Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Transkript

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 Teil 1 ( ): Projektplanung 2 SS

2 Agenda Ressourcen- und Kostenplanung Netzplantechniken Ressourcenplanung Kostenplanung Planungsoptimierung Praxisbeispiel Berichte der PL der Teams 1 und 5 zur Aufgabe 3 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2003 Aufgabe 4 Vortrag 3: Wikis in der Projektarbeit Vortrag 4: Erfolgsfaktor Projektteam Tipps zum Rede-Schluss 2

3 Organisatorisches: Termine V V2 V3 Lösung Lösung Aufgabe Aufgabe 1 2 MS 1: Abnahme V4 Lösung Aufgabe 3 V5 Lösung Aufgabe 4 Projektdokumentation MS 2: Abnahme Prototyp V6 Lösung Aufgabe 5 V7 Abgabe Projekt- Doku Planung und Aufgaben- Verteilung Ab- schluss- Präsen sen- tation Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team V V x x x V V x x x V x V x x AP x: Präsentation PL (x neu) V: Vortrag aktuelles PM-Thema 3

4 Feedback zu den Lösungen von A3 (1) Insgesamt sehr ausgereifte Projektplanungen Jour fixe-protokolle: Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des Protokolls nachvollziehen können Arbeitszeitnachweise: Für jeden Monat die in diesem Monat geplanten Soll-Stunden eintragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende 4

5 Feedback zu den Lösungen von A3 (2) Durchgängigkeit: PSP APs Basisplan! APs sind analysierte Blätter des PSP und gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Die PSPs müssen sämtliche Projektaufgaben enthalten APs für Projektmanagementaufgaben nicht vergessen! Zur Basisplanerstellung mit MS Project Beginn mit den frühesten Vorgängen Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind Möglichst wenige Abhängigkeiten zwischen APs Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fußzeile: PL/Team, Datum, Titel, Seitenzahl 5

6 Projektplanung: Überblick Zeitplan Nr. 1 S 21. Mai ' Mai ' Jun ' Ju S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D 2 3 Projektstrukturplan Projektauftrag Ressourcenplan - Ergebnisse -Termine -Kosten AP1 AP2 AP3 AP4 APn Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Verantwortlicher - Aufwand, Dauer, Kosten Kostenplan Budgetansatz Mrz 03 Feb 04 Jan 04 Dez 03 Nov 03 Okt 03 Sep 03 Aug 03 Jul 03 Jun 03 Mai 03 Apr 03 Mrz 03 Feb 03 Jan 03 Dez 02 Nov 02 Okt 02 Sep 02 Aug 02 Jul 02 6

7 Terminplanungsmethoden Review Terminliste AP Verantwortlicher Aufwand Endtermin schlechte Übersichtlichkeit bei großen Projekten Balkendiagramm Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende Mai ' Mai ' Ma D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D 1 Vorbereitungen 6 Tage Mo Mo Anforderungen definieren 3 Tage Mo Mi Auswahl der PM-Software 3 Tage Do Mo Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di Di Netzplantechnik Vernetztes Balkendiagramm (entspricht Vorgangsknoten-Netzplan) Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende Mai ' Mai ' Ma D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D 1 Vorbereitungen 6 Tage Mo Mo Anforderungen definieren 3 Tage Mo Mi Auswahl der PM-Software 3 Tage Do Mo Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di Di für große Projekte mit vielen APs 7

8 Netzplantechnik (NPT) NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph) Grundbegriffe Vorgang (= AP): Dauer: Zeitfordernde Tätigkeit mit Zeitspanne zwischen Anfang definiertem Anfang und Ende und Ende eines Vorgangs Ereignis: Eintreten eines definierten Zustandes/ Ergebnisses im Projektablauf Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile 8

9 Netzplanarten Vorgangsorientierte NPT Vorgänge werden aneinander gereiht Die Vorgänge beinhalten Ergebnisse und Zeitgrößen Darstellung aus Sicht der Projektdurchführenden: Wie steht im Vordergrund Anforderungen ermitteln 10 t System entwerfen 20 t Ereignisorientierte NPT Ereignisse werden aneinander gereiht Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgrößen Darstellung aus Management-Sicht : Was steht im Vordergrund Start 10 t Anforderungen 20 t sind ermittelt nach 10 t System ist entworfen nach 30 t 9

10 Anordnungsbeziehungen Review Bezeichnung Kürzel Beschreibung Normalfolge Ende-Anfang EA Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann Anfangsfolge Anfang-Anfang Endfolge Ende-Ende Überlappung AA EE...+ Zeit...+ % Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgänger) beendet ist. Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann 10

11 Weitere Grundbegriffe Vorgang 1 Beginn Ende Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 FP FAZ FEZ SAZ SEZ FAZ Frühester Anfangszeitpunkt SAZ Spätester Anfangszeitpunkt FEZ Frühester Endzeitpunkt SEZ Spätester Endzeitpunkt D Dauer FEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D GP FP freier Puffer (Vorgang 3) := FAZ (V4) FEZ (V3) GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3) := SEZ FEZ = SAZ FAZ GP > FP 11

