Xpert.ivy-Workflow. Xpert.ivy 3.8 (Build 51 Patch 2) 04/ Copyright ivyteam

Transkript

1 Xpert.ivy-Workflow Xpert.ivy 3.8 (Build 51 Patch 2) 04/ Copyright ivyteam

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3 i Inhaltsverzeichnis Workflow-Benutzung Workflow-Benutzung Anmeldung Aufgabenliste Aufgaben in Bearbeitung Workflowliste Startseiten Erledigte Aufgaben Gestartete Workflows Aufgaben Details Fall Details Einstellungen Stellvertreter Abwesenheit Zustandsanzeige Abmelden Workflow-Administration Workflow-Administration Erste Anmeldung

4 2.2 Benutzer erstellen Benutzer Verwaltung Stellvertreter Verwaltung Abwesenheits Verwaltung Rollen bearbeiten Berechtigung Details Laufende Aufgaben Laufende Workflows Geschichte Workflow Daten Aufräumen Kalender Abmelden Novell Directory Server Microsoft Active Directory Server Index

5 Workflow-Benutzung 5

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7 1 1. Workflow-Benutzung Mit der Workflow-Oberfläche von Xpert.ivy können sämtliche Benutzer direkt über den Browser auf ihre Aufgabenlisten zugreifen. In der Workflow-Administration wurden vorangehend die Benutzer erfasst und die entsprechenden Zugriffs-Berechtigungen zugewiesen. Hierzu lesen Sie das Kapitel 2. Workflow-Administration, page 19. Anmeldung Hinweis: Beachten Sie, dass Sie eine aktuelle Browser- Version installiert haben. Microsoft Internet Explorer 6.0, Netscape Navigator 7.0, Firefox 1.0 oder höher. Es ist möglich, dass mit einer älteren Browser-Version die Workflow-Administration nicht einwandfrei funktioniert. Sie befinden sich im Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, Firefox etc.). 7

8 1 Geben Sie die URL-Adresse ein, welche Sie von Ihrem internen Server-Administrator zugewiesen bekommen haben. Der Link setzt sich wie folgt zusammen: name>/ivy/wf/<web app name>/login.html server name Name des Servers, auf welchem der Xpert.ivy Server installiert ist. web app name Name der Web Applikation. Sie befinden sich nun auf der Seite Workflow Anmeldung. 2 Sie erhalten Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort, welches Sie brauchen um sich anzumelden von ihrem Workflow Administrator. Das Passwort kann im Nachhinein geändert werden. Hierzu sehen Sie Einstellungen, Seite 12 Nach dem Sie sich erfolgreich angemeldet haben befinden Sie sich in der Aufgabenliste Hinweis: Falls der Xpert.ivy Server so konfiguriert ist, dass er Single Sign On unterstützt, so werden Sie automatisch eingeloggt, ohne dass Sie ihr Benutzernamen und Passwort eingeben müssen. Aufgabenliste Hat sich der Benutzer korrekt angemeldet, befinden er sich direkt in der Aufgabenliste. Sämtliche anstehenden Aufgaben, für welche er zuständig ist, sind aufgelistet. Hinweis: Die Aufgaben können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Klicken Sie hierfür auf die grünen Dreiecke in der ersten Zeile. Die gesetzte Sortierung wird angezeigt durch ein rotes Dreieck. Die Aufgabenliste wird wie folgt dargestellt: Aufgaben Details Klicken Sie auf das Symbol in der ersten Spalte, um in die Aufgaben Details zu gelangen. Siehe Aufgaben Details, Seite Workflow-Benutzung

9 Priorität Die Priorität-Stufe der Aufgabe wird hier ersichtlich. Fahren Sie mit dem Cursor auf das Symbol um die Priorität-Stufe im Tooltip zu lesen. Es gibt die Priorität-Stufen: Ausnahme, Hoch, Normal und Niedrig. Name In dieser Spalte sehen Sie den Namen der Aufgabe. Hat die Aufgabe keinen Namen, wird ihr eine fortlaufende Nummer zugewiesen. Verantwortlich In dieser Spalte sehen Sie welcher Benutzer oder welche Rolle für die Aufgabe verantwortlich ist. Erstellt Hier sehen Sie das Erstellungs-Datum und die Erstellungs-Zeit der Aufgabe. Bearbeitungsfrist Bis wann die Aufgabe bearbeitet sein muss. Aufnehmen Klicken Sie auf diesen Link, wenn Sie die Aufgabe zur Bearbeitung aufnehmen möchten. Aufgaben in Bearbeitung Im oberen Teil der Aufgabenliste werden die Aufgaben angezeigt, welche gerade durch den Benutzer bearbeitet werden. Sie sehen in welchem Bearbeitungs-Zustand sich die Aufgaben befinden. Fahren Sie mit dem Cursor auf das Symbol in der zweiten Spalte, um den Bearbeitungs-Zustand der Aufgabe im Tooltip zu lesen. Rechts der Aufgaben befinden sich drei Symbole. Fahren Sie mit dem Cursor auf die Symbole um den Tooltip zu lesen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung. Aufgabe aufnehmen Die Aufgabe wird zur weiteren Bearbeitung aufgenommen. Aufgabe abbrechen Die Aufgabe wird abgebrochen. Das heisst, Sie wird in den Zustand vor der Bearbeitung zurückgesetzt, steht also unbearbeitet in der Aufgabenliste wieder zur Verfügung. Sämtliche eingegebenen Daten werden gelöscht. Aufgaben in Bearbeitung 9

