Sparkasse Bensheim Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr für Vereine und Organisationen

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1 Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr für Vereine und Organisationen Informationen, Fragen, Hintergründe Seite 1

2 SEPA Single Euro Payments Area: Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Definition SEPA ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro nach gleichen Regeln behandelt werden. Ziele SEPA ermöglicht grenzenloses Bezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards. Bargeldlose Zahlungen sollen damit in 32 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie bereits die heutigen Inlandszahlungen. Partner Die Sparkasse unterstützt Sie als Kunden bei der Umsetzung der SEPA und bietet Ihnen neue, zukunftsorientierte SEPA-Produkte an.! Nationale Zahlverfahren in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt Seite 2

3 Der neue europäische Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 32 Teilnehmerstaaten Teilnehmende Länder Land Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern Seite 3

4 IBAN und BIC Die neue Kontokennung IBAN BIC International Bank Account Number/ Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale/ das angeschlossene Institut (z. B. HELADEF1BEN) Beispiel: Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) DE ! IBAN und BIC sind auf den Kontoauszügen, im Online-Banking und zukünftig auch auf neuen SparkassenCards zu finden Seite 4

5 Die SEPA-Überweisung Seite 5

6 Die SEPA-Überweisung Beleglos oder per Formular in Euro überweisen 1 2 Zur eindeutigen Identifikation des Zahlungsempfängers muss bei der SEPA-Überweisung die IBAN und ggf. der BIC angegeben werden. Die SEPA-Überweisung kann ausschließlich für Euro- Zahlungen genutzt werden. 4 1 HOTEL DE PARIS BE BANKBEBB 2 Der Kontoinhaber muss bei der 3 SEPA-Überweisung ebenfalls 3 seine IBAN angeben. MAX MUSTERMANN Die SEPA-Überweisung ist als solche gekennzeichnet und trägt den Textschlüssel 16.! Ab August 2013 nur noch Ausgabe der neuen SEPA-Überweisungen Seite 6

7 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick IBAN und ggf. BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Auftragswährung ist immer Euro und in unbegrenzter Höhe Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen Europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts Es besteht weiterhin AWV Meldepflicht ab EUR für grenzüberschreitende Zahlungen Seite 7

8 Die SEPA-Lastschrift Seite 8

9 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren im Überblick (I) Die SEPA-Lastschriftverfahren ermöglichen inländische und grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro. Der Zahlungsempfänger schließt mit der Sparkasse eine Vereinbarung zum Einzug von SEPA-Lastschriften. Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Das Lastschriftmandat ist eine Ermächtigung für den Zahlungsempfänger, fällige Beträge einzuziehen und eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen Lastschriften einzulösen. Ein exaktes Fälligkeitsdatum zur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden. Vor dem ersten geplanten SEPA-Einzug ist eine schriftliche Vorabinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen erforderlich (z. B. durch einen Vertrag oder eine Rechnung). Seite 9

10 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren im Überblick (II) Festgelegte Vorlagefristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden (7 Geschäftstage bei Erst-/Einmal- und 4 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach Belastung. Erfolgt eine Belastung ohne gültiges SEPA- Lastschriftmandat, beträgt der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung. Der Einreicher benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Das XML-basierte SEPA-Datenformat ersetzt das bekannte DTAUS-Format Die Einreichung erfolgt ausschließlich beleglos (online).! Lastschriftmandate müssen in schriftlicher Form vorliegen Seite 10

11 Die Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen soll das Rücklastschriftrisiko minimieren Der Zahlungsempfänger wird in der Inkassovereinbarung verpflichtet, den Zahlungspflichtigen vor einem geplanten Einzug zu informieren. Die Vorabinformation kann auch als Teil eines Vertrages oder einer Rechnung erfolgen. Sie kann sowohl einen als auch mehrere Einzüge ankündigen (z.b. Zahlungsplan bei Ratenzahlungen, Vereinbarung über regelmäßige Beitragszahlungen). Vorabinformation Die Vorabinformation enthält den Fälligkeitstag und den Betrag des nächsten Lastschrifteinzuges unter Angabe der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Sollte der Zahlungsempfänger die Vorabinformation nicht versenden, verstößt er gegen die Regelungen der Inkassovereinbarung und riskiert, dass es zu einer Rücklastschrift kommt. Die Gültigkeit des Mandats wird dadurch nicht berührt. Die Vorabinformation ist 14 Kalendertage vor Fälligkeit durch den Zahlungsempfänger zu versenden, damit der Zahlungspflichtige die erforderliche Deckung bereitstellen kann. Eine kürzere Frist kann zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichten vereinbart werden (z.b. AGB oder Satzung). Seite 11

