Microsoft SharePoint 2010

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1 Melanie Schmidt Britta Seidler Microsoft SharePoint 2010 Das Praxisbuch für Anwender ADDISON-WESLEY An imprint of Pearson Deutschland München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam

2 Vorwort 17 Danksagung 21 Einleitung 1.1 Die Herausforderung - Einführung in SharePoint Was ist eigentlich SharePoint? " Fundamentale Herausforderungen SharePoint & Change-Management Kampfansagen und Freudenfeuer Die eigene Teamwebsite Welche Anforderungen stellt das Team? Eine Bibliothek ist kein Windows-Explorer Auf die richtige Struktur kommt es an Beginnen Sie mit Ihrer Teamarbeit Grundlagen von SharePoint-Websites Anmeldung am Portal Die Navigationen in SharePoint Die globale Navigationsleiste Das Register»Durchsuchen« Die Schnellstartnavigation Die Navigation»nach oben« Die Navigation über den Browser (Internet Explorer) Der Umgang mit der Übungswebsite Eine Übungswebsite erstellen Das Menüband Das Register»Websiteaktionen« Das Register»Durchsuchen« Das Menü»Benutzerinformation«40

3 1.15 Die Schaltflächen»Gefällt mir«,»kategorien«und»notizen« Das Register»Bibliothekstools« Das Unterregister»Dokumente«~~ Das Unterregister»Bibliothek« Das Register»Listentools« Das Unterregister»Elemente« Das Unterregister»Liste« Menübänder innerhalb von Element-Formularen 43 Der Empfangsbereich Der Empfangsbereich allgemein Ausgangssituation Welche Aufgaben hat der Empfangsbereich? In diesem Buch Bereitstellung einer Gruppenarbeitssite Angaben über Frei/Gebucht-Informationen in einem Gruppenkalender Frei/Gebucht-Informationen in Outlook freigeben Berechtigungsstufen für die Frei/Gebucht-Informationen in Microsoft Office Outlook Outlook-Kalender mit Kalenderüberlagerung in SharePoint anzeigen Kalenderüberlagerungen in einem Webpart Besucherprotokollierung Eine benutzerdefinierte Liste für die Besucherprotokollierung erstellen Spalten erstellen Spalten anpassen 62 '2.4.4 Die Reihenfolge von Eingabefeldern in Element-Formularen ändern Eine Kalenderansicht erstellen Spalten in der Ansicht ein-oder ausblenden Bereitstellen der Liste auf der Standort-Website Informationen zu Kantinen und Restaurantangeboten bereitstellen Eine benutzerdefinierte Liste für Tagesmenüs erstellen 69

4 2.5.2 Filterungen über eine Ansicht herstellen Listen mit gefilterten Ansichten einem Webpart zuweisen Die Website anpassen Webparts ein-und ausblenden " Website als Vorlage speichern Eine neue Website basierend auf einer Vorlage erstellen 83 Einkauf «^ Einkauf allgemein Ausgangssituation Welche Aufgaben hat der Einkauf? In diesem Buch Erstellen der Teamwebsite für die Einkaufsabteilung Erstellen eines Produktkatalogs in einer Dokumentbibliothek Hochladen einer einzelnen Datei in die Bibliothek über einen Link Das Hochladen von mehreren Dateien in eine Bibliothek Hochladen einer vorhandenen Datei in die Bibliothek über das Menüband Schnelles Sortieren innerhalb einer Bibliothek 92 ' Dokumenteigenschaften und Metadaten Das Erstellen von Spalten für Metadaten in einer Bibliothek Nach Metadaten in SharePoint navigieren und filtern Einchecken von Dokumenten in der Bibliothek Die Ansicht einer Bibliothek anpassen Freigabe einer Bibliothek für Mitarbeiter Informationsbibliotheken auf anderen Websites bereitstellen Eine neue Navigationsüberschrift auf einer Website erstellen Dokumente aus einer Bibliothek herunterladen oder einen Link versenden 114

5 3.6 Informationen über Minianwendungen auf der Teamwebsite bereitstellen * Gadget-Code kopieren Gadget-Code in einem Webpart einfügen Website anpassen Listen in Webparts einbinden Listen in die Schnellstartnavigation integrieren Vorhandene Webparts undinhalte aus der "Websiteansicht löschen 128 Vorlagenabteilung Vorlagenabteilung allgemein Ausgangssituation Welche Aufgaben hat unsere Vorlagenabteilung? In diesem Buch Erstellen der Website»Vorlagenabteilung« Erstellen einer Dokumentbibliothek für Vorlagen und Formulare Vorlagen in die Dokumentbibliothek hochladen Erstellen von Inhaltstypen Überprüfen, welche Inhaltstypen vorhanden sind Eine Vorlage ändert sich ' InfoPath Tabellen hinzufügen Mit Steuerelementen arbeiten Steuerelement»Wiederholte Tabelle« Im Steuerelement»Textfeld«Berechnung durchführen Steuerelement»Berechneter Wert« Als versenden 150 'i Formular prüfen InfoPath in SharePoint einbinden Formular in SharePoint hochladen InfoPath-Formular als Inhaltstyp definieren Inhaltstyp Reisekostenabrechnung der Vorlagenabteilung zuweisen Mit Vorlagen arbeiten 155

