syscovery Savvy Suite Whitepaper Service Lifecycle Management

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1 syscovery Savvy Suite Whitepaper Service Lifecycle Management

2 whitepaper service lifecycle management 0C Können Sie die Frage beantworten, welcher Mitarbeiter welche Art von IT-Services hat? stellen sie sicher, dass it-services nur so lange wie tatsächlich notwendig genutzt werden? Haben Sie sich schon überlegt, wie Kosten für nicht mehr benötigte Hardware und Software-Lizenzen reduziert werden können? Können Sie nachvollziehen, wer Anforderungen und Änderung ausgelöst und genehmigt hat? ist bei ihnen ein it-servicekatalog etabliert, damit anwender schnell und komfortabel benötigte it-services finden? Haben Sie sichergestellt, dass Sie jederzeit mit wenig Aufwand einen Überblick über die aktuelle Vergabe von Hard- und Software erhalten? Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, wie Ihre IT-Organisation durch Automatisierung leistungsfähiger gemacht werden kann?

3 whitepaper service lifecycle management 02 Der intelligente Weg für IT-Services Wir haben eine Software entwickelt, mit der interne und externe Service-Provider ihre Kunden einfach und intelligent erreichen können. Unser Ziel ist es, die Lücke zwischen Anforderungen der Anwender und der IT zu schließen. Savvy ist Englisch und bedeutet intelligent. In diesem Sinne haben wir in die syscovery Savvy Suite die besten Verfahren und Erkenntnisse zur Abbildung von Lebenszyklen von IT-Services eingearbeitet. IHRE HERAUSFORDERUNGEN Eine an den Herausforderungen des Marktes und den Bedürfnissen des Kunden ausgerichtete IT-Strategie führt zu einer steigenden Komplexität innerhalb der Informationstechnologie (IT). Der nachhaltige Erfolg als IT-Dienstleister setzt Schnelligkeit, Flexibilität und hohe Servicequalität voraus egal ob im Bereich Endanwender- oder Rechenzentrums-Services. Steigende Service-Level-Ansprüche, hoher Kostendruck und branchenweit geltende Benchmarks erfordern eine Lösung im Bereich der effizienten Verwaltung von (IT-) Services und deren Lebenszyklen. Die Beherrschung und Steuerung der relevanten Prozesse zur Verwaltung von IT-Services sind zentrale Erfolgsfaktoren. Unternehmen müssen Veränderungen mit Informationstechnologien optimal und effizient zusammenführen. Doch wie werden Services überhaupt transparent angefordert und effizient bereitgestellt? Wie kann dafür gesorgt werden, dass ein Kunde bzw. Mitarbeiter jeweils die für ihn optimalen IT-Services konsumieren kann und was unterscheidet einen technischen Service in der IT von dem für den Mitarbeiter verständlichen Business Service? Ausgehend von Prozessen angefangen beim Mitarbeitereintritt über Veränderungen wie einem Organisationswechsel bis hin zum Mitarbeiteraustritt gilt es, den Mitarbeiter über effiziente Prozesse optimal mit erforderlichen IT-Services zu versorgen. Die zunehmende Abhängigkeit der Mitarbeiter von der Nutzung von Informationstechnologie verdeutlicht, dass die Bereitstellung von IT-Services einen direkten Einfluss auf den Erfolg und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens hat. Effiziente und automatisiert angesteuerte Prozesse sind hierbei ein zentraler Baustein für nachhaltigen Erfolg. Hierzu bieten wir Ihnen mit der syscovery Savvy Suite eine Lösung.

