DOAG Deutsche ORACLE-Anwendergruppe e.v. GESCHÄFTSORDNUNG

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1 DOAG Deutsche ORACLE-Anwendergruppe e.v. DES VORSTANDES, DES BEIRATES, DER ABTEILUNGEN UND GRUPPEN SOWIE FÜR DIE GESCHÄFTSSTELLE In dieser Geschäftsordnung sind in Ergänzung und Auslegung der Satzung die Grundsätze der Arbeit der Vereinsorgane Vorstand, Beirat, Abteilungen, Gruppen sowie Geschäftsstelle und deren Zusammenarbeit niedergelegt. Gesetzliche oder satzungsmäßige Regelungen gehen ihr voran. A. VORSTAND I. Vorsitzender und Stellvertreter, Vertretung 1. Der Vorstand wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden und zwei Stellvertreter in Einzelabstimmung. Die Abstimmung erfolgt geheim, sofern nicht einstimmig hiervon abgewichen wird. Jedes Vorstandsmitglied ist, auch für seine Person, vorschlagsberechtigt. Der Vorsitzende des Vorstandes wird als Vorsitzender bezeichnet. Die stellvertretenden Vorsitzenden des Vorstandes werden als stellvertretende Vorsitzende bezeichnet und die übrigen Mitglieder des Vorstandes als Vorstand. 2. Der Verein wird jeweils gerichtlich und außergerichtlich durch zwei Vorstandsmitglieder vertreten, wovon mindestens einer der Vorsitzende oder ein stellvertretender Vorsitzender sein muss. 3. Vereinsintern gilt, dass grundsätzlich der Vorsitzende nach Außen vertritt, sofern er nicht an der Amtsausübung verhindert ist. Der Vorsitzende bestimmt, welcher stellvertretende Vorsitzende im Verhinderungsfall jeweils die Vertretung des Vorsitzenden nach Außen und Innen übernimmt. II. Zuständigkeiten innerhalb des Vorstandes 1. Die Gesamtverantwortung für die Vorstandstätigkeit liegt beim Vorsitzenden. 2. Der Vorstand beschließt einstimmig, welche Mitglieder des Vorstandes die Verantwortung für die Geschäftsstelle sowie die Verantwortung für die Finanzen übernehmen. Die Geschäftsstelle und ein etwaig berufener Geschäftsführer sind dem Mitglied des Vorstandes mit dem Verantwortungsbereich Geschäftsstelle berichtspflichtig. Das Mitglied des Vorstandes mit dem Verantwortungsbereich Finanzen ist, wenn es nicht gleichzeitig Geschäftsführer ist, von den wesentlichen finanzrelevanten Vorgängen in der Geschäftsstelle und den anderen Vorstandsbereichen regelmäßig in Kenntnis zu setzen.

2 3. Der Vorstand kann durch einstimmigen Beschluss weitere Bereiche einrichten. Die Vorstandtätigkeit wird im Übrigen in folgende Bereiche aufgeteilt und durch einstimmigen Beschluss des Vorstandes einzelnen Vorstandsmitgliedern zur Erledigung übertragen: Marketing, Ausstellungen und Konferenzen, Ansprechpartner O- racle, Koordination Abteilungen und Gruppen, IT. 4. Sämtliche Vorstandmitglieder sind dem Vorsitzenden gegenüber regelmäßig berichtspflichtig, um die Transparenz und Konsistenz der Vereinstätigkeit zu gewährleisten. 5. Der Vorsitzende ist sämtlichen Vorstandsmitgliedern gegenüber regelmäßig in den Vorstandssitzungen berichtspflichtig. III. Sitzungen des Vorstandes 1. Sitzungen des Vorstandes finden regelmäßig einmal im Quartal statt. Die Termine sollen einvernehmlich für ein Jahr im Voraus festgelegt werden. Einladungen werden vom Vorsitzenden eine Woche vor dem Termin versandt. Vorschläge zur Tagesordnung sind bis zu zwei Wochen vor dem Termin einzureichen. Die Sitzungen können auch als Telefon- oder Videokonferenzen durchgeführt werden. 2. Der Vorsitzende kann Vertreter des Beirats oder von Oracle zur Sitzung einladen, die mit beratender Stimme teilnehmen. Die Vorschläge der Vorstandsmitglieder werden dabei berücksichtigt. 3. Der Vorsitzende hat die Leitung der Sitzung. Ergebnisse und Beschlüsse sind zu protokollieren und vom Sitzungsleiter zu unterschreiben. IV. Abstimmungen 1. Der Vorstand trifft seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. 2. Beschlüsse, auch über Mitgliedsanträge, können auch im Umlaufverfahren gefasst werden, wobei ebenfalls die einfache Mehrheit ausreichend ist. Wird ein Umlaufverfahren begonnen, so gilt hier, dass sämtliche Vorstandmitglieder binnen einer Frist von einem Monat nach Absendung der Unterlagen abgestimmt haben müssen. Erfolgt dies nicht oder nicht rechtzeitig, so gilt das Umlaufverfahren als gescheitert und der Vorstand beschließt über die Vorlage in seiner nächsten Sitzung. Über das Ergebnis des Umlaufverfahrens wird der Vorstand entsprechend informiert. Seite 2

