Bearbeitungsstände im ARBEITSPLATZ

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1 Bearbeitungsstände im ARBEITSPLATZ Bereich: ARBEITSPLATZ - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzungen 2 3. Vorgehensweise: Einstellungen für Bearbeitungsstände Finanzbuchführung (FIBU) Jahresabschluss (FIBU) Lohn- und Gehaltsabrechnung (LOHN) Steuerprogramme 5 4. Vorgehensweise: Auswertung von Bearbeitungsständen Alle Mandanten/alle Anwendungen Pro Mandant/alle Programme Pro Mandant/Anwendung 9 5. Details Bearbeitungsstände ehemaliger Mandanten Nicht mehr aktive Anwendungen Bearbeitungsstände manuell verwalten Fristverlängerung Häufige Fragen Wichtige Informationen 15

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die Verwaltung der Bearbeitungsstände von folgenden Bereichen: Finanzbuchführungen Lohnbuchführungen Jahresabschlüsse Steuererklärungen Sie können mit wenigen Klicks selektieren, welche Aufgaben noch offen bzw. bereits erledigt sind. 2. Voraussetzungen Im ARBEITSPLATZ muss die Verwaltung der Bearbeitungsstände aktiviert sein:»optionen Einstellungen Bearbeitungsstände«. Im Standard sind die unten gezeigten Einstellungen vorbelegt. 3. Vorgehensweise: Einstellungen für Bearbeitungsstände In Abhängigkeit der gewählten Einstellungen im ARBEITSPLATZ wird die Erledigt-Kennung für die entsprechenden Aufgaben gesetzt.»arbeitsplatz Optionen Einstellungen Bearbeitungsstände« Finanzbuchführung (FIBU) Im Bereich Finanzbuchführung ist zwischen Mandanten mit monatlicher und vierteljährlicher bzw. ohne Umsatzsteuer-Voranmeldung zu unterscheiden. Monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung Bei Mandanten mit monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die Bearbeitungsstände bei der Übergabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung an ZDÜ bzw. beim Sofortversand verwaltet.

3 Seite 3 Vierteljährliche und ohne Umsatzsteuer-Voranmeldung Bei Mandanten ohne monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung (vierteljährlich, ohne) werden die Bearbeitungsstände beim Stapeldruck verwaltet. Option Beschreibung Mandanten mit monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung Automatisch beim Bereitstel- Der Bearbeitungsstand wird bei der Bereitstellung für ZDÜ bzw. beim len für ZDÜ oder Sofortver- Sofortversand der Umsatzsteuer-Voranmeldung ohne vorherige Abfrasand ge auf erledigt gesetzt. Hinweismeldung beim Bereit- Beim Bereitstellen für ZDÜ bzw. beim Sofortversand der Umsatzsteustellen für ZDÜ oder Sofort- er-voranmeldung erhalten Sie eine Abfrage, ob der Bearbeitungsstand versand auf erledigt gesetzt werden soll. Mandanten ohne monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung (vierteljährlich und ohne) Hinweismeldung beim Stapeldruck 3.2. Beim Stapeldruck (Papierausdruck bzw. Speichern als PDF) erhalten Sie eine Abfrage, ob der Bearbeitungsstand auf erledigt gesetzt werden soll. Jahresabschluss (FIBU) Wenn die Option <Finanzbuchführung-Jahresabschluss> gesetzt ist, erhalten Sie beim Druck des Jahresabschlusses die Abfrage, ob der Bearbeitungsstand als erledigt gekennzeichnet werden soll.

4 Seite Lohn- und Gehaltsabrechnung (LOHN) Im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zwischen Mandanten mit monatlicher und vierteljährlicher/jährlicher Lohnsteueranmeldung zu unterscheiden. Monatliche Lohnsteuer-Anmeldung Bei Mandanten mit monatlicher Lohnsteuer-Anmeldung werden die Bearbeitungsstände bei der Übergabe der Lohnsteuer-Anmeldung an ZDÜ bzw. beim Sofortversand verwaltet. Vierteljährliche und jährliche Lohnsteuer-Anmeldung Bei Mandanten ohne monatliche Lohnsteuer-Anmeldung (vierteljährlich, jährlich) werden die Bearbeitungsstände beim Stapeldruck verwaltet. Option Beschreibung Mandanten mit monatlicher Lohnsteuer-Anmeldung Automatisch beim Bereitstel- Der Bearbeitungsstand wird bei der Bereitstellung für ZDÜ bzw. beim len für ZDÜ oder Sofortver- Sofortversand der Lohnsteuer-Anmeldung ohne vorherige Abfrage auf sand erledigt gesetzt. Hinweismeldung beim Bereit- Beim Bereitstellen bzw. beim Sofortversand der Lohnsteuer-Anmelstellen für ZDÜ oder Sofort- dung erhalten Sie eine Abfrage, ob der Bearbeitungsstand auf erledigt versand gesetzt werden soll. Mandanten ohne monatliche Lohnsteuer-Anmeldung (vierteljährlich und ohne) Hinweismeldung beim Stapeldruck Beim Stapeldruck erhalten Sie eine Abfrage, ob der Bearbeitungsstand auf erledigt gesetzt werden soll.

