Wählen Sie rechts oben im Menü Ihre bevorzugte Sprache, anschließend können Sie unter Kontooptionen weitere Einstellungen durchführen:

Transkript

1 Webmail Um Ihre s immer und überall abzurufen, bietet Ihnen World4You das Webmail ebenso haben Sie hier die Möglichkeit Ihre -Dienste zu verwalten. Bitte beachten Sie aber, dass Sie im Webmail nur s sehen können, die noch nicht durch ein anderes programm (wie z.b. Microsoft Outlook) abgerufen wurden. Arbeiten Sie etwa zu Hause mit Outlook und wenn Sie unterwegs sind mit Webmail, können Sie im Webmail nur s sehen, die mit dem Outlook noch nicht abgerufen wurden. Gehen Sie in Ihrem Internet Browser auf (XXX bitte durch Ihren Mailserver ersetzen) und loggen sich mit ein. Das Passwort dazu haben Sie in den Zugangsdaten erhalten. Hinweis: Der Zugang für mailxxx.world4you.com erfolgt über den Port In einigen Firmen kann dieser gesperrt sein. Verwenden Sie in diesem Fall bitte folgende Adresse mailcenterxxxfw.world4you.com. Hier steigen Sie über Port 80 ein! Wählen Sie rechts oben im Menü Ihre bevorzugte Sprache, anschließend können Sie unter Kontooptionen weitere Einstellungen durchführen: Die Webmail-Oberfläche (deutsch) Inbox = Posteingang. Hier sehen Sie alle s, die an Sie gesendet wurden. Gesendet In diesem Ordner werden alle von Ihnen gesendet Mails aufbewahrt. Gelöscht Hier werden die gelöschten Nachrichten gespeichert. Entwurf Seite 1 / 8

2 Wenn Sie s schreiben, aber nicht gleich versenden, werden diese im Ordner Entwurf gespeichert. Mails ansehen Ihre Mails können Sie ansehen indem Sie oben auf Mail ansehen oder links auf Inbox klicken. Diese Ansicht können Sie auch eingestellt lassen, wenn Sie nebenbei arbeiten möchten, s werden alle 5 Minuten automatisch vom Server abgefragt. Nach einer gewissen Inaktivität schließt sich das Webmail aus Sicherheitsgründen automatisch und Sie gelangen zum Login-Fenster zurück. ACHTUNG: Wenn Sie nach kürzeren Zeiträumen immer wieder rausfliegen und zum Login-Fenster zurückgelangen, vor allem bei Betätigung verschiedenster Buttons liegt das Problem bei Ihrem Proxyserver. Bitte deaktivieren Sie diesen (Internet Explorer: Extras Internetoptionen Verbindungen Einstellungen Proxyserver) und aktivieren Sie die Cookies (Internet Explorer: Extras Internetoptionen Datenschutz) Erstellen Klicken Sie auf diesen Button, um eine neue zu erstellen. Hier finden Sie auch einen Link zum Adressbuch, wo Sie alle Ihre Kontakte eingeben können. Weiters gibt es die Versandmöglichkeiten CC und BCC : CC: eine Kopie der Mail an jemanden schicken. BCC: eine Kopie der Mail an jemanden schicken ohne das für einen der Empfänger der andere ersichtlich ist. Suchen Verwenden Sie die Such-Funktion, um Ihre Nachrichten zu durchsuchen. Es kann das Von -, An -, Nachrichtentext- und Betreff-Feld durchsucht werden. Kalender Verwalten Sie mit dem World4You-Kalender Ihre Termine. Hilfe Öffnet das Hilfe-File (englisch) in einem neuen Fenster. Abmelden Klicken Sie auf Abmelden, um sich vom System abzumelden. Dann können Sie sich z.b. mit einem anderen User wieder anmelden (Bsp.: abmelden: admin@ihredomain.at, anmelden: office@ihredomain.at) Kontooptionen Präferenzen Optionen zum Mailverschicken > Editierungen weiterleiten: Bei Weiterleitung den Originaltext anfügen > Anhänge weiterleiten: -Attachments bei Weiterleitung anhängen > Antworten: Beim Antworten Originaltext anfügen > Nachricht beantworten (Indikator ): Anfangszeichen beim Antworten und Weiterleiten > Kopie von abgehender Mail im Gesendet -Ordner speichern: wird nach Senden in Sent abgelegt > Verwenden Sie Java : Welche Art von Java Applet für die Rechtschreibprüfung verwendet werden soll > Öffnen Sie Web-Kalendarium in: Neuem Fenster oder im selben Fenster Optionen zur Nachrichtenanzeige > Anzahl der Nachrichten pro Seite: 10, 20, 50, 100 > Sortierungskriterien initialisieren: Ordnung nach Absender, Betreff, Datum, Größe > Nachrichten sortieren: aufsteigend (A-Z) oder absteigend (Z-A) Seite 2 / 8

