Melanie Schmidt ist seit 1991 in der IT-Branche tätig. Sie arbeitet freiberuflich als Business Consultant und Trainerin MCT (Microsoft Certified

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2 Melanie Schmidt ist seit 1991 in der IT-Branche tätig. Sie arbeitet freiberuflich als Business Consultant und Trainerin MCT (Microsoft Certified Trainer) mit den Schwerpunkten SharePoint und Office für zahlreiche IT-Dienstleister und Kunden. Außerdem verfasst Melanie Schmidt anwenderspezifische Fachbücher und Videotrainings für Microsoft-Produkte, in denen sie ihr Praxiswissen an alle Anwendergruppen weitergibt.

3 Melanie Schmidt Microsoft SharePoint 2013 Das Praxisbuch für Anwender

4 Lektorat: Dr. Michael Barabas Satz: G&U Language & Publishing Services GmbH, Herstellung: Frank Heidt Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, Druck und Bindung: M.P. Media-Print Informationstechnologie GmbH, Paderborn Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN Buch PDF epub Auflage 2014 Copyright 2014 dpunkt.verlag GmbH Ringstraße 19 B Heidelberg Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen. Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Alle Angaben und Programme in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt kontrolliert. Weder Autor noch Verlag können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buches stehen

5 v Inhaltsverzeichnis Vorwort xv 1 Einleitung Problemlöser SharePoint! Der Einsatz von SharePoint in Unternehmen Risiken eines SharePoint-Projektes Der Einsatz der richtigen SharePoint-Technologien Rollen- und Rechtekonzept Struktur und Aufbau Einbeziehen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Schulungen der Mitarbeiter Step-by-Step Zusammenfassung SharePoint-Produkte und -Technologien SharePoint Foundation-Technologien SharePoint Server Standard SharePoint Server Enterprise Benutzerlizenzen für Server Standard- und Enterprise SharePoint Online in Verbindung mit Office Zusammenfassung Wer ist eigentlich wofür zuständig? Administrative Rollen Die Farmserveradministration und die Administration der gemeinsamen Dienste Die Administration der Websitesammlung Die Administration einer oder mehrerer Websites Zusammenfassung

6 vi Inhaltsverzeichnis 4 Berechtigungen und Vererbung Die Berechtigungsvererbung von SharePoint SharePoint-Berechtigungen Berechtigungsstufen und Benutzerberechtigungen Anlegen einer Berechtigungsstufe Die Benutzergruppen Die Standardbenutzergruppen von SharePoint Anlegen einer Benutzergruppe und hinzufügen einer Berechtigungsstufe Zugriffsrechte auf Bibliotheks-, Listen- und Elementebene Benutzerberechtigungen prüfen Berechtigungsvererbung unterbrechen Zusammenfassung Der Aufbau eines SharePoint-Portals Websites und Websitesammlung Die Verwendung mehrerer Websitesammlungen Das Vererbungsprinzip innerhalb einer Websitesammlung Zusammenfassung Websites, Bibliotheken, Listen und Apps SharePoint-Bibliotheken (Apps) Bibliotheksvorlagen SharePoint-Listen (Apps) Listenvorlagen Websitevorlagen Zusammenfassung Eine Testsite für dieses Buch erstellen Die Anmeldung am Portal Zugang zum Office 365 SharePoint Online Zugang zum SharePoint allgemein Überlegungen vor dem Anlegen einer Website Erstellen der Testsite

7 Inhaltsverzeichnis vii 8 Grundlegendes einer SharePoint-Website Menüband & Register Das Websitelogo Die globale Navigation Die aktuelle Schnellstart- und Seitennavigation Die Notizbuchfunktion Links bearbeiten Die Breadcrumb-Navigation Die Kacheln Erste Schritte Die Navigation Newsfeed, SkyDrive, Websites und Mein Profil Die Schaltfläche Newsfeed Die Schaltfläche SkyDrive Pro Die Schaltfläche Websites Mein Profil Das Menü Einstellungen Website freigeben oder Inhalte synchronisieren Die Schaltfläche Fokus auf Inhalt Das Eingabefeld Suchen Der Seiteninhalt und Webparts Microsoft Office Web Apps Zusammenfassung Kommunikation & Marketing Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Dokumentenmanagement mit SharePoint Anlegen der Website Kommunikation & Marketing Anlegen einer Bibliothek für die zentrale Ablage von Geschäftsvorlagen Mehrere Dokumente einer Bibliothek hinzufügen Versionierung von Dokumenten Die Versionierung aktivieren Ein- und Auschecken von versionierten Dokumenten Den Versionsverlauf eines Dokuments öffnen

