Handbuch ESS-SAP Reisemanagement an der TU Wien

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1 Handbuch ESS-SAP Reisemanagement an der TU Wien

2 Inhalt 1. SAP-ESS Employee Self Service in SAP an der TU-Wien Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien Prozessdarstellung: Dienstreisen an der TU Wien Vertretungsregelung im Fall von Abwesenheit des Genehmigers American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen Kongresse, Tagungen und Seminare Repräsentationsessen während Dienstreisen ÖBB Business-Ticket Refundierung einer ÖBB Vorteilscard Impfungen bei Dienstreisen Überblick Ansprechpersonen Navigation im Reisekostenmanager Anlegen eines Reiseantrages Anlegen eines Reiseantrags mit Pauschalen Anlegen eines Reiseantrags Änderung der Kostenzuordnung Anlegen eines Reiseantrags Pflege der persönlichen Werteliste Anlegen eines Reiseantrags Gruppenreise Anlegen eines Reiseantrags Das fertige PDF-Dokument Reiseabrechnung anlegen Reiseabrechnung mit Pauschalen Reiseabrechnung von Kilometergeldern Reiseabrechnung Steuer bei EU Projekten Reiseabrechnung Grenzübertritte erfassen Reiseabrechnung Abfahrts- und Ankunftszeit Genehmigung des Reiseantrags Genehmigung der Reiseabrechnung Genehmiger Vertretung einstellen und verwalten Anzeige gescannter Belege Sekretariatsuser Anträge und Abrechnungen für andere anlegen Personalnummer entsperren Sprache einstellen/umstellen Anträge & Abrechnung (FWF, OENB, etc.) Freistellungen

3 1. SAP-ESS Employee Self Service in SAP an der TU-Wien Der Einstieg ins Portal erfolgt über folgenden Web-Link: Benutzerkennung: setzt sich zusammen aus Vorname.Nachname+Institutsnummer Beispiel: Vorname: Max Nachname: Mustermann Institut: e007 max.mustermann+e007 Dieser Benutzername stellt gleichzeitig auch die Adresse eines Mitarbeiters dar. In unserem Beispiel: Alle Bestätigungen über beantragte Reisen, Reiseabrechnungen und damit zusammenhängende Workflowschritte (Genehmigung und Ablehnung) werden an diese Adresse geschickt. Ihre ESS-Zugangsdaten können Sie vom SAP Competence Center (CCC) der TU Wien per erhalten.

4 Berechtigungen Im SAP-ESS gibt es folgende Berechtigungsrollen: Institutsuser Alle Mitarbeiter an der TU-Wien mit einem aufrechten Dienstverhältnis, diese können selbständig ihre Reisen beantragen und abrechnen Sekretariatsuser Mitarbeiter an der TU-Wien, die für ihre Kollegen am Institut bzw. in der Organisationseinheit Reisen beantragen und abrechnen können Genehmiger Leiter eines Instituts oder einer Organisationseinheit und/oder Projektverantwortliche. Es können zwei Formen des Genehmigers unterschieden werden: Budgetverantwortliche: Jede Kostenstelle und jedem Innenauftrag ist ein Budgetverantwortlicher zugeordnet, dieser erteilt die budgetrechtliche Freigabe eines Reiseantrags oder einer Reiseabrechnung. Dienstvorgesetzte: Der Dienstvorgesetzte erteilt die dienstrechtliche Freigabe eines Reiseantrags, sprich die Abwesenheit des Mitarbeiters wird genehmigt. Hinweis: Bis auf Widerruf sollte für den Einstieg ins ESS-Portal nur der Microsoft Internet Explorer verwendet werden. Außerdem muss die ESS-Portalseite als vertrauenswürdige Seite gespeichert werden. An der Behebung des Anzeigefehlers beim Aufruf des Firefox Explorers wird noch gearbeitet.

5 2. Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien Für jene MitarbeiterInnen, die unter den Kollektivvertrag fallen trat mit eine entsprechende Betriebsvereinbarung in Kraft. Sie finden die aktuellste Fassung Betriebsvereinbarung online unter: e.pdf Für alle Beamten und Vertragsbediensteten behalten die entsprechenden Bestimmungen der RGV weiterhin ihre Gültigkeit, ergänzend dazu finden Sie die Reiserichtlinie über die Abwicklung der Dienstreisen in der aktuellsten Fassung auf der Homepage der Quästur unter: Die wichtigsten Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien sind: Die Entscheidungsmacht über Mittel ruht bei den Organisationseinheiten (somit auch die Verantwortung). Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit stehen im Vordergrund. Die RGV und die Betriebsvereinbarung geben den Rahmen vor, die Entscheidung über die Mittel liegt darüber hinaus beim Budgetverantwortlichen. Bei Bedarf wird dem Reisenden eine Kreditkarte unentgeltlich zur Verfügung gestellt (Abrechnung über das Privatkonto). Die Abrechnung der Verpflegungsaufwendungen ist nur nach Pauschalen möglich. Die Abrechnung der Nächtigungsaufwendungen nach Belegen oder Pauschalen möglich. Die Zwischenabrechnung von Belegen ist jederzeit möglich. Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt ausschließlich nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).

6 3. Prozessdarstellung: Dienstreisen an der TU Wien t

7 4. Vertretungsregelung im Fall von Abwesenheit des Genehmigers Möglichkeit für die Verantwortlichen die Vertretung im System selbst zu bestimmen Berechtigte Vertreter des Dienstvorgesetzten/Budgetverantwortlichen im Globalbudget ergeben sich aus der Meldung über die Zeichnungsberechtigung gem. 28 UG 2002 Berechtigter Vertreter der Budgetverantwortlichen im 27 ist der jeweilige Institutsvorstand. Hilfe durch das CCC bei unvorhergesehenem Ausfall => Änderung auf Vertreter nach Zusendung einer Aktuell wird die Eingabe der Vertretung überarbeitet.

8 5. American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen Die Abrechnung erfolgt über das inländische Girokonto der MitarbeiterInnen Der Vertrag orientiert sich stark am Rahmenvertrag des Bundes Es fällt keinerlei Jahresgebühr an Es gibt keinen Mindestumsatz Die elektronische Spesenabrechnung und elektronische Berichte sind kostenlos Für die Versicherungsleistungen fallen keinerlei Extrakosten an Die Verrechnung erfolgt in Euro Die Karte hat ein Limit von 3.000,- je Abrechnungsperiode, dieses kann auf 6.000,- oder 9.000,- erhöht werden Auf der Quästurhomepage finden Sie ein Informationsblatt zur American Express Kreditkarte (Link). Kosten können in folgenden Fällen entstehen Eine maximale Haftung von 25,- bei Verlust/Diebstahl der Kreditkarte, wenn dies nicht sofort gemeldet wird Bei verspäteter Zahlung fallen Verzugszinsen an Für Zahlungen in fremder Währung (= alle außer Euro) fallen Gebühren in Höhe von 2% der Transaktionssumme an Vorteile für die MitarbeiterInnen MitarbeiterInnen in bestimmten Anstellungsverhältnissen erhalten (auf Wunsch!) eine eigene, kostenlose Kreditkarte, die auch privat verwendet werden kann Die Abrechnung erfolgt mittels Lastschriftverfahren bis zu 58 Tagen nach dem Datum der Belastung Die Ersatzkartenausstellung erfolgt binnen 24 Stunden und kostenlos Kostenlose Reiseversicherung bei Bezahlung einer Reise mit der American Express Kreditkarte Hinweis: Die Institutskreditkarte kann für Reisen leider nicht mehr verwendet werden, jedoch weiterhin für Sachmittel und Bücher.