12 Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgänge Knoten = Ereignisse Vorgang Vorg.-Dauer Anfangsereignis Endereignis 12

13 CPM: Beispiel (1) Material bestellen (2) Arbeitspläne aufstellen 5 (3) Materialkosten 1 errechnen (4) Lieferzeit des Materials (6) Lohnkosten errechnen 4 5 (5) Arbeitskräfte einweisen (7) Selbstkosten ermitteln 5 6 (8) Arbeit ausführen Dauer des Vorgangs 0 Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer

14 Metra-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer zwischen den Vorgängen Vorg.-Nr. Vorgang FAZ SAZ Dauer FEZ SEZ 14

15 MPM: Beispiel (3) Materialkosten (0) (1) Material bestellen (4) Lieferzeit des Materials 3 3 errechnen (7) Selbstkosten ermitteln Projektstart Projektziel 0 0 (2) Arbeitspläne aufstellen (6) 5 6 Lohnkosten kalkulieren 5 (5) Arbeitskräfte (8) Arbeit ausführen einweisen Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer

16 Program Evaluation and Review Technique (PERT) Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen) Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen Ereignissen Zusätzliche Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt Schätzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang Optimistische Dauer: od Knoten-Nr. Pessimistische Dauer: pd od/rd/pd Realistische Dauer: rd Ereignis Erwartete mittlere Dauer: md md = (od + 4*rD + pd) / 6 (Erwartungswert) 16

17 PERT: Beispiel Material bestellt Material- und Lohnkosten berechnet Projektstart Projektziel Arbeitspläne aufgestellt Material angeliefert und Arbeitskräfte eingewiesen Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer

18 Balkendiagramme versus Netzpläne Balken-Diagramme + Weit verbreitet + Sehr verständlich + Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) + Geeignet für Präsentationen + Vernetzte Gantt-Diagramme zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhängigkeiten auf Netzpläne + Sehr gute Darstellung der zeitlichen und logischen Abhängigkeiten + Automatische Berechung des kritischen Wegs + Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich - Hoher Erstellungsaufwand - Umfangreiche Kenntnisse erforderlich - Ungeeignet für Präsentationen wegen hoher Komplexität - Für kleine und mittlere Projekte überdimensioniert 18

19 Ressourcenplanung Workshopteil Welche Projektressourcen (Einsatzmittel) gibt es? Arbeitskräfte Kapital Werkzeuge Räumlichkeiten Know-How Material Wie geht man bei der Ressourcenplanung vor? Status Quo feststellen Feststellen wie weit man Ressourcen beeinflussen kann Vermeiden, dass Ressourcen doppelt verplant werden Ermittlung der Ressourcen-Kosten Strukturiertes Vorgehen und laufende Überprüfung 19

20 Ressourcenplanung (syn. Einsatzmittelplanung) Ressourcen/Einsatzmittel Personen: interne und externe Mitarbeiter Sachmittel: Betriebsmittel (Gebrauchsgüter, z.b. Rechner, Software, Räume) Material (Verbrauchsgüter, z.b. Papier, Rohstoffe, CDs) Finanzmittel Ressourcenplanung Bestimmung der benötigten Einsatzmittel für das Projekt Abgleich der benötigten mit den verfügbaren Einsatzmitteln Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzmittelplans), um einen optimalen Projektverlauf zu erzielen Der Projekterfolg ist entscheidend davon abhängig, dass die erforderlichen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der geforderten Art, Qualität und Menge verfügbar sind 20

21 Es gibt zwei Arten der Einsatzmittelplanung Termintreue Einsatzmittelplanung Vorgabe: Termin Aufgabe: Ermittlung der erforderlichen Einsatzmittel, um diesen vorgegebenen Termin zu erreichen Kapazitätstreue Einsatzmittelplanung Vorgabe: Einsatzmittel Aufgabe: Das Projekt möglichst frühzeitig mit den vorgegebenen Einsatzmitteln abschließen 21

22 Erstellung des Ressourcenplanes erfolgt auf der Basis der Arbeitspakete 1. Schritt: Ermittlung des SOLL-Ressourcenbedarfs Vorgang Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs Welche Ressourcen? Personalressourcen (Qualifikationen/Skills) Sachmittel (Betriebsmittel, Material) Finanzmittel Welche Mengen? Zu welchen Zeitpunkten (Vorlauf beachten!) 2. Schritt: Ermittlung der verfügbaren IST-Kapazitäten im Projektzeitraum 3. Schritt: SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen (Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm) 4. Schritt: Optimale Auslastung der eingesetzten Ressourcen; ggf. Kapazitätsausgleich durchführen 22