10 Aufgabe parkieren Ist die Aufgabe in Bearbeitung, aber noch nicht beendet, kann sie parkiert werden. Das heisst, sie wird mit den eingegebenen Daten zwischengespeichert und kann später fertig bearbeitet werden. Workflowliste Hier sind sämtliche Workflows aller Projekte aufgelistet, die der Benutzer gemäss seinen Rollen starten kann. Sie können einen Workflow starten indem Sie auf das Symbol in der hintersten Spalte mit dem Tooltip Workflow starten klicken. Startseiten Hier sind sämtliche Startseiten aller Projekte aufgelistet. Sie können die jeweiligen Startseiten aufrufen, indem Sie auf das Symbol in der hintersten Spalte mit dem Tooltip Startseiten anzeigen klicken. Erledigte Aufgaben Sämtliche Aufgaben, welche von einem Benutzer bearbeitet wurden, sind hier aufgelistet. Um in die Erledigten Aufgaben einsehen zu können, muss dem Benutzer die Berechtigung Erledigte Aufgaben ansehen in der Administration zugewiesen werden. Mehr hierzu lesen Sie in der Workflow-Administration im Kapitel Benutzer erstellen, Seite 21. Aufgaben Details Klicken Sie auf das Symbol in der ersten Spalte, um in die Aufgaben Details zu gelangen. Siehe Aufgaben Details, Seite Workflow-Benutzung

11 Gestartete Workflows Sämtliche Workflows, welche von einem Benutzer gestartet wurden, sind hier aufgelistet. Um die Gestarteten Workflows einsehen zu können, muss dem Benutzer die Berechtigung Gestartete Workflows ansehen in der Administration zugewiesen werden. Mehr hierzu lesen Sie in der Workflow-Administration im Kapitel Benutzer erstellen, Seite 21. Business Activity Chart Klicken Sie auf den Link Business Activity Chart, um eine grafische Darstellung der Zustände der laufenden Workflow-Fälle zu sehen. Fall Details Klicken Sie auf das Symbol in der ersten Spalte, um in die Fall Details zu gelangen. Siehe Fall Details, Seite 12. Aufgaben Details Klicken Sie auf ein Aufgaben Symbol um in die Aufgaben Details der entsprechenden Aufgabe zu gelangen. Hier werden alle Informationen zu einer Aufgabe angezeigt. Aufgabendaten Klicken Sie auf den Link Aufgabendaten um die Prozessdaten der Aufgabe zu sehen. Der Link ist nur sichtbar, wenn der Administrator Ihnen die Berechtigung Aufgabendaten ansehen zugewiesen hat. Vergleich Klicken Sie auf den Link Vergleich, um die Prozessdaten des Anfang-Stadiums und des End- (resp. momentanem-) Stadium der Aufgabe zu vergleichen. Auch hierfür müssen Sie die entsprechende Berechtigung haben. Aufnehmen Klicken Sie auf den Link Aufnehmen, um die Aufgabe zu bearbeiten. Dieser Link ist nur dann sichtbar, wenn Sie die entsprechende Aufgabe auch aufnehmen können. Delegieren Klicken Sie auf den Link Delegieren, um die Aufgabe an einen anderen Benutzer oder Rolle zu delegieren. Dieser Link ist nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Berechtigung besitzen. Formulare Klicken Sie auf den Link Formulare, um eine Liste der archivierten Formulare dieser Aufgabe zu erhalten. Klicken Sie Gestartete Workflows 11

12 auf das Symbol hinten in der Zeile um das entsprechende Formular anzusehen. Auch hier müssen Sie die entsprechende Berechtigung haben. Neue Bem. Klicken Sie auf den Link Neue Bem., um eine neue Bemerkung zur Aufgabe oder Workflow-Fall hinzuzufügen. Die Bemerkungen zur Aufgabe und zum zugehörigen Workflow-Fall werden in den Aufgaben Details angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol hinten bei der Bemerkung um diese zu löschen. Fall Details Klicken Sie auf ein Workflow-Fall Symbol um in die Fall Details des entsprechenden Falles zu gelangen. Hier werden alle Informationen zu einem Workflow-Fall angezeigt. Formulare Klicken Sie auf den Link Formulare, um eine Liste der archivierten Formulare dieses Workflow-Falles zu erhalten. Klikken Sie auf das Symbol hinten in der Zeile um das entsprechende Formular anzusehen. Sie müssen die entsprechende Berechtigung haben, damit dieser Link sichtbar ist. Neue Bem. Klicken Sie auf den Link Neue Bem., um eine neue Bemerkung zum Workflow-Fall hinzuzufügen. Die Bemerkungen zum zugehörigen Workflow-Fall werden in den Fall Details angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol hinten bei der Bemerkung, um diese zu löschen. Bei einem Fall werden alle zugehörigen Aufgaben aufgelistet, falls Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen. Hier können Sie sehr schön sehen, wo ein Fall gerade steht und welche Benutzer als nächste an der Arbeit sind. Einstellungen Unter Einstellungen kann der Benutzer sein Passwort ändern. Ausserdem kann er die gewünschte Benachrichtigung setzen sowie die Sprache, in der die s gesendet werden. 12 Workflow-Benutzung

