Code of Conduct für Siemens Lieferanten

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1 Siemens geht mit der HelpDesk-Funktion Ask us einen innovativen Weg. Damit kann das Wissen zum Thema Compliance gebündelt werden. Herausgeber: Siemens AG Corporate Supply Chain and Procurement St.-Martin-Straße München Geschäftsstelle: Telefon: +49 (89) Ausgabe: Version 1.0, September 2008 Layout: Wittsiepe + Kussmaul Thierschstr München Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung, oder Teilen daraus, sind S iemens vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung in irgendeiner Form (Fotokopie, CD-Rom, etc.) reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Änderungen von Grafiken müssen abgestimmt werden. Wird bei Änderungen nicht eingezogen. Bei der Bezeichnung von Personen oder Personengruppen sind Personen beiderlei Geschlechts gemeint. Bestell-Nr.: L7-Z705 Bildnachweis: Die Rechte für die verwendeten Bilder liegen bei der Siemens AG Bilder mit freundlicher Genehmigung von UNICEF Copyright: Siemens AG Siemens AG Corporate Supply Chain and Procurement St.-Martin-Straße München Deutschland Code of Conduct für Siemens Lieferanten Version 1.0, September 2008 Corporate Supply Chain and Procurement s 4

2 Vorwort Gute Corporate Responsibility sichert den langfristigen Erfolg von Siemens und schafft nachhaltig Wert. Wir wollen führend in Corporate Re sponsibility sein. Ein wirtschaftlich gesundes Unternehmen gibt Zukunftssicherheit, bietet Arbeitsplätze und arbeitet nachhaltig zum Wohl von Gesellschaft und Umwelt. Corporate Responsibility bedeutet für Siemens, herausragende innovative Leistungen für die Gesellschaft unter Beachtung ethischer, wirtschaftlicher, ökologischer und gesellschaftlicher Belange zu erbringen. Diese Ziele gelten insbesondere für unsere gesamte Wertschöpfungskette. Mit einem Materialkostenanteil von ca. 50% unseres Umsatzes, besitzt der Einkauf bei Siemens einen hohen Stellenwert. Wir sind uns bewusst, dass wir im Rahmen unserer weltweiten Einkaufsaktivitäten einen großen Einfluss auf Gesellschaft und Umwelt in unseren Beschaffungsmärkten nehmen. Nachhaltiges Wirtschaften ist daher bei Siemens fester Bestandteil der Einkaufspolitik. Wir erwarten deshalb von unseren Lieferanten neben einem Beitrag zum wirtschaftlichen Erfolg von Siemens die verbindliche Einhaltung unseres Code of Conduct für Siemens Lieferanten und dass unsere Lieferanten innerhalb der eigenen Lieferkette die Umsetzung und Einhaltung dieser verbindlichen Regeln sicherstellen. Es ist unser erklärtes Ziel, gemeinsam mit unseren Lieferanten die Einhaltung der im Code of Conduct für Siemens Lieferanten geforderten Prinzipien nachhaltig umzusetzen. Auf Basis der in der vorliegenden Broschüre beschriebenen Werte streben wir eine enge Partnerschaft mit unseren Lieferanten an mit dem Ziel, gemeinsam einen Mehrwert für alle Beteiligten zu schaffen. Die vorliegende Broschüre dient als Leitfaden zum Thema Corporate Responsibility in der Lieferkette für unsere Stakeholder: Kunden, Aktionäre, Mitarbeiter, Lieferanten und andere Interessenvertreter. Sie zeigt in den folgenden Kapiteln detailliert auf, welche Anforderungen Siemens an seine Lieferanten stellt und wie unsere Lieferanten uns dabei aktiv unterstützen können. Weitere Informationen zum Thema C orporate Responsibility in der Lieferkette finden Sie unter: Inhalt Vorwort 2 Corporate Responsibility 4 Einhaltung der Gesetze / Verbot von Korruption und Bestechung 6 Achtung der grundlegenden Arbeitnehmerrechte 8 Verbot von Kinderarbeit 10 Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter 12 Umweltschutz 14 Die Lieferkette 16 Überwachung der Einhaltung und Konsequenzen aus Fehlverhalten 18 Vertragliche Verpflichtung 20 Compliance HelpDesk 22 Wolfgang Dehen Mitglied des Vorstands Bernd Regendantz Corporate Supply Chain and Procurement 3

3 Corporate Responsibility Siemens war und ist weltweit in Geschäften tätig, die für moderne Gesellschaften von existenzieller Bedeutung sind: Energieversorgung und -effizienz, Automatisierungstechnik, Industrie, öffentliche Infrastruktur und Gesund heitsversorgung. Aus diesem Geschäftsportfolio erwächst eine besondere Verantwortung für unser Unternehmen: Es geht um Funktionsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit und Zukunftsfähigkeit elementarer Infrastrukturen, es geht um die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden und es geht um Lebensqualität für sehr viele Menschen. Diese Aufgabenbereiche sind eng verbunden mit den Leitzielen nachhaltigen Wirtschaftens: Mehr Sicherheit, effizientere Nutzung der Ressourcen und langfristige Verträglichkeit gegenüber Umwelt und Gesellschaft. Siemens will in allen Ländern als integrierter Teil der nationalen Gesellschaft und Volkswirtschaft wahrgenommen werden. Bei der großen Verschiedenheit der jeweiligen Rahmenbedingungen an den vielen Standorten weltweit stellt diese Maxime der Siemens Geschäftspolitik eine große Herausforderung für die tägliche Praxis