12 Das SEPA-Lastschriftmandat Einfache Kontrolle durch neue Identifikationsmerkmale Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Sie setzt sich wie folgt zusammen: ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Sie kann ausschließlich bei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden: Die Länge beträgt in Deutschland immer 18 Stellen Die Geschäftsbereichskennung ist vom Zahlungsempfänger frei belegbar (Vorbelegung ZZZ) Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Mandat vergeben Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen (alphanumerisch) Der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z. B. Vertrags-/Kundennummer)! Beide Angaben werden im Verwendungszweck dokumentiert Seite 12

13 Unter SEPA einzuhaltende Fristen Vorlagefristen bei der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) bei der Sparkasse D Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen (ZP) und seinem Kreditinstitut D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (zwischen ZP und ZE vertraglich, Vereinbarung anderer Frist möglich) D-7 Arbeitstage Spätester Vorlagezeitpunkt von Erst- und Einmallastschriften bei Zahlstelle D-4 Arbeitstage Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften bei Zahlstelle* D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+2 Arbeitstage Rückgabefrist durch die Zahlstelle im Interbankenverhältnis (gemäß AGB) D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktion (SONDER- FALL), bei der kein gültiges Mandat besteht D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum = Interbanken Verrechnungsdatum Seite 13

14 Vergleich: SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und deutsches Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Basis-Lastschrift Nutzungsmöglichkeit National und grenzüberschreitend (in Euro) National (in Euro) Festes Fälligkeitsdatum Ja Nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats Kundenkennung 8 Wochen ab Belastung 13 Monate bei ungültigem oder fehlendem Mandat Ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) IBAN und ggf. BIC (IBAN only ab 2014 national und ab 2016 grenzüberschreitend) Geltungsdauer des Mandats Unbefristet, aber Mandatsverfall nach 36 Monaten bei Nichtnutzung Einzugsermächtigungsverfahren 8 Wochen ab Belastung* Unbefristet bei ungültiger oder fehlender Einzugsermächtigung Nein Kontonummer und BLZ Unbefristet, bis auf Widerruf Aufbewahrung des Originalmandats Beim Zahlungsempfänger Beim Zahlungsempfänger * seit mit Änderung der Lastschriftbedingungen Seite 14

15 Frühe Finalität bei Lastschriftzahlungen: Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Die SEPA-Firmen-Lastschrift hat folgende Besonderheiten: Der Zahlungspflichtige verzichtet auf seinen Erstattungsanspruch. Verbraucher sind als Zahlungspflichtige nicht zugelassen. Die Vorlagefrist bei der Zahlstelle beträgt 3 Tage. Der Zahlungspflichtige muss vor der ersten Einlösung das Mandat bei seinem Kreditinstitut bestätigen (Mitteilung relevanter Mandatsdaten bzw. Kopie des Mandats). Seite 15

16 Das SEPA-Lastschriftmandat Seite 16

17 Die SEPA-Lastschrift: Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat (ersetzt die Einzugsermächtigung) ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen weist die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften und muss vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden enthält Information zu Rückgaberechten gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung ist im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug in der gesetzlich vorgeschriebenen Form aufzubewahren! Aufbau einer Mandatsverwaltung ist sinnvoll. Seite 17

18 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben vom Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen) Kennzeichnung für wiederkehrende/ einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen: Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Die neuen Inkassovereinbarungen enthalten Textbeispiele Seite 18

19 Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Mit der Änderung der Bedingungen für die Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA- Basis-Lastschriftverfahren zum ist der Grundstein für die Weiternutzung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschrift-Mandat gelegt. Bei schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigungen müssen Sie als Lastschrifteinreicher nur noch folgende Aktivitäten durchführen: Beantragung einer Gläubiger ID bei der Deutschen Bundesbank. Eine neue Inkassovereinbarung mit der Sparkasse abschließen. Eine Mandatsreferenz für jedes Lastschriftmandat zu vergeben (Beispiel : Kundennummer; Mitgliedsnummer) Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin informieren.! Ohne Inkassovereinbarung keine Lastschriftverarbeitung Seite 19

