CLOUD COMPUTING IN DEUTSCHLAND 2013

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1 Gesponsert von Fabasoft IDC Multi-Client-Projekt Executive Brief CLOUD COMPUTING IN DEUTSCHLAND 2013 Business-Anforderungen und Geschäftsprozesse mit Hilfe von Cloud Services besser unterstützen

2 Inhaltsverzeichnis einleitung 01 Einleitung trends und entwicklungen in Deutschland Ziele 04 Nutzen und Herausforderungen 06 Der Einfluss der Fachbereiche steigt 07 Fazit IDC empfehlung IDC Empfehlung 10 Empfehlungen von Unternehmen für Unternehmen 10 Methodik Fabasoft-Fallstudie: Deutsches Rotes kreuz, kreisverband Böblingen e.v Informationen zum Kunden 11 Anforderungen des Kunden 11 Darstellung der Lösung 12 Projekt Highlights 12 Zitate des Kunden zum Projekt 13 Interview autor: Matthias kraus, Research analyst, IDC IDC Central europe GmbH, 2013

3 Einleitung Cloud Computing wird in den kommenden Jahren immer stärker einzug in die Unternehmen halten. CIOs stehen jetzt vor der Herausforderung, für ihr Unternehmen den passenden Weg und das richtige tempo in die Cloud (Private, Public, Hybrid) zu wählen. es gilt zudem, den langjährigen transformationsprozess so zu gestalten, dass It-Manager den größten nutzen für das gesamte Unternehmen generieren. IDC unterteilt dabei den Weg in die Cloud in drei wesentliche Stufen (abbildung 1), welche den transformationsprozess und die Verschiebung des nutzens von der It hin zum Business aufzeigen: 1. Steigerung der IT-Effizienz Der Managementaufwand für Betrieb, Upgrades, etc. verringert sich und das It- Personal wird entlastet, Betriebskosten werden reduziert und die It-Sicherheit kann verbessert werden. 2. agilität neue anforderungen der Fachabteilungen oder der kurzfristige Bedarf 3. Geschäftsprozessoptimierung und Business-Innovation Der nutzen von Cloud Services steigt vor allem durch eine automatisierung von Geschäftsprozessen. Um den maximalen erfolg der Verschlankung der Prozesse zu erzielen, ist mittel- bis langfristig die Integration der Daten und applikationen erforderlich. einen noch größeren nutzen können Unternehmen nach Überzeugung von IDC durch intelligente Branchenlösungen erzielen, in dem Cloud Services mit mobilen, Social Business- und Big Data-analytics-Initiativen klug kombiniert werden. Diese lösungen umfassen auch prozessorientierte ansätze wie etwa Public Safety, Mobile Health oder Connected Cars. Kosten Produktivität Steigerung der IT-Effizienz Erhöhung der Agilität abbildung 1 von It-kapazitäten können endlich viel schneller umgesetzt werden, die einführung von neuen Produkten ( timeto-market ) verkürzt sich. Die It kann IT Fachbereiche Geschäftsmodell QUelle: IDC, 2013 wesentlich flexibler und verbrauchsabhängig genutzt werden, etwa bei Quelle: IDC, 2013 konjunkturellen Schwankungen oder organisatorischen Änderungen (Mergers & acquisitions). Geschäftsprozessoptimierung & Innovation Herausforderungen überwinden Um die vielfältigen Möglichkeiten der Cloud für das Business Schritt für Schritt auszuschöpfen, gilt es neben technologischen Fragestellungen auch die Geschäftsprozesse auf organisatorischer ebene anzupassen. Hierzu ist allerdings eine wesentlich engere Zusammenarbeit von It und Fachabteilungen erforderlich, als bisher. Gleichzeitig nimmt der einfluss der Geschäftsbereiche auf die Beschaffung der It spürbar zu. Im schlimmsten Fall umgehen die Fachbereiche die zentrale It-Organisation direkt, indem sie Public Cloud Services in eigenregie beziehen. 1