13 Folgende Benachrichtigungen sind möglich: Tägliche Aufgaben Zusammenfassung Mit dieser Einstellung bekommt der Benutzer einmal täglich ein mit einer Zusammenfassung der anstehenden Aufgaben. Bei neuen Aufgaben Mit dieser Einstellung bekommt der Benutzer jedes mal ein , wenn eine neue Aufgabe ansteht. Stellvertreter Hier können Sie ihre Stellvertreter ansehen, erstellen und löschen. Beachten Sie, dass Sie die nötigen Benuzterrechte besitzen müssen. Neu Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Stellvertreter zu definieren. Ein Stellvertreter kann Sie als Besitzer einer Rolle oder persönlich vertreten. Löschen Klicken Sie auf das Symbol hinten in einer Zeile, um den entsprechenden Stellvertreter zu löschen. Hinweis: Ein Stellvertreter kann Ihre Aufgaben, während Sie abwesend sind, bearbeiten. Der Stellvertreter sieht in seiner Aufgabenliste Ihre entsprechenden Aufgaben, diese sind mit einem Stellvertreter Symbol markiert. Ist ein Stellvertreter der Stellvertreter für eine Ihrer Rollen, so sieht er, während Sie abwesend sind, alle Aufgaben mit der entsprechenden Rolle auch wenn er selber die Rolle nicht besitzt. Ist ein Stellvertreter der Stellvertreter für Sie persönlich, so sieht er, während Sie abwesend sind, alle Aufgaben die Ihnen persönlich zugeteilt sind. Hinweis: Ein Benutzer kann Stellvertreter für mehrere Ihrer Rollen sein. Stellvertreter 13

14 Hinweis: Wenn Sie für einen Benutzer als Stellvertreter konfiguriert sind und der Benutzer ist abwesend, so erscheint in der Zustandsanzeige ein Stellvertreter Symbol. Klicken Sie auf das Symbol, um eine Liste mit Ihren aktiven Stellvertretungen anzusehen. Abwesenheit Hier können Sie Ihre Abwesenheiten ansehen, erstellen und löschen. Sie müssen die nötigen Benutzerrechte besitzen, um dieses Link zu sehen. Neu Klicken Sie auf Neu, um eine neue Abwesenheit zu definieren. Eine Abwesenheit hat ein Startzeitpunkt und ein Endzeitpunkt, wobei der Endzeitpunkt nicht definiert werden muss. Eine Abwesenheit ohne Endzeitpunkt dauert ewig. Löschen Klicken Sie auf das Symbol hinten in einer Zeile, um die entsprechende Abwesenheit zu löschen. Hinweis: Die Stellvertreter eines Benutzers werden erst aktiv, wenn der entsprechende Benutzer zum momentanen Zeitpunkt abwesend gemeldet ist. Hinweis: In der Zustandsanzeige erscheint ein Abwesenheits Symbol, wenn Sie momentan als abwesend gemeldet sind. Kicken Sie auf das Symbol um Ihre Abwesenheiten anzusehen. Zustandsanzeige Die Zustandanzeige befindet sich rechts oben im Browserfenster. Spezielle Zustände werden hier mit Symbolen dargestellt. Fahren Sie mit der Maus über das Symbol, der Tool-Tip zeigt mehr Information an. Klicken Sie auf das Symbol, um noch mehr Informationen zu bekommen. In folgenden Fällen wird ein Symbol angezeigt: 14 Workflow-Benutzung

15 Abwesenheit Dieses Symbol wird angezeigt, wenn Sie momentan als abwesend gemeldet sind. Klicken Sie auf das Symbol um Ihre Abwesenheiten zu sehen. Stellvertretung Dieses Symbol wird angezeigt, wenn Sie Stellvertreter eines Benutzers sind, der momentan abwesend ist. Klicken Sie auf das Symbol, um eine Liste der aktiven Stellvertretungen zu sehen. Sitzung Dieses Symbol wird angezeigt, wenn Sie in mehr als einer Sitzung angemeldet sind. Klicken Sie auf das Symbol um eine Liste Ihrer Sitzungen zu sehen. Sie können zwischen Ihren Sitzungen wechseln oder sich aus Ihren nicht aktuellen Sitzungen abmelden. Abmelden Wollen Sie mit einem neuen Benutzer einloggen oder sich aus der Workflow-Benutzung abmelden, klicken Sie auf die Option Abmelden. Sie befinden sich nun in der Workflow Anmeldung. Mehr dazu siehe Kapitel Anmeldung. Abmelden 15

16 16 Workflow-Benutzung

17 Workflow-Administration 17

18 18

19 2 2. Workflow-Administration Mit der Workflow-Administration definieren und verwalten Sie online über einen Browser Workflow-Benutzer und Workflow-Aufgaben. Verschiedene Workflow- Rollen sind vorher im Xpert.ivy Designer über den Rolleneditor erstellt und auf den Server hoch geladen worden. Workflow-Aufgaben sind im Xpert.ivy über das Element Aufgabenzuweisung generiert worden. Der Benutzer mit der Berechtigung zur Workflow-Administration kann den verschiedenen Benutzern Rollen und Berechtigungen zuweisen, bearbeiten oder löschen. Erste Anmeldung Hinweis: Beachten Sie, dass Sie eine aktuelle Browser- Version installiert haben. Microsoft Internet Explorer 6.0, Netscape Navigator 7.0, Firefox 1.0 oder höher. Es ist möglich, dass mit einer älteren Browser-Version die Workflow-Administration nicht einwandfrei funktioniert. 19