20 Wandlung und Vorabinformation Beispiel für Wandlung von Einzugsermächtigung in SEPA-Basis-Mandat: Ab dem xx.xx.xxxx werden wir Lastschrifteinzüge von dem vereinbarten Konto per SEPA-Basis-Lastschrift vornehmen. Unsere Gläubiger-ID: DE01XXX Ihre Mandatsreferenz: LOREMIPSUM Beispiel für Vorabinformation (Pre-Notification): Die vereinbarte Lastschrift in Höhe von 120,00 Euro p.a ziehen wir am 1. Geschäftstag im Februar eines jeden Jahres ein. Kürzeste Information - geeignet für Mitteilung über Verwendungszweck bei Lastschrifteinzug Weitergehende Informationen über Zahlungsmodalitäten und Beträge: Verweis auf Satzung, Beitrittserklärung oder separates Schreiben Seite 20

21 SEPA in der Praxis Seite 21

22 Tipps und Tricks was ist noch zu beachten kontrollieren Sie die Inhalte Ihrer Vereinssatzung hinsichtlich Angaben zu Beitrag, Einzugsermächtigung und Regelungen zur Fälligkeit und Zahlungsweisen. strukturieren Sie ihren Beitragseinzug, hinsichtlich Rhythmus und Zeitpunkt organisieren Sie ihre Mitgliederverwaltung, das spart Ihnen Zeit und Ärger nutzen Sie die angebotenen Konvertierungshilfen für die Umstellung auf IBAN und BIC überprüfen Sie ihre Beitrittserklärungen, ob diese den neuen Anforderungen entspricht. besondere Herausforderung für Großvereine mit eigenständigen Abteilungen und Beitragseinzug Gestaltung der Mandatsreferenz und Mandatsverwaltung Seite 22

23 Die Gestaltung der Mandatsreferenz setzt eine Grundsatzentscheidung beim Lastschrifteinreicher voraus Der Aufbau der Mandatsreferenz hat weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen für den Zahlungsempfänger und hängt zum Beispiel davon ab, - ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden sollen (z.b. Kunden-, Mitglieds-, Vertrags-, Abo-, Versicherungsnummer) - ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind - wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll In der Mandatsverwaltung muss auch festgelegt werden, ob -einsepa-lastschriftmandat pro Geschäftsbeziehung (Rahmenmandat) oder - mehrere SEPA-Lastschriftmandate pro Geschäftsbeziehung (Einzelmandate) vergeben werden sollen. Bei der Entscheidung für eine Variante sind die jeweiligen Vor- und Nachteile zu bewerten. Seite 23

24 Vor- und Nachteile eines SEPA-Lastschriftmandates pro Geschäftsbeziehung (Rahmenmandat) Vorteile Nachteile Bei mehreren Verträgen (Abteilungen wird die Mandatsanzahl auf ein Rahmenmandat reduziert Der Zahlungspflichtige muss nur ein Mandat unterschreiben, dass auch bei Folgegeschäften genutzt werden kann Kunden- und Mitgliedsnummern können genutzt werden Mandatsänderungen (z.b. Änderung der Kontoverbindung) werden vereinfacht, da nur das Rahmenmandat betroffen ist Der Widerruf des Mandats betrifft alle Verträge/Grundgeschäfte des Kunden Auf eine zentrale Mandatsverwaltung und für deren Pflege muss durch alle betroffenen Abteilungen zugegriffen werden können Sofern mehr als eine Vertragsbeziehung besteht, ist die Nutzung einer Vertragsnummer als Mandatsreferenz nicht sinnvoll Ein weiteres Mandat könnte erforderlich werden, falls der Zahlungspflichtige mehrere Kontoverbindungen nutzt Seite 24

25 Vor- und Nachteile mehrerer SEPA-Lastschriftmandate pro Geschäftsbeziehung (Einzelmandate) Vorteile Nachteile Der Widerruf eines Mandats betrifft nur einen Vertrag Je Vertrag kann ein anderes Konto des Zahlungspflichtigen genutzt werden Die Nutzung von Vertragsnummern als Mandatsreferenz ist möglich Der Zahlungspflichtige muss je Vertrag ein neues Mandat unterschreiben Mandatsänderungen (z.b. Änderung der Kontoverbindung), die sich auf alle bestehenden Mandate eines Kunden erstrecken, erfordern die Änderung aller Mandate in der zentralen bzw. dezentralen Mandatsverwaltung(en) Die Mandatsverwaltung wird komplexer Seite 25

26 Fragen und Antworten Ihre Fragen aus den Rückmeldungen /Anmeldungen Seite 26

27 Ihre Fragen Wie müssen die Mitglieder informiert werden? Antwort: Information über Umwandlung der Einzugsermächtigung muss einmalig schriftlich erfolgen: - direktes Schreiben an Mitglieder - Information in Einladung zur Mitgliederversammlung - im letzten Lastschrifteinzug - Kombination aus Wandlung und Vorabinformation ist sinnvoll. - Bei Änderung der Lastschriftdaten ggf. erneute Vorabinformation notwendig. (Mandatsreferenz, Betrag, Belastungszeitpunkt) Seite 27