3 V. Beziehungen zur Mitgliederversammlung 1. Der Vorsitzende führt auch die Mitgliederversammlung, sofern der Vorstand zuvor nichts anderes beschlossen hat. 2. Der Vorsitzende lädt zur Mitgliederversammlung ein. Zeit, Ort und Tagesordnung werden mit den anderen Vorstandsmitgliedern vorab abgestimmt. 3. Der jährliche Tätigkeitsbericht des Vorstandes für die Mitgliederversammlung wird zuvor in einer Vorstandssitzung erörtert und beschlossen. 4. Der Budgetplan, die Beitragsordnung, Beschlüsse zu Umlagen, der Jahresabschluss und der Finanzbericht werden vom Vorstandsmitglied mit dem Verantwortungsbereich Finanzen erarbeitet. Sie werden vor der Weiterleitung an die Mitgliederversammlung in einer Vorstandssitzung erörtert und beschlossen. VI. Beziehungen zum Beirat 1. Die Mitglieder des Beirats werden vom Vorstand in Einzelabstimmung durch einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen bestimmt. Die Abstimmung erfolgt geheim, sofern nicht einstimmig hierauf verzichtet wird. 2. Die Mitglieder des Beirats werden vom Vorstand zur Wahl vorgeschlagen. Der Vorstand berücksichtigt hierbei die von der Satzung vorgegebene Struktur. 3. Der Beirat oder einzelne Mitglieder können vom Vorstand zu seinen Sitzungen eingeladen werden. Sie nehmen mit beratender Stimme teil. B. BEIRAT I. Aufgabe Der Beirat soll den Vorstand in allen Angelegenheiten des Vereins bei der Verwirklichung des Zwecks durch sein Fachwissen und die Position und den Einfluss seiner Mitglieder beratend unterstützen. Er repräsentiert dabei die regionalen und thematischen Ebenen genauso, wie die Beziehungen zu Oracle. II. Unterstützung des Vorstandes Der Beirat erfüllt seine Funktion der Unterstützung des Vorstandes dadurch, dass 1. gemeinsame Sitzungen abgehalten werden, 2. Beiratsmitglieder zu Sitzungen des Vorstandes mit beratender Stimme geladen werden, 3. empfehlende Stellungnahmen abgegeben werden. Seite 3

4 III. Sitzungen des Beirates 1. Der Beirat soll mindestens einmal jährlich zusammentreten. Er wird hierzu vom Vorsitzenden zusammengerufen. Die Einladung erfolgt schriftlich unter Angabe der Tagesordnung mit einer Frist von vier Wochen. 2. Der Beirat wird vom Vorsitzenden des Vorstandes bei Bedarf zu Vorstandssitzungen eingeladen, mindestens jedoch einmal jährlich einberufen. Der Beirat muss einberufen werden, wenn mindestens 50 % der Beiratsmitglieder dies schriftlich vom Vorsitzenden verlangen. 3. Die Mitglieder des Vorstandes sind von den Sitzungen des Beirats zu verständigen. Sie können an den Sitzungen des Beirats mit beratender Stimme teilnehmen. 4. Die Sitzungen des Beirats werden vom Vorsitzenden oder von einem Mitglied des Vorstands geleitet. 5. Stellungnahmen des Beirats werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen gefasst. Die Stellungnahmen sind zu protokollieren und vom Sitzungsleiter zu unterschreiben sowie dem Vorstand zuzuleiten. C. ABTEILUNGEN Der Vorstand richtet durch diese Geschäftsordnung Abteilungen ein. Diese tragen die Bezeichnung Special Interest Groups (SIG). Die SIG dienen der thematischen Zusammenarbeit, insbesondere der Durchführung von Informationsveranstaltungen oder Workshops. Eingerichtet sind zur Zeit: SIG Database Themen aus dem Bereich Datenbanken, insbesondere Oracle-Datenbanken. SIG Development Themen aus dem Bereich Anwendungsentwicklung mit Oracle-Produkten, SIG ebusiness Suite Themen aus dem Bereich Oracle ebusiness Suite Zusätzlich finden Special Interest Days (SID) statt. Die SIG und SID werden von Leitern organisiert, die vom Vorstand benannt werden. Seite 4