20 Sie befinden sich im Browser (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator, Firefox etc.). 1 Geben Sie die URL-Adresse ein, welche Sie von Ihrem ISP (Internet Service Provider), ASP (Application Service Provider) oder Ihrem internen Server-Administrator zugewiesen bekommen haben. Der Link setzt sich wie folgt zusammen: name>/ivy/wf/<web app name>/login.html server name Name des Servers, auf welchem der Xpert.ivy Server installiert ist. web app name Name der Web Applikation. Sie befinden sich nun auf der Seite Workflow Anmeldung. 2 Bei der allerersten Anmeldung müssen Sie wie folgt einloggen: 2.1 Sie loggen mit dem Xpert.ivy Server Administrator Name und dem Xpert.ivy Server Administrator Passwort ein. Diese wurden bei der Konfiguration vom Xpert.ivy Server festgelegt. 2.2 Oder Sie loggen mit dem Web Applikations Namen und Passwort ein. Beim Passwort handelt es sich um dasselbe Passwort, welches Sie zum Upload der Applikation vom Xpert.ivy Designer auf den Xpert.ivy Server benutzt haben. 2.3 Mit diesen Logins haben Sie Zugriff auf die Workflow-Administration. Hinweis: Beim ersten einloggen mit oben erwähntem Login bekommen Sie automatisch die Administrations- Berechtigungen. Im Unterschied zum normalen Workflow Benutzer hat der Administrations-Benutzer Zugriffsberechtigung auf den Link Admin. Beim Workflow Benutzer ohne Administrations-Berechtigung ist der Link Admin ausgeschaltet. 20 Workflow-Administration

21 Benutzer erstellen Der oder die Benutzer mit der Berechtigung für die Workflow-Administration erfassen weitere Benutzer und weisen diesen die entsprechenden Berechtigungen zu. Es ist sinnvoll eine Rolle Administrator zu erfassen, welche die entsprechenden Administrations-Berechtigungen besitzt. Um weitere Benutzer zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor: Sie befinden sich in der Workflow-Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Benutzer. 2 Klicken Sie auf Neu. 3 Erfassen Sie einen neuen Benutzer und klicken Sie auf Erstellen. Sie befinden sich in den Benutzer Details. 1 Wählen Sie unter Benachrichtigung, bei welchen Ereignissen dieser Benutzer eine bekommen sollte. Wählen Sie unter Sprache, in welcher Sprache er die s erhalten wird. Folgende Benachrichtigungen sind möglich: Tägliche Aufgaben Zusammenfassung Mit dieser Einstellung bekommt der Benutzer einmal täglich ein mit einer Zusammenfassung der anstehenden Aufgaben. Bei neuen Aufgaben Mit dieser Einstellung bekommt der Benutzer jedes mal ein , wenn eine neue Aufgabe ansteht. 2 Wählen Sie unter Rollen Ändern die entsprechende Rolle für den Benutzer. Die Rollen wurden zuvor im Xpert.ivy Designer im Rolleneditor erstellt. Die Rollen tragen die entsprechenden Zugriffs-Berechtigungen. Um diese zu ändern, klicken Sie auf das Symbol links von der Rolle mit dem Tooltip Rollen Details. 3 Unter Berechtigungen Ändern können Sie den Benutzern noch zusätzliche Berechtigungen zuweisen. Übli- Benutzer erstellen 21

22 cherweise werden aber den Rollen die gewünschten Berechtigungen zugewiesen. Die Berechtigungen, welche den Benutzern direkt zugewiesen werden, überschreiben die Berechtigungen der Rollen! Erbt ein Benutzer eine Berechtigung von einer zugewiesenen Rolle ist dies ersichtlich durch ein graues Häkchen. In der Spalte Rolle sieht man die Rolle, welche die Berechtigung weiter vererbt hat. Hinweis 1: Die Administrations-Rolle erhält meistens sämtliche Berechtigungen. Hinweis 2: Die Rolle Everybody wird standardmässig jedem Benutzer zugewiesen. Die Rolle Everybody hat als Grundeinstellung keine Berechtigungen. Weisen Sie ihr Berechtigungen zu, werden diese allen Workflow-Benutzern zugewiesen, ausser Sie aktivieren die Kästchen Verweigern bei den entsprechenden Benutzern. Folgende Berechtigungen sind möglich: Workflow Admin Mit der Berechtigung Workflow Admin erhält der Benutzer den Zugriff auf die Workflow-Administration, auf welche über den Link Admin im Navigationsbalken zugegriffen werden kann. Gestartete Workflows ansehen Wenn der Benutzer selber einen Workflow startet, kann mit dieser Berechtigung der Verlauf und der momentane Stand des gestarteten sowie auch der abgeschlossenen Workflows eingesehen werden. Erledigte Aufgaben ansehen Mit dieser Berechtigung kann ein Benutzer die Aufgaben, welche er selber bearbeitet hat, einsehen. Aufgaben eines Falles ansehen Mit dieser Berechtigung können alle Aufgaben eines Workflow-Falles angeschaut werden. Aufgabendaten ansehen Mit dieser Berechtigung können die Prozessdaten der Aufgaben angeschaut werden. Delegieren von Aufgaben Mit dieser Berechtigung können Aufgaben, die einem Benutzer zugewiesen sind, an andere Benutzer oder Rollen delegiert werden. 22 Workflow-Administration