6 4.9 Eine»Bildbibliothek«erstellen Bilder hochladen * Ansicht Bildbibliothek verändern Eigenschaften der Bilder bearbeiten Mit Bildern arbeiten »Bildschirmpräsentation anzeigen« »Senden an«161 Q Der Vertrieb Vertrieb allgemein Ausgangssituation Aufgaben des Vertriebs In diesem Buch Erstellen einer allgemeinen Vertriebswebsite für alle Vertriebsmitarbeiter im Unternehmen Erstellen einer Angebotsbibliothek Hinzufügen von Inhaltstypen in die Angebotsbibliothek Den Inhaltstyp Dokumentenmappe einer Bibliothek zuweisen Einer Dokumentenmappe Inhaltstypen zuweisen Verwenden der Angebotsbibliothek mit Dokumentenmappen 173 '5.4.1 Hinzufügen einer Dokumentenmappe in eine Bibliothek Erstellen eines Dokuments in der Dokumentenmappe Zusätzliche Informationseigenschaften in der Angebotsbibliothek bereitstellen Websitespaltenerstellen Websitespalten als Informationseigenschaften einer Dokumentenmappe zuweisen Eine Bibliotheksansicht erstellen Bibliotheksansichten ändern Synchronisation mit Outlook SharePoint-Bibliotheken mit Outlook synchronisieren SharePoint-Listen synchronisieren SharePoint-Kalender im Outlook löschen 200

7 5.8 Synchronisation mit SharePoint Workspace Ein SharePoint Workspace-Konto einrichten Der SharePoint Workspace-Startbereich Einen Arbeitsbereich synchronisieren "" Aufbau des Arbeitsbereichsfensters in SharePoint Workspace Zusätzliche Bibliotheken oder Listen im Nachhinein über den Workspace synchronisieren Listen mit SharePoint Workspace synchronisieren Bibliotheken mit SharePoint Workspace synchronisieren Mit dem Arbeitsbereich Inhaltstypen aufrufen Dokumente in einem Arbeitsbereich verwerfen Informationen über RSS-Feeds bereitstellen Einen RSS-Feed kopieren Einen RSS-Feed einem Webpart hinzufügen 217 Controlling Controlling allgemein Ausgangssituation Welche Aufgaben hat das Controlling? Anforderungen an das Controlling In diesem Buch Erstellen der Website»Controlling« Daten der Standorte im Controlling Unterwebsite erstellen Dokumentbibliothek Dokumentbibliothek erstellen Dokumente in die Dokumentbibliothek hochladen Berechtigungen bearbeiten Datei in Excel bearbeiten Website anpassen Excel Services Vorbereitung in Excel Datei in Excel Services veröffentlichen

8 6.8 Webpart»Excel Web Access«t Aussehendes Webparts verändern »Statusliste«und»Indikatordetails«vorbereiten Unterwebsite Kennzahlen erstellen Dokumentbibliothek erstellen Excel Services Indikatoren in»statusliste«erstellen Webpart»Statusliste«und»Indikatordetails«erstellen Aktualisieren der Daten Daten in»freigegebene Dokumente«einpflegen Website Controlling anpassen Schnellstartnavigation anpassen 259 Personalabteilung Personalabteilung allgemein Ausgangssituation Welche Aufgaben hat unsere Personalabteilung? In diesem Buch ^ Erstellen der Website»Personal« Dokumentbibliothek für PDF-Dateien PDF-Dateien in die Dokumentbibliothek hochladen Eigene Spalten in der Dokumentbibliothek Ansicht der Dokumentbibliothek ändern Dateien bearbeiten »Gültigkeitsprüfungseinstellungen« Benachrichtigungen einstellen Bibliothek für Videos Öffnen der Videos Dokumentbibliothek Dokumente hochladen Ansicht anpassen Dokumente bewerten Bewertungen vornehmen Liste»Umfrage« Umfrage erstellen

