ZEITERFASSUNG. NovaTime

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1 Novar GmbH Johannes-Mauthe-Straße Albstadt Telefon +49 (0) / Telefax +49 (0) 07431/ Dieselstraße Neuss Telefon +49 (0) / 17-1 Telefax +49 (0) 02137/ Internet info@novar.de P Angebot und Lieferung erfolgt gemäß unseren Verkaufs- und Lieferbedingungen. Technische Änderungen vorbehalten. ZEITERFASSUNG NovaTime

2 Der Personalstamm NovaTime NovaTime ist ein Personal-Zeiterfassungssystem der neuesten Generation. Besonderer Wert wurde auf die leichte Bedienbarkeit und Überschaubarkeit der Software-Oberfläche gelegt. Sie können z.b. von jedem angewählten Fenster aus über die Menüleiste alle Programmteile erreichen. NovaTime ist optional mehrplatzfähig: NovaTime kann auf allen gängigen Netzwerkbetriebssystemen eingesetzt werden und dann von jeder an das Netzwerk angeschlossenen Bedienstation aus aufgerufen werden. Zusammen mit den Esser-Zeiterfassungsterminals kann NovaTime seine Online-Fähigkeit voll ausspielen: da der Buchungsserver unter Windows ständig als Hintergrundprozeß läuft, werden die vom Mitarbeiter getätigten Buchungen sofort vom Terminal an NovaTime übertragen, verrechnet und das aktuelle Ergebnis an das Terminal zurückgeschickt. Durch diese Sofortverrechnung müssen keine speziellen Auswertungen oder Abschlüsse durchgeführt werden, wie dies bei anderen Systemen der Fall ist. Auch über den PC erfasste Korrekturen verrechnet NovaTime sofort und aktualisiert alle betroffenen Konten. NovaTime hat einen internen Speicherzeitraum von vier Jahren: Zwei Vorjahre, das aktuelle Jahr sowie das Folgejahr. Der gesamte Datenbestand ist verschlüsselt hinterlegt und kann nicht von unbefugter Seite ausgespäht werden. So lassen sich auch die Zugriffsrechte für das Bedienpersonal individuell einstellen und somit auf einzelne Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen, Menüpunkte oder Listen beschränken. Über den gesamten Speicherzeitraum hinweg ist NovaTime für alle Buchungen und Änderungen von Stammdaten und Parametern voll rückrechenfähig. Für eine ordnungsgemäße Zeitverrechnung genügt es, die Felder Personalnummer, Ausweis-Nr, DIN- Ausweis (z. B. bei berührungslosen Karten) Name, Arbeitsplan, Region und Buchungsterminals einzugeben. Alle weiteren Felder sind je nach Wunsch und Bedarf auszufüllen. Damit die Anwesenheitszeiten bezüglich Zeitrahmen, Pausen usw. Ihren Gegebenheiten und Vereinbarungen entsprechen, ist nur noch die Anpassung der Arbeitszeitmodelle erforderlich, ebenso die Angabe im Abschlußplan, wieviel Stunden als Übertrag in den Folgemonat übernommen werden sollen etc. Damit kann der Mitarbeiter mit seiner Karte bereits am Terminal seine Kommen- und Gehen-Buchungen tätigen und NovaTime berechnet ohne weiteres Zutun die Anwesenheitszeiten. Die Jahreskartei NovaTime führt für Sie die unterschiedlichsten Listen, Übersichten und Aufstellungen, u. a. die Jahreskartei. Hier sehen Sie auf einen Blick das An-/Abwesenheitsverhalten des Mitarbeiters mit Summierung der einzelnen Gründe. Sie können die Kürzel frei definieren, die Farben selbst bestimmen und sofern ein Farbdrucker zur Verfügung steht, auch in Farbe drucken. Sie können darüberhinaus direkt in diesem Fenster Korrekturen vornehmen.