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10 6. Kongresse, Tagungen und Seminare Wenn bei Kongressen, Tagungen oder Seminaren nur die Gebühr und eventuell Kosten für Druckwerke anfallen, dann kann diese auch weiterhin über die Materialwirtschaft bestellt und die Rechnung auch darüber bezahlt werden (Warengruppe 525, Aus- und Fortbildung) Sollte aber in der Kongress-, Tagungs- oder Seminargebühr das Hotel, oder eventuell Verpflegung enthalten sein, dann wird diese gemeinsam mit der Reise beantragt, und auch die Abrechnung erfolgt mit dem ESS-SAP Reisemanagement. Dies ist leider notwendig, da das Einkommensteuergesetz und die Reisegebührenvorschrift komplexe Regelungen zur Behandlung von bezahlter Verpflegung vorsehen.

11 7. Repräsentationsessen während Dienstreisen Die Verrechnung von Repräsentationsessen (Einladung TU-fremder Personen zu Zwecken der Repräsentation) während Dienstreisen erfolgt direkt in SAP MM über die Warengruppe 531 (Achtung: Hier ist nur die Verwendung von Drittmitteln vorgesehen, außer es handelt sich um Einladungen durch das Rektorat oder die Dekane). Repräsentationsessen können nicht über das ESS als Verpflegungskosten abgerechnet und refundiert werden.

12 8. ÖBB Business-Ticket Sie können mittels einer an das Reisemanagement für Ihre Dienstreise ein ÖBB Business-Ticket anfordern. Im Reisemanagement wird das Ticket anschließend über das Internet bestellt, und per als ein auf Ihren Namen lautender Fahrausweis übermittelt. Bitte geben Sie bei der Bestellung das Reisedatum, den Ort, die Klasse, den Budgettopf und die Reisenummer des dazugehörigen Dienstreiseantrages an. Neben Inlandsbahnreisen können unter Anderem folgende Auslandsdestinationen als Business-Ticket gebucht werden: Wien West Frankfurt via Salzburg Wien West Budapest via Hegyes Wien West München via Salzburg Wien West Zürich via Buchs Wien West Nürnberg Hbf via Passau Das ÖBB Businessticket kann nur für Bahnreisen innerhalb Österreichs, oder Bahnreisen von/nach Österreich ausgestellt werden. Bahnreisen innerhalb anderer Länder fallen nicht in den durch die ÖBB angebotenen Leistungsumfang. Wichtige Hinweise: Fordern Sie bitte Businesstickets immer mindestens 2 bis 3 Tage vor dem Reiseantritt an, da andernfalls keine rechtzeitige Zustellung garantiert werden kann. Die Ausstellung eines ÖBB Businesstickets kann nur erfolgen, wenn bereits ein genehmigter Reiseantrag vorliegt, und der/die Reisende ein/e Mitarbeiter/in der TU Wien ist. ÖBB Businesstickets können nicht für Reisen aus FWF-Mitteln verwendet werden. Die über Internet bezogenen Fahrausweise ("business-tickets") gelten nur in Verbindung mit einem amtlichen Lichtbildausweis! Business-Tickets sind nicht stornierbar, daher können die Kosten bei nicht Verwendung des Tickets auch nicht refundiert werden!

13 9. Refundierung einer ÖBB Vorteilscard Für MitarbeiterInnen die viel mit der Bahn reisen gibt es auch die Möglichkeit sich die Kosten der ÖBB Vorteilcard refundieren zu lassen. Der Budgetverantwortliche entscheidet eigenverantwortlich über die Höhe der Refundierung, und ob die Kosten überhaupt refundiert werden. Das Formular zur Refundierung finden Sie auf der Homepage der Quästur zum Download. Die Refundierung der ÖBB-Vorteilscard erfolgt nicht über das ESS, sondern über SAP- MM, Warengruppe 553 (ÖBB-Vorteilskarte).

14 10. Impfungen bei Dienstreisen Im Rahmen Ihrer Dienstreisevorbereitungen sollten Sie auch an Impfungen und Krankheitsvorbereitungen denken. Die generell empfohlenen Reiseimpfungen sind Hepatitis A + B und Typhus, da die Empfehlungen z.b. je nach Reiseziel, Reisedauer und Reiseart variieren können, sollten Sie sich dringend beim Arbeitsmedizinischen Dienst zur individuellen Beratung melden. Hierbei können auch Fragen zu weiteren Impfungen, Malariaprophylaxe oder Reiseapotheke geklärt werden. Ein optimaler Zeitpunkt für ein Kontaktgespräch und ein möglicher Impfprogrammbeginn ist 4-6 Wochen vor Reiseantritt. Sollten Sie sich erst später bei uns melden, so wird der Arbeitsmedizinische Dienst mit Ihnen zusammen eine noch möglichst sinnvolle Prophylaxe besprechen und durchführen, es wird allerdings ausdrücklich darauf hingewiesen, dass so meist nur ein unvollständiger Schutz erzielt werden kann. Terminvereinbarungen sind direkt beim Arbeitsmedizinischen Dienst unter der Durchwahl

15 11. Überblick Jedenfalls hat vor Antritt einer Dienstreise ein genehmigter Reiseantrag vorzuliegen. Mit dem Auftrag eine Dienstreise durchzuführen, erfasst der Mitarbeiter oder eine dafür berechtigte Sekretärin einen Reiseantrag mittels ESS im SAP-System. Dieser Reiseantrag wird an den Dienstvorgesetzten und dem Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet. Beide können den Reiseantrag auch ablehnen bzw. zur Korrektur zurücksenden. Abrechnung von Belegen (Alle Belege außer Essensbelege): Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die vollständige Reiserechnung wird an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Die Originalrechnung(en) und das ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben. Diese werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die Organisationseinheit retourniert. Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet. Abrechnung nach Pauschalen (Tages- und Nächtigungsgebühren): Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die Originalrechnung(en) und das ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben, erst dann können die notwendigen steuerlichen Eintragungen erfolgen, anschließend wird die vollständige Reiserechnung an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Alle Originalrechnungen werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die Organisationseinheit retourniert. Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet. Bitte beachten Sie: Es ist natürlich nur möglich entweder Pauschalen oder Belege für die Nächtigungskosten geltend zu machen, nicht beides.

