungsart Nach Auswahl der Registrierungsart erhalten Sie eine Übersicht und nähere Informationen. Mithilfe von zur Registrierung können Sie nun den eigentlichen Prozess starten. - Seite 12 -

13 Abbildung 5: Registrierungsprozess starten - Seite 13 -

14 Bevor Sie mit Schritt1: Persönliche Daten des Registrierungsprozesses beginnen, führen Sie bitte die Prüfung der Systemvoraussetzungen durch. Der Konfigurations-Assistent ermittelt, ob von Ihrem Betriebssystem die Voraussetzungen für die BZStOnline-Portal- Nutzung vollständig oder ggf. nicht oder nur teilweise erfüllt werden. Folgende Komponenten werden dabei betrachtet: Betriebssystem Browser Java-Plug-In (die Verwendung der jeweils aktuellsten Version wird empfohlen) JavaScript (eine Nutzung von BOP ohne JavaScript ist möglich; sie wirkt sich allerdings negativ auf die Benutzerfreundlichkeit und der Bedienbarkeit aus.) 2.4 Prüfung der Systemvoraussetzungen Abbildung 6: Prüfung der Systemvoraussetzungen I Nach Auswahl der Option Vorab: Prüfung der Systemvoraussetzungen erscheint folgender Sicherheitshinweis: - Seite 14 -

15 Abbildung 7: Prüfung der Systemvoraussetzungen II Nach Auswahl von durchführen, wird das Ergebnis der Überprüfung der Systemeinstellungen angezeigt. Sollte dieses ergeben, dass die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, beachten Sie bitte die sich anschließenden Hinweise des Konfigurations-Assistenten. Bei erfolgreicher Prüfung wird der nachfolgende Hinweistext ausgegeben: Abbildung 8: Fortsetzen der Registrierung - Seite 15 -

16 2.5 Persönliche Daten erfassen Die Registrierung kann nun durch Auswahl der Option Schritt 1: Persönliche Daten begonnen werden. Abbildung 9: Zur Erfassung der persönlichen Daten In diesem Schritt müssen Sie Ihre persönlichen Daten, die BZSt-Nummer und das BZSt- Geheimnis eingeben. Als Geheimniswert wählen Sie BZSt-Geheimnis aus. Sind alle erforderlichen Angaben gemacht worden, kann der Vorgang mit weiter fortgesetzt werden. - Seite 16 -

17 Der Kurzname dient dazu, mehrere persönliche Portalkonten (verschiedener Anwender) im BZStOnline- Portal zu unterscheiden. Abbildung 10: Eingabemaske zur Erfassung der persönlichen Daten, BZSt-Nummer und BZSt Geheimnis Im Anschluss werden Sie gebeten, Ihre Angaben nochmals zu prüfen. Da Ihnen ein Teil der Aktivierungsdaten per zugestellt wird, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre E- Mailadresse korrekt ist. Sollten Sie feststellen, dass Korrekturen erforderlich sind, können Sie - Seite 17 -

18 Ihre Angaben nach Verwendung der Schaltfläche Zurück ändern. Andernfalls wählen Sie bitte Absenden. Abbildung 11: Überprüfung der erfassten Angaben - Seite 18 -

19 2.6 Konto bestätigen Nachdem Sie Ihre persönlichen Daten an das BZStOnline-Portal gesendet haben, erhalten Sie nach kurzer Zeit an die von Ihnen eingegebene adresse eine Nachricht, deren Erhalt Sie elektronisch bestätigen müssen. Führen Sie hierfür bitte die Anweisungen in der aus. Abbildung 12: Bestätigungs- - Seite 19 -

20 Sie erhalten eine (siehe Abbildung 13: mit Ihrer Aktivierungs-ID) mit Ihrer persönlichen Aktivierungs-ID. Der zugehörige persönliche Aktivierungs-Code wird Ihnen aus Sicherheitsgründen auf dem Postweg separat zugestellt. Erst nach Erhalt der und nach Eingang des Briefs mit dem Aktivierungs-Code können Sie die Registrierung fortführen. Abbildung 13: mit Ihrer Aktivierungs-ID - Seite 20 -

21 Abbildung 14: Brief mit Ihrem Aktivierungs-Code Nachdem Sie die Aktivierungs-ID und den Aktivierungs-Code erhalten haben, folgen Sie bitte dem Link in der mit der Aktivierungs-ID. - Seite 21 -

22 2.7 Zugang aktivieren Führen Sie nun Schritt 2: Aktivierung und erstmaliges Login durch. Abbildung 15: Schritt 2: Aktivierung und erstmaliges Login - Seite 22 -

23 Bitte geben Sie hier zur Aktivierung Ihres persönlichen Zugangs Ihre Aktivierungs-ID, die Sie per erhalten haben, und Ihren 12-stelligen Aktivierungs-Code, den Sie auf dem Postweg erhalten haben, ein. Nach erfolgreicher Eingabe wird Ihnen im nächsten Schritt mitgeteilt, dass Ihr persönlicher Zugang aktiviert wurde. Ihre persönlichen Daten konnten im BZStOnline-Portal zugeordnet und gespeichert werden. Die Aktivierung des persönlichen Zugangs erfolgt einmalig. Der Aktivierungs-Code wird aber bei der Erstellung des Zertifikates ebenfalls benötigt. Abbildung 16: Eingabe Aktivierungs-ID und Aktivierungs-Code 2.8 Zertifikat erzeugen Nach erfolgreicher Zugangs-Aktivierung im BZStOnline-Portal wird eine persönliche Zertifikatsdatei mit einer.pfx Dateiendung auf Ihrem Computer erzeugt und gespeichert. Den Speicherort und den Dateinamen können Sie unter Beibehaltung der Dateiendung frei festlegen. Der Zugriff auf den privaten Schlüssel der Zertifikatsdatei wird durch eine von Ihnen frei zu vergebene PIN geschützt. Aus Sicherheitsgründen ist die erneute Eingabe Ihres 12- stelligen Aktivierungs-Codes erforderlich. Bitte beachten Sie, dass Sie im Falle eines PIN Verlustes den Registrierungsprozess (ab Abschnitt 2) erneut vollständig durchlaufen müssen! - Seite 23 -