4 unsere lösung im überblick Mit der syscovery Savvy Suite stellen wir Ihnen eine Softwareplattform zur Verfügung, die die verschiedenen Lebenszyklen von IT-Services im Unternehmen effizient abbildet und es ermöglicht, ein transparentes und sicheres Service Lifecycle Management aufzubauen. Über ein einfaches Shop-System hinaus erlaubt die syscovery Savvy Suite die unkomplizierte Verwaltung von Beständen über Geschäftsprozesse. In Form von modularen Prozessen und einfachen Regelwerken können definierte Änderungen (Requests) an den Beständen über die syscovery Savvy Suite angesteuert und durchgeführt werden. Eines der zentralen Elemente ist hierbei der verwaltete Bestand, der die notwendige Erweiterung gegenüber einem reinen Katalogsystem darstellt. Mit ihm werden alle bestandsrelevanten IT-Services zwischen IT- Dienstleister und Kunde im internen oder externen Vertragsverhältnis abgebildet. Der Bestand wird aufgrund eines Servicekataloges erzeugt und über Geschäftsprozesse verändert. Die flexible Anbindung von IT-Drittsystemen erlaubt eine Prozessautomatisierung bis weit in die Leistungserbringung. Die syscovery Savvy Suite unterstützt bei der bereichsübergreifenden Standardisierung, Optimierung und Integration der Prozesse das Zusammenspiel von Beschaffung, Serviceerbringung und Finanzwesen. Eine hohe Prozessautomatisierung trägt hierbei maßgeblich zur Entlastung der IT bei. IT-Services werden ganzheitlich und umfassend über den gesamten Lebenszyklus hinweg transparent und übersichtlich dargestellt. Eine Grundvoraussetzung für die Integration externer Partner oder bei Einsatz von Cloud- Computing-Services. syscovery savvy suite service lifecycle managment benutzerwechsel benutzerwechsel Neubestellung bestand Kündigung Kostenstellenwechsel standortwechsel Neubestellung Kostenstellenwechsel Zubehörbestellung Kündigung standortwechsel

5 whitepaper service lifecycle management 04 syscovery savvy suite geschäftsprozesse rückmeldung provisionierung Verarbeitung der Rückmeldung innerhalb des Prozesses rückmeldung provisionierung abnahme abnahme durch den Endanwender provisionierung Steuerung der Auftragsübergabe an eine Warenwirtschaft oder technische Systeme provisionierung bestand bestellanforderung genehmigung über organisatorische und kaufmännische Rollenmodelle genehmigung request request auf Basis eines dynamischen Servicekatalogs unsere funktionsblöcke Self service Die syscovery Savvy Suite rückt mit ihrem Self Service- Gedanken Ihre Mitarbeiter in den Vordergrund. Sie werden über Web-Dialoge aktiv in alle Prozesse eingebunden. Sei es, dass sie diese selbst auslösen, weil sie ihren eigenen Bedarf am besten kennen, oder über verschiedene Prozessschritte, wie ausstehende Genehmigungen, jederzeit informiert werden. Die syscovery Savvy Suite bietet Ihnen einen intelligenten Servicekatalog, der es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, spezifische IT-Services anzufordern. Intelligenter Servicekatalog Das Service- und Produktangebot wird unabhängig von der Erbringung durch eine externe oder interne IT-Organisation in einem Servicekatalog transparent dargestellt. Der Servicekatalog berücksichtigt zu jedem Zeitpunkt den Anwendungskontext. Dazu zählen unter anderem die Rolle des Bestellers, der Mitarbeitertyp und die Organisationsstruktur. Ob ein Service somit für einen externen Mitarbeiter, an einem Standort oder für verschiedene Gesellschaften bestellbar ist, kann einfach eingestellt werden. Neben dem organisatorischen Kontext spielen auch Kompatibilität mit vorhandenen Beständen und Zubehörregelungen im Rahmen des Servicekataloges eine zentrale Rolle. Der Kunde bekommt immer den passenden Katalog angezeigt. Im Servicekatalog können Preise angezeigt werden, wobei modulare Preistypen, unterschiedliche Währungen und organisationsabhängige Preise zu den Funktionalitäten der syscovery Savvy Suite gehören. Asset Management Die Ausrüstungsverwaltung stellt den Bestand einzelner Anwender oder ganzer Organisationseinheiten dar. Über die Ausrüstungsverwaltung können Veränderungen wie Kündigungen, Produktwechsel oder Kostenstellenwechsel ausgelöst werden. Neben dem Servicekatalog ist die Ausrüstungsverwaltung zent - raler Einstiegspunkt. Sowohl der Endanwender als auch ein Verantwortlicher erlangen hier einen Überblick über Bestände in ihrem Verantwortungsbereich und können die entsprechenden Prozesse auslösen.