3 > Nachrichtenköpfe anzeigen: Standard oder Vollanzeige der -Köpfe > Textanhänge: Als Links oder mit dem Nachrichtentext anzeigen > Nachrichtenvorschau: Zeigt in der Übersichtsseite eine Vorschau mit max. 128 Zeichen der Nachricht an Optionen löschen > Nachrichten löschen: In Ordner Gelöscht oder gleich löschen > Bestätigung gelöschter Nachrichten: Abfrage vor Löschen von s Meine Signatur Geben Sie hier eine Signatur ein, die beim Erstellen jeder hinzugefügt wird. Max Zeichen. Z.B. gibt man hier den Namen und die -Adresse an: Vorname Nachname Kennwort ändern Ändern Sie hier Ihr Kennwort für Ihre -Adresse. Hinweis: Sie müssen anschließend auch in Ihrem -Programm das neue Kennwort eingeben. Weiterleiten Lassen Sie sich alle Ihre s an eine andere Adresse weiterleiten. Hinweis: z.b. alle s von sollen an Ihre Hauptadresse z.b. gesendet werden. Möchten Sie, dass die an an weitergeleitet werden und trotzdem auf liegen bleiben, geben Sie vor der Weiterleitungsadresse einfach folgende Satzzeichen ein:., Meine Benutzerinfo Ändern Sie hier Ihre Benutzerinformationen wie z.b. den Absendernamen (wird bei jeder im Webmail angezeigt!). Adressbuch Hier können sie -Kontakte einrichten. Diese scheinen dann bei jeder erstellung im Webmail auf und Sie müssen nicht mehr jedes Mal extra die -Adresse eingeben. Ebenso können Sie ganze Verteilerlisten (contact list) anlegen. Dh wenn Sie regelmäßig an eine bestimmte Gruppe von Menschen s schicken, können Sie eine Liste anlegen, in die Sie alle betroffenen -Adressen einfügen und müssen beim nächsten Versenden einer Mail nur mehr die Liste auswählen und nicht mehr alle einzelnen Adressen. Meine Ordner Verwalten Sie Ihre Ordner, legen Sie z.b. einen Ordner für wichtige s namens Wichtig an. So vermeiden Sie, dass in Ihrem Posteingang ein heilloses Durcheinander verschiedenster s entsteht. Mithilfe dieser Ordner können Sie die s je nach Bedeutung sortieren. Automatischer Beantworter Diese Funktion erlaubt Ihnen, z.b. außerhalb der Bürozeiten, eine Antwort auf s zu erstellen. Weiters können Sie anfügen: * %t = Inkludieren Sie den 'An:' Dateikopf der Originalnachricht * %m = Inkludieren Sie die gesamte Originalnachricht * %h = Inkludieren Sie den Dateikopf der Originalnachricht * %b = Inkludieren Sie den Rumpf der Originalnachricht Fügen Sie diese Variablen im Textfeld an der Stelle ein, wo der gewünscht Teil der Originalnachricht aufscheinen soll. Zusätzlich können Sie bei Bedarf die s an eine andere Adresse weiterleiten lassen. Um die Funktion wieder auszuschalten, löschen Sie einfach den eingegebenen Text im Textfeld. Meine Urlaubsnachricht Wenn Sie auf Reisen sind, können Sie die Urlaubsnachricht aktivieren. Jeder, der Ihnen schreibt, erhält eine kurze, von Ihnen verfasste Mitteilung. Hier lassen sich bequem Datum und Uhrzeit der Rückkehr eintragen. Um die Funktion wieder auszuschalten, löschen Sie einfach den eingegebenen Text im Textfeld. Filter Seite 3 / 8

