Diese Länder nehmen an SEPA teil:

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1 für Vereine Die Single Euro Payments Area (kurz: SEPA) steht für den Zusammenschluss europäischer Staaten zu einem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Neben den 27 EU-Staaten und den EWR-Staaten Liechtenstein, Norwegen und Island sind auch die Schweiz und Monaco ein Teil von SEPA. Diese Länder nehmen an SEPA teil: Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Lettland Liechtenstein Litauen Luxemburg Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweden Schweiz Slowakei Slowenien Spanien Tschechien Ungarn Zypern Ziel ist es, bargeldlose Zahlungen innerhalb der Teilnehmer-Länder zu standardisieren. Für Bankkunden soll es keine Unterschiede mehr zwischen grenzüberschreitenden und inländischen Zahlungen geben. Dadurch können Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen in Zukunft einheitlich abgewickelt werden und zwar schneller, einfacher und sicherer. Folgende SEPA-Zahlungen stehen bereits heute für Bankkunden zur Verfügung: SEPA-Überweisung SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift Bis zum 31. Januar 2014 gibt es eine Übergangsphase, in der parallel zu den neuen SEPA- Produkten auch noch die bisherigen inländischen Zahlungsverfahren genutzt werden können. Ab 1. Februar 2014 wird es mit wenigen Ausnahmen nur noch SEPA-Zahlungen geben. Die wesentlichste Neuerung ist dabei die Verwendung der internationalen Kontonummer (IBAN) auch für Zahlungen innerhalb Deutschlands. Damit Sie für die gravierenden Änderungen im Zahlungsverkehr gut gerüstet sind, möchten wir Sie auf Ihrem Weg zur Umsetzung der SEPA-Bestimmungen in Ihrem Verein bestmöglich unterstützen. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam den Weg in ein neues Zahlungsverkehrs-Zeitalter zu bestreiten, und empfehlen Ihnen das in dieser Checkliste beschriebene Vorgehen. Stand Irrtümer vorbehalten Seite 1 von 8

2 Organisatorische Maßnahmen Im Rahmen der SEPA-Umstellung müssen Sie einige Prüfungen und organisatorische Anpassungen vornehmen. Wir empfehlen Ihnen, rechtzeitig damit zu beginnen. Denn nur mit einem ausreichenden Vorlauf und guter Planung kann die SEPA-Umstellung in Ihrem Verein reibungslos funktionieren. SEPA-Verantwortliche Benennen Sie einen oder mehrere SEPA-Verantwortliche im Vereinsvorstand zur Planung und Koordinierung aller Maßnahmen Informationen Sammeln Sie alle für Ihren Verein relevanten Informationen. Unter finden Sie zum Beispiel verschiedene Broschüren und Formulare. Analyse des Zahlungsverkehrs Mengenerhebung Auflistung der betroffenen Software-Produkte, Datenbanken und Tabellen Analyse, welche Bereiche und Abteilungen betroffen sein könnten Zeit- und Umsetzungsplan Welche Aufgaben müssen wann erledigt werden? Sukzessive Umstellung oder Umstellung zu einem festen Termin (spätestens 1. Februar 2014)? Stand Irrtümer vorbehalten Seite 2 von 8

3 IBAN und BIC Statt der bislang in Deutschland verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl kommen bei allen SEPA-Zahlungen die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) zum Einsatz. IBAN: Die IBAN ist eine international genormte Darstellung der Kontonummer und Bankleitzahl. Mittels einer Prüfziffer, die für jedes Konto extra berechnet wird, werden Zahlungsaufträge noch vor der Durchführung auf Richtigkeit der Kontonummer und Bankverbindung überprüft. Dadurch werden Fehlbuchungen vermieden und Aufträge ohne Verzögerung an den Zahlungsempfänger weitergeleitet. Die IBAN setzt sich aus dem Ländercode (in Deutschland DE ), einer zweistelligen Prüfziffer, der Bankleitzahl und der 10-stelligen Kontonummer (ggf. mit führenden Nullen) zusammen. BIC: Der BIC früher auch als SWIFT-Code bezeichnet ist die international standardisierte Bankleitzahl. Mit dem BIC können Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden. Der BIC wird bis Februar 2016 neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die Weiterleitung von grenzüberschreitenden Zahlungen benötigt. Gut zu wissen: Die eigene IBAN und der BIC stehen auf jedem Kontoauszug und allen neuen SparkassenCards. Außerdem steht Ihnen auf ein IBAN-Rechner zur Verfügung. Korrespondenz, Internetauftritt und andere Medien anpassen Stellen Sie Ihre gesamte Vereinskorrespondenz auf die SEPA- Anforderungen um und passen Sie z. B. Ihren Internetauftritt an (IBAN und BIC bei allen Ihren Bankverbindungen): Schriftverkehr Rechnungen Mahnungen Homepage IBAN und BIC Ihrer Mitglieder und Geschäftspartner Fragen Sie Ihre Mitglieder und Geschäftspartner bereits jetzt nach IBAN und BIC und ergänzen Sie diese in Ihren Stammdaten. Alternativ können Sie dafür Konvertierungsdienste nutzen zum Beispiel den SEPA-Account-Converter auf unserer Homepage. Stand Irrtümer vorbehalten Seite 3 von 8