23 Besonderheiten der Personaleinsatzplanung Personelle Einsatzplanung ist in der Regel nicht rein quantitativ durchführbar; Restriktionen: Verfügbare Personalkapazität Spezialwissen und kenntnisse Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit Organisatorische Zugehörigkeit Rollenkonzept / Zuordnung / Optimierung Vom Planer werden zunächst Rollen mit den Skills definiert, die für das Projekt wichtig sind. Diese Rollen werden im 2. Schritt durch verfügbare/eingeplante Personen besetzt Danach findet eine Optimierung der Auslastung statt Tipps: 1. Linienvorgesetzte frühzeitig in die Planung einbeziehen (bei Matrixorganisation) 2. Mitarbeiter frühzeitig in die Planungen einbeziehen 23

24 Personaleinsatzplan mit Qualifikationen auf Ebene der APs/Vorgänge Qualifikation Vorgang Informatiker (DB) Informatiker (Design) Betriebswirt Jurist Summe 1. Pflichtenheft erstellen Rechtsfragen klären 3. Businessplan erstellen Gesamt Wichtiger Hinweis: Keine Überstunden in die Planung aufnehmen, da Überstunden eine der wenigen Möglichkeiten sind, auf die bei Projektschwierigkeiten zurückgegriffen werden kann 24

25 Einsatzmittelplanung (Mengengerüst) auf Ebene der APs/Vorgänge Vorgang Reisen Personal* Hardware Software Kommunikation Qualifizierung Sonstiges 1. Pflichtenheft erstellen 2. Rechtsfragen klären 3. Businessplan erstellen Summe *) Mengenmaßstab: Personenstunden, -tage, -monate oder -jahre Für jedes Arbeitspaket werden alle benötigten Ressourcen ermittelt und tabellarisch zusammengefasst Ergebnis: Einsatzmittelplan (Ressourcenplan) 25

26 Betrachtung von Engpass-Ressourcen Problem: Kapazitätsüberlastung 26

27 Lösung durch Kapazitätsausgleich Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich 100% 15. Mai ' Mai '00 S M D M D F S S M D M D F S 50% Terminverschiebung um einen Tag Benötigte Ressourceneinheiten: 100% 100% 100% 100% 100% 100% Hubert Überlastet: Zugeteilt: 27

28 Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs Termintreue Vorgegebener Endetermin ist einzuhalten Maßnahmen Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgängen Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten Reduktion des Projektumfangs Personalerweiterung: unternehmensinterne Personalverschiebung, externes Personal heranziehen Brook sches Gesetz: Adding Manpower to a late project makes it later Kapazitätstreue Vorgegebene maximale Kapazitätsgrenzen sind einzuhalten (Ziel: optimale Ressourcenausnutzung) Maßnahmen: Verschiebung, zeitliches Strecken oder Splitten auch von kritischen Vorgängen Verschiebung des Projektende-Termins 28

29 Kostenplanung 29

30 Kostenplanung (1) Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP) Webseite Planung 300 Realisierung Tests 800 Projektmanagement 200 AP1 100 AP2 200 AP AP4 300 AP5 500 AP

31 Kostenplanung (2): nach APs Gliederung nach Arbeitspaketen Beispiel Muster-Projekt Ressourcen- und Kostenplan Kostenanfall Nr. Vorgang Dauer Am Kostenart Einzelbetrag Anzahl Gesamtbetrag in Tagen Anfang Verteilt Am Ende 1 Prototyp herstellen 40 2 Programmierer 500,00 EUR ,00 EUR x 1 Server 5.000,00 EUR ,00 EUR x 1 Entwicklungstool 800,00 EUR ,00 EUR x 2 Prototyp testen 10 1 Programmierer 500,00 EUR ,00 EUR x 1 Anwender 300,00 EUR 1 300,00 EUR x Projektgesamtkosten ,00 EUR Fälligkeit der Kosten Am Beginn des Vorgangs Am Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten 31

32 Kostenplanung (3): nach Kostenarten Gliederung nach Kostenarten Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel (Hardware, Lizenzen), Materialkosten Fremdleistungen, Beratungskosten Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren Beispiel: Jan. 04 Feb. 04 Mrz. 04 Apr. 04 Personal Schulung Hardware Lizenzen Sonstiges Gesamt Sonstiges Lizenzen Hardware Schulung Personal Apr. 04 Mrz. 04 Feb. 04 Jan. 04 Sonstiges Lizenzen Hardware Schulung Jan. 04 Feb. 04 Mrz. 04 Apr EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR Personal kumuliert 32

33 Kostenplanung (4): Kostenverlauf Kostenkurve EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR 0 EUR Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04 Sonstiges Lizenzen Hardware Schulung Personal Kumulierte Kostenkurve EUR EUR EUR EUR EUR EUR Sonstiges Lizenzen Hardware Schulung Personal EUR 0 EUR Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04 33

34 Kostenplanung (5): Praxisbeispiel Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt N MBUS 34

35 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie möglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen optimale Lösung wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei kritisch werden Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen durch Analyse der Ressourcenhistogramme Kosten: Teuere Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendetermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!) 35

36 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourceneinsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für f r effiziente Projektsteuerung 36

37 zu Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x.ppt Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Gemischter PSP Arbeitspakete Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2003 Präsentationen der PL der Teams 1 und 5 in der nächsten Vorlesung 37