4 Erstellen Sie eigene Regeln, wie z.b., dass s mit dem Betreff XY automatisch gelöscht oder in einen anderen Ordner verschoben werden. zb: Wir möchten einen Filter einrichten, der alle s, in denen beim Betreff der Begriff Spam steht, löscht. 1. Wir wählen das Feld aus, das durchsucht werden soll. In unserem Fall ist es der Betreff, der das Wort Spam beinhaltet. Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei der Eingabe der Phrase keine Sonderzeichen verwenden, also nicht zb [Spam] 2. Dann klicken wir auf Bedingung hinzufügen. 3. Nun wurde unsere Bedingung hinzugefügt. Möchten Sie weitere Regelungen einfügen, kann man zwischen den Optionen UND und ODER wählen. UND: Es müssen beide Bedingungen erfüllt werden (zb Spam und Viagra muss im Betreff enthalten sein) ODER: Es muss eine der Bedingungen erfüllt werden (zb Spam oder Viagra muss im Betreff stehen) 4. Jetzt müssen wir nur noch entscheiden, was mit den Mails, die diese Bestimmungen erfüllen, passieren soll. In unserem Fall sollen die Nachrichten gelöscht werden! 5. Zum Abspeichern dieses Filters klicken Sie auf Beenden. Meine Finger-Informationen ändern Deaktiviert Hilfethemen Kurze Hilfe in Englisch zum Webmail. Seite 4 / 8

5 Weitere Optionen, die Ihnen unter Ihrem Admin-Account zur Verfügung stehen: Nachricht der Neuigkeiten bearbeiten Deaktiviert Pop3-Kontoverwaltung Pop3-Konten sind echte -Adressen. Sie könne sich hier so viele -Adressen anlegen, wie in Ihrem Paket inkludiert sind. Weiters können Sie bereits angelegte -Konten hier auch problemlos verwalten, indem Sie zb das Passwort ändern. Neue -Konto anlegen: Sie möchten zb die Adresse anlegen. Gehen Sie hierzu, neben dem Benutzerfenster auf hinzufügen. Dann erscheint folgendes Fenster: Bei der Benutzer-ID geben Sie bitte nur den Wortlaut an, der vor stehen soll. Nach steht immer automatisch Ihr Domainname. In unserem Fall ist die Benutzer-ID test. Dann müssen noch Vor- und Nachname und das gewünschte Passwort eingeben. Bei den Benutzerattributen ist es ganz wichtig, dass Sie Webzutritt gestatten aktivieren, ansonsten können Sie sich nicht im Webmail einloggen. Auch Kontozutritt verweigert hätte denselben Effekt. Alle weiteren Optionen sind optional. Alias Administration Alias-Adressen sind Weiterleitungsadressen. D. h. ein -Alias kann lauten leitet aber an die Geschäftsleitung das Sekretariat und die Verwaltung weiter. Dies wäre ein klassisches Beispiel für einen Gruppenverteiler (max. 50 Empfänger). Das Anlegen neuer Adressen funktioniert grundsätzlich so wie bei den Pop3-Konten. In unserem Fall würde das so aussehen: Hinweis: Bei der Alias-ID wird, wie bei den Pop3-Konten, wieder nur der Wortlaut vor angegeben. Weiters geben Sie beim Bestimmungsort bitte immer die kompletten -Adressen an, bei mehreren Empfängern gilt: Pro Empfänger 1 Zeile, danach folgt ein Zeilenumbruch. Filter-Domäne Richten Sie hier Filter für Ihre gesamte Domain ein. Das Erstellen einer Filter-Domäne funktioniert genauso wie bei einem normalen Filter siehe Erklärung auf Seite 3 und 4. Listen-Administration Ihr -Account verfügt auch über automatische Mailing-Lists. Diese können wie ein modernes Newsletter-System genutzt werden und verfügen über eine Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten. Um eine neue Liste anzulegen, wählen Sie einen Namen, suchen einen Administrator aus und geben eine eindeutige Beschreibung ein. Seite 5 / 8

