Zum Wohle von Patienten, Mitarbeitern und Unternehmen

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1 Zum Wohle von Patienten, Mitarbeitern und Unternehmen Dienstplanung mit der ATOSS Medical Solution konsequent am Behandlungsprozess orientiert

2 Unser Rezept gegen steigende Kosten im Gesundheitswesen Arbeitszeiten flexibilisieren, Prozessstrukturen optimieren und das vorhandene Personal effizient nutzen nur ein dynamischer, bedarfsoptimierter Personaleinsatz sichert langfristig die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Wandel erfordert Handeln Fachkräfte sind schon heute Mangelware. Das gilt ganz besonders für das Gesundheitswesen. Und die Situation spitzt sich angesichts der demografischen Entwicklung rasant zu. Öffentliche und private Einrichtungen sind verstärkt auf einen effizienten Einsatz der verknappten Personalressourcen angewiesen. Es gilt, neue Rahmenbedingungen für sich ändernde Belegschaftsstrukturen zu schaffen; die Komplexität der Planung steigt. Gefragt ist ein effizientes Arbeitszeitmanagement, das sich konsequent an medizinisch notwendigen Prozessen orientiert. Von der Aufnahme über die Diagnose und Therapie bis zur Entlassung müssen die einzelnen Prozessschritte von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern funktionsgerecht und interdisziplinär begleitet werden. Die ATOSS Medical Solution unterstützt Einrichtungen des Gesundheitswesens dabei, Arbeitszeiten zu flexibilisieren und die Dienstplanung zu optimieren, um die Kosten niedrig und die Versorgungsqualität hoch zu halten. Innovative Arbeitskonzepte wie Wunschdienstplan und Employee & Manager Self Services sorgen für mehr Motivation und Eigenverantwortung und stellen die Weichen für eine ausgewogene Work-Life-Balance. Ziel ist ein bedarfsoptimierter Personaleinsatz Wie viel Personal mit welcher Qualifikation wird wann für ein bestimmtes Patientenklientel eines Bereichs benötigt? Als Planungsgrundlage sind unter anderem die aktuelle Belegungsstärke und Fallschwere möglich. Die mehrfach ausgezeichnete ATOSS Medical Solution stellt dem Planer alle relevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung. Die Anbindung an ein Krankenhausinformationssystem (KIS) liefert Daten über die derzeitige Belegungsstärke sowie -art und gibt eine verlässliche, bedarfsorientierte Planungsgrundlage. Auf dieser Basis können Sie automatisiert einen Planvorschlag generieren lassen, den Sie anschließend manuell feinjustieren. Damit wird der Planungsaufwand signifikant reduziert und die Planqualität nachhaltig gesteigert. Schon während der Planerstellung werden die Auswirkungen auf Zeitkonten, Lohnarten und Personalkosten in der Dienstplanung dargestellt. Automatische Warnhinweise verhindern die Verletzung von Arbeitszeitgesetzen und Qualifikationsanforderungen. So ist eine flexible Reaktion auf kurzfristige Änderungen ganz einfach möglich. Eine optimale Versorgung der Patienten wird sichergestellt.