16 Auszahlung der Reisekostenabrechnungen: Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Vertragsbedienstete und Angestellte an jedem 15. und 30. des Monats. Die Auszahlung ist nicht mehr an die Gehaltsauszahlung gebunden. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein. Für Beamte erfolgt die Auszahlung zentral über das BRZ, weswegen wir gezwungen sind eine leicht abweichende zeitliche Regelung zu wählen. Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Beamte an jedem 2. und 4. Montag des Monats. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein.

17 12. Ansprechpersonen Hinweis: Bei allen Fragen im Zusammenhang mit Dienstreisen steht Ihnen das Reisemanagement der Quästur gerne zur Verfügung (Fr. Orta, DW 41112, ; Fr. Pillwein; DW 41111, ; Fr Akdil, DW 41127, ) Alternativ können Sie natürlich auch Anfragen an unser Ticketsystem richten. Das SAP-CCC der TU-Wien steht Ihnen für folgende Fragen in Zusammenhang mit dem ESS zur Verfügung Probleme beim Einstieg ins Portal o falsches Kennwort, Zurücksetzen, etc. Fehlermeldungen im Portal selbst, die nicht fachspezifisch die Reiseabwicklung betreffen o Stammdaten nicht oder unzureichend/falsch gepflegt Probleme mit dem Workflow warum bekomme ich oder mein Budgetverantwortlicher oder mein Vorgesetzter keine ? mein Budgetverantwortlicher oder mein Vorgesetzter stimmen nicht SAP-CC-Hotline: DW und 42711

18 13. Navigation im Reisekostenmanager Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden Links. Klick auf Reisemanagement.

19 14. Anlegen eines Reiseantrages Wählen Sie aus Neu anlegen Reiseantrag anlegen.

20 Erfassung eines Reiseantrages durch den Mitarbeiter oder einer Sekretärin. Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Nach erfassen aller Daten das Feld Prüfen anklicken.

21 Über den Button Geschätzte Kosten erfassen gelangen Sie in ein neues Fester, in welchem Sie die geschätzten Kosten Ihrer Dienstreise detailliert anführen können. Sie können Ihre Gesamtkosten anhand der Kategorien Reisekosten, Aufenthaltskosten, Tagungs- Kongress- und Seminargebühren, Tages-, Nächtigungsgebühren und Verpflegung und Sonstige Kosten aufteilen.

22 Bei Sichern wird der Reiseantrag nur abgespeichert. Nachdem Sichern angeklickt wurde kann das Antragsformular als PDF mittels Antragsformular anzeigen betrachtet werden.

23 Bei Sichern und Genehmigung senden erscheint ein gelbes Feld mit der gleichen Bezeichnung, erst bei anklicken dieses Feldes wird der Antrag an den Budgetverantwortlichen und den Dienstvorgesetzten weitergeleitet.

24 Nach der Sicherung erhalten Sie Ihre Reisenummer, außerdem teilt Ihnen ESS-SAP mit, dass der Antrag zur Genehmigung gesendet wurde. Das Antragsformular kann mittels Antragsformular anzeigen als PDF betrachtet werden

25 In übersichtlicher Form finden Sie hier alle notwendigen Details, Ihr Dienstvorgesetzter/Budgetverantwortlicher kann sich dieses PDF-Dokument ebenfalls anzeigen lassen.

26 In Ihrer Reiseantragsübersicht sehen Sie den erfolgreich erfassten Antrag. Die Spalte Genehmigerstatus zeigt an, dass der Antrag erfasst wurde. Sobald alle Genehmigungschritte erfolgt sind, änder sich der Status auf Antrag genehmigt.

27 Der Reisende und der Genehmigende erhalten nun folgende s: Budgetverantwortlicher: Genehmigung als Budgetverantwortlicher Sehr geehrte Kollegin, lieber Kollege, [Name des/der Budgetverantwortlichen] Bitte prüfen und genehmigen Sie den Reiseantrag von [Name des/der Reisenden] vom: bis Ort: Linz Land: Österreich Grund: Weiterbildung Geschätzte Kosten für die TU: 290,00 Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden Link: vielen Dank! Dienstvorgesetzter: Genehmigung als Dienstvorgesetzter Sehr geehrte Kollegin, lieber Kollege, [Name des/der Dienstvorgesetzten] Bitte prüfen und genehmigen Sie den Reiseantrag von [Name des/der Reisenden] vom: bis Ort: Linz Land: Österreich

28 Grund: Weiterbildung Geschätzte Kosten für die TU: 290,00 Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden Link: vielen Dank! Wenn der Reiseantrag genehmigt wurde, erhält der Reisende ein , dass die Genehmigung erfolgt ist. Sehr geehrte Kollegin, Sehr geehrter Kollege [Name des/der Reisenden], Ihr Antrag zur Reise vom: bis Ort: Linz Grund: Weiterbildung Land: Österreich wurde genehmigt. Gute Reise!

29 14.1. Anlegen eines Reiseantrags mit Pauschalen Bereits beim Reiseantrag können Sie unter Beantragte Pauschalen eine Abrechnung nach Pauschalen vorauswählen.

30 Bedenken Sie bitte, dass Sie im Fall der Auswahl PKW Mitfahrer bei der Reisekostenabrechnung nur die Felder für die Fahrstrecke angezeigt bekommen (der Zuschlag von 0,05 je Kilometer pro MitfahrerIn steht dem/der VerrechnerIn des Kilometergeldes zu).

31 14.2. Anlegen eines Reiseantrags Änderung der Kostenzuordnung Mit einem Klick auf Kostenzuordnung ändern gelangen Sie in ein weiteres Fenster, in welchem Sie einen Reiseantrag auch anderen/mehreren Kostenstellen oder Innenaufträgen zuordnen können.

32 Um eine weitere Kostenstelle/Innenauftrag einzugeben muss zunächst die Prozentangabe bei der ersten Kostenstelle entsprechend der gewünschten Aufteilung der Kosten angepasst werden.

33 Nach einstellen der Kostenzuordnung für die erste Kostenstelle klicken Sie auf Neuer Eintrag.

34 Nun erscheint ein neuer Eintrag in der Tabelle. In der Spalte Kontierungsobjekt kann nun zwischen Kostenstelle und Innenauftrag gewählt werden.

35 Wählen Sie für unser Beispiel Innenauftrag aus, nun können Sie im Feld Auftrag die jeweilige Innenauftragsnummer eingeben, oder aus einer Liste auswählen.

36 Mit einem Klick auf den Button Annehmen wählen Sie den Innenauftrag aus.

37 Nun haben Sie die Kosten der Reise jeweils zu 50% der Kostenstelle Quästur und dem Innenauftrag LIVINGALL zugeordnet. Mit einem Klick auf Annehmen bestätigen Sie, das Programm kehrt anschließend zum Reiseantrag zurück.