5 Seite Steuerprogramme Bei aktiver Option»Steuerberechnung«wird der Bearbeitungsstand beim Bereitstellen für ZDÜ oder beim Sofortversand als erledigt gekennzeichnet. Die Bearbeitungsstände werden bei der Übergabe nach ZDÜ bzw. beim Sofortversand verwaltet. 4. Option Beschreibung Automatisch beim Bereitstellen für ZDÜ oder Sofortversand Der Bearbeitungsstand wird bei der Bereitstellung für ZDÜ bzw. beim Sofortversand der Steuererklärung ohne vorherige Abfrage auf erledigt gesetzt. Hinweismeldung beim Bereitstellen für ZDÜ oder Sofortversand Beim Bereitstellen bzw. beim Sofortversand der Steuererklärung erhalten Sie eine Abfrage, ob der Bearbeitungsstand auf erledigt gesetzt werden soll. Vorgehensweise: Auswertung von Bearbeitungsständen Für die Anzeige und Auswertung der Bearbeitungsstände gibt es die folgenden Möglichkeiten Alle Mandanten/alle Anwendungen»ARBEITSPLATZ Infocenter Überblick Bearbeitungsstand«In»Überblick Bearbeitungsstand«stehen verschiedene Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. So können Bearbeitungsstände über alle Mandanten und Anwendungen ermittelt werden oder nur für einzelne Programmbereiche.

6 Seite Individuelle Auswertung Über das Register»Individuelle Auswertung«werten Sie die Bearbeitungsstände programmübergreifend und wahlweise für alle oder einzelne Mandanten aus. Beispiel Welche Aufgaben sind für Mandant Nr L & L GmbH zu erledigen? Mit Klick auf <Historie> sehen Sie alle bereits erledigten und noch offenen Bearbeitungsstände.

7 Seite Auswertung nach Programmbereich Über die Register»Finanzbuchhaltung«,»Lohnbuchhaltung«,»Jahresabschlüsse«und»Steuererklärung«werten Sie nach den entsprechenden Programmbereichen über alle Mandanten aus. Beispiel Welche monatlichen Finanzbuchführungen sind für September 2015 noch nicht erledigt? Mit Klick auf <Historie> sehen Sie alle bereits erledigten und noch offenen Bearbeitungsstände.

8 4.2. Seite 8 Pro Mandant/alle Programme»ARBEITSPLATZ Mandant Bearbeitungsstand«Hier werden für den ausgewählten Mandanten die höchsten erledigten Bearbeitungsstände über alle Anwendungen angezeigt. Mit Klick auf <Historie> sehen Sie alle bis zum höchsten Zeitraum erledigten Bearbeitungsstände.

9 Seite Pro Mandant/Anwendung Im Hauptmenü der jeweiligen Anwendung wird immer der höchste erledigte Bearbeitungsstand angezeigt. So können Sie auf einen Blick, direkt nach dem Öffnen eines Mandanten sehen, welche Aufgabe für welchen Zeitraum als Letztes erledigt wurde. Beispiel FIBU Der Jahresabschluss für das Jahr 2014 ist erledigt. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wurde für den Monat August 2015 an ZDÜ bereitgestellt. Mit Klick auf <Historie> sehen Sie alle bis zum höchsten Zeitraum erledigten Bearbeitungsstände.

10 Seite Details 5.1. Bearbeitungsstände ehemaliger Mandanten Damit die Bearbeitungsstände (insbesondere die offenen) von ehemaligen Mandanten unter»überblick Bearbeitungsstand«nicht mehr angezeigt werden, kennzeichnen Sie diese Mandanten als inaktiv. Vorgehensweise 1.»ARBEITSPLATZ: Mandant Neuanlage & Bearbeiten«. 2. Betroffenen Mandant markieren und auf <Bearbeiten> klicken. 3. Im Register»Zusatzangaben«die Option <Aktiv> deaktivieren.