dar. Dabei ist uns bewusst, wie weitreichend die Auswirkungen unserer Geschäftstätigkeit auf das lokale und regionale gesellschaft - liche Umfeld sind. Wirtschaftliche Entwicklung und Beschäftigung: Unsere Investitionen und unsere Einkaufstätigkeit geben nachhaltige wirtschaftliche Impulse für die Regionen, in denen Siemens tätig ist. An vielen Standorten ist Siemens ein wichtiger oder sogar der lokal größte Arbeitgeber. Neue Wertschöpfung vor Ort und ein höheres Steueraufkommen tragen zur Erhöhung der Kaufkraft bei und ermöglichen weiteres wirtschaftliches Wachstum in der Region mit neuen Arbeitsplätzen. Als globales Netzwerk unterstützt Siemens die Integration in die Weltwirtschaft. Zu den modernen und qualifizierten Arbeitsplätzen bei Siemens addieren sich weitere Arbeitsplätze bei unseren Zulieferern und Dienstleistern vor Ort, die neu entstehen oder gesichert werden. Infrastruktur: Investitionen von Siemens begleiten oft zusätzliche Investitionen in die technische Infrastruktur, die auch dem Umfeld zugutekommen, vor allem in den Bereichen Energie, Kommunikation, Verkehrsanbindung und im Umweltsektor. Innovation: Siemens ist in vielen Sektoren Technologieführer und setzt mit der Produktion und dem Service vor Ort seine Kompetenzen in modernste Produkte und Dienstleistungen um. Das Unternehmen eröffnet so Menschen in vielen Ländern Zugang zu modernster Technologie. Bildung, Wissenschaft und Forschung: Siemens benötigt hervorragend qualifizierte Mitarbeiter und kooperiert deshalb weltweit mit Bildungseinrichtungen und unterstützt Wissenschaft und Forschung. Siemens setzt Maßstäbe bei der beruflichen Aus- und Weiterbildung und unterhält in mehreren Schwerpunkt-Regionen eigene Forschungseinrichtungen. Umwelt: Die Einwirkungen des Unternehmens auf die Umwelt, wie z.b. unvermeidliche Emissionen, Ressourcenverbrauch und Verkehrsaufkommen, sind portfolio- und produktbedingt begrenzt. Gerade Siemens-Technologie trägt aber in sehr vielen Anwendungen entscheidend dazu bei, die Effizienz zu verbessern und Ressourcenverbrauch und Umweltbelastungen wirksam zu reduzieren. Wir wollen mit unserem Geschäft langfristig Werte für unser Unternehmen und für unsere Stakeholder erhalten und schaffen. Das kann nur gelingen, wenn wir innerhalb unserer Einflusssphäre dazu beitragen, positive gesellschaftliche und ökologische Entwicklungen weltweit zu fördern. Die Arbeit mit unseren Lieferanten auf Grundlage klarer und international anerkannter Grundsätze und gemeinsamer Ziele stellt ein wesentliches Element dieser Strategie dar. Seit 2003 ist Siemens Mitglied des Global Compact der Vereinten Nationen. Siemens bekennt sich zu den zehn Prinzipien der Kategorien des Global Compact zu Menschenrechten, Arbeitsnormen, Umweltschutz sowie Korruptionsbekämpfung. Grundlage sind die Allgemeine Erklärung der Menschenrechte, die Erklärung über die grundlegenden Prinzipien und Rechte bei der Arbeit der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) und die Grundsätze der Erklärung von Rio zu Umwelt und Entwicklung. Der Code of Conduct für Siemens Lieferanten beruht wesentlich auf den Prinzipien des Global Compact. Weitere Informationen zum Thema Corporate Responsibility finden Sie unter:

4 Einhaltung der Gesetze / Verbot von Korruption und Bestechung Siemens führt das Geschäft verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Regeln der Länder, in denen wir tätig sind. Gesetzes- und regelwidriges Verhalten im Unternehmen wird unter keinen Umständen toleriert. Wir haben uns weltweit verbindliche Leit- und Richtlinien gegeben, die ethisches und gesetzeskonformes Verhalten von allen Mitarbeitern und Führungskräften fordern. Unsere Arbeit und der Umgang der Mitarbeiter untereinander sowie mit unseren Kunden und Partnern basieren darauf. Lieferanten von Siemens verpflichten sich: die Gesetze der jeweils anwendbaren Rechtsordnung(en) einzuhalten; keine Form von Korruption oder Bestechung zu tolerieren oder sich in irgendeiner Weise darauf einzulassen, einschließlich jeglicher gesetzeswidriger Zahlungsangebote oder ähnlicher Zuwendungen an Regierungsbeamte um die Entscheidungsfindung zu beeinflussen. Die Beachtung von Recht und Gesetz ist für uns oberstes Gebot. Im Zuge unserer Corporate Responsibility erwarten wir dies auch von unseren Lieferanten. Ihr Beitrag als Lieferant zur aktiven Umsetzung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten zur Einhaltung der Gesetze und Unterbindung von Korruption und Bestechung: Auch Sie setzen sich in besonderem Maße für die Einhaltung von Gesetzen, insbesondere für die strikte Einhaltung des Verbots von Korruption und Bestechung ein. Dies spiegelt sich dadurch wider, dass Sie unternehmensweit ein Compliance Programm oder einen Prozess zur kontinuierlichen Sicherstellung und Überwachung der Einhaltung der Gesetze und Verbot von Korruption errichtet und umgesetzt haben, das entsprechende für alle Mitarbeiter verbindliche Regelungen beinhaltet, einschließlich der Annahme und Vergabe von Geschenken (analog der Siemens Business Conduct Guidelines). Sie Ihr Compliance-Programm oder Ihren Prozess laufend überprüfen, im Bedarfsfall aktualisieren und Ihre Mitarbeiter entsprechend unterrichten. Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Mitarbeiter bzgl. wesentlicher Fragen zu Compliance und/oder Gesetzesänderungen schulen. Sie ein Regelwerk zur Verfahrensweise bei Verstößen gegen Compliance-Regelungen, insbesondere gegen das Verbot von Korruption und Bestechung, im Bedarfsfall etablieren und anwenden. Sie auch Ihre Geschäftspartner vertraglich auf die Einhaltung der Gesetze, insbesondere von Anti-Korruptions - vor schrif ten, verpflichten und dies entsprechend kontrollieren. der Verantwortungsträger für Compliance-Angelegenheiten in Ihrem Unternehmen Ihre Unternehmensleitung ist. Wie überprüft Siemens die Einhaltung Ihrer Aussagen zum Verbot von Korruption und Bestechung und zur Einhaltung der Gesetze (vergleiche auch Kapitel zu Überwachung und Konsequenzen)? Ist in Ihrem Unternehmen ein Mitglied der Geschäftsführung als Verantwortlicher für die Einhaltung der anwendbaren Gesetze benannt, insbesondere solcher zum Verbot von Korruption und Bestechung? Gibt es in Ihrem Unternehmen eine schriftliche Anweisung oder Richtlinie, die alle Mitarbeiter ausdrücklich zur Einhaltung der anwendbaren Gesetze verpflichtet, insbesondere solcher zum Verbot von Korruption und Bestechung? Werden alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens regelmäßig zur Einhaltung der anwendbaren Gesetze geschult, insbesondere solcher zum Verbot von Korruption und Bestechung? Weitere Informationen zum Thema Corporate Responsibility bei Siemens finden Sie auf unseren Internetseiten unter: responsibility Um das in Siemens gesetzte Vertrauen von Kunden, Lieferanten, Partnern, Aktionären und Mitarbeitern zu rechtfertigen, genießen Integrität und Transparenz in den Geschäftsabläufen höchste Priorität. Dazu ist es notwendig, dass Siemens Kenntnis von etwaigen Compliance-Verstößen erlangt. Auf den vorgenannten Internetseiten und im Kapitel Compliance HelpDesk finden Sie daher auch Informationen zum Ombudsmann sowie zum Compliance HelpDesk Tell us, an das sich Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Aktionäre und sonstige Geschäftspartner vertrauensvoll und anonym wenden können, wenn sie unkorrekte Geschäftspraktiken in unserem Unternehmen beobachtet haben. 6 7

5 Achtung der grundlegenden Arbeitnehmerrechte Siemens erwartet von seinen Lieferanten die Einhaltung der grundlegenden Arbeitnehmerrechte, die in internationalen Konventionen der Vereinten Nationen (UN), der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO), der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) sowie der UN-Initiative des Global Compact enthalten sind. Ihr Beitrag als Lieferant zur aktiven Umsetzung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten zur Achtung grundlegender Arbeitnehmerrechte: Sie haben interne Regelungen, mit denen die Einhaltung der geltenden Arbeitnehmerrechte sichergestellt werden. Sie halten bei Einstellung von Arbeitnehmern und personellen Maßnahmen, wie z.b. Aus- und Weiterbildung sowie Beförderung, die Prinzipien der Chancengleichheit und Gleichbehandlung ein, d.h. unter anderem Diskriminierung aufgrund von Rasse oder Hautfarbe ist nicht zulässig. Dazu haben Sie interne Regelungen geschaffen und umgesetzt. Sie beschäftigen keine Personen, die aufgrund eines Gesetzes, einer behördlichen Entscheidung oder aufgrund eines Gerichtsurteils verpflichtet sind, bei Ihnen zu arbeiten, d.h. Zwangsarbeit im Sinne der Konvention Nr. 29 der International Labor Organization (ILO) ist unzulässig. Sie haben interne Regeln zum fairen Umgang miteinander verankert und überprüfen deren Einhaltung. Ihre Mitarbeiter können bei ihren Vorgesetzten frei Beschwerden vorbringen, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Sie zahlen Ihren Arbeitnehmern eine faire Vergütung und halten relevante landesspezifische gesetzliche Mindestlöhne und Arbeitszeitgrenzen ein. Sie akzeptieren das im jeweiligen gesetzlichen Rahmen geltende Recht der Arbeitnehmer, Vereinigungen, wie z.b. Gewerkschaften, zu bilden. Wie überprüft Siemens die Einhaltung Ihrer Aussagen zur Achtung grundlegender Arbeitnehmerrechte (vergleiche auch Kapitel zu Überwachung und Konsequenzen)? Wie ist festgelegt, dass alle Mitarbeiter akzeptabel behandelt werden und sich bei inakzeptabler Behandlung ohne Furcht vor Repressalien beschweren können? Lieferanten von Siemens verpflichten sich: die Chancengleichheit und Gleichbehandlung seiner Mitarbeiter zu fördern ungeachtet ihrer Hautfarbe, Rasse, Nationalität, sozialen Herkunft, etwaigen Behinderungen, sexuellen Orientierung, politischen oder religiösen Überzeugungen sowie ihres Geschlechts oder Alters; die persönliche Würde, Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen zu respektieren; niemanden gegen seinen Willen zu beschäftigen oder zur Arbeit zu zwingen; eine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften nicht zu dulden, wie etwa psychische Härte, sexuelle und persönliche Belästigung oder Diskriminierung; Verhalten (einschließlich Gesten, Sprache und physische Kontakte) nicht zu dulden, das sexuell, Zwang ausübend, bedrohend, missbräuchlich oder ausnutzend ist; für angemessene Entlohnung zu sorgen und den gesetzlich festgelegten nationalen Mindestlohn zu gewährleisten; die im jeweiligen Staat gesetzlich festgelegte maximale Arbeitszeit einzuhalten; soweit rechtlich zulässig, die Vereinigungsfreiheit der Beschäftigten anzuerkennen und Mitglieder in Arbeitnehmerorganisationen oder Gewerkschaften weder zu bevorzugen noch zu benachteiligen. Wie ist festgelegt, dass in Ihrem Unternehmen keine Personen gegen deren Willen (z.b. aufgrund einer behördlichen Anweisung oder eines Gerichtsurteils) beschäftigt werden? Wie wird die Chancengleichheit und Gleichbehandlung der Mitarbeiter bei der Einstellung und während der Beschäftigung in Ihrem Unternehmen sichergestellt? Weitere Informationen zu internationalen Konventionen über grundlegende Arbeitnehmerrechte wie z.b. ILO, UN Global Compact und UN Menschenrechtserklärung finden Sie unter: responsibility 8 9

6 Verbot von Kinderarbeit Siemens erwartet von seinen Lieferanten, dass diese ausschließlich Arbeitskräfte beschäftigen, die mindestens 15 Jahre alt sind. Grund lage für dieses Mindestalter für eine Beschäftigung sind mehrere Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO). Diese Konven tionen regeln international gültige Untergrenzen. Wenn in dem Land, in dem der betroffene Lieferant seine Betriebsstätte unterhält, ein höheres Mindestalter für die Beschäftigung gilt, ist dieses einzuhalten. Wir akzeptieren nur dann ausnahmsweise ein Mindestalter von 14 Jahren, wenn in dem Land, in dem der betreffende Lieferant seine Betriebsstätte unterhält, auf Grundlage der Konvention Nr. 138 der International Labor Organization (ILO) ein gesetzliches Mindestalter von 14 Jahren gilt. Lieferanten von Siemens verpflichten sich: keine Arbeiter einzustellen, die nicht ein Mindestalter von 15 Jahren vorweisen können. In Ländern, die bei der ILO-Konvention 138 unter die Ausnahme für Entwicklungsländer fallen, darf das Mindestalter auf 14 Jahre reduziert werden. Ihr Beitrag zur aktiven Umsetzung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten hinsichtlich der Einhaltung des Mindestalters für ein Beschäftigungsverhältnis: Sie überprüfen bei der Einstellung von Arbeitskräften deren Geburtsdaten und dokumentieren diese in den Personalakten. Unter Berücksichtigung der landesspezifischen Gesetzgebung beschäftigen Sie keine Arbeitskräfte, die jünger als 15 Jahre sind. Sie überwachen auch Ihre Lieferanten daraufhin, dass diese das Verbot von Kinderarbeit einhalten. Wie überprüft Siemens die Einhaltung Ihrer Aussagen zu Verbot von Kinderarbeit (vergleiche auch Kapitel zu Überwachung und Konsequenzen)? Wie wird im Einstellungsprozess das Alter jugendlicher Arbeitskräfte abgefragt bzw. überprüft? Wie hoch ist das festgesetzte Mindestalter für Ihre Beschäftigten aufgrund Ihrer dokumentierten Firmenpolitik bzw. gesetzlicher Regelungen? Wird das Geburtsdatum bzw. Alter der jugendlichen Arbeits kräfte in den Personalunterlagen oder auf andere Weise dokumentiert? Im Rahmen des Siemens Caring Hands Programms unterstützt Siemens die UNICEF- Aktion Schulen für Afrika. Siemens möchte dadurch zahlreichen Kindern in Afrika den Zugang zu Bildung ermöglichen. UNICEF UNICEF Weitere Informationen zum Verbot der Kinderarbeit und den relevanten Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) finden Sie im Internet:

7 Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter Siemens erwartet von seinen Lieferanten, Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit gegenüber seinen Mitarbeitern zu übernehmen. Ihr Beitrag als Lieferant zur aktiven Umsetzung hinsichtlich der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter: Ein klares Commitment der Geschäfts leitung zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz. Beurteilen und Berücksichtigen möglicher Auswirkungen der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen auf die Gesundheit der Mitarbeiter. Durchführung von Maßnahmen zur Vermeidung von Unfällen auf Baustellen und in Werken. Unsichere und gefährliche Zustände sofort abzustellen. Risiken einzudämmen und für bestmögliche Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Berufskrankheiten zu sorgen; bedeutet: Gefährdungen und Auswirkungen der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen beurteilen und geeignete Maßnahmen umsetzen, um die Gefährdungen und deren Auswirkungen abzustellen oder so weit wie möglich zu minimieren. Trainings anzubieten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter beim Thema Arbeitssicherheit fachkundig sind, bedeutet: Geschulte Mitarbeiter erkennen die Gefährdungen und können dadurch zur Vermeidung von Unfällen und Berufskrankheiten beitragen. Ein Arbeitssicherheitsmanagementsystem