4 EDV-Systeme Am 1. Februar 2014 werden die SEPA-Zahlungsverfahren den bisherigen Zahlungsverkehr komplett ersetzen. In Deutschland wird es dann mit wenigen Ausnahmen nur noch SEPA-Zahlungen geben. Das bedeutet für Sie, dass die von Ihnen genutze Software (z. B. ElectronicBanking und Vereinsverwaltung) SEPA-fähig sein muss, weil alle Überweisungen, Lastschriften usw. nur noch mit IBAN und BIC getätigt werden können und nur noch im XML-Datenformat. SEPA-Datenformat XML: XML steht für Extensible Markup Language und ist das neue Datenträgerformat für den Austausch von Zahlungsinformationen. Finanz-XML-Nachrichten unterliegen der ISO-Norm ElectronicBanking: In der Sparkassen-Software SPG-Verein sind bei der aktuellen Version alle SEPA-Funktionen bereits vorhanden. Die Software unterstützt Sie zusätzlich bei der Konvertierung der Kontodaten in IBAN und BIC. Wenn Sie andere Banking-Software nutzen, fragen Sie ggf. bitte direkt beim Hersteller nach der SEPA-Fähigkeit. Vorhandene Software prüfen Gleichen Sie Ihre Software mit den neuen Anforderungen ab: Ist die eingesetzte Software SEPA-fähig? Ist die Wartung von IBAN und BIC in der Stammdaten-Verwaltung möglich? Unterstützt die Zahlungsverkehrs-Schnittstelle das SEPA-Datenformat XML? Wird die Erreichbarkeit der Empfängerbank mittels SEPA-Clearer-Directory der Bundesbank geprüft? Bei der Nutzung von Lastschrift-Einzugsverfahren: Unterstützt die Software die Verwaltung von Lastschrift- Mandaten und Gläubiger-ID? Ist ein Update erforderlich? Sprechen Sie ggf. die Hersteller Ihrer Software an. Wechseln Sie bei Bedarf rechtzeitig Ihre Software. Konvertierung in IBAN und BIC Spätestens zum 1. Februar 2014 müssen alle Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer Mitglieder und Geschäftspartner in IBAN und BIC konvertiert werden. Stand Irrtümer vorbehalten Seite 4 von 8

5 Überweisungen Ab 1. Februar 2014 ist jede Überweisung in Euro und innerhalb der SEPA-Länder eine SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) auch innerhalb Deutschlands! Statt der bislang in Deutschland verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl kommen bei allen SEPA-Zahlungen die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) zum Einsatz. Folgende Kriterien müssen bei der SEPA-Überweisung eingehalten werden: Angabe der IBAN des Empfängers Angabe des BIC der Empfängerbank (bei grenzüberschreitenden Zahlungen) max. 140 Zeichen Verwendungszweck Verwendung des Nachrichtenformates XML Wichtigste Merkmale: Gutschrift europaweit innerhalb nur eines Bankarbeitstages Spesenteilung und separate Abrechnung der Entgelte (der Überweisungbetrag wird vollständig gutgeschrieben) Verwendungszweck Mit der SEPA-Überweisung kann ein Verwendungszweck von max. 4 Zeilen á 35 Zeichen übermittelt werden. Begrenzen Sie den Verwendungszweck auf max. 140 Zeichen. Stand Irrtümer vorbehalten Seite 5 von 8

