microfin Unternehmensberatung GmbH Projekte zur Einführung von IT-Servicemanagement

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1 microfin Unternehmensberatung GmbH Projekte zur Einführung von IT-Servicemanagement TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

2 Jürgen Dierlamm Ausbildung, Berufserfahrung Jurist mit den Schwerpunkten IT-, Vertrags- und Wirtschaftsrecht, Rechtsanwalt und Diplom-Verwaltungswirt Projektleiter / Management Coach (Schwerpunkt: ITSM und Sourcing) über 15 Jahre Berufserfahrung im Consulting und als Rechtsanwalt Principal Consultant & Rechtsanwalt Zusatzqualifikationen ITIL V2 Manager (2001), V3 Expert (2008), Fachexperte TÜV-Süd Akademie seit 2003 ISO Manager / Consultant COBIT 4.1 Practitioner und PRINCE2 Foundation Projektauswahl Teilprojektleitung zur IT Service-Management-Erweiterung bei einem Unternehmen der Pharma-Branche Teilprojektleitung Vertrag / Compliance bei großen Ausschreibungsprojekten IT-Services (Full-Outsourcing dezentrale IT, SAP Bank Analyzer und Murex) bei einer deutschen Bank Aufbau Lizenzmanagement (Prozesse, Datenbestände, Arbeitsanweisung) bei einer deutschen Bank Teilprojektleiter im Rahmen IT Compliance - Prozessgestaltung und Einführung Provider Management bei einer deutschen Bank TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

3 Agenda 1. Management Summary 2. Überblick PRINCE2 3. Gemeinsamkeiten ITIL und PRIINCE2: Deliverables, Change und Risk Management 4. ITIL Projekte und PRINCE2 TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

4 Management Summary Als IT-Projektleiter stoßen Sie in Kundenprojekten auf sehr unterschiedliche Rahmenbedingungen, Projektmanagement Strukturen und Methoden. Bei der Einführung von IT Service Management nach ITIL (IT Infrastructure Library) überzeugt die PM-Methode PRINCE2 / Project Management in Controlled Environments Wo liegen die Stärken und Schwächen? Wo die Gemeinsamkeiten? Wichtig ist, dass eine PM Methode anhand eines Business Case eine klare geschäftliche Rechtfertigung liefern kann, mit einem Rollenmodell arbeitet, eindeutige Produkte als Deliverables definiert, auf Veränderungen (Changes) angemessen reagieren kann und Risiken beherrschbar macht. Dies sind sowohl einige der Stärken von PRINCE2, als auch die wichtigsten Gemeinsamkeiten zwischen ITIL und PRINCE2. PRINCE2 und ITIL basieren auf Prozessmodellen. Da PRINCE2 ursprünglich für IT Projekte entwickelt wurde, passt die Methode auch sehr gut auf die IT Organisation im Unternehmen. Diese Gemeinsamkeiten sind eine ideale Grundlage für die Zusammenarbeit der Methoden. Erfolgsentscheidend für ITIL ist eine definierte Projektabschlussphase: Findet eine strukturierte, geplante und dokumentierte Übergabe der eingeführten IT-Services mit allen Prozessen in den Betrieb statt? TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

5 IT Projekte und IT Betrieb: die Schnittmengen sind wichtig Übergreifend: Projekt Portfolio Management Service Portfolio Management Service Design Projekte Temporäre Leistungen zur Erstellung oder Veränderung von IT Services oder Teilen Service Transition Risk Management Betrieb Dauerleistungen zu Bereitstellung und Support von IT Service Change Management Release and Deployment Management Transition Planning and Support Validation and Testing Management, Evaluation Management TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

6 Agenda 1. Management Summary 2. Überblick PRINCE2 3. Gemeinsamkeiten ITIL und PRIINCE2: Deliverables, Change und Risk Management 4. ITIL Projekte und PRINCE2 TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

7 Überblick PRINCE2 (Version 2009): An integrated set of products PRINCE2 Knowledge Centre (on-line) Supporting Guides Pocketbook Templates Case Studies The Method Think PRINCE2 P2MM Guide Checklists Guides Directing Successful Projects Using PRINCE2 Managing Successful Projects Using PRINCE2 PRINCE2 and DSDM etc TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

