Was Sie jetzt dagegen tun müssen.

Transkript

1 Noch nicht SEPA-ready? Was Sie jetzt dagegen tun müssen. Sparkasse Neckartal-Odenwald, Information für Unternehmenskunden Heiko Wolkenstein, SVBW

2 Die Lissabon-Agenda der EU legte den Grundstein für den einheitlichen Zahlungsverkehrsraum Bild Lissabon-Agenda einfügen

3 Neue, europaweit einheitliche Zahlungsverkehrsverfahren wurden eingeführt SEPA für Karten SEPA /2010 SEPA Überweisung SEPA Basis-Lastschrift SEPA Firmen-Lastschrift SEPA Lastschrift Use of the SEPA mark is under licence from the European Payments Council.

4 Die Nutzung der Verfahren entsprach nicht den Vorstellungen der Politik 4,5% 50%

5 Der europäische Gesetzgeber greift regulierend in die europäischen Zahlungsverkehrsmärkte ein Quelle: Europäisches Parlament Quelle: Rat der europäischen Union

6 Konsequenzen der Verordnung Nur noch SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift zulassen. Von der Verordnung erfasste nationale ZV-Verfahren abschalten. Ein auf internationalen Normen basierendes Datenformat einsetzen. DTA-Format für Überweisungen und Lastschriften nicht mehr verwenden. Zahlungskonten nur noch anhand der IBAN identifizieren

7 Bei der SEPA-Umstellung besteht noch großer Handlungsbedarf

8 Welche Zahlungsverkehrsprodukte nutzen sie in welcher Rolle? Überweisung beauftragen Überweisungsgutschrift erhalten Lastschrift einreichen Allgemeine Vorarbeiten fällige Forderung per Lastschrift begleichen

9 Überweisung beauftragen Überweisungsgutschrift erhalten Lastschrift einreichen Allgemeine Vorarbeiten fällige Forderung per Lastschrift begleichen

10 Die IBAN ist das neue Identifikationsmerkmal für Zahlungskonten IBAN International Bank Account Number / Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen Beispiel: Länderkennzeichen DE Prüfziffer 2-stellig 89 Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) BIC Business Identifier Code / Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale / das angeschlossene Institut BIC der Sparkasse Neckartal-Odenwald: SOLADES1MOS i! Elektronische IBAN und BIC sind Darstellung: auf den Kontoauszügen, DE im Online-Banking Gedruckte und zukünftig Darstellung: auch auf neuen SparkassenCards DE zu finden

11 IBAN ersetzt BLZ und Kontonummer auch im Schriftverkehr Fußzeile auf Geschäftsbriefen, Rechnungen anpassen An andere Kommunikationsmittel denken (Kataloge, Flyer, Kundenanträge, ) Die BIC wird im grenzüberschreitenden Euro-Zahlungsverkehr innerhalb EWR noch bis zum benötigt.

12 Die EDV muss SEPA-fit gemacht werden Die eingesetzte Software ist auf den aktuellen, SEPA-fähigen Versionsstand zu bringen: Zahlungsverkehr (SFirm, StarMoney, StarMoney Business) Buchhaltungsprogramme (Lexware, Sage, SAP, ) Personalwirtschaftliche Systeme Eigenentwickelte Schnittstellenprogramme vgl. hierzu bei Bedarf die EBICS-Spezifikation der Datenformate Quelle:

13 Gespeicherte Bankverbindungen auf IBAN (und BIC) umstellen Lösungsansätze: Das Buchhaltungsprogramm, Electronic Banking-Programm, bietet eine Umrechnungsmöglichkeit an Werden die IBAN-Regeln (Ausnahmeregeln) gemäß dem bei der Deutschen Bundesbank geführten Verzeichnis berücksichtigt? Externe Umrechnungstools auf Basis des IBAN-Hin/IBAN-Rück- Verfahrens kommen zum Einsatz SEPA Account Converter der Sparkassen-Finanzgruppe IBAN Service Portal der Deutschen Kreditwirtschaft Können Bankverbindungen nicht umgestellt werden: korrekte IBAN bei den Kunden/Geschäftspartnern erfragen.