28 Ihre Fragen Müssen vorhandene Einzugsermächtigungen erneuert werden? Antwort: Nein, wenn - bereits eine schriftliche Einzugsermächtigung vorliegt - Sie die Mitglieder über die Wandlung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschriftmandat schriftlich informieren Achtung: Als Mandatsdatum gilt das Datum der Unterrichtung Seite 28

29 Ihre Fragen Ist eine Satzungsänderung notwendig? Antwort: Ja, wenn. - Angaben zum Lastschrifteinzug bzw. Einzugsermächtigung aufgeführt sind, sind Anpassungen notwendig. (Begriffe) - Sie künftig auf die Beitragsangaben in der Satzung verweisen möchten, sind die Angaben hier neu aufzunehmen. Achtung: - Anpassung der Satzung bei jeder Änderung notwendig - Vorabinformation kann auf Satzung verweisen - Satzung veröffentlichen (z.b. Internetseite des Vereins) Seite 29

30 Ihre Fragen Können variable Beträge eingezogen werden? Antwort: Sie müssen sich an die Vorgaben halten, die Sie mit ihren Mitgliedern vereinbart haben. Die Mitglieder müssen die belasteten Beträge nachvollziehen können und wie sich diese zusammensetzen. (z.b. Einzelbeitrag, Familienbeitrag). Zusatzbeiträge oder Sonderabgaben (Ausflug, Vereinsfest) müssen vorab angekündigt werden (z.b. Einladungsschreiben, Anmeldung) Seite 30

31 Ihre Fragen Muss immer zum gleichen Termin eingezogen werden? Antwort: Das vereinbarte Fälligkeitsdatum ist einzuhalten. Es erfolgt keine Prüfung durch die Sparkasse. Änderungen des Einzugstermins müssen dem Mitglied vorab mitgeteilt werden. (Vorabinformation) Auch bei verspäteter Einreichung werden Lastschriften ausgeführt. Bei Nichteinhaltung der Vorlauffristen wird der Ausführungstag durch die Sparkasse korrigiert. (gem. Vereinbarung Inkassovertrag) Keine Auswirkung auf ein gültiges Mandat. Seite 31

32 Ihre Fragen Müssen die SEPA-Mandate der Sparkasse vorgelegt werden? Antwort: Nein, wie bisher bei den Einzugsermächtigungen auch, werden die Mandate vom Verein verwaltet. Bei Reklamationen (Widerspruch durch Zahlungspflichtigen) kann die Sparkasse die Vorlage des Mandats verlangen. Anmerkung: Gekündigte bzw. erloschene Mandate müssen mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug aufbewahrt werden. Seite 32

33 Ihre Fragen Ab wann können SEPA-Lastschriften eingezogen werden? Antwort: SEPA-Sammellastschriften können ab sofort eingezogen werden. Ab Oktober 2013 sind auch Einzellastschriften im OnlineBanking möglich. Voraussetzung: Sie haben eine Freischaltung für das OnlineBanking Sie haben alle notwendigen Vorbereitungen getroffen (siehe Checkliste für Vereine) Seite 33

34 Ihre Fragen Wie ist mit dem Einzug von Beiträgen umzugehen, die am anstehen? Antwort: Diese Lastschriften müssen als SEPA-Zahlungen eingereicht werden. Alte Dateiformate dürfen lt. EU-Verordnung nicht mehr verarbeitet werden. Die Einreichung erfolgt ausschließlich über OnlineBanking. Seite 34

35 Ihre Fragen Muss der Verein alle Bankverbindungen auf IBAN und BIC abändern oder geht das automatisch? Antwort: Die Umstellung der Kontodaten auf IBAN und BIC ist Aufgabe des Vereins. Viele Programme bieten Konvertierungshilfen an. Die Programme der Sparkasse (SPG-Verein, SFirm und StarMoney) bieten in der aktuellen Version umfangreiche Unterstützung. Die manuelle Ermittlung der IBAN und BIC kann über den IBAN- Rechner auf unserer Internetseite erfolgen. Im OnlineBanking erfolgt die Umstellung der Empfängerdaten durch die Sparkasse in Kürze. Seite 35

36 Weitere Informationen Seite 36

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 37

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