5 Die Leiter der SIG und SID berichten an das Mitglied des Vorstands, das für die Abteilungen und Gruppen zuständig ist. D. GRUPPEN Der Vorstand richtet durch diese Geschäftsordnung Gruppen ein. Diese tragen die Bezeichnung Regionalgruppen (RG). Die RG dienen der regionalen Zusammenarbeit der Mitglieder und Externer zu Vereinszwecken und zum Erfahrungsaustausch. Eingerichtet sind zur Zeit: RG Berlin/Brandenburg RG Bremen RG Dresden/Sachsen RG Hannover RG Hamburg/Nord RG Jena/Thüringen RG Karlsruhe RG München/Südbayern RG Nordrhein-Westfalen RG Nürnberg/Franken RG Rhein-Main RG Rhein-Neckar RG Stuttgart RG Trier/Saarland/Luxemburg Die RG werden von Leitern organisiert, die vom Vorstand benannt werden. Der Vorstand benennt auf Vorschlag der Leiter der RG einen Sprecher der Regionalgruppen. Dieser kann ein Vorstandsmitglied oder ein Leiter einer RG sein. Der Sprecher der Regionalgruppen ist für die Koordination der RG zuständig. Der Sprecher der RG und - falls notwendig auch - die Leiter der RG berichten an das Mitglied des Vorstands, das für die Abteilungen und Gruppen zuständig ist. E. GESCHÄFTSSTELLE Die Grundlagen der Arbeit der Geschäftsstelle werden in der Geschäftsprozessbeschreibung (GPB) durch den Vorstand geregelt. Die GPB versteht sich als Anweisung an die Geschäftsstelle und einen eventuell berufenen Geschäftsführer oder besonderen Vertreter im Sinne von 30 BGB. Seite 5

6 F. FINANZEN I. Buchführung und Steuern Das Vorstandmitglied mit dem Verantwortungsbereich Finanzen hat dafür Sorge zu tragen, dass eine ordnungsgemäße Buchführung erfolgt und den steuerlichen Pflichten des Vereins nachgekommen wird. Es muss sich hierzu eines Steuerberaters bedienen. Jährlich ist ein Jahresabschluss und ein Finanzbericht zu erstellen, der dem Vorstand bis zum 30. Juni jeden Jahres vorzulegen ist. II. Budgetplan In den Budgetplan sind alle Ein- und Ausgaben des Wirtschaftsplans einzustellen. Der beschlossene Budgetplan ist für alle Vereinsorgane, Abteilungen und Gruppen verbindlich. Ausgaben sollen ausschließlich im Rahmen des beschlossenen Budgetplans erfolgen. III. Controlling Vierteljährlich ist innerhalb von 4 Wochen nach Quartalsschluss ein Plan-Ist- Vergleich sowie eine Forecastplanung auf das gesamte Geschäftsjahr vom Vorstandsmitglied mit dem Verantwortlichkeitsbereich Finanzen an den Vorstand vorzulegen. Falls erforderlich muss eine Budgetänderung dem Vorstand zur Abstimmung vorgelegt werden. G. SONSTIGES I. Regelungslücken Sofern Sachverhalte weder im Gesetz, der Satzung oder in dieser Geschäftsordnung geregelt sind, gelten die allgemein ständig geübten Grundsätze des Vereinsrechts. II. Änderungen Änderungen der Geschäftsordnung bedürfen grundsätzlich der einfachen Mehrheit des Vorstandes. Sofern jedoch die Zuweisung von Aufgaben an Personen betroffen ist, ist Einstimmigkeit erforderlich. Änderungen der Geschäftsordnung werden durch den Vorstand vorgenommen. Sofern andere Vereinsorgane Änderungen wünschen, sind diese dem Vorstand schriftlich und mit Begründung versehen zu übermitteln. Der Vorstand soll solche Änderungswünsche beachten, sofern nicht erhebliche Gründe entgegenstehen. III. Verstöße gegen die Geschäftsordnung Verstöße gegen die Geschäftsordnung ist kein Satzungsverstoß und führt nicht zur Anfechtbarkeit von Beschlüssen. Nichtmitglieder eines Organs können sich auf Verstöße gegen die Geschäftsordnung nicht berufen. Seite 6

7 IV. Außerkraftsetzen der Geschäftsordnung Der Vorstand kann im begründeten Einzelfall durch Mehrheitsbeschluss die Anwendung der Geschäftsordnung aussetzen. V. Grundsätze der Schriftlichkeit 1. Für die Arbeit des Vereins gilt, dass sofern nicht die Schriftform im Sinne des Gesetzes erforderlich ist, sämtliche als schriftlich bezeichnete Vorgänge auch durch Telefax oder erledigt werden können. 2. Alle Dokumente der Vereinstätigkeit sollen, sofern dem nicht zwingende Gründe entgegenstehen, auf dem Webserver der DOAG e.v. abgelegt werden. Die Ablage erfolgt in einem nur dem Vorstand, der Geschäftsstelle und weiteren vom Vorstand autorisierten Personen zugänglichen Bereich. Vorstehende Geschäftsordnung wurde vom Vorstand am... einstimmig angenommen. Seite 7