Business Communications Manager Telefon Karte der Funktionen

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1 Business Communications Manager Telefon Karte der Funktionen 2001 Nortel Networks P Ausgabe 04

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3 Tasten Diese Karte zeigt die Tasten der Business Series Terminals. Der untenstehenden Tabelle kann entnommen werden, welche Tasten bei den verschiedenen Typen von Telefonen der Firma Nortel Networks zu verwenden sind. Name der Taste T7100, T7208, T7316 M7100N, M7208N, M7310N, M7324N Funktion ƒ Halten Lautstärkeregelung Beenden Telefon-Funktionen An/Stop Anruf parken Anrufschutz Anruf-Timer Anrufübernahme gezielt Speichern Sie mehrere Zielwahlnummern oder externe Carrier-Funktionscodes auf einer Speichertaste, indem Sie einen Haltepunkt fl zwischen den Nummern oder Codes einfügen. Das erste Drücken der Taste wählt die erste Nummer bzw. den ersten Code, das nächste Drücken wählt die nächste Nummer bzw. den nächsten Code. Sie können bis zu vier durch Haltepunkte getrennte Nummern oder Codes programmieren. Halten Sie einen Anruf, so daß er von einem beliebigen Telefon im selben System übernommen werden kann. Auf der Anzeige wird ein dreistelliger Übernahmecode angezeigt. Drücken Sie zur Übernahme eines geparkten Anrufs von einem Telefon eine Teamruftaste, und wählen Sie den Übernahmecode. Bei dem Telefon T7100/ M7100 müssen Sie lediglich den Hörer abheben und den Übernahmecode wählen. fi Abbrechen fi Wenn Sie nicht telefonieren, legen Sie fest, daß außer Prioritätsanrufen keine eingehenden Anrufe auf Ihrem Telefon klingeln. Wenn Sie gerade telefonieren, lehnen Sie einen eingehenden Prioritätsanruf ab. Zeigt kurz die Dauer des aktuellen oder des letzten Gesprächs an. fl Beantworten Sie ein beliebiges klingelndes Telefon. Drücken Sie fl, und wählen Sie die Nebenstellennummer dieses Telefons. Seite 3

4 Camp ein Direktruf Direktruf ablehnen Durchsage Einstellen des Kontrasts Anrufwarteschlange Fernbeantwortung Flash Nehmen Sie den nächsten Anruf an. Bei mehr als einem wartenden Anruf haben eingehende externe Anrufe Vorrang vor zurückgerufenen, geparkten oder übertragenen Anrufen. Leiten Sie einen Anruf auf ein anderes Telefon um, selbst wenn dessen Leitungen alle belegt sind. Drücken Sie, und wählen Sie die Nebenstellennummer dieses Telefons. flfl Sie können direkt über den Lautsprecher des angerufenen Telefons sprechen, ohne daß dieses davor läutet. Abbrechen Sperren Sie Ihr Telefon für den Empfang von Direktrufen. Der Anrufschutz ( fi) verhindert ebenfalls, daß Ihr Telefon Direktrufe empfängt. fl und Code (1 bis 3) und Zone (0 bis 6) Senden Sie eine Durchsage über die internen (Code 1) oder externen (Code 2) Lautsprecher oder über beide (Code 3). Bei Zone 0 wird eine Durchsage an alle Zonen gesendet. Durchsagen sind so programmiert, daß sie nach einer bestimmten, vom Systemadministrator festgelegten Zeit deaktiviert werden. Interne Durchsage fl und Zone (0 bis 6) Übermitteln Sie über die Telefonlautsprecher eine Durchsage an alle oder an eine bestimmte Gruppe von Telefonen. Bei Zone 0 wird eine Durchsage an alle Zonen gesendet. Externe Durchsage fl Übermitteln Sie eine Durchsage über ein externes Lautsprechersystem. Interne und externe Durchsage fl und Zone (0 bis 6) Übermitteln Sie eine Durchsage sowohl über Ihren eigenen Telefonlautsprecher als auch über ein externes Lautsprechersystem. Bei Zone 0 wird eine Durchsage an alle Zonen gesendet. Stellen Sie den Kontrast der Anzeige ein. Drücken Sie und dann eine Zahl von bis (je nach Telefon). Drücken Sie, um die Auswahl zu übernehmen. Beantworten Sie einen externen Anruf, der auf einer Leitung mit Klingel-Service eingeht, von einem beliebigen Telefon Ihres Systems. Diese Funktion kann nicht auf privaten Leitungen verwendet werden. Erzeugen Sie ein Flash-Signal, um auf eine PBX oder eine andere Vermittlungsstelle zuzugreifen. Seite 4