3 Die demografische Entwicklung in Deutschland erfordert ein unternehmerisches Umdenken. Ein innovatives und nachhaltiges Personalmanagement ist der Promotor in diesem Veränderungs prozess. Workforce Management leistet dabei einen substanziellen Beitrag. Heribert Fastenmeier, Geschäftsführer Klinikum Ingolstadt Flexiblen Arbeitswelten gehört die Zukunft Modernes Workforce Management entwickelt sich in Zeiten des demografischen Wandels zum entscheidenden Erfolgsfaktor. Es unterstützt innovative Arbeitszeitkonzepte und stellt den effizienten und gerechten Einsatz der Mitarbeiter sicher. Nutzen Sie die gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Handlungsspielräume zum Vorteil von Patienten, Mitarbeitern und Unternehmen. Die ATOSS Medical Solution unterstützt Sie mit leistungsstarken Funktionalitäten, z.b. Zeitsalden mit Ampelfunktion, Jahresarbeitszeitkorridore und Langzeitkonten. So können Sie die Rahmenarbeitszeiten bei Bedarf ausweiten und durch zusätzliche Gleitzeiten eine belastungsbezogene Personalverfügbarkeit gewährleisten. Wer hat wann und wo gearbeitet und welche Lohnarten erhalten? Das System gibt Warnhinweise, z.b. bei fehlenden Stempelungen, Urlaubssperren sowie Über- und Unterschreiten von Saldengrenzen. Das ist insbesondere bei Abrufverträgen wichtig. Die Zuordnung aller Zuschläge und die Übergabe an das Lohn- und Gehaltssystem erfolgt automatisch. So wird das Fehlerrisiko verringert und der Administrationsaufwand gesenkt. Dank einer integrierten Datenbasis von Arbeitszeitmanagement und Dienstplanung greifen Sie jederzeit auf aktuelle Ist-Daten zu. Inkonsistenzen durch doppelte Datenhaltung werden ausgeschlossen. Die Daten stehen je nach Berechtigung allen Abteilungen zur Verfügung. Planung von Sonder- und Funktionsdiensten Die ATOSS Medical Solution vereinfacht die Planung von Sonder- und Funktionsdiensten durch eine optimierte Darstellung im Flexiblen Besetzungsplan. Im Gegensatz zu der klassischen Dienstplanansicht, in der in den Zeilen die Mitarbeiter, in den Spalten die Tage und in den Kreuzungspunkten die Dienste abgebildet sind, bietet der Flexible Besetzungsplan eine Sicht, die stark auf die Dienste fokussiert ist: In den Zeilen stehen die Tage und in den Spalten die Dienste und in den Kreuzungspunkten die Mitarbeiter. Sie erkennen auf einen Blick, welche Mitarbeiter an einem bestimmten Tag einen bestimmten Dienst verrichten und haben laufend die Kontrolle, ob die erforderlichen Dienste entsprechend besetzt sind. Der Planungsvorgang selbst erfolgt unter Verwendung von Drag & Drop, indem Mitarbeiter zwischen den Kreuzungspunkten verschoben oder zusätzliche Mitarbeiter aus einer frei definierbaren Mitarbeiterliste in einen Kreuzungspunkt gezogen werden. Die Einplanung des Mitarbeiters ergibt sich durch dessen Zuordnung zu Tag und Dienst automatisch. Welche Informationen in den Zeilen und Spalten angezeigt werden, ist nicht fest vorgegeben, sondern flexibel konfigurierbar. Sie können den Flexiblen Besetzungsplan optimal auf Ihre individuellen Anforderungen an passen und beispielsweise zusätzlich zum Dienst auch noch die Funktion darstellen und verplanen Darstellung des Flexiblen Besetzungsplans, in dem Mitarbeiter im Funktionsdienst auf Arbeitsplätze wie MRT, CT, Angio- oder Mammographie verplant werden Anzeige der Arbeitsplätze Darstellung der Schichten je Arbeitsplatz Verplanung von Mitarbeitern auf Arbeitsplätze

