Bericht. des Gemeinderates an den Stadtrat. Projekt Neue Arbeitsplatz-Systeme Biel/Bienne (NASB) Verpflichtungskredit. betreffend

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1 Bericht des Gemeinderates an den Stadtrat betreffend Projekt Neue Arbeitsplatz-Systeme Biel/Bienne (NASB) Verpflichtungskredit

2 2/5 Sehr geehrter Herr Stadtratspräsident Sehr geehrte Damen und Herren Das Wichtigste in Kürze Mit dem Projekt NASB (Neue Arbeitsplatz-Systeme Biel/Bienne) sollen die bestehenden 880 Arbeitsplatz-Systeme der Stadt Biel ersetzt und der Standard-Büroarbeitsplatz auf den aktuellen technischen Stand gebracht werden. Die heutigen Geräte (Desktops und Notebooks) werden zu Beginn des Rollouts grösstenteils 6-jährig sein, die Lebensdauer der heute eingesetzten Arbeitsplatz-Systeme ist damit endgültig abgelaufen, eine normale Lebensdauer beträgt 4-5 Jahre. Mit den überalterten und langsamen Arbeitsplatz-Systemen sind zunehmend unzufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ein höherer Betriebsaufwand zu verzeichnen (Reparaturen, geringe Leistungs- und Speicher-Ressourcen). Deshalb ist geplant, den Rollout sämtlicher Arbeitsplatz-Systeme innert drei Monaten durchzuführen, in der Zeit von Januar bis März Ziel ist dabei, dass die Abteilung IuL als interner Dienstleister möglichst rasch wieder ein zeitgemässes Arbeitsplatz-System für die Abteilungen der Stadtverwaltung und ihr nahestehende Organisationen bereitstellen kann. Ausgangslage IUL erbringt als interner Dienstleister marktorientierte Dienstleistungen für die Abteilungen der Stadtverwaltung und ihr nahestehende Organisationen. Mit dem Projekt NASB (Neue Arbeitsplatz-Systeme Biel/Bienne) sollen die bestehenden 880 Arbeitsplatz-Systeme der Stadt Biel ersetzt und der Standard-Büroarbeitsplatz auf den aktuellen technischen Stand gebracht werden. Die heutigen Geräte (Desktops und Notebooks) werden zu Beginn des Rollouts grösstenteils 6-jährig sein. Die Lebensdauer der heute eingesetzten Arbeitsplatz-Systeme ist damit abgelaufen. Geräteliste: Arbeitsplatz-Systeme aktuell

3 3/5 Alle Arbeitsplatz-Systeme, welche beim Rollout älter als 4 Jahre sind, werden ersetzt. Es handelt sich hierbei um Desktops: Notebooks: 733 Stück (32 werden nicht ersetzt) 138 Stück (34 werden nicht ersetzt) Bei der Neuausrüstung wird neben einem geringen Neuzuwachs eine leichte Verschiebung zu Gunsten des mobilen Arbeitsplatzes zu verzeichnen sein. Beschaffung: Desktop: 650 Stück (Reserve 4); Notebook: 230 (Reserve 5) => Total: 880 Stück 1. Lösungsvorschlag Mit der Einführung der neuen Endgeräte wird der Standard-Büroarbeitsplatz in der ganzen Stadtverwaltung auf Basis von Microsoft Windows 7 (bisher) und Microsoft Office 2016 (neu) aufgebaut. Neben dem neuen PC, bzw. Notebook erhalten alle einen neuen ergonomischen Bildschirm. Ziele Standard-Arbeitsplatz- Systeme Technologie Betrieb Kosten Beschreibung Fixe und mobile Arbeitsplatzsysteme (Desktops, Notebooks) mit 24" Bildschirmen. Die gewählten Systeme sind state of the art und entsprechen dem heutigen Technologiestandard. Die Systeme sind qualitativ hochstehend und weisen eine kleine Ausfallrate aus. Die Kosten stehen in einem optimalen Preis- / Leistungsverhältnis. Künftige Beschaffungen werden während der ganzen Vertragslaufzeit d.h. 5 Jahren zu gleichen Rabattkonditionen eingekauft. Die Beschaffung der Geräte und der Dienstleistungen erfolgte über die WTO-Ausschreibung Projekt-ID , ausgeschrieben auf Gemäss Pflichtenheft erfolgt die Beschaffung in zwei Losen: Los 1: Hardware: Beschaffung der Arbeitsplatz-Systeme inkl. Garantie- und Supportleistungen über 5 Jahre. Los 2: Externe Dienstleistungen für den Rollout Bemerkung: Die fachgerechte Datenträgerlöschung mit möglicher Weiterverwendung der alten Arbeitsplatz- Systeme wird über einen Brocker revisionssicher mit zertifiziertem Nachweis erbracht. Der Verkauf der alten Assets an einen Brocker entlastet das Budget der Neuanschaffung nur marginal. Diese Lösung deckt eher ökologische und soziale Anliegen, welche finanzschwachen Usern in Drittweltländer einen günstigen Einstieg in die Welt moderner Kommunikationsmittel ermöglicht. Finanzielles Das Vorhaben wurde in der Investitionsplanung (und bereits in der vorjährigen IVP) unter der Kontonummer für die Jahre 2016 bis 2018 eingegeben (CHF 1' ).