14 Gespeicherte Bankverbindungen auf IBAN (und BIC) umstellen BLZ Konto IBANHIN.csv IBANRUECK.csv

15 Überweisung beauftragen Überweisungsgutschrift erhalten Lastschrift einreichen Allgemeine Vorarbeiten fällige Forderung per Lastschrift begleichen

16 Einreichungswege für Zahlungsaufträge sind zu überprüfen Überweisungssammelaufträge können nur noch elektronisch eingereicht werden. SEPA-Überweisungen auf Datenträgern (CD, Diskette, ) werden nicht mehr entgegen genommen. Für die Einreichungen stehen komfortable elektronische Verfahren zur Verfügung: Nutzung einer Electronic Banking-Software Upload-Möglichkeit in der Internet-Filiale der Sparkasse (ab Mitte 2013) Die Beauftragung von Euro-Überweisungen innerhalb des EWR mit dem für den Auslandszahlungsverkehr genutzten Datenformat (DTAZV) ist nicht mehr zulässig.

17 Beleghafte Beauftragung ist nur noch mit dem Beleg SEPA-Überweisung * möglich. * bzw. dem SEPA-Zahlschein

18 Elektronische Beauftragung: kürzerer Verwendungszweck und neue Kennzeichnung Angaben zum Verwendungszweck sind im Umfang von 4x35 Zeichen möglich (heute 14x27 Z.) Die heutigen Textschlüssel werden durch sog. Purpose Codes abgelöst. Eine Zahlung ohne Purpose Code wird als normale Überweisung interpretiert. Unterstützte Purpose Codes DTA-Textschlüssel Lohn, Gehalt, Rente VL- Zahlung Gutschrift öffentl. Kassen Beschreibung SEPA Purpose Code 53 BONU. SALA, PENS 54 CBFF 56 GOVT, SSBE, BENE Spende 69 CHAR

19 Überweisung beauftragen Überweisungsgutschrift erhalten Lastschrift einreichen Allgemeine Vorarbeiten fällige Forderung per Lastschrift begleichen

20 Als Empfänger von Überweisungen sind wenige Vorarbeiten zu leisten Teilen Sie den Zahlern Ihre eigene IBAN mit. Bei automatisierter Verarbeitung der Informationen aus dem Zahlungseingang stellen Sie sicher, dass bei Weiterverwendung der MT940-Kontoauszugsnachricht die Interpretation der SEPA-Feldbezeichner in der Software berücksichtigt ist. bei Weiternutzung der Umsatzinformation im DTI-Format auch das zugehörige XML-Kontoauszugsformat abgeholt wird. Sprechen Sie Ihre Kundenberaterin / Ihren Kundenberater an, wenn Sie weitere Informationen zu den SEPA-Kontoauszugsformaten benötigen. Eine erste Anlaufstelle ist die EBICS-Spezifikation der Datenformate ( Sprechen Sie stets auch mit Ihrem Software-Lieferanten.

21 Bei Umstieg auf SEPA-Zahlscheine sollten diese personalisiert werden Sofern Sie heute bereits Ihren Rechnungen Zahlscheine beilegen, stellen Sie auf SEPA- Zahlscheine um. Geben Sie darin gleich Ihre IBAN an.

22 Überweisung beauftragen Überweisungsgutschrift erhalten Lastschrift einreichen Allgemeine Vorarbeiten fällige Forderung per Lastschrift begleichen

23 Wesentliche Neuerungen im SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Das Fälligkeitsdatum löst die Einlösung bei Sicht ab. Neue komplexere Zeitzyklen erfordern neue Logiken und Prozesse in der Abwicklung. Vor einem geplanten Einzug ist eine Vorabinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen erforderlich (z. B. durch einen Vertrag oder eine Rechnung). Festgelegte Einreichungsfristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden (i.d.r. 6 Geschäftstage bei Erst-/ Einmalund 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Vor dem ersten Lastschrifteinzug ermächtigt der Zahler den Einreicher, die Forderung einzuziehen. Diese Ermächtigung gilt gleichzeitig auch für die Bank des Zahlers, den Lastschriftbetrag dem Konto zu belasten. Vorhandene Einzugsermächtigungen können unter bestimmten Voraussetzungen in SEPA-Mandate umgedeutet werden.