8 viii Inhaltsverzeichnis 9.9 Metadaten Websitespalten Websitespalten anlegen Inhaltstypen Inhaltstypen mit Dokumentvorlagen erstellen Zuweisung von Websitespalten in einem Inhaltstyp Inhaltstypen für das Auftragsmanagement bestimmen Benachrichtigungen auf Listen und Bibliotheken festlegen Löschen von Benachrichtigungen aus Listen und Bibliotheken Zusammenfassung Projekt- und Eventmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Anlegen der Bereichswebsite Projekte Eine Projektwebsite anlegen Erstellen einer Bibliothek für Projektdokumente Inhaltstypen einer Bibliothek hinzufügen Entfernen des Inhaltstyps Dokument aus einer Bibliothek Verwenden von Vorlagen auf Basis von Inhaltstypen Der Dokumentinformationsbereich in Microsoft Office zum Festlegen der Metadaten Den Dokumentinformationsbereich anzeigen lassen Ansichten auf Basis von Websitespalten erstellen Eine gefilterte Ansicht in einer Bibliothek erstellen Eine gruppierte Ansicht erstellen Hinzufügen der Ankündigungsliste für aktuelle Informationen Hinzufügen einer Kontaktliste für Projektmitglieder Eine Websitespalte innerhalb der Kontaktliste hinzufügen Eine gruppierte Ansicht in der Kontaktliste erstellen Die Website Projekt- und Eventmanagement anpassen Löschen einer nicht benötigten Bibliothek Die gefilterte Ansicht für die Schnellstartnavigation auf der Website verwenden Löschen vorhandener Webparts auf einer Website Hinzufügen des Kalenders in einem Webpart

9 Inhaltsverzeichnis ix Hinzufügen der Kontaktliste und einer gruppierten Ansicht in einem Webpart Hinzufügen der Ankündigungsliste in einem Webpart Blog für Fragen und Antworten (FAQs) Erstellen einer Blogwebsite Der Aufbau der Blogwebsite Blogkategorien erstellen Einen Blogbeitrag über die Formularseite verfassen Einen Blogbeitrag mit Microsoft Word verfassen Einen Blogbeitrag kommentieren Kommentare verwalten Eine Website als Vorlage speichern Eine Website aus einer benutzerdefinierten Vorlage erstellen Eine Website löschen Die Website Projekte anpassen Eine Liste für Links erstellen Eine Liste dem Webpart hinzufügen Eine benutzerdefinierte Ansicht dem Webpart hinzufügen Webpart Inhaltsverzeichnis Anpassen der globalen Navigation Verwenden der Aufgabenliste der Projektwebsite Eine neue Projektaufgabe als Vorgang erstellen Vorgänge bearbeiten und der Zeitachse hinzufügen Aus einem Vorgang einen Teilvorgang erstellen Aus einem Teilvorgang einen Vorgang erstellen Vorgänge in der Reihenfolge ändern Die Aufgabenliste mit anderen Microsoft-Programmen synchronisieren oder exportieren Zusammenfassung Empfangsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Anlegen der Website Empfangsmanagement Besucherprotokollierung Eine benutzerdefinierte Liste für die Besucherprotokollierung erstellen Websitespalten erstellen

10 x Inhaltsverzeichnis Websitespalten anpassen Die Reihenfolge von Eingabefeldern in Elementformularen ändern Eine Kalenderansicht erstellen Websitespalten in der Ansicht ein- oder ausblenden Bereitstellen der Liste auf der Website Testsite Fahrzeugverwaltung Eine Excel-Tabelle in eine SharePoint-Liste umwandeln/exportieren Einen Kalender anlegen Eine Websitespalte umbenennen Eine Websitespalte ändern Eine Websitespalte zum Nachschlagen von Inhalten der Website erstellen Eine Kalendervorlage erstellen Einen neuen Kalender auf Basis einer benutzerdefinierten Vorlage erstellen Eine Liste dauerhaft in der Schnellstartnavigation einblenden Kalender zusammenführen Synchronisation mit Microsoft Office Einen SharePoint-Kalender mit Outlook verbinden SharePoint-Kalender aus Outlook entfernen Informationen zu Kantinen und Restaurantangeboten bereitstellen Eine benutzerdefinierte Liste für Tagesmenüs erstellen Filterungen über eine Ansicht herstellen Die benutzerdefinierte Liste in einem Webpart anzeigen Zusammenfassung Vertriebsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Erstellen der Website Vertriebsmanagement Bereitstellen einer Wiki-Seitenbibliothek für das Vertriebshandbuch Der Aufbau einer Wiki-Seitenbibliothek Anlegen einer neuen Wiki-Seite und Inhalte einbringen Speichern von Wiki-Seiten Ein- und Auschecken von Wiki-Seiten Die Versionierung festlegen