38 14.3. Anlegen eines Reiseantrags Pflege der persönlichen Werteliste Sie haben die Möglichkeit im ESS Portal für die Eingabe von Kostenstellen und Innenaufträgen persönliche Wertelisten zu pflegen. Diese Listen ermöglichen einen schnellen Zugriff auf die von Ihnen regelmäßig verwendeten Werte. Wir betrachten zunächst die Pflege Ihrer Kostenstellen. Neben dem Eingabefeld für die Kostenstelle befindet sich das Symbol für die Wertesuche. Klicken Sie auf das Symbol.

39 Nun öffnet sich die Suche für Kostenstellen. In diesem Beispiel wollen wir alle Kostenstellen beginnend mit 527 suchen. Bitte wählen Sie den Reiter Allgemeine Werteliste auswählen, im Feld Kostenstelle den Suchbegriff 527* eingeben und auf Suche starten klicken.

40 Sie können nun die angezeigten Treffer mit einem Klick auf die linke blaue Box markieren und mit der Schaltfläch Zu persönliche Werteliste hinzufügen in Ihre persönliche Werteliste speichern.

41 Die Übernahme der Werte war erfolgreich, klicken Sie auf OK.

42 Von nun an wird Ihnen beim Aufruf der Wertesuche automatisch die persönliche Werteliste angezeigt. Bei Bedarf können Sie über weitere Werte die allgemeine Suche erneut starten

43 Die Pflege Ihrer Innenaufträge ist der Pflege der Kostenstellen sehr ähnlich. Wählen Sie als Kontierungsobjekt Innenauftrag und klicken Sie auf das kleine Symbol rechts neben dem Eingabefeld Auftrag.

44 Mit einem Klick auf persönliche Werteliste organisieren gelangen Sie zum Reiter Allgemeine Werteliste. Klicken Sie auf den kleinen gelben Pfeil rechts neben dem Eingabefeld Auftrag.

45 In der nun erscheinenden Tabelle können Sie die Suchparameter der Innenaufträge eingeben. Innenaufträge mit den Beginnbezeichnungen J, G, F, B, P, EXK, GEV, SAM, GSV, KTG, KTS, BER, und EUM sind jene, die für Reisekosten potentiell in Frage kommen. Tragen Sie gleich nach der Beginnbezeichnung Ihre Institutsnummer gefolgt von einem * ein, um die Ihrem Institut zugeordneten Innenaufträge abzurufen. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie Ihre Eingabe. Die übrigen Eingaben funktionieren so wie in der Dokumentation für die Kostenstellen beschrieben.

46 14.4. Anlegen eines Reiseantrags Gruppenreise Wenn Sie für andere Mitreisende Reisekosten vorfinanzieren (z.b. gemeinsame Buchung und Bezahlung mehrerer Hotelzimmer) setzen Sie bitte in der checkbox Gruppenreise ein Häkchen, Sie erleichtern damit dem Budgetverantwortlichen die Kostenübersicht sowie die spätere Reiseauswertung.

47 14.5. Anlegen eines Reiseantrags Das fertige PDF-Dokument Nach erfolgreicher Anlage des Reiseantrags können Sie mit einem Klick auf Antragsformular anzeigen Ihren Reiseantrag als PDF-Dokument anzeigen.

48 In übersichtlicher Form finden Sie hier alle notwendigen Details, Ihr Dienstvorgesetzter/Budgetverantwortlicher kann sich dieses PDF-Dokument ebenfalls anzeigen lassen.

49 15. Reiseabrechnung anlegen Anklicken von meine Reisen und Spesen.

50 Wählen Sie den Reiter Meine Reiseanträge, und wählen Sie die gewünschte Reise aus der Liste aus. Klicken Sie nun auf Anlegen in der Spalte Spesenabrechnung.

51 Als nächster Schritt erfolgt die Schemaselektion, zur Auswahl stehen Ihnen Inlandsreise, Auslandsreise und Transporte privat PKW Wien. Da Sie in diesem Beispiel nach Linz reisen wählen wir Inlandsreise, und klicken auf Starten.

52 Sie sehen nun ein Formular sehr ähnlich dem des Reiseantrags. Das System hat automatisch alle notwendigen Daten des Antrags eingetragen, das Vornehmen von Änderungen ist allerdings möglich. Zunächst müssen Sie Beginndatum und Endedatum der Reise eintragen, anschließend klicken Sie auf Ändern rechts neben der Adresszeile.

53 Ein weiteres Fenster öffnet sich. Hier wählen Sie den Ortsteil aus einer im System hinterlegten Liste aus (Klick auf das kleine weiße Kästchen rechts neben dem Eingabefeld).

54 ESS schlägt Ihnen nun alle zur eingegeben Stadt passenden Ortsteile vor, wählen Sie den gewünschten aus und klicken auf OK. Sie sehen, dass in unserem Beispiel auch der Ort Himmelberg in Kärnten aufscheint, da dort offenbar ein Ortsteil namens Linz existiert. Das System sucht unseren Begriff Linz also nicht nur in den gespeicherten Orten, da es bei kleineren Gemeinden leicht zu Verwechslungen zwischen dem tatsächlichen Ortsnamen und Ortsteilen kommen kann.

55 Bei der Eingabe der Gemeindekennziffer ist es ebenfalls möglich, nur Teile der gesuchten Ortsbezeichnung anzugeben, und mittels setzen eine * den Rest des Begriffes offen zu lassen. In unserem kleinen Exkurs sehen Sie, dass wir nach Großruß* suchen, das System wird uns also beim Klick auf das kleine weiße Kästchen im Eingabefeld Ortsteil alle Orte und Ortsteile Österreichs anführen, die mit Großruß beginnen.

56 Wie Sie sehen können findet das System den Ort Großrußbach in Niederösterreich, und listet uns alle seine Ortsteile übersichtlich auf.

57 Nach erfolgreicher Eingabe der Gemeindekennziffer fahren wir fort, klicken Sie nun bitte auf Belege erfassen.

58 Klicken Sie auf neuer Eintrag, um einen neuen Beleg anzulegen. In der Spalte Spesenart wählen Sie nun aus einer Liste die passende Spesenart aus.

59 Je nach Spesenart gibt es unterschiedliche Eingabemöglichkeiten, wobei nur in die weiß hinterlegten Felder Daten eingegeben werden können. Für dieses Beispiel tragen Sie 199,00 Euro als Betrag ein, und erfassen den Beleg mit einem Klick auf Annehmen.