24 Allgemeine Informationen: SEPA-Lastschriftmandat Das SEPA-Lastschriftmandat gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung ist im Original durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug in der gesetzlich vorgeschrieben Form aufzubewahren Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat

25 Einreichungswege zur Sparkasse sind zu überprüfen Lastschriften können nur noch elektronisch eingereicht werden. Wie bei der Überweisung ist der Verwendungszweck auf 140 Zeichen reduziert (4x35 Zeichen) Lastschriften auf Datenträgern (CD, Diskette, ) werden nicht mehr entgegen genommen. Für die Einreichungen stehen komfortable elektronische Verfahren zur Verfügung: Nutzung einer Electronic Banking-Software Upload-Möglichkeit in der Internet-Filiale der Sparkasse Ausnahmeregelung ELV-Verfahren (Bezahlen mit Karte und Unterschrift): Das Verfahren kann bis 31. Januar 2016 unverändert genutzt werden.

26 Jeder Einreicher von SEPA-Lastschriften muss sich bei der Bundesbank registrieren Adresse:

27 Die Registrierung erfolgt durch Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer Antrag unter bigerid.bundes bank.de Dateneingabe: Angaben zur Person/Firma, Registernummer und Ort (z.b. Handels-, Genossenschafts-, vereinsregister) Ausweisnummer ausstellende Behörde und Ort benötigt mit der Aufforderung zur Freischaltung des Antrages von der Deutschen Bundesbank Freischaltung des Antrags durch den Antragsteller Mitteilungsschreiben mit Gläubiger-ID per von der Deutschen Bundesbank

28 Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird bereits für die Einreichervereinbarung benötigt Die für den Einzug von Lastschriften im nationalen Verfahren mit der Sparkasse abgeschlossenen Inkassovereinbarungen sind für SEPA-Lastschrifteinzüge nicht mehr gültig. Neue Inkassovereinbarungen müssen rechtzeitig vor dem erstmaligen Einzug von SEPA-Lastschriften abgeschlossen werden. Die Inkassovereinbarungen regeln die Modalitäten, die bei Nutzung der SEPA-Lastschrift zu beachten sind Mandate Einreichungsfristen Aufbewahrungsfristen

29 Jedes Mandat ist eindeutig identifizierbar Jedes Mandat wird eindeutig identifiziert durch Gläubiger-Id Mandatsreferenz Verwenden Sie als Mandatsreferenz ein Zahleroder vertragsbezogenes Merkmal (Kundennummer, Vertragsnummer). Achtung: Bei Bindung an einen Vertrag können mit dem Mandat nur vertragsbezogene Forderungen eingezogen werden. Die Mandatsreferenz kann nachträglich geändert werden, ohne dass ein neues Mandat erforderlich wird.

30 Der Zahler ist rechtzeitig auf den Lastschrifteinzug hinzuweisen Durch die Information soll der Zahler die Möglichkeit haben, für ausreichende Kontodeckung zu sorgen. Die Vorabinformation kann Bestandteil eines Geschäftsdokuments sein (Rechnung, Vertrag, ) bzw. kann gesammelt für mehrere Einzugstermine erfolgen. Sofern nichts anderes vereinbart wurde, muss die Information spätestens 14 Kalendertage vor einem Lastschrifteinzug erfolgen. Die Vereinbarung einer kürzeren Frist ist möglich, nicht jedoch der generelle Verzicht auf die Vorabinformation. Versäumnisse bei der Vorabinformation gehen zu Lasten des Einreichers; die Gültigkeit des Mandats ist davon aber unberührt.