23 Benutzer Stellvertreter ansehen Mit dieser Berechtigung kann ein Benutzer seine konfigurierten Stellvertreter ansehen. Benutzer Stellvertreter editieren Mit dieser Berechtigung kann ein Benutzer seine konfigurierten Stellvertreter editeren (hinzufügen, löschen, ändern). Benutzer Abwesenheiten ansehen Mit dieser Berechtigung kann ein Benutzer seine konfigurierten Abwesenheiten ansehen. Benutzer Abwesenheiten editieren Mit dieser Berechtigung kann ein Benutzer seine konfigurierten Abwesenheiten editeren (hinzufügen, löschen, ändern). Archivierte Formulare ansehen Mit dieser Berechtigung kann ein Benutzer archivierte Formulare von Aufgaben und Workflow-Fällen ansehen. 4 Erfassen Sie sämtliche Benutzer und weisen Sie ihnen Rollen und Berechtigungen zu. Benutzer mit keinen Berechtigungen haben nur Zugriff auf ihre eigenen aktuellen Aufgabenlisten, welche die jeweilig offenen Aufgaben enthalten. Benutzer Verwaltung Wie Sie am schnellsten in die Benutzer Verwaltung gelangen. Sie befinden sich in der Workflow Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Benutzer. Sämtliche Benutzer sind aufgelistet. Neu Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Benutzer zu erstellen. Benutzer Details Klicken Sie auf das Symbol links vom Namen mit dem Tooltip Benutzer Details. 2 Bearbeiten Sie den Benutzer wie im vorangehenden Kapitel Benutzer erstellen, page 21 beschrieben. Benutzer Verwaltung 23

24 Stellvertreter Verwaltung Wie Sie am schnellsten in die Stellvertreter Verwaltung eines Benutzers gelangen. Sie befinden sich in der Workflow Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Benutzer. Sämtliche Benutzer sind aufgelistet. 2 Klicken Sie auf das Symbol links vom Namen mit dem Tooltip Benutzer Details. Sie befinden sich nun in Benutzer Details. 3 Klicken Sie auf den Link Stellvertreter. Sie befinden sich in Stellvertreter eines Benutzers. Neu Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Stellvertreter für den Benutzer zu definieren. Ein Stellvertreter kann einen Benutzer für eine seiner Rollen vertreten oder für den Benutzer persönlich. Löschen Klicken Sie auf das Symbol hinten in einer Zeile, um den entsprechenden Stellvertreter für den Benutzer zu löschen. Hinweis: Ein Stellvertreter eines Benutzers kann die Aufgaben des stellvertretenden Benutzers während dessen Abwesenheit bearbeiten. Der Stellvertreter sieht in seiner Aufgabenliste die entsprechenden Aufgaben des Benutzers. Ist ein Stellvertreter der Stellvertreter für eine bestimmte Rolle des Benutzer, so sieht er während der Abwesenheit des Benutzer alle Aufgaben mit der entsprechenden Rolle, auch wenn er selber die Rolle nicht besitzt. Ist ein Stellvertreter für ein Benutzer persönlich der Stellvertreter, so sieht er während dessen Abwesenheit alle Aufgaben, die dem Benutzer persönlich zugeteilt sind. Hinweis: Ein Benutzer kann Stellvertreter für mehrere Benutzer sein, und ein Benutzer kann Stellvertreter für mehrere Rollen des selben Benutzers sein. 24 Workflow-Administration

25 Hinweis: Stellvertretungen werden nicht vererbt. D.h. Wenn Benutzer Anton Stellvertreter von Benutzer Berta ist und Benutzer Berta Stellvertreter von Benutzer Carlo. Ausserdem Berta und Carlo abwesend sind, so sieht Benutzer Anton die Aufgaben von Benutzer Berta, nicht aber die Aufgabe von Benutzer Carlo. Abwesenheits Verwaltung Wie Sie am schnellsten in die Abwesenheits Verwaltung eines Benutzers gelangen. Sie befinden sich in der Workflow Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Benutzer. Sämtliche Benutzer sind aufgelistet. 2 Klicken Sie auf das Symbol links vom Namen mit dem Tooltip Benutzer Details. Sie befinden sich nun in Benutzer Details. 3 Klicken Sie auf den Link Abwesenheiten. Sie befinden sich in Abwesenheiten eines Benutzers. Neu Klicken Sie auf Neu, um eine neue Abwesenheit für den Benutzer zu definieren. Eine Abwesenheit hat einen Startzeitpunkt und einen Endzeitpunkt, wobei der Endzeitpunkt nicht definiert werden muss. Eine Abwesenheit ohne Endzeitpunkt dauert ewig. Löschen Klicken Sie auf das Symbol hinten in einer Zeile, um die entsprechende Abwesenheit für den Benutzer zu löschen. Hinweis: Die Stellvertreter eines Benutzers werden erst aktiv, wenn der entsprechende Benutzer zum momentanen Zeitpunkt abwesend gemeldet ist. Abwesenheits Verwaltung 25

