Rules of Engagement (RoE)

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1 Rules of Engagement (RoE) Arbeiten bei Microsoft Österreich Die Rules of Engagement sind ein Minimalset von Regeln, die für alle MitarbeiterInnen von Microsoft Österreich gültig sind. Sie unterstützen euren Erfolg in der Neuen Welt der Arbeit und garantieren ein harmonisches Miteinander. Sie können von einzelnen Teams nicht außer Kraft gesetzt, aber gegebenenfalls erweitert werden. Sie werden auf Basis eures Feedbacks und unseren Erfahrungen aktualisiert. > New World Of Work Es ist deine Entscheidung unter Rücksprache mit deinem Manager und Team, welches Arbeitsumfeld es dir ermöglicht, deine Aufgaben des jeweiligen Tages bestmöglich zu erledigen. Überlege dir im Vorhinein, welche Ressourcen du benötigst z.b. großer Bildschirm, Drucker, Meetingraum und wo dir diese optimal zur Verfügung stehen (extern oder in unserem Office). Wir wählen den Ort unserer Tätigkeit individuell ob zu Hause (Einsparen von Verkehrswegen, Rückzugs- möglichkeit), im Öffentlichen Raum (nimble), in unserem Office oder beim Kunden (communicate & collaborate). Bedenke auch, wie du deinen Kontakt zu KollegInnen gestalten möchtest persönlich oder via Lync, Yammer oder . Je nach Bedarf nutzt du Kommunikations-, Begegnungs-, Rückzugsoder Konzentrationsarbeitsplätze in unserem Office oder wählst eine externe Umgebung, die dir ideal zur Erledigung deiner Aufgaben erscheint.

2 Arbeiten bei Microsoft Österreich > Vertrauensarbeitszeit Für alle MitarbeterInnen gilt das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit. Das bedeutet, dass ausgehend von einem gewissen Grundvertrauen, Arbeitszeit nicht mit am Schreibtisch verbrachter Zeit gleichgesetzt wird. > Gemeinsame Arbeitsplätze (unassigned desks) Nur ca. 60 Arbeitsplätze im 1. & 2. OG sind fix zugeteilt. Alle anderen sind frei wählbar. Ein fixer Arbeitsplatz ist durch einen versperrbaren Rollwagen unter dem Tisch erkennbar. Desksharing-Arbeitsplätze haben keine inidivuellen Ablageflächen beim Tisch, sondner in den versperrbaren Spinten in den Gangbereichen. Uns allen ist es wichtig, einen sauberen Arbeitsplatz vorzufinden, daher bitte nach der Nutzung Tische aufräumen, keine persönlichen Gegenstände liegenlassen und benutzes Geschirr zur Küche retournieren. > Meetingräume Unsere Meetingräume sind durch das Leitsystem nach Größe und Funktion zugeordnet [Call (1 Person), Work (5 Personen), Think (12-14 Personen), Meet (14-40 Personen)], über Outlook buchbar und innerhalb der Räume über eine Windows Oberfläche steuerbar. Nach Nutzung Medientechnik ausschalten, installierte Kabeln nicht abstecken/meetingraum sauber und zeitgerecht verlassen. Meetingraum entsprechend Personenanzahl buchen und Buchung bitte rückgängig machen, falls der Raum doch nicht benötigt wird. > Cafeteria 1. & 2. OG Gegenseitige Rücksichtnahme ist uns wichtig, deshalb achte in den Kommunikationszonen darauf, KollegInnen in den angrenzenden Arbeitsbereichen nicht zu stören. > Cafeteria EG Das Erdgeschoß ist der Bereich für unsere Kunden/ Partner. Hilf mit, diesen zu einer besondern Experience für sie zu machen. Für dich sind Getränke und Kaffee kostenlos oder du konsumierst über deinen Badge an der Bar Snacks & Erfrischungen. Mehr als zwei Besucher dürfen nicht von dir eingeladen werden. Kunden müssen ihre Konsumation an der Bar bezahlen. Bankomat-Zahlung ist nicht möglich. Wenn du ein größeres Meeting hast, musst du einen Inhouse Event buchen. > Telefonieren Bitte führe die Gespräche nicht vom Schreibtisch aus und denke daran, dein Mobiltelefon mitzunehmen oder auf lautlos/vibrieren zu stellen, wenn du deinen Platz verlässt. Für Conference Calls oder längere Telefonate stehen dir Rückzugsmöglichkeiten zur Verfügung, somit bist du ungestört und störst auch nicht deine KollegInnen. > Meetings im Erdgeschoß Um unseren Kunden und Partnern die Orientierung zu erleichtern, werden externe Meetings auf den Screens vor den jeweiligen Meetingräumen angezeigt. Wenn du vertrauliche, interne Gespräche führen musst, denke daran, dass sich im Erdgeschoß auch Partner und Kunden aufhalten. Wenn du einen Raum im EG buchst, achte auf einen öffentlichkeitstauglichen Anzeigetext beim Erstellen des Outlook Invites.