31 Welche Informationen sind in der Vorabinformation enthalten? Die Vorabinformation enthält folgende Daten: die Gläubiger-Identifikationsnummer die jeweilige Mandatsreferenz den Fälligkeitstermin (die Fälligkeitstermine) den genauen Einzugsbetrag Für die Vorabinformation ist keine besondere Form vorgeschrieben. Aus Nachweisgründen wird mindestens Textform empfohlen.

32 Ablaufschema der einzelnen Aktivitäten (1) - Die SEPA-Lastschrift mit Neukunden nutzen Einmalige Aktion Einmalige oder wiederkehrende Aktion Einmalige oder wiederkehrende Aktion SEPA- Basis-Lastschrift- Mandat Vorabinformation durchführen Lastschrift einreichen

33 Ablaufschema der einzelnen Aktivitäten (2) - Überführung von Bestandskunden Einmalige Aktion Einmalige oder wiederkehrende Aktion Einmalige oder wiederkehrende Aktion Zahler über die Verfahrensumstellung informieren Vorab- Information durchführen Lastschrift einreichen

34 Aus der Einzugsermächtigung kann ein SEPA-Mandat werden Die Umdeutung erfolgt schriftlich.

35 Die Umdeutungsinformation enthält Angaben, die in der Einzugsermächtigung fehlen. Vor Wechsel vom Einzugsermächtigungsverfahren zum SEPA Basis-Lastschriftverfahren sind dem Zahler die Gläubiger-Id die eindeutige Mandatsreferenz mitzuteilen. Als Datum der Unterzeichnung des Mandats wird das Datum der Zahlerinformation angenommen (ist auch Bestandteil des SEPA-Lastschrift-Datensatzes). Die erste SEPA-Lastschrift auf Basis der umgedeuteten Einzugsermächtigung erfolgt als Erstlastschrift (FRST) mit der entsprechenden Einreichungsfrist.

36 Die Umdeutungsinformation enthält Angaben, die in der Einzugsermächtigung fehlen Beispiele Praxistipp: Umdeutung via Verwendungszweck* AB OKTOBER 2013 WERDEN WIR DIESEN EINZUG ALS SEPA-LAST SCHRIFT AUSFÜHREN. GLÄUBIGE R-ID DEXXXXXXXXXXXXXXXXX IHRE MANDATSREFERENZ YYYYYYYYYYYYYYYYYYY DER MITGLIEDSBEITRAG WIRD KÜNFTIG FÄLLIG AM 15.APRIL EINES JEDEN JAHRES. AB NUTZEN WIR DIE SEPA-BASISLASTSCHRIFT. DIE EINZUGSERMÄCHTIGUNG GILT ALS SEPA-MANDAT WEITER MIT GLÄUBIGER-ID/MANDATREFERENZ DE13XXXXXXXXXXXXXX/YYYYYYY Quelle: Die Deutsche Kreditwirtschaft *einer DTA-Lastschrift

37 Exkurs: SEPA-Firmenlastschrift Eine Umdeutung von Abbuchungsaufträgen in SEPA-Firmen-Lastschriftmandate ist nicht möglich: Abbuchungsaufträge liegen formal bei der Zahlstelle, SEPA-Firmen-Lastschriftmandate liegen beim Zahlungsempfänger; der Zahlstelle liegt lediglich eine Mandatskopie vor SEPA-Firmen-Lastschriften sind nicht für Verbraucher in der Rolle des Zahlers zulässig. Bei Umstellung auf das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren sind zwingend neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate einzuholen.