24 2.9 Erstmaliges Login Damit nur Sie die personalisierten Dienste nutzen können, müssen Sie Ihren BZStOnline- Portal-Zugang mit Ihrer Zertifikatsdatei authentifizieren. Geben Sie hierfür den Speicherort und den Dateinamen Ihrer Zertifikatsdatei (vgl. Abschnitt 2.8) sowie die zugehörige PIN ein. Sobald Sie auf den "Login" Button klicken, wird die Anmeldung automatisch durchgeführt. Falls Sie mehrere persönliche BZStOnline-Portal-Zugänge beantragt haben sollten, achten Sie auf die korrekte Auswahl der Zertifikatsdatei. Abbildung 17: Aktivierung des ELSTER-Zertifikats Sie habe den Registrierungsprozess jetzt erfolgreich abgeschlossen, die Formulare sowie die Dienste des BZStOnline-Portals stehen zur Verfügung. Sollten Sie mehr als 20 Portalkonten benötigen, beantragen Sie bitte eine weitere BZSt- Nummer. Antworten auf die im BOP gestellten Anfragen über BOP-Formulare erhalten Sie im BOP- Postfach. - Seite 24 -

25 3 Freischaltung des ELMA-Zuganges Folgende Voraussetzungen müssen vor der Beantragung zur Freischaltung der ELMA- Schnittstelle erfüllt sein: 1. Die Anmeldung beim Fachbereich des BZSt ist erfolgt (vgl. Abschnitt 1) 2. Eine positive Rückmeldung des BZSt zu Ihrer Anmeldung aus 2. liegt vor, eine BZSt- Nummer und ein BZSt-Geheimnis wurden erteilt. 3. Ein gültiges BOP-Zertifikat der Registrierungsart ELSTERBasis liegt vor. Sind die oben genannten Voraussetzungen vollständig erfüllt, können Sie mit der Beantragung der ELMA-Freischaltung beginnen. 1. Bitte beachten Sie: ELMA-Freischaltungen müssen für jedes Verfahren, für das Daten über die Schnittstelle zur Massendatenübermittlung geliefert werden sollen, durchgeführt werden. 2. ELMA-Freischaltungen sind für jedes Benutzer-Konto (d. h. jedes BOP-Zertifikat) für das Daten über die Schnittstelle zur Massendatenübermittlung geliefert werden sollen, durchzuführen. Für die Beantragung der Freischaltung loggen Sie sich zunächst mit Ihrem Zertifikat und Ihrer dazugehörigen PIN in Ihr Portalkonto in Ihren sog. Privaten Bereich im BZStOnline-Portal ein. Rufen Sie anschließend in der linken Navigationsleiste den Bereich Dienste auf. - Seite 25 -

26 Abbildung 18: Navigationsbereich Dienste Durch Klicken auf den Link Nutzung der ELMA5-Schnittstelle des BZSt gelangen Sie auf die folgende Seite: - Seite 26 -

27 Abbildung 19: Auswahlseite der ELMA5-Dienste Durch Auswahl des Links Antrag auf Freischaltung zur Teilnahme am ELMA5-Verfahren des BZSt wird das Antragsformular aufgerufen. - Seite 27 -

28 Abbildung 20: Eingabedialogfenster Antrag auf Freischaltung zur Teilnahme am ELMA5-Verfahren Bitte füllen Sie das Antragsformular vollständig aus. Pflichtfelder sind in den BOP-Formularen mit einem * gekennzeichnet. Im Feld Fachverfahren ist der Name aus der Liste auszuwählen. Geben Sie in das Feld Verfahrensspezifisches Geheimnis das bei der Registrierung (bei der erstmaligen Beantragung der BZSt-Nummer im BZSt) erhaltene Geheimnis (ggf. auch aus einem anderen Fachverfahren, z.b. BZSt-Geheimnis, EUZI-Kennung ) ein und klicken sie auf Prüfen und absenden. Die Bearbeitung der Anmeldung kann einige Tage in Anspruch nehmen. Sie erhalten vom BZSt per an die Mailadresse des BOP-Benutzerkontos eine Rückmeldung zu Ihrem Antrag. Die ELMA-Massendatenschnittstelle können Sie erst nach Erhalt einer positiven nutzen. - Seite 28 -

29 Sollten Sie vor Erhalt dieser versuchen, Daten über ELMA zu übertragen, erhalten Sie die Fehlermeldung Fehler beim Aufbau der SSH-Verbindung. - Seite 29 -

30 4 Abkürzungsverzeichnis Das Abkürzungsverzeichnis finden Sie im Kommunikationshandbuch Glossar und Abkürzungsverzeichnis. 5 Glossar Das Glossar finden Sie im Kommunikationshandbuch Glossar und Abkürzungsverzeichnis. - Seite 30 -

31 6 Referenzdokumente Nr. Titel 1 CRS Kommunikationshandbuch, Teil Seite 31 -