11 Inhaltsverzeichnis xi Den Versionsverlauf einer Wiki-Seite öffnen Eine Bildbibliothek oder Objektbibliothek erstellen Mehrere Bilder der Bibliothek hinzufügen Ein Bild einer Wiki-Seite hinzufügen Eine Tabelle auf einer Wiki-Seite einfügen und eine Tabellenformatvorlage auswählen Wiki-Hyperlinks zum Verlinken von Wiki-Seiten Eine neue Wiki-Seite per Wiki-Link hinzufügen Einen Link zu einer anderen Website auf der Wiki-Seite hinzufügen Innerhalb umfangreicher Texte springen Zusammenfassung Einkaufsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Anlegen der Website Einkaufsmanagement Erstellen eines Produktkatalogs in einer Dokumentbibliothek Verwaltete Metadaten Wichtige Voraussetzungen für das Verwalteten von Metadaten Hinzufügen von Metadaten über das Terminologiespeicher-Verwaltungstool Aktivieren des Websitefeatures Metadatennavigation und Filtern Eine Websitespalte für die verwalteten Metadaten anlegen Die Metadatennavigation innerhalb einer Bibliothek einstellen und festlegen Verwaltete Metadaten einem Dokument hinzufügen Zusammenfassung Vertragsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Verwendung des Dokumentcenters Erstellen der Website Dokumentcenter Die Schnellstartnavigation im Dokumentcenter anpassen Erstellen von verwalteten Metadaten

12 xii Inhaltsverzeichnis Erstellen eines Websiteinhaltstyps für die Verwendung im Dokumentcenter Eine Websitespalte direkt im Inhaltstyp erstellen Eine Bibliotheksvorlage erstellen Einen Dispositionsgenehmigungsworkflow für die Aufbewahrung von Dokumenten erstellen Informationsverwaltungsrichtlinien Verwendung einer Abgabebibliothek im Dokumentcenter Anpassen der Website Dokumentcenter Zusammenfassung Auftragsmanagement Ausgangssituation Die Anforderungen der Abteilung Schritte in diesem Kapitel Erstellen einer Angebotsbibliothek Der Inhaltstyp Dokumentenmappe Den Inhaltstyp Dokumentenmappe einer Bibliothek zuweisen Einer Dokumentenmappe Inhaltstypen zuweisen Verwenden der Angebotsbibliothek mit Dokumentenmappen Hinzufügen einer Dokumentenmappe in einer Bibliothek Erstellen eines Dokuments in der Dokumentenmappe Zusätzliche Metadaten in der Angebotsbibliothek bereitstellen Websitespalten für den Informationsbereich der Dokumentenmappe erstellen Eine Ansicht für die Angebotsbibliothek erstellen Bibliotheksansichten ändern Metadatennavigation nach Websitespalten Zusammenfassung Geschäftsleitung Ausgangssituation Schritte in diesem Kapitel Voraussetzungen SharePoint und Excel in Kombination Excel-Services in SharePoint Das Excel 2013 PowerPivot und PowerView Add-in aktivieren Ein Dashboard mit Microsoft Excel 2013 erstellen Erstellen einer PowerView in Excel

13 Inhaltsverzeichnis xiii 16.5 Informationen über RSS-Feeds bereitstellen Einen RSS-Feed-Code kopieren Einen RSS-Feed-Code einem Webpart hinzufügen Zusammenfassung Personalmanagement Ausgangssituation Schritte in diesem Kapitel Mitgliedschaften der Community in einer Websitesammlung Erstellen der Website Unternehmens-Community Der Aufbau der Communitywebsite Berechtigungsgruppen der Community Konfigurieren der Communitywebsite Einrichtungsdatum und die Meldung von anstößigen Beiträgen festlegen Zuverlässigkeitseinstellungen vornehmen Badges erstellen und Communitymitgliedern zuweisen Eine Bildbibliothek für Bilder der Kategorien anlegen Eine Communitykategorie mit einem Bild anlegen Anwenden der Website Unternehmens-Community Einer Community beitreten Eine Community verlassen Eine Communitydiskussion starten An einer vorhandenen Diskussion aktiv teilnehmen Benachrichtigungen zu Beiträgen Anpassen der Infoseite einer Communitywebsite Zusammenfassung Support Ausgangssituation Schritte in diesem Kapitel Erstellen der Website Support Der Einsatz von Problemverfolgungslisten in SharePoint Erstellen einer Problemverfolgungsliste Listen anpassen Zusätzliche Websitespalten erstellen Erfassen eines Problems