38 Beispiel: Die Abwicklung der SEPA-Basis-Lastschrift Zahlungsempfänger (ZE) 1 Unterschriebenes Mandat 2 Vorabinformation (z. B. D-14 KT) Zahler 0 Inkassovereinbarung 7 Gutschrift (D) 1. Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 3 Initiierung Lastschrift (D-14 KT bis D-6 TD bzw. D-3 TD) 4 Initiierung Lastschrift Vorlage D-5 TD bzw. D-2 TD bei Zahlstelle 5 Zahlungsverrechnung (D) 0 Kundenbedingungen Lastschrift 6 Kontobelastung Zahler (D) Zahlstelle (Kreditinst. des Zahlers) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift ( Due Date ) KT = Kalendertage / TD = TARGET Days = Geschäftstage

39 SEPA-Lastschrift zeitliche Vorgaben Ab Dezember 2013 SEPA- Basislastschrift ( CORE ) SEPA- Firmenlastschrift ( B2B ) Optional: SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Vorlagefrist** ( COR1 ) Benachrichtigung des Zahlers spätestens* 14 Kalendertage vor Fälligkeit 14 Kalendertage vor Fälligkeit 14 Kalendertage vor Fälligkeit Frühest mögliche Auflieferung von Lastschriften 14 Kalendertage vor Fälligkeit 14 Kalendertage vor Fälligkeit 14 Kalendertage vor Fälligkeit Spätest mögliche Auflieferung von Erstlastschr. 6 TARGET-Tage vor Fälligkeit 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit Spätest mögliche Auflieferung von Folgelastschr. 3 TARGET-Tage vor Fälligkeit 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit 2 TARGET-Tage vor Fälligkeit Erstattungsverlangen bis 8 Wochen nach Fälligkeit./. 8 Wochen nach Fälligkeit TARGET-Tage = (i.d.r) Geschäftstage * sofern nichts anderes vereinbart ** konkrete Nutzungsvoraussetzungen werden derzeit in der Kreditwirtschaft abgestimmt

40 Im Vergleich zu heute wird sich die Zahl der Gutschriftsbuchungen erhöhen Das SEPA-Datenformat bietet umfangreiche Möglichkeiten, Einreichungen in einer Nachricht zusammenzufassen. SEPA-Basis-Lastschriften und SEPA-Firmenlastschriften sind stets getrennt einzureichen. Für die Buchung der Gutschrift ausschlaggebend sind die folgenden Kriterien: Gutschriftskonto Fälligkeitsdatum Lastschriftsequenz (Erst-, Einmal-, Folge-, letztmalige Lastschrift) SEPA-Verfahren (Basislastschrift, Basislastschrift mit verkürzter Vorlagefrist, Firmenlastschrift) Die Kontenabstimmung bzw. der OP-Abgleich ist hier anzupassen.

41 Überweisung beauftragen Überweisungsgutschrift erhalten Lastschrift einreichen Allgemeine Vorarbeiten fällige Forderung per Lastschrift begleichen

42 Die Umstellung der Verfahren geht vom Lastschrifteinreicher aus SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Sie erhalten Anschreiben mit den Umdeutungsinformationen. Sie finden Umdeutungsinformationen im Verwendungszweck von Lastschriften. Ggf. bittet Sie der Einreicher um die Erteilung eines SEPA-Mandats. SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge werden zum 1. Februar 2014 ungültig. Sie erteilen neue Firmen-Lastschriftmandate (die Initiative geht vom Lastschrifteinreicher aus). Die Erteilung des Mandats bestätigen Sie gegenüber der Sparkasse.

43 Achten Sie bei der Unterzeichnung von Mandaten auf den Hinweis zum Autorisierungstext SEPA-Basis-Lastschriftmandat Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (Wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein (unser) Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen.

44 Fazit

45 Fazit SEPA-Verfahren werden ab 1. Februar 2014 das Bild des Zahlungsverkehrs in Deutschland und den Euro-Staaten prägen. Alle Zahlungsdienstnutzer müssen sich den Herausforderungen stellen. Die Verfahrensumstellung ist insbesondere für Lastschrifteinreicher ein anspruchsvolles Projekt. Es ist höchste Zeit, mit der Umstellung zu beginnen. Kompetente Antworten auf Ihre Fragen rund um SEPA erhalten Sie von Ihren Kundenberatern der Sparkasse.

46 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!