26 Rollen bearbeiten Wie Sie am schnellsten in die Rollen Verwaltung gelangen. Sie befinden sich in der Workflow Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Rollen. Sämtliche Rollen sind aufgelistet. 2 Klicken Sie auf das Symbol links von der Rolle mit dem Tooltip Rollen Details. 3 Weisen Sie den Rollen ihre Zugriffs-Berechtigungen zu. Hinweis: Üblicherweise werden den Rollen die gewünschten Berechtigungen zugewiesen oder verweigert. Zusätzlich können aber dem einzelnen Benutzer individuelle Berechtigungen zugewiesen oder verweigert werden. Diese überschreiben die Berechtigungen der Rollen. NDS/ADS: Verwendet die Web Application Novell Directory Server oder Microsoft Active Directory Server für die Benutzerverwaltung, so muss jeder Rolle eine Benutzergruppe in ADS oder NDS zugewiesen werden. Hierfür klicken Sie auf das Symbol rechts vom Feld Externer Referenzname und wählen sie aus dem LDAP- Browser die entsprechende Benutzergruppe aus. Berechtigung Details In den Berechtigung Details finden Sie die Übersicht über sämtliche Rollen und Benutzer, welche die Berechtigung entweder zugewiesenen oder verweigerten haben. Hier können Sie auch jederzeit den Rollen und Benutzern die Zugriffs-Berechtigung zuweisen oder verweigern. Sie befinden sich in der Workflow Administration. 26 Workflow-Administration

27 1 Klicken Sie auf den Link Berechtigungen. Sämtliche Berechtigungen sind aufgelistet. 2 Bearbeiten Sie die Zugriffs-Berechtigungen. Laufende Aufgaben Unter dem Link Laufende Aufgaben in der Administration sehen Sie sämtliche offenen Aufgaben von allen Benutzern. Sie befinden sich in der Workflow Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Laufende Aufgaben. Sie befinden sich in der Liste der laufenden Aufgaben. Hinweis: Die Aufgaben können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Klicken Sie hierfür auf die grünen Dreiecke in der ersten Zeile. Die gesetzte Sortierung wird angezeigt durch ein rotes Dreieck. Beachten Sie folgende Punkte: Bearbeitungs-Zustand Die einzelnen Aufgaben können sich in verschiedenen Bearbeitungs-Zuständen befinden. Die Symbole in der zweiten Spalte zeigen den Zustand der jeweiligen Aufgabe. Fahren Sie mit dem Cursor auf das Symbol, um den Bearbeitungs-Zustand im Tooltip zu lesen. Folgende Bearbeitungs-Zustände sind möglich: Erstellt Die Aufgabe wurde erstellt, ist aber noch nicht in Bearbeitung. Bereit zum Vereinigen Die Aufgabe wurde bearbeitet und ist nun bereit zur Vereinigung, d.h. sie wartet auf noch nicht bearbeitete Aufgaben desselben Teilprozesses. Wird vereinigt Sämtliche Aufgaben eines Teilprozesses sind bearbeitet. Sie werden vereinigt und weitergegeben. Gesperrt Die Aufgabe ist bis Ende der Sperrfrist gesperrt. Laufende Aufgaben 27

28 Suspendiert Die Aufgabe ist suspendiert, das heisst sie wartet darauf, bearbeitet zu werden. Wird bearbeitet Die Aufgabe wird gerade bearbeitet. Erledigt Die Aufgabe wurde bearbeitet und ist somit erledigt. Gelöscht Die Aufgabe wurde gelöscht. Parkiert Die Aufgabe ist parkiert, d.h. sie wurde teilweise bearbeitet und zwischengespeichert. Sie kann jederzeit von dem Benutzer, welcher die Aufgabe parkiert hat, weiter bearbeitet werden. Nicht zugeordnet Die Aufgabe wurde keinem Benutzer/Rolle zugeordnet. Der Administrator muss die Aufgabe einem Benutzer/Rolle zuweisen, damit sie abgearbeitet werden kann. Fehler Es unterlief ein Fehler beim System-Task (d.h. eine Aufgabe mit der Rolle System). Die Aufgabe ist gescheitert. Ein nächster Versuch wird in 1-2 Minuten gestartet. Vereinigung gescheitert Bei dieser Aufgabe ist die Vereinigung mit den anderen Aufgaben eines Teilprozesses gescheitert. Ein nächster Versuch wird in 1-2 Minuten gestartet. Aufgabe Details bearbeiten Wollen Sie die Aufgaben- Details bearbeiten, so klicken Sie auf das Symbol ganz links in der Zeile mit dem Tooltip Aufgaben Details. In den Aufgaben Details können Sie die Prioritäten und die Verantwortlichkeit (Rolle) der Aufgaben ändern. Weiter finden Sie verschiedene Detail-Angaben über die Aufgaben. Aufgabe Daten Einsicht in die aktuellen Prozessdaten der jeweiligen Aufgabe. Vergleich Vergleich der Prozessdaten des Anfang-Stadiums und des End- (resp. momentanem) Stadiums. Löschen Löscht die Aufgabe. Formulare Zeigt die archivierten Formulare für diese Aufgabe an. 28 Workflow-Administration