6 Lastschriften Voraussetzung ist ein SEPA-Lastschrift-Mandat (Einzugsauftrag) des Zahlungspflichtigen. Muster-Mandatstexte finden Sie auf unserer Homepage. Jedes SEPA-Lastschrift-Mandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz, die bei allen SEPA- Lastschriften angegeben werden muss. Die Logik zur Vergabe der Mandatsreferenz muss hierbei individuell überlegt sein. In der Regel werden Sie aber die Mitgliedsnummern als Mandatsreferenz verwenden können. In Verbindung mit der Identifikationsnummer des Lastschrifteinreichers (Gläubiger-ID) wird damit jedes Mandat eindeutig identifiziert. Ihre Vorteile: Durch die Einführung eines konkreten Fälligkeitsdatums bei der SEPA-Lastschrift verbessern Sie Ihr Liquiditäts-Management und können Zahlungsströme taggenau steuern. Auch dem Zahlungspflichtigen ist der exakte Tag der Kontobelastung bekannt, sodass rechtzeitig für eine ausreichende Kontodeckung gesorgt werden kann. SEPA-Basis-Lastschrift (bisher Einzugsermächtigung): Haben Sie unterschriebene Einzugsermächtigungen vorliegen, können Sie diese als SEPA-Lastschrift-Mandat weiternutzen. In diesem Fall müssen Sie den Zahlungspflichtigen nur über die Umstellung sowie die neue Gläubiger-ID und Mandatsreferenz informieren. Bei der SEPA-Basis-Lastschrift hat der Zahlungspflichtige einen 8-wöchigen Erstattungsanspruch (Widerspruchsfrist). SEPA-Firmen-Lastschrift (bisher Abbuchungsauftrag): Mit Zahlungspflichtigen, die keine Verbraucher sind, können Sie den Einzug per SEPA- Firmen-Lastschrift vereinbaren. Hierbei verzichtet der Zahlungspflichtige auf seinen Erstattungsanspruch nach erfolgter Einlösung. Vor der ersten Einlösung muss der Zahlungspflichtige seinem Kreditinstitut die Erteilung des Mandats bestätigen. Achtung: Bereits erteilte Abbuchungsaufträge können aufgrund der rechtlichen Ausgestaltung nicht für SEPA-Firmen-Lastschriften weitergenutzt werden. Sie benötigen ein neues SEPA- Firmen-Lastschrift-Mandat. Stand Irrtümer vorbehalten Seite 6 von 8

7 Gläubiger-Identifikationsnummer Beantragen Sie als Lastschrifteinreicher frühzeitig Ihre Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in den Stammdaten. Die Gläubiger-ID erhalten Sie kostenfrei bei der Deutschen Bundesbank unter Mandatsverwaltung Bauen Sie eine Mandatsverwaltung in Ihrer Vereins-Software auf. Werten Sie alle bereits erteilten Einzugsermächtigungen aus. Sind diese unter SEPA weiterhin nutzbar (u. a. vollständig, in Papierform und unterschrieben)? Dann informieren Sie die Zahlungspflichtigen nur noch über den Zeitpunkt der Umstellung auf SEPA- Lastschrift und teilen die fehlenden Angaben wie Ihre Gläubiger-ID und die vergebene Mandatsreferenz mit. Ein Musterschreiben finden Sie auf unserer Homepage. Sind diese unter SEPA nicht mehr nutzbar? Dann holen Sie neue SEPA-Lastschrift-Mandate ein. Werten Sie alle bereits erteilten Abbuchungsaufträge aus. Wurden diese von Unternehmen erteilt und sollen zukünftig als Firmen-Lastschriften weiterlaufen? Dann holen Sie neue SEPA-Firmenlastschrift-Mandate von den zahlungspflichtigen Firmen ein. Wurden diese von natürlichen Personen erteilt oder sollen zukünftig als Basis-Lastschriften weiterlaufen? Dann stellen Sie auf das SEPA-Basis-Laschriftverfahren um und holen entsprechende Lastschrift-Mandate ein. Legen Sie eine Logik fest für die Vergabe der eindeutigen Mandatsreferenz (z. B. Mitgliedsnummer). Stand Irrtümer vorbehalten Seite 7 von 8

8 Inkasso-Vereinbarung Schließen Sie mit uns eine neue Inkasso-Vereinbarung für den Einzug von Forderungen per SEPA-Lastschrift. Anpassung der Kundenverträge Nutzen Sie zukünftig für SEPA-Lastschriften in Ihren Mitgliedsanträgen die Muster-Mandatstexte. Musterformulare finden Sie auf unserer Homepage. Vorabinformation Vor jedem Lastschrifteinzug mittels SEPA-Lastschrift müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich über das Fälligkeitsdatum und den fälligen Betrag informieren (z.b. in Zusammenhang mit sonstigen Vereinsschreiben, im Mitgliedsantrag oder per separatem Anschreiben. Soweit nichts anderes vereinbart wurde, muss die Vorabinformation spätestens 14 Tage vor Fälligkeit erfolgen. Treffen Sie eine Regelung für Erstellung und Versand der Vorabinformation an die Zahlungspflichtigen. Verarbeitung von Rückgaben (R-Transaktionen) Passen Sie die Prozesse zur Bearbeitung von Rücklastschriften an. Zuordnung zur Originaltransaktion (End-To-End-Identification) Vorlage-Fristen Bei Einreichung von SEPA-Lastschriften sind die Einreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum zwingend zu beachten: bei Basislastschriften: 6 Bankarbeitstage (Erst- und Einmallastschriften) 3 Bankarbeitstage (Folgelastschriften) bei Firmenlastschriften: 2 Bankarbeitstage (generell) Berücksichtigen Sie diese Vorlage-Fristen und passen Sie die entsprechenden Prozesse in Ihrem Verein an. Stand Irrtümer vorbehalten Seite 8 von 8

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