3 Smarter Collaboration > Dein Kalender Unsere Hauptinformationsquelle, wie und wo wir uns gegenseitig erreichen können, ist der Outlook Kalender. Deshalb ist es notwendig, dass dein Kalender immer aktuell ist und auch deine Reisezeiten und Urlaube aufscheinen. Alle Kalender sind öffentlich und müssen für All Vienna Employees mit Free/ Busy Time, Subject, Location freigegeben sein. Es ist wichtig, dass alle KollegInnen den Betreff und Ort deiner Termine einsehen können. Um deine Privatsphäre zu wahren, kennzeichne persönliche oder vertrauliche Termine mit Privat. Aufgrund der vielen Termine und Überschneidungen ist gegenseitige Rücksichtnahme ganz besonders wichtig. Sag Termine, die nicht stattfinden oder an denen du nicht teilnehmen kannst, zeitgerecht mit Begründung ab. Bitte achte beim Setup eines Meetings darauf, die Zielsetzung und Agenda des Meetings im Invite anzugeben. > Je mehr s du in deinem Posteingang vorfindest, desto schwieriger wird es für dich, wie für uns alle, die wirklich relevanten und für deine Arbeit wichtigen Nachrichten, herauszufiltern. Überlege, ob wirklich das optimale Medium ist, deine Zielgruppe zu erreichen. Poste Informationen, die für eine große Anzahl von KollegInnen bestimmt sind, auf Yammer oder Edelweiß. Wir verwenden eine einheitliche Signatur, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten. Vorlagen findest du am Edelweiß. Wann verwende ich > I need to communicate actions Du bist Empfänger auf der To-Line: das ist ein Task, deine Handlung ist notwendig. > I need to share critical information Du bist Empfänger auf der CC-Line: das ist nur zu deiner Information. > I am formally handing over responsiblity BCC wird intern nicht verwendet. > I am communicating sensitive information Erkläre am Anfang der , was dein Anliegen und deine Erwartungshaltung an den Empfänger ist. Dies gilt auch, wenn du ein Mail weiterleitest.