60 Die folgende Tabelle soll Ihnen eine kleine Übersicht bieten, wann welche Spesenart ausgewählt werden sollte: Spesenart Bahn 1. Klasse H+R Bahn 1. Klasse einfach Bahn 1. Klasse lt. Beleg Bahn 2. Klasse H+R Bahn 2. Klasse einfach Bahn 2. Klasse lt. Beleg Bahn bezahlt /Busin. Ticket Benzin Bus Flug Gepäck Hotel Impfkosten Kommunikationskosten Kosten für Reisedokumente Schiff Anzuwenden bei Bahnreisen 1. Klasse, hin und retour. Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl angegeben. Bahnreisen 1. Klasse, nur eine Richtung Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl angegeben. Bahnticket 1. Klasse, Betrag laut Beleg Bahnreisen 2. Klasse, hin und retour. Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl angegeben. Bahnreisen 2. Klasse, nur eine Richtung Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl angegeben. Bahnticket 2. Klasse, Betrag laut Beleg Erfassung von bereits durch die TU Wien bezahlten Businesstickets. Kosten für Benzin Kosten für ein Busticket Kosten für den Flug Separate Kosten für die Unterbringung oder den Transport des Gepäcks Kosten eines Hotelzimmers Kosten für eine privat finanzierte Reiseimpfung Separat abgerechnete Kosten für Telefon, Internet, etc. Kosten für die Ausstellung notwendiger Reisedokumente (z.b. Visa) Kosten für ein Schiffsticket

61 Schlafwagen Seminar/ Tag. / Kongresse Sonstiges Sonstiges pflichtig Taxi/Mietwagen Wochen-,Monatskarte Öffentliche Verkehrsmittel Separat abgerechnete Kosten für einen Schlafwagenplatz Kosten für Seminar-, Tagungs- und Kongressgebühren Übrige Belege, die sich nicht sinnvoll einer anderen Spesenart zuordnen lassen Sonstige steuerpflichtige Kosten (z.b. verrechnete Parkgebühren bei gleichzeitiger Inanspruchnahme von Kilometergeld Kosten für Taxibeförderungen oder das Mieten eines PKW Kosten für Wochen- und Monatskarten öffentlicher Verkehrsmittel Kosten öffentlicher Verkehrsmittel (z.b. Einzelfahrschein

62 Nach demselben Schema erfassen Sie in diesem Beispiel noch einen Bahn- und einen Hotelbeleg, anschließend klicken Sie auf Prüfen um die Belegerfassung abzuschließen.

63 Sichern und zur Genehmigung senden anklicken.

64 Ihre Spesenabrechnung wurde gesichert und zur Genehmigung gesendet. Ihr im System hinterlegter Budgetverantwortlicher und Sie erhalten folgende Genehmigung als Budgetverantwortlicher Sehr geehrte Kollegin, lieber Kollege, [Name des/der Budgetverantwortlichen] Bitte prüfen und genehmigen Sie die Reiseabrechnung von [Name des/der Reisenden] vom: bis Ort: Graz Land: Österreich Grund: Weiterbildung: Steuerreform 2009 Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden Link: vielen Dank!

65 Mit Klick auf Spesenformular anzeigen rufen Sie ein PDF-Dokument zur Spesenabrechnung auf. Dieses Formular weist übersichtlich alle Informationen der Spesenabrechnung auf, und kann auch von Ihrem Budgetverantwortlichen aufgerufen werden.

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67 Drucken Sie das Formular aus und Heften Sie die Original-Rechnung(en) an das PDF-Formular und bringen oder schicken es an die Quästur/Reisemanagement. Die Original-Rechnung(en) werden gescannt und dann an die Org. Einheit zur Ablage retourniert. Wenn Sie zu einer Spesenart zusätzliche Kommentare hinzugefügt haben, werden diese rechts neben der jeweiligen Spesenart am PDF-Formular ausgewiesen.

68 Der Bearbeitungsstatus Ihrer Reiseabrechnung wird vom System entsprechend angepasst. In unserem Beispiel sehen wir, dass die Reise bereits erfolgt ist, und wir eine Reiseabrechnung zur Freigabe an den Budgetverantwortlichen weitergeleitet haben.

69 Wenn der Budgetvorgesetzte die Abrechnung genehmigt hat, werden Sie darüber auch per informiert: Sehr geehrte Kollegin, Sehr geehrter Kollege [Name des/der Reisenden], die Reisekostenabrechnung zur Reise vom: bis Ort: Graz Land: Österreich Grund: Weiterbildung: Steuerreform 2009 wurde genehmigt.

70 Bedenken Sie bitte, dass Abrechnungen für Reisen die länger als 6 Monate zurückliegen in ESS weder erfasst noch geändert werden können. Gemäß 64 Abs. 1 des Kollektivvertrags bzw. 63 Abs. 2 der RGV ist die Technische Universität Wien nicht verpflichtet Reisekosten zu erstatten, wenn diese nicht innerhalb von 4 (KollV) bzw. 6 (RGV) Monaten nach Beendigung der Dienstreise erfasst wurden. In Ausnahmefällen sind jedoch auch spätere Kulanzlösungen möglich, wenden Sie sich hierfür bitte an das Reisemanagement.

71 15.1. Reiseabrechnung mit Pauschalen Wenn Sie eine Abrechnung nach Pauschalen möchten, markieren Sie mit einem Klick Tages- und/oder Nächtigungsgelder. Nun erscheinen die Buttons Abzüge für Verpflegung erfassen und Abzüge für Unterkunft erfassen, durch einen Klick auf diese gelangen Sie in ein neues Fenster.

72 Hier können Sie für jeden Tag separat Abzüge erfassen, mit einem Klick auf Annehmen kehren Sie wieder in das vorherige Fenster zurück.

73 15.2. Reiseabrechnung von Kilometergeldern Zur Erfassung der Eingaben für die Abrechnung von Kilometergeldern klicken Sie bitte auf den Button Fahrtstreckendetails eingeben im Bereich Fahrtstrecke.

74 Im nun erscheinenden Fenster können Sie die gefahrenen Kilometer, die Anzahl der Mitfahrer, sowie weitere ergänzende Informationen eingeben. Mit einem Klick auf Annehmen bestätigen Sie Ihre Eingabe.

75 Der/die PKW-MitfahrerIn kann entsprechend kein Kilometergeld in der Reisekostenabrechnung geltend machen.

76 15.3. Reiseabrechnung Steuer bei EU Projekten Bei EU Projekten besteht oft die Anforderung, bei den verrechneten Belegen die Umsatzsteuer separat anzugeben. Hierzu wählen Sie aus der Liste bei Steuerkennzeichen einfach den verrechneten Steuersatz aus.