11 Seite Nicht mehr aktive Anwendungen Beispiel: Sie haben einen Mandanten bis jetzt in FIBU und LOHN bearbeitet. Künftig erledigen Sie nur noch die monatliche Lohnbuchhaltung. Damit der Mandant bei der Suche nach nicht erledigten Bearbeitungsständen im Bereich Finanzbuchführung nicht mehr berücksichtigt wird, deaktivieren Sie diese Anwendung. Vorgehensweise 1.»ARBEITSPLATZ: Mandant Neuanlage & Bearbeiten«. 2. Betroffenen Mandant markieren und auf <Bearbeiten> klicken. 3. Im Register»Mandat«den Haken bei <Finanzbuchführung> entfernen Bearbeitungsstände manuell verwalten Sie finden das Symbol»Bearbeitungsstand manuell auf erledigt setzten«an jeder Stelle, an der Bearbeitungsstände angezeigt werden (Anwendung und ARBEITSPLATZ). Über dieses Symbol können Sie einen Bearbeitungsstand des gerade geöffneten Mandanten manuell auf den Status»Erledigt«setzen. Vorgehensweise 1. Symbol»Bearbeitungsstand manuell auf erledigt setzten«klicken. 2. Entsprechende Einstellungen zu Programmbereich, Aufgabe usw. wählen. 3. Haken bei <Erledigt> setzen. 4. Fenster mit Klick auf <OK> schließen.

12 5.4. Seite 12 Fristverlängerung Im ARBEITSPLATZ kann über»auswertungen Zentrale Auswertungen Antrag auf Sammelfristverlängerung«eine Liste aller Mandanten ausgegeben werden, die für ein bestimmtes Veranlagungsjahr noch nicht erledigt sind. Ist für einen Mandanten eine der folgenden Aufgaben für das angegebene Veranlagungsjahr nicht erledigt, wird dieser auf der Liste»Antrag auf Sammelfristverlängerung«ausgegeben: FIBU-Jahresabschluss Einkommensteuer Ges. u. einh. Feststellung Gewerbesteuer Körperschaftsteuer Umsatzsteuer Sämtliche Mandanten, die auf der Liste erscheinen, können über das Symbol an die Anwendung Agenda DMS übertragen werden. Nach Auswahl einer von Ihnen erstellten Vorlage kann dadurch ein Serienbrief erstellt werden. Z. B. Antrag auf Einzelfristverlängerung, Mitteilung an Mandanten, Anforderung von Abschlussunterlagen usw.

13 6. Seite 13 Häufige Fragen 1. Warum wird ein Mandant in der Anlage zur Sammelfristverlängerung nicht gedruckt? Obwohl für einen Mandanten die Steuererklärung für 2014 noch nicht erstellt wurde, wird der Mandant nicht in der Anlage zur Sammelfristverlängerung aufgeführt. Prüfen Sie im ARBEITSPLATZ über»infocenter Überblick Bearbeitungsstand«, ob für den betroffenen Mandanten ein entsprechender Bearbeitungsstand angelegt wurde. Beispiel: Der Bearbeitungsstand der Einkommensteuererklärung 2014 des Mandanten Nr soll überprüft werden. Nehmen Sie im»überblick der Bearbeitungsstände«die im Bild gezeigte Selektion vor: Wird über diese Selektion kein Bearbeitungsstand gefunden, legen Sie den Bearbeitungsstand manuell an. Haben Sie die Bearbeitungsstände überarbeitet, können Sie die Anlage zur Sammelfristverlängerung erneut erstellen (über den Menüpunkt»ARBEITSPLATZ Auswertungen Zentrale Auswertungen Antrag auf Sammelfristverlängerung«).

14 Seite Warum wird ein Mandant in der Anlage zur Sammelfristverlängerung angezeigt, obwohl die Erklärung bereits abgegeben wurde? Die Steuererklärung 2014 wurde für einen Mandanten bereits erstellt und an die Finanzverwaltung übermittelt. Trotzdem wird der Mandant in der Anlage zur Sammelfristverlängerung gedruckt. Prüfen Sie im ARBEITSPLATZ über»infocenter Überblick Bearbeitungsstand«, ob der Bearbeitungsstand der betroffenen Erklärung bereits auf»erledigt«gesetzt wurde. Beispiel: Für die Einkommensteuererklärung 2014 des Mandanten Nr soll geprüft werden, ob der Bearbeitungsstand bereits auf»erledigt«gesetzt ist. Nehmen Sie im»überblick der Bearbeitungsstände«die im Bild gezeigte Selektion vor: Als Ergebnis wird die Einkommensteuererklärung 2014 mit Status»nicht erledigt«gefunden. Öffnen Sie den Bearbeitungsstand mit Doppelklick und aktivieren Sie das Kontrollkästchen»erledigt«. Haben Sie die Bearbeitungsstände überarbeitet, können Sie die Anlage zur Sammelfristverlängerung erneut erstellen (über den Menüpunkt»ARBEITSPLATZ Auswertungen Zentrale Auswertungen Antrag auf Sammelfristverlängerung«).

15 7. Seite 15 Wichtige Informationen Nr Schnelleinstieg ARBEITSPLATZ Nr Dokumente im ARBEITSPLATZ Nr OP-Konto im ARBEITSPLATZ