Prozesseinheit von Dana Stoller Zweites Lehrjahr bei der Mobatime Swiss AG

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1 Dana Stoller Seite 1 von 12 Prozesseinheit von Dana Stoller Zweites Lehrjahr bei der Mobatime Swiss AG

2 Dana Stoller Seite 2 von 12 Inhaltsverzeichnis Einführung in die Prozesseinheit...3 Flussdiagramm...4 Flussdiagramm...5 Flussdiagramm...6 Prozessbeschreibung...7 Fachbegriff Erklärung...7 Bestellkarte...8 Lieferschein...9 Fertig bearbeitete Ofrex Rechnung...10 Ausschnitt Kontenplan...10 Vorgehensplan...11 Schlusswort...11 Auswertungsbogen...12

3 Dana Stoller Seite 3 von 12 Einführung in die Prozesseinheit Es ist wieder so weit, die zweite Prozesseinheit steht an. Als erstes sollte ich vielleicht erwähnen wie ich auf den Prozess kam. Seit ich im August in die Buchhaltung gewechselt habe gehört es zu meinen festen Aufgaben das Büromaterial zu verwalten. Jeden Donnerstag mache ich also die Kontrolle, schaue nach was fehlt, räume ein wenig auf und mache mir Gedanken welche Produkte gut waren und welche nicht. Mit diesen Informationen schreibe ich dann meine Bestellung. Besonders dankbar bin ich natürlich jenen Mitarbeitern welche mir melden wenn ein Artikel am Ausgehen ist, denn so weiss ich direkt was ich nachbestellen muss. Ab und zu kommt es auch vor, dass ich zu spät bemerke was fehlt und natürlich genau dann jemand nach diesem verlangt. Meistens reagieren die Betroffenen zu meinem Glück dann kulant. Da dieser Ablauf ziemlich genau geregelt ist, und auch ausreichend Material für eine Prozesseinheit mit sich bringt waren mein Berufsbildner und ich uns einig, meine zweite PE war also bestimmt. Ich bin sehr zufrieden, dass die Wahl darauf gefallen ist da ich Freude an dieser Aufgabe habe und es für mich teilweise auch eine Herausforderung ist da ich sonst eher ein wenig chaotisch veranlagt bin. So kann ich lernen mich gut zu organisieren und muss dann halt mit den Konsequenzen leben wenn ich das einmal nicht getan habe. Ich bin gespannt wie ich mit meinem neuen Thema zurechtkomme und mache mich nun also an die Arbeit.

4 Dana Stoller Seite 4 von 12 Flussdiagramm

5 Dana Stoller Seite 5 von 12 Flussdiagramm

6 Dana Stoller Seite 6 von 12 Flussdiagramm

7 Dana Stoller Seite 7 von 12 Prozessbeschreibung Jeden Donnerstag kontrolliere ich den Büromaterialschrank und muss dafür sorgen das dort auch alles wichtige enthalten ist und es den Mitarbeitern in diesem Bereich an nichts fehlt. Wenn ich merke das etwas fehlt muss ich zuerst in meinem Ersatzschrank nachschauen, wenn es dort vorhanden ist, räume ich es in den Büromaterialschrank ein. Wenn es auch in meinem Ersatzschrank nicht auffindbar ist muss ich den Artikel im Ofrex Katalog ausfindig machen und auf einem Bestellformular die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung, Menge und Preis eintragen. Wenn dies getan ist visiere ich meine Bestellung und gebe sie auch noch an Herr Kohlmann für eine zweite Unterschrift. Wenn auch diese auf Papier ist sende ich die Bestellung per Fax an Ofrex. Die Bestellung und die Sendebestätigung lege ich in meiner Bestellmappe unter O ab. Nun beginnt das warten auf die Ware. Dies dauert immer etwa drei Tage. Wenn wir die Lieferung erhalten haben und Herr Gubler mir diese bringt, muss ich zuerst alles prüfen und auf dem Lieferschein abhaken ob alles richtig geliefert wurde. Wenn alles was ich wollte richtig angekommen ist visiere ich den Lieferschein mit dem entsprechenden Datum und lege Ihn zu den restlichen Unterlagen auch noch in die Bestellmappe. Sonst muss ich bei Ofrex anrufen und die fehlende Ware nachbestellen oder falsch geliefertes zurückschicken. Das bestellte Büromaterial räume ich dann in den Schrank oder in speziellen Fällen bringe ich den Artikel direkt zum Mitarbeiter. Wenn die Rechnung nach ein bis zwei Tagen eintrifft vergleiche ich diese mit der Bestellung. Wenn alles übereinstimmt hefte ich Bestellung, Lieferschein und Rechnung aneinander. Wenn ich einen Fehler entdecke rufe ich bei Ofrex an und verlange gegebenenfalls eine neue Rechnung. Wir gehen aber davon aus dass alles seine Richtigkeit hat wie es auch meistens der Fall ist. Dann ist der nächste Schritt das markieren der Mehrwertsteuernummer, des Mehrwertsteuersatzes und unseres Firmennamens mit grünem Leuchtstift. Mit dem rosa Leuchtstift kennzeichne ich danach die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und das Total. Diese Prozedur ist nötig damit ich danach beim buchen der Rechnung die wichtigen Daten auf den ersten Blick sehe. Wenn auch dies getan ist komme ich zum kontieren. Dafür brauche ich unseren Kontenplan und den Kontierungsstempel. Im Kontenplan schaue ich unter Büromaterial nach und finde dort das Konto Ich muss dann zwischen den Kostenstellen 007 und 807 wählen. Die Erste ist für unsere Filiale in Dübendorf, die Zweite für Lausanne. Ich wähle also 007 aus da diese Büromaterialbestellung für Dübendorf vorgesehen ist. Nun drücke ich den Stempel einmal auf die Rechnung und schreibe die Kontierung in das Feld Aufwandkonto. Nachdem ich alles nochmals kontrolliert habe, ordne ich diese Rechnung in die richtige Mehrwertsteuer Sichtmappen ein. Zur Auswahl stehen Diverse MWST und MWST 7.6%. Ich weiss, dass die Ofrex Rechnung 7.6% Mehrwertsteuer enthält und ordne Sie deshalb auch dieser Sichtmappe zu. So geordnet gebe ich alles an Herr Kohlmann weiter und warte bis er sie mir zurück gibt. Wenn die Rechnung mit einem Visum versehen ist darf ich Sie im System buchen, wenn nicht muss ich sie mir nochmals anschauen, verbessern und wieder zur Kontrolle geben. Wenn ich die Rechnung gebucht habe schreibe ich die Nummer drauf die ihr das System zugeteilt hat. Danach lege ich Sie nach dieser Nummer ab. Fachbegriff Erklärung Mehrwertsteuersatz Prozentsatz MWST Kontierungsstempel Stempel mit Kontierungsvorlagen (Best.-Nr., Kunde, Wareneinkauf, Aufwandkonto, Kontrollstelle, Visum Direktion) Kontenplan Mehrwertsteuer Tabelle mit Bezeichnung vom Konto, Nr. und Kostenstelle Ist eine indirekte Steuer die vom Endverbraucher getragen wird.