77 Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, wann Sie welchen Steuersatz verwenden, bzw. welche Sie keinesfalls verwenden sollten: St Bezeichnung Verwendung ESS V0 Vorsteuer 0% verwenden, wenn kein Steuerausweis erforderlich ist V1 Vorsteuer 10% Nie im SAP ESS zu verwenden V2 Vorsteuer 20% Nie im SAP ESS zu verwenden V3 Vorsteuer nicht abzugsfähig 0% Nie im SAP ESS zu verwenden V4 Vorsteuer nicht abzugsfähig 10% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Inlandsbeleg) V5 Vorsteuer nicht abzugsfähig 20% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Inlandsbeleg) ZA Landesübliche Steuern 5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZB Landesübliche Steuern 6% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZC Landesübliche Steuern 7% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZD Landesübliche Steuern 8% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZE Landesübliche Steuern 9% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZF Landesübliche Steuern 10% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZG Landesübliche Steuern 11% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZH Landesübliche Steuern 12% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZI Landesübliche Steuern 13% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZJ Landesübliche Steuern 14% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZK Landesübliche Steuern 15% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZL Landesübliche Steuern 16% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZM Landesübliche Steuern 17% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZN Landesübliche Steuern 18% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZO Landesübliche Steuern 19% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZP Landesübliche Steuern 20% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZQ Landesübliche Steuern 2,4% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZR Landesübliche Steuern 3,6% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZS Landesübliche Steuern 5,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZT Landesübliche Steuern 8,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg) ZU Landesübliche Steuern 13,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen (Auslandsbeleg)

78 15.4. Reiseabrechnung Grenzübertritte erfassen Zur korrekten Berechnung des Steuerfreibetrages ist es bei der Reisekostenabrechnung leider zwingend notwendig, alle Grenzübertritte im ESS zu erfassen. Dies schließt sowohl den Grenzübertritt von Österreich ins Ausland, als auch Grenzübertritte von einem ausländischen Land in ein weiteres mit ein. Die Grenzübertrittszeit muss sich von der Ab- und Ankunftszeit Ihrer Dienstreise unterscheiden. Je nachdem welches Land bereist wird stehen steuerfrei Pauschalbeträge in unterschiedlicher Höhe zur Verfügung, die in Stundeneinheiten je Land abzurechnen sind. Checkbox: Wann muss der Grenzübertritt erfasst werden? Aufenthalt außerhalb Österreichs während der Dienstreise Checkbox: Wie muss der Grenzübertritt erfasst werden? Reise mittels Bahn und PKW => Grenzübertrittszeit muss gemessen werden Reise mittels Flugzeug => Abflugzeit & Ankunftszeit in Österreich gelten als Grenzübertrittszeit Die Notwendigkeit Grenzübertritte zu erfassen ist in folgenden Gesetzen und Richtlinien festgelegt: 26 EStG 1988 Z 4 lit b und d in Verbindung mit LStR 2002: Die Rz 725ff erklären, dass für Zeiten im Inland und Ausland unterschiedliche Tagsätze anzuwenden sind, und die Grenzübertritte dementsprechend für eine korrekte Berechnung erfasst werden müssen. Rz 728 legt explizit fest, dass bei Flugreisen ins Ausland die Auslandsreise nach

79 den hierfür maßgeblichen Vorschriften der Reisegebührenvorschrift (Anmerkung: RGV 25d) mit dem Abflug beginnt und mit der Ankunft am inländischen Flughafen endet. Der Grenzübertritt muss also nicht extra gemessen werden, es gilt die Abflugund Ankunftszeit in Österreich. 25d RGV: Wie auch das Einkommensteuergesetz und die Lohnsteuerrichtlinie legt 25d der Reisegebührenvorschrift fest, dass für Zeiten im Inland und Ausland unterschiedliche Tagsätze anzuwenden sind, die jeweils mit dem Grenzübertritt beginnen und enden. Wird für die Dienstreisen ein Flugzeug benützt, so gilt als Grenzübertritt der Abflug vom bzw. die Ankunft am inländischen Flughafen. Welche exakte Zeit (Zeit auf der Buchung, Check-In, das tatsächliche Abheben, etc.) als Abflug- bzw. Ankunftszeit im Sinne des 26 EStG bzw. 25d RGV zur Berechnung des Grenzübertrittes gilt, ist leider weder im Einkommensteuergesetz, noch den Lohnsteuerrichtlinien oder der Reisegebührenvorschrift genauer definiert. Wir empfehlen Ihnen jene Zeit zu verwenden, die auf irgendeinem Dokument (Buchung, Ticket, Bordkarte, etc.) als Abflug- und Ankunftszeit ausgewiesen ist. Orientierungshilfe zur Grenzübertrittsbestimmung: Uns ist bewusst, dass die zeitliche Messung des Grenzübertritts, besonders seit Inkrafttreten des Schengener Abkommens mit allen unseren Nachbarstaaten, eine aufwändige und zu hinterfragende Anforderung ist. Leider konnten wir auch in Zusammenarbeit mit zwei Steuerberatungskanzleien keine Möglichkeit finden, Ihnen diese unnötige Last zu ersparen, wir haben aber die Homepage der ÖBB ( als mögliche Orientierungshilfe aufgetan.

80 Gehen Sie bitte zunächst auf und geben im erscheinenden Fenster die Abfahrts- und Ankunftsdaten Ihrer Reise ein. Mit einem Klick auf Verbindung suchen werden Ihnen die möglichen Verbindungen gezeigt.

81 Im nun erscheinenden Fenster wählen Sie bitte eine der möglichen Verbindungen aus und klicken auf Zwischenhalte einblenden.

82 Nun werden Ihnen alle Bahnhöfe/Haltestellen der Bahnverbindung inklusive der planmäßigen Abfahrtszeiten angezeigt, wodurch Sie zumindest näherungsweise bestimmen können, wann Sie vermutlich die Landesgrenze überquert haben könnten. In unserem Bespiel wäre vermutlich eine Zeit zwischen 13:10 und 13:15 plausibel.

83 Im Bereich Grenzübertritt der Eingabemaske erfassen Sie die Aus- und Einreise aus und nach Österreich. In unserem Beispiel Reisen wir mit dem Zug nach Budapest, und wollen die pauschale Tagesgebühr in Anspruch nehmen.

84 Bei Grenzübertritten innerhalb einer Dienstreise, in diesem Beispiel von Ungarn in die Slowakei, muss außerdem das weitere Reiseziel erfasst werden. Klicken Sie dazu auf Weitere Reiseziele erfassen.

85 Ergänzen Sie nun im neuen Fenster Datum und Uhrzeit der Ankunft, und klicken Sie auf Ändern um ein neues Ziel auszuwählen.