14 xiv Inhaltsverzeichnis 18.5 Auswerten von Problemverfolgungslisten Problemverfolgungen nach Excel exportieren Excel Pivot-Table Visio-Pivot-Diagramm Visio-Zeichnungen veröffentlichen Drei-Status-Workflow hinzufügen Visio-Workflows für SharePoint-Listen und -Bibliotheken Visio-Workflows mit dem SharePoint-Designer bearbeiten Workflow auf Fehler prüfen Workfloweinstellungen vornehmen Den Schulungsbedarf mit einer Umfrage ermitteln Eine Umfrage erstellen Verzweigungen in Umfragen erstellen Auf diese Umfrage antworten Auswerten der Umfrage Zusammenfassung Meine Website, Newsfeed & Co Mein Profil Newsfeed Einen Newsfeed-Beitrag verfassen Hinzufügen von Bildern zu einem Newsfeed-Beitrag Hinzufügen einer Datei zu einem Newsfeed-Beitrag Benutzernamen einem Newsfeed-Beitrag hinzufügen Newsfeed-Beiträge öffnen, in denen Ihr Benutzername erwähnt wurde Aufgabenverwaltung SkyDrive Pro Synchronisieren von Bibliotheken Zusammenfassung Index

15 xv Vorwort Liebe Leserin, lieber Leser, die SharePoint-Produkte und -Technologien haben sich in den vergangenen drei Jahren noch stärker in den Unternehmen durchgesetzt, sodass SharePoint weiterhin ein wichtiges Thema in der Geschäftswelt bleibt und in seiner Bedeutung noch weiter zunehmen wird. Fachabteilungen großer Unternehmen, die bereits seit vielen Jahren SharePoint im Einsatz haben, kommen verstärkt auf mich zu, da sie SharePoint global für die Zusammenarbeit entdeckt haben und einsetzen möchten. Auch Administratoren, die SharePoint bereitgestellt haben, stellen fest, dass SharePoint nicht mit dem Microsoft Office-Paket zu vergleichen ist, und nehmen vermehrt meine beratende Unterstützung in der Anwendung an. Leider gibt es IT-Unternehmen, die meinen, sie können dem Kunden SharePoint-Technologien verkaufen und dabei dem Kunden oft völlig falsche Tatsachen über das System vermitteln, sodass viele SharePoint-Projekte regelrecht im Sande verlaufen und der Kunde unzufrieden ist. Aufgrund meiner gesammelten Erfahrungen habe ich mich entschieden,»das Praxisbuch«zum Thema SharePoint am Leben zu erhalten. Dieses Buch soll Ihnen als Berater zur Seite stehen und Ihnen die grundlegenden und wesentlichen Informationen, die nicht nur für den Büroalltag wichtig sind, liefern. Es soll Ihnen helfen, zu verstehen, wie SharePoint»tickt«, und es soll Ihnen»greifbare«Beispiele bieten, um damit eigene, großartige Ideen umsetzen zu können. SharePoint 2013 steht weiterhin in verschiedenen Versionen zur Verfügung. Microsoft bietet die kostenlose Version SharePoint Foundation zum Download an. Zusätzlich stehen die Serverversionen Standard und Enterprise sowie die Share- Point-Onlineversionen in den verschiedenen Plänen und Office 365-Versionen zum Kauf oder zur Miete zur Verfügung. Ich habe im gesamten Buch versucht, alle Anwendergruppen aller genannten Versionen anzusprechen, und zeige auf, was mit welcher Version möglich ist. Seit der Einführung von SharePoint 2013 können Sie zum Ablegen von Dokumenten und Elementen sogenannte Apps verwenden. Ich habe mich bewusst dazu entschieden, diese Apps, wie in den Vorgängerversionen auch, weiterhin mit Listen