4 Cloud Computing Trends und Entwicklungen in Deutschland Fakten 55% der befragten Organisationen nutzen bereits oder implementieren derzeit Cloud Services. Die vorliegende Studie behandelt die aktuellen Trends und Pläne von deutschen Unternehmen bei der Nutzung von Cloud Services. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Betrachtung des Themas aus Sicht der Fachbereiche und der Frage, wie die Geschäftsprozesse mittels Cloud Services besser unterstützt werden können. Um diese Thematik näher zu untersuchen, hat IDC im Juni 2013 eine Befragung unter 260 Entscheidern aus der IT und den Fachabteilungen aus Unternehmen in Deutschland mit mindestens 100 Mitarbeitern durchgeführt. Im Folgenden werden die wichtigsten Erkenntnisse der Untersuchung für Firmen und Organisationen zusammengefasst. Ziele Geschäftsprozessoptimierung wichtigstes Unternehmensziel Für die befragten Unternehmen ist das mit Abstand bedeutendste Geschäftsziel die Verbesserung der Geschäftsprozesse. Daraus leiten sich die Anforderungen an die IT ab: Neben IT-Kernaufgaben, wie der Verbesserung der IT-Sicherheit (45%) oder der Senkung der IT-Kosten (33%), fordern vor allem Entscheider aus den Fachbereichen die bessere Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse (43%). Strategisches Ziel: Cloud Services sollen das Business besser unterstützen Cloud Services durchdringen die deutschen Unternehmen: Über die Hälfte (55%) der befragten Organisationen nutzt bereits oder implementiert derzeit Cloud Services. Außerdem planen oder beschäftigen sich 27 Prozent mit der Einführung von Cloud Services. Zwar wollen 28 Prozent der Fach- und 41 Prozent der IT- Entscheider Cloud Services auch langfristig hauptsächlich nur dazu nutzen, um die IT-Effizienz zu verbessern 2

5 Cloud Services sollen das Business besser unterstützen (Abbildung 2). Diese Betrachtung greift aber nach Überzeugung von IDC zu kurz, da die Unterstützung der Fachbereiche zunehmend an Bedeutung gewinnt. Im Durchschnitt wollen langfristig zwei Drittel der befragten deutschen Unternehmen mittels Cloud Services neue Anforderungen der Fachbereiche schneller als bisher umsetzen oder Geschäftsprozesse besser unterstützen. Diese Organisationen erkennen den Nutzen für das Business. Darin sind sich die befragten IT- und Business-Entscheider auch grundsätzlich einig, auch wenn die IT noch etwas häufiger die IT-Effizienz als strategisches Ziel ansieht und umgekehrt die Fachentscheider mittels Cloud Services häufiger die Geschäftsprozesse optimieren wollen. Neue Geschäftsmodelle und die Entwicklung branchenspezifischer Lösungen durch die intelligente Kombination von Cloud Services mit anderen IT-Initiativen sind aktuell lediglich für 8 Prozent der befragten Unternehmen das langfristige Ziel. Es gibt zwar bereits Anwendungsbeispiele, intelligente Branchenlösungen befinden sich aber noch in den Kinderschuhen. Langfristige Ziele durch den Einsatz von Cloud Services Welcher der folgenden Aussagen zu den strategischen Zielen (in 2-4 Jahren) von Cloud Services in Ihrem Unternehmen stimmen Sie am ehesten zu? Abbildung 2 Langfristig soll mit Hilfe von Cloud Services hauptsächlich die IT-Effizienz (IT-Kosten, Management -Aufwand, etc.) verbessert werden. Langfristig sollen mit Cloud Services vor allem die Anforderungen der Fachbereiche schneller umgesetzt werden. 28% 29% 28% 41% Langfristig sollen mit Hilfe von Cloud Services die Geschäftsprozesse besser unterstützt und optimiert werden (schneller, automatisiert, mobil, etc.). 23% 35% Langfristig sollen neue Geschäftsmodelle durch intelligente Kombination mit anderen IT-Maßnahmen (Big Data, Mobility, Social, M2M) geschaffen werden. 8% 8% Business IT Quelle: IDC,

6 Nutzen und Herausforderungen Cloud-Nutzen: Flexible Geschäftsprozesse und mobiles Arbeiten Die Gründe für die bessere Unterstützung der Fachabteilungen mittels Cloud Services sind vielschichtig und spiegeln die genannten langfristigen Ziele wider. Schnellere und flexiblere Geschäftsabläufe (56%) und die kurzfristige Implementierung von neuen Geschäftsprozessen (46%) sind die wichtigsten Motive für die Nutzung von Cloud Services. Schnellere Betriebsprozesse werden außerdem durch mobilen Zugriff (46%) der User auf Daten und Unternehmensapplikationen erreicht. Cloud Services, in Kombination mit Mobile Device Management-Lösungen und Verschlüsselungsmethoden, ermöglichen den ebenso sicheren wie einfachen Zugriff auf Anwendungen. Und der Bedarf für mobiles Arbeiten ist hoch, denn bereits heute arbeitet rund die Hälfte der Belegschaft in den befragten deutschen Unternehmen in unterschiedlichem Umfang von unterwegs oder im Home Office. Unternehmen müssen in einem globalen, wettbewerbsintensiven und höchst dynamischen Wirtschaftsumfeld in der Lage sein, ihre Geschäftsprozesse jederzeit agil anzupassen. Mit der herkömmlichen, oftmals veralteten und deshalb wartungsintensiven sowie heterogenen IT- und Applikationslandschaft lassen sich diese Anforderungen nicht mehr erfüllen. Cloud Services hingegen unterstützen dynamische Geschäftsabläufe und mobiles Arbeiten. Primäre Gründe für die Unterstützung der Fachbereiche und Geschäftsprozesse mit Hilfe von Cloud Services Abbildung 3 Ermöglicht schnellere und flexiblere Geschäftsabläufe 42% 56% Neue Geschäftsprozesse lassen sich schneller implementieren 35% 46% Mobiles Arbeiten/mobiler Zugriff auf Daten und Unternehmens- Anwendungen 44% 45% Einfache Einbindung von Partnern, Kunden, freien Mitarbeitern 41% 37% Interaktive Kommunikation/Zusammenarbeit mit Kollegen, Partnern, Kunden 40% 33% Einfacher Bezug von IT durch User (ohne tiefere IT-Kenntnisse) 35% 43% Maximal 5 Nennungen n=214 Business- und IT-Entscheider in Deutschland 4 Einfache Einbindung von neuen Filialen, Niederlassungen, Home Office Quelle: IDC, % 41% Business-Entscheider IT-Entscheider

