RSYS. Online Reservationssystem. Reservationssystem. Ihre Vorteile mit RSYS

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1 Reservationssystem Das Reservationssystem RSYS wurde in Zusammenarbeit mit der Tennis Sport Düdingen AG entwickelt. Eine erste Version wurde 2004 in Betrieb genommen und war bis Mitte 2011 im Einsatz. Mit dieser Version konnten viele wertvolle Erfahrungen gesammelt werden, die die Weiterentwicklung des Systems vorantrieben. Die neue Version steht ab sofort zur Verfügung und entspricht nicht nur der neusten Technologie, sie beinhaltet auch viele neue Funktionen für das Personal des Centers und Ihre Kunden. Ihre Vorteile mit RSYS Übersichtlicher Reservationsplan Reservationsgebühren werden automatisch berechnet Optimale Auslastung der Plätze Rechnungen für Fix-Plätze erstellen und fakturieren Automatisches Mahnwesen bei überfälligen Rechnungen Prepaid Konto für Stammkunden führen Warteliste - inkl. Benachrichtigung per SMS Fix-Plätze als Serien Reservation ersichtlich Fix-Plätze können verschoben oder annulliert werden Gutscheine direkt im System ausstellen 10er Abo mit Prepaid Konto lukrativer gestalten Prepaid Kartenleser ermöglicht schnelles Verbuchen Verkauf / Vermietung von Equipment Deutlich weniger Telefon Reservationen

2 Reservationsübersicht Ansicht der Center Administration Der Reservationsplan wurde für die Rezeption so optimiert, dass sämtliche relevante Informationen auf einen Blick ersichtlich sind. Diese Reservationen wurden telefonisch entgegengenommen. Diese Reservationen wurden vom Kunde selbst im eingetragen Diese Reservationen wurden mit dem iphone App aufgegeben. Diese Reservationen wurden bezahlt und entsprechend verbucht. Ansicht des Kunden Features für Endkunde Der Kunde kann schnell und bequem seine Reservationen aufgeben Fix Platz Reservationen lassen sich für den Kunden von den regulären Reservationen unterscheiden. Tennisfreunde können untereinander Freundschaftsanfragen versenden, diese ermöglichen, dass der Kunde die Reservationen seiner Bekannten sieht. Der Kunde kann sich per Klick auf die Warteliste eines belegten Platzes setzen. Sollte die Reservation annulliert werden, wird der Kunde per SMS informiert.

3 Tarife Die Reservationstarife können pro Sportart beziehungsweise pro Platz individuell definiert werden. So sind auch komplexere Tarifdefinitionen möglich wie folgendes Beispiel zeigt: Montag-Freitag Einzelstd. Doppelstd. 10er Abo Fix (31 Wo) Fix (52 Wo) 07:00 12: :00 18: :00 21: :00 23: Samstag, Sonntag Einzelstd. Doppelstd. 10er Abo Fix (31 Wo) Fix (52 Wo) 07:00 12: :00 18: :00 21: :00 23: Sobald eine Reservation im System eingetragen wird, wird der fällige Betrag automatisch berechnet. Dieser kann falls nötig vom Personal übersteuert werden. Im Tages Journal werden die entsprechenden Reservationen deren Preis verändert wurde speziell gekennzeichnet.

4 Fix Plätze Für FixPlatz Reservationen wird ein Abonnement definiert. Ein Abonnement bietet folgende Einstellungsmöglichkeiten: Zeitliche Befristung oder Befristung auf Anzahl der Reservationen Definition vom Verkaufspreis des Abonnements Die Gültigkeit eines Abonnements kann pro Platz definiert werden. Die Konditionen lassen sich analog der Tarife auf die Stunde genau definieren. Reservationsrabatt in der Form von Fixbeträgen sowohl als auch prozentuale Rabatte möglich. Die erstellten Abonnemente werden anschliessend den Kunden zugewiesen. Wurde ein Kaufpreis festgelegt, wird das Abonnement im Kundenstamm zum Kauf angezeigt. Für den Verkauf des Abonnements wird automatisch eine entsprechende Rechnung generiert. Wenn es sich um ein Abonnement des Typs FixPlatz handelt wird man darauf hingewiesen die Reservation in Form eines Serieneintrages zu definieren. Das Abonnement FixPlatz steht zum Kauf zur Verfügung. Angaben zur FixPlatz Reservation: Platz 1 18:00 19:00 Wöchentlich: jeden Freitag Endet nach 51 Reservationen