3 Die Arbeitszeiten Buchungen/Korrekturen Die betrieblich vereinbarten Arbeitszeiten bildet NovaTime über Tages- und Arbeitspläne in der Software ab. NovaTime verwaltet bis zu 999 Tagespläne in maximal 999 Arbeitsplänen. Ein Arbeitsplan ist die Zusammenfassung der bestehenden relevanten Tagespläne zu einer Tagesplanfolge. Ein Arbeitsplan kann (wie im nebenstehenden Beispiel ersichtlich) einen Wiederholzyklus zwischen einer und 25 Wochen aufweisen, um auch umfassende Schichtmodelle abbilden zu können. Die Eingabe von Buchungen ist eine der Haupt-Korrektur-Tätigkeiten bei einer Zeiterfassung. In den Plänen können individuell - Buchungen gerastert - errechnete Stunden gerundet - Schichten automatisch gewechselt - Sonderregelungen für langer Samstag, , 31.12, hinterlegt werden. Bis zu 999 Abschlußpläne mit jeweils 10 Zyklusmöglichkeiten ermöglichen die Festlegung von Saldoüberträgen, Sollzeitvorgaben, Lohnartenberechnungen uvm. In den Tagesplänen (rechte Bildhälfte) hinterlegt man die zugehörigen Beschreibungen wie Sollzeit, Zeitzählbereich, Mehrarbeitsbereich, Kernzeiten, Pausen, Lohnarten usw. Dabei ermöglicht NovaTime insgesamt die Verwaltung von bis zu Lohnart- bzw. Zuschlagskonten. Darin kann je nach Wunsch eine Bewertung in Tagen oder Stunden erfolgen (getrennt für Angestellte und Gewerbliche in jeweils 3 Typen) mit einer umfangreichen Zuordnung nach Grundlohn, Guthaben, Stunden-Berechtigung, Auszahlung oder Feiertagsregelung. Durch die Feldauswahl bestimmen Sie selbst, welche Felder auf der Softwareoberfläche erscheinen; so haben Sie immer eine Ihren Bedürfnissen angepasste Darstellung der Daten. Selbst Feiertage sind in NovaTime regionenspezifisch hinterlegt (16 jederzeit änder- und erweiter- Bei hohem Korrekturaufkommen ist es wichtig, daß die Eingabe unkompliziert, schnell, fehlerfrei und mit visueller Ergebnisbegleitung erfolgt. Darauf wurde in NovaTime besonderer Wert gelegt. passenden Felder zur Eingabe angeboten werden. visuelle Ergebnisbegleitung: Damit sichergestellt ist, daß die Eingabe zum aktuellen Stand paßt, kann zur Begleitung der Buchung das Mitarbeiterjournal, die Urlaubsverwaltung oder die Jahreskartei hinzugezogen werden. Hierbei sieht man den Stand vor und nach der Eingabe und kann sofort beurteilen, ob das Ergebnis korrekt ist. Auch eine Selbstkorrekturmöglichkeit durch die Mitarbeiter ist in NovaTime integriert. umkompliziert: Sie erreichen die Buchungseingabe aus jedem Menü per Schaltfäche BUCHEN. Für jegliche Eingabe von Anwesenheiten, Abwesenheiten usw. ist kein Maskenwechsel notwendig schnell: Bei der Eingabe kann auf die Mausbedienung verzichtet werden, sie kann durchgängig mit dem rechten TastaturZahlenblock erledigt werden. bare Feiertagskalender). Die in der Software erfassten Feiertage schreibt NovaTime automatisch in den Folgejahren gemäß den gesetzlichen Regelungen fort. fehlerfrei: Jede Buchungsart besitzt eine Feldsteuerung, sodaß stets nur die zur Buchung Listen und Auswertungen In NovaTime stehen 14 StandardListen zur Verfügung, mit denen Sie alle Arten von Auswertungen und Übersichten ausgeben können. Die Listen sind variabel gestaltbar, wie z.b. das Mitarbeiterjournal: So bevorzugt der Bediener, der die Gewerblichen bearbeitet, eine Darstellung in welcher die Lohnarten aufgeführt sind, wogegen sich der Bediener für die Angestellten eher für den Tagessaldo, den Gesamtsaldo usw. interessiert. Weitere Listen die Ihnen zur Verfügung stehen sind: Buchung in Kernzeit, außer Bandbreite, fehlt unbegründet usw. Tagesjournal: Gibt alle Buchungsdaten der Mitarbeiter bezogen auf einen Tag aus und liefert so einen schnellen Überblick, was an einem bestimmten Tag gelaufen ist. Saldoliste: Ausgabe zum Abschlußtag mit gekappten Stunden und neuem Saldo. Abweichungsliste: Erkennt unvollständiges/unerwünschtes Verhalten der Mitarbeiter und stellt diese in der Liste dar; z.b. Außerhalb Bandbreite: Gibt an, wieviele Arbeits-Stunden nicht gezählt wurden, weil diese vor Beginn oder nach Ende der Arbeitszeit angefallen sind. Summenliste: Summierung der Stunden im ausgewählten Zeitraum, z.b. als Monatsummenliste. Vari Listen: frei gestaltbare Liste mit allen Feldern aus der Personaldatei, Standardzeitfeldern und Lohnarten für beliebige Auswertungen. Sollplanung: Ausgabe Ist-Std, Soll-Std und Saldo für den Zeitraum. Wird als Zeitraum der bis angegeben, erhalten Sie im Feld Soll-Std die hochgerechnetete Jahresarbeitszeit. Summen Tage: Liefert Ihnen im Gegensatz zu den anderen Listen die Anzahl Tage für die Felder Anwesenheit, Sollzeit, Urlaub, Krank, sonstige Fehlzeit und undefinierte Tage. Abwesenheiten: Liefert einen Auszug aus der Jahreskartei, wobei für jeden Mitarbeiter ein Monat als Zeile dargestellt wird (abteilungsbezogene Urlaubsplanung). Urlaubsliste: Stellt Ihnen alle Felder zur Verfügung, die Sie für die Urlaubsverwaltung benötigen. Lohnliste: Ist relevant, wenn Lohnarten definiert sind. Liefert für jeden Tag und jede Lohnart den errechneten Wert in Std oder Tagen. Diese Liste ist ebenfalls als Ausgabedatei zur Weiterverarbeitung möglich. Buchungsliste: Wahlweise nach Mitarbeiter oder Buchungsdatum, gibt Aufschluss über alle manuellen Eingaben, die von den Bedienpersonen für einen Mitarbeiter getätigt wurden. Zutrittsliste: Falls Zutrittsgeräte angeschlossen sind, erfahren Sie hiermit, welcher Mitarbeiter an welcher Tür zu welcher Zeit Zutritt gebucht hat. Alle Listen können durch Fußzeilendarstellung erweitert werden.