5 Halten Hintergrund musik Konferenz Setzen Sie einen Anruf vorübergehend aus. Drücken Sie zum Übernehmen eines gehaltenen Anrufs die entsprechende Leitungstaste. (Drücken Sie auf dem Telefon T7100/M7100.) Exklusiv halten oder Sie setzen einen Anruf vorübergehend aus und verhindern, daß er von einem anderen Telefon aus übernommen wird. Automatisches Halten: (zum Ein- bzw. Ausschalten) Richten Sie Ihr Telefon so ein, daß ein Anruf automatisch gehalten wird, wenn Sie einen zweiten Anruf entgegennehmen, bzw. deaktivieren Sie diese Funktion. Standardmäßig ist die Funktion aktiviert. Hinweis: Bei Telefonen mit Tasten für systemweite Anrufanzeige (system wide call appearance SWCA) muß diese Funktion aktiviert sein. fl Abbrechen fl Hören Sie über den Lautsprecher Ihres Telefons (von Ihrem Büro bereitgestellte) Musik, wenn Sie nicht telefonieren. Richten Sie eine Konferenzschaltung mit zwei weiteren Teilnehmern ein. 1. Tätigen Sie den ersten Anruf oder nehmen Sie ihn entgegen. 2. Halten Sie den ersten Anruf. 3. Tätigen Sie den zweiten Anruf, oder nehmen Sie ihn entgegen. 4. Wenn der zweite Anruf verbunden ist, drücken Sie. 5. Drücken Sie die Leitungs- oder Teamruftaste des ersten, gehaltenen Gesprächs (bei einem Telefon T7100/M7100 nicht erforderlich). 6. Drücken Sie, um die Konferenzschaltung zu beenden. So schließen Sie sich dauerhaft von der Konferenz aus (unbeaufsichtigte Konferenz): Drücken Sie. Die anderen beiden Teilnehmer bleiben verbunden. (Einige externe Leitungen unterstützen diese Funktion möglicherweise nicht. Fragen Sie Ihren Systemadministrator.) So halten Sie eine Konferenz: Drücken Sie. Die anderen beiden Anrufer können sich weiter unterhalten. So teilen Sie eine Konferenz: Drücken Sie die Leitungs- oder Teamruftaste eines Teilnehmers, um sich vertraulich zu besprechen, während der andere Teilnehmer gehalten wird. Drücken Sie zum Wiederherstellen der Konferenz. So trennen Sie die Verbindung mit einem Teilnehmer: Drücken Sie die Leitungs- oder Teamruftaste des Teilnehmers, mit dem die Verbindung getrennt werden soll, und drücken Sie. Drücken Sie die Leitungs- oder Teamruftaste des anderen Teilnehmers, um das Gespräch fortzusetzen. So halten Sie zwei Teilnehmer gesondert: Drücken Sie die Leitungs- oder Teamruftaste des ersten Teilnehmers, und drücken Sie dann. Der zweite Teilnehmer wird automatisch gehalten. Übernehmen Sie zum Fortsetzen der Konferenz einen der Teilnehmer, drücken Sie, und übernehmen Sie den zweiten Teilnehmer. Seite 5

