Finanzgruppe Deutscher Sparkassen- und Giroverband. Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr

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1 Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr

2 SEPA Single Euro Payments Area: Einheitlicher Zahlungsverkehrsraum in Europa Definition SEPA ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro nach gleichen Regeln behandelt werden. Ziele SEPA ermöglicht grenzenloses ezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards. argeldlose Zahlungen sollen damit in 32 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie bereits die heutigen Inlandszahlungen. Partner Die unterstützt Ihre Kunden bei der Umsetzung der SEPA und bietet Ihnen neue, zukunftsorientierte SEPA-Produkte an. Seite 2

3 Der neue europäische Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 32 Teilnehmerstaaten Teilnehmende Länder Land elgien ulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern Seite 3

4 SEPA wird Wirklichkeit Einheitliche asisverfahren im EU-Zahlungsverkehr Europaweit einheitliche Formate auf XML-asis Einheitlicher Rechtsrahmen* für EU-Zahlverfahren 1. Schritt 2. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) am eingeführt SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) am in der Sparkassen- eingeführt 3. Schritt Nationale Zahlverfahren in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD, 2007/64/EG), EU-Preisverordnung (924/ 2009), EU-SEPA-Migrationsverordnung (260/2012) etc. Seite 4

5 IAN und IC Die zukünftige Kontokennung IAN International ank Account Number/ Internationale ankkontonummer esteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der ankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen IC usiness Identifier Code/Internationale ankleitzahl esteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale/ das angeschlossene Institut (z.. NOLADE21NOH) eispiel: Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig ankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) DE ! IAN und IC sind auf den Kontoauszügen, im Online-anking und auf den neuen SparkassenCards zu finden Seite 5

6 Die SEPA-Überweisung Seite 6

7 Neues SEPA-Überweisungsformular eleglos oder per Formular in Euro überweisen Hinweistexte erleichtern ab das Ausfüllen! Auch als Zahlschein für Ihre Rechnungen erhältlich Seite 7

8 Die SEPA-Überweisung eleglos oder per Formular in Euro überweisen 1 Zur eindeutigen Identifikation des Zahlungsempfängers muss bei der SEPA-Überweisung die IAN und ggf. der IC angegeben werden. ei Inlandszahlungen bis ist die IAN ausreichend. Ab gilt IAN-Only europaweit. 1 HOTEL DE PARIS E ANKE Die SEPA-Überweisung kann ausschließlich für Euro- Zahlungen genutzt werden. Der Kontoinhaber muss bei der SEPA-Überweisung ebenfalls seine IAN angeben. 3 MAX MUSTERMANN Die SEPA-Überweisung trägt den Textschlüssel 16. Seite 8

9 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen lick IAN und ggf. IC statt Kontonummer und ankleitzahl Auftragswährung ist immer Euro Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen Europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages ab Überweisungen werden in voller Original-etragshöhe ausgeführt Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts XML-basiertes SEPA-Datenformatstatt DTAUS Seite 9

10 Die SEPA-Lastschrift - asis-lastschrift - Seite 10

11 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-asis-Lastschriftverfahren im Überblick (I) Die SEPA-Lastschriftverfahren ermöglichen inländische und grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro. Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Das Lastschriftmandat ist eine Ermächtigungfür den Zahlungsempfänger, fällige eträge einzuziehenund eine Weisungan die ank des Zahlungspflichtigen Lastschriften einzulösen. Ein exaktes Fälligkeitsdatumzur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden. Vor einem geplanten Einzug ist eine schriftliche Vorabinformationdes Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen erforderlich (z.. durch einen Vertrag oder eine Rechnung). Seite 11

12 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-asis-Lastschriftverfahren im Überblick (II) Festgelegte Vorlagefristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden (5 Geschäftstage bei Erst-/Einmalund 2 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach elastung. Erfolgt eine elastung ohne gültiges SEPA- Lastschriftmandat, beträgt der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen bis zu 13 Monatenach der elastungsbuchung. Der Einreicher benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Das XML-basierte SEPA-Datenformat wird genutzt (statt DTAUS-Format). Die Einreichung erfolgt ausschließlich beleglos online. Seite 12

13 Der Ablauf einer SEPA-asis-Lastschrift ähnelt dem Ablauf im bisherigen Verfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 4 5 Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabinformation(z.. D-14) 3. Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-5 bzw. D-2) 4. Initiierung Vorlage bei Zahlstelle (D-5 bzw. D-2) 5. Zahlungsverrechnung (D) 6. Kontobelastung Zahlungspflichtiger (D) 7. Gutschrift Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Seite 13