86 Füllen Sie das Land und den Ort aus, und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

87 Mit einem Klick auf Annehmen kehren Sie wieder in das erste Fenster zurück.

88 Der Grenzübertritt von Ungarn in die Slowakei wurde erfolgreich erfasst.

89

90 Hier sehen Sie beispielhaft die fertige Reisekostenabrechnung.

91 15.5. Reiseabrechnung Abfahrts- und Ankunftszeit In Anlehnung an die Reisegebührenvorschrift, beginnt und endet eine Dienstreise an der TU Wien mit dem Zeitpunkt des Verlassens oder Wiederkehrens der/an Dienststelle bzw. Wohnstätte. Für Bahnreisen gibt es folgende besondere Regelungen: Wird eine Dienstreise mit einem Massenbeförderungsmittel begonnen oder beendet und ist die Dienststelle nicht mehr als 2 Kilometer vom Abreise/Ankunftsbahnhof entfernt, so berechnet sich: Beginn der Dienstreise = Fahrplanmäßiger Abfahrtszeitpunkt des Zuges minus 45 Minuten (z.b. Abfahrt um 18:30 => Beginn der Dienstreise um 17:45) Ende der Dienstreise = Tatsächlicher Ankunftszeitpunkt des Zuges plus 30 Minuten (z.b. Ankunft um 18:30 => Ende der Dienstreise um 19:00) Wird eine Dienstreise mit einem Massenbeförderungsmittel begonnen oder beendet und ist die Dienststelle mehr als 2 Kilometer vom Abreise/Ankunftsbahnhof entfernt, so berechnet sich: Beginn der Dienstreise = Fahrplanmäßiger Abfahrtszeitpunkt des Zuges minus die erforderliche Wegzeit zum Bahnhof, minus 30 Minuten (z.b. Abfahrt um 18:30 & 30min Zeit zum Bahnhof => Beginn der Dienstreise um 17:30) Ende der Dienstreise = Tatsächlicher Ankunftszeitpunkt des Zuges plus die erforderliche Wegzeit zur Dienststelle/Wohnstätte plus 15 Minuten (z.b. Ankunft um 18:30 & 30min Zeit vom Bahnhof => Ende der Dienstreise um 19:15) Für Flugreisen gibt es folgende besondere Regelung: Für Flüge gilt, dass die Reise mit der Abreise vom Dienstort bzw. Wohnort beginnt, gleichgültig wann das Check-In oder der Abflug stattfinden. Die Dienstreise endet mit dem Eintreffen an der Dienststelle bzw. Wohnstätte.

92 16. Genehmigung des Reiseantrags Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden Links. Mausklick auf ESS Genehmiger.

93 Klicken Sie auf den Reiter Reiseantrag genehmigen.

94 Gewünschten Reiseantrag aus dem Arbeitsvorrat auswählen und anklicken.

95 Feld Reiseantrag genehmigen anklicken. Mittels Memo hinzufügen können Memos an den Reisenden verfasst werden. Diese Memos werden als Anhang an die Benachrichtigungs mit gesendet.

96 Durch Klick auf Formular Anzeigen erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung des Reiseantrages in einem eigenen PDF-Dokument.

97 Das ESS-SAP System bestätigt die erfolgreiche Genehmigung des Reiseantrages, wie Sie sehen ist er nicht mehr in Ihrem Arbeitsvorrat enthalten

98 17. Genehmigung der Reiseabrechnung Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden Links. Mausklick auf ESS Genehmiger.

99 Klicken Sie auf den Reiter Reisekosten genehmigen, und wählen Sie die gewünschte Reiseabrechnung aus dem Arbeitsvorrat aus.

100 Feld Reise genehmigen anklicken. Mittels Memo hinzufügen können Memos an den Reisenden verfasst werden. Diese Memos werden als Anhang an die Benachrichtigungs mit gesendet.

101 Durch Klick auf Formular Anzeigen erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung der Reiseabrechnung in einem eigenen PDF-Dokument.

102 Das ESS-SAP System bestätigt die erfolgreiche Genehmigung der Reiseabrechnung, wie Sie sehen ist er nicht mehr in Ihrem Arbeitsvorrat enthalten

103 Budgetverantwortliche und Dienstvorgesetzte können Ihre Vertretung selbst im ESS-SAP Reisemanagement einstellen. Hierzu wählen Sie als Berechtigungsrolle oben Genehmiger, und klicken anschließend auf das kleine Papiersymbol ganz rechts in der Mitte. 18. Genehmiger Vertretung einstellen und verwalten

104 Ein kleines Menü erscheint, in welchem Sie Vertretungsregeln verwalten auswählen und anklicken.

105 Ein neues Fenster geht auf. Hier bietet sich Ihnen in der oberen Tabelle eine Übersicht aller durch Sie festgelegten Vertreter während Ihrer Abwesenheit. In der unteren Tabelle sehen Sie, ob Sie jemand anders als seine oder ihre Vertretung bestimmt hat. Wenn Sie einen Vertreter festlegen möchten, klicken Sie auf Regel anlegen.

106 Klicken Sie nun auf Auswählen.

107 Tragen Sie im weißen Feld den Namen Ihrer Vertretung ein und klicken Sie auf Suchen.

108 Das System hat die Person gefunden, klicken Sie nun auf Übernehmen.

109 Wählen Sie für Diese Aufgaben zuordnen Alle aus, und für Der Empfänger soll Mich vertreten. Mit einem Klick auf Weiter bestätigen sie anschließend Ihre Eingabe.

110 Markieren Sie mit einem Klick auf den Kreis Ein, und geben Sie im Feld rechts daneben jenes Datum ein, ab dem Sie Ihre Aufgaben an die Vertretung weitergeben wollen. Mit Sichern fahren Sie fort.

111 Die Eingabe Ihrer Vertretung war erfolgreich, Sie können nun das kleine Fenster rechts oben mit dem X-Symbol schließen. Selbstverständlich können Sie festgelegte Vertreter auch wieder deaktivieren, hierzu klicken Sie einfach auf Ausschalten in der jeweiligen Zeile.

112 19. Anzeige gescannter Belege Sobald zu Ihrer Abrechnung gescannte Belege existieren können Sie diese mit einem Klick auf den entsprechenden Punkt in der Spalte Faxe aufrufen.

113 In dem nun erscheinenden Fenster klicken Sie bitte auf den gewünschten Scan. Je nachdem ob Zwischenabrechnungen oder nachträgliche Abrechnungen durchgeführt wurden können in dieser Liste auch mehrere Scans aufscheinen. Der Scan öffnet sich als Bild in Ihrem Browser bzw. in einem Bildbearbeitungsprogramm Ihres Betriebssystems, folgen Sie bitte den dabei angegebenen Schritten.

114 Sollte die Anzeige der Bilder nicht möglich sein könnte es an Ihren aktuellen Browsereinstellungen liegen. Um die Konfiguration entsprechend anzupassen folgen Sie bitte den folgenden Beschreibungen (Bilder vom CCC zur Verfügung gestellt): Konfiguration für den Microsoft Internet Explorer: Klick auf Extras, Internetoptionen. Reiter Sicherheit auswählen.

115 Klick auf Stufe anpassen. Button bei Automatische Eingabeaufforderung für Dateidownloads auf Aktivieren stellen. Konfiguration für den Mozilla Firefox: Klick auf Extras, Einstellungen.

116 Im Reiter Anwendungen die Aktion zu TIFF Image auf Jedes Mal nachfragen umstellen. Im Ergebnis können Sie nun beim Aufrufen der gescannten Belege entscheiden, ob Sie diese Speichern oder gleich mit einem Programm öffnen möchten.

117 20. Sekretariatsuser Anträge und Abrechnungen für andere anlegen Als Sekretariatsuser haben Sie die Möglichkeit für die MitarbeiterInnen Ihrer Organisationseinheit zentral Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen anzulegen. Klicken Sie hierzu im Reisemanagement auf den Punkt Eigene Mitarbeiter.