7 Große Cloud-nachfrage aus Fachbereichen mit mobilen Mitarbeitern Für die nutzung von Cloud Services kommt eine Vielzahl unterschiedlicher Bereiche und Betriebsprozesse in Frage. kundendienst/service (27%), Vertrieb (26%) und Projektmanagement (26%) sind für die befragten entscheider die drei Bereiche, in denen Cloud Services am besten unterstützen können. Mitarbeiter im Service und Vertrieb arbeiten oft von unterwegs und bei Projekten müssen temporär Managementlösungen genutzt und die Beteiligten einfach und schnell integriert werden. eine einheitliche Datenbasis ist außerdem die Voraussetzung für eine effiziente Zusammenarbeit. Diese Anforderungen können mit Cloud Services erfüllt werden. Größte Hürde für Fachabteilungen: Die Anpassung der Geschäftsprozesse Bei der Unterstützung der Fachbereiche mit Hilfe von Cloud Services sind allerdings vielschichtige Herausforderungen zu lösen (abbildung 4): Die anpassung der Geschäftsprozesse (51%) selbst, also auf organisatorischer ebene sowie die Standardisierung und Konsolidierung der Betriebsabläufe (42%) werden am häufigsten genannt. Es nutzt letztendlich wenig, wenn durch Cloud Services technologisch neue Möglichkeiten geschaffen werden, die abläufe, Rollen und Service level aber nicht darauf abgestimmt werden. nach ansicht von IDC dürfen sich die It-abteilungen bei diesen Prozessanpassungen nicht komplett herausziehen. erst wenn It und Business Hand in Hand arbeiten, können die Betriebsabläufe mit Hilfe von Cloud Services bestmöglich unterstützt und optimiert werden. enge Zusammenarbeit und gegenseitiges Verständnis gestalten sich schwierig Diese enge Zusammenarbeit zwischen It- und Fachbereichen (43%) stellt aber für Fach-entscheider die zweitgrößte Herausforderung dar, um mit Cloud Services die Betriebsabläufe besser zu unterstützen. Dies liegt auch am mangelnden gegenseitigen Verständnis, denn Fachbereiche verfügen nach eigener aussage oftmals über zu wenig technisches Verständnis und vice versa verstehen die It-abteilungen die anforderungen der Fachbereiche nicht ausreichend. Herausforderungen bei der Unterstützung der Fachbereiche und Geschäftsprozesse mit Hilfe von Cloud Services Die Geschäftsprozesse selbst müssen (auf organisatorischer Ebene) angepasst werden 33% 51% abbildung 4 IT - und Fachbereiche müssen viel enger zusammenarbeiten 49% 43% Die Fachbereiche haben zu wenig technisches Know -how/verständnis 32% 43% Die IT-Abteilung muss aufwendige IT- Anpassungen vornehmen 42% 45% Die Geschäftsprozesse müssen erst standardisiert und konsolidiert werden 42% 42% Prozess- / Organisationsebene Menschen / Kultur IT / Technik Unterschiedliche Ziele von IT- und Fachabteilung 36% 37% Die IT-Abteilung versteht die Anforderungen der Fachbereiche zu wenig 18% 33% Die Rückendeckung des Managements/der Geschäftsführung fehlt Die Integration von Cloud Services mit Applikationen/Datenbanken ist zu aufwendig 33% 33% 31% 38% Maximal 5 nennungen n=214 Business- und It-entscheider in Deutschland Business-Entscheider IT-Entscheider 5