14 Die SEPA-Lastschrift - Firmen-Lastschrift - Seite 14

15 Frühe Finalität bei Lastschriftzahlungen: Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Die SEPA-Firmen-Lastschrift hat folgende esonderheiten: Der Zahlungspflichtige verzichtet auf seinen Erstattungsanspruch. Verbraucher sind als Zahlungspflichtige nicht zugelassen. Die Vorlagefrist bei der Zahlstelle (ank des Zahlungspflichtigen) beträgt einheitlich einen Tag. Der Zahlungspflichtige muss vor der ersten Einlösung das Mandat bei seinem Kreditinstitut bestätigen (Mitteilung relevanter Mandatsdaten bzw. Kopie des Mandats). Seite 15

16 Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Die Mandatsbestätigung ist zusätzlicher estandteil Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 5 6 Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabinformation(z.. D-14) 3. estätigung Mandat 4. Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-5 bzw. D-2) 5. Initiierung Vorlage bei Zahlstelle (D-5 bzw. D-2) 6. Zahlungsverrechnung (D) 7. Kontobelastung Zahlungspflichtiger (D) 8. Gutschrift Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Seite 16

17 Das SEPA-Lastschriftmandat Seite 17

18 Die SEPA-Lastschrift: Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigtden Zahlungsempfänger, den fälligen etrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen weistdie ankdes Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriftenund muss vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden enthält Information zu Rückgaberechten gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung ist im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug in der gesetzlich vorgeschrieben Form aufzubewahren Seite 18

19 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben vom Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen) Kennzeichnung für wiederkehrende/ einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen: Name und Anschrift des Kontoinhabers IAN und ggf. IC Unterschrift und Unterschriftsdatum Abbildung: SEPA-asis-Lastschriftmandat Seite 19

20 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben esonderheit SEPA-Firmen Lastschriftmandat: Der Autorisierungstext enthält eine Verzichtserklärung des Zahlungspflichtigen auf den Erstattungsanspruch. Daher ist die SEPA-Firmen-Lastschrift für Verbraucher als Zahlungspflichtige nicht zugelassen Abbildung: SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Ausführliche Erläuterungen und eispiele finden Sie in den roschüren. Seite 20

21 Das SEPA-Lastschriftmandat Einfache Kontrolle durch neue Identifikationsmerkmale Die Gläubiger-Identifikationsnummer(kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner ankverbindung. Sie setzt sich wie folgt zusammen: ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Quelle: Deutsche undesbank Sie kann ausschließlich bei der Deutschen undesbank im Internet beantragt werden: Die Länge beträgt in Deutschland immer 18 Stellen Die Geschäftsbereichskennung ist vom Zahlungsempfänger frei belegbar (Vorbelegung ZZZ) Die Mandatsreferenzdient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Mandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Lastschriftmandat vergeben Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen Der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden (z.. Vertrags-/Kundennummer) Seite 21

22 ereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-asis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Mit der Änderung der edingungen für die Zahlungen mittels Lastschrift im SEPA-asis-Lastschriftverfahren zum ist der Grundstein für die Weiternutzung von bereits erteilten deutschen Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschrift-Mandat gelegt. ei bestehenden Einzugsermächtigungen müssen Sie als Lastschrifteinreicher nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: Eine Inkassovereinbarungfürdie Nutzung von SEPA-asis-Lastschriften mit der Sparkasse Nordhorn abschließen. Eine Mandatsreferenz für jedes Lastschriftmandat vergeben und in die Kundenstammdaten einpflegen. Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin informieren. Seite 22

23 Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt isherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss! eine Inkassovereinbarungfür die Nutzung von SEPA-Firmen-Lastschriftenmit der abschliessen der Zahlungspflichtige die Erteilung dieses SEPA-Firmen-Lastschriftmandatsvor dem ersten Einzug bei seinem Institut bestätigen der Zahlungsempfänger ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandatvom Zahlungspflichtigen einholen SEPA-Firmen-Lastschriften sind für Verbraucherals Zahlungspflichtige nicht zugelassen, da sie kein Erstattungsrecht beinhalten. Mit Verbrauchern können nur SEPA-asis-Lastschriften vereinbart werden Seite 23