aufzubauen oder anzuwenden, bedeutet: systematische und vollständige Be schreibung der Prozessabläufe, Identifikation der Anforderungen und effiziente Umsetzung, regelmäßige Überprüfung und Bewertung, Transparenz, Nachweisbarkeit und Risikominimierung. Ebenso erwarten wir, dass unsere Ge schäftspartner sowohl bei der Auswahl ihrer Lieferanten als auch in ihren Ge schäftsbeziehungen aktiv die landes spezifischen Grundsätze von Arbeits sicherheit und Gesundheitsschutz einhalten. Lieferanten von Siemens verpflichten sich: Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit gegenüber seinen Mitarbeitern zu übernehmen; Risiken einzudämmen und für bestmögliche Vorsorgemaßnahmen gegen Unfälle und Berufskrankheiten zu sorgen; Trainings anzubieten und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter beim Thema Arbeitssicherheit fachkundig sind; ein angemessenes Arbeitssicherheitsmanagementsystem aufzubauen und anzuwenden. Weitere Informationen zum Thema Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter finden Sie unter: responsibility Wie unterstützen Sie uns als Lieferant aktiv bei der Umsetzung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten zur Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter (vergleiche auch Kapitel zu Überwachung und Konsequenzen)? Sie haben eigene Mindestanforderungen zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz und Sie achten auch bei Ihrer Lieferantenauswahl aktiv auf die Einhaltung dieser Mindestanforderungen. Sie entwickeln diese Mindestanforderungen in Ihren Betrieben regelmäßig weiter und geben diese an Ihre Lieferanten kontinuierlich weiter. Sie haben fachkundige Personen, die das Thema Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz verantworten und stellen die Einhaltung durch geeignete Maßnahmen sicher. Sie unterstützen Ihre Lieferanten aktiv bei der Umsetzung dieser Standards; bei wiederholt auftretenden bzw. schwerwiegenden Verstößen schließen Sie diese Lieferanten von weiteren Geschäften aus. Sie haben ein angemessenes Managementsystem (z.b. OHSAS oder ein vergleichbares System für Arbeitsschutz). Dieses soll an das Leistungsspektrum, das Risikopotenzial und die Firmengröße angepasst sein. Die Mitarbeiter müssen mit den für ihre Tätigkeit identifizierten Schutzausrüstungen ausgestattet sein und verpflichtet werden, diese zu nutzen. Wie überprüft Siemens die Einhaltung Ihrer Aussagen zur Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter (Beispiele aus dem Corporate Responsibility Self-Assessment bzw. Audit)? Ist ein angemessenes Gesundheitsund Arbeitssicherheitsmanagementsystem vorhanden? Wie werden Mitarbeiter zum Thema Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit unterwiesen? Wie werden Arbeitsunfälle und deren Ursachen systematisch erfasst und Maßnahmen zur Vermeidung von Wiederholungen abgeleitet? 12 13

8 Umweltschutz Siemens betreibt Umweltschutz nach weltweit einheitlichen Umweltmanagementstandards. Dabei betrachten wir den Umweltschutz ganzheitlich: von der Entwicklung unserer Produkte über deren Herstellung und Nutzung bis hin zur Wiederverwendung oder umweltverträglichen Entsorgung. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie ebenfalls alle Anstrengungen unternehmen, um die Umwelt zu schonen und Auswirkungen ihrer Aktivitäten auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten. Dabei erwarten wir, dass sie im Rahmen ihres Umweltmanagements Energie und Ressourcen effizient nutzen und Emissionen soweit wie möglich minimieren. Lieferanten von Siemens verpflichten sich: den Umweltschutz hinsichtlich der gesetzlichen Normen und internationalen Standards zu beachten; Umweltbelastungen zu minimieren und den Umweltschutz kontinuierlich zu verbessern; ein angemessenes Umweltmanagementsystem aufzubauen und anzuwenden. Welche Anforderungen Sie als Lieferant an das Umweltmanagementsystem erfüllen müssen ergibt sich aus der von Siemens vorgenommenen Einstufung unter umweltschutz. Wie unterstützen Sie uns als Lieferant aktiv bei der Umsetzung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten zum Thema Umweltschutz (vergleiche auch Kapitel Überprüfung und Konsequenzen)? Sie haben einen Prozess oder eine eigene Organisation, welche die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Kundenanforderungen bezüglich des betrieblichen und produktbezogenen Umweltschutzes sicherstellt. Alle erforderlichen Genehmigungen und/oder Zulassungen für den Betrieb Ihrer Standorte werden dokumentiert und regelmäßig überprüft. Sie haben ein angemessenes Managementsystem (z.b. ISO oder ein vergleichbares System für den betrieblichen Umweltschutz gemäß der im Internet unter einkauf/cr/umweltschutz definierten Kategorisierung). Sie haben Regeln, Leitlinien, interne Normen o. Ä. zum produktbezogenen Umweltschutz (Produktdesign, Stoffbeschränkungen, Kennzeichnungen, I nformationspflichten, Wiederverwendung, umweltverträgliche Produktnutzung, Wartung, Entsorgung, ggf. Chemikalienrecht) und schulen Ihre Mitarbeiter