8 IT-spezifische Cloud-Maßnahmen: Sicherheit geht vor Integration und Management aufwendige It-anpassungen zählen ebenfalls zu den wesentlichen Herausforderungen. Dabei nennt jeder zweite It-entscheider die anpassung der Sicherheitsmaßnahmen an die Cloud-Umgebung (51%) als wichtigste aufgabe. neben den technischen sind auch organisatorische aspekte und vor allem die einhaltung gesetzlicher Regularien und Datenschutzbestimmungen zu berücksichtigen. Unternehmen werden Cloud Services erst dann akzeptieren, wenn end-to-end-sicherheit zwischen allen beteiligen Vertragspartnern sichergestellt ist. Die Integration von Cloud Services mit anderen Unternehmensanwendungen ist die zweitwichtigste Maßnahme für It-abteilungen. erst wenn Cloud Services mit anderen Cloud-angeboten, Datenbanken oder applikationen (z.b. erp mit CRM, SCM, etc.) verknüpft sind, kann sich der nutzen von Cloud Services für die Fachbereiche entfalten und Prozesse können automatisiert werden. Der Einfluss der Fachbereiche steigt Fakten Fachabteilungen beziehen Cloud Service im alleingang Die genannten Barrieren führen offensichtlich dazu, dass die Fachabteilungen nicht auf die eigene It setzen: Bereits heute nutzen 32 Prozent der Fachabteilungen teilweise und 12 Prozent sogar sehr umfangreich Cloud Services ohne die It-abteilung einzubeziehen. Diese Schatten-It kann aber für erhebliche Sicherheitsrisiken (57%) sorgen, denn sowohl Unternehmensrichtlinien (38%), als auch gesetzliche Regularien (36%) können verletzt werden. Zudem bilden sich erneut It-Inseln, die wiederum verhindern, Geschäftsprozesse zu automatisieren. aus Sicht von IDC ist das vorliegende ergebnis auch als aufforderung an die It zu verstehen, die kurzfristig eingeforderten Wünsche der Fachbereiche nicht einfach abzuweisen, sondern mit den abteilungen in den Dialog zu treten. 60% der befragten entscheider erwarten einen zunehmenden einfluss der Fachbereiche auf Cloud-entscheidungen. Der einfluss der Fachbereiche ist größer als gedacht Die It sollte auch deshalb stärker mit ihren internen kunden zusammenarbeiten, weil Fachbereiche und Geschäftsleitung im entscheidungsprozess eine wichtigere Rolle spielen, als von der It bislang angenommen. Der einfluss der Fachbereiche wird in den kommenden zwei Jahren nach den erwartungen von 60 Prozent der befragten entscheider weiter, teilweise sogar stark, zunehmen. 6

9 Fazit Cloud Computing durchdringt den deutschen Markt. Mittel- bis langfristig wollen die befragten Unternehmen mit Cloud Services die Fachabteilungen und deren Prozesse besser unterstützen. Die IT- Abteilungen sollten sich dabei aber nicht zu viel Zeit lassen, denn die Fachabteilungen beziehen bereits heute im Alleingang Cloud Services. Außerdem wird der Einfluss der Geschäftsbereiche und des Managements bei IT-Investitionen weiter zunehmen. Die Fachbereiche folgen dem Motto: Besser schnell eine moderne Applikation mit neuesten Funktionen als Public Cloud-Lösung nutzen, als noch Jahre zu warten, bis die eigene IT endlich so weit ist. Doch für die Geschäftsbereiche lohnen sich Alleingänge nur kurzfristig: Um Geschäftsprozesse zu automatisieren, müssen Anwendungen und Datenquellen miteinander verknüpft werden. Erst dann kann der Nutzen für die Fachabteilungen und deren Geschäftsprozesse ausgeschöpft werden. Dazu müssen IT- und Business aufeinander zugehen und die Rolle des CIO ändert sich: Der IT-Leiter wird zum Berater der Geschäftsbereiche, der die Unternehmensziele und Betriebsabläufe bestens kennt und neue Anforderungen mit technischen Lösungen wie Cloud Services erfüllt. Der Nutzen für die Fachabteilungen und der Geschäftserfolg stehen dabei immer im Mittelpunkt. IDC Empfehlung Auf Basis der Befragungsergebnisse leitet IDC folgende Empfehlungen für Unternehmen ab, die mittels Cloud Services die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse besser unterstützen wollen: Cloud-Nutzen für das Business in den Fokus rücken Die Mehrzahl der befragten Unternehmen will mit Cloud Services in Zukunft neue Anforderungen der Geschäftsbereiche schneller erfüllen und die Betriebsprozesse besser unterstützen. Die befragten deutschen Unternehmen betrachten also Cloud Services immer öfter aus Perspektive der Fachabteilungen. Rücken auch Sie als IT- oder Fachabteilungsentscheider die Business-spezifischen Aspekte viel stärker in den Mittelpunkt Ihrer Überlegungen: Mit Cloud Services können Sie nicht nur die Anforderungen der Fachbereiche viel schneller erfüllen, sondern auch Geschäftsprozesse agiler und flexibler gestalten. Neue Betriebsabläufe können kurzfristig eingeführt, den Prozessbeteiligten flexibel Zugriff und den Usern mobiles Arbeiten ermöglicht werden. 7