24 Die SEPA-Migrationsverordnung Seite 25

25 Der Umstellungsaufwand für Privatkunden ist überschaubar weil die eigene IAN und der IC auf den Kontoauszügen, im Online-anking und zukünftig auch auf neuen SparkassenCards leicht zu finden sind. weil bis zum 31. Januar 2016 Konvertierungshilfen für IAN und IC bei SEPA- Überweisungen angeboten werden. weil nur einige neue Auftragsmerkmale und egriffe (z.. IAN, IC, SEPA- Überweisung und SEPA-Lastschriftmandat) dazukommen. weil die Umstellung bestehender Einzugsermächtigungen auf SEPA- Lastschriftmandate durch den Zahlungsempfänger erfolgt. weil beim SEPA-Überweisungsvordrucknur Kontonummer und ankleitzahl durch IAN und ggf. IC ersetzt werden. Seite 28

26 Die SEPA-Migration im Unternehmen vorbereiten Seite 29

27 Zur strukturierten Umsetzung der SEPA-Migration sollte rechtzeitig ein Projekt aufgesetzt werden Wichtige Handlungsfelder: Eigene IAN und IC auf Geschäftsunterlagen/Rechnungen angeben Kundenstammdaten, Verträge und Formulare auf IAN und IC umstellen Organisation und Abläufe anpassen Software (Finanzbuchhaltung, Electronic anking ) an SEPA-Datenformat* anpassen Alle relevanten Fristen (Einreichung und Rückgabe) beachten Zahlungen möglichst beleglos einreichen Eigene Kunden rechtzeitig über Änderungen informieren! Zum Umrechnen von Kontonummer/LZ in IAN und IC stehen Konvertierungstools zur Verfügung * ISO XML-Standard Seite 30

28 Zur Umstellung auf die SEPA-Lastschrift sind weitere Handlungen in den Unternehmen erforderlich Entscheidung, ob SEPA-asis- und/oder Firmen-Lastschrift genutzt werden soll Gläubiger-ID bei der undesbank beantragen SEPA-Inkassovereinbarung mit der abschließen Mandatsverwaltung organisieren (Mandatsgestaltung, Einholung dermandate, Archivierung, Verträge, Abläufe im Unternehmen) Checkliste und weitere Infos: Seite 31

29 Checkliste für Firmenkunden Seite 32

30 Unterstützungsangebote Ihrer Sparkasse für die SEPA-Umstellung SEPA-Account-Converter Kundenstammdaten mit Konto/LZ auf IAN/IC wandeln Für Einzelkonten und Dateien mit vielen Kontodatensätzen SEPA-File-Converter Umwandlung von DTAUS/DTAZV- Dateien in SEPA-XML-Format Einlesen von erforderlichen SEPA-Zusatzinformationen XML-Checker Prüfung SEPA-XML-(Fremd-)Dateien auf (syntaktische und semantische) Fehler DTA SEPA Mapping Regeln Umwandlungsregeln für Überweisungsdaten! Nähere Informationen erhalten Sie im Electronic anking-center Seite 33

31 Das neue SEPA-Datenformat + + +! Ist der Datensatz für die SEPA-Lastschrift und die SEPA-Überweisung XML als Syntax (ISO-Standard 20022) Ab dürfen Zahlungen ausschließlich in diesem Datenformat eingereicht und verarbeitet werden Standardkonform und damit zukunftssicher durch Spezifikationen des European Payments Council bzw. der Deutschen Kreditwirtschaft Marktgängige Electronic anking-produkte unterstützen bereits die SEPA-Zahlungen (z.. SFirm 2.5) bzw. werden derzeit fit gemacht Einreichung in nur einer Datei für: Mehrere Konten und/oder Ausführungs- bzw. Fälligkeitstermine und/oder Erst-, Folge- und Einmallastschriften Unser Service für Sie: Kostenloser Download der SEPA-Datenformat-Spezifikation unter: Seite 39

32 SEPA und SFIRM 2.5 Gezielte und vielfältige Erweiterungen erleichtern den Umstieg auf SEPA. Komfortfunktionen unterstützen die effektivesepa-umstellungihrer alten Datenbestände. Nicht nur viele Kunden der Sparkassen schätzen die Vorteile von SFirm. Auch die Redaktion des PC Magazins findet SFirm in ihrem Testurteil "sehr gut"! Seite 44

33 Themenüberblick 1. Versions-und Lizenzvoraussetzungen 2. Neue SEPA Funktionen 3. SEPA Überweisung Erfassung und Versand 4. SEPA-Lastschriften Seite 45

34 Themenüberblick 1. Versions-und Lizenzvoraussetzungen Seite 46

35 1. Versions- und Lizenzvoraussetzungen Hilfe -> Info über SFIRM SEPA ist ein eigenes Modul Kundenseite: Prüfen, ob SEPA freigeschaltet wurde SFIRM ist ab Version 2.5optimal für SEPA vorbereitet ggf. ist ein Online-Update notwendig Extra -> Online-Update Seite 47