8 Dana Stoller Seite 8 von 12 Bestellkarte

9 Dana Stoller Seite 9 von 12 Lieferschein

10 Dana Stoller Seite 10 von 12 Fertig bearbeitete Ofrex Rechnung Ausschnitt Kontenplan

11 Dana Stoller Seite 11 von 12 Vorgehensplan Datum Tätigkeit Bemerkungen Erl Flussdiagramm skizzieren Flussdiagramm im Visio erstellen Anfangen mit Berichtsteil Einleitung schreiben Musterdokumente zusammenstellen Schlusswort schreiben Jemanden zum durchlesen Silvia geben Lernjournale schreiben Titelblatt gestalten Auswertungsbogen ausfüllen Inhaltsverzeichnis erstellen Jemandem zum durchlesen Silvia geben Abgabe an Herr Kohlmann PE einsenden Schlusswort Nun ist also wieder das Wort zum Schluss an der Reihe Schon das zweite Mal bin ich ziemlich ratlos was das Schlusswort einer PE anbelangt! Soll ich hier mitteilen wie es mir während dem Schreiben dieser Arbeit ging? Oder wie ich meine PE finde die nun (endlich) auf Papier ist? Ich schreibe am Besten ein wenig über beides. Da ich allgemein gerne schreibe und meine Sicht der Dinge zu Tage lege ist die Prozesseinheit eine Arbeit die mir entgegen kommt. Nur die klaren Einschränkungen bereiten mir manchmal ein wenig Mühe, aber ich versuche trotzdem mir und vor allem meinen Gedanken genügend Spielraum zu lassen. Ich habe aber das Gefühl das mir diese PE nicht so gut gelungen ist wie die Letzte, warum weiss ich nicht. Nun, kann ich trotzdem mit dem Ergebnis einiger Stunden Arbeit zufrieden sein? Ich denke schon. Schliesslich habe ich viel Zeit investiert und versucht mein Bestes zu geben.

12 Dana Stoller Seite 12 von 12 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Nehmen Sie Ihre Lernjournalbogen zu dieser Prozesseinheit zur Hand und vergleichen Sie die entsprechenden Einträge zu den untenstehenden Fragen. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Weil ich den Prozess sozusagen selber ausgesucht habe und deshalb auch ganz zufrieden damit bin... Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach Da der Ablauf immer gleich ist und das einzig schwierigere daran ist dass der Büromaterialschrank wirklich immer gefüllt ist... Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Ich finde es schwer seine Arbeit selber zu beurteilen. Teilweise bin ich sicher zufrieden da ich ja auch ein par Stunden dafür aufgewendet habe. Aber es gibt immer etwas was man besser machen könnte..... Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Weil es wichtig ist neu erlerntes auch wieder anzuwenden um es nicht zu vergessen!......

Inhaltsverzeichnis... 2. 1. Prozess... 3

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