10 Mobiles arbeiten durch Cloud Services ermöglichen Bereits heute arbeitet rund die Hälfte der Mitarbeiter in den befragten deutschen Unternehmen in unterschiedlichem Umfang von unterwegs oder im Home Office. Mittels Cloud Services können die User orts-, zeit- und geräteunabhängig arbeiten. Die Mitarbeiter der Fachbereiche werden flexibler, produktiver und Geschäftsprozesse schneller und alle Prozessbeteiligen erhalten Zugriff auf eine einheitliche und aktuelle Datenbasis. Die It-abteilung kann dabei die Sicherheit gewährleisten, denn die Daten werden nicht auf dem mobilen endgerät, sondern zentral im Rechenzentrum bzw. beim Cloud-anbieter verarbeitet und gespeichert. Weitere Sicherheitsmaßnahmen wie Mobile Device Management und Datenverschlüsselung sollten zwar ergriffen werden, aber durch Cloud Services, die mit entsprechend hohen Sicherheitsvorkehrungen betrieben werden, kann auf technischer ebene bereits ein Großteil der end-to-end-sicherheit gewährleistet werden. nutzen Sie deshalb Cloud Services, um Ihren Mitarbeitern mobiles arbeiten zu ermöglichen und gleichzeitig die Sicherheit zu gewährleisten. Organisatorische, kulturelle und technische Herausforderungen überwinden Bei der Unterstützung der Geschäftsbereiche mit Hilfe von Cloud Services begegnen den anwenderunternehmen ganz unterschiedliche Herausforderungen: Um Prozesse erfolgreich zu optimieren ist es erforderlich, die einführung von Cloud Services eng mit der Geschäftsprozessanpassung auf organisatorischer ebene zu verknüpfen. Doch dazu müssen It und Fachabteilungen viel enger zusammenarbeiten und die Sprach- und Mentalitätsunterschiede überwinden. Zu den größten Hürden zählen zudem auch aufwendige IT-spezifische aspekte, insbesondere Sicherheitsmaßnahmen und die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen. Betrachten Sie die einführung von Cloud Services aus einer ganzheitlichen Perspektive, denn nur so können Sie mittels Cloud Services den maximalen nutzen für die Geschäftsbereiche erzielen. externe Dienstleistungen in Betracht ziehen Die befragten Unternehmen haben einen hohen Bedarf an externen Dienstleistungen. Die nachfrage reicht von Beratung zur erstellung einer Cloud-Strategie oder bei der auswahl des passenden Cloud-Services, über Implementierungs- und Integrationsleistungen bis zur Schulung von It und Usern. nutzen Sie als It-entscheider diese angebote, um die anforderungen der Fachbereiche schneller umzusetzen und die technischen, organisatorischen und kulturellen Herausforderungen zu überwinden. So können Services-anbieter als Moderator zwischen It- und Fachabteilungen vermitteln und Sie als It-entscheider können von diesem Know-how profitieren, z.b. in Consulting-Workshops zur analyse der Cloud- Readiness. externe Service-anbieter mit entsprechender Beratungserfahrung können Sie, die It- und Fachentscheider, auch dabei unterstützen, die Prozesse auf organisatorischer ebene anzupassen und zu optimieren. Matthias Kraus Research Analyst & Projektleiter, IDC 8

11 enge Zusammenarbeit von It und Fachbereichen forcieren Die Fachbereichsmitarbeiter brauchen für ihre arbeit intuitive und mobile anwendungen, die neueste Funktionen bieten. Die eigene It kann die erwartungen der Fachbereiche bislang oftmals nicht schnell genug erfüllen und deshalb beziehen User und Geschäftsbereiche im alleingang Public Cloud Services. Sicherheitsoder Compliance-Risiken und neue It-Inseln, die die Optimierung und automatisierung der betrieblichen abläufe verhindern, können entstehen. außerdem müssen die nutzung von Cloud Services und die anpassung der Betriebsprozesse auf organisatorischer ebene ineinander greifen. Im beiderseitigen Interesse sollten It und Fachbereiche deshalb viel enger als bislang zusammenarbeiten. Die Rolle des It-leiters ändert sich dabei: er wird zum Berater der Fachbereiche, der mit seinem team die Geschäftsanforderungen kennt und durch technische lösungen bestmöglich unterstützt und damit einen größeren Beitrag zum Geschäftserfolg leistet. Sicherheit und gesetzliche Vorgaben einhalten Bei der Unterstützung der Fachabteilungen ist die Sicherheit die wichtigste anforderung der Fachbereiche an die It. Sicherheit, die einhaltung der Compliance-Vorgaben und gesetzlicher Rahmenbedingungen sind die Grundvoraussetzung für die nutzung von Cloud Services. Diese aspekte sind auch die größten Risiken, wenn Fachabteilungen oder einzelne User Cloud Services hinter dem Rücken der It-abteilung nutzen. Prüfen Sie als It-entscheider deshalb genau, ob Ihre anforderungen an Sicherheit und Compliance beim jeweiligen Cloud-Anbieter erfüllt und die spezifischen deutschen Gesetze und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, oder ob eine der vielen Private Cloud-Varianten das richtige Sourcing-Modell für Ihr Unternehmen darstellt. Für diese Prüfung können Sie auch Service Provider hinzuziehen und sich beraten lassen, z.b. in Form von Workshops und Detailanalysen. Mittelstand kann besonders von Cloud Services profitieren kleine und mittelständische Unternehmen mit weniger als Beschäftigten implementieren, planen oder beschäftigen sich überdurchschnittlich häufig mit der Einführung von Cloud Services, besonders in den Bereichen Personalverwaltung und Vertrieb. Sie als mittelständischer Betrieb können mittels Cloud Services moderne Applikationen nutzen und so von den neuesten Funktionalitäten profitieren, denn Cloud Services können Sie einfach und kurzfristig beziehen. Ziehen Sie deshalb Cloud Services in Betracht, um die Fachabteilungen besser zu unterstützen. 9

12 Empfehlungen von Unternehmen für Unternehmen Im Rahmen der Befragung wurden die teilnehmer von IDC gefragt, worauf Unternehmen achten sollten, wenn sie mit Hilfe von Cloud Services (Public, Private oder Hybrid) die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse besser unterstützen wollen. Einige der Antworten sind nachfolgend ungefiltert wiedergegeben. Auf eine Kommentierung wird hier bewusst verzichtet, um einen möglichst authentischen eindruck zu vermitteln Datensicherheit, Datenintegrität, genaue Abstimmung der Fachbereiche und der IT. Das alle Sicherheits- und Datenbestimmungen eingehalten werden. Kosten-Nutzen-Plan, Integration der Fachabteilungen von Anfang an. Auf die Sicherheit, insbesondere bei Übertragungen von sensiblen Daten und somit auch auf die Kompetenz der Angestellten, die den Umgang mit diesen pflegen. Eine möglichst genaue Abstimmung unter Einbeziehung der Fachbereiche. Eine Cloud zur Verfügung zu stellen, die absolut sicher ist und vor jeglichen Angriffen oder fremden Zugriffen geschützt ist. Die sensiblen Daten sollten möglichst gut geschützt werden. Sich Zeit nehmen, die Geschäftsprozesse richtig kennenzulernen. Einen Ansprechpartner bereitstellen, der auch bestehen bleibt für die gesamte Zeit der Planung und Einführung. Gute Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse, bzw. Umstellung der entsprechenden Prozesse. Verstärkte Anstrengungen im Bereich IT-Sicherheit sind unerlässlich. Die Fachbereiche sollten von sich aus den Nutzen von Clouds sehen, sonst fehlt es an deren Unterstützung. Auf besonders gute Informationen und Trainings, um den Mitarbeitern die potentiellen Risiken immer wieder nahe zu bringen. Das alles in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung geschieht und keiner irgendwelche Alleingänge versucht zu starten. Präzise Abstimmung auf unterschiedliche Interessen und Unternehmensziele. Methodik Bei dem vorliegenden Dokument handelt es sich um einen auszug aus der Multi-Client-Studie Cloud Computing in Deutschland 2013, die von verschiedenen anbietern gesponsert wurde. Ziel der von IDC im Juni 2013 durchgeführten Befragung unter 260 It-Fach- und Führungskräften aus Unternehmen in Deutschland mit mindestens 100 Mitarbeitern war es, die aktuellen trends und Pläne bei der nutzung von Cloud Services zu ermitteln. Der Schwerpunkt der Studie liegt dabei auf der Betrachtung des themas aus Sicht der Fachbereiche und der Frage, wie die Geschäftsprozesse mittels Cloud Services besser unterstützt werden können. Die nachfolgende Fallstudie basiert auf Informationen, die von Fabasoft zur Verfügung gestellt wurden. Für diese angaben übernimmt IDC keine Gewähr. 10

13 fabasoft Fallstudie: Deutsches Rotes Kreuz Informationen zum Kunden Der Kreisverband Böblingen des Deutschen Roten Kreuzes und seine Ortsvereine erbringen, als Teil der weltweit größten Hilfsorganisation, eine Vielzahl von Leistungen: Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, Sanitäts- und Betreuungsdienst, den Rettungsdienst und eine integrierte Rettungsleitstelle für den Landkreis Böblingen, Krankentransport, ambulante Dienste, wie Menü-Service oder Haus-Notruf, sowie den Betrieb von elf Altenpflegeheimen. Im DRK-Zentrum in Sindelfingen wird die Arbeit der ehrenamtlichen und rund hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter koordiniert und unterstützt. Anforderungen des Kunden Die Funktionsträger in den Gremien, Gemeinschaften und Arbeitsgruppen sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im DRK-Kreisverband Böblingen e. V. müssen zeitnah und umfassend über anstehende Aufgaben informiert werden und auf das hierfür notwendige Wissen schnell und unkompliziert zugreifen können. Mitteilungen und Vorgaben der übergeordneten Verbandsstufen sind rasch in den Kreisverband zu kommunizieren. In der Vergangenheit liefen Informationen im Verband bei unterschiedlichen Stellen zum Teil elektronisch, zum Teil in Papierform ein. Die Weitergabe und der Zugang zu diesen Vorgängen waren bislang aufwendig. Darstellung der Lösung Um die genannten Anforderungen zu erfüllen, schlugen die Teilnehmer der Klausurtagung die Einführung einer Cloud-Lösung vor und entschieden sich für die Produkte der Firma Fabasoft. Im November 2012 wurde Folio Cloud innerhalb des Verbandes getestet. Im Dezember 2012 beschloss das Präsidium des DRK-Kreisverbandes Böblingen e.v. die Einführung von Folio Cloud für die ehren- und hauptamtlichen Funktionsträger. Im Februar 2013 wurden die Vorsitzenden der 25 DRK-Ortsvereine über die Einführung von Folio Cloud informiert und diese stimmten der Umsetzung zu. Alle Mitglieder des Präsidiums sowie die hauptamtlichen Führungskräfte wurden mit ipads der vierten Generation ausgestattet. Zur ersten papierlosen Sitzung des Präsidiums wurde über die Cloud eingeladen. Alle erforderlichen Sitzungsunterlagen befinden sich jetzt in einem entsprechenden Teamroom. 11

14 Projekt Highlights Die Gremienarbeit: Die Mitglieder der jeweiligen Organe des DRK-Kreisverbandes wurden mit ipads ausgestattet. Für jedes Gremium wurde ein entsprechender Teamroom eingerichtet, in dem die Einladungen sowie die Beschlussvorlagen und sonstige Informationen hinterlegt sind, so dass eine koordinierte und nachvollziehbare Bearbeitung und kurzfristige Änderungen der Vorlagen erfolgen können. Die Cloud an der Einsatzstelle: Die Kombination von ipad und Cloud ermöglicht es, den ehren- und hauptamtlichen Führungskräften der Einsatzformationen des DRK-Kreisverbandes Böblingen mobil an der Einsatzstelle schnell auf notwendige Informationen wie Alarm- und Ausrückordnungen, Ansprechpartner oder auch auf Notfallpläne zuzugreifen. Das Ressourcenmanagement: Die Buchung von Besprechungsräumen, Lehrsälen oder Dienstfahrzeugen erfolgt über die Cloud. Schnell und einfach können freie Raumkapazitäten abgefragt und gebucht werden. Die Zusammenarbeit mit den Ortsvereinen: Ein Teamroom für jeden Ortsverein stellt den schnellen und sicheren Informationsaustausch zwischen Kreisverband und den Ortsvereinen sicher. Das Nachschlagewerk: Satzungen, Ordnungen und Richtlinien gehören ebenso zur täglichen Rotkreuzarbeit wie entsprechende Rundschreiben und Fachinformationen der übergeordneten Verbände. Im Teamroom Bibliothek stehen alle erforderlichen Daten zur Verfügung. Für die benutzerfreundliche Volltext-Suche in Inhalten und Fachdaten steht Mindbreeze als fixer Bestandteil von Folio Cloud zur Verfügung. Der Terminkalender: Die Abstimmung von Terminen sowie die Information über stattfindende Veranstaltungen konnte über den Terminkalender realisiert werden. Mühsames Abfragen von möglichen Terminen, auch mit externen Teilnehmern entfällt. Zitate des Kunden zum Projekt Mit der Verwendung von Folio Cloud leisten wir einen wesentlichen Beitrag zum nachhaltigen Wirtschaften in unserem DRK-Kreisverband und einen optimalen ressourcensparenden Informationsaustausch. Bisher haben wir allein nur für Einladungen und Vorlagen zu den Sitzungen der Gremien im Jahr rund Blätter Papier verbraucht, dazu kamen noch die Portokosten und ein erheblicher Zeitaufwand für Kopieren und Versand. Jetzt erreichen die Einladungen und Unterlagen via Teamroom alle Beteiligten. Die Vorteile sind enorm: Papier wird gespart, alle Beteiligten haben immer, an jedem Ort und jederzeit Zugriff auf die aktuellen Unterlagen. Auch für die Ortsvereine des Roten Kreuzes sind alle wichtigen Informationen sofort verfügbar. Michael Steindorfner, Präsident, DRK-Kreisverband Böblingen e.v. 12

15 INTERVIEW MIT Andreas Dangl, BU Executive Cloud Services, Fabasoft Cloud Computing in Deutschland 2013 Anlässlich der Vorstellung der Ergebnisse der Studie Cloud Computing in Deutschland 2013 sprach IDC mit Andreas Dangl, BU Executive Cloud Services bei Fabasoft IDC: Cloud Services (Public, Private, Hybrid) setzen sich immer weiter durch und verändern grundlegend die Art und Weise, wie IT bezogen und zur Verfügung gestellt wird. Welche Vorzüge bieten Cloud Services speziell für die Fachabteilungen? Andreas Dangl: Neben den kommerziellen Aspekten zum Einsatz von Cloud-Services wie die Reduktion von Investitionskosten und ein flexibles Abrechnungsmodell nach tatsächlich verbrauchter Leistung steht vor allem die Agilität bei der Umsetzung und Anpassung von Geschäftsprozessen für Fachabteilungen im Vordergrund. So sind zeitaufwendige und komplexe IT-Projekte nicht mehr notwendig. Die Fachabteilungen können eigenständig jene Services einsetzen, die ihr Geschäft am besten unterstützen. Einen ganz wesentlichen Vorteil von Cloud Services bringt die Tatsache, dass diese Dienste außerhalb des Korsetts der Unternehmens-IT laufen, wenn in die Prozesse Organisations-externe Teilnehmer integriert werden. Dass diese Prozesse existieren und notwendig sind, ist unbestritten, allerdings werden diese heute hauptsächlich über abgewickelt. Neben Sicherheitsthemen können Cloud-Dienste vor allem zwei Bereiche wesentlich effizienter adressieren: Der Aufwand zur Konsolidierung von Informationen, die in solchen Prozessen verteilt und bearbeitet werden, wird erheblich reduziert. Der zweite Punkt betrifft das Knowledge Management der Information, die in solchen Prozessen entsteht. Dieses Wissen, wie Prozesse laufen und welche Informationen involviert sind, ist in den Mailboxen der beteiligten Personen begraben. IDC: Welche Hürden sind zu überwinden, wenn die Fachabteilungen und deren Geschäftsprozesse mit Cloud Services optimal unterstützt werden sollen? Dangl: Die häufigsten Fragen bei der Nutzung von Cloud-Services kommen aus den Bereichen Sicherheit, Integrierbarkeit und Anpassbarkeit. Diese Themen erfordern tiefgreifendes technisches Knowhow, dem entsprechend werden Kompetenzen der IT-Abteilung notwendig. Hier kommt der IT eine konstruktive Beraterrolle zu, je aufgeschlossener sie ist desto einfacher gelingt die Transition in die Cloud. Auf technischer Ebene haben Business- Cloud-Services einen hohen Reifegrad erreicht, es werden umfassende Sicherheitskonzepte geboten. Die Lokation der Daten kann bei einzelnen Diensten frei vom Anwender, aber verbindlich für den Anbieter gewählt werden. Wesentlich ist die Integration eines Cloud-Dienstes in die Sicherheitsinfrastruktur des Unternehmens: Anwender wollen Single-Sign-on bei der Nutzung, Administratoren wollen Kontrolle über die Zugehörigkeit von Mitarbeitern zur Firma, um beispielsweise Andreas Dangl im Falle eines Austritts klare Nachfolge-Regelungen definieren zu können, so dass in einem solchen Fall der Firma keine Information verloren geht. Da in den seltensten Fällen ein Cloud- Dienst einen Geschäftsprozess für sich komplett und ganzheitlich abdeckt, ist es notwendig, die Cloud in bestehende On-premise-Dienste wie ERP oder ECM integrieren zu können. Oftmals stößt man bei Cloud Services rasch an funktionale Grenzen: Um eine hohe Usability zu gewährleisten, beschränken sich viele Cloud-Anbieter auf die notwendigsten Funktionen. Wenn aber Unternehmen wertschöpfende Prozesse in die Cloud auslagern, dann muss es möglich sein, diese Prozesse an individuelle Bedürfnisse anpassen zu können. Hier helfen standard-basierte Modellierungstools wie BPMN (Business Process Modeling Notation), die es den Mitarbeitern in der Fachabteilung erlauben, selbst Anpassungen agil und ohne Programmierung durchführen zu können. IDC: Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Unternehmen, die mit Hilfe von Cloud Services die Fachabteilungen und deren Geschäftsprozesse besser unterstützen möchten? Dangl: Viele Cloud-Services bieten Freemium-Modelle oder Trial-Perioden, so dass sich die Mitarbeiter aus der Fachabteilung selbst einen Eindruck über Angebote, die für ihre Business-Anforderungen passen, verschaffen können. Gemeinsam mit der IT-Abteilung sollten die Anforderungen hinsichtlich Sicherheit und Integrierbarkeit definiert und getestet werden. Bei der Auswahl helfen Zertifizierungen wie z.b. ISO und ISO Manche Anbieter lassen von unabhängigen Institutionen regelmäßige Audits durchführen, die neben den technischen auch die organisatorischen Aspekte im Bereich Sicherheit überprüfen. Ein internationaler hochwertiger Standard für solche Audits ist ISAE

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