6 Kurzwahl Lange Töne Lauthören Leitungsbündel Leitungsumleitung Wählen Sie mit einem zweistelligen Code eine externe Telefonnummer. Es gibt zwei Arten von Kurzwahlcodes: System (01 bis 70) und persönlich (71 bis 94). Systemkurzwahlcodes können auf jedem Telefon mit Anzeige im System verwendet werden. Sie werden von Ihrem Systemadministrator zugeordnet. Persönliche Kurzwahlcodes werden ausschließlich auf Ihrem Telefon verwendet. So tätigen Sie einen Anruf mit einem Kurzwahlcode: 1. Drücken Sie. 2. Geben Sie den zweistelligen Code für die Nummer ein (01 bis 70 für Systemkurzwahl, 71 bis 94 für persönliche Kurzwahl). So programmieren Sie persönliche Kurzwahlnummern: 1. Drücken Sie. 2. Geben Sie einen zweistelligen Code von 71 bis 94 ein. 3. Geben Sie die externe Leitung an, indem Sie eine Leitungs-, Leitungsbündeloder Teamruftaste drücken. Wenn Sie keine externe Leitung angeben, wird automatisch eine Leitung für den Anruf gewählt. 4. Wählen Sie die zu programmierende Telefonnummer (bis zu 24 Ziffern). 5. Drücken Sie. 6. Zeichnen Sie den Code und die eben programmierte Nummer auf. Sie können persönliche Kurzwahlnummern nicht programmieren, wenn gerade eine andere Person Ihr System programmiert. Solange Sie eine Taste gedrückt halten, wird ein Ton ausgegeben. Diese Funktion wird für die Kommunikation mit Faxgeräten oder Anrufbeantwortern verwendet. Lange Töne bleiben nur für den aktuellen Anruf wirksam. Abbrechen Verwenden Sie bei einem Anruf den Hörer und den Lautsprecher. Halten Sie den Hörer während des Gesprächs vom Lautsprecher weg, um eine Rückkopplung zu vermeiden, und drücken Sie zum Auflegen. Hinweis: IP-basierte Telefone können diese Funktion nicht verwenden. fl Bei einem Leitungsbündel können sich Telefone mehrere Leitungen für Anrufe teilen. 1. Drücken Sie fl oder eine Teamruftaste. 2. Geben Sie den Zugriffscode für ein Leitungsbündel ein. (Fragen Sie Ihren Systemadministrator nach einer Liste.) Abbrechen Leiten Sie Anrufe, die auf einer externen Leitung eingehen, an ein externes Telefon um. (Einige externe Leitungen unterstützen diese Funktion möglicherweise nicht. Fragen Sie Ihren Systemadministrator.) Diese Funktion ist bei dem Telefon T7100/M7100 nicht verfügbar. Seite 6

7 Nachrichten Pause Privat Rückruf Rufton Prioritätsanruf Ruftonlautstärke Rufübernahme Gruppe Rufumleitung Abbrechen Senden Sie eine Nachricht an ein anderes Telefon in Ihrem System. So überprüfen und beantworten Sie Ihre Nachrichten: 1. Drücken Sie flfi. 2. Drücken Sie und, um Ihre Nachrichtenliste einzusehen. 3. Drücken Sie, um die Person anzurufen, die Ihnen die Nachricht hinterlassen hat. So löschen Sie eine Nachricht: 1. Drücken Sie beim Überprüfen einer Nachricht. Programmieren Sie eine externe Zielwahl ein, mit der eine Verzögerung von 1,5 Sekunden eingefügt wird. Bei Impulswahl: fügt ebenfalls eine Verzögerung von 1,5 Sekunden ein. fl Unterbricht eine Person, die gerade ein Gespräch führt. Die telefonierende Person kann Prioritätsanrufe mit fi (Anrufschutz) ablehnen. Ändern Sie die Privat-Einstellung für eine externe Leitung. Wenn eine Leitung normalerweise privat ist, kann jetzt ein Telefon, das dieselbe Leitung verwendet, die Leitung, während Sie telefonieren, auswählen und am Gespräch teilnehmen. Wenn die Privat-Einstellung der Leitung normalerweise deaktiviert ist, kann jetzt ein weiteres Telefon, das dieselbe Leitung verwendet, die Leitung nicht mehr, während Sie telefonieren, auswählen und am Gespräch teilnehmen. Die Privat- Einstellung wird entweder nach Gesprächsende wiederhergestellt oder wenn Sie den Code für die Privatfunktion nochmals eingeben. Abbrechen Mit der Funktion Rückruf können Sie besetzte Leitungen, Leitungen, die nicht beantwortet werden, und besetzte Leitungsbündel innerhalb Ihres Systems überwachen. Die Funktion Rückruf benachrichtigt Sie, wenn der gewünschte Teilnehmer oder das gewünschte Leitungsbündel frei wird. fl Wählen Sie einen speziellen Rufton aus, mit dem Sie zwischen Ihrem und anderen Telefonen in der Nähe unterscheiden können. 1. Drücken Sie fl. 2. Geben Sie die Nummer für den Klingelton ein ( bis ). 3. Drücken Sie. Lassen Sie Ihr Telefon klingeln, damit Sie die Lautstärke einstellen können. Sie können die Lautstärke auch jedesmal einstellen, wenn das Telefon klingelt. fi Nehmen Sie einen Anruf an, der auf einem anderen Telefon Ihrer Übernahmegruppe klingelt. Der externe Anruf, der bereits am längsten klingelt, wird zuerst beantwortet. Abbrechen Leiten Sie Anrufe an ein anderes Telefon in Ihrem System um. Seite 7