4 Bestehende Netzwerkverbindung der Arbeitsstationen Optionen Ethernet 10 MBit 100 MBit Sie können die NovaTime-Software individuell Ihren Erfordernissen optional erweitern. TRS 60 COM2 COM1 oder COM2 COM1 Einstellung: Event für Ethernet-Anschluß COM1 oder COM2 RS Draht 7-Bit DIN-Protokoll, even Parity Maximal 1 Gerät je COM-Schnittstelle Jedes BDE-Gerät mit RS-232-Schnittstelle Leitungslänge: maximal je 15 Meter ACS 1 Maximal 8 BDE-Systeme pro Wandler Jedes BDE-System mit RS Draht-Schnittstelle Wird ein Schnittstellenwandler RS-232/RS-485 verwendet, so sind an jedem COM-Anschluß des PC bis zu 8 Geräte am maximal Meter langen Bus anschliessbar. Hierbei spielt die Reihenfolge der Hardware (Zutrittsterminal, Zeiterfassungsterminal oder Anzeigetableau) keine Rolle! Einstellung: ESSER Maximal 32 BDE-Systeme pro Bus-Controller Jedes BDE-System mit RS oder 5-Draht-Schnittstelle Besteht bereits ein Netzwerk, so kann NovaTime dieses benützen, um vor Ort an mehreren Workstations die Terminals anzusteuern (Konzept der über das Netzwerk verteilten Terminals). Dies reduziert die Verkabelungskosten enorm und macht eine dezentrale Datenerfassung sowohl soft- als auch hardwareseitig möglich. - Bildschirmterminal - Zutrittskontrollsteuerung - Software-Lampentableau - Mandantenfähigkeit - Buchung über Handy - Mehrplatzfähigkeit - Internet-Terminal - Lohn- und Gehaltsschnittstellen - Workflow - Urlaubs- und Komfortmodul (nach BAT) - Komfort-PC-Terminal-Software einzeilige Darstellung RS Draht 7-Bit DIN-Protokoll, even Parity Maximal 1 Gerät je COM-Schnittstelle Jedes BDE-Gerät mit RS-232-Schnittstelle Leitungslänge: maximal je 15 Meter RS 485 3/5-Draht ESSER-Protokoll Maximal 8 BDE-Systeme pro Wandler Jedes BDE-System mit RS Draht-Schnittstelle Durch das Bildschirmterminal kann direkt auf dem PC-Bildschirm gebucht werden. Dies ermöglicht den Mitarbeitern z.b. Kostenstellenbuchungen vom Arbeitsplatz aus durchzuführen, ohne den Fußweg zu einem Erfassungsterminal in Kauf nehmen zu müssen. Auch Kontenabfragen sind über die Software- Funktionstasten des Terminals durchführbar, sodaß das Personalbüro entlastet wird. Fernsprechnetz Das Software-Lampentableau arbeitet wie die Terminals Online, d.h. jede Statusänderung der angezeigten Mitarbeiter wird unverzüglich im Lampentableau abgebildet. Über den Auswahl -Button kann das Lampentableau in unterschiedlichen Darstellungsvarianten betrieben werden: - einzeilige Darstellung (Name und An-/Abwesenheitssymbol) - zweizeilige Darstellung (zusätzlich an- bzw. abwesend mit Uhrzeitangabe der letzten Statusänderung) Die verwendeten Abkürzungen und Farben können Sie in NovaTime selbst festlegen und so Ihrem Geschmack nach variieren und anpassen. dreizeilige Darstellung Fernsprechnetz Das Software-Lampentableau bietet die elegante Möglichkeit, den momentanen An-/ bzw. Abwesenheitsstatus einer Anzahl von Mitarbeitern auf dem Bildschirm darzustellen. - dreizeilige Darstellung (zusätzlich Bemerkungsfeld aus den Personalstammdaten, wie Abbildung). 7-Bit DINProtokoll, even Parity Fernsprechnetz - Datenfernübertragung Die möglichen Optionen umfassen: A n s c h l u ß d e r Te r m i n a l s Die einfachste Möglichkeit, Terminal-Hardware an NovaTime anzuschliessen, bietet sich durch ein Terminal mit RS-232 oder Ethernet-Anschluß. Beim RS-232 Anschluß muß nur beachtet werden, daß das Terminal nicht weiter als 15 Meter vom PC entfernt stehen darf und das pro COM-Anschluß nur ein Gerät angeschlossen werden kann. - Linux-Datenbankverwaltung - Kostenstellenverrechnung RS 485 3/5-Draht ESSER-Protokoll - Statistikmodul ACS 1 Einstellung: ESSER Maximal 32 BDE-Systeme pro Bus-Controller Jedes BDE-System mit RS oder 5-Draht-Schnittstelle Die NovaTime-Zeiterfassung passt sich Ihrer Organisationsstruktur an und integriert sich flexibel in die Personaldatenverwaltung.