6 Um später einen Newsletter zu versenden, schreiben Sie lediglich eine an welche alle eingetragenen Abonnenten erreicht. Klicken Sie dann auf Modifizieren. Wir empfehlen zuerst alle Funktionen durchzulesen und dann festzulegen, welche Sie benötigen und nutzen möchten. Prinzipiell kann man zwischen 3 Arten von Listen unterscheiden: * Jeder kann posten: Jeder Absender kann s an die Abonnenten der Liste schicken (ähnlich eines großen Gruppenverteilers). * Nur Abonnenten können posten: Nur Benutzer, die in der Liste eingetragen sind, können Nachrichten versenden. * Nur Moderator kann posten: Nur der/die festgelegte/n Moderator/en kann/können Nachrichten versenden. Eine automatische Eintragung und Anmeldung in die Liste ist möglich. Hierzu schickt man nach Einrichtung der Liste eine an imailsrv@ihredomain.at mit folgendem Text (kein Betreff): subscribe Listenname Empfängername. Die - Adresse von der gesendet wird, wird ab dann in der Liste eingetragen. Um sich Abzumelden ebenfalls eine an imailsrv@ihredomain.at mit folgendem Text (kein Betreff): unsubscribe Listenname. Tipp: Sie können auf Ihrer Homepage ein PHP-Formular mit folgendem Code einbauen, um Ihren Website-Besucher eine automatische Eintragung zu ermöglichen. Die Datei muss den Dateinamen newsletter.php und die Endung.php haben! Dateiname: newsletter.php Code im <body> </body>-tag einfügen, Zeichen, welche Sie ändern müssen, werden kursiv und rot dargestellt. <? //initilize PHP if($submit) //If submit is hit { mail("imailsrv@ihredomain.at", "", "subscribe Listenname $name", "From: $ "); } else {?> <form method="post" action="newsletter.php" name="newsletter"> -Adresse:<br> <input name=" " type="text"> <br><br> Name: <br> <input name="name" type="text"> <br><br> <input name="submit" type="submit" value="eintragen"> <input name="submit" type="reset" value="eingaben löschen"> </form> <? }?> Sie erhalten dann automatisch eine Mitteilung ( ) vom Server, wenn sich ein Benutzer in die Liste eingetragen hat. Ebenso gibt es die Befehle: Help: Schickt jemand eine an imailsrv@ihredomain.at, kein Betreff, Text help Listenname oder help erhält er eine vorgefertigte Antwort (= Hilfe), die Sie bestimmen können. Hier können Sie Informationen zu Ihrer Liste (Newsletter) machen. List: Schickt jemand eine an imailsrv@ihredomain.at, kein Betreff, Text list Listenname oder list erhält er eine Antwort mit allen Abonnenten der Liste (lässt sich deaktivieren). Listen-Dateien Help.txt Beinhaltet die Nachricht, die der Server der Liste als Antwort auf Hilfeansuchen sendet (siehe Befehl Help). Subscrib.txt Beinhaltet eine Nachricht, die der Server bei Eintragung in die Liste an den neuen Abonnenten schickt. Hinweis: Tragen Sie hierbei z.b. auch Kontakt-Daten und Regelmäßigkeit des Newsletters ein! Listen-Optionen Seite 6 / 8