8 Service- Klassen- Paßwort Service- Pläne Sprachauswahl Statische Zeit und Datum Tasten- Anfrage Uhrzeit fl Ändern Sie die Wählfilter einer Leitung oder eines Telefons, oder greifen Sie extern auf das System zu. Wählfilter legen fest, welche Nummern gewählt werden können. Drücken Sie fl, und geben Sie zum Ändern Ihrer Service-Klasse das Paßwort ein, das Sie vom Systemadministrator erhalten haben. Anzeigen der Service-Pläne Lassen Sie die Modi anzeigen, die auf einem festgelegten Verwaltungs-Set eingestellt sind. Rufton-Service Abbrechen Schalten Sie einen der sechs Pläne für alternatives Klingeln/Anrufbeantwortung über ein festgelegtes Verwaltungstelefon ein. Einschränkungen Abbrechen Schalten Sie einen der sechs Pläne für Einschränkungen auf bestimmten Leitungen oder Telefonen über ein festgelegtes Verwaltungstelefon ein. Sie müssen ein Paßwort eingeben. Umleitungs-Service Abbrechen Schalten Sie einen der sechs Pläne für Umleitungen auf bestimmten Leitungen oder Telefonen über ein festgelegtes Verwaltungstelefon ein. Sie müssen ein Paßwort eingeben. fi Wählen Sie die primäre Sprache für die Telefonanzeige aus. fi Wählen Sie die alternative Sprache für die Telefonanzeige aus. fi Wählen Sie die alternative Sprache 2 für die Telefonanzeige aus. fi Wählen Sie die alternative Sprache 3 für die Telefonanzeige aus. fl Abbrechen fl Ändern Sie die erste Zeile der Anzeige auf die aktuelle Uhrzeit und das aktuelle Datum. Stellen Sie die Programmierung der Tasten fest. Diese Funktion eignet sich zur Beschriftung der Tasten. Lassen Sie während eines Anrufs kurz die Uhrzeit und das Datum anzeigen. Seite 8

