Aufbewahrungsfristen 2013:

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1 Datenschutz en 2013: Welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren müssen! Ein Spezial-Report aus der Reihe BWRmed!a exklusiv gesponsert von Datenschutz aktuell

2 A Abhängigkeitserklärungen Abkürzungsverzeichnis, allgemein Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u.ä. Abrechnungsunterlagen Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlussübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) Abtretungserklärungen Abwertungsbelege Akkreditive Aktenvermerke An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweis der EDV-Buchführung Angebote Angestelltenversicherung (Belege) Anhang (zum Jahresabschluss) Anlagevermögensbücher und -karteien Anlagenverzeichnis Anlagezu- und Abgangsmeldungen Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Auftragsbestätigungen Auftrags- und Bestellunterlagen Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) Auszahlungsbelege

3 B Bahnabrechnungen Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen Baubücher Bauakte Baugenehmigung Baupläne Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege (soweit Buchungsgrundlage) Belegzusammenstellungen Bestellungen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) Betriebsprüfungsberichte Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen und Belege Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzprotokoll (EDV) Bilanzunterlagen (z.b. Debitorenliste) Bons Briefe Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten

4 Bruttolohnstreifen Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion Buchungsprotokolle (EDV) Buchführungsprogramme C Clearingauszüge Clearing-Belege Code-Pläne für Verständnis der Buchführung Computerausdrucke mit Kontoauszügen Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal- Eintragungen Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste D Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) Datenflusspläne für die EDV-Buchführung Datenträger mit gespeicherten Buchungsbelegen Datenträger mit gespeicherten Handelsbüchern Datenträger mit gespeicherten Inventaren Datenträger mit gespeicherten Lageberichten Datenträger mit gespeicherten Konzernlageberichten Datenträger mit gespeicherten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) Datenträger mit gespeicherten Buchungsanweisungen und früher Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) Dauervorschüsse Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)

5 Depotauszüge Depotbestätigungen Depotbücher Devisenunterlagen (allgemeine) Dubiosenunterlagen (Auskünfte, Mahnungen) soweit Inventar E EDV-Journal Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen, s.a. Rechnungsdoppel Eingliederungsverträge Einheitswertbescheide Einkaufsbücher Einzahlungsbelege Eröffnungsbilanz Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) Exportunterlagen F Fahrtberichte Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) Fakturierjournale Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung Finanzberichte Frachtbriefe Freistellungsbescheinigung - allgemein gültig - des Bauunternehmens (Kopie) Freistellungsbescheinigung - auf konkreten Auftrag beschränkt - (Original) Fürsorgeunterlagen

6 G Gebäude- und Grundstücksunterlagen Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) Gehaltskonten Gehaltslisten Gehaltsquittungen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) Gesellschaftsverträge Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) Grundbuchauszüge Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanz Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbuch Hauptbuchkonten Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen I Inkassobücher Inventar

7 Inventarunterlagen Investitionsabrechnungen Investitionszulagenanträge J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Jahreskontoblätter Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubilarfeierunterlagen K Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalverkehrsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Kommissionslisten Konsignationslager-Unterlagen Konsolidierungsunterlagen Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro) Kontokorrentbücher und -kontenkarten Konzernabschlüsse Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage)

8 Kostenvoranschläge Kreditorenkonten Kreditunterlagen L Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Leasingunterlagen Lieferscheine Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Lohnbelege Lohnkonten Lohnlisten Lohnunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder mit Buchungsfunktion Mahnungen und -bescheide Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) Mietunterlagen, einschl. Grundstücksunterlagen, wenn zugegangene Handelsbriefe oder Wiedergaben versandter Handelsbriefe Mietunterlagen, nach Ablauf des Vertrags, wenn keine Belegfunktion Mietunterlagen, einschl. Grundstücksunterlagen, wenn Belegfunktion Mietverträge, nach Vertragsende Mikrofilme mit Geschäftsbriefen

9 Mikrofilme mit Buchungsbelegen Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege (soweit nicht Buchungsunterlage) Nebenbücher Nettolohnlisten Nutzflächenermittlung O Obligationen OP-Listen (EDV) Orderpapiere Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung Organschaftsabrechnungen und -verträge P Patente und Unterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Portokassenbücher Postgirobelege Preislisten Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm Protokolle (allgemeiner Art) Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) Prozessakten Q Qualitätsberichte

10 Quittungen und früher R Rechnungen Rechnungen an Privatpersonen für Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (2 Jahre Aufbewahrungspflicht für den Rechnungsempfänger) Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach 14a Abs. 1 UStG) Rechtsstreitfälle mit Unterlagen Registrierkassenstreifen Reisekostenabrechnungen Rentenversicherungsunterlagen und früher Repräsentationsaufwandsunterlagen Rückstellungsunterlagen S Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensunterlagen Schecks Scheckunterlagen Schriftwechsel (allgemein) Schuldtitel Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparbücher Sparprämienunterlagen Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten

11 Spendenbescheinigungen Steuerunterlagen Steuererklärungen Stundenlohnzettel als Buchungsbelege T Teilzahlungsbelege 2006 Telefonkostennachweise 2002 Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) Testate als Bilanzteil 2002 U Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervoranmeldungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallversicherungsunterlagen Urlaubslisten für Rückstellungen V Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verkaufsbücher Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versand- und Frachtunterlagen Versicherungspolicen Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) Vollmachten (Urkunden)

12 Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten als Buchungsbelege W Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel (falls nicht Buchungsgrundlage) Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) Wechselbuch Werbegeschenknachweise Werbekosten, Belege über Werkstattabrechnungen Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Z Zahlungsanweisungen Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) Zollbelege Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) Alle Angaben in dieser Übersicht wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden.

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