7 * Jeder kann posten * Nur Abonnenten können posten * Nur Moderator kann posten Liste beantworten: Wenn aktiviert, gehen Antworten des Abonnenten an die Liste, wenn deaktiviert gehen Antworten zum Absender der originalen Nachricht. Listenkommando deaktivieren: Deaktivieren Sie hier den List-Befehl, d. h. die Abonnenten der Liste werden nicht veröffentlicht, wenn jemand eine an imailsrv@ihredomainat mit Text list Listenname oder list schickt. Abonnements deaktivieren (persönliche Liste): Die automatische Anmeldung per wird deaktiviert. Abonnenten müssen manuell im unteren Teil der Seite eingetragen werden. Modus-Übersicht aktivieren: Sollten Sie viele Listen mit den gleichen Empfängern haben, kann hier die Modus-Übersicht aktiviert werden, d. h. Ihre Newsletter werden in von Ihnen definierten Zeitabständen (z.b. 2 Wochen) regelmäßig an den Empfänger gesandt und nicht sofort. Postierungsliste aktivieren: Ermöglichen Sie hier auch anderen Personen, die Absender Ihrer Liste zu sein, diese müssen am Ende der Seite manuell eingetragen werden. Tipp: Wenn es sich um eine kleinere Gruppe von befugten Absendern handelt, wird empfohlen, nur die Funktion Kennwort aktivieren zu nutzen und das Kennwort an die entsprechenden Personen weiter zu geben. Betreff-Modifizierung aktivieren: Hier können Sie einen zusätzlichen Text festlegen, der in jeder versendeten im Betreff erscheint, z.b..: Newsletter Firmenname etc. :.. Kennwort aktivieren: Zum Versand eines Newsletter muss ein Kennwort wie folgt eingegeben werden. Dieses muss bei jedem Versand im Betreff angegeben werden. Format [:Passwort:] Passwort zwischen [ und : setzen und mit : und ] wieder abschließen, anschließend ganz normal den Betreff der Nachricht eingeben. Selbstverständlich wird das Passwort bei Versand vom Server entfernt. Wird kein oder ein falsches Passwort eingegeben, enthält der Absender eine automatische -Benachrichtigung. Dateikopf aktivieren: Definieren Sie hier eine globale Kopfzeile, z.b. Newsletter Firmenname etc., dieser steht dann bei jedem Newsletter am Anfang der Nachricht. Tipp: Sie können auch Symbole wie z.b. *** ### --- verwenden, um auf die Überschrift aufmerksam zu machen. Nachspann aktivieren: Ebenso wie die Kopfzeile lässt sich auch am Ende jedes Newsletters ein Text definieren. Tipp: Fügen Sie hier im Nachspann einen Abbestellen -Anhang ein, d. h. wenn sich ein Abonnent von der Liste abmelden will, muss er lediglich nach den Angaben vorgehen. Zeichen, welche Sie ändern müssen, werden kursiv und rot dargestellt. Um den Newsletter abzubestellen, klicken Sie auf folgenden Link mailto:imailsrv@ihredomain.at?body=unsubscribe%20listenname oder schreiben Sie eine an mailto:imailsrv@ihredomain.at, kein Betreff, Text "unsubscribe Listenname" Von der Liste entfernen mittels des Betreffs zulassen: Um dem Abonnenten die oben erwähnte Abmeldung möglich zu machen, aktivieren Sie dieses Häkchen. Andernfalls muss der Abonnent manuell aus der Liste ausgetragen werden. Max Nachrichtengrösse: Geben Sie hier die max. Größe einer Nachricht ein, die gesendet werden darf. 0 bedeutet unbegrenzt. Seite 7 / 8

8 Anzahl der Empfänger pro Nachricht: Dividieren Sie die Anzahl der max. Abonnenten durch 25 und tragen diesen Wert ein. Wir empfehlen nicht über die Zahl 25 zu gehen (= 625 Empfänger). Listen-Abonnements verwalten Hier sehen Sie alle Abonnenten, die sich automatisch per oder von Ihnen eingetragen worden sind. Optionen-Übersicht + Abonnements-Übersicht verwalten Dieser Abschnitt betrifft die Modus-Übersicht. Legen Sie hier deren Empfänger fest (Erklärung Modus-Übersicht aktivieren). Kill-Liste verwalten Von diesen -Adressen werden keine Eintragungen in die Liste akzeptiert. Post-Adressen-Liste modifizieren Diese -Adressen sind befugt, Newsletter zu verschicken (siehe Postierungsliste aktivieren). Für weitere Fragen steht Ihnen unser Support unter support@world4you.com bzw. das Handbuch (englisch) unter zur Verfügung. Seite 8 / 8