entsprechend. Sie informieren Ihre Kunden aktiv über die Umweltverträglichkeit Ihrer Produkte (z.b. Produktumweltdeklarationen, Umweltschutzberichte). Sie haben Zielsetzungen und Aktivitäten über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und internationaler Normen im betrieblichen und produktbezoge nen Umweltschutz hinaus. Wie überprüft Siemens die Einhaltung Ihrer Aussagen zum Umweltschutz (vergleiche auch Kapitel zu Überwachung und Konsequenzen)? Ist ein angemessenes Umweltschutzmanagementsystem vorhanden? Wie wird sichergestellt, dass die gesetzlichen Anforderungen und internationalen Standards zum Umweltschutz eingehalten werden? Wie wird die Erfüllung der Anforderungen des produktbezogenen Umweltschutzes (insbesondere Stoffbeschränkungen, z. B. gemäß SN 36350) sichergestellt? Weitere Informationen zum Thema Umweltschutz finden Sie unter: responsibility Siemens Standard SN Environmentally Compatible Product Design:

9 Die Lieferkette Auch bei unseren Lieferanten findet ein hoher Anteil der Wertschöpfung in der Lieferkette statt. Daher ist es für uns wichtig, dass unsere Lieferanten die Einhaltung unseres Code of Conduct für Siemens Lieferanten bzw. eines gleichwertigen eigenen Verhaltenskodexes auch in deren Lieferkette angemessen fördern und aktiv umsetzen. Lieferanten von Siemens verpflichten sich: die Einhaltung der Inhalte des Code of Conduct bei seinen Lieferanten angemessen zu fördern; die Grundsätze der Nicht- Diskriminierung bei der Lieferantenauswahl und beim Umgang mit Lieferanten einzuhalten. Deshalb erwarten wir von unseren Liefe ranten die Einhaltung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten nicht nur in der eigenen Organisation, sondern auch die Weitergabe der von uns im Code of Conduct für Siemens Lieferanten zusammengefassten internationalen Standards an deren Lieferanten. Daher ist es erforderlich, dass unsere Geschäftspartner sowohl die Grundsätze der Nichtdiskriminierung innerhalb ihres Unternehmens umsetzen und fördern als auch bei der Auswahl ihrer Lieferanten und ihren Geschäftsbeziehungen aktiv die Grundsätze der Nichtdiskriminierung einhalten. Nichtdiskriminierung im Bereich der Geschäftsbeziehungen bedeutet dabei, dass insbesondere Ausschreibungen einem möglichst großen Kreis von potenziellen Lieferanten zugänglich sein sollen und nicht von vornherein Einschränkungen der Chancengleichheit durch Ausgrenzung Weitere Informationen wie Siemens das Thema Corporate Responsibility in der Lieferkette umgesetzt hat, finden Sie im Internet: von Lieferanten (z.b. aufgrund von Herkunft, Rasse, Glauben) stattfinden, sofern kein sachlicher Grund vorliegt. Wie unterstützen Sie uns als Lieferant aktiv bei der Umsetzung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten in Ihrer Lieferkette? Sie haben eigene ethische, soziale und ökologische Mindestanforderungen in Ihrer Lieferkette verankert und Ihre Lieferanten sind rechtswirksam auf deren Einhaltung verpflichtet. Sie haben mindestens einen Beauftragten, der das Thema Nachhaltigkeit in der Lieferkette verantwortet. Sie stellen die nachhaltige Einhaltung der Mindestanforderungen bei den Lieferanten durch geeignete Überprüfung von Maßnahmen (z.b. Corporate Responsibility Self-Assessments, Besuche vor Ort und Managementgespräche beim Lieferanten) sicher. Sie unterstützen Ihre Lieferanten aktiv bei der Umsetzung dieser Standards. Bei wiederholt auftretenden bzw. schwerwiegenden Verstößen, wie z.b. Kinderarbeit, schließen Sie diese Lieferanten von weiteren Geschäften aus. Sie entwickeln Ihre eigenen Mindestanforderungen an Lieferanten kontinuierlich weiter. Wie überprüft Siemens die Einhaltung Ihrer Aussagen zur Lieferkette (vergleiche auch Kapitel zu Überwachung und Konsequenzen)? Wie fördern Sie die Einhaltung der Inhalte des Siemens Code of Conduct bei Ihren Lieferanten? Welche Konsequenzen bzw. Maßnahmen ergreifen Sie bei konkreten Hinweisen auf Verstöße gegen die Grundsätze des Code of Conduct durch Ihre Lieferanten? 16 17

10 Überwachung der Ein haltung und Konsequenzen aus Fehlverhalten Die nachhaltige Einhaltung der Pflichten und Grundsätze aus dem Code of Conduct für Siemens Lieferanten überprüfen wir mit Hilfe der drei folgenden Methoden: Corporate Responsibility Self-Assessment, Lieferantenqualitätsaudit mit Corporate Responsibility-Prüfbaustein und ereignisbezogene Inspektion. Die Überprüfung vor Ort wird nur nach vorheriger Ankündigung durch Siemens, nur innerhalb der üblichen Geschäftszeiten und nur im Einklang mit dem jeweils anwendbaren Recht durchgeführt. Zudem wird darauf geachtet, dass weder die Geschäftsaktivitäten des Lieferanten eingeschränkt werden noch gegen Vertraulichkeitsvereinbarungen des Lieferanten mit Dritten verstoßen wird. Der Schutz personenbezogener Daten ist Siemens ein wichtiges Anliegen. Deshalb werden alle Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit sowie kartellrechtlicher Regelungen behandelt. So sind beispielsweise Personalunterlagen oder Preiskalkulationen kein