29 Neue Bem. Fügt der Aufgabe oder dem Fall eine neue Bemerkung hinzu. Die Aufgaben- und Fall-Bemerkungen werden bei den Aufgaben Details dargestellt und können dort auch gelöscht werden. Mehrfach Selektion Mit den Auswahl-Kästchen in der hintersten Spalte können Sie mehrere Aufgaben selektieren. Klicken Sie auf das Symbol oben rechts in der Liste um alle selektierten Aufgaben zu bearbeiten. Laufende Workflows Unter Laufende Workflows in der Administration sehen Sie die offenen Fälle aller Workflows. Sie befinden sich in der Workflow Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Laufende Workflows. Sie befinden sich in der Liste der laufenden Workflows. Sie sehen sämtliche gestarteten Workflow-Fälle aufgelistet. Beachten Sie folgende Punkte: Fälle sortieren Diese können sortiert werden durch die grünen Dreiecke in der ersten Zeile. Die gesetzte Sortierung wird angezeigt durch ein rotes Dreieck. Fall Details Klicken Sie auf das Symbol mit dem Tooltip Fall Details, um die Details der offenen Fälle anzusehen. Ein Fall kann gelöscht, jedoch nicht bearbeitet werden. Klicken Sie auf den Link Geschichte, um die Ereignisse eines einzelnen Falles zu sehen. Klicken Sie auf den Link Formulare, um sich die archivierten Formulare des Falles anzusehen. Klicken Sie auf den Link Neue Bem., um dem Fall eine neuen Bemerkung hinzuzufügen. Mehrfach Selektion Mit den Auswahl-Kästchen in der hintersten Spalte können Sie mehrere Fälle selektieren. Klikken Sie auf das Symbol oben rechts in der Liste, um alle selektierten Fälle zu bearbeiten. Laufende Workflows 29

30 Business Activity Chart Klicken Sie auf den Link Business Activity Chart, um eine grafische Übersicht der laufenden Fälle zu bekommen. Geschichte In der Geschichte sehen Sie sämtliche Ereignisse aller offenen sowie abgearbeiteten Aufgaben. Die Geschichte kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Sie können die Geschichte ganz oder teilweise löschen, wenn die Daten zu groß werden. Sie befinden sich in der Workflow-Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Geschichte. Sie befinden sich in der Geschichte. 2 Markieren Sie die Kontrollkästchen mit den Suchkriterien für die Geschichte. 3 Im Fenster Benutzername wählen Sie den gewünschten Benutzer. 4 Geben Sie in den Fenster Von / Bis Datum und Zeit der gesuchten Geschichte ein. 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche suchen. Die Geschichte wird wie folgt dargestellt: Zeitstempel Zeitpunkt der Auslösung der Aufgabe. Ereignis Eine Aufgabe wird in irgendeiner Form bearbeitet, oder ein Workflow (Start eines Prozesses) wird kreiert, das heißt ausgelöst. Benutzer Name des Benutzers, welcher das Ereignis ausgelöst hat. Info System-Information zum Ereignis. Fall Die gestarteten Fälle eines Workflows. Wurden den Fällen keine Namen gegeben, erscheinen fortlaufende Nummern. Ein Fall wird gezählt pro Start eines Workflow Prozes- 30 Workflow-Administration

31 ses. Klicken Sie auf den Link, bekommen Sie die Details zu dem jeweiligen Fall. Aufgabe In dieser Spalte sehen Sie den Namen der Aufgaben. Bekamen die Aufgaben keine Namen, wird ihnen eine fortlaufende Nummer zugewiesen. Klicken Sie auf das Symbol, kommen Sie in die Details der jeweiligen Aufgaben. Workflow Daten Aufräumen Hier können Sie alte Daten löschen. Sie befinden sich in der Workflow-Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Aufräumen. Sie befinden sich in Workflow Daten Aufräumen. 2 Geben Sie im Fenster Erzeugungsdatum das gewünschte Datum ein. Sämtliche Aufgaben und Workflows vor diesem Eintrag werden gelöscht, vorausgesetzt der Workflow wurde erfolgreich beendet. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufräumen. Sämtliche Einträge bis zu dem Erzeugungsdatum werden gelöscht. Kalender Hier können Sie den Arbeitstag Kalender konfigurieren. Sie befinden sich in der Workflow-Administration. 1 Klicken Sie auf den Link Kalender. Sie befinden sich in Arbeitstag Kalender. Hier befindet sich ein Kalender, der den aktuellen Monat darstellt. Der heutige Tag ist kursiv dargestellt. Tage mit roter Hintergrundsfarbe, sind Tage, die als freie Tage (nicht Arbeitstage) konfiguriert Workflow Daten Aufräumen 31

32 sind. Der Tag mit der grünen Hintergrundsfarbe ist der selektierte Tag. Unter dem Kalender befindet sich eine Liste, in der die Konfiguration der freien Tage, die dem selektierten Tag entsprechen, angezeigt werden. 2 Wählen Sie einen Tag mit einer roten Hintergrundsfarbe. In der Liste unten stehen nun die Konfigurationen, welche diesen Tag zu einem freien Tag machen. Sie können einzelnen Konfigurationen löschen indem Sie auf das Symbol hinten in der Zeile klicken. Eine Konfiguration für einen freien Tag muss nicht nur für einen spezifischen Tag gültig sein. Je nach Art der Konfiguration sind mehrere Tage davon betroffen. Folgende Arten für freie Tage sind möglich: Wöchentlich Bei dieser Art können Sie einen Wochentag (z.b. Sonntag) als freien Tag konfigurieren. Jährlich Bei dieser Art können Sie einen jährlich wiederkehrenden Tag (z.b. 1. Januar) als freien Tag konfigurieren. Datum Bei dieser Art können Sie einen spezifischen Tag (z.b. 3. Januar 2005) als freien Tag konfigurieren. Osterdatum Bei dieser Art können Sie einen jährlich wiederkehrenden Tag relativ zu Ostern (z.b. Karfreitag, Pfingsten, Christi Himmelfahrt, Fronleichnam) als freien Tag konfigurieren. 3 Wählen Sie einen Tag aus. Klicken Sie auf Wöchentlich, Jährlich, Datum oder Osterdatum um einen neuen freien Tag mit der gewählten Art zu konfigurieren. 4 Klicken Sie auf Zeige Alle, um alle Konfigurationen der freien Tage darzustellen. Hinweis: Die Konfiguration der freien Tage hat Einfluss auf diverse Datum Funktionen. Abmelden Sie befinden sich in der Workflow Administration. 32 Workflow-Administration