5 Verschieben von FixPlätzen FixPlätze erscheinen auf der Reservationsübersicht als Serienelemente. Die Verschiebung eines FixPlatzes kann in der Reservationsübersicht mit Drag&Drop auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden. Eine Verschiebung ist entsprechend gekennzeichnet, da sich diese Reservation von dem Serienelementen unterscheidet. Ist der Zeitpunkt der nächsten Reservation noch nicht bekannt kann die FixPlatz Reservation mit einem Bon annulliert werden. Die offenen Bons können im System jederzeit abgefragt werden und gegebenenfalls als ungültig definiert werden. Bei einer nächsten Reservation des Kunden wird eine reguläre Reservation im System erfasst. Diese Reservation kann anschliessend mit dem offenen Reserervationsbon des zuvor annullierten FixPlatzes beglichen werden.

6 Club Plätze Gibt es Plätze, auf denen nur eine bestimmte Kundengruppe reservieren darf, kann dem Platz das entsprechende Abonnement zugewiesen werden. So können beispielsweise Club Plätze nur von Club Mitgliedern reserviert werden. Material Vermietung / Verkauf Der Material Verkauf sowohl als auch das Vermieten von Material kann im RSYS schnell erfasst werden. Der Vorteil dabei ist, dass sämtliche Verkäufe / Vermietungen ebenfalls auf dem Buchungsjournal ersichtlich sind. Bei Bedarf kann ein eine Schnittstelle für ein Barcode Scanner realisiert werden, welcher den Verkauf von Produkten noch effizienter gestaltet. Stammdatenpflege Kundenstämme entsprechen den Stammkunden sowie jenen, die im Besitz eines Abonnements oder Prepaid Konto sind. Für die Laufkundschaft wird kein Kundenstamm angelegt. Es besteht die Möglichkeit für einen Laufkunden per Klick einen Kundenstamm anzulegen. Die Reservationen, die für den Laufkunden erfasst wurden, werden automatisch auf den Stammkunden übertragen.

7 Prepaid Konto Vorteile für Center Betrag wird per Vorauszahlung einbezahlt Rechnungen für die Vorauszahlung werden automatisch generiert (falls die Zahlungsart Rechnung verwendet wird). Fördert die Kundenbindung Individuelle Kontoauszüge pro Prepaid Konto Gesamtübersicht über sämtliche Prepaid Konten Schnelle Bezahlung via Kartenleser möglich Auswertungen Vorteile für Kunden Attraktiver als ein 10er Abo, da der Betrag für jede Reservation verwendet werden kann und nicht nur für die entsprechenden 10er Abo Stunden. Bargeldloses Zahlungsmittel Prepaid Lesegerät Um die Bezahlung an der Kasse noch effizienter abwickeln zu können, bieten wir ein Kartenlesegerät mit den entsprechenden Karten (unbedruckt / bedruckt). Der Kunde legt die Karte auf das Lesegerät, am Kassenterminal erscheinen anschliessend die entsprechenden Kunden- und Kontoinformationen zudem werden alle Reservationen, die zu begleichen sind, angezeigt.

8 Gutschein Gutscheine können im System einfach per Knopfdruck generiert und ausgedruckt werden. Das Center hat die Möglichkeit die eigenen Gutscheine oder aber auch die gedruckte Version auszuhändigen. Das verbuchen der Reservation erfolgt anschliessend mit der Eingabe der Gutschein Nummer. Nach dem ein Gutschein ausgestellt wurde, erscheint dieser im Tages Journal unter den Bar-Einnahmen Verkauf Gutscheine. Wird ein Gutschein als Zahlungsmittel für eine Reservation verwendet erscheint die entsprechende Buchung im Journal. Rechnung Für FixPlatz Reservationen können Rechnungen erstellt werden. Sobald die Rechnung gedruckt wird, wird das Fälligkeitsdatum gemäss Einstellungen definiert. Wird die Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist nicht beglichen, wird das Mahnwesen eingeleitet. Für Standardreservationen kann die Zahlungsart Rechnung ebenfalls verwendet werden. So können beispielsweise sämtliche Reservationen der Tennis-/Squashlehrer per Rechnung beglichen werden. Solange sich die Rechnung im Entwurfsmodus befindet, werden sämtliche Reservationen des Kunden in derselben Rechnung aufsummiert. Anpassungen an der Rechnung können ebenfalls gemacht werden, solange sich die Rechnung im Entwurfsmodus befindet.