Bestandteil einer Überprüfung. Corporate Responsibility Self-Assessment Eine Methode zur Überprüfung der Einhaltung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten ist das Corporate Responsibility Self-Assessment. Siemens erwartet anhand eines Fragebogens nach einem festgelegten Zeitraum eine Selbsteinschätzung des Lieferanten zu den folgenden Themen: Einhaltung der Gesetze Achtung der Grundrechte der Mitarbeiter Verbot von Kinderarbeit Sicherstellung von Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter Sicherstellung des Umweltschutzes Verbot von Korruption und Bestechung Weitergabe der Grundsätze in die eigene Lieferkette Der Fragebogen ist im Internet unter einsehbar. Reguläre Lieferantenqualitätsaudits mit Corporate Responsibility-Prüfbaustein Im Rahmen der regulären Prozess- und Systemaudits beim Lieferanten wird zusätzlich die nachhaltige Umsetzung der Anforderungen aus dem Code of Conduct für Siemens Lieferanten vor Ort überprüft. Hierzu beinhalten die Lieferantenqualitätsaudits seit 2007 einen speziellen Corporate Responsibility-Prüfbaustein mit individuellen Fragen zu allen Themenfeldern des Code of Conduct für Siemens Lieferanten. Auszüge dieser Fragen finden sich in den jeweiligen Kapiteln dieser Broschüre. Im Falle von erheblichen Abweichungen, z.b. wenn Risiken oder Gefahren für die Mitarbeiter bestehen und keine entsprechenden Abhilfemaßnahmen festgelegt wurden, werden gemeinsam zwischen dem Lieferanten und Siemens entsprechende Verbesserungsmaßnahmen ver bindlich vereinbart. Ereignisbezogene Inspektionen werden durchgeführt, wenn ein starker und bestätigter Verdacht der Nichteinhaltung der Grundsätze des Code of Conducts für Siemens Lieferanten vorliegt (z.b. basierend auf Weitere Informationen zum Thema Überwachung und Konsequenzen finden Sie unter: self-assessment lieferantenmanagement renommierten Medienberichten oder negativen Ergebnissen aus regulären Lieferantenqualitätsaudits) und/oder das Ergebnis des Corporate Responsibility Self-Assessments einen deutlichen Hinweis auf ein potenzielles Risiko ergibt. Ereignisbezogenene Inspektionen werden dem Lieferanten vorab angekündigt und haben ausschließlich die Einhaltung der Grundsätze des Code of Conduct für Siemens Lieferanten im Fokus. Sie werden entweder von zu Corporate Responsibility speziell geschulten Siemens Mit arbeitern oder durch einen von Siemens beauftragten Dritten durchgeführt. Konsequenzen bei Fehlverhalten Bei Abweichungen zu den Grundsätzen des Code of Conduct für Siemens Lieferanten wird gemeinsam mit dem Lieferanten geklärt, wie Korrekturen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens nachhaltig umgesetzt werden. Die Frist zur Behebung von Abweichungen kann je nach Art und Umfang eine fest vereinbarte Zeit von Wochen oder Monaten umfassen, wobei direkt nach Aufdeckung der Abweichung die entsprechende Abhilfemaßnahme definiert und die Umsetzung durch den Lieferanten angestoßen werden muss. Sämtliche Maßnahmen, die aufgrund der Überprüfung festgelegt werden, fließen in das konzernweit einheitliche Lieferantenmanagement bei Siemens ein ( management) und werden systematisch erfasst und verfolgt. Die Umsetzung der Maßnahmen hat somit Einfluss auf die jährliche Bewertung der Leistung des Lieferanten, auf die Einschätzung des zukünftigen Potenzials des Lieferanten sowie auf den Status der Lieferantenfreigabe im Rahmen der regelmäßig durchgeführten Lieferantenqualifizierung. Wie unterstützen Sie uns als Lieferant aktiv bei der Überprüfung der nachhaltigen Umsetzung der Grundsätze des Code of Conduct für Siemens Lieferanten? Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass Anfragen zur Einhaltung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten innerhalb der angegebenen Frist beantwortet werden. eine aktive Unterstützung bei Klärungsbedarf sowie eine aktive Zusammenarbeit und die Bereitschaft zur Verbesserung, falls sich ein potenzielles Risiko aufgrund der Informationen aus dem Corporate Responsibility Self-Assessment abzeichnen sollte, wenn z.b. keine Überprüfung des Alters jugendlicher Arbeitskräfte erfolgt, oder aufgrund eines kritischen Vorfalls im Umweltschutz keine entsprechenden Korrekturmaßnahmen ergriffen sind. Sie halten bei ereignisbezogenen Inspektionen oder Lieferantenqualitätsaudits unterstützende Dokumentation, z.b. ein dokumentiertes Umweltschutzmanagementsystem, zur nachhaltigen Umsetzung der Grundsätze des Code of Conduct für Siemens Lieferanten vor und können auf die Frage nach entsprechendem Managementsystem angemessen Auskunft leisten. Sie gewähren den Qualitätsauditoren bzw. Inspektoren Zugang zu den entsprechenden Dokumenten und Räumlichkeiten, damit sich diese ein vollständiges Bild über die Einhaltung der Grundsätze des Code of Conduct machen können. Sie stellen bei einem Lieferantenqualitätsaudit bzw. Inspektion kompetente Mitarbeiter für vertrauliche Interviews zur Verfügung. Welche Konsequenzen hat ein Verstoß gegen den Code of Conduct für Siemens Lieferanten? Werden geringfügige Verstöße wie z.b. keine Nennung eines Verantwortlichen zur Einhaltung der anwendbaren Gesetze festgestellt oder gemeldet, wird im Regel fall eine angemessene Nachbesserungsfrist mit dem Lieferanten verbindlich verankert. Im Rahmen des konzernweit verbindlichen Lieferantenmanage ments werden dafür Maßnahmen zur Abhilfe festgelegt, welche in die Lieferantenentwicklung einfließen. Liegt ein schwerer Verstoß vor, z.b bestehen gravierende Risiken oder Gefahren für die Mitarbeiter oder werden selbst aus schweren Vorfällen (Unfälle) keine Maßnahmen innerhalb der vereinbarten Nachbesserungsfrist abgeleitet und ausreichend durchgeführt, wird die Geschäftsbeziehung eingestellt