9 Umlegen Wählmodus Unterdrücken von Namen und Nummer Verschieben von Leitungstasten Wahlwiederholung der letzten Nummer Legen Sie einen Anruf auf ein anderes Telefon in Ihrem System oder an ein externes Telefon um. Es hängt von den Möglichkeiten der Leitung ab, ob Sie einen Anruf auf einer externen Leitung auf ein externes Telefon umlegen können. 1. Tätigen oder beantworten Sie einen Anruf. 2. Drücken Sie. 3. Rufen Sie die Person an, an die Sie den Anruf umlegen möchten. 4. Bleiben Sie in der Leitung, wenn Sie zuerst mit der Person sprechen möchten. 5. Drücken Sie, um das Umlegen abzuschließen. Wenn ein externer Anruf auf eine belegte interne Nebenstelle oder Netzwerknebenstelle umgelegt oder nach einigem Klingeln nicht beantwortet wird, legt das System den Anruf automatisch zu Ihnen zurück. Unterdrücken Sie jeweils bei einem Anruf den ausgehenden Namen und/oder die Nummer. Ändern Sie die Position Ihrer Leitungs- oder Hunt-Gruppentasten. 1. Drücken Sie. 2. Drücken Sie die Leitungstaste, die Sie verschieben möchten. 3. Drücken Sie die Leitungstaste, die Sie verschieben möchten. 4. Drücken Sie. Die beiden Tasten werden ausgetauscht. 5. Aktualisieren Sie die Tastenbeschriftung Ihres Telefons. Leitungstasten können nicht mit Teamruf-, Antwort- oder Freisprechtasten ausgetauscht werden. Wählen Sie eines der drei Wählverfahren aus. 1. Drücken Sie. 2. Drücken Sie zum Auswählen des Modus. 3. Drücken Sie, um den Modus zu speichern. Standardwahl: Wählen Sie eine Leitung aus, und wählen Sie dann die Nummer. (Die Standardwahl ist auch dann verfügbar, wenn ein weiterer Wählmodus ausgewählt wurde.) Automatische Wahl: Wählen Sie die Nummer, ohne zuerst eine Leitungstaste zu drücken. Für den Anruf wird automatisch Ihre Hauptleitung verwendet. Vorwählen: Wählen Sie die Nummer, und wählen Sie dann durch Drücken der entsprechenden Leitungstaste die gewünschte Leitung aus. Sie können die Nummer ändern, indem Sie vor dem Drücken der Leitungstaste drücken. fi Wählt automatisch die zuletzt gewählte externe Telefonnummer nochmals. 1. Drücken Sie. Seite 9

10 Wahlwiederholung einer gespeicherten Nummer Warten auf Wählton fl Speichern Sie eine Nummer für eine spätere Wahlwiederholung. Geben Sie den Code ein, während Sie den Anruf tätigen, um die gewählte Nummer zu speichern. Wenn Sie nicht telefonieren, geben Sie den Code ein, um die gespeicherte Nummer erneut zu wählen. Programmieren Sie eine externe Zielwahlnummer, damit das System auf den Empfang des Wähltons eines anderen Systems wartet, bevor die Wählsequenz fortgesetzt wird. Anrufanzeige-Dienste Anrufprotokoll Anrufproto- koll- Optionen Anrufprotok oll-paßwort Die folgenden Funktionen sind nur verfügbar, wenn Sie Anrufanzeige-Dienste Ihrer örtlichen Telefongesellschaft abonniert haben. Die Anzeige von Anrufprotokollen enthält die folgenden Sonderzeichen: 1 (unterstrichen) gibt einen neuen Eintrag an gibt beantwortete Anrufe an gibt Ferngespräche an / weist darauf hin, daß die Informationen gekürzt wurden. So sehen Sie das Anrufprotokoll ein: 1. Drücken Sie, um sich alte Einträge anzusehen. Drücken Sie, um sich neue Einträge anzusehen. Drücken Sie, um zum zuletzt angesehenen Eintrag zurückzukehren. 2. Drücken Sie und, um die Einträge durchzublättern. 3. Drücken Sie, um weitere Informationen zu einem Eintrag zu sehen. So löschen Sie einen Eintrag im Anrufprotokoll: 1. Drücken Sie bei der Ansicht eines Eintrags. So rufen Sie einen Anruf aus dem Anrufprotokoll zurück: 1. Lassen Sie die entsprechende Nummer auf dem Telefon anzeigen. 2. Bearbeiten Sie die Nummer gegebenenfalls. Sie können Nummern für Ferngespräche oder für den Zugriff auf Leitungsbündel hinzufügen oder Nummern entfernen, indem Sie drücken. 3. Drücken Sie eine Leitungstaste. 4. Heben Sie den Hörer ab. Wählen Sie die Anrufart aus, die automatisch im Anrufprotokoll gespeichert werden soll. Drücken Sie, um die nächste Einstellung zu sehen. Drücken Sie zum Auswählen der angezeigten Einstellung. fi Programmieren Sie ein vierstelliges Paßwort für Ihr Anrufprotokoll. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, wenn ein vergessenes Paßwort entfernt werden muß. Seite 10