8 Überblick über die wichtigsten Elemente von PRINCE PROCESSES TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

9 Die PRINCE2 Prinzipien Business Justification A PRINCE2 project has continued business justification Learn from experience Roles & Responsibilities Manage by Stages Manage by Exception Product Focus Tailor PRINCE2 project teams learn from previous experience (lessons are sought, recorded and acted upon throughout the life of the project) A PRINCE2 project has defined and agreed roles and responsibilities with an organisation structure that engages the business, user and supplier stakeholder interests A PRINCE2 project is planned, monitored and controlled on a stage by stage basis A PRINCE2 project has defined tolerances for each project objective to establish limits of delegated authority A PRINCE2 project focuses on the definition and delivery of products, in particular their quality requirements PRINCE2 is tailored to suit the project s size, environment, complexity, importance, capability and risk TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

10 Die PRINCE2 Themen Business Case Organisation Quality Plans Risk Change Progress Establish mechanisms to judge whether the project is (and remains) desirable, viable and achievable as a means to support decisionmaking in its continued investment. Define and establish the project s structure of accountability and responsibilities. Define and implement the means by which the project will create and verify products that are fit-for-purpose. Facilitate communication and control by defining the means of delivering the products Identify, assess and control uncertainty, and as a result improve the ability of the project to succeed. Identify, assess and control any potential and approved changes to baselined objectives. Establish mechanisms to monitor and evaluate actual achievements with planned in order to provide a forecast for the project objectives, including its continued viability. Why? Who? What? Where and how by whom, and estimating the when and how much? What if? Only if? Where are we now? Where are we going? TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

11 PRINCE2 Processes Processes Each one comprises Activities Each one comprises Recommended Actions The processes provide the lifecycle based list of project management activities TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

12 PRINCE2 Processes Pre-project Initiation Stage Subsequent Stage(s) Final Stage Directing SU DP Managing IP SB CS SB CS CP Delivering MP MP Key: SU = Starting Up a Project DP = Directing a Project IP = Initiating a Project SB = Managing a Stage Boundary CS = Controlling a Stage MP = Managing Product Delivery CP = Closing a Project Note: SU is used by both the directing and managing layers There should be at least two management stages, the first of which is the initiation stage. SB is first used at the end of the initiation stage and repeated at the end of each subsequent stage except the final Stage. It is also used to prepare exception plans, which can be done at any time including in the final stage. For complex or lengthy initiation CS and MP can optionally be used to manage the initiation stage TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

13 Example Process TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

14 The Project Environment Embedding Done by the organisation to adopt PRINCE2 Focus on: process ownership scaling rules / guidance (e.g. score card) Standards (templates, definitions) training and development strategy integration with business processes tools process assurance learning lessons (corporately) Guidance in PRINCE2 Maturity Model Tailoring Done by the project team to adapt the method to the context of a specific project Focus on: Adapting the themes (through the strategies and controls) Incorporating specific terms/language Revising the Product Descriptions for the management product s Revising the role descriptions for the PRINCE2 project roles Adjusting the processes to match the above Guidance in the Method TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

15 Directing Successful Projects Using PRINCE2 Support the project manager Ensure effective communication Be accountable Duties & Behaviours Provide unified direction Delegate effectively Approach Lifecycle oriented Pre-project Project Post-project Providing Example Agenda Decision checklist Role guidance by stakeholder perspective Business User Supplier Focus on duties & behaviours Ensure effective decisionmaking Facilitate crossfunctional integration Commit resources TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

16 P3M3 Portfolio Management Programme Management Project Management (inkl. PMO) Enthalten gemeinsame Reife-Grade Modell (Maturity) und Glossare TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

17 Agenda 1. Management Summary 2. Überblick PRINCE2 3. Gemeinsamkeiten ITIL und PRIINCE2: Deliverables, Change und Risk Management 4. ITIL Projekte und PRINCE2 TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