6 Bildschirmkopie syscovery Savvy Suite Request Management Sämtliche Requests aus dem Servicekatalog oder anderen Drittsystemen lassen sich als Geschäftsprozesse abbilden. Den Anfang eines Service Lifecycles stellt in der Regel die Neubestellung dar. Sowohl aus dem Servicekatalog als auch aus dem Bestand heraus kann Zubehör bestellt oder können alternativ Geschäftsprozesse ausgelöst werden. Sämtliche Geschäftsprozesse unterstützen die Anbindung von Drittsystemen wie kaufmännischen und technischen Backendsystemen. Neben der Automatisierung und Prozessvereinfachung steht der Compliance Ansatz im Vordergrund. Für Geschäftsprozesse können mehrstufige kaufmännische und organisatorische Genehmigungskonfigurationen hinterlegt und Abnahmeschritte vorgesehen werden. Je nach Bestellstatus kann der Genehmigungsstatus transparent nachvollzogen oder eine Position storniert werden. Die Auftragsverwaltung bietet eine Nachverfolgung der Requests über die jeweils anwenderoptimierten Masken. Während ein Anwender für ihn getätigte Positionen einsehen kann, bekommen Verantwortliche erweiterte strukturierte Sichten zur Verwaltung laufender Aufträge angeboten. Financial Management Eigene Sichten ermöglichen es Kostenstellenverantwortlichen und Controllern jederzeit, einen Überblick über die Entwicklung ihrer aktuellen IT-Kosten, seien es genutzte Lizenzen, Benutzerkonten oder die Basis-IT-Ausstattung ihrer Mitarbeiter. Dies führt zu Transparenz und Kostenbewusstsein. Kosten für IT-Services werden über eine interne Leistungsverrechnung direkt auf die Kostenstellen der jeweiligen Nutzer umgelegt. Daten der Leistungsverrechnung können kaufmännischen Systemen zur Generierung von Rechnungen oder der Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt werden. Reporting Die syscovery Savvy Suite stellt über Prozessanalysen und die entsprechenden Lebenszyklen nicht nur die erforderlichen Daten zur Verfügung, sondern bereitet diese über grafische Reports auf. Wie überall innerhalb der syscovery Savvy Suite greift auch hier ein Zugriffskonzept, sodass jeder Mitarbeiter nur die Daten innerhalb seines Verantwortungsbereiches im Zugriff hat.

7 whitepaper service lifecycle management 06 die syscovery savvy suite Welche Anforderungen Sie als Service-Provider auch stemmen müssen, unsere syscovery Savvy Suite ist Ihnen mit Sicherheit eine große Hilfe. Die Software ist web basiert, mehrsprachig, skalierbar, integrierbar und anpassbar. Die syscovery Savvy Suite unterstützt Ihre IT-Prozesse beim Zusammenspiel von Beschaffung, Serviceerbringung und Finanzwesen. IT-Services werden ganzheitlich und umfassend über den gesamten Lebenszyklus hinweg transparent und übersichtlich dargestellt. So verstehen wir Service Lifecycle Management. Zusätzlich zum Service Lifecycle Management bieten wir Module zum Thema Identity und Access Management. Der innerhalb der IT-Landschaft verwaltete Mitarbeiter steht hierbei im Fokus. Angefangen bei der Verwaltung von externen Mitarbeitern bis hin zur Berechtigungsvergabe unterstützt die syscovery Savvy Suite beim Aufbau einer Identity und Access Management-Landschaft. vorteile einer lösung mit der syscovery savvy suite Hohe Anwenderzufriedenheit durch schnelle und benutzerfreundliche Bearbeitung von IT-Anfragen. Dies geschieht mit Hilfe eines dynamischen Servicekataloges, der dem Kunden aufgrund von Regelwerken immer den richtigen Service anzeigt und entsprechend auf dem Service-Portfolio basiert. Unternehmens- und Compliance-Vorgaben können durch die nachhaltige Transparenz und Dokumentation aller Änderungen und über organisatorische Genehmigungsprozesse eingehalten werden. Zusätzlich unterstützt wird die Erfüllung dieser Vorgaben durch Beantwortung der Fragen: wie und wer darf was bestellen. Automatisierung der Serviceerbringung und eine deutlich kürzere Prozesslaufzeit durch die Möglichkeit, Drittsysteme einfach anzubinden. Kosteneinsparungen durch eine verursachungsgerechte Leistungsverrechnung aller Aufträge und Bestände. Service Lifecycle Management mit der syscovery Savvy Suite schafft mehr Freiräume für Innovationen. Prozessoptimierungen, unterstützt durch Automatisierung, Virtualisierung und den Einsatz von Self-Service, ermöglichen einen kostengünstigeren und weniger ressourcenbindenden IT-Betrieb.

8 Sollten Sie noch Fragen haben, dann freuen wir uns auf Ihren Anruf oder eine von Ihnen. Wir nehmen uns gerne Zeit für Sie. syscovery Business Solutions GmbH Am Römischen Kaiser Worms Tel

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