4 Bausteine für den effizienten Personaleinsatz Machen Sie mehr aus Ihren Mitarbeitern. Die modulare ATOSS Medical Solution wächst mit Ihren Anforderungen von Mitarbeiter Self Services über mobiles Arbeitszeitmanagement bis hin zu aussagekräftigen Managementanalysen. Motivierte Mitarbeiter sind die besseren Mitarbeiter Suche Spätschicht, biete Nachtschicht. Self Services leisten einen wichtigen Beitrag zu besseren Arbeitsbedingungen, ebenso wie der Wunschdienstplan. Ärzte und Pflegekräfte können über klar definierte Workflows Dienste mit entsprechend qualifizierten Kollegen tauschen bzw. Wünsche äußern; selbst Fahrgemeinschaften werden berücksichtigt. Viele weitere Routinevorgänge, wie z.b. Urlaubsanträge, lassen sich ebenfalls schnell und direkt erledigen. Die Mitarbeiter haben jederzeit Einsicht in ihre Dienstpläne und Zeitkonten. Das erhöht die Flexibilität, Motivation und Arbeitsqualität des Personals und senkt gleichzeitig den administrativen Aufwand. Transparenz auf Knopfdruck ATOSS Decision Support ermöglicht umfassende Auswertungen, z.b. von Lohnarten, Kontierungen, Salden und Fehlzeiten. Welche Wirtschaftlichkeitsdaten ergeben sich aus der Zuordnung von Arbeitsleistungen zu Mitarbeitern und Bereichen? Wie sind Ruf- und Bereitschaftsdienste zu optimieren? Alle Informationen lassen sich auf verschiedenste Arten visualisieren, miteinander in Beziehung setzen und auf differenzierten Aggregationsebenen betrachten. Mit dem Analyse- Tool für Personalkennzahlen können Sie beispielsweise durch den direkten Vergleich von Bedarfs-, Plan- und Ist-Werten Abweichungen frühzeitig erkennen, Entscheidungen faktenbasiert absichern und zeitnah agieren. Wichtige Kennzahlen auf einen Blick Bei kurzfristigen Änderungen und unvorhergesehenen Ausfällen sind im Gesundheitswesen Lösungen gefragt, die das verfügbare Personal an den tatsächlichen Bedarf anpassen. ATOSS Dashboard unterstützt Sie durch eine aussagekräftige Darstellung planungsrelevanter Kennzahlen dabei, diese Herausforderungen optimal zu bewältigen. Sie haben raschen, direkten Zugriff auf wichtige Kennzahlen wie z.b. Unter- oder Überdeckungen. Diese können online im Planungsdialog in umfangreichen Darstellungsformen beispielsweise als Stapel-, Torten-, Balken-, Linien- oder Ringdiagramme visualisiert werden. Das erhöht die Qualität der Planung. ATOSS macht mobil Mit ATOSS Mobile Workforce Management wird Arbeitszeitmanagement unabhängig von Zeit und Ort: Über eine simpel zu bedienende Smartphone-App können Zeitbuchungen vorgenommen und Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden. Ärzte in Rufbereitschaft oder mit Forschungsauftrag können ihre Einsatzzeiten unabhängig von ihrem aktuellen Aufenthaltsort verursachungsgerecht verbuchen. Auch Dienstpläne und Salden sind mit dieser Anwendung jederzeit und von überall einsehbar. So können auch kurzfristige Dienste schnell und zuverlässig kommuniziert werden. Rückfragen bei der Stationsleitung oder der Personalabteilung werden minimiert, kurze Reaktionszeiten sichergestellt Konfigurator für den regelbasierten Planungsvorschlag Darstellung der Personalkosten pro Mitarbeiter und Station Prognose der Zeitkontenentwicklung: Arbeitszeitkonten Abwesenheitsübersicht: Urlaubskonten Flexible Darstellung von Organisationsstruktur und Qualifikation 7 Monatsdienstplanansicht mit schnellen Zugriffsmöglichkeiten, z.b. auf den Tagesdienstplan, verfügbare Mitarbeiter oder den regelbasierten Planungsvorschlag. 6 7 Anzeige der tatsächlich anwesenden Mitarbeiter im Dienstplan Besetzungsübersicht