9 KPI - Key Performance Indicator Reservationen Sie sehen auf einen Blick wie viele Reservationen pro Monat im System erfasst wurden. Der Anzahl Reservationen wird zudem die Anzahl der Annullationen gegenübergestellt. Anzahl Reservation per Telefon, RSYS, App Übersicht wie die Reservationen aufgegeben wurden. Anfangs vorwiegend Telefonreservationen, anschliessend vermehrt Reservationen durch Kunden selbst. Prepaid Eröffnungen Auf einen Blick ersichtlich wie viele Prepaid Kontoeröffnungen pro Monat gemacht wurden. Prepaid Ein- / Auszahlung Sämtliche Prepaid Zahlungen grafisch dargestellt. Blaue Balken entsprechen den Einzahlungen, die grünen Balken sind die Auszahlungen beziehungsweise das Bezahlen einer Reservation mittels Prepaid Konto.

10 RSYS App iphone App verfügbar ab Februar 2012 Einige Tennis Center haben ein Reservationssystem andere haben bereits ein. Das Bedürfnis der Kunden geht in der heutigen Zeit jedoch etwas weiter. Der Kunde möchte zu jeder Zeit an jedem Ort seine Tennisplatz Reservation aufgeben können. Um diesem Bedürfnis gerecht zu werden wurde für das Reservationssystem RSYS eine iphone App entwickelt. Ihre Vorteile Reduziert die Anzahl der Telefon Reservationen Marketing Instrument für Ihr Tennis Center Sie haben die Kontrolle, welche Kunden via App reservieren dürfen Eines der ersten Tennis Center in der Schweiz, das Reservationen via App entgegen nehmen kann. Von der Registrierung bis zur Reservation Jeder Kunde der über sein iphone reservieren möchte erhält eine Übersicht sämtlicher Center, die diese Dienstleistung ihren Kunden anbieten. Der Kunde wählt anschliessend das gewünschte Center aus. Dies generiert eine Anfrage im Center, welche bestätigt werden muss. Solange diese nicht bestätigt wurde ist der Kunde nicht berechtigt eine Reservation aufzugeben (in Abb. orange). Sobald die Anfrage bestätigt wurde erscheint das Center grün.

11 Kosten Reservationssystem Einmalige Kosten Kosten pro Platz Zusatz iphone App Einmalige Kosten Kosten pro Platz Wiederkehrende Kosten Lizenzgebühr Reservationsgebühr 0.10 Wiederkehrende Kosten Lizenzgebühr Zusatz Kartensystem Einmalige Kosten Installation Lesegerät Physische Karten - unbedruckt bedruckt Anforderungen Sie benötigen lediglich eine Arbeitsstation mit einer Internetverbindung. Um die Reservationsübersicht der Center Administration übersichtlich darstellen zu können empfehlen wir einen Bildschirm von mindestens 22. Verfügbarkeit und Software Erweiterung Das Reservationssystem steht rund um die Uhr zur Verfügung. Die Daten werden täglich zwei Mal an zwei verschiedenen Standorten gesichert (Basel / Zürich). Das Reservationssystem wird ständig weiterentwickelt um neue Bedürfnisse der Center sowie der Kunden abzudecken. Interessiert an einer Demo? Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie uns per Mail oder telefonisch unter der Nummer. Sie haben die Möglichkeit das System unverbindlich mit einem Demo Center zu testen. Bei Bedarf kann auch Ihr Tennis-Center entsprechend parametrisiert werden, so dass sämtliche Tarife, Plätze, Abos denjenigen des Centers entsprechen.