9 7.6.2 An einer Umfrage teilnehmen Die Umfrage auswerten Website»Entscheidung-Besprechungsarbeitsbereich« Webpart»Zielsetzungen«Webpart»Teilnehmer«Webpart»Aufgaben«"" Webpart: 5»Dokumentbibliothek«und»Entscheidungen«Webpart»Tagesordnung«Website Iöschen Website»Personalabteilung«anpassen Schnellstartnavigation Webparts löschen 296 Q Support Support allgemein Ausgangssituation Aufgaben des Supports In diesem Buch Erstellen der SharePoint-Website für den Support Der Einsatz von Problemverfolgungslisten in SharePoint Erstellen einer Problemverfolgungsliste Listen anpassen Zusätzliche Spalten erstellen Erfassen eines Problems Auswerten von Problemverfolgungslisten Problemverfolgung nach Excel exportieren Excel Pivot-Table Visio Pivot-Diagramm Visio-Zeichnungen veröffentlichen Eine Bibliothek für die Visio-Auswertungen erstellen Veröffentlichen einer Visio-Zeichnung im Portal Drei-Status-Workflow hinzufügen Visio-Workflows für SharePoint-Listen und -Bibliotheken

10 8.8 Visio-Workflows mit dem SharePoint-Designer bearbeiten ^ * Workflow auf Fehler prüfen Workfloweinstellungen vornehmen Problemverfolgung mit Access Unterwebsite einblenden Erstellen eines neuen Problems Berichte aufrufen Projektaufgabenliste Erstellen einer Projektaufgabenliste Eine neue Projektaufgabe erstellen Den Schulungsbedarf mit einer Umfrage ermitteln Eine Umfrage erstellen Verzweigungen in Umfragen erstellen Auf diese Umfrage antworten Auswerten der Umfrage Anpassen der Umfrage 374 Endanwender Arbeiten mit Bibliotheken Bibliothek öffnen Einzelne Dokumente in eine Bibliothek hochladen Mehrere Dokumente hochladen aus SharePoint heraus Mehrere Dokumente aus dem Arbeitsplatz/ Windows Explorer heraus hochladen Dokumente öffnen Ein-und Auschecken von Dokumenten Mehrere Dokumente gleichzeitig auschecken Im Webbrowser mit Web Apps arbeiten Ein neues Dokument in der Bibliothek erstellen Dokument aus Word/Excel/PowerPoint heraus in SharePoint speichern Benachrichtigungen von einer Bibliothek Benachrichtigungen auf einzelne Dokumente Benachrichtigungen in Bibliotheken oder einem einzelnen Dokument löschen Dokumente aus einer Bibliothek löschen

11 9.2 Vorlagen Mit Vorlagen arbeiten ' Listen Eine Liste öffnen 388"* Ein neues Listenelement erstellen Vorhandene Listenelemente bearbeiten Benachrichtigungen von Liste Benachrichtigungen über einzelne Listen-Elementen Benachrichtigungen in einer Liste oder einem einzelnen Element löschen Aufgaben Verbindung mit Outlook herstellen Wie kann ich auf der Teamwebsite nur meine eigenen Aufgaben anzeigen lassen? Blog Einen Blog in SharePoint erstellen Kategorien umbenennen Einen Blogbeitrag erstellen Einen Kommentar zu einem Beitrag erstellen Alle Kommentare sichtbar machen Einen Blogbeitrag aus Word heraus erstellen Umfragen An einer Umfrage teilnehmen Diskussion An einer Diskussion teilnehmen Mein Profil Anlegen des eigenen Profils Der Bereich Newsfeedeinstellungen Meine Website ' Von Meine Website" zurück zum Portal navigieren 402 Schnellübersicht Website Website-Vorlagen Sprache auswählen

12 10.2 Eine Website anpassen t Textlayout anpassen Hyperlinks einfügen PowerPoint Design auf die SharePoint-Website übertragen Design anpassen Schnellstartnavigation ein-oder ausblenden Website löschen Berechtigungen Beim Erstellen einer neuen Website Vererbung beenden und Berechtigung bearbeiten Berechtigung neu erteilen Berechtigung in einer Liste oder Bibliothek Berechtigung in einem Dokument Berechtigung in einem Listenelement Bibliotheken Eigene Spalten erstellen Eigene Ansicht in einer Bibliothek erstellen Inhaltstypen/Vorlagen Inhaltstypen anlegen Neue Inhaltstypen einer Bibliothek hinzufügen Inhaltstypen aus dem Menüband ausblenden 417 ' Inhaltstypen löschen Listen Von SharePoint mitgelieferte Listen Berechnungen von Spalten in Listen Die Gesamtsumme anzeigen lassen Excel-Tabellen in eine SharePoint-Liste exportieren Eine berechnete Spalte erstellen 427 ' Einen Bonus in einer berechneten Spalte ermitteln Titelspalte ausblenden Listen und Bibliotheken im neuen Fenster öffnen

13 10.11 Besprechungsräume, Besprechungsräume über SharePoint verwalten Outlook-Kalender im Gruppenkalender einbinden Eine Besprechung in Outlook anlegen " Personen und Gruppen für Kalenderüberlagerungen anlegen Diskussion Diskussion erstellen 435 Stichwortverzeichnis

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