4 4/5 Gemäss Aufwandschätzungen ist mit folgenden einmaligen Kosten zu rechnen: Desktops CHF 409' Desktops - Garantie auf 5 Jahre CHF 2' Notebooks, Dockingstations CHF 227' Notebooks, Dockingstations - Garantie auf 5 Jahre CHF 34' Bildschirme CHF 162' Bildschirme - Garantie auf 5 Jahre CHF 22' Reserve (ca. 15%) CHF 129' TOTAL einmalige Kosten CHF 985' Dienstleistung Rollout Manager Unterstützung CHF 90' Dienstleistung Rollout Mitarbeiter Unterstützung CHF 140' TOTAL einmalige Kosten CHF 230' Alle Kosten sind inkl. Mehrwertsteuer (8.0%). Zusätzlich werden seitens der Abteilungen IuL rund 250 Personentage für die Anpassungen und Einführung der neuen Arbeitsplatz-Systeme anfallen. Finanzanfall Abschreibungen (auf 5 Jahre) CHF 197' Kapitalverzinsung (6% auf halbem Kapital) CHF 29' TOTAL wiederkehrende Kosten CHF 226' Bemerkung: Die Kosten basieren auf der Angebotseröffnung der öffentlichen Ausschreibung vom 19. September 2016, die offizielle Vergabe ist zum Zeitpunkt der Berichtserstellung noch nicht erfolgt. Auswirkungen auf den Personalbestand Die neue Lösung kann mit unverändertem Personalbestand betrieben werden. Terminplan für die Ausführung Der grobe Terminplan für das Projekt sieht folgende Meilensteine vor: Juni September 2016: WTO-Ausschreibung September Oktober 2016: Auswertung und Zuschlag 1 WTO-Ausschreibung, GRA/SRA November Dezember 2016: HW/SW Tests, Aufbau Infrastruktur und Rollout Planung Januar März 2017 Rollout der 880 Arbeitsplatz-Systeme April Mai 2017 Fachgerechte Entsorgung od. Verkauf der alten Assets 1 Zuschlag vorbehältlich der Kreditgenehmigung Submission Der Auftragserteilung an den/die Anbieter erfolgte im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung ( Ausschreibung: Projekt NASB "Neue Arbeitsplatz Systeme Biel-Bienne").

5 5/5 Zuständigkeit Gemäss Art. 39 Abs. 1 lit. a Stadtordnung zeichnet der Stadtrat zuständig für die Genehmigung des vorliegenden Kredits. Beschlussesentwurf Der Stadtrat von Biel beschliesst nach Kenntnisnahme vom Bericht des Gemeinderates vom 2. November 2016 betreffend "Projekt Neue Arbeitsplatz-Systeme Biel/Bienne (NASB) / Verpflichtungskredit", gestützt auf Art. 39 Abs. 1 lit. a der Stadtordnung vom 9. Juni 1996 (SGR 101.1): 1. Für das Projekt Neue Arbeitsplatz-Systeme Biel/Bienne (NASB) wird ein Verpflichtungskredit von CHF 1'215'000 bewilligt. 2. Teuerungsbedingte Mehraufwendungen gelten als genehmigt. 3. Mit dem Vollzug wird der Gemeinderat beauftragt. Er wird ermächtigt, notwendige oder zweckmässige Anpassungen vorzunehmen, die den Gesamtcharakter des Vorhabens nicht verändern. Der Gemeinderat wird ermächtigt, diese Kompetenz an die zuständige Direktion zu delegieren. Biel, 2. November 2016 Namens des Gemeinderates Der Stadtpräsident: Die Stadtschreiberin: Erich Fehr Barbara Labbé IVP / Konto Nr