4 > Out of Office Reply Wenn du länger als einen Tag abwesend bist, aktiviere deine Out of Office Reply inkl. Angabe von Zeitraum und Vertretung. > Work-Life-Balance Erwarte keine s, Zusammenarbeit oder Reaktion von KollegInnen am Wochenende. > Compliance & Security Speichere keine beruflichen Dokumente auf deinem privaten OneDrive, sondern greife dafür ausschließlich auf dein OneDrive For Business (auf Basis SharePoint Online) zurück. Nutze dies auch, um berufliche Inhalte mit externen Geschäftspartnern zu teilen (freigeben für: live-id des externen Ansprechpartners). Kunden und Firmendaten dürfen ausschließlich auf OneDrive For Business gespeichert werden. > Yammer Groups Confidential Alle Yammer Inhalte sind vertraulich und unter Umständen sensible Daten, daher bitte unbedingt die NDA und die Copyright-Richtlinien beachten. Das Erstellen einer Gruppe: Jede Gruppe hat 2 Owner mit folgender Verantwortung: Vor Eröffnen einer neuen Gruppe: 1. Prüfe ob eine ähnliche Gruppe bereits besteht (search group directory) 2. Überlege ob deine Inhalte zu einer bereits bestehenden Gruppe passen Die neue Gruppe: 3. Füge eine Beschreibung zur Zielsetzung deiner Gruppe hinzu (Englisch) 4. Füge deine Gruppe zum Yammer Directory in OneNote hinzu (Yammer Notes AT Microsoft Austria All Emp) 5. Füge mindestens 5 Mitglieder für die deine Gruppe relevant ist dazu 6. Schließe die Gruppe bei geringer Relevanz Wann verwende ich Yammer > Ich möchte mich mit Experten austauschen, Antworten erhalten, Informationen oder best practices teilen > Ich möchte eine Diskussion eröffnen um unterschiedliche Meinungen einzuholen und eine Entscheidung zu treffen > Ich möchte Informationen teilen, die auch für andere relevant sein können > Ich möchte zu einem Brainstorming mit einer Experten-Gruppe einladen Was ist zu beachten: > Profil anlegen: dein Foto und deine Kompetenzen nicht vergessen! > Kiss: Kurze, prägnante Posts, Management Summary bei längeren Inhalten > AT Rules: Alle Austrian Yammer Groups intern/extern beginnen mit AT (z.b. AT All Emp, AT MYR) = cc: um einzelne Personen speziell zu informieren/aktivieren Moser: bitte ansehen!) > Deine Posts sind ein Ausdruck deiner persönlichen Meinung. Posts in Public Groups sind immer für alle KollegInnen sichtbar. AT Whats Up Group : Dient Microsoft Österreich zum informellen Austausch ala schwarzes Brett

5 > SharePoint SharePoint Teamsites sind die Ausgangsbasis für die Zusammenarbeit in unseren v-teams und Projektgruppen. Alle Informationen werden dort zentral für alle Teammitglieder bereitgestellt und direkt über den SharePoint bearbeitet. I track Meeting Notes in team OneNote (within 2 days after the meeting): Besprechungsdokumentation zu Aufgaben, Follow-Up, Verantwortlichkeiten und Timelines sollten in einem geteilten OneNote erfasst werden, das ihr auf eurer Teamsite anlegt und zentral verwaltet. I store (living) documents on SharePoint (share only link in Yammer) Alle Dokumente sollten auf der entsprechenden Teamsite oder auf eurem OneDrive For Business abgelegt werden. Poste nur den Link auf dieses Dokument in Yammer, um dich dort dazu mit deinen KollegInnen darüber auszutauschen. Vermeide, Attachments per zu versenden. > OneDrive For Business OneDrive For Business steht dir als persönlicher Cloud-Storage für deine persönlichen, business-relevanten Dokumente zur Verfügung. Die Dokumentenbibliothek kannst du bequem auf alle deine mobilen Devices synchronisieren I use OneDrive For Business to sync documents across my devices Nutze OneDrive For Business nur für unternehmensrelevante Unterlagen und achte auf sensible Daten. > Lync Zeige deine aktuelle Location an (individueller Eintrag oder über Findme-App), damit es für deine KollegInnen einfacher erkennbar ist, ob sie dich im Office antreffen oder du im Homeoffice oder beim Kunden/Partner bist. Wenn du deine Präsenzeinstellungen auf automatisch setzt, werden deine Termine direkt in deinen Status (Free/Busy/In a meeting...) übertragen. Respektiere die Statusmeldungen deiner KollegInnen. Solltest du jemand dringend erreichen müssen, rufe an und hinterlasse eine Nachricht oder nutze . Busy : Dieser Präsenzstatus bedeutet, dass du beschäftigt bist, aber dass du eventuell für kurze Anfragen zur Verfügung stehst. Kläre ab, ob dein Gesprächspartner Zeit für eine kurze Unterbrechung hat. Do not disturb : Setze diesen Präsenzstatus nur bei Kundenterminen, Präsentationen oder wichtigen Telefonaten. Kontaktiere keine KollegInnen, die diesen Präsenzstatus haben greife auf Yammer oder eine persönliche zurück. In a meeting, In a conference call : Kontaktiere die KollegInnen mit diesem Status nur bei wirklich dringenden Anfragen und kläre ab, ob dein Gesprächspartner Zeit für eine kurze Unterbrechung hat.