33 Wollen Sie mit einem neuen Benutzer einloggen oder sich abmelden, klicken Sie oben rechts auf den Link Abmelden. Sie befinden sich nun in der Workflow Anmeldung. Mehr dazu siehe Kapitel Anmeldung. Novell Directory Server Falls Sie als Benutzerverwaltung ein Novell Directory Server verwenden, sollten Sie folgendes beachten: Benutzergruppen zuweisen Sie müssen jeder Rolle eine Benutzergruppe im Novell Directory Server zuweisen. Mehr dazu siehe Kapitel Rollen bearbeiten, Seite 26. Benutzer erstellen Sie können Workflow Benutzer im NDS oder in der Workflow Administration erstellen. Rollen zuweisen Sie können Benutzer einer Rolle in der Workflow Administration zuweisen oder Sie können den Benutzer im NDS der entsprechenden Benutzergruppe zuweisen. Beachten Sie, dass der NDS Benutzer, mit welchem der Xpert.ivy Server mit NDS kommuniziert, die entsprechenden NDS Rechte besitzen muss, damit Sie in der Workflow Administration ein NDS Benutzer erstellen oder einen Benutzer einer Rolle zuteilen können. Hat der NDS Benutzer diese Rechte nicht, werden die entsprechenden Operationen fehlschlagen. Sie müssen diese Opertionen dann im NDS ausführen. Microsoft Active Directory Server Falls Sie als Benutzerverwaltung ein Microsoft Active Directory Server verwenden, sollten Sie folgendes beachten: Benutzergruppen zuweisen Sie müssen jeder Rolle eine Benutzergruppe im Active Directory Server zuweisen. Mehr dazu siehe Kapitel Rollen bearbeiten, Seite 26. Benutzer erstellen Sie können in der Workflow Administration keine Benutzer erstellen. Erstellen Sie neue Benutzer im Active Directory Server. Novell Directory Server 33

34 Rollen zuweisen Sie können in der Workflow Administration einem Benutzer keine Rollen zuweisen. Weisen Sie im Active Directory Server die Benutzer den entsprechenden Benutzergruppen zu. 34 Workflow-Administration

35 i 3. Index A Abmelden , 32 Abwesenheit , 15 Abwesenheit erstellen , 25 Abwesenheit löschen , 25 Abwesenheits Verwaltung Anmeldung Archivierte Formulare ansehen Aufgabe abbrechen Aufgabe aufnehmen Aufgabe Daten Aufgabe Details bearbeiten Aufgabe parkieren Aufgaben Details , 10, 11 Aufgaben eines Falles ansehen Aufgabendaten Aufgabendaten ansehen Aufgabenliste , 12 Aufgenommene Aufgaben Aufnehmen , 11 B Bearbeitungsfrist

36 Bearbeitungs-Zustand Bei neuen Aufgaben , 21 Bemerkung erstellen , 29 Benutzer Abwesenheiten ansehen Benutzer Abwesenheiten editieren Benutzer Details Benutzer Erstellen Benutzer erstellen Benutzer Stellvertreter ansehen Benutzer Stellvertreter editieren Benutzer Verwaltung Benutzergruppen zuweisen Berechtigung Details Berechtigungen Bereit zum Vereinigen Business Activity Chart , 30 D Datum Delegieren Delegieren von Aufgaben E Einstellungen Erledigt Erledigte Aufgaben Erledigte Aufgaben ansehen Erste Anmeldung Erstellt , 27 F Fall Details , 29 Fälle sortieren Fehler Firefox , 19 Formulare , 12, 28 G Gelöscht Geschichte Gesperrt Gestartete Workflows Index

37 Gestartete Workflows ansehen J Jährlich K Kalender L Laufende Aufgaben Laufende Workflows Löschen M Mehrfach Selektion Microsoft Active Directory Server Microsoft Internet Explorer , 19 N Name Netscape Navigator , 19 Nicht zugeordnet Novell Directory Server O Osterdatum P Parkiert Priorität R Rollen bearbeiten S Server Name , 20 Sitzung Startseiten Stellvertreter Stellvertreter erstellen , 24 37

38 Stellvertreter löschen , 24 Stellvertreter Verwaltung Stellvertretung Suspendiert T Tägliche Aufgaben Zusammenfassung , 21 V Vereinigung gescheitert Vergleich , 28 W WebApp Name , 20 Wird bearbeitet Wird vereinigt Wöchentlich Workflow Admin Workflow Aufräumen Workflow-Administration Workflow-Benutzung Workflowliste Z Zustandsanzeige Index