118 Sie erhalten nun eine Liste aller MitarbeiterInnen, für die Sie Anträge und Abrechnungen anlegen können. Die Liste ist automatisch im System hinterlegt. Klicken Sie nun auf eine der blauen Boxen links, um einen Mitarbeiter auszuwählen.

119 Der Mitarbeiter ist ausgewählt, unter der Liste erscheinen nun die Reiter Reiseanträge und Spesenabrechnungen. Mittels Klick auf Neuen Reiseantrag anlegen oder Neue Spesenabrechnung anlegen können Sie nun, wie bisher dokumentiert, für diesen Mitarbeiter Anträge oder Abrechnungen anlegen und verändern.

120 21. Personalnummer entsperren Sollte Ihr Rechner oder das ESS-SAP Reisemanagement während der Bearbeitung eines Antrages oder einer Abrechnung abstürzen, müssen Sie Ihre Personalnummer entsperren, um im System weiterarbeiten zu können. Dazu klicken Sie im Reisemanagement auf den Punkt Personalnummer entsperren.

121 Im nun erscheinenden Fenster sehen Sie Ihre Personalnummer. Mit einem Klick auf Entsperren bestätigen Sie das Entsperren Ihrer Personalnummer.

122 Das System meldet die erfolgreiche Entsperrung Ihrer Personalnummer, mit einem Klick auf Reisemanagement können Sie nun in die Übersicht zurückkehren.

123 22. Sprache einstellen/umstellen ESS-SAP bietet die Möglichkeit das komplette Portal sowohl in Deutsch als auch in Englisch abzurufen, die Sprachauswahl wird dabei automatisch durch die jeweils eingestellte Browsersprache getroffen. Wenn Sie die Sprache ändern möchten gehen Sie bitte wie folgt vor (Bilder vom CCC zur Verfügung gestellt): Konfiguration für den Microsoft Internet Explorer: Gehen Sie zunächst in Ihrem Internet Explorer auf den Menüpunkt Extras und wählen Sie dort den Punkt Internetoptionen aus. Klicken Sie nun im Reiter Allgemein auf den Button Sprachen.

124 Im nun erscheinenden Fenster können Sie die Sprache des Browsers umstellen, sollten Englisch oder Deutsch nicht verfügbar sein, fügen Sie diese über den Button Hinzufügen der Liste hinzu.

125 Konfiguration für den Mozilla Firefox: Gehen Sie zunächst in Firefox auf den Menüpunkt Extras und wählen Sie dort den Punkt Einstellungen aus. Klicken Sie nun im Reiter Inhalt unter Sprachen auf den Button Wählen. Im nun erscheinenden Fenster können Sie die Sprache des Browsers umstellen, sollten Englisch oder Deutsch nicht verfügbar sein, fügen Sie diese über den Button Hinzufügen der Liste hinzu.

126 Anträge & Abrechnung (FWF, OENB, etc.) Für 26 ad personam Projekte ist ein Reiseantrag über das ESS-SAP Reisemanagement zu erstellen und zu genehmigen. Die Abrechnung für FWF- Reisen Reisen erfolgt genauso wie bisher über Frau Schill (DW 41113). Für alle anderen 26 Projekte ist der Antrag ebenfalls in ESS-SAP zu erstellen, die Abrechnung wird selbst durchgeführt. Es ist nicht möglich für 26 ad personam Projekte Abrechnungen in ESS anzulegen (Sperre der entsprechenden Innenaufträge im System). Häufige Fragen: Was ist, wenn ich als 26 Mitarbeiter (Gehalt aus 26 Mitteln bezahlt) eine Dienstreise mache, deren Reisekosten aus dem Globalbudget bezahlt wird? In diesem Fall ist sowohl der Antrag als auch die Abrechnung über ESS-SAP durchzuführen. Kann ich Reisekosten zwischen 26 Innenaufträgen und Kostenstellen aufteilen? Nein, aufgrund der unterschiedlichen Abrechnung dürfen Reisekosten nur entweder über einen 26 Innenauftrag oder über eine Kostenstelle bzw. einen 27 Innenauftrag beantragt und abgerechnet werden. Wenn Sie zu einer Reise sowohl Kosten über einen 26 Innenauftrag als auch über eine Kostenstelle/ 27 Innenauftrag verrechnen wollen, legen Sie bitte 2 Reiseanträge mit (bis auf die Kostenstelle bzw. den Innenauftrag) identischen Daten an. Die zeitsparendste Variante hierfür ist die Nutzung der Kopierfunktion im ESS. Ich habe bereits eine 26 Abrechnung über das ESS-SAP durchgeführt, was tue ich jetzt? Das Reisemanagement kann Ihre Abrechnung stornieren, in diesem Fall kann es passieren, dass der Reiseantrag ebenfalls storniert wird. Eventuell müssen Sie also einen neuen Reiseantrag anlegen. Bitte setzen Sie sich diesbezüglich mit dem Reisemanagement in Verbindung (DW 41111, 41112, 41127), die Kolleginnen helfen Ihnen gerne weiter.

127 24. Freistellungen Freistellungen sind ausschließlich für wissenschaftliche MitarbeiterInnen möglich, und unterliegen folgendem Regelwerk: Bis 1 Monat ohne Reisekosten => nur Freistellung über Projektdatenbank Freistellungen bis zu 1 Monat sind nur zu beantragen, wenn keinerlei Reisekosten (weder Belege noch Pauschalen) rückerstattet werden sollen. Der Antrag für eine Freistellung bis zu einem Monat ist wie gehabt in der Projektdatenbank zu erfassen. Als Definition von 1 Monat gilt: Bei Deckungsgleichheit der Freistellung mit dem Kalendermonat das Kalendermonat, sonst 30 Kalendertage. Bis 1 Monat mit Reisekosten => nur Antrag über ESS Sobald bei dienstlichen Abwesenheiten bis zu 1 Monat auch Reisekosten erstattet werden sollen, ist nur ein Antrag im ESS-SAP Reisemanagement zu stellen. Eine weitere Erfassung in der Projektdatenbank ist nicht notwendig, die Genehmigung der Dienstreise in ESS gilt auch als Genehmigung für die Freistellung. Über 1 Monat => Freistellung über Personalabteilung & Antrags ESS bei Reisekosten Freistellungen von über einem Monat müssen mittels der in der Personalabteilung für das wissenschaftliche Personal aufliegenden jeweiligen Formulare beantragt werden. Die Freistellung alleine ermöglicht keinerlei Rückerstattung von Reisekosten (weder Belege noch Pauschalen). Wenn Reisekosten rückerstatt werden sollen muss neben der Freistellung auch ein Reiseantrag im ESS gestellt werden, über welchen die Reisekosten abgerechnet werden. Die Regelung der Freistellungen betreffen nur wissenschaftliche MitarbeiterInnen. Nichtwissenschaftliche MitarbeiterInnen der TU Wien müssen niemals eine Freistellung beantragen, alle Eingaben sind im ESS-SAP Reisemanagement durchzuführen.