5 Leistungsstarke Dienstplanung für SAP Anwender Sie haben bereits eine SAP Zeitwirtschaft im Einsatz oder planen gerade die Einführung? Sie benötigen ergänzend eine leistungsfähige und effiziente Dienstplanung? Dann haben wir die passende Lösung für Sie! Der ATOSS Connector für SAP ERP HCM PT stellt das Zusammenspiel von SAP Zeitwirtschaft und ATOSS Personaleinsatzplanung sicher. Die Synchronisation erfolgt sowohl initial manuell oder zeitgesteuert ausgelöst als auch automatisch bei Änderungen. Der Datenaustausch gelingt durch die weit verbreitete, herstellerunabhängige und zukunftssichere Web-Service-Technologie unter Verwendung von SOAP sowie HTTP(S). Ihre Personalprozesse werden abgebildet, ohne dass Sie Systemgrenzen spüren. Personenbezogene oder zeitwirtschaftliche Informationen wie Abwesenheiten, Qualifikationen, Rufbereitschaften oder Zeitkonten stehen beiden Systemen jederzeit zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich komplexe schicht- und arbeitsplatzbezogene Dienstpläne effizient erstellen. Doppelpflege von Daten, Fehler und Inkonsistenzen werden vermieden. SAP Anwender profitieren von einer leistungsstarken Planung, einer höheren Wirtschaftlichkeit und mehr Transparenz. Selbstverständlich arbeitet die ATOSS Lösung reibungslos mit Ihrem bestehenden SAP Lohnsystem zusammen. IHRE NUTZEN UND EFFEKTE Transparenz für alle Entscheiderebenen Kostenoptimierung dank effizienterem Einsatz der wertvollen Ressource Arbeitszeit Sicherung der Patientenversorgung durch flexiblere Arbeitszeitmodelle Bedarfsorientierte, funktionsübergreifende Dienstplanung Höhere Planungsqualität bei geringerem Aufwand durch automatisierte, regelbasierte Planungsvorschläge Gesetzes- und tarifkonforme Bewertung der Arbeitszeit Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Berücksichtigung von Arbeitszeitwünschen und integrierte Dienstplan-Tauschbörse Bereichsübergreifende Transparenz durch den Online- Zugriff auf eine topaktuelle, einheitliche Datenbasis Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung

6 Die ganzheitliche Lösung für mehr Effizienz Wir machen Investitionen sicher ATOSS Medical Solution zeichnet sich durch höchste Funktionalität und moderne JAVA EE-Technologie aus. Das bedeutet für unsere Kunden geringe Integrationskosten, unbegrenzte Skalierbarkeit, beste Performance und die freie Wahl bei Datenbanken und Betriebssystemen. Unsere Lösung kann über offene und flexibel anpassbare Schnittstellen an vor- und nachgelagerte Systeme angebunden werden, wie beispielsweise Therapie- und Operationsplanungssysteme. Darüber hinaus bietet die ATOSS Medical Solution Schnittstellen zu allen gängigen Lohn- & Gehaltssystemen. Die ATOSS Lösung fügt sich nahtlos in vorhandene und künftige Systemlandschaften ein. Investitionen werden langfristig gesichert. Für alle Unternehmensgrößen und alle Anforderungen Bei Einrichtungen des Gesundheitswesens gilt: als Ganzes arbeiten sie effizienter als die Summe ihrer Teile. Die ATOSS Medical Solution bietet maßgeschneiderte Bausteine für sämtliche Anforderungsszenarien: für kommunale, kirchliche und private Trägerschaften, von der Grund- und Regelversorgung zur Maximalversorgung bis hin zu Reha-Zentren, Krankenhäusern und Altenpflegezentren. Unsere Lösungen sind bei rund Unternehmen im Einsatz und steuern etwa 2,5 Millionen Arbeitnehmer. Zu unseren Kunden zählen u.a. GPR Gesundheits- und Pflegezentrum Rüsselsheim, HSK Dr.-Horst- Schmidt-Kliniken, Katholische Kliniken im Kreis Kleve, Klinikum Alsterdorf, Klinikum Ingolstadt, Klinikum Itzehoe, Klinikum Leverkusen, Klinikum Saarbrücken, Salzburger Landeskliniken, SLK Kliniken Heilbronn. Unsere Erfahrung für Ihren Erfolg ATOSS zählt im Geschäftsfeld Workforce Management zu den Pionieren und Vordenkern der Branche. Mit ganzheitlichen Lösungen aus Consulting, Software und Professional Services unterstützen wir unsere Kunden rund um den bedarfsoptimierten Personaleinsatz. In der ATOSS Medical Solution steckt das Know-how aus über 25 Jahren erfolgreicher Projektarbeit im Gesundheitswesen. Wir waren auf der Suche nach einer ganzheitlichen, praxiserprobten und flexiblen Lösung und haben uns daher für ATOSS entschieden nicht zuletzt wegen der guten Referenzen im Gesundheitswesen. Die Software soll ein starkes Instrument für das Management unserer Klinik werden. Detlef Odendahl, Abteilungsleiter Personal und Verwaltung, Klinikum Leverkusen