36 Themenüberblick 2. SEPA Einrichtung - Konvertierung Seite 48

37 2. Einrichtung von SEPA beim Auftraggeber Wechseln zu -> Auftraggeber Auftraggeberstammdaten: Hinterlegung Gläubiger-ID Gläubiger ID beantragen: Seite 49

38 2. Konvertierung Auftraggeberkonto Wechseln zu -> Auftraggeber -> ankkonten <Ändern> IC und IAN werden automatisch durch SFIRM berechnet Seite 50

39 2. Konvertierung von Empfängerkonten SFIRM prüft bei jedem Start auf IAN/IC Automatische erechnung der Daten möglich Ausgabe einer Liste der offenen Konten möglich längere Konvertierungszeit bei umfangreichen Datenbeständen ACHTUNG! diese erechnung kann in Einzelfällenoder bei speziellen Kreditinstituten zu abweichenden Ergebnissen führen! itte die Daten unbedingt prüfen! Seite 51

40 2. SEPA-Konvertierung alter SFIRM-Datenbestände Auf Knopfdruck können die Datenbestände ganzer Ordner aus dem alten Inlandsformat in das neue SEPA-Formatkonvertiert werden. Seite 52

41 2. SEPA-Konvertierung alter Datenbestände Standardmäßig wird der komplette Inhalt des Ordners für die Umstellung auf SEPA vorgeschlagen. Der alte Ordner kann auf Wunsch erhalten bleiben. Datensätze können über <Ändern> auch manuell angepasst werden. Seite 53

42 Themenüberblick 3. SEPA Überweisung Erfassung und Versand Seite 54

43 3. SEPA Überweisung Erfassung und Versand Eingabe von Kontonummer und LZ möglich, automatische Umwandlung in IAN und IC Eingabehilfe Eurozeichen kann jederzeit manuell aufgerufen werden Seite 55

44 3. SEPA Überweisung Erfassung und Versand Ende zu Ende Referenz: Zusätzliche Nachrichtmöglichkeit des Auftraggebers mit max. 35 Zeichen z.. eine Vertragsnummer emerkungsfeld (intern), Ausgabe auf dem Ausgabeprotokoll z.. Kontierung Art der Zahlung (vorher Textschlüssel) Seite 56

45 3. SEPA Fremddateien versenden Wie gehabt mit Menü Datei -> DTA-Dateien-> Versenden oder Symbol Im Datei-Dialog können jetzt auch *.xmldateien ausgewählt werden edingung: Auftraggeberkonto muss in SFIRM eingerichtet sein Seite 57

46 3. SEPA Zahlungen importieren Menü-> DTA-Dateien-> Importieren Im Datei-Dialog können jetzt auch*.xmldateien ausgewählt werden edingung Auftraggeberkonto muss in SFIRM eingerichtet sein SFIRM nimmt während des Importes eine formale und inhaltliche Prüfung vor In der Datei enthaltene Lastschriftmandate werden auf Wunsch mit importiert Seite 58

47 Themenüberblick 4. SEPA-Lastschriften Seite 59

48 4. SEPA Lastschrift - Erfassung Eingabe des Mandates füllt die Daten des Zahlungspflichtig en (ähnlich Empfänger bei Zahlungsauftrag) Automatische Umrechnung von Kontonummer und LZ Seite 60

49 4. SEPA Lastschriftmandate - Mandatsverwaltung Wechseln zu -> SEPA Lastschriftmandate Auftraggeber auswählen Mandatsart CORE /2 und Art der Zahlung auswählen Pflichtfelder Mandatsreferenz (z.. Kundennummer) Schuldner mit IAN und IC Signaturdatum Seite 62

50 4. SEPA Lastschriftmandate - Druckfunktion Wechseln zu -> Sepa Lastschriftmandate Lastschriftmandate einfach verwalten: Erfassen, drucken, Unterschreiben lassen Formulardruck, jeweils passend für (CORE / 2) Druck nach Vorgaben der Deutschen Kreditwirtschaft (DK) Seite 63

51 4. SEPA Lastschrift - Ausgabe Weitestgehend wie bei bisherigen Lastschriften NEU: Einzugstermin festlegen (Fälligkeitsdatum beim Versand der Lastschrift löst Ausführungsdatum ab) Seite 65

52 Weitere Informationen zum Thema SEPA kaufmännischeanfragen zum Thema SEPA / SEPA Lastschrift beantwortet Ihnen Ihr Kundenberater technischeanfragen rund um SFIRM mit SEPA beantwortet Ihnen das Electronic-ankingCenter Andreas Korte André ollacke Thomas van Alste Seite 67