18 Cabinet Office als gemeinsamer Herausgeber Cabinet Office PRINCE2 Management of Risk (MoR) ITIL TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

19 Herausgeberschaft, Ergänzungen und Gemeinsamkeiten Sowohl ITIL als auch PRINCE2 liegen seit kurzem in aktuellen Versionen vor. Viele Unternehmen überlegen derzeit, ob sie den einen oder den anderen Standard einführen sollen. Die Frage sollte aber nicht "entweder - oder" lauten. Denn beide Beste Practice Sammlungen ergänzen sich. Unternehmen, die ITIL Prozesse implementiert haben, setzen damit einen Rahmen für PRINCE2 Projekte; ITIL unterstützt die Projektarbeit durch fachliches Know how. Die ITIL Organisation kann quasi als Tagesgeschäft angesehen werden; sie stößt Projekte an, und sie profitiert als Kunde von den Projektergebnissen. Insbesondere die aktuelle ITIL Version 2011 spannt durch die Einbindung von PRINCE2 Projekten in den Servicelebenszyklus den Bogen von der Projektentstehung bis zur Übergabe an den Betrieb. Diese theoretische Verzahnung funktioniert dann perfekt, wenn die Prozesse im Unternehmen nicht nur ansatzweise, sondern vollständig umgesetzt sind und die sieben Prinzipien von PRINCE2 zielgerichtet eingesetzt werden. Als Herausgeber fungiert das Office of Government Commerce (jetzt Cabinet Office, Teil der britischen Regierung). Es ist an einer weiteren Integration der Methoden interessiert. Als Beleg dafür mag unter anderem die Entwicklung der ITIL Version 3 dienen, die wesentlich stärker als die Version 2 an PRINCE2 andockt. Im Gegenzug wurden beim Update 2009 von PRINCE2 die Einsatzmöglichkeiten mit ITIL verbessert. TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

20 Zentrale Elemente in PRINCE2 und ITIL PRODUKTE IT SERVICES Prozesse Prozesse PRINCE2 ITIL TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

21 Weitere Gemeinsamkeiten: Change und Risk Management (nach MoR) PRINCE Change Management im Projekt Dokumentationsanforderungen im Projekt (Configuration Management) und am Ende einer Stage Changes ITIL Change Management für IT Services im Betrieb Dokumentationsanforderungen für IT Services (Configuration Management) Management von Risiken im Projekt Risiken Management von Risiken im Betrieb (operationelle Risiken TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

22 Change Management legt fest, wie die Akzeptanzkriterien für die Risikobewerbung bei jeder technologischen Innovation festzulegen und zu überwachen sind Business Requirement Technology Technology Business Requirement IT services framework Technology requirements Technology requirements Development method Intended Risk Service Level Norm Change Management Akzeptanz Kriterien (abgestimmt mit Business Anforderungen) TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

23 Überblick über Management of Risk MoR TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

24 B u s i n e s s C h a n g e s Risiko-Ebenen Langfristig Strategische Risiken Mittelfristig Programm Risiken Projekt Risiken Tagesgeschäft Operationelle Risiken TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

25 Gemeinsame Komponente: Risikomanagement in Projekten und IT Betrieb Risikoanalyse Risikomanagement Risiko identifizieren Risiko evaluieren Planen und Ressourcen stellen PROJEKT- PROJEKT- START Maßnahmen identifizieren Überwachen und berichten ENDE Maßnahmen auswählen TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

26 Operationelle Risiken durch den Betrieb von IT Services Basel II Risk Management Group: Definition Operationeller Risiken: (heute enthalten in der SolvVO, diese Definition deckt sich im deutschen Recht mit dem 91 Abs. 2 des Aktiengesetzes, der mit dem KonTraG 1998 eingeführt wurde) Operationelles Risiko ist die Gefahr von Verlusten, die infolge der Unangemessenheit oder des Versagens von internen Verfahren (Prozesse), Menschen und Systemen (Technologie) oder von externen Ereignissen (Notfallvorsorge für den Fall einer Katastrophe) eintreten. Die externen Einflüsse umfassen auch das Rechtsrisiko, das aus vertraglichen Vereinbarungen oder rechtlichen Rahmenbedingungen mit externen Anbietern resultiert. Damit ist das gesamte Management des IT Tagesgeschäfts betroffen, die Steuerung der Ressourcen des IT Managements (ITIL) und die Steuerung externer Provider ist mit der Steuerung operationeller Risiken annähernd deckungsgleich. TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