11 Vertragliche Verpflichtung Wir verstehen die Grundsätze und Anforderungen des Code of Conduct für Siemens Lieferanten als Mindeststandard für ein nachhaltiges Lieferantenmanagement. Der Code of Conduct für Siemens Lieferanten stellt die Grundlage unserer Geschäftsbeziehungen dar und ist damit auch integraler Bestandteil unserer Einkaufsverträge mit Lieferanten. Warum ist die vertragliche Verpflichtung so wichtig? Neben der Eigenverpflichtung von Siemens gemäß der Siemens Business Conduct Guidelines auf die Werte des Code of Conduct für Siemens Lieferanten, ist die rechtswirksame Ver pflichtung unserer Lieferanten auf die Grundsätze des Code of Conduct für Siemens Lieferanten anhand der Corporate Re sponsibility- Klausel ein entscheidender Baustein des Corporate Responsibility-Programms von Siemens. Die vertragliche Verpflichtung des Lieferanten stellt damit neben der erforderlichen allgemeinen Verpflichtung auf die Grundsätze des Code of Conduct für Siemens Lieferanten (auch) die Möglichkeit zur Überprüfung seiner Einhaltung sicher. Dadurch hat Siemens zudem das Recht, im Falle von schwerwiegenden Verstößen gegen den Code of Conduct für Siemens Lieferanten entsprechende rechtliche Konsequenzen zu ziehen wie insbesondere ein Recht zur Kündigung des Vertragsverhältnisses bzw. einer Bestellung nach Setzung einer angemessenen Frist zur Beseitigung des Verstoßes und deren fruchtlosem Verstreichen. Wichtige Auszüge aus der vertraglichen Verpflichtung Unsere Lieferanten verpflichten sich mit der Corporate Responsibility-Klausel auf folgende Punkte: Einhaltung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten. Durchführung von Corporate Responsibility Self-Assessments bzw. alternativ Abgabe eines entsprechenden Corporate Responsibility Reports. Erlaubnis für Siemens, die Einhaltung des Code of Conduct für Siemens Lieferanten zu überprüfen. Kündigungsrecht im Fall eines schwerwiegenden Verstoßes (wie z.b. Korruption, Kinderarbeit)

12 Compliance HelpDesk Siemens hat sich zum Ziel gesetzt, zu den Besten in Compliance und Transparenz zu gehören. Ein wichtiger Schritt in diesem Zusammenhang ist die Einführung des Siemens Compliance HelpDesk & Monitoring. Das seit Sommer 2007 eingeführte Instrument besteht aus zwei Teilen: Tell us und Ask us. Siemens geht mit der HelpDesk-Funktion Ask us einen innovativen Weg. Damit kann das Wissen zum Thema Compliance gebündelt werden. An das Compliance HelpDesk Tell us können sich Mitarbeiter, Führungskräfte, Kunden, Lieferanten und andere Geschäftspartner vertrauensvoll wenden, wenn sie ungesetzliches Verhalten oder Verstöße gegen die Business Conduct Guidelines im Unternehmen beobachtet bzw. davon Kenntnis erhalten haben. Das Tell us Call Center und die Website werden von einem externen, auf sicheren und vertraulichen Umgang mit sensiblen Inhalten spezialisierten Anbieter bereitgestellt. Rund um die Uhr, sieben Tage die Woche können dort weltweit Hinweise in bis zu 150 Sprachen abgegeben werden: online oder telefonisch. Wichtig ist vor allem der verantwortungsvolle Umgang des HelpDesks mit den Anfragen. Der Inhalt der Meldung wird vom Service-Anbieter an die Siemens Corporate Compliance Organisation zur Klärung weitergeleitet. Dort wird dann entschieden, wie mit dem Hinweis verfahren wird. Jedes Anliegen wird vertraulich behandelt. Das Compliance HelpDesk mit der Funktion Tell us stellt auf globaler Ebene eine sinnvolle Ergänzung zum Ombudsmann dar. Auch die Ansprechpartner in der Zentrale, den Sectors und den Clusters stehen weiterhin zur Verfügung. Der Mitarbeiter hat also die Wahl und mit der neuen Hotline eine zusätzliche Anlaufstelle. Über die Zusatzfunktion Ask us können alle Siemens Mitarbeiter rund um die Uhr ihre Fragen zu Compliance-Themen zentral an das HelpDesk richten. Im Gegensatz zu Tell us dient dieser Teil des Help- Desk der Prävention und ist ausschließlich den Siemens Mitarbeitern zugänglich. Das zentrale Compliance HelpDesk Team erarbeitet unter Einbeziehung der Sector, Division und Regional Compliance Officer sowie weiterer Fachexperten die Antworten und leitet sie nach einem Qualitätscheck durch das Compliance Team an den Fragesteller weiter. Vorgabe ist, dass alle Fragen so schnell wie möglich beantwortet werden. Weitere Informationen finden Sie unter: compliance 22 23