5 S M S - Te r m i n a l B r o w s e r - Te r m i n a l Handy Buchungen per SMS (zur Zeit SMS K für Kommen G für Gehen) Erforderlich ist ein GSM-Modem, z.b. das M20 von Siemens. Dieses Gerät empfängt die SMS und stellt diese an der RS-232Schnittstelle zur Verfügung. NovaTime nimmt die Buchung entgegen und trägt sie in der Datenbank ein, sofern die übermittelte Rufnummer mit der Eintragung im Stammsatz übereinstimmt. Bildschirmterminal Über Internet / Intranet per Microsoft-Internet-Explorer oder Netscape-Navigator. Voraussetzung: Intranet mit HTTP-Server (z.b. Apache-Server, Freeware) oder Internet über Provider. Es wird die Funktionalität eines -Hardwareterminals zur Verfügung gestellt. Mitarbeiter bucht Kommen, Gehen, Dienstgang, Kontoabfrage, alles Realtime.

6 Workflow Novatime-Workflow - MA-Ein-/Ausgabe über Internet / Intranet per Microsoft-InternetExplorer oder Netscape-Navigator möglich. - Die Softwareoption Workflow bietet dem MA umfangreiche Informationen über zum Beispiel Mitarbeiterjournal, Lohnkonten, Urlaubskonten, Jahresübersicht. Der genaue Umfang kann über die Systemeinstellungen festgelegt werden. - Zusätzlich besteht für die MA die Möglichkeit der Eingabe/Korrektur von Fehlzeiten, Kommen, Gehen, Dienstgänge, Überstundenberechtigungen, Arztgängen und Zeitkorrekturen. K o m f o r t - P C - Te r m i n a l - S o f t w a r e - Der MA erhält Realtime-aktuelle Informationen über Mitarbeiterjournal, Lohnkonten, Urlaubskonten, Jahreskonten usw. - Der gewünschte Umfang der Informationen wird über die Systemeinstellungen festgelegt. - Der Umfang der Eingabe/Korrekturmöglichkeiten ist einstellbar und gruppenweise konfigurierbar: Die Mitarbeiter können nur die für sie zugelassenen Möglichkeiten nutzen. - Rückinformation über Genehmigung /Ablehnung durch Vorgesetzten / Beauftragten. Informations- und Korrekturmöglichkeiten für den Vorgesetzten/ Zeitbeauftragten - Realtime-aktuelle Informationen über beantragte Planungen / Korrekturen der Mitarbeiter. - Entscheidungsmöglichkeiten genehmigen ablehnen offenlassen. - Rückinformationen an Antragsteller, Personalbüro usw. - Möglichkeit der Weiterleitung der Anträge an Stellvertreter. Die einfache, intuitive Bedienoberfläche eignet sich für die Bedienung durch den Mitarbeiter selbst. Sie ermöglicht auf unkomplizierte Art, Abfragen und Eingaben zu tätigen und Listen zu drucken. Welche Möglichkeiten dem Mitarbeiter letztlich eingeräumt werden, ist konfigurierbar. Abfragen: Mitarbeiterjournal, FehlzeitenJahreskartei, Zeitkonten, Urlaubsverwaltung usw. Eingaben: Kommen / Gehen, Fehlzeiten, Korrekturen, Berechtigungen, Kostenstellenwechsel usw. Einsatzmöglichkeit: Im PC-Netwerk als Bedien- / Korrektur- und Informationssoftware.