27 Operationelle Risiken in vier Kategorien Operationelle Risiken in Systemen Verluste, die ursächlich auf das Versagen oder die Unangemessenheit von IT-Systemen, Kommunikationssystemen oder der sonstigen Infrastruktur zurückzuführen sind Operationelle Risiken in Verfahren Verluste, die durch Mängel in der Aufbau-/Ablauforganisation, im Projektmanagement, in der firmeninternen Kommunikation oder durch ungeeignete Methoden und Modelle entstehen Operationelle Risiken durch Menschen Verluste, die durch Fehler der Mitarbeiter, inadäquate Mitarbeiterausstattung (quantitativ / qualitativ) oder durch Mitarbeiter bewusstes Fehlverhalten der Mitarbeiter verursacht werden Operationelle Risiken durch externe Einflüsse Verluste, die durch Katastrophen, Abhängigkeiten von Lieferanten und Dienstleistern, politische Einflüsse oder externe Kriminalität entstehen Service Support, Service Delivery Skills, Zusammenarbeit, Motivation, Ziele Governance Strategie Steuerung Integration IT Infrastruktur Prozesse Technologie externe Supplier liefern IT Services, die wiederum Mitarbeiter, Prozesse und Technologie beinhalten TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

28 Agenda 1. Management Summary 2. Überblick PRINCE2 3. Gemeinsamkeiten ITIL und PRIINCE2: Deliverables, Change und Risk Management 4. ITIL Projekte und PRINCE2 TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

29 Vorteile bei der Einführung von ITIL Prozessen nach PRINCE2 PRINCE2 ist sehr gut darin, die Sicherstellung des Erfolges der zu liefernden Produkte (hier: der eingeführte ITIL Prozess) zu gewährleisten. Einige Whitepapers belegen das für ITIL Einführungsprojekte. Jede Stage kann für einen ITIL Prozess genutzt werden. Diese Sicherstellung geschieht in mehrfacher Weise, wobei der besondere Wert der PM Methode PRINCE2 bei der Einführung in folgendem besteht: 1. Eines der PRINCE2 Prinzipien fokussiert auf die geschäftliche Rechtfertigung (Business Case). Das gleiche Prinzip (Business IT Alignment) wendet die ITIL für IT Services an 2. PRINCE2 Projekte werden sequentiell nach Stages abgearbeitet und gemanaged, so dass einzelne Stufen und deren Dokumentation / Changes in kleinere, managebare Einheiten zerlegt werden (das kommt den ITIL Prozess und deren Schnittstellen-Dokumentation zu anderen Prozessen zugute) 3. PRINCE2 lehnt stark an das lessons learned Prinzip aus vorangegangenen Erfahrungen an, was anderen Prozess-Einführungen zu Gute kommt (vgl. Continual Service Improvement in ITIL) 4. Der PRINCE2 Risk Management Ansatz (nach MoR) bringt einen guten, methodischen Ansatz für das Management von Risiken, nach dem auch Risiken für ITIL Services im Betrieb gemanaged werden Wenn im Unternehmen die ITIL Prozesse bereits umgesetzt sind, kann sie der Projekt Manager für ITIL Vorhaben nutzen. Zum einen liefern ihm die Prozesse Input für die verschiedenen Projektphasen, zum anderen muss er an die IT zurückgeben, welche künftigen Anforderungen die Implementierung der Projektergebnisse an sie stellt. TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

30 microfin Unternehmensberatung: (Out-)Sourcing ist unsere Kompetenz TÜV SÜD Akademie Projektmanagement nach PRINCE2 für ITIL-Projekte Jürgen Dierlamm

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