7 ATOSS Medical Solution unsere Argumente für mehr Wirtschaftlichkeit im Gesundheitswesen Arbeitszeitmanagement Abbildung und Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben und bestehenden Tarifverträgen, z.b. TVöD-VKA, TV-Ärzte, TV-L, AVR Abbildung von Opt-out-Regelungen und spezifischen Dienstund Betriebsvereinbarungen Zentrale Stammdatenhaltung für Lohn und Gehalt, Zeitwirtschaft und Dienstplanung Vollintegriertes Fehlzeitenmanagement Übernahme von Stammdaten aus dem Lohn- und Gehaltssystem und/oder dem Personalinformationssystem Zeiterfassung am PC, über Terminals oder per Telefon Warnhinweise zur Kontrolle der Zeitkonten von bestimmten Mitarbeitergruppen, z.b. geringfügig Beschäftigte Historienverwaltung von Stammdaten zur lückenlosen, unbegrenzten Rückrechenfähigkeit, z.b. rückwirkende Änderung von tariflichen Vorgaben Automatische Zuschlagsermittlung ist bereits bei der Planerstellung sichtbar Übergabe von generierten Lohnarten und Fehlzeiten an Lohn- und Gehaltssysteme Dienstplanung/Einsatzplanung Übersichtliche Darstellung für den Planer: alle relevanten Informationen in einer Ansicht Freie Gestaltung der Dienstplaninhalte Bedarfsoptimierte, funktionsübergreifende Planung mit Dienst-, Bereitschafts- und Rufbereitschaftsplanung Dienstplan-Tauschbörse für die unbürokratische Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen auch nach Festschreibung des Dienstplans Generierung eines Planvorschlags unter Berücksichtigung und Priorisierung von ermittelten Bedarfszahlen, Zeitkonten, Qualifikationen, gesetzlichen und betrieblichen Rahmenbedingungen, Verfügbarkeiten, vertraglich vereinbarten Soll- Stunden, Wunschdiensten etc. Vollautomatische Meetingplanung Permanente Online-Prüfung nach Mindest- und Maximalbesetzungsvorgaben Kalkulation der Personalkosten des Dienstplanes Prognose der Personalkosten, Zeitkonten und Lohnarten je Planungszeitraum Self Services Portal für Mitarbeiter und Führungskräfte Differenziertes Berechtigungsmanagement zur Einsicht in aktuelle Salden, z.b. Zeitkonten und Urlaub Online-basierte mehrstufige Workflows für administrative Routine-Vorgänge, z.b. Urlaubsanträge oder Nachtrag vergessener Zeitbuchungen Übersicht über verbuchte Arbeitszeiten und Saldenstände Hinterlegung von Arbeitszeit- und Dienstwünschen Managementinformationen ATOSS Decision Support für umfassende Auswertungen und Ad hoc-personalkennzahlen: Drilldown-Funktionen, mehrdimensionale Analysen, grafische Darstellungen ATOSS Ultimate Reporting für die einfach und schnelle Erstellung umfassender Auswertungen, die individuell gestaltbar sind, mit Export in PDF-, HTML-, XML-, CSV-, Excel-, RTF- oder Textdatei Zusätzliche Module ATOSS Employee & Manager Self Service ATOSS Decision Support ATOSS Dashboard für Planer ATOSS Mobile Workforce Management ATOSS Connector für SAP ERP HCM PT Kostenstellenmanagement Zutrittskontrolle Moderne Technologie-Standards 100% Java Optimale Skalierbarkeit, Cluster-Fähigkeit Alle Plattformen namhafter Hersteller, z.b. Windows, Linux, Solaris, IBM pseries Alle führenden Datenbanken, z.b. Oracle, DB/2, MS SQL Alle gängigen Zeiterfassungs- und Zutrittsterminals, z.b. Kaba, PCS Anbindung an alle gängigen Lohn- & Gehaltssysteme, z.b. SAP, Paisy, Loga, KIDICAP, TDS Personal

8 ATOSS Software AG Am Moosfeld 3 D München Tel Fax info@atoss.com 01/12 atoss.com