11 Auto- Löschen Info zu Anruf MCID (ETSI- Funkion) Protokollieren SWCA- Tasten fi Abbrechen fi Lassen Sie den ältesten Protokolleintrag in einem vollen Anrufprotokoll automatisch löschen, um Platz für neue Einträge zu schaffen. Lassen Sie den Namen, die Nummer oder den Leitungsnamen eines klingelnden oder gehaltenen Anrufs anzeigen. Drücken Sie, um durch die Informationsanzeigen zu blättern. innerhalb von 30 Sekunden, nachdem der Anrufer aufgelegt hat, und bevor Sie auflegen Zeichnet Anruferinformationen über den letzten externen Anruf in der Vermittlungsstelle auf, die die Leitung zugeordnet hat. Diese Funktion ist nur dann verfügbar, wenn die eingehenden Gespräche über ETSI-ISDN-Leitungen empfangen wurden und wenn die Funktion bei der Programmierung aktiviert wurde. Fragen Sie bei Ihrem Systemadministrator nach. Speichern Sie Anrufinformationen zum aktuellen Anruf in Ihrem Anrufprotokoll. fi bis fi fi auf Tasten mit Anrufanzeigen programmiert Wenn Sie zu einer Konferenzgruppe gehören, verfügen Sie möglicherweise über eine Reihe von mit SWCA (system-wide call access systemweiter Anrufzugriff) beschrifteten Leitungstasten. Wie diese Tasten zu verwenden sind, hängt davon ab, wie der Systemadministrator das System eingerichtet hat. Zuordnen von Leitungen zu SWCA-Tasten: Wenn ein eingehender Anruf neben einer Leitungstaste und einer zugeordneten SWCA-Taste angezeigt wird, wird die Leitung automatisch der SWCA-Taste zugeordnet. Auf allen anderen Telefonen, bei denen dieselbe SWCA-Taste konfiguriert ist, wird dieser Anruf ebenfalls angezeigt. Durch Drücken der SWCA-Taste können Sie den Anruf entgegennehmen oder den Anruf halten. Wenn Sie den Anruf entgegennehmen oder halten, verschwindet die Anrufanzeige neben der Leitungstaste, und nur die SWCA-Taste zeigt den Anruf an. Wenn bei einem eingehenden Anruf nur eine Anrufanzeige neben der Leitungstaste angezeigt wird, müssen Sie eine freie SWCA-Taste drücken, um die Leitung einer SWCA-Taste zuzuordnen. In diesem Fall wird der Anruf nicht auf den anderen Telefonen angezeigt, bis Sie ihn einer SWCA-Taste zugeordnet haben. Ab diesem Zeitpunkt wird der Anruf nur neben der SWCA-Taste angezeigt. Wenn Sie die Leitung einer SWCA-Taste zuordnen, wird sie auf allen Telefonen angezeigt, bei denen diese Taste ebenfalls diesem SWCA- Funktionscode zugeordnet wurde. Übernahme von gehaltenen SWCA-Anrufen Ihr Systemadministrator wählt außerdem eine Einstellung aus, die festlegt, wer einen SWCA-Anruf entgegennehmen kann, wenn dieser gehalten wird. Das System kann es gestatten, daß der Anruf von jedem beliebigen Telefon entgegengenommen werden kann, dem dieselbe SWCA-Taste zugeordnet wurde. Das System kann jedoch auch so konfiguriert sein, daß der Anruf nur auf dem Telefon verfügbar ist, von dem aus er gehalten wurde. Wenn Anrufe auf anderen Telefonen entgegengenommen werden können, blinkt bei einem gehaltenen Anruf die Anrufanzeige neben der SWCA-Taste auf diesen Telefonen schnell. Seite 11

12 Seite 12 Keine freien SWCA-Tasten: Wenn bei der Entgegennahme eines eingehenden Anrufs alle SWCA-Tasten belegt sind, bleibt der Anruf auf der Leitung, auf der er hereingekommen ist. In diesem Fall kann der Anruf nur an dem Telefon, von dem aus er gehalten wurde, übernommen werden. Wenn eine SWCA-Taste während des Anrufs verfügbar wird, können Sie die Leitung einer SWCA-Taste zuordnen, indem Sie diese Taste drücken.