6 Smarter Meeting Achte auf einen zeitgerechten Terminversand inkl. Onlinemeetingoption, Ziel und Agenda. Interne Meetings für Customer/Partner Facing Roles finden vorzugsweise Montag und Freitag statt. Hinterfrage deine Teilnahme und deinen relevanten Beitrag bevor du den Termin bestätigst. Bitte um entsprechend zeitgerechte Absage mit Grund falls du bei einem Meeting nicht teilnehmen kannst. Um einen effizienten und produktiven Meetingablauf zu gewährleisten, bereite dich entsprechend inhaltlich vor. Als Meetingorganisator hast du die Verantwortung zeitgerecht eine Agenda sowie Unterlagen zur Vorbereitung zu versenden. Weiters ist anschließend das Protokoll inkl. der nächsten Schritte zu verschicken. Achte darauf, dass du zu jedem Meeting pünktlich erscheinst, um deine Zeit und die deiner KollegInnen optimal zu nützen. Vermeide Meetingeinladungen an Randzeiten (insbesondere Serientermine). Für People Manager > Onboarding Prozess für neue MitarbeiterInnen Beachte, dass dem Onboarding Prozess in der neuen Welt der Arbeit für neue MitarbeiterInnen noch mehr Bedeutung zukommt. > Work-Life-Balance (WLB) Als People Manager bist du Role Model. Achte daher auf deine eigen WLB und die deiner MitarbeiterInnen und sprich das Thema in 1:1 offen an. > Teammeetings Lege besonderen Wert auf deine persönliche Anwesenheit bei Teammeetings und 1:1 mit deinen MItarbeiterInnen Extern: Social Media Guidelines > Transparenz & Ehrlichkeit Wenn du Informationen rund um Microsoft in deinen Netzwerken teilst, mache transparent, dass du für Microsoft arbeitest, du aber nicht im Auftrag von Microsoft kommunizierst. Setze keine gefälschten Bewertungen ab und versuche nicht, Menschen zu beeinflussen. > Denke vor dem Posten Jede Information im Internet kann gefunden werden. Denke daran: Interne Diskussionen, vertrauliche Informationen, persönliche Daten von Angestellten, Partnern oder Kunden sowie unpassende Fotos haben im Internet nichts verloren. > Support und Krisenmanagement Auch wenn du dich gut mit unseren Devices und Services auskennst, überlasse Supportanfragen dem Team von CSS. Solltest du über potentielle Krisen stolpern, kontaktiere bitte das PR bzw. Social Media Team. > Einhaltung RoEs Als People Manager bist du letztverantwortlich für die Einhaltung der RoEs. Wenn sich deine Teammitglieder nicht an die Regeln halten, dann sprich das bei euren Teammeetings oder im 1:1 an. > Remote Management Bedenke, dass an dich als People Manager in der New World of Work höhere Anforderungen gestellt werden, da deine Teammitglieder nicht immer notwendiger Weise physisch im Büro anwesend sind. Definiere klare Commitments, halte den regelmäßigen Rhythmus deiner Teammeetings und 1:1s aufrecht und lege besonderen Wert auf eine gut strukturierte Kommunikation.