CLOUD COMPUTING IN DEUTSCHLAND 2013

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1 Fallstudie: Fabasoft IDC Multi-Client-Projekt CLOUD COMPUTING IN DEUTSCHLAND 2013 business-anforderungen und Geschäftsprozesse mit Hilfe von Cloud services besser unterstützen

2 fabasoft Fallstudie: Deutsches Rotes Kreuz Informationen zum Kunden Der Kreisverband Böblingen des Deutschen Roten Kreuzes und seine Ortsvereine erbringen, als Teil der weltweit größten Hilfsorganisation, eine Vielzahl von Leistungen: Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, Sanitäts- und Betreuungsdienst, den Rettungsdienst und eine integrierte Rettungsleitstelle für den Landkreis Böblingen, Krankentransport, ambulante Dienste, wie Menü-Service oder Haus-Notruf, sowie den Betrieb von elf Altenpflegeheimen. Im DRK-Zentrum in Sindelfingen wird die Arbeit der ehrenamtlichen und rund hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter koordiniert und unterstützt. Anforderungen des Kunden Die Funktionsträger in den Gremien, Gemeinschaften und Arbeitsgruppen sowie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im DRK-Kreisverband Böblingen e. V. müssen zeitnah und umfassend über anstehende Aufgaben informiert werden und auf das hierfür notwendige Wissen schnell und unkompliziert zugreifen können. Mitteilungen und Vorgaben der übergeordneten Verbandsstufen sind rasch in den Kreisverband zu kommunizieren. In der Vergangenheit liefen Informationen im Verband bei unterschiedlichen Stellen zum Teil elektronisch, zum Teil in Papierform ein. Die Weitergabe und der Zugang zu diesen Vorgängen waren bislang aufwendig. Darstellung der Lösung Um die genannten Anforderungen zu erfüllen, schlugen die Teilnehmer der Klausurtagung die Einführung einer Cloud-Lösung vor und entschieden sich für die Produkte der Firma Fabasoft. Im November 2012 wurde Folio Cloud innerhalb des Verbandes getestet. Im Dezember 2012 beschloss das Präsidium des DRK-Kreisverbandes Böblingen e.v. die Einführung von Folio Cloud für die ehren- und hauptamtlichen Funktionsträger. Im Februar 2013 wurden die Vorsitzenden der 25 DRK-Ortsvereine über die Einführung von Folio Cloud informiert und diese stimmten der Umsetzung zu. Alle Mitglieder des Präsidiums sowie die hauptamtlichen Führungskräfte wurden mit ipads der vierten Generation ausgestattet. Zur ersten papierlosen Sitzung des Präsidiums wurde über die Cloud eingeladen. Alle erforderlichen Sitzungsunterlagen befinden sich jetzt in einem entsprechenden Teamroom.

3 Projekt Highlights Die Gremienarbeit: Die Mitglieder der jeweiligen Organe des DRK-Kreisverbandes wurden mit ipads ausgestattet. Für jedes Gremium wurde ein entsprechender Teamroom eingerichtet, in dem die Einladungen sowie die Beschlussvorlagen und sonstige Informationen hinterlegt sind, so dass eine koordinierte und nachvollziehbare Bearbeitung und kurzfristige Änderungen der Vorlagen erfolgen können. Die Cloud an der Einsatzstelle: Die Kombination von ipad und Cloud ermöglicht es, den ehren- und hauptamtlichen Führungskräften der Einsatzformationen des DRK-Kreisverbandes Böblingen mobil an der Einsatzstelle schnell auf notwendige Informationen wie Alarm- und Ausrückordnungen, Ansprechpartner oder auch auf Notfallpläne zuzugreifen. Das Ressourcenmanagement: Die Buchung von Besprechungsräumen, Lehrsälen oder Dienstfahrzeugen erfolgt über die Cloud. Schnell und einfach können freie Raumkapazitäten abgefragt und gebucht werden. Die Zusammenarbeit mit den Ortsvereinen: Ein Teamroom für jeden Ortsverein stellt den schnellen und sicheren Informationsaustausch zwischen Kreisverband und den Ortsvereinen sicher. Das Nachschlagewerk: Satzungen, Ordnungen und Richtlinien gehören ebenso zur täglichen Rotkreuzarbeit wie entsprechende Rundschreiben und Fachinformationen der übergeordneten Verbände. Im Teamroom Bibliothek stehen alle erforderlichen Daten zur Verfügung. Für die benutzerfreundliche Volltext-Suche in Inhalten und Fachdaten steht Mindbreeze als fixer Bestandteil von Folio Cloud zur Verfügung. Der Terminkalender: Die Abstimmung von Terminen sowie die Information über stattfindende Veranstaltungen konnte über den Terminkalender realisiert werden. Mühsames Abfragen von möglichen Terminen, auch mit externen Teilnehmern entfällt. Zitate des Kunden zum Projekt Mit der Verwendung von Folio Cloud leisten wir einen wesentlichen Beitrag zum nachhaltigen Wirtschaften in unserem DRK-Kreisverband und einen optimalen ressourcensparenden Informationsaustausch. Bisher haben wir allein nur für Einladungen und Vorlagen zu den Sitzungen der Gremien im Jahr rund Blätter Papier verbraucht, dazu kamen noch die Portokosten und ein erheblicher Zeitaufwand für Kopieren und Versand. Jetzt erreichen die Einladungen und Unterlagen via Teamroom alle Beteiligten. Die Vorteile sind enorm: Papier wird gespart, alle Beteiligten haben immer, an jedem Ort und jederzeit Zugriff auf die aktuellen Unterlagen. Auch für die Ortsvereine des Roten Kreuzes sind alle wichtigen Informationen sofort verfügbar. Michael Steindorfner, Präsident, DRK-Kreisverband Böblingen e.v.

4 Methodik Die vorliegende Fallstudie basiert auf Informationen, die von Fabasoft zur Verfügung gestellt wurden. Für diese Angaben übernimmt IDC keine Gewähr. Copyright Hinweis Die externe Veröffentlichung von IDC Information und Daten dies umfasst alle IDC Daten und Aussagen, die für Werbezwecke, Presseerklärungen oder anderweitige Publikation verwendet werden, setzt eine schriftliche Genehmigung des zuständigen IDC Vice Presidents oder des jeweiligen Country-Managers bzw. Geschäftsführers voraus. Ein Entwurf des zu veröffentlichenden Textes muss der Anfrage beigelegt werden. IDC behält sich das Recht vor, eine externe Veröffentlichung der Daten abzulehnen. Für weitere Informationen bezüglich dieser Veröffentlichung kontaktieren Sie bitte: Katja Schmalen, Marketing Manager, +49 (0)69/ oder Urheberrecht: IDC, Die Vervielfältigung dieses Dokuments ist ohne schriftliche Erlaubnis strengstens untersagt.

5 IDC Central Europe GmbH